Empresas, ONG, ministerios, etc., siempre han necesitado señalización en sus oficinas. La señalización digital es una necesidad, ya que proporciona información crítica tanto al personal como a los visitantes. También ayuda a llevar un registro de las reservas de salas y escritorios.
La señalización digital para salas de reuniones y conferencias es una pantalla digital con alimentación eléctrica que se utiliza para comunicar y transmitir información importante a visitantes, empleados o asistentes a una reunión en un entorno oficial como salas de conferencias y salas ejecutivas.
Este equipo de señalización es empleado por empresas y organizaciones para comunicar detalles importantes, como políticas y procedimientos obligatorios, límites de capacidad de las salas de reuniones, medidas de seguridad, directrices para los empleados, plano de la oficina y detalles del evento.
La señalización digital para salas de reuniones y conferencias puede ser externa (fuera de la sala de conferencias) o interna (dentro de la sala de conferencias). Un ejemplo de señalización digital interna para salas de reuniones y conferencias es el dispositivo de programación de salas de reuniones, cuyo objetivo es optimizar las reuniones.
La señalización digital externa para reuniones suele montarse en las paredes exteriores de la sala de conferencias. Esta señalización externa suele ofrecer una visión general sobre el estado de una sala.
Tipos de señalización digital de salas
Existen diferentes tipos de señalización digital para salas de reuniones. En esta sección, vamos a ver todos los tipos mejores y más importantes que usted necesita saber.
- Cartel electrónico de habitación
Los carteles de papel electrónico (o papel eléctrico) son las soluciones más rentables y ecológicas, sobre todo si se adquieren en las mejores empresas. proveedor de pantallas de papel electrónico. Son inalámbricos, funcionan con pilas y son ligeros, pesan sólo unos gramos y pueden montarse donde se desee. No requiere cableado, por lo que no tiene limitaciones en cuanto al lugar donde puede utilizarse.
El rótulo E-paper Room es flexible, fácil de personalizar y actualizar. Permite a los usuarios eliminar o añadir rápidamente la información necesaria que se mostrará en el cartel. Muestra los horarios actuales y otra información necesaria sobre una sala de reuniones.
- Señales de sala táctil
Uno de los sistemas de señalización digital más eficaces es Touch Room Signs. Es una señalización digital interactiva con pantalla táctil que viene con un montón de funciones fáciles de usar. Muestra el horario de las salas de reuniones a través de su aplicación de calendario, ayuda a crear y programar mensajes y alertas masivas que luego se comparten con otros participantes de la reunión a través de una pantalla táctil. Sistema de gestión de contenidos (CMS).
Es muy fácil de usar digital con botones interactivos y una interfaz que muestra muchas cosas, como mapas de orientación, órdenes del día de las reuniones, biografías de los ponentes e información adicional sobre los horarios.
- Tarjeta digital de mesa de conferencias
Una tarjeta de mesa de conferencias digital es una herramienta de señalización digital para salas de reuniones que permite a los asistentes compartir y ver información con facilidad. El dispositivo suele integrarse en una mesa de conferencias y cuenta con una pantalla de visualización que puede conectarse a un ordenador.
Los participantes pueden utilizar la tarjeta de mesa para acceder a documentos y presentaciones. Esto facilita la colaboración y los debates en las reuniones. Las tarjetas de mesa digitales ayudan a mejorar la eficiencia y eficacia de las reuniones gracias a la comodidad de acceso e intercambio de información que ofrecen a los asistentes.
- Señalización digital de puertas de salas de conferencias
La señalización digital de puertas de salas de conferencias es una forma moderna de mostrar información sobre reuniones y salas de conferencias. Se trata de una señalización digital que se instala en el exterior de una sala de conferencias. Muestra información vital como qué reunión se está celebrando en ese momento en la sala, los participantes en la reunión y cuánto falta para que termine.
La señalización digital de las puertas de las salas de conferencias ayuda a los asistentes a localizar la sala de conferencias adecuada de forma rápida y sencilla. Este dispositivo también puede integrarse en un sistema de reserva de salas que permita a los asistentes ver la disponibilidad de una sala de conferencias concreta y reservar inmediatamente.
Equipamiento de señalización digital de salas de reuniones
A primera vista, un señalización digital de salas de reuniones puede parecer igual que una pantalla normal o un televisor de consumo, pero en realidad son mucho más sofisticados que eso. La señalización de salas de reuniones y conferencias se compone de varios elementos.
