Gestión de inventarios en tiendas minoristas: Guía del experto

¿Qué es la gestión de inventario minorista?

En el marketing minorista, la gestión de inventarios es la ciencia y el arte de mover artículos específicos en cantidades específicas a lugares específicos en momentos específicos para cumplir las expectativas de ventas. Su objetivo principal es determinar los productos adecuados en cantidades exactas, para entregarlos donde y cuando se necesiten. La planificación y ejecución oportunas son fundamentales para lograr este objetivo.

Esta guía pretende analizar los componentes principales de la gestión del inventario minorista como función, los beneficios de una gestión eficaz del inventario minorista, destacar las mejores prácticas de control de inventario y analizar el papel de la tecnología en la gestión moderna del inventario.

Procesos básicos de la gestión de inventario minorista

La gestión del inventario en el comercio minorista no es un proceso único, sino una serie de procesos interrelacionados que intervienen en la gestión del inventario. A continuación se indican los pasos que debemos analizar en detalle:

• Previsión de la demanda: El primer paso es también el más difícil: predecir qué productos querrán comprar los clientes en el contexto de la demanda futura. Esto se hace mediante el análisis de los datos históricos de ventas para encontrar patrones y tendencias. También se presta especial atención a la estacionalidad, el impacto de los esfuerzos de marketing e incluso las actividades de la competencia. Los enfoques de previsión y los sistemas sofisticados, que incluyen modelos estadísticos e incluso algoritmos, pueden aumentar la precisión de esas expectativas, permitiendo a las empresas prever periodos de alto o bajo rendimiento.
• Compras: Ahora que ya se dispone de una previsión, el siguiente paso es conseguir las existencias necesarias. Para ello hay que elegir proveedores de confianza que puedan ofrecer productos de buena calidad a precios razonables en el plazo previsto. Encontrar la cantidad de pedido y el calendario adecuados puede ser un acto de equilibrio entre la falta de existencias y el exceso de existencias. Hay que prestar especial atención a las cantidades mínimas de pedido (MOQ) de los proveedores y a los modelos de cantidad económica de pedido (EOQ) para minimizar los costes de inventario.
• Recepción: Cuando se recibe el envío, es importante disponer de un buen sistema de recepción. Esto implica comprobar las mercancías entregadas para asegurarse de que se ajustan a la orden de compra en términos de cantidad y calidad. Cualquier problema o pérdida debe comunicarse al proveedor y resolverse lo antes posible.
• Almacenamiento: Un almacenamiento adecuado va más allá del apilamiento de cajas. Desde el almacenaje, el almacenamiento, la indexación, el etiquetado y las estanterías, hay muchas facetas que garantizan que los productos perecederos estén a salvo de daños o deterioro y que el acceso sea máximo. Un sistema de organización simplificado unido a una distribución eficaz del almacén es siempre lo ideal.
• Vender: El sistema de punto de venta es donde el seguimiento de los datos de ventas es muy crucial. La previsión eficaz de la demanda, las compras y el cálculo de las ventas sólo mejoran con datos de ventas precisos. Los sistemas de gestión de inventarios tienen integrados sistemas de punto de venta que mejoran la automatización y la eficiencia.
• Informar: La elaboración de informes coherentes y útiles es la guía para una buena gestión del inventario. Algunos ejemplos de informes clave son los informes de nivel de existencias, los informes de ventas, el análisis de tendencias de ventas, los informes de rotación de inventario y los informes de existencias bajas. El examen de estos informes permite comprender las tendencias, evaluar el rendimiento y determinar la lógica que subyace a las decisiones tomadas en materia de compras, precios y ventas.
• Reabastecimiento: Este término se refiere a todo lo que hay que hacer para que la empresa tenga productos en stock en todo momento. Los reaprovisionadores eficaces pueden ser desde reaprovisionamientos manuales basados en umbrales mínimos hasta sistemas automatizados que activan pedidos en determinados niveles de existencias. Disponer de un proceso de reposición bien establecido es importante para evitar que se agoten las existencias y mantener satisfechos a los clientes.

Principales ventajas de una gestión eficaz del inventario

Las ventajas de invertir en una gestión eficaz del inventario son numerosas y afectan a todo el negocio de las operaciones minoristas:

• Mejora de la satisfacción del cliente:

Piense en el cliente que entra en la tienda con la esperanza de comprar un artículo concreto, pero que está agotado. Este tipo de situaciones no sólo son muy molestas, sino que también pueden provocar compras insatisfechas y, lo que es peor, que el cliente se enfade y esté menos dispuesto a volver. Por tanto, una buena gestión del inventario garantiza la satisfacción del cliente, lo que se traduce en un menor enfado, que aumenta su fidelidad.

