Was ist Schwund im Warenbestand? Ein vollständiger Leitfaden für Einzelhändler

Einführung

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben ein Einzelhandelsgeschäft, in dem Ihre Regale ausreichend bestückt sind, aber die Zahlen in Ihrem Hauptbuch nicht mit dem übereinstimmen, was in Ihrem Geschäft vorhanden ist. Fehlende Artikel werden Ihnen Stück für Stück, oft unsichtbar und unwiderruflich, den Gewinn rauben. Und das ist das Phänomen, von dem wir hier sprechen, nämlich der Bestandsschwund - die stille Bedrohung vieler Einzelhändler. Während Diebstahl und Verwaltungsfehler das eine Ende des Spektrums bilden, sind Lieferantenbetrug oder Produktschäden das andere - entgangene Einnahmen und gestörte Abläufe sind die Folge. Und das Thema des Tages ist Bestandsschwund oder -verlust. In diesem Leitfaden decken wir nicht nur diese versteckten Übeltäter auf, sondern zeigen Ihnen auch einfache Möglichkeiten auf, wie Sie sie bekämpfen können, um Ihr Unternehmen und Ihre Gewinne zu schützen und ein rundum intelligenteres und sichereres Geschäft zu gewährleisten.

Was ist Schwund in den Beständen?

Unter Bestandsschwund versteht man den Verlust der Bestandsmenge zwischen dem erfassten und dem tatsächlichen Lagerbestand. Dies wird häufig bei physischen Bestandszählungen festgestellt, wenn die Mengen im Bestandsverwaltungssystem nicht mit der physischen Zählung übereinstimmen. In Wahrheit ist der Bestandsschwund die Differenz zwischen Ihren Bestandsaufzeichnungen und den Waren, die Sie in Ihrem Lager haben.

Unter Bestandsschwund versteht man den Verlust der Bestandsmenge zwischen dem erfassten und dem tatsächlichen Lagerbestand. Dies wird häufig bei physischen Bestandszählungen festgestellt, wenn die Mengen im Bestandsverwaltungssystem nicht mit der physischen Zählung übereinstimmen. In Wahrheit ist der Bestandsschwund die Differenz zwischen Ihren Bestandsaufzeichnungen und den Waren, die Sie in Ihrem Lager haben.

Schwundquote ist ein wichtiger Begriff im Zusammenhang mit Schwund. Die Schwundquote verdeutlicht die Auswirkungen von Warenschwund als Kennzahl, mit der der prozentuale Anteil des Warenschwunds am Gesamtumsatz oder am Gesamtwert der Bestände gemessen wird. Einzelhändler können ihren Warenschwund überwachen und verwalten, indem sie zumindest die Schwundrate verfolgen.

Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Berechnung der Schrumpfung

Um die Berechnungen des Bestandsschwunds zu verstehen, folgen Sie diesem schrittweisen Verfahren:

Die Formel für die Schrumpfungsrate wird wie folgt berechnet:

Mit dieser Formel können Sie den Umfang des Schwunds im Gesamtbestand oder im Gesamtumsatz leicht quantifizieren und verstehen, mit welcher Effizienz Sie die Bestandsverwaltung durchgeführt haben.

Die Formel für die Schwundquote ist wichtig, weil sie uns einen Maßstab für den Grad des Schwunds im Vergleich zur Größe des Unternehmens gibt. Wenn Ihre Schwundquote höher als normal ist, kann dies bedeuten, dass die Probleme größer sind, z. B. Diebstahl oder Missbrauch von Berichten aus Ihrem Bestandsverwaltungssystem. Andererseits kann eine niedrige Rate auf eine gute Bestandskontrolle hindeuten, die jedoch ständig überwacht werden muss, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert.

Die Kenntnis und Berechnung der Schwundquote ermöglicht es den Einzelhändlern festzustellen, ob es sich um einen zufälligen oder wiederkehrenden Verlust handelt und welche Interventionsstrategien gegebenenfalls ergriffen werden sollten.

Ursachen für Bestandsschwund

Viele Einzelhändler sind besorgt über Bestandsschwund, weil er ihnen schaden kann. Wenn Sie Ihre Gewinne verbessern und Ihre Bestände verwalten wollen, ist es wichtig, die Gründe für Bestandsschwund zu analysieren.

Diebstahl (Ladendiebstahl und Mitarbeiterdiebstahl)

Schwundquote ist ein wichtiger Begriff im Zusammenhang mit Schwund. Die Schwundquote ist eine Kennzahl, mit der der prozentuale Anteil des Schwunds am Gesamtumsatz oder am Gesamtwert der Bestände gemessen wird. Einzelhändler können ihren Warenschwund überwachen und verwalten, indem sie zumindest die Schwundrate verfolgen.