La señalización digital de salas de reuniones y conferencias requiere algunos componentes cruciales para poder funcionar como es debido. Sin este equipo, el sistema de señalización digital no podrá mostrar eficazmente contenidos visuales como avisos, indicadores, datos meteorológicos, fotos y vídeos.
- Etiquetas electrónicas
Las etiquetas electrónicas son pequeñas etiquetas que funcionan como indicadores y muestran información vital para el usuario. Estos innovadores dispositivos suponen un cambio con respecto al sistema más tradicional de etiquetado con tinta y papel. Las etiquetas electrónicas constituyen un componente esencial de la señalización digital de salas, ya que permiten a los visitantes y empleados ver información actualizada sobre los eventos y reuniones que se celebran en ese momento o que se celebrarán próximamente. Este moderno equipo está diseñado para un uso muy práctico, ya que ayuda a simplificar el proceso de trabajo y, por tanto, crea transparencia.
Con la ayuda de las etiquetas electrónicas, los seminarios, las salas de reuniones y conferencias y los entornos corporativos en general pueden actualizarse y gestionarse fácilmente en cualquier momento. Las etiquetas electrónicas confieren a los espacios de trabajo un aspecto moderno, al tiempo que mantienen actualizada la información. Su funcionamiento se realiza de forma individual, automática e inmediata, sin apenas retrasos.
- Pantalla LCD
La pantalla LCD (pantalla de cristal líquido) es un dispositivo óptico modulado electrónicamente que actúa como pantalla principal. Es un componente principal de la señalización digital y es muy similar al funcionamiento de los teléfonos inteligentes y los televisores. La pantalla LCD muestra datos e información que deben circular.
La pantalla LCD es el requisito más importante a la hora de contratar una empresa de señalización digital. La pantalla de un sistema de señalización digital puede adoptar tantas formas como sea posible. Hay una amplia gama de tamaños de pantalla y tecnologías que están disponibles desde el Fabricante de pantallas LCD y el tamaño a elegir depende de la información a mostrar.
Normalmente, las pantallas LCD pueden tener un tamaño aproximado de 10" y llegar hasta 98". Las pantallas pueden utilizarse como unidades individuales o combinadas para formar un enorme videowall o pantalla de visualización. Las pantallas LCD para señalización de salas de reuniones están diseñadas para orientación horizontal o vertical. Dependiendo de la marca y el modelo de pantalla, las pantallas LCD también pueden ser interactivas, es decir, pueden activarse mediante la voz o el tacto.
Una característica muy interesante de las pantallas LCD es que, a diferencia de los televisores residenciales normales, las pantallas LCD para señalización digital tienen la capacidad de estar en espera hasta 15-24 horas sin apagarse. Otra diferencia de las pantallas LCD para cartelería digital y los televisores residenciales convencionales son sus niveles de brillo. Los televisores normales tienen 250 nits de brillo, un contraste nítido gracias a los 4000 nits de las pantallas LCD del sistema de señalización. Esto le da el poder de mostrar contenido muy brillante y colorido incluso en condiciones muy soleadas e igualmente brillantes.
- Material de montaje
Otra pieza clave del equipo necesario para configurar el sistema de señalización digital de la sala de reuniones es el hardware de montaje, también conocido como hardware de soporte. Como su nombre indica, se trata de equipos diversos que se utilizan para colocar en su sitio el resto del hardware esencial. Ejemplos de ello son los cables y soportes que se utilizan para sujetar una pantalla digital a una pared o mesa.
El hardware de montaje que se utilice debe garantizar que el sistema de señalización digital sea atractivo a la vista y que el público pueda acceder a él fácilmente desde distintos ángulos de la sala.
- Reproductor multimedia
Si la pantalla LCD es la cara del sistema de señalización digital y el hardware de montaje es el cuerpo, no nos equivocaremos si decimos que el reproductor multimedia es el cerebro del sistema de señalización digital.
Un reproductor multimedia es un pequeño dispositivo que se utiliza para mostrar contenidos conectándolos a una pantalla digital (por ejemplo, una pantalla LCD). Los reproductores multimedia almacenan contenidos y los envían al sistema de señalización digital para que se muestren en pantalla. Este dispositivo puede recuperar directamente los contenidos almacenados en su disco duro integrado o desde la nube, aunque algunos reproductores multimedia pueden hacer ambas cosas.
