Control de inventario en tienda: Pautas clave para la eficiencia

Los minoristas que deseen reducir sus gastos y satisfacer a sus clientes deben racionalizar sus operaciones mediante el control de inventario en tienda. En este artículo se presentan los principales métodos, herramientas y buenas prácticas para que el control del inventario en tienda sea eficaz.

¿Qué significa control de inventario en tienda?

Proceso de gestión y seguimiento de los pedidos, el almacenamiento y el uso de productos y materias primas en un establecimiento minorista. Ello se debe a que garantiza que siempre haya existencias suficientes para no tener que comprar productos que no están en las estanterías, lo que reduce los costes de almacenamiento y minimiza las roturas de existencias, al tiempo que garantiza la llegada puntual de nuevas existencias, también denominadas existencias de seguridad.

Control de inventario frente a gestión de inventario

Aunque a veces estos dos términos pueden utilizarse indistintamente, en realidad se refieren a enfoques distintos de la gestión de productos.

Esta distinción puede resumirse de la siguiente manera:

En resumen, el control de inventario en tienda constituye una parte importante de la gestión de inventario minorista que implica mantener niveles óptimos de existencias con gastos minimizados. Esto es posible si se comprende su valor y se distingue entre el término "control de inventario" y otro conocido como "gestión de inventario". Por consiguiente, el establecimiento de sistemas eficaces de gestión de inventarios mejoraría el rendimiento para aumentar la eficacia y el control de calidad, lo que redundaría en la satisfacción de los minoristas. Los minoristas pueden gestionar eficazmente sus cuentas de resultados reduciendo el despilfarro mediante una gestión adecuada de sus inventarios, de modo que no tengan en sus tiendas más de lo que necesitan en un momento dado.

Errores comunes en el control del inventario de una tienda

La eficiencia de las operaciones y la mejora de la rentabilidad sólo se mantienen si no hay lugar para errores comunes en el control del inventario de la tienda, he aquí algunos de ellos:

Exceso de existencias

Cuando las prácticas de mantenimiento de registros no son precisas, los minoristas pueden tener un exceso de existencias para evitar que se agoten. Esto inmoviliza efectivo que podría utilizarse en otras áreas de la empresa, aumenta los costes de almacenamiento y eleva el riesgo de inventarios obsoletos. Según la Federación Nacional de Minoristas (NRF), el exceso de existencias puede consumir anualmente entre el 25 y el 30% del valor total de la mercancía, lo que subraya por qué el almacenamiento y el control eficaces del inventario son vitales para gestionar muchas existencias.

Understocking

Por el contrario, las decisiones políticas tomadas sobre la base de estimaciones contables bajas pueden provocar rupturas de existencias, es decir, que los artículos no estén disponibles siempre que los clientes los soliciten. Esto afectará negativamente al volumen de ventas y dañará la satisfacción o la confianza de los clientes. De hecho, este mismo estudio de la NRF revela también que las roturas de stock reducen las ventas en 8% y que al menos 43% de personas están dispuestas a cambiar de proveedor si el artículo que desean está agotado en una empresa rival.

Registros de inventario inadecuados

Una contabilidad incorrecta del inventario puede causar graves problemas. Según un estudio realizado por la Asociación de Líderes de la Industria Minorista (RILA), hasta 10% de los costes totales de inventario pueden atribuirse a inexactitudes en el registro del inventario. Esto conduce a niveles de existencias excesivos o inadecuados, que tienen implicaciones negativas en el balance final. Estas son situaciones en las que las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) demuestran su importancia: pueden actualizar los inventarios siempre que se produzcan cambios, reduciendo así los errores humanos y haciendo que se actualicen continuamente. Minimizan las discrepancias y mejoran la eficacia en la gestión de inventarios al mostrar precios e información precisa sobre los productos.

