Какво е цифрова табела в заседателната и конферентната зала   

Фирми, неправителствени организации, правителствени сгради и др. винаги са имали нужда от указателни табели в своите офиси. Цифровите информационни табла са необходимост, тъй като предоставят важна информация както на служителите, така и на посетителите. Тя също така помага за воденето на регистър на резервациите на стаи и бюра.

Дигиталните табла за заседателни и конферентни зали са захранвани с електричество дигитални дисплеи, които се използват за предаване на важна информация на посетители, служители или участници в срещи в официална обстановка, като например конферентни зали и зали за изпълнителни директори.

Това оборудване за обозначаване се използва от фирми и организации за съобщаване на важни подробности, като например задължителни политики и процедури, ограничения на капацитета на заседателните зали, мерки за безопасност, указания за служителите, карта на офиса и подробности за събитията.

Цифровите табла за заседателни и конферентни зали се предлагат както с външно (извън конферентната зала), така и с вътрешно (в конферентната зала) обозначение. Пример за вътрешна цифрова табела за срещи и конферентни зали е устройството за планиране на заседателни зали, което има за цел да оптимизира срещите.

Външните цифрови табла за срещи обикновено се монтират на стените извън конферентната зала. Тези външни табели обикновено предоставят обща информация за състоянието на залата.

Видове цифрови табла в помещенията 

Съществуват различни видове цифрови табели за заседателни зали. В този раздел ще разгледаме всички най-добри и най-важни видове, които трябва да познавате.

• Знак за стая с електронна хартия 

Стайните табели от електронна хартия (или електрическа хартия) са най-рентабилните и екологични решения, особено ако са от най-добрите доставчик на електронни хартиени дисплеи. Те са безжични, захранват се с батерии и са леки, тежат само няколко унции и могат да се монтират навсякъде по избор. Не се нуждае от окабеляване и затова няма ограничения по отношение на местата, където може да се използва.

Табелата за стая от електронна хартия е гъвкава, лесна за персонализиране и актуализиране. Тя позволява на потребителите бързо да премахват или добавят необходимата информация, която ще се показва на табелата. Той показва текущите графици и друга необходима информация за заседателната зала.

• Знаци за сензорни стаи 

Едно от най-ефективните цифрови обозначения на помещения е Touch Room Signs. Това е интерактивна цифрова указателна табела със сензорен екран, която се предлага с много лесни за използване функции. Тя показва графика за заседателните зали чрез приложението ви за календар, помага за създаване и планиране на съобщения и масови предупреждения, които след това се споделят с другите участници в срещата чрез Система за управление на съдържанието (CMS).

Той е много лесен за използване цифрова табела с интерактивни бутони и интерфейс, който показва много неща като карти за ориентиране, програми на срещи, биографии на лектори и допълнителна информация за графика.

• Цифрова карта за конферентна маса 

Цифровата карта за конферентна маса е инструмент за цифрово обозначаване на заседателната зала, който позволява на участниците в срещата да споделят и преглеждат информация с лекота. Устройството обикновено се интегрира в конферентната маса и разполага с екран, който може да бъде свързан с компютър.

Участниците могат да използват картата за маса за достъп до документи и презентации. Това улеснява сътрудничеството и улеснява дискусиите по време на срещата. Цифровите карти за конферентни маси помагат за подобряване на ефективността и ефикасността на срещите с удобството за достъп до информация и споделяне, което предоставят на участниците.

• Цифрова табела на вратата на конферентната зала 

Цифровите указателни табели за врати на конферентни зали са модерен начин за показване на информация за срещи и конферентни зали. Това е цифрова указателна табела, която се монтира извън конферентната зала. Тя показва важна информация, като например коя среща се провежда в момента в стаята, участниците в срещата и колко време остава до нейния край.

Цифровите обозначения на вратите на конферентните зали помагат на участниците да намерят правилната конферентна зала бързо и лесно. Това устройство може да бъде интегрирано и в система за резервиране на стаи, която позволява на хората да видят наличността на определена конферентна зала и да резервират веднага.