Cuando están conectados a Internet, los reproductores multimedia pueden recuperar contenidos de la nube una vez que obtienen acceso a ellos, y en los casos en que la conexión a Internet se interrumpe temporalmente, pueden seguir entregando contenidos obtenidos del almacenamiento local. La conexión de los reproductores multimedia a internet también permite a los usuarios realizar ajustes en el sistema de señalización digital a través de un portal web.
Los reproductores multimedia de señalización digital son discretos, y la mayoría de estos artículos son tan portátiles que caben en la palma de la mano. Esto hace que sean fáciles de acomodar y trasladar de un lugar a otro.
Cómo funciona la señalización digital de salas de reuniones
Las funciones principales de la señalización digital de salas de reuniones no se limitan únicamente a mostrar los asientos y espacios disponibles, sino que también incluyen asegurarse de que no surja confusión en cuanto a los días y determinadas horas en que las salas se han reservado para una reunión o un evento corporativo.
El sistema de señalización digital de salas de reuniones utiliza una pantalla táctil, junto con una plataforma de información avanzada y un software de programación de salas que se coloca en un punto de la oficina donde resulte más útil. La señalización digital de salas de reuniones se utiliza para dar la bienvenida a las nuevas entradas en el espacio de trabajo. Además, también ayuda a los visitantes y al personal a familiarizarse con el terreno de la sala.
En primer lugar, en la zona de recepción, la señalización digital da la bienvenida a los visitantes a la oficina y les familiariza con la distribución de la misma. Ofrece a los visitantes un mapa interactivo que les permite orientarse fácilmente y sin necesidad de indicaciones humanas. La señalización digital les informará sobre los eventos en curso en la sala de reuniones y también anunciará la hora de los próximos eventos.
La señalización digital de salas de reuniones confiere a las zonas más visibles e importantes de la oficina un aura táctil de alta tecnología con la ayuda de tres componentes principales, que son:
- La pantalla electrónica se instala en la posición más visible.
- La unidad de comunicación utiliza la comunicación inalámbrica para controlar la unidad de visualización.
- La red de comunicación que gestiona toda la información de la oficina.
¿Por qué utilizar la señalización digital en una sala de conferencias?
La señalización digital para salas de conferencias tiene varias funciones esenciales para las empresas que utilizan sus salas de reuniones.
Aunque el objetivo principal de la señalización digital es mostrar la programación del día y de la semana siguiente de la sala de conferencias, también se utiliza para dar la bienvenida a los invitados y a los organismos visitantes, así como para simplificar los problemas de logística que surgen al sincronizar los horarios de las reuniones.
Dicho esto, vamos a analizar de forma concisa algunas de las razones por las que debería utilizar la señalización digital para salas de conferencias:
- Ahorro de tiempo
Imagínese una situación en la que necesita utilizar una sala de conferencias para una reunión improvisada y todas las salas de reuniones están cerradas, por lo que tiene que abrir manualmente cada sala una tras otra para ver cuál está disponible. En los casos en que las encuentres ocupadas, tendrías que disculparte por interrumpir antes de pasar a comprobar la siguiente sala, esto podría seguir y seguir y en algunas situaciones incluso sin éxito.
Sin embargo, cuando su empresa cuenta con un sistema de señalización digital integrado, localizar las salas de reuniones disponibles que mejor se adapten a sus necesidades será mucho más fácil y no le supondrá ningún esfuerzo. La señalización digital codificada por colores también hace que el proceso sea aún mucho más fácil, rápido y con mayor visibilidad.
Si una empresa utiliza la señalización digital para sus salas de conferencias, reducirá con éxito las posibilidades de que las reuniones coincidan en el mismo espacio.
- Información en tiempo real
Una ventaja importante de la señalización digital para salas de conferencias es su capacidad para realizar cambios instantáneos y automáticos en los planes del sistema de reservas de salas de conferencias. A diferencia de la señalización que requiere la actualización manual del libro de control de la sala de conferencias, la señalización digital proporciona información en tiempo real.
Cada vez que una sala de conferencias queda libre y disponible, se muestra inmediatamente en la señalización digital, los cambios se realizan fácilmente lo que permite una mejor utilización del espacio.
- Mejora de la experiencia de los empleados
La señalización digital en las salas de conferencias ayuda a mejorar la capacidad de los empleados y su experiencia general. Buscar una sala de conferencias disponible suele llevar mucho tiempo y resultar agotador. Si esto sigue repitiéndose, la moral de los empleados puede verse inmensamente mermada.
