Los 10 principales problemas de la gestión de inventarios y cómo resolverlos

Introducción

Una gestión adecuada del inventario es crucial para una empresa porque afecta a sus beneficios, al grado de satisfacción de sus clientes y al éxito de su cadena de suministro. Según Wasp Barcode Technologies, el 43% de las pequeñas y medianas empresas no realizan un seguimiento del inventario o utilizan métodos manuales, lo que da lugar tanto a existencias y suministros inexactos como a problemas de exceso y falta de existencias.

Si una pequeña empresa no hace un seguimiento preciso de su inventario, puede acabar gastando más, y con tan pocos beneficios, no puede permitirse perder ninguna venta. No disponer de datos en tiempo real, sistemas obsoletos, previsiones inexactas y ausencia de informes son factores que acarrean problemas de tesorería y de funcionamiento del almacén.

Destacamos los 10 principales problemas de la gestión de inventarios y ofrecemos soluciones detalladas para cada uno de ellos. Al abordar estas cuestiones, las empresas pueden asegurarse de que sus existencias son las justas, deshacerse de artículos antiguos e innecesarios y mejorar la forma en que gestionan y procesan los pedidos.

El exceso de existencias y su impacto en el flujo de caja

El exceso de existencias sigue siendo uno de los mayores problemas a la hora de gestionar el inventario en muchos tipos de empresas. Suele ocurrir cuando una empresa compra más productos de los que necesita vender a sus clientes. Esto suele ocurrir porque las empresas hacen cálculos erróneos sobre la cantidad de producto que necesitarán, se preocupan por quedarse sin existencias o siguen utilizando métodos anticuados para hacer un seguimiento de su inventario. Aunque mantener existencias adicionales puede ser útil en algunas situaciones, mantener demasiado inventario durante demasiado tiempo puede acabar costando mucho dinero.

El efecto más inmediato del exceso de existencias es que puede dificultar la gestión de la tesorería de una empresa. El capital se queda atascado en productos sin vender, lo que significa que no queda dinero suficiente para cosas como publicidad, pagar a los empleados o idear nuevos productos. Además, mantener demasiado inventario significa que hay que pagar más por el almacenamiento, utilizar más espacio en el almacén, pagar tasas de seguro más elevadas y necesitar más trabajadores para gestionarlo todo. En los casos en que los productos no duran mucho o pueden dejar de venderse, las empresas pueden perder dinero porque tienen que deshacerse de ellos a un precio más bajo o simplemente tirarlos.

Para resolver este problema, las empresas deben utilizar modelos de previsión que tengan en cuenta las ventas anteriores, lo que los clientes suelen querer y los cambios que se producen en las distintas épocas del año. Aprovechar un software de gestión de inventarios que haga un seguimiento del inventario en tiempo real, utilice etiquetas RFID y conecte los pedidos puede ayudarle a ver con más claridad lo que tiene y a reducir la posibilidad de comprar demasiado. Una gestión eficaz del inventario significa mantener la cantidad adecuada de existencias, reducir costes y asegurarse de que lo que tiene coincide con lo que quieren los clientes.

Falta de existencias y oportunidades de venta perdidas

Uno de los problemas más comunes que se producen debido a los errores cometidos en los procesos de control de existencias es la falta de existencias. Un error de este tipo puede hacer que una empresa experimente una falta de ingresos y una menor satisfacción del cliente. Además, una falta de existencias no sólo afecta a las ventas inmediatas, sino que puede empeorar la lealtad y la confianza a largo plazo que el cliente ha depositado en la empresa. En el caso de las pequeñas empresas, las repetidas roturas de stock pueden llevar a que la empresa sea percibida como poco fiable, provocando que los clientes se vayan a otra empresa.

Esto puede deberse a procesos deficientes de control de inventarios, datos inexactos o escasa capacidad de respuesta a la demanda de los clientes en una empresa. A las empresas que dependen en gran medida del registro manual de pedidos les resulta especialmente difícil responder a los cambios en el flujo de la demanda, sobre todo durante las temporadas altas. El procesamiento de pedidos, los sistemas de control manual y los sistemas de supervisión que carecen de control en tiempo real tienden a ser lentos a la hora de almacenar niveles y responder a patrones de pedidos.

Las empresas que adopten sistemas automatizados de pedidos junto con una gestión precisa de las existencias tendrán menos problemas de falta de existencias. Los procesos de pedido, junto con un análisis preciso de los pedidos anteriores de los clientes y las tendencias estacionales, reducirían enormemente los plazos de entrega. El ajuste de los niveles de capacidad de respuesta del servicio mejoraría enormemente el rendimiento operativo general.

