¿Qué es la merma de inventario? Guía completa para minoristas

Introducción

Piense en un negocio minorista en el que las estanterías están bien surtidas, pero las cifras del libro de contabilidad no se corresponden con lo que hay en la tienda. La falta de artículos le roba su cuenta de resultados uno a uno, a menudo de forma invisible e irreversible. Y este es el fenómeno del que estamos hablando, es decir, la pérdida de inventario, la amenaza silenciosa de muchos minoristas. Mientras que los robos y los errores administrativos constituyen un extremo del espectro, el fraude de los proveedores o los daños en los productos son el otro: la pérdida de ingresos y la interrupción de las operaciones son el resultado. Y el tema del día es la merma o pérdida de inventario. En esta guía, no sólo descubriremos esos culpables ocultos, sino que también le ofreceremos formas sencillas de combatirlos para proteger su negocio y sus beneficios, y garantizar un negocio más inteligente y seguro en general.

¿Qué es la merma de existencias?

La merma en el inventario se refiere a la pérdida de la cantidad de inventario entre los niveles de existencias registrados y los reales. A menudo se pone de manifiesto durante los recuentos físicos de inventario cuando las cantidades del sistema de gestión de inventario no coinciden con el recuento físico. En realidad, la merma de inventario es la diferencia entre sus registros de inventario y las mercancías que tiene en su planta.

La merma en el inventario se refiere a la pérdida de la cantidad de inventario entre los niveles de existencias registrados y los reales. A menudo se pone de manifiesto durante los recuentos físicos de inventario cuando las cantidades del sistema de gestión de inventario no coinciden con el recuento físico. En realidad, la merma de inventario es la diferencia entre sus registros de inventario y las mercancías que tiene en su planta.

El índice de mermas es un término importante relacionado con las mermas. El índice de pérdida desconocida pone de manifiesto el impacto de la pérdida desconocida como métrica utilizada para medir el porcentaje de pérdida desconocida como porcentaje de las ventas totales o del valor total del inventario. Los minoristas pueden controlar y gestionar sus mermas de inventario al menos mediante el seguimiento del índice de mermas.

Proceso paso a paso para calcular la merma

Para comprender los cálculos de las mermas de inventario, siga este procedimiento por pasos:

La fórmula del índice de contracción se calcula como:

Con esta fórmula, puede cuantificar fácilmente la cantidad de merma en el inventario global o en las ventas totales y comprender con qué eficiencia ha realizado entonces la gestión del inventario.

La fórmula del índice de mermas es importante porque nos da una métrica para medir el grado de mermas en comparación con el tamaño de la empresa. Si el índice de mermas es más alto de lo normal, puede significar que los problemas son mayores, como robos o un mal uso de los informes del sistema de gestión de inventario. Por otro lado, un índice bajo puede significar un buen control del inventario, pero hay que supervisarlo todo el tiempo para asegurarse de que funciona como debe.

Conocer y calcular el índice de mermas permite a los minoristas determinar si la pérdida es fortuita o recurrente, y qué estrategias de intervención deben adoptarse, en su caso.

Causas de la merma de existencias

A muchos minoristas les preocupan las mermas de inventario porque pueden perjudicarles. Si quiere mejorar sus beneficios y gestionar sus existencias, es importante analizar los motivos de las mermas de inventario.

Hurtos (hurtos en tiendas y hurtos a empleados)

El índice de mermas es un término importante relacionado con las mermas. El índice de mermas de inventario es una métrica utilizada para medir el porcentaje de mermas como porcentaje de las ventas totales o del valor total del inventario. Los minoristas pueden controlar y gestionar sus mermas de inventario al menos mediante el seguimiento del índice de mermas.

Sin duda, la instalación de cámaras de vigilancia, dispositivos de seguridad e incluso una mejor distribución de las tiendas ayudan a prevenir los hurtos. Sin embargo, los robos internos siguen siendo difíciles de controlar. Los empleados tienen acceso a las existencias y, sin supervisión, pueden causar pérdidas importantes.

Errores administrativos y mala gestión

Las mermas de inventario, incluidas las pérdidas de inventario, también pueden deberse a errores humanos. Las verdaderas razones de la discrepancia entre los niveles de inventario reales y los registrados incluyen el registro de niveles de existencias incorrectos, la falta de actualización de los recuentos de inventario y los errores en el inventario. Según un estudio de la Universidad de Florida, en el sector minorista las mermas se deben a errores administrativos en un 10-15%.

Por ejemplo, los vendedores pueden no actualizar los registros contables después de una venta, lo que hace que el minorista sobrestime el inventario disponible. Del mismo modo, la realización incorrecta de recuentos físicos de inventario o la introducción de información de inventario en el sistema de contabilidad de existencias creará cantidades de existencias incorrectas. Lo que hace que estos errores sean tan ominosos es que pueden permanecer sin barrer durante mucho tiempo y se producirá una acumulación de pérdidas silenciosas.