• Aumento de las ventas:

Si no tiene existencias en las estanterías, es imposible que pueda vender nada. Si gestiona correctamente su inventario, minimizará las roturas de stock y aprovechará al máximo todas las oportunidades de venta que se le presenten. Asegúrese de que la demanda de los clientes es suficiente y, al mismo tiempo, maximice todos los ingresos potenciales disponiendo del tipo adecuado de productos de inventario en el momento oportuno.

• Reducción de los costes de explotación:

La falta de una gestión eficaz del inventario puede dar lugar a gastos muy por encima del presupuesto. El exceso de existencias también conlleva un despilfarro de capital que podría utilizarse en otras áreas productivas de la empresa. También implican costes como los de almacenamiento, seguros y el coste de los bienes vendidos si los productos tienen que venderse a un precio inferior, si no se venden tan rápido como deberían. Por otra parte, el subabastecimiento provoca pérdidas de ventas y una costosa reposición de los productos para satisfacer la demanda de los clientes. Una gestión óptima de las existencias permite evitar esos costes y aumentar así la rentabilidad de la empresa.

• Flujo de caja optimizado:

Tener demasiadas existencias atrapadas en los productos afecta al flujo de caja. Una mala gestión de las existencias puede dejar sin beneficios a una empresa, y sin capital cuando hay recesión. Encontrar el nivel ideal de existencias mejora las obligaciones de tesorería de la empresa y otras áreas que requieren inversión.

• Mayor eficiencia operativa:

Su eficiencia general puede mejorar enormemente si elimina los procesos improductivos y lentos de su sistema de inventario. El conocimiento exacto de lo que está disponible, su ubicación y la cantidad necesaria aumenta la velocidad y la eficacia de la reposición, la realización de pedidos y las auditorías de inventario. Como resultado, su personal puede concentrarse en las tareas relacionadas con los clientes, lo que mejora su servicio al cliente.

• Mejor toma de decisiones:

Los datos de inventario son un elemento fundamental en la gestión de cualquier negocio minorista, ya que constituyen la base para la toma de decisiones. En términos de compra y fijación de precios, marketing y promoción, tener una visión clara de su inventario le ayuda a tomar las decisiones correctas que le ayudarán a aumentar su rentabilidad y crecimiento.

Las 7 mejores prácticas para el control del inventario minorista

Tras el debate sobre las ventajas de una gestión adecuada del inventario minorista, centrémonos ahora en las técnicas y procesos de gestión del inventario minorista que le permitirán cosechar estas ventajas al tiempo que protege los márgenes de beneficio y analiza los patrones de ventas. En la siguiente parte, encontrará algunos de los métodos más sencillos y eficaces para ayudar a mejorar la gestión del inventario y optimizar el control del negocio minorista.

Aplicar el análisis ABC

Los distintos artículos de una tienda minorista tienen diferente importancia, coste y valor de venta y, por tanto, contribuyen al éxito del minorista en distinta medida. El análisis de inventario ABC es una de las técnicas de gestión de inventario más útiles y utilizadas, ya que se centra en la clasificación utilizando las métricas más relevantes: valor de venta y cantidad de venta. En este caso, los artículos "A" son los más caros, los de mayor valor, los que se venden con más frecuencia y los que necesitan una gestión y un control específicos. Los artículos "B" tienen un valor o una velocidad de venta razonables, pero requieren prácticas de gestión estándar. Los artículos "C" son los de menor valor, los que se venden más despacio y los que necesitan un control menos estricto. Cuando los minoristas utilizan este sistema de clasificación, obtienen el máximo beneficio porque se da prioridad a los artículos más valiosos.

Adopte el principio FIFO (primero en entrar, primero en salir)

El principio de "primero en entrar, primero en salir" (FIFO) es una práctica importante, especialmente para las empresas que trabajan con productos perecederos o que tienen una vida útil limitada. FIFO significa que los primeros artículos almacenados deben ser los primeros en venderse. Esta práctica ayuda a reducir la probabilidad de deterioro, desperdicio y obsolescencia de los productos, que no son deseables para los clientes. FIFO significa que las primeras mercancías recibidas deben ser las primeras en venderse, lo que significa que las fechas de recepción de las existencias deben controlarse de cerca y la rotación de las existencias debe hacerse sistemáticamente para evitar que las existencias más antiguas permanezcan mucho tiempo y se vuelvan invendibles.