Datos de inventario inexactos

El hecho de que los datos de inventario incorrectos se manifiesten en forma de discrepancias en el ciclo operativo de una empresa es una de las complicaciones más peligrosas a las que deben enfrentarse las empresas en materia de gestión de inventarios. Las discrepancias entre los niveles de inventario registrados y las existencias reales disponibles provocan interrupciones operativas, retrasos en el cumplimiento de los pedidos y, en la mayoría de los casos, la decepción de los clientes. Una empresa que depende de los plazos de entrega y de la disponibilidad de los productos sufre en la calidad del servicio y en las ventas cuando existe la más mínima inexactitud en los datos.

Estos errores suelen deberse a la gestión manual del inventario. El uso de hojas de cálculo y registros físicos facilita el error humano durante el recuento de existencias, la facturación de pedidos y la introducción de datos. No hacer un seguimiento preciso del movimiento de las existencias expone a la empresa al peligro de tomar decisiones de compra o producción erróneas, poniendo en peligro la integridad de toda la cadena de suministro e inflando el margen de error de la previsión de la demanda.

El empleo de un sistema de seguimiento de inventarios que promete actualizar simultáneamente los datos en varias plataformas y el seguimiento en tiempo real alivia la carga. Las operaciones diarias de almacén, incluidas las entradas y salidas de existencias, también resultan más sencillas con la introducción del escaneado de códigos de barras y el etiquetado RFID. La mejora de la integridad de los datos garantiza una gestión fiable del inventario, lo que permite realizar previsiones comerciales precisas, gestionar los pedidos y tomar decisiones operativas en general.

Acumulación de stock muerto

En los sistemas de inventario, el stock no vendido que permanece mucho más allá de su periodo de rotación previsto se denomina stock muerto. Para la mayoría de las empresas, esto supone un reto en la gestión de inventarios, especialmente para aquellas que carecen de datos periscópicos en tiempo real y de sistemas automatizados basados en análisis. El stock muerto es un lastre para el capital circulante y aumenta el coste por metro cuadrado de almacenamiento, todo ello sin ningún retorno de la inversión.

En la mayoría de los casos, esto se debe a una previsión inepta de la demanda, a una mala supervisión del inventario o a la incapacidad de ajustar las existencias a la dinámica de la demanda de los clientes. Los principales factores que contribuyen a ello son la sobreestimación del volumen de ventas, las compras influenciadas por un marketing basado en tendencias sin datos, o la retención de existencias obsoletas en los libros en previsión de ventas que nunca llegarán a materializarse. Con el tiempo, estos productos no sólo pierden relevancia en el mercado, sino que también se vuelven progresivamente más difíciles de vender, lo que afecta drásticamente al flujo de caja y a la velocidad de inventario.

Para mitigar el riesgo de acumulación de stock muerto, las empresas deben utilizar un sistema activo de gestión de inventario que haga un seguimiento de los flujos de artículos y señale los artículos de baja rotación. Es esencial realizar auditorías periódicas del inventario, gestionar adecuadamente los datos históricos, alinear las adquisiciones con las ventas en tiempo real y aplicar las mejores prácticas. Además, la mejora de la gestión del ciclo de vida de los productos mediante previsiones precisas no alineadas con la velocidad del mercado y las ventas garantiza unos niveles óptimos de existencias y mitiga el funcionamiento de inventarios obsoletos.

Disposición ineficiente del almacén y retrasos en la recogida de productos

La disposición ineficaz es un problema de inventario a menudo infravalorado que puede provocar retrasos excesivos en las actividades de preparación y cumplimiento de pedidos. Si no se optimiza un sistema de inventario, aumenta la ineficacia del trabajo en el almacén, lo que eleva los gastos operativos, alarga la finalización de los pedidos y agrava los problemas de inventario mal ubicado y sistemas de control de existencias incoherentes.

La mayoría de los almacenes no tienen en cuenta la optimización del flujo de trabajo y la capacidad de ampliación en su distribución inicial. Almacenar los artículos en función de su fecha de llegada, en lugar de clasificarlos por categorías para facilitar la tarea, supone un obstáculo para el personal y un tiempo de desplazamiento excesivo. Estos problemas tienden a agravarse en periodos de gran demanda o temporadas altas, lo que contribuye con frecuencia a retrasos en los envíos y clientes insatisfechos.