Depender de procesos manuales

Descuidar el uso de la tecnología es otro escollo que perturba el control eficaz del inventario. En consecuencia, depender de procesos manuales aumenta los errores y la ineficacia. Los programas informáticos modernos para la gestión de inventarios ofrecen soluciones de seguimiento automatizadas con mayor precisión y eficacia para el análisis y el control, respectivamente.Es necesario que los minoristas se apoyen en los avances tecnológicos si quieren que su gestión de inventarios sea competitiva frente a otros agentes del sector.

Estos errores demuestran por qué es crucial que los minoristas cuenten con sistemas sólidos de control de inventarios de tiendas para garantizar una mayor precisión, eficiencia y mejor gestión de sus existencias, entre otras cosas. El conocimiento previo de estos escollos permite a los minoristas tomar medidas proactivas destinadas a evitarlos, mejorando así la capacidad o habilidad general para gestionar inventarios.

Configuración del sistema de control de inventario de su tienda: Guía paso a paso

Si desea establecer un sistema integral de control de inventario de tiendas de forma precisa, a continuación le indicamos varios pasos que debe seguir:

• Elija el software de gestión de inventario adecuado: Obtenga un software que funcione bien junto con su sistema de punto de venta (TPV) y le permita controlar sus existencias en tiempo real.
• Definir los procedimientos de gestión de inventarios: Establecer procedimientos claros para el recuento de inventarios, el aprovisionamiento de nuevos productos y la tramitación de pedidos.
• Forme a su personal: Asegúrese de que todos los empleados entienden cómo funciona el sistema y sus funciones a la hora de mantener registros precisos de los recuentos físicos o inventarios perpetuos.
• Realice auditorías periódicas:Para garantizar que los registros de inventario coinciden con las existencias reales, realice periódicamente recuentos físicos de inventario mediante auditorías regulares.
• Uso de Indicadores clave de rendimiento (Indicadores clave de rendimiento): Para ello se utilizan indicadores clave de rendimiento (KPI) como el índice de rotación de existencias, los niveles de existencias y los plazos de entrega, con el fin de poner de relieve las áreas susceptibles de mejora.

Mediante estos pasos, los minoristas pueden establecer un sistema eficaz de control del inventario de la tienda que mejore la precisión, la eficacia y la gestión general del inventario.

¿Cómo decidir entre varias técnicas de control de inventario (FIFO, LIFO)?

Para gestionar correctamente las existencias es necesario seleccionar los métodos adecuados para controlarlas. Algunos de los más comunes son FIFO (primero en entrar, primero en salir), LIFO (último en entrar, primero en salir) y Just-in-Time (JIT). Cada uno tiene sus propias ventajas en función del tipo de existencias y las necesidades de la empresa.

Se trata de un procedimiento en el que la venta FIFO (First-In-First-Out) elimina las existencias más antiguas para dar paso a las frescas. Minimiza las pérdidas por deterioro en las empresas que trabajan con productos perecederos. El método también funciona bien durante la inflación, ya que da lugar a mayores ingresos netos mediante la equiparación de los costes más antiguos con las ventas actuales. Sin embargo, a veces puede no reflejar el valor de mercado actual de las existencias, lo que puede ser negativo para algunas empresas, sobre todo cuando intentan llevar un registro exacto de los artículos de sus almacenes.

LIFO significa Last-In-First-Out (último en entrar, primero en salir), lo que implica que cualquier inventario nuevo que se adquiera se venderá primero. Este método puede ser útil en industrias con precios crecientes, ya que iguala los costes recientes más elevados con los ingresos, reduciendo así la base imponible. Sin embargo, el método LIFO es inadecuado para bienes que se estropean con facilidad y no está contemplado en las Normas Internacionales de Información Financiera, por lo que las empresas multinacionales no pueden utilizarlo a efectos de información. Además de conducir a la obsolescencia debido a la falta de venta de inventarios obsoletos a veces este método deja existencias obsoletas en la mano.