Sicherlich tragen Überwachungskameras, Sicherheitsvorkehrungen und eine bessere Gestaltung der Geschäfte dazu bei, Ladendiebstähle zu verhindern. Interne Diebstähle sind jedoch nach wie vor schwer zu überwachen. Die Mitarbeiter haben Zugang zu den Beständen und können ohne Aufsicht erhebliche Verluste verursachen.

Fehler in der Verwaltung und Missmanagement

Bestandsschwund, einschließlich Bestandsverlust, kann auch durch menschliches Versagen verursacht werden. Zu den wahren Gründen für die Diskrepanz zwischen den tatsächlichen und den erfassten Lagerbeständen gehören die Erfassung falscher Lagerbestände, die Nichtaktualisierung von Bestandszählungen und Fehler bei der Bestandsaufnahme. Laut einer Studie der University of Florida beträgt der Schwund aufgrund von Verwaltungsfehlern im Einzelhandel etwa 10-15%.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass das Verkaufspersonal die Buchhaltungsunterlagen nach einem Verkauf nicht aktualisiert, so dass der Einzelhändler den Lagerbestand zu hoch ansetzt. Ebenso führen fehlerhaft durchgeführte physische Bestandszählungen oder die Eingabe von Bestandsinformationen in das Lagerbuchhaltungssystem zu falschen Bestandsmengen. Das Bedrohliche an diesen Fehlern ist, dass sie lange Zeit unentdeckt bleiben können und zu einer Anhäufung von stillen Verlusten führen.

Lieferantenbetrug und Versanddiskrepanzen

Ein weiterer wichtiger Faktor für den Schwund von Lagerbeständen, der nicht immer im Rampenlicht steht, ist der Betrug durch Lieferanten. Verluste, die ohne Vorankündigung verschwinden, können durch eine Diskrepanz zwischen Bestellung und Lieferung und zwischen Rechnungen und erhaltenen Mengen entstehen. Lieferantendiebstahl kann dadurch entstehen, dass Lieferanten weniger Artikel als verlangt liefern oder Einzelhändlern absichtlich überhöhte Beträge für die Dokumente in Rechnung stellen.

Untersuchungen des Institute for Supply Management legen nahe, dass mehr als 10% aller Lieferanten in irgendeiner Form Betrug bei Bestandslieferungen begehen, was die Gefahr von Betrug erhöht. Ohne regelmäßige Audits oder den Einsatz moderner Bestandskontrollsysteme lässt sich dieser Betrug nur schwer aufdecken. Einzelhändler müssen außerdem proaktiv klare Lieferantenvereinbarungen treffen und als vorbeugende Kontrollmaßnahme regelmäßig die Versandunterlagen überprüfen.

Beschädigung und Verderb von Produkten

Ein weiterer wichtiger Faktor für den Schwund von Lagerbeständen, der nicht immer im Rampenlicht steht, ist der Betrug durch Lieferanten. Verluste, die unbemerkt verschwinden, können darauf zurückzuführen sein, dass die Bestellung nicht mit der Lieferung und die Rechnungen nicht mit den erhaltenen Mengen übereinstimmen. Lieferantendiebstahl kann dadurch entstehen, dass Lieferanten weniger Artikel als verlangt liefern oder Einzelhändlern absichtlich überhöhte Beträge für die Dokumente in Rechnung stellen.

Menschliche Fehler bei der Bestandszählung

Eine weitere häufige Ursache für Schwund sind Fehler bei der Bestandszählung. Durch Fehlzählungen, übersprungene Artikel oder Fehler in einem Bestandsverwaltungssystem kann es zu falschen Aufzeichnungen des Bestands kommen. Inventory Solutions berichtet, dass 25 Prozent der Bestandsdiskrepanzen auf fehlerhafte manuelle Bestandszählungen zurückzuführen sind.

Darüber hinaus können Fehler bei der Dateneingabe und Unklarheiten bei der Bestandsaufnahme zu ungenauen Erfassungswerten führen. Dieses Problem plagt Einzelhändler vor allem bei großen Verkäufen oder in der Hochsaison, wenn das Volumen der Bestandstransaktionen steigt.

Wie man Inventarschwund erkennt

• Durchführen von Inventurzählungen

Untersuchungen des Institute for Supply Management legen nahe, dass mehr als 10% aller Lieferanten in irgendeiner Form an Betrug bei der Lieferung von Waren beteiligt sind. Dadurch steigt das Betrugsrisiko. Ohne regelmäßige Audits oder den Einsatz moderner Bestandskontrollsysteme lässt sich dieser Betrug nur schwer aufdecken. Einzelhändler müssen außerdem proaktiv klare Lieferantenvereinbarungen treffen und als vorbeugende Kontrollmaßnahme regelmäßig die Versandunterlagen überprüfen.