Para resolver este problema, las empresas deben centrarse en estrategias que utilicen los datos para impulsar las decisiones empresariales. Estructurar la disposición de los productos por volumen de picking, dimensiones o clasificación, situando al mismo tiempo los productos de rápida rotación en zonas de fácil acceso, mejora el flujo operativo. Gestionar el espacio del almacén con almacenamiento vertical en estanterías y utilizar sistemas de gestión de inventario en tiempo real mejora la eficiencia en la reubicación de existencias, así como en las rutas de picking, desde una perspectiva de disposición estratégica. Además, los sistemas móviles facilitan al personal de planta el acceso rápido a los inventarios y pedidos actuales, proporcionando información crítica directamente en el almacén, lo que mejora el control eficaz del inventario.

Falta de visibilidad en tiempo real

La gestión del inventario empresarial plantea un reto mayor en el mundo actual porque las empresas no tienen visibilidad en tiempo real de su inventario. La información obsoleta sobre el estado del inventario conduce a decisiones erróneas en relación con el aprovisionamiento, el cumplimiento y la producción. En la mayoría de los casos, esto hace que no se reciban los pedidos de los clientes, que se retrase el cumplimiento de los pedidos y que el control del inventario sea ineficaz, todo lo cual repercute negativamente en la eficacia operativa y la satisfacción del cliente.

Para las empresas que operan en múltiples centros o las que tienen un alto volumen de transacciones, este problema es aún más importante. A falta de un sistema automatizado de actualización de los datos estáticos de inventario, resulta más difícil controlar los movimientos de existencias y las demandas coyunturales. Las lagunas en la visibilidad de la cadena de suministro crean retrasos y contribuyen al potencial ilimitado de exceso o falta de existencias. La reducción del flujo de caja y la disminución de los niveles de servicio pueden verse afectadas negativamente cuando se produce un exceso de existencias y, por tanto, de confianza.

Para hacer frente a este problema, las empresas tienen que adoptar un sistema unificado de control de inventario que proporcione un seguimiento al minuto y la sincronización del inventario entre los distintos equipos. La disponibilidad de software de gestión de inventario basado en la nube con etiquetas RFID, escaneado de códigos de barras y acceso móvil permite un seguimiento preciso del inventario en tiempo real en toda la cadena de suministro. Una mayor visibilidad permite a las empresas tomar decisiones rápidas en tiempo real, lo que a su vez contribuye a la precisión en el seguimiento y la gestión del inventario, mejora el procesamiento de pedidos y equilibra los niveles de existencias en función de la demanda.

Sistemas de inventario obsoletos o anticuados

Muchas organizaciones, y en particular las pequeñas empresas, siguen utilizando formas anticuadas de gestionar su inventario, como hojas de cálculo o antiguas aplicaciones de escritorio. Por lo general, carecen de las funciones o la flexibilidad necesarias para gestionar el mundo empresarial actual, rápido y multicanal. Como consecuencia, causan muchos problemas en la gestión del inventario, como datos inexactos, comprensión limitada de lo que está sucediendo y formas ineficaces de trabajar.

La mayoría de los sistemas heredados no están diseñados para trabajar con sistemas empresariales importantes como el comercio electrónico, la contabilidad o los envíos. Como resultado, las empresas deben depender del trabajo manual, lo que puede dar lugar a errores y dificultar la toma de decisiones en tiempo real. Además, los sistemas antiguos no suelen ser capaces de hacer un seguimiento del inventario, hacer buenas predicciones o gestionar las existencias en más de un lugar, aspectos todos ellos importantes para estar al día con los clientes y llevar un negocio sin problemas.

El software moderno de gestión de inventarios ayuda a resolver estos problemas permitiendo el acceso desde la nube, manteniendo la información actualizada en tiempo real y facilitando tareas como los pedidos y el seguimiento gracias a la automatización. El uso de escáneres de códigos de barras, etiquetas RFID, previsión de la demanda y alertas automatizadas facilita la gestión del inventario y reduce los costes. El uso de un sistema de gestión de inventario integrado y escalable ayuda a la empresa a ser más precisa y visible, y favorece su crecimiento y la gestión de la cadena de suministro a largo plazo.

Errores humanos en la gestión de existencias

Los errores humanos son un problema común y significativo en la gestión de inventarios, especialmente en lugares donde el inventario se gestiona a mano. Los errores pueden producirse en cualquier punto del proceso, e incluso un solo error puede afectar a la exactitud de las existencias, retrasar los pedidos y provocar pérdidas innecesarias de inventario.

Estos errores suelen surgir de procesos llevados a cabo a mano, como la introducción de datos o el recuento de existencias, por lo que son susceptibles de multitud de discrepancias. La formación inadecuada, los altos índices de rotación y la compleja naturaleza del control de un gran número de unidades de mantenimiento de existencias (SKU) multiplican el riesgo. Esto no sólo conduce a la dejadez operativa, sino que empeora la precisión de los servicios, dando lugar a numerosos pedidos incompletos o retrasos en los envíos, lo que deteriora la satisfacción del cliente.