Just-in-Time (JIT) es una técnica destinada a minimizar las cantidades inventariadas, de modo que sólo se reciba la cantidad necesaria para la producción o la venta. Este enfoque reduce los gastos de almacenamiento y minimiza la posibilidad de mantener existencias muertas. El JIT requiere una estimación precisa de la demanda y una cadena de suministro fiable para disponer de existencias en el momento oportuno. En la medida en que mejora ampliamente el flujo de caja, el JIT puede ser peligroso en caso de interrupciones en la cadena de suministro o de cambios inesperados en los patrones de demanda de los consumidores. Otra técnica de control de existencias que pueden utilizar las empresas es la cantidad económica de pedido (EOQ). Esta fórmula tiene en cuenta los costes totales de producción y la demanda de los consumidores para determinar la cantidad de pedido ideal para una empresa. Utilizando la EOQ, las empresas pueden minimizar sus existencias sin dejar de satisfacer la demanda y liberar efectivo cuando sea necesario.

La elección de un método de control de inventario adecuado, como FIFO, LIFO y JIT, depende de los requisitos de cada empresa, de la situación y del tipo de inventario que se gestione. Con una gestión adecuada del inventario, que incluya técnicas como FIFO, LIFO y JIT, podrá satisfacer y predecir la demanda, lo que le evitará tener un exceso de mercancías que no se venden o quedarse sin los productos más populares. Esto es especialmente importante para las pequeñas empresas, ya que una gestión eficaz del inventario puede ayudar a maximizar los beneficios y evitar el despilfarro de recursos.

Consejos para reducir las mermas y pérdidas en el inventario minorista

Para seguir siendo rentable y funcionar con eficacia, es imprescindible reducir las mermas y las pérdidas en los inventarios de los comercios minoristas de una organización:

Implantar fuertes medidas de seguridad

Sistemas de vigilancia: la instalación de cámaras de vigilancia en toda la tienda puede ayudar a evitar los hurtos, ya que las cámaras pueden detectar fácilmente a los culpables. Un sistema de cámaras visible actúa como elemento disuasorio tanto para los empleados como para los clientes que se plantean el hurto.Etiquetas de seguridad y alarmas-Utilizar etiquetas de seguridad en los artículos de gran valor y sistemas de alarma en las salidas garantiza que se desalienten los hurtos.Estas etiquetas alertarán a los miembros del personal cuando un ladrón intente robar, reduciendo así los hurtos.

Realizar auditorías periódicas del inventario

Recuentos físicos frecuentes-Planifique sesiones periódicas de recuento físico para comparar las existencias físicas registradas con las reales. La identificación temprana de las discrepancias ayuda a resolver los problemas de forma eficaz. Recuento cíclico-Establecer un recuento cíclico en el que determinadas partes de las existencias se cuenten de forma rotativa. Este método mantiene la precisión de los registros de inventario sin necesidad de realizar recuentos completos de las existencias, lo que puede resultar perjudicial. Esto incluye hacer un seguimiento del número de productos en stock, incluidos los productos acabados, un tipo de inventario, para garantizar niveles de inventario precisos y evitar mermas y pérdidas. También es importante actualizar periódicamente los registros financieros para reflejar con exactitud el valor del inventario e identificar cualquier discrepancia en el plan de gestión del inventario.

Formar eficazmente a los empleados

Procedimientos de manipulación-Escuela al personal sobre las técnicas correctas de manipulación y almacenamiento que minimizan los daños a la mercancía.La formación propia reduce los riesgos de daños a los productos durante los procedimientos de almacenamiento y venta.Prevención de robos-Mantener las habilidades del personal que ayudan a identificar y prevenir cualquier forma de robo entre los clientes, así como entre los miembros del personal.Los trabajadores con conocimientos pueden notar comportamientos sospechosos evitando así que se produzcan pérdidas.

