Guía definitiva: Cómo organizar el inventario en el almacén

¿Por qué es importante la organización del inventario de almacén?

Organizar correctamente el inventario del almacén puede ahorrarle tiempo y ayudarle a mantener la eficiencia general en la gestión y a satisfacer las necesidades de sus clientes. Los estudios han demostrado que un almacén optimizado cuenta con un espacio de almacenamiento bien organizado para el inventario y sistemas de gestión que pueden reducir los costes de mano de obra hasta 15% y aumentar la velocidad general de cumplimiento de pedidos en 27%. También hace más eficiente la gestión del inventario para que, en cualquier caso, haya existencias suficientes sin riesgo de exceso de stock o escasez.

Mejor aún, la organización mejora el uso eficaz del espacio. Si se emplea a fondo, la economía espacial puede añadir 20 -30% a la capacidad. Esto no sólo aumenta la eficacia de las operaciones, sino que también garantiza un movimiento fluido de las mercancías desde las zonas de recepción hasta las de expedición. Por el contrario, los almacenes desorganizados se enfrentan a retrasos y mayores costes, lo que en última instancia erosiona la confianza de los clientes. Por este motivo, una organización eficiente del inventario es de suma importancia para el funcionamiento eficaz de una cadena de suministro sólida.

Esta guía tratará los principales aspectos y estrategias que nos permiten evitar el desperdicio del volumen del almacén y facilitar el proceso de gestión de inventarios en el almacén.

Evalúe y planifique la distribución de su almacén

Antes de detallar la organización del inventario, es aconsejable evaluar y planificar la distribución del almacén con sentido. Una distribución bien estructurada optimiza el espacio del suelo y permite pasillos amplios, maximizando el espacio del almacén y permitiendo un movimiento fluido de los trabajadores. Empiece por analizar cuál es la mejor manera de aprovechar el espacio disponible en anchura y altura teniendo en cuenta el tamaño del almacén. Un buen diseño debe incorporar la colocación necesaria de artículos pesados, existencias de movimiento rápido y zonas de mucho tránsito.

Además, planifique la distribución de su almacén de forma sistemática. Por ejemplo, coloque los artículos de rotación rápida en espacios de fácil acceso, mientras mantiene las existencias de temporada u otras de rotación lenta en sistemas de almacenamiento automatizados o en ubicaciones menos accesibles. Esta es una buena forma de reducir la distancia recorrida, mejorar el tráfico y acelerar el embalaje y el envío del pedido.

Categorice y clasifique su inventario

El análisis ABC puede ayudar a mejorar la gestión del inventario del almacén. Esta estrategia consiste en clasificar los productos en categorías "A", "B" y "C" en función del valor y el índice de rotación para poder racionalizar el almacenamiento.

• Artículos A: Productos de gran rotación y alto valor, que requieren un tratamiento muy rápido. Deben situarse cerca de las zonas de embalaje y expedición para reducir el tiempo que se tarda en ir a buscarlos.
• Artículos B: Productos de valores moderados con rotación moderada. Deben situarse en un punto intermedio para que sean accesibles, pero no consuman excesivo espacio.
• Artículos C: Productos de poco valor o que no se utilizan con frecuencia. Deben ubicarse en zonas menos céntricas para poder reservar las zonas privilegiadas a las existencias más importantes.

Realizar agrupaciones lógicas en su sistema de inventario también simplifica y mejora la eficacia operativa: separe los artículos pesados y frágiles entre sí para evitar el riesgo de daños y mejorar el proceso de picking. Además, distinga claramente entre los artículos de temporada y los que se piden con frecuencia para facilitar el acceso. Los artículos que se mueven con rapidez deben colocarse en la parte delantera del almacén para que su desplazamiento lleve muy poco tiempo y no afecte a la eficacia de las operaciones.

Un sistema claro de organización del inventario también aumenta la eficacia del sistema de gestión de almacenes al mejorar la eficiencia de los sistemas digitales. Constituye la base para una toma de decisiones más rápida, sencilla y eficaz en el control de existencias, al tiempo que permite un diseño más eficiente del almacén.