Fraude de proveedores y discrepancias en los envíos

Otro factor importante de la pérdida de existencias que no siempre está en el punto de mira es el fraude de los proveedores. Las pérdidas que se producen sin previo aviso pueden deberse a un desajuste entre el pedido y lo entregado y entre las facturas y las cantidades recibidas. El robo a proveedores puede deberse a que los vendedores envían menos artículos de los solicitados o cobran deliberadamente a los minoristas cantidades excesivas por los documentos.

Las investigaciones del Institute for Supply Management sugieren que más del 10% de todos los proveedores cometen algún tipo de fraude en los envíos de inventario, lo que aumenta el riesgo de fraude. Este fraude será muy difícil de descubrir si no se realizan auditorías periódicas o se utilizan sistemas avanzados de control de inventario. Los minoristas también tienen que establecer proactivamente acuerdos claros con los proveedores y revisar periódicamente los registros de envío como medida preventiva de control.

Daños y deterioro del producto

Otro factor importante de la pérdida de existencias que no siempre está en el punto de mira es el fraude de los proveedores. Las pérdidas que se producen sin previo aviso pueden deberse a un desajuste entre el pedido y lo entregado, y entre las facturas y las cantidades recibidas. El robo a proveedores puede deberse a que los vendedores envían menos artículos de los solicitados o cobran deliberadamente a los minoristas cantidades excesivas por los documentos.

Errores humanos en el recuento de existencias

Otra causa común de las mermas son los errores durante el recuento de existencias. Puede haber registros falsos de inventario debido a errores de recuento, artículos omitidos o errores en un sistema de gestión de inventario. Inventory Solutions informó de que el 25% de las discrepancias de inventario proceden de recuentos manuales de existencias con errores.

Además, los errores en la introducción de datos y la confusión en el proceso de registro del inventario podrían dar lugar a niveles de registro inexactos. Este problema aqueja a los minoristas, especialmente durante las grandes ventas o las temporadas altas, cuando aumentan los volúmenes de transacciones de inventario.

Cómo identificar las mermas de inventario

• Realización de recuentos de inventario físico

Las investigaciones del Institute for Supply Management sugieren que más del 10% de todos los proveedores cometen algún tipo de fraude en el envío de existencias. Esto aumenta el riesgo de fraude. Este fraude será muy difícil de descubrir si no se realizan auditorías periódicas o se utilizan sistemas avanzados de control de inventario. Los minoristas también tienen que establecer proactivamente acuerdos claros con los proveedores y revisar periódicamente los registros de envío como medida preventiva de control.

• Utilización de sistemas de gestión de inventarios para la supervisión

Un sistema eficaz de gestión de inventarios que incluya escaneado, gestión de la complejidad y sistemas avanzados de planificación permite hacer un seguimiento del inventario en tiempo real. El SGI avanzado puede integrarse con los sistemas de punto de venta para que los niveles de existencias se actualicen automáticamente y las discrepancias puedan detectarse con rapidez. Los minoristas utilizan estos sistemas para detectar y responder a la pérdida desconocida antes de que crezca.

• Detección de alertas rojas y anomalías en los registros de inventario

Una tercera forma de determinar las mermas es buscar señales de alarma o anomalías en los registros de inventario. Se puede iniciar una investigación cuando hay patrones inusuales en el balance, los libros contables o los informes de inventario. Por ejemplo, picos tremendos o repentinos en los índices de mermas o cuando los niveles de existencias registrados difieren de los reales. Los minoristas pueden reconocer estos indicios lo antes posible para profundizar en ellos y determinar la causa real que provoca la pérdida desconocida en la tienda.

El impacto de la merma de existencias en su empresa

• Pérdida de beneficios y consecuencias financieras

La pérdida de inventario afecta positivamente a su cuenta de resultados al elevar el coste de las mercancías vendidas (COGS) sin asociarse a un aumento de las ventas. Esta pérdida de inventario obliga a los minoristas en entornos minoristas a reducir la rentabilidad de su empresa. Las mermas no controladas pueden socavar fatalmente los márgenes de beneficio de una empresa, con el tiempo, y dañar la salud financiera del negocio.

• Cómo afectan las mermas a la satisfacción del cliente y a la fijación de precios

La satisfacción del cliente se ve afectada por las mermas de diferentes maneras. Si el inventario es incorrecto, los clientes pueden sufrir roturas de stock o ser incapaces de conseguir una buena oferta, cuando las cosas están en stock. Además, para compensar las pérdidas de las mermas, las empresas tienden a subir los precios, lo que dificulta la fidelización de los clientes y las ventas.

• Implicaciones jurídicas y fiscales de la contracción

Las mermas de inventario también tienen implicaciones jurídicas y fiscales. No contabilizar las mermas puede dar lugar a una falsificación de los registros contables, que puede ser señalada durante las auditorías fiscales bajo pena de multa. Es crucial disponer de registros precisos para estar en sintonía con la normativa fiscal y evitar sanciones económicas.