Utilizar la tecnología para la gestión de inventarios

Software de gestión de inventario-Invierta en el seguimiento en tiempo real, análisis, etc., que proporciona el software de gestión de inventario. Este tipo de software le informa sobre movimientos inusuales del inventario, garantizando así un tiempo de reacción rápido ante posibles problemas.RFID y dispositivos IoT: utilice etiquetas RFID junto con dispositivos IoT para supervisar los inventarios mientras se desplazan. Estas tecnologías proporcionan datos en tiempo real para realizar un seguimiento de los artículos a lo largo de la cadena de suministro dentro de la propia tienda, reduciendo en última instancia las mermas y las pérdidas y mejorando los resultados finales.

Adoptando estos enfoques, los minoristas pueden reducir en gran medida las mermas y las pérdidas, lo que se traduce en una mayor precisión del inventario y un aumento de la rentabilidad. Aunque no se limitan a proteger los activos, las medidas eficaces de control de inventarios mejoran la eficiencia global de la empresa minorista y la satisfacción del cliente.

Casos prácticos: Implantación con éxito del control de inventario en tiendas

El análisis de casos de éxito de sistemas de control de inventarios en tiendas puede ofrecer una perspectiva inestimable, así como una motivación para aquellos minoristas que deseen mejorar su forma de gestionar los inventarios. A continuación se exponen algunos estudios de casos notables:

1. Walmart: Un gigante de la distribución

Sistema avanzado de gestión de inventario: Se trata de un sistema avanzado de gestión de inventarios utilizado por Walmart que se sincroniza con sus sistemas de caja en el punto de venta (TPV), así como con su software de gestión de la cadena de suministro. Además, este sistema permite el seguimiento de las existencias en tiempo real, la automatización de los pedidos y el análisis detallado de los datos, entre otras cosas. El resultado fue una reducción de 20% en los costes de almacenamiento y un incremento de 15% en el nivel de movimiento del inventario registrado en las tiendas Walmart. En esta empresa también se experimentaron mejoras significativas en los niveles de satisfacción de los clientes, ya que el seguimiento permanente es la mejor forma de evitar que se agoten las existencias cuando sus clientes agotan el inventario de un producto concreto mediante el uso de un sistema de punto de venta en tiempo real.

2. Bliss Clothing: Pequeña tienda boutique

Sistema de inventario justo a tiempo (JIT): Para minimizar los costes de almacenamiento y el riesgo asociado a la posesión de productos obsoletos, Bliss Clothing adoptó el sistema de inventario justo a tiempo (JIT). El sistema JIT exige una predicción precisa de la demanda por parte de los proveedores sobre la base de las estrechas relaciones mantenidas entre ellos. De este modo, Bliss Clothing mejoró su eficiencia operativa y sus flujos de caja, lo que le permitió ampliar su gama de productos y mejorar la experiencia de sus clientes.

3. E.Leclerc Etiquetas electrónicas para estanterías

Aplicación de etiquetas electrónicas en los estantes (ESL): Algunos supermercados franceses de E. Leclerc han instalado etiquetas electrónicas en sus estanterías. Las etiquetas digitales actualizan los cambios de precio inmediatamente, lo que permite ofrecer precios reales a todos los compradores que adquieren directamente en estos estantes sin retrasos. Esta innovación ha permitido ahorrar dinero en el cambio manual de etiquetas y evitar errores en la fijación de precios por parte de los empleados. Las ESL también permitieron a E.Leclerc mantener actualizada la información sobre las existencias, lo que mejoró la experiencia de compra de los clientes.

4. Kroger: Cadena de supermercados

Integración de la tecnología IoT y RFID: El sistema de gestión de inventarios de Kroger, la mayor cadena de supermercados de Estados Unidos, se ha mejorado con la integración de dispositivos de Internet de las Cosas (IoT) y tecnología RFID. Estas tecnologías permiten a la dirección ver en tiempo real los cambios en los niveles de inventario, así como los flujos. En este caso, el uso de IoT junto con RFID redujo las roturas de stock y mejoró los ratios de rotación de inventario, lo que aumentó la satisfacción del cliente gracias a la disponibilidad.