Implantar soluciones de almacenamiento y estanterías

Es fundamental seleccionar sistemas de estanterías y estanterías de almacén adecuados para mejorar el funcionamiento del almacén. Hay que tener en cuenta el inventario en función de sus características: tamaño, peso y tasa de rotación. Para las operaciones que manipulan diversos productos, considere la posibilidad de utilizar estanterías versátiles y ajustables que puedan acomodar diferentes tamaños de palés. Esta flexibilidad garantiza que los artículos de gran demanda estén siempre accesibles.

En espacios reducidos, aprovechar al máximo el espacio vertical es una ventaja indudable. Los altillos y las estanterías de varios niveles son opciones de almacenamiento de alta densidad que ofrecen la posibilidad de almacenar el doble de cantidad de productos. Estos sistemas también aprovechan el espacio libre y lo organizan de forma que sea accesible y ordenado, y maximizan la manejabilidad de los artículos voluminosos.

El uso de estanterías ajustables y modulares ofrece una solución versátil para la gestión de inventarios. Las unidades son fácilmente ajustables a cualquiera de las necesidades cambiantes adecuadas y pueden soportar distintos tamaños y pesos de productos. Esto garantiza que las fluctuaciones de los productos estacionales, así como las nuevas introducciones en las líneas de productos gestionadas por el almacén, no provoquen una parada.

Etiqueta y señalización para una rápida identificación

Otro punto que también mejora la optimización y gestión del almacén es la señalización clara y las etiquetas informativas de los artículos. Con etiquetas eficaces en estanterías, cajas y pasillos, a los empleados les resulta fácil encontrar e identificar los productos, lo que reduce el coste de los errores y permite un flujo de trabajo fluido. En estas etiquetas, es necesario informar a los consumidores de dónde debe colocarse el código del producto, la descripción y el número de ubicación.

El seguimiento del inventario puede optimizarse aún más mediante la adopción de tecnología, como etiquetas RFID y códigos QR. Cuando los empleados escanean estos códigos, pueden obtener al instante información detallada sobre el producto, incluidos los niveles de existencias y las ubicaciones de almacenamiento. Además, las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) ofrecen una solución moderna para la gestión dinámica del inventario. Estas etiquetas digitales ofrecen actualizaciones en tiempo real, garantizando que la información sobre los productos esté siempre actualizada, lo que reduce significativamente el riesgo de errores. Las ESL pueden integrarse con los sistemas de gestión de almacenes para reflejar automáticamente los cambios en el inventario, los precios o las promociones, mejorando la eficiencia y la precisión.

Además, unas indicaciones claramente visibles en el almacén facilitan la realización eficaz de las tareas por parte de los empleados. Una vez que los empleados disponen de señales que señalan las zonas de recepción, almacenamiento y expedición, se pueden minimizar los recorridos inútiles y optimizar las actividades.

Este planteamiento reduce la congestión y garantiza que las actividades de almacenamiento se gestionen de forma metódica y eficaz, lo que se traduce en una ejecución rápida y precisa de los pedidos en respuesta a las demandas de los clientes.

Utilice un software de gestión de inventarios

El uso de software de gestión de inventario transforma el trabajo de almacén mediante la adopción de la automatización y la visibilidad en tiempo real. El sistema de gestión de almacenes y operaciones (SGA) aumenta la visibilidad de las existencias, agilizando los procesos de almacén, lo que ayuda a predecir las necesidades de existencias y a evitar excedentes innecesarios. Genera alertas de existencias cuando se alcanzan niveles críticos de inventario mediante el seguimiento de los movimientos de existencias, facilitando así la rápida reposición de pedidos para garantizar que los artículos más vendidos estén siempre en stock.

La aplicación de ESL, RFID y códigos de barras mejora la capacidad de seguimiento de las existencias reales en tiempo real. Con el uso de ESL, es posible cambiar la información del producto con rapidez. El seguimiento de la cantidad de existencias y su paradero es más fácil gracias a la RFID y los códigos de barras, que trabajan conjuntamente con el SGA para proporcionar un control total del movimiento de las existencias. Como resultado, se reducen los errores, aumenta la precisión y permite a los empleados centrarse en la estrategia y no en las operaciones.