• Verwendung von Bestandsverwaltungssystemen für die Überwachung

Ein effektives Bestandsverwaltungssystem, das Scannen, Komplexitätsmanagement und fortschrittliche Planungssysteme umfasst, ermöglicht die Verfolgung des Bestands in Echtzeit. Das fortschrittliche IMS kann in Kassensysteme integriert werden, so dass die Lagerbestände automatisch aktualisiert und Unstimmigkeiten schnell erkannt werden können. Einzelhändler nutzen diese Systeme, um Warenschwund zu erkennen und darauf zu reagieren, bevor er zunimmt.

• Erkennung von Warnsignalen und Anomalien in Bestandsaufzeichnungen

Eine dritte Möglichkeit zur Feststellung von Schwund ist die Suche nach roten Fahnen oder Anomalien in den Bestandsaufzeichnungen. Eine Untersuchung kann eingeleitet werden, wenn ungewöhnliche Muster in der Bilanz, in den Geschäftsbüchern oder in den Bestandsberichten auftauchen. Zum Beispiel enorme Spitzen oder plötzliche Ausschläge bei den Schwundraten oder wenn die erfassten Lagerbestände von den tatsächlichen Beständen abweichen. Diese Anzeichen können von Einzelhändlern so früh wie möglich erkannt werden, um die tatsächliche Ursache für den Ladenschwund zu ermitteln.

Die Auswirkungen von Bestandsschwund auf Ihr Unternehmen

• Gewinneinbußen und finanzielle Folgen

Bestandsschwund wirkt sich positiv auf Ihr Endergebnis aus, da er die Kosten der verkauften Waren (COGS) erhöht, ohne mit höheren Umsätzen verbunden zu sein. Diese verlorenen Bestände zwingen Einzelhändler in Einzelhandelsumgebungen dazu, die Rentabilität ihres Unternehmens zu verringern. Unkontrollierter Warenschwund kann im Laufe der Zeit die Gewinnspannen eines Unternehmens fatal untergraben und die finanzielle Gesundheit des Unternehmens schädigen.

• Wie sich Schwund auf Kundenzufriedenheit und Preisgestaltung auswirkt

Die Kundenzufriedenheit wird durch Schwund auf unterschiedliche Weise beeinträchtigt. Wenn der Lagerbestand nicht stimmt, kann es zu Lieferengpässen kommen oder die Kunden können kein gutes Geschäft machen, wenn etwas auf Lager ist. Um den Verlust durch Schwund auszugleichen, sind die Unternehmen außerdem geneigt, die Preise zu erhöhen, was die Kundenbindung und den Absatz beeinträchtigt.

• Rechtliche und steuerliche Auswirkungen der Schrumpfung

Auch rechtliche und steuerliche Auswirkungen sind mit dem Schwund von Beständen verbunden. Die Nichtberücksichtigung von Schwund kann zu falschen Angaben in der Buchführung führen, was bei Steuerprüfungen mit Geldstrafen geahndet werden kann. Um finanzielle Strafen zu vermeiden, ist es von entscheidender Bedeutung, genaue Aufzeichnungen zu führen, die mit den Steuervorschriften in Einklang stehen.

Vorbeugung und Minimierung von Lagerbestandsschwund

Für Einzelhändler war der Bestandsschwund schon immer ein Problem, aber es gibt bewährte Methoden, um ihn zu verringern. Investitionen in Technologie, erhöhte Sicherheit und verbesserte Inventarisierungsverfahren helfen Einzelhändlern, die mit dem Schwund verbundenen Kosten und andere Ausgaben im Zusammenhang mit dem Inventar zu senken.

In Technologie investieren

Technologie ist eine der besten Möglichkeiten, den Bestandsschwund zu verringern. Durch die Bestandsverwaltung mittels Software in Echtzeit werden menschliche Fehler reduziert und der tatsächliche Lagerbestand ermittelt. Die Systeme sind mit den Daten der Verkaufsstellen integriert, so dass die Bestände sofort aktualisiert werden und es keine Diskrepanzen zwischen erfassten und tatsächlichen Beständen gibt.

Darüber hinaus sind elektronische Regaletiketten (ESL) sehr effektiv in der Bestandsverwaltung. ESL zeigen automatisch die aktuellen Lagerbestände an, so dass keine Notwendigkeit besteht, die manuellen Zahlen zu überprüfen. Sie lassen sich in Inventarsysteme integrieren, so dass die Lagerbestände stets genau und aktuell sind. Sie können sich an Zhsunyco®. für weitere Unterstützung bei der Umsetzung des vorzeitigen Schulabgangs, falls erforderlich.