Estos son ejemplos que demuestran lo vital que es elegir el sistema de gestión de inventario más adecuado, que debe ajustarse a los requisitos específicos de la empresa. Un control eficaz del inventario puede suponer una mejora significativa de las operaciones comerciales, como la eficiencia, la reducción de costes y la satisfacción de los clientes, ya sea mediante la utilización de tecnología sofisticada, técnicas de inventario justo a tiempo o etiquetas electrónicas en las estanterías. Con la implantación eficaz de sistemas de gestión de inventarios minoristas, como el software de gestión minorista, las empresas han podido obtener resultados aún mejores de los inventarios de sus tiendas, incluida la capacidad de mantener recuentos de inventario precisos y evitar la falta de existencias. Esto les permite gestionar varios almacenes en diferentes ubicaciones y mover artículos entre centros de distribución sin problemas, lo que convierte la gestión eficaz del inventario en una herramienta esencial para el éxito de cualquier negocio minorista.

Tendencias futuras en el control y la gestión del inventario de las tiendas

Hay una serie de tendencias y tecnologías en desarrollo que configurarán el futuro del control y la gestión del inventario de las tiendas. Una de ellas es el creciente uso de la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático. Los minoristas que emplean estas técnicas pueden hacer previsiones precisas de la demanda, mejorar la optimización del inventario y detectar patrones que pueden conducir a una mejor gestión del inventario. Además, los sistemas de IA podrían llevar a cabo tareas repetitivas como la reposición de existencias o el reordenamiento sin interferencia humana, por lo que es una buena idea que los minoristas incorporen estos enfoques en los inventarios de sus tiendas. Esto puede ser especialmente útil para los minoristas que deseen aumentar la rentabilidad y ser más eficaces en la gestión de existencias utilizando la previsión de la demanda y los datos históricos de ventas.

Internet de las Cosas (IoT) es otra tendencia que ha revolucionado el control de inventarios. Los dispositivos IoT, como las estanterías inteligentes y las etiquetas RFID, ofrecen visibilidad en tiempo real de los niveles y movimientos de las existencias. La información en tiempo real que proporciona la tecnología IoT ayuda a las empresas a mantener registros de inventario precisos, lo que les facilita la toma de decisiones sobre la reposición de existencias y las instalaciones de almacenamiento.

La tecnología blockchain desempeña un papel importante en la gestión de la cadena de suministro y el control de inventarios. Con blockchain, puede haber trazabilidad a través de su sistema transparente de mantenimiento de registros, reduciendo así los riesgos de fraude asociados al movimiento de mercancías de los proveedores a las tiendas. Además, esta tecnología garantiza el mantenimiento de la calidad de los productos a lo largo de toda la cadena de suministro, ya que permite a los fabricantes seguir el movimiento de los productos acabados desde los almacenes de los proveedores hasta los puntos de venta.En lugar de llevar a cabo una conciliación manual de los inventarios, lo que da lugar a errores administrativos; esta tecnología lo facilita porque todo está automatizado.

En consecuencia, el conocimiento previo de estos problemas venideros junto con la incorporación de tecnologías actualizadas a los inventarios de sus tiendas ayudan a los minoristas a seguir siendo competitivos al tiempo que aumentan la eficiencia en el trabajo en todo momento.

Si desea actualizar la gestión de inventario de su tienda con la última tecnología, merece la pena considerar las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) de Zhsunyco. La información de existencias de nuestras ESL se actualiza automáticamente, lo que permite disponer de registros de existencias precisos y reducir los errores. Llame a Zhsunyco ahora mismo para que podamos demostrarle cómo nuestros productos pueden hacer que su control de existencias sea más eficaz y, con el tiempo, aumentar los márgenes de beneficio de su tienda.