Comparación de tecnologías de seguimiento de inventarios

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Mantener una limpieza y un mantenimiento regulares

Limpiar con regularidad, así como asegurarse de que algo está limpio, es un principio imperativo en la consecución de un almacén funcional y de aspecto eficiente. El mantenimiento regular de las operaciones en un entorno desordenado implica la posibilidad de perder cosas, dañar los artículos en stock, crear entornos peligrosos e interrumpir las operaciones durante el tiempo de inactividad. Mantenga un plan de limpieza que incorpore las unidades de almacenamiento, los pasillos y las zonas de suelo para evitar la congestión de estas áreas y permitir su fácil accesibilidad.

Además de la limpieza, el mantenimiento incluye la evaluación de estanterías y contenedores, así como de la funcionalidad de los aparatos. De este modo se minimiza el riesgo de accidentes, se aumenta la seguridad y se reducen las interrupciones del proceso por averías imprevistas. Por supuesto, estas inspecciones ayudan a mantener el orden, detectan de antemano las zonas problemáticas y evitan la acumulación de desorden.

Un almacén eficiente y ordenado garantiza la satisfacción de los clientes gracias a la rapidez de los procesos. Además, una cultura de limpieza y mantenimiento ayudaría a promover un entorno de trabajo sano y feliz que, a su vez, mejora la moral y la productividad de los empleados.

Optimizar el proceso de picking y embalaje

El proceso de picking y embalaje debe ser eficiente porque es una parte integral del proceso de gestión de inventarios. Mejorarlo no sólo acortará el tiempo de finalización del pedido, sino que también minimizará los errores al realizar los envíos, con lo que será eficaz para satisfacer las necesidades de los clientes. Empiece por organizar el espacio de modo que los artículos que se mueven con rapidez y los que se piden con frecuencia estén en lugares de fácil acceso, reduciendo así el tiempo de desplazamiento y el tiempo extra necesario para recuperar los productos.

Optimizar el uso de las zonas de picking en un almacén influye mucho en la productividad. Por ejemplo, crear una "zona dorada" con los artículos más populares, fácilmente accesible para los empleados, reducirá el tiempo que tardan los operarios. Asociar o agrupar artículos similares o productos compatibles también puede facilitar el proceso de preparación de pedidos. El uso de estos métodos ayuda a evitar la pérdida de tiempo y esfuerzo, y conduce a un patrón lógico para un empaquetado más seguro y rápido.

El picking y el embalaje pueden mejorarse aún más gracias a tecnologías como los sistemas de recuperación y los lectores de códigos de barras. Cuando se utilizan junto con sistemas de gestión de almacenes, estas herramientas permiten a los trabajadores localizar rápidamente las mercancías, verificar si se está embalando un artículo equivocado y actualizar los registros de inventario en tiempo real. Esta automatización mitiga los errores manuales y proporciona valiosos datos sobre pedidos y movimientos de existencias, con lo que las actividades de almacenamiento se mantienen en su mejor momento.

Aplicar estrategias FIFO y LIFO

El uso de los enfoques FIFO (primero en entrar, primero en salir) y LIFO (último en entrar, primero en salir) ayuda a mejorar la velocidad de rotación de las existencias y la eficacia de las actividades de almacén:

• FIFO (Primero en entrar, primero en salir)
  • - Adecuado para productos perecederos o con límite de tiempo.
  • - Reduce el despilfarro, ya que utiliza o vende primero los artículos más antiguos.
  • - Consiste en colocar los productos nuevos detrás de los antiguos para mantener la rotación de existencias.
• LIFO (Último en entrar, primero en salir)
  • - Lo mejor para almacenar productos no perecederos en lotes.
  • - Las existencias más nuevas tienen la oportunidad de ser utilizadas en primer lugar porque tienen mayor prioridad.
  • - Los productos más nuevos se almacenan en la parte delantera para mayor comodidad y fácil acceso del consumidor.