Cómo prevenir y minimizar las mermas de inventario

Para los minoristas, las mermas de inventario siempre han sido un problema, pero existen métodos probados para mitigarlas. Invertir en tecnología, aumentar la seguridad y actualizar los procedimientos de inventario ayuda a los minoristas a reducir los costes asociados a las mermas y otros gastos relacionados con el inventario.

Invertir en tecnología

La tecnología es una de las mejores formas de reducir las mermas de inventario. El proceso de gestión del inventario mediante software en tiempo real reduce el error humano y ofrece un nivel de inventario real. Los sistemas se integran con los datos de los puntos de venta para que las existencias se actualicen al instante y no haya discrepancias entre las existencias registradas y las reales.

Además, las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) son muy eficaces en la gestión de inventarios. Las ESL muestran automáticamente los niveles actuales de existencias, por lo que no es necesario comprobar los números manualmente. Se integran con los sistemas de inventario para ayudar a que los recuentos de existencias sean precisos y estén constantemente actualizados. Puede ponerse en contacto con Zhsunyco para obtener más ayuda con la aplicación del ESL si es necesario.

La prevención de robos también se basa en tecnologías de seguridad como cámaras de vigilancia y etiquetas RFID. Estas herramientas evitan los hurtos y alertan inmediatamente si se cogen artículos sin escanearlos debidamente.

Mejorar las medidas de seguridad

Tanto los robos internos como los externos pueden evitarse con el uso eficaz de sistemas y medidas de seguridad. Deben colocarse cámaras de vigilancia en las entradas, salidas y tiendas, ya que estas zonas son propensas a actividades sospechosas como el hurto. También pueden utilizarse otras medidas, como etiquetas de seguridad RFID y alarmas, para impedir el acceso no autorizado a las mercancías.

Los sistemas de control de acceso deben limitar la entrada de los empleados a los lugares sensibles del inventario para reducir las posibilidades de robo interno. Además, contratar personal de seguridad y colocar sistemas de detección de robos en las zonas de caja puede minimizar las pérdidas.

Aplicar las mejores prácticas en la gestión de inventarios

Lograr un equilibrio óptimo de las existencias es un hito que los minoristas pueden alcanzar mediante las mejores prácticas del sector, a saber, recuentos cíclicos, auditorías periódicas del inventario y seguimiento del nivel de existencias. Los peligros del recuento de existencias a gran escala pueden mitigarse mediante comprobaciones periódicas a lo largo del año. Esto ayudará a detectar a tiempo las discrepancias y, en consecuencia, se reducirá el riesgo de que se produzcan mermas inadvertidas.

La actualización en tiempo real de los registros de existencias junto con las ventas y devoluciones se traduce en la garantía de la exactitud de los datos de existencias e inventario. Los sistemas automatizados que están conectados a los sistemas de datos de los puntos de venta son más fiables en la gestión de datos de existencias, ya que minimizan la interacción humana y los errores.

Responsabilidad y formación de los empleados

Los robos por parte de los empleados y los contratiempos administrativos desempeñan un papel muy importante en las mermas. Las pérdidas deben gestionarse estableciendo medidas, formando a los empleados a intervalos regulares y delimitando responsabilidades en los procesos de inventario.

Formar a los empleados para que cumplan estrictamente los procesos garantiza que los inventarios se realicen con precisión y mejora la supervisión. Además, reiterar la necesidad de notificar las discrepancias y el incumplimiento de las medidas de control de inventario ayuda a reducir los errores y los robos internos.

Gestión de vendedores y proveedores

También son frecuentes las mermas debidas a errores de los proveedores. Los minoristas deben mantener buenas relaciones de trabajo con los proveedores y realizar comprobaciones periódicas de los envíos de cada proveedor. El cumplimiento de los pedidos y la comprobación de las facturas de los proveedores pueden reducir las mermas relacionadas con ellos.

Hacer un pedido y recibir una factura sin ver las existencias reales es una receta para el desastre. Garantizar con etiquetas RFID la visibilidad de las existencias en la cadena de suministro evita estos problemas. Anticipar las existencias recibidas en comparación con el pedido realizado mitiga las posibles pérdidas o discrepancias.

Reflexión final

La rentabilidad y la eficacia operativa de un minorista pueden verse afectadas por la pérdida de existencias. Si los minoristas comprenden las razones de estas pérdidas y utilizan métodos preventivos como el mantenimiento de registros detallados, las comprobaciones periódicas del inventario y el aumento de la seguridad, minimizarán las pérdidas. Controlar el exceso de pérdida desconocida y emplear nuevas tecnologías garantizará una mejor gestión de las existencias y de los márgenes de beneficio, sin dejar de satisfacer las demandas de los clientes.