La señalización digital ofrece una solución duradera a este problema. Puede ayudar a reducir o eliminar totalmente la confusión y la frustración que supone tener que trabajar manualmente y ser propenso a muchos errores.
Si una sala de conferencias no está disponible en ese momento, la pantalla de señalización lo indicará y también avisará en el momento en que esté disponible. De este modo, los empleados pueden reservar sin problemas salas para sus clientes, ya que disponen de la información de la reunión con solo pulsar un par de veces.
La señalización digital facilita la navegación por el recinto de la oficina a los visitantes, empleados y asistentes a reuniones.
- Mensajes personalizables
Una de las razones por las que debería utilizar la señalización digital para salas de reuniones es que son muy personalizables y fáciles de actualizar incluso para las ocasiones más recientes. La función de personalización de la señalización digital permite mostrar cualquier mensaje que se desee. Esto resulta útil para señalar celebraciones, fiestas de cumpleaños, anuncios de empresa e información sobre recordatorios de salud pública o emergencias.
Casos prácticos de señalización de salas de reuniones y conferencias
La señalización digital en salas de reuniones y conferencias se está convirtiendo rápidamente en una forma popular de mejorar la experiencia general en las organizaciones, ya que muchas empresas y organismos corporativos están pasando de la era manual a la digital.
Hay más de un puñado de posibles casos de uso de la señalización digital en salas de reuniones y conferencias. He aquí algunos ejemplos:
- Mostrar próximas reuniones y eventos
Uno de los principales usos de la señalización digital en salas de reuniones y conferencias es mostrar el programa de las reuniones del día y los próximos eventos. De este modo, los asistentes pueden planificar su jornada para no perderse ninguna sesión importante.
La señalización digital puede utilizarse para mostrar tanto los horarios actuales como los próximos, su ubicación y también cualquier detalle adicional que merezca la pena conocer. Por ejemplo, información vital como el nombre del ponente o el tema de debate. Esto puede ayudar a los visitantes y empleados a no perderse y aprovechar al máximo su tiempo en el evento.
- Para ofrecer actualizaciones en tiempo real
Otro caso de uso (probablemente uno de los más populares) de la señalización digital en salas de reuniones y conferencias es proporcionar actualizaciones y notificaciones en tiempo real. Esto puede ser especialmente útil en caso de cambios de horario, cancelaciones u otra información importante.
Al mostrar esta información en la señalización digital, los organizadores del evento pueden mantener informados fácilmente a los participantes y evitar confusiones o retrasos. Esto puede ayudar a garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y que los asistentes tengan una experiencia positiva.
- Mostrar ofertas promocionales
La señalización digital en salas de reuniones y conferencias también puede utilizarse para mostrar material promocional, como ofertas especiales, información sobre productos, logotipos de patrocinadores u otros contenidos de marketing. Esta campaña promocional es un método muy valioso para impulsar el compromiso y despertar el interés general por las ofertas especiales de la promoción.
Al mostrar información promocional en la señalización digital, los organizadores del evento pueden llegar a un público amplio y causar una impresión duradera en los asistentes.
- Puede utilizarse para compartir contenidos multimedia
La señalización digital de salas de reuniones y conferencias también puede utilizarse para compartir contenidos multimedia, como vídeos, presentaciones u otras ayudas visuales. Esto puede mejorar la experiencia general de empleados y visitantes y hacer que la reunión sea más interactiva y atractiva. Por ejemplo, el orador principal de la sala podría utilizar la señalización digital para mostrar una presentación y, al mismo tiempo, hacer comentarios e interactuar con los asistentes. Esto ayudará a crear una experiencia más envolvente y dinámica en la sala de reuniones.
- Cómo llegar y orientarse
Otro uso importante de la señalización digital en salas de reuniones y conferencias es ofrecer indicaciones y mapas. Esto puede ser especialmente útil en grandes eventos o recintos, donde los asistentes pueden necesitar ayuda para orientarse. La señalización digital puede mostrar mapas e indicadores o punteros que muestren a los asistentes dónde ir y cómo navegar por el lugar del evento. Esto puede ahorrar tiempo y reducir la frustración de los visitantes que no estén familiarizados con el terreno. También ayuda a garantizar que los asistentes tengan una experiencia positiva en el evento.