Estas estrategias ayudan a mantener las existencias de inventario en los niveles requeridos y garantizan que no haya desperdicio de espacio. Para los almacenes que almacenan un surtido mixto de productos, una combinación de ambos, FIFO y LIFO, ayudaría a eliminar el despilfarro y ahorrar espacio. Para que estos métodos tengan éxito, el etiquetado y la distribución deben ser claros.

Formar y apoyar al personal del almacén

Si instruye a los trabajadores sobre las prácticas correctas de gestión de almacenes y el diseño específico de su almacén, aumentará la eficacia y la precisión. Cuando los empleados saben cómo tratar los artículos, en qué parte del almacén se encuentran o cómo funciona el software de gestión de inventarios, pueden operar de forma más eficiente, lo que reducirá el número de errores o de artículos que faltan.

Además, esta formación no es una actividad puntual: debe ser continua, y las actualizaciones periódicas del personal deben incluir formación sobre nuevos sistemas y sistemas de recuperación de sus actualizaciones, o técnicas de etiquetado. Por ejemplo, enseñar al personal el uso de etiquetas RFID o etiquetas electrónicas para estanterías mejorará la eficacia del seguimiento del inventario y reducirá al mínimo la pérdida de tiempo y los errores asociados a la búsqueda de un artículo.

La formación de los empleados fomenta la capacidad de asumir responsabilidades cuando todos reconocen el valor del inventario del almacén. Saben lo que exige la organización de la zona de trabajo del almacén y muestran la esencia de la pulcritud.

Utilizar la toma de decisiones basada en datos

En el vertiginoso mundo contemporáneo, la toma de decisiones basada en datos es clave para convertir un almacén en una herramienta eficaz de gestión de inventarios. Entre los significados de estos datos se incluyen los sistemas de gestión de inventarios, los sistemas de gestión de almacenes (SGA) y la tecnología de registro, como las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL).

Registran información importante como el movimiento de existencias, los tiempos de necesidad y la cantidad máxima de pedido. Las etiquetas electrónicas para estanterías facilitarán la sincronización de la información sobre productos, como los niveles de existencias, y proporcionarán cambios inmediatos en los niveles de existencias para facilitar la visibilidad.

Gracias a estos conocimientos procesables, las empresas pueden modificar la cantidad de existencias para que se ajuste a la necesaria y evitar tener un inventario excesivo o quedarse sin existencias. Por ejemplo, si determinadas líneas de productos se agotan con frecuencia, esto podría sugerir la necesidad de revisar el proceso de pedido o la organización del almacén de forma más eficiente para que estos productos se suministren con mayor facilidad y rapidez.

Además, se puede ver cómo el tratamiento de datos ayuda a ahorrar huella. Por ejemplo, es posible crear artificialmente zonas punteadas para las ventas estacionales o simplemente lentas de mercancías. Las herramientas del SGA ayudan a comprender con qué rapidez se cumplen los pedidos y dónde las existencias no se ajustan a los valores previstos, lo que permite una mejora constante.

Conclusión

En el mundo contemporáneo de los negocios, organizar un sistema de inventario de almacén es mucho más que mera eficiencia; es más bien una fuerza competitiva. La combinación de tecnología y análisis de datos mejora la innovación, no sólo haciendo que el cumplimiento de los pedidos sea más preciso y aumentando la satisfacción del cliente, sino también haciendo que la organización responda a las nuevas oportunidades del mercado. La evolución de los problemas no se refiere únicamente al ritmo, sino a la propia evolución. La atención se centrará en encontrar formas de aprovechar aún más la tecnología para mejorar los sistemas de inventario. Las organizaciones pueden posicionarse para liderar en lugar de seguir a la competencia descartando tácticas de gestión de existencias obsoletas y desarrollando otras nuevas. Esta estrategia garantizará la sostenibilidad y el crecimiento de las organizaciones en un mundo en constante cambio.