Die Verhinderung von Diebstählen stützt sich auch auf Sicherheitstechnologie wie Überwachungskameras und RFID-Etiketten. Diese Instrumente verhindern Ladendiebstähle und schlagen sofort Alarm, wenn Artikel ohne ordnungsgemäße Überprüfung entwendet werden.

Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen

Sowohl interne als auch externe Diebstähle können durch den wirksamen Einsatz von Sicherheitssystemen und -maßnahmen verhindert werden. An den Ein- und Ausgängen sowie in den Geschäften sollten Überwachungskameras angebracht werden, da diese Bereiche anfällig für verdächtige Aktivitäten wie Ladendiebstahl sind. Andere Maßnahmen wie RFID-Sicherheitsetiketten und Alarmanlagen können ebenfalls eingesetzt werden, um den unbefugten Zugriff auf Waren zu verhindern.

Zugangskontrollsysteme müssen den Zugang der Mitarbeiter zu sensiblen Inventarbereichen einschränken, um das Risiko eines internen Diebstahls zu verringern. Darüber hinaus können die Einstellung von Sicherheitspersonal und die Installation von Diebstahlerkennungssystemen in den Kassenbereichen den Verlust minimieren.

Bewährte Praktiken in der Bestandsverwaltung umsetzen

Das Erreichen optimaler Lagerbestände ist ein Meilenstein, den Einzelhändler durch branchenweit bewährte Verfahren erreichen können, nämlich Zykluszählungen, regelmäßige Bestandsprüfungen und die Verfolgung der Lagerbestände. Die Gefahren einer umfassenden Bestandszählung können durch regelmäßige Überprüfungen während des Jahres gemildert werden. Auf diese Weise lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen, und das Risiko eines unbemerkten Schwunds wird verringert.

Die Echtzeit-Aktualisierung von Bestandsaufzeichnungen zusammen mit Verkäufen und Retouren bedeutet, dass die Datengenauigkeit der Bestände und des Inventars gewährleistet ist. Automatisierte Systeme, die mit den Datensystemen der Verkaufsstellen verbunden sind, sind bei der Bestandsdatenverwaltung zuverlässiger, da sie menschliche Interaktion und Fehler minimieren.

Verantwortlichkeit und Schulung der Mitarbeiter

Diebstahl durch Mitarbeiter und Verwaltungspannen spielen eine große Rolle beim Schwund. Verluste sollten durch die Festlegung von Maßnahmen, die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter und die Festlegung von Zuständigkeiten für die Inventurprozesse bewältigt werden.

Durch die Schulung der Mitarbeiter zur strikten Einhaltung der Verfahren wird sichergestellt, dass die Bestandsaufnahmen genau durchgeführt werden, und die Überwachung verbessert. Darüber hinaus trägt der Hinweis auf die Notwendigkeit, Unstimmigkeiten und die Nichteinhaltung von Bestandskontrollmaßnahmen zu melden, dazu bei, Fehler und internen Diebstahl einzudämmen.

Anbieter- und Lieferantenmanagement

Auch Schwund aufgrund von Lieferantenfehlern ist ein weit verbreitetes Problem. Einzelhändler müssen gute Arbeitsbeziehungen zu ihren Lieferanten unterhalten und die Lieferungen jedes Lieferanten regelmäßig überprüfen. Die Erfüllung von Aufträgen und die Überprüfung von Lieferantenrechnungen können den lieferantenbedingten Schwund verringern.

Eine Bestellung aufzugeben und eine Rechnung zu erhalten, ohne den tatsächlichen Bestand zu sehen, ist ein Rezept für eine Katastrophe. Mit RFID-Etiketten wird die Sichtbarkeit des Lagerbestands in der Lieferkette sichergestellt, um diese Probleme zu vermeiden. Die Vorhersage des eingegangenen Lagerbestands im Vergleich zur aufgegebenen Bestellung mindert mögliche Verluste oder Diskrepanzen.

Letzter Gedanke

Die Rentabilität und die betriebliche Effizienz eines Einzelhändlers können durch Bestandsverluste beeinträchtigt werden. Wenn Einzelhändler die Gründe für diese Verluste verstehen und vorbeugende Methoden wie detaillierte Aufzeichnungen, regelmäßige Bestandskontrollen und erhöhte Sicherheit anwenden, werden sie die Verluste minimieren. Die Überwachung von übermäßigem Schwund und der Einsatz neuerer Technologien garantieren eine bessere Bestandsverwaltung und Gewinnspannen, während gleichzeitig die Anforderungen der Kunden weiterhin erfüllt werden.