Establecer niveles óptimos de existencias de seguridad

Disponer de registros de inventario precisos es crucial para una gestión eficaz del control de existencias. Los inventarios periódicos implican recuentos físicos que se cotejan con los datos de los registros. Esto ayuda a identificar lagunas y a garantizar la exactitud de los datos durante todo el proceso. El inventario puede realizarse mediante recuentos periódicos completos, en los que se cuenta el número total de unidades durante un periodo de tiempo determinado, o mediante recuentos cíclicos, en los que se cuenta periódicamente un subconjunto específico de existencias. La pronta identificación y corrección de estas discrepancias contribuye a la fiabilidad de los registros de inventario y permite tomar mejores decisiones en materia de compras, reaprovisionamiento y control general del inventario.

Realizar balances periódicos

Mantener registros precisos del inventario es importante para gestionar un artículo y tener existencias del mismo. El inventario consiste en tomar nota del inventario que se tiene y de lo que se registra en los datos. La realización periódica de inventarios mediante recuentos físicos del inventario en forma de recuento cíclico o recuentos periódicos del inventario completo ayuda a identificar diferencias y a mejorar la precisión. El recuento cíclico le permite contar una parte del inventario durante periodos determinados, mientras que los recuentos periódicos le ayudan a contar todo el inventario durante un tiempo determinado. Ser capaz de reconocer las diferencias a tiempo mantendrá la confianza en los datos sobre el inventario, lo que es esencial para tomar decisiones sobre compras, reposiciones y gestión de existencias.

Implantar un sistema sólido de seguimiento del inventario

En el mundo actual, en el que la tecnología avanza rápidamente, utilizar hojas de cálculo Excel para gestionar el inventario no es eficiente ni eficaz. Disponer de un sistema eficaz de seguimiento del inventario, ya sea una solución independiente o un módulo del software de punto de venta, ofrece acceso inmediato al estado del inventario y de las existencias y sus movimientos. Estos sistemas pueden incluir opciones como la notificación automática de existencias bajas, la elaboración de informes completos y la compatibilidad con otros procesos empresariales. Un sistema eficaz de seguimiento del inventario permite a los minoristas tomar mejores decisiones, controlar sus existencias y gestionar eficazmente su flujo de control de inventario.

Optimice su índice de rotación de existencias

El indicador clave de rendimiento (KPI) que refleja el ritmo al que un minorista vende y repone sus existencias se denomina índice de rotación de existencias. Por lo general, un mayor índice de rotación es un signo positivo, lo que significa que la gestión del inventario es mejor, ya que los productos se venden y la tienda no tiene exceso de existencias. Por otro lado, cuando los productos no se venden y la demanda es un problema, el índice de rotación será bajo. El minorista tiene que trabajar con frecuencia para calcular su índice de rotación, comprender qué artículos se mueven con lentitud y ofrecer promociones específicas, precios de descuento o incluso cambiar los planes de compra para mejorar este índice y aumentar la productividad y la eficiencia del inventario.

Cultivar relaciones sólidas con los proveedores

En el contexto de la cadena de suministro minorista, los proveedores desempeñan un papel muy importante en todo el proceso. La gestión de los inventarios, incluido el exceso de existencias, puede mejorarse enormemente desarrollando buenas relaciones de trabajo con ellos. Esto, a su vez, significa que una mejor comunicación mejorará los acuerdos de precios, propiciará una mayor puntualidad en la entrega de suministros, una respuesta más rápida a las emergencias y la apreciación de los riesgos eventuales en una cadena de suministro. Con relaciones amistosas con los proveedores, un minorista puede tener mejores flujos de inventario, lo que ayuda a controlar las existencias y a mejorar otros aspectos del negocio.

Aprovechar la tecnología en la gestión del inventario de las tiendas minoristas

A medida que el mundo del comercio minorista sigue evolucionando rápidamente, la tecnología se ha convertido en parte integrante de una gestión eficaz del inventario. Hoy en día existen varias tecnologías que pueden ayudar a los minoristas a operar con eficacia, mejorar la precisión y extraer información útil. A continuación se enumeran algunas tecnologías que son fundamentales para la gestión del inventario minorista en la actualidad:

Software de gestión de inventarios

El software de gestión de inventario minorista captura toda la información necesaria relacionada con el inventario y proporciona una plataforma desde la que se puede seguir y gestionar todo el inventario. Estos sistemas ofrecen a los minoristas una visión más fluida de los niveles de existencias, permitiéndoles controlar el inventario desde el momento en que entran los productos hasta el momento en que se venden. Las herramientas con sólidas capacidades de gestión de pedidos, funciones de informes de existencias e integración con otros sistemas empresariales vitales permiten agilizar las operaciones diarias. Esta centralización simplifica la gestión del inventario y fomenta la elaboración de informes eficaces que mejoran la eficacia de la cadena de suministro.