- Para mostrar los feeds de las redes sociales
La señalización digital en salas de reuniones y conferencias también se puede utilizar para mostrar contenidos de redes sociales, como hashtags de Twitter o etiquetas de Instagram. Al mostrar los feeds de las redes sociales en la señalización digital, los anfitriones de la conferencia pueden crear un sentimiento de comunidad entre los asistentes y generar expectación en torno al evento.
- Optimizar el uso de las salas
Si se ha reservado una sala de reuniones concreta y los supuestos usuarios no se registran a tiempo, la señalización digital ayuda al personal a identificar esas salas a tiempo, finalizar la reserva y ponerla a disposición de otras sesiones pendientes. La señalización digital en las salas de reuniones ayuda a mejorar la utilización del espacio y a asegurarse de que los espacios no utilizados se anulan automáticamente y se liberan para otros.
- Celebrar sesiones interactivas
Otro posible uso de la señalización digital en salas de reuniones y conferencias es ofrecer funciones interactivas, como sesiones de preguntas y respuestas o encuestas. De este modo, los asistentes tienen una valiosa oportunidad de dar su opinión y compartir sus ideas sobre los temas planteados. Los anfitriones y organizadores pueden utilizar la señalización digital para recopilar información de la sala de conferencias y utilizarla para mejorar otras reuniones en el futuro. Esto puede ayudar a garantizar que el evento satisfaga las necesidades de la audiencia y aporte valor a los asistentes.
- Comunicarse con colegas remotos y clientes lejanos
La señalización digital de las salas de reuniones favorece la comunicación interna. Estamos en la era de la globalización y hemos sido testigos de un buen número de comunicaciones en línea con colegas y clientes que ni siquiera están en el mismo país que nosotros. Los sistemas de señalización digital pueden ofrecer a las organizaciones la plataforma para retransmitir en directo sus reuniones en múltiples aplicaciones web y de software como Zoom, Slack, Google meet, Skype, etc.
- Indicadores de alerta de emergencia
En muchas situaciones, las salas de reuniones y conferencias suelen ser espacios cerrados. Esto puede dar lugar a que los ocupantes se encuentren apretados y, si alguna vez se produjera un percance repentino, como un incendio, un caso de enfermedad contagiosa o un susto por una toxina peligrosa en las instalaciones, podría suponer todo un problema para los funcionarios de seguridad llevar a cabo una operación de evacuación sin problemas. A veces, puede haber pasado tiempo antes de que las personas que están detrás de las puertas cerradas de una sala de reuniones se den cuenta de que hay una emergencia fuera.
Un sistema de señalización digital bien integrado en las salas de reuniones puede utilizarse para alertar a los ocupantes de la sala, así como para proporcionar los consejos de seguridad y evacuación necesarios.
Cómo elegir la mejor solución de señalización para salas de reuniones y conferencias
Elegir la mejor solución de señalización para salas de reuniones y conferencias es sumamente sacrosanto. El sistema de señalización digital traerá muchos cambios a una organización y la calidad de ésta determinará si el desarrollo será positivo o negativo. Para garantizar un desarrollo positivo, es necesario elegir sólo las mejores soluciones.
A continuación se indican algunos factores a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de señalización para salas de reuniones y conferencias:
- Compatibilidad: A la hora de elegir la solución de señalización para salas de reuniones y conferencias adecuada, asegúrese de que es compatible con el hardware existente, si lo hay, y de que puede integrarse fácilmente con su sistema de reserva de salas. Hay que tener en cuenta el tipo de pantalla LCD que se utiliza o se tiene intención de utilizar para asegurarse de que es compatible con la solución de señalización.
- Facilidad de uso: Los empleados no deben encontrar la solución de señalización difícil de manejar o aprender a utilizar. Debe tener una interfaz sencilla y ordenada para reservar y cancelar reuniones. La mejor señalización digital para salas de reuniones es fácil de implementar y gestionar.
- Personalización: ¿De qué sirve una solución de señalización digital que no puede personalizarse para ofrecer una utilidad a medida? Elija únicamente una solución que permita personalizar tanto el aspecto como el diseño. Esto debe hacerse para ofrecer una representación adecuada de su marca.
- Visibilidad: El objetivo principal de una solución de señalización para salas de reuniones y conferencias es ser visto. Todo lo demás es inútil. La señalización digital debe ser visible desde cualquier lugar de la sala de conferencias.
- Fiabilidad: Elija una solución fiable que esté respaldada por una empresa de renombre con un historial de éxitos.
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