Para equilibrar los riesgos, las empresas necesitan implantar sistemas de control de inventario con automatización, como escaneado de códigos de barras y RFID, así como actualización de datos en tiempo real. La automatización alivia la carga del trabajo manual y aumenta la precisión. Del mismo modo, debe haber procedimientos operativos estándar claros y por escrito, así como formación rutinaria para reforzar las mejores prácticas. Añadir controles internos como el recuento cíclico y la verificación de los productos más caros y de venta más rápida mejora el control general del inventario y minimiza los errores humanos.

Mala previsión de la demanda

La previsión ineficaz de la demanda sigue siendo uno de los principales retos de la gestión de inventarios para las organizaciones de todos los sectores. Las previsiones inadecuadas rompen el equilibrio, ya sea por falta de existencias excesivas, que generan elevados costes de almacenamiento, o por falta de existencias, que provocan pérdidas de ventas y clientes descontentos. Estos resultados se agravan en los mercados volátiles, donde la demanda de los consumidores y los niveles de inventario están en constante cambio.

Una de las principales causas de las predicciones inexactas es la dependencia de datos históricos estáticos y de los prejuicios personales, que no tienen en cuenta elementos como las fluctuaciones estacionales, las ventas activas, los plazos de entrega o las perturbaciones generales de la cadena de suministro. Esto suele ocurrir en empresas más pequeñas que carecen de sistemas de previsión sofisticados y siguen utilizando métodos manuales anticuados. En ausencia de previsiones precisas, las empresas son propensas a la volatilidad de la demanda, la programación ineficaz de la producción, la ineficacia de la cadena de suministro y la mala asignación de recursos en general.

Para solucionarlo, las empresas deben adoptar sistemas de gestión de inventarios (incluido el software) que lleven incorporada la previsión de la demanda. Estos sistemas utilizan los niveles de inventario en tiempo real, el historial de pedidos de los clientes y otros factores para elaborar mejores previsiones. Los análisis predictivos automatizados, que incorporan los datos de ventas junto con las tendencias del mercado a los modelos de previsión, mejoran la precisión de la planificación futura. La previsión integrada con la supervisión del inventario y el procesamiento de pedidos mejora la agilidad general del negocio, permitiendo a las empresas gestionar mejor las roturas de stock, reducir el exceso de inventario obsoleto y mejorar la gestión general del inventario.

Elevados costes de mantenimiento de existencias

La gestión del inventario se hace difícil para las empresas cuando los costes de mantenerlo son elevados. Además de pagar por el almacenamiento, las empresas también deben cubrir los servicios públicos, la mano de obra, los seguros, la pérdida de valor de sus mercancías y el riesgo de que los artículos se queden obsoletos. Si los niveles de existencias son superiores a lo que necesitan los clientes, los costes se acumulan y empiezan a reducir los beneficios obtenidos.

Las previsiones imprecisas, la gestión manual del inventario y la tramitación tardía de los pedidos son algunas de las principales razones por las que aumentan los costes de almacenamiento. Cuando hay demasiadas materias primas o productos acabados almacenados, significa que la empresa está gastando dinero en capital no utilizado y en tarifas de almacenamiento más elevadas. Este es un problema importante para las pequeñas empresas, que suelen tener menos efectivo y menos espacio en sus almacenes. Si no se hace un buen seguimiento del inventario, puede afectar tanto a las finanzas de la empresa como a sus operaciones en general.

Para reducir estos costes, las empresas deben utilizar un software de gestión de inventarios que realice un seguimiento automático de las existencias, actualice los niveles de inventario en tiempo real y envíe alertas cuando las existencias se estén agotando. Seguir las mejores prácticas, como el inventario JIT, la previsión precisa y las auditorías periódicas del inventario, puede ayudar a evitar que se acumulen demasiadas existencias. Para resolver los elevados costes de mantenimiento, es importante adecuar el almacenamiento a las ventas reales y a las necesidades de los clientes, de modo que los datos de inventario guíen unas operaciones más inteligentes y eficientes.

Revolucionar la gestión de inventarios con etiquetas electrónicas para estanterías (ESL)

Las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) se utilizan ahora para resolver antiguos problemas de gestión de inventarios. Las ESL permiten a los minoristas hacer un seguimiento de su inventario en tiempo real y actualizarlo al instante tanto en las tiendas como en los almacenes. Esto ayuda a las empresas a evitar errores causados por el trabajo manual, especialmente cuando tienen un gran número de SKU.