Sistemas de punto de venta (TPV)

Los modernos sistemas de punto de venta (TPV) van más allá de una caja registradora tradicional. Se han convertido en potentes herramientas con funciones integradas de gestión de inventario. Su sistema de TPV se conecta a su inventario y ajusta automáticamente los niveles de existencias después de cada venta para mostrar los niveles de inventario actualizados en tiempo real. Además, muchos sistemas controlan los datos de los clientes, proporcionando a los minoristas tendencias de compra y otra información útil. Esto ayuda a los minoristas a tomar decisiones más inteligentes cuando se trata de surtido de productos, promociones y gestión de inventario.

Escáneres de códigos de barras y etiquetas RFID

Los escáneres de códigos de barras y las etiquetas RFID son dos de las herramientas más importantes que se utilizan en la búsqueda de una gestión eficaz y precisa del inventario. Los escáneres de códigos de barras son una forma rápida y eficaz de introducir datos, lo que permite al personal registrar rápidamente el movimiento de existencias y ventas. La tecnología RFID va un paso más allá en la eficiencia al proporcionar la capacidad de rastrear los artículos del inventario a través de la cadena de suministro. Imagine recibir sin esfuerzo un envío completo de mercancías con sólo escanear una etiqueta, u obtener visibilidad en tiempo real de la ubicación de cada artículo en su tienda. Estas tecnologías reducen la cantidad de entradas manuales, el tiempo y ofrecen una precisión en el inventario que antes era inimaginable.

Etiquetas electrónicas para estanterías (ESL)

Para los minoristas que desean mejorar su inventario y las operaciones de sus tiendas, las etiquetas electrónicas para estanterías son una herramienta revolucionaria. Las etiquetas de precio convencionales en papel consumen mucho tiempo y recursos, ya que hay que cambiarlas cada vez que hay un cambio de precio o una promoción. Las ESL, en cambio, muestran electrónicamente el precio y la información del producto, que puede actualizarse al instante y con precisión desde una fuente central. Esto no sólo ahorra tiempo a los empleados, sino que también ayuda a evitar la posibilidad de que se fijen precios erróneos, algo muy importante a la hora de mantener el mismo precio del producto en todos los canales. Además, los sistemas ESL más desarrollados pueden mostrar la disponibilidad de existencias en las estanterías en tiempo real, lo que es beneficioso tanto para los empleados como para los clientes. Esto permite a los empleados darse cuenta fácilmente de que un determinado artículo está agotado y, por tanto, reducir la incidencia de las ventas perdidas y la insatisfacción de los clientes. En consecuencia, los ESL son una parte esencial del enfoque moderno de la gestión de inventarios, ya que pueden actualizar los precios automáticamente y, si es necesario, mostrar la disponibilidad de determinados productos.

Zhsunyco®: Su poderoso socio para la gestión inteligente del inventario minorista

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Nuestros Zhsunyco® eRetail Servers son una potente solución de software que puede instalarse en diferentes sistemas operativos y cuenta con una versión móvil. Este software es compatible con nuestros ESL y proporciona una plataforma única para controlar el precio, los detalles del producto y las actualizaciones de inventario. Con información de inventario en tiempo real en el lineal, Zhsunyco® ayuda a reponer existencias antes de que se agoten, evitar roturas de stock, eliminar diferencias y mejorar el índice de rotación de inventario. Asóciese con Zhsunyco® para aprovechar nuestra solidez demostrada y nuestra tecnología inteligente y conseguir un enfoque más inteligente y eficaz de la gestión del inventario minorista.

Optimizar la rotación de su inventario minorista

Como ya se ha comentado, la rotación de inventario es una cifra crucial a la hora de medir lo bien que gestiona su inventario. A continuación se presentan algunas estrategias para afinarla aún más:

• Previsión precisa de la demanda: La previsión precisa de la demanda es uno de los aspectos más esenciales de una gestión eficaz del inventario, ya que evita el exceso o la falta de existencias, lo que redunda en unos buenos índices de rotación del inventario. Utilice datos históricos, tendencias del mercado y sus planes de promoción a la hora de hacer previsiones.
• Actividades de promoción eficaces: Las actividades promocionales son muy útiles para dar a conocer determinados productos y pueden utilizarse para vender existencias de baja rotación. Piense en descuentos estacionales, ofertas de paquetes y recompensas por fidelidad.
• Políticas estratégicas de precios: Fijar el precio adecuado de sus productos para garantizar que sean asequibles para el mercado y, al mismo tiempo, obtener buenos beneficios es muy importante para aumentar el volumen de negocio. Es importante revisar periódicamente la estrategia de precios y hacer los cambios necesarios en función de las fuerzas del mercado y los competidores.
• Optimizar la frecuencia y la cantidad de las compras: En lugar de hacer grandes pedidos con poca frecuencia, considere la posibilidad de hacer pedidos más pequeños y frecuentes que estén más en consonancia con su volumen de ventas. Esto ayuda a reducir el capital inmovilizado en inventario y mejora el índice de rotación.
• Gestión de existencias obsoletas y de baja rotación: Actúe lo antes posible sobre los artículos de baja rotación o caducados. Piense en rebajas, ventas por paquetes o incluso donaciones de artículos para aumentar el espacio y el índice de rotación.

Retos comunes y cómo superarlos

Incluso con la mejor de las planificaciones, los minoristas están abocados a enfrentarse a algunos problemas en la gestión de sus existencias. Algunos de los problemas que pueden surgir y sus posibles soluciones son los siguientes:

Desafío común	Cómo superarlo
Agotamiento de existencias	Refuerce las previsiones, fije existencias de seguridad y utilice la reposición automatizada.
Exceso de existencias	Mejorar la precisión de las previsiones, reforzar las compras, revisar periódicamente las existencias, utilizar promociones.
Datos de inventario inexactos	Realizar inventarios periódicos (recuentos completos o cíclicos), aplicar un seguimiento fiable (código de barras/RFID), garantizar un registro preciso.
Demanda fluctuante	Utilice previsiones flexibles, controle las tendencias, considere la posibilidad de aumentar las existencias de seguridad para los artículos volátiles.
Interrupciones en la cadena de suministro	Diversificar los proveedores, establecer relaciones sólidas y desarrollar planes de contingencia.

El futuro de la gestión del inventario minorista

Debido a las nuevas tecnologías y a las demandas siempre cambiantes de los consumidores, el mundo de la gestión del inventario minorista se está expandiendo y cambiando a un ritmo vertiginoso. He aquí un anticipo del futuro:

• Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automático (AM): Las herramientas de IA son capaces, más que nunca, de realizar análisis y previsiones de la demanda, recomendaciones de productos y optimización de inventarios. Pueden escudriñar cantidades ingentes de datos y, como resultado, la IA es cada vez más experta en la personalización de servicios.
• Internet de los objetos (IoT): El control del inventario minorista va a mejorar gracias a los sensores y dispositivos incorporados a las existencias y al ámbito minorista. Información como la cantidad de artículos en stock, dónde se encuentran y el estado del entorno serán ahora visibles e identificables.
• Análisis de Big Data: Con la capacidad de recopilar, analizar e interpretar conjuntos de datos colosales, los minoristas comprenderán mejor las tendencias de los clientes y del mercado, lo que les permitirá tomar decisiones más informadas sobre su inventario.
• Gestión de inventario omnicanal: Dado que los clientes compran cada vez más a través de canales de venta en línea, fuera de línea y móviles, tener la capacidad de gestionar el inventario en todos estos canales será aún más importante para garantizar la experiencia y la satisfacción del cliente.
• Sistemas más inteligentes y automatizados: El diseño y uso de sistemas automatizados e inteligentes para la gestión de inventarios seguirá evolucionando. Estos sistemas requerirán menos intervención humana y permitirán a los gestores de inventarios centrarse en actividades más estratégicas. También serán más autooptimizables, adaptables y reactivos, lo que garantizará un mejor control de las cadenas de suministro modernas por parte de los minoristas.

Conclusión

El control eficaz del inventario de las tiendas minoristas ya no es opcional; forma parte integrante de los factores de éxito del negocio en el competitivo entorno empresarial actual. Un minorista que comprenda los procesos básicos, adopte las mejores prácticas, incluidas las medidas de control de calidad, y aproveche la tecnología puede aumentar la satisfacción del cliente y las ventas al tiempo que mejora la eficiencia operativa. Afrontar los problemas típicos con medidas proactivas y mantenerse informado sobre la evolución futura es garantía de crecimiento sostenido y éxito en el comercio minorista. Adopte estas tecnologías y directrices para que la gestión de su inventario deje de ser un posible quebradero de cabeza y se convierta en una importante fuente de ventaja competitiva.