Uno de los mejores aspectos de los ESL es que pueden utilizarse con software de gestión de inventarios. Una vez vinculados, los ESL mostrarán los niveles de existencias, los precios y la información de producto correctos utilizando datos de inventario en tiempo real. Como resultado, el inventario se gestiona mejor, los pedidos se tramitan con mayor fluidez y la empresa responde más rápidamente a lo que quieren los clientes. En épocas de mucho trabajo o cuando hay rebajas, los ESL se aseguran de que la información sobre los productos y los precios sean correctos en todas partes, para que los clientes no sufran retrasos ni queden descontentos.

Las ESL ayudan tanto a las pequeñas como a las grandes empresas a superar los problemas habituales de gestión del inventario. Ayudan a reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para cambiar las etiquetas manualmente y mejoran el proceso de comprobación del inventario. Los ESL ayudan a mejorar la visibilidad y precisión de los datos en cualquier momento, lo que permite mejorar las previsiones, reducir los riesgos de tener demasiado inventario y recortar los costes de la cadena de suministro. Como parte de un sistema de gestión de inventario más amplio, los ESL ayudan a resolver problemas de inventario tanto sencillos como difíciles.

Zhsunyco®: Mejora de la gestión de inventarios con soluciones profesionales de ESL

Fundada en 2016, Zhsunyco® es un destacado distribuidor y proveedor de soluciones de etiquetado electrónico de estanterías (ESL) para los sectores minorista, de almacenamiento y logístico. Zhsunyco® automatiza la visibilidad del inventario en tiempo real, la reducción de costes operativos y la eliminación de errores de etiquetado manual con la ayuda de tecnologías inalámbricas como 2,4 GHz, 433 MHz, BLE y NFC.

Los ESL de Zhsunyco® se integran totalmente con los modernos sistemas de gestión de inventarios, como actualizaciones automáticas de existencias, notificaciones de existencias bajas y actualizaciones de información de productos en tiempo real en múltiples ubicaciones que abarcan diferentes zonas horarias. Estas funciones resuelven problemas empresariales críticos: discrepancias en el inventario, flujo de datos precisos en tiempo real, mano de obra costosa y control deficiente del inventario. Zhsunyco® sigue apoyando la transición de las empresas a sistemas de inventario inteligentes con más de 35.000 clientes minoristas en más de 180 países.

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Conclusión: Elegir la estrategia adecuada para su futuro de inventario

Diferentes problemas de gestión de inventarios, como el exceso de existencias, la falta de existencias y la previsión inexacta de la demanda, pueden repercutir negativamente en la rentabilidad y, al mismo tiempo, perturbar toda la cadena de suministro. Detrás de estos problemas está el uso de instrumentos anticuados, técnicas manuales y la ausencia de análisis en tiempo real. Las empresas necesitan adoptar mejores soluciones junto con un software de gestión de inventario adecuado, sistemas de inventario en tiempo real y una previsión de la demanda fiable para resolver estos retos. Tanto si se trata de un minorista de escala como de un productor de bienes que gestiona materias primas, tomar medidas de antemano salvaguarda su flujo de caja y garantiza un mejor acceso a los productos.

• 📋Cuadro sinóptico: Los 10 principales problemas de la gestión de inventarios y cómo resolverlos

Problema de gestión de existencias	Solución sugerida
1. Exceso de existencias	Mejorar el seguimiento, controlar la demanda y realizar previsiones.
2. Understocking	Establecer niveles de existencias de análisis predictivo para las existencias de seguridad.
3. Datos de inventario inexactos	Realice comprobaciones periódicas mediante auditorías y sistemas automatizados.
4. Acumulación de stock muerto	Analizar los movimientos de productos en función de intervalos regulares, así como aplicar estrategias FIFO/JIT.
5. Disposición ineficiente del almacén	Aplicar sistemas de picking digital al tiempo que se rediseña la distribución del almacén.
6. Falta de visibilidad en tiempo real	Aplique sistemas basados en la nube junto con el seguimiento de datos en tiempo real.
7. Sistemas de inventario obsoletos	Invierta en sistemas adecuados y escalables e instale software de seguimiento para automatizar/garantizar manualmente los flujos de trabajo de inventario.
8. Error humano en la gestión de existencias	Aplicar el código de barras/RFID de cotización como identificadores al proceso operativo estándar.
9. Mala previsión de la demanda	Analice las ventas utilizando herramientas de previsión de la demanda basadas en IA.
10. Elevados costes de mantenimiento de existencias	Utilizar el exceso de existencias como nivelado en los puntos de activación, optimizando al mismo tiempo el punto de pedido.