Оборудване на цифрови табла за заседателни зали

На пръв поглед цифрово обозначаване на заседателната зала може да изглеждат като обикновен екран или потребителски телевизор, но всъщност са много по-сложни от това. Информационните системи за заседателни и конферентни зали се състоят от няколко компонента. 

Цифровото обозначаване на заседателни и конферентни зали изисква някои важни компоненти, за да може да функционира както трябва. Без това оборудване системата за цифрови табла няма да може ефективно да показва визуално съдържание като известия, индикатори, метеорологични данни, снимки и видеоклипове.

• Електронни етикети

Електронните етикети са малки етикети, които функционират като индикатор и показват важна за потребителя информация. Тези иновативни устройства са промяна в сравнение с по-традиционната система за етикетиране с мастило и хартия. Електронните етикети съставляват съществен компонент на цифровото обозначаване на помещения, тъй като позволяват на посетителите и служителите да виждат актуална информация за събития и срещи, които се провеждат в момента или предстоят скоро. Това модерно оборудване е предназначено за много практична употреба, тъй като спомага за опростяване на работния процес и по този начин създава прозрачност.

С помощта на електронните етикети семинарите, залите за срещи и конференции, както и корпоративната среда като цяло могат лесно да се актуализират и управляват във всеки един момент. Електронните етикети придават на работните пространства модерен вид, като същевременно поддържат информацията актуална. Работата с него се извършва индивидуално, автоматично и незабавно, без никакви или почти никакви забавяния. 

• LCD екран

Екранът LCD (течнокристален дисплей) е оптично устройство с електронна модулация, което служи за основен дисплей. Той е главен компонент на цифровите реклами и е много подобен на начина, по който функционират смартфоните и телевизорите. LCD екранът показва данни и информация, които трябва да бъдат разпространени. 

LCD екранът е най-важното изискване, когато се обръщате към компания за дигитални табла. Дисплеят на една система за цифрова реклама може да приеме възможно най-много форми. Съществува широка гама от размери на екрана и технологии, които се предлагат от Производител на LCD дисплеи а размерът, който трябва да изберете, зависи от информацията, която трябва да се покаже. 

Обикновено LCD дисплеите са с размер около 10" и достигат до 98". Екраните могат да се използват като единични единици или да се комбинират, за да образуват една огромна видеостена или екран. LCD екранът за указателни табла за заседателни зали е проектиран да бъде с хоризонтална или вертикална ориентация. В зависимост от марката и модела на екрана, LCD екраните могат да бъдат и интерактивни, т.е. да се активират чрез глас или докосване.

Много интересна характеристика на LCD екраните е, че за разлика от обикновените телевизори, LCD дисплеите за цифрови реклами могат да работят в режим на готовност до 15-24 часа, без да се изключват. Друга разлика между LCD екраните, направени за дисплеи за цифрови реклами, и обикновените жилищни телевизори е в нивата на яркост. Обикновените телевизори имат 250 нива на яркост нита, което е рязък контраст с 4000 нита на LCD екраните на информационните системи. Това му дава възможност да показва много ярко и цветно съдържание дори при много слънчеви и еднакво ярки условия.

• Монтажен хардуер

Друга ключова част от оборудването, необходима за създаването на системата за цифрова реклама в заседателната зала, е монтажният хардуер, известен също като поддържащ хардуер. Както подсказва името, това е различно оборудване, което се използва за поставяне на другия основен хардуер на мястото му. Примери за това са кабели и скоби, които се използват за закрепване на цифровия дисплей към стена или маса.

Монтажният хардуер, който трябва да се използва, трябва да гарантира, че системата за цифрови табла е привлекателна за очите и може да бъде лесно достъпна за аудиторията от различни ъгли на помещението.

• Медиен плейър 

Ако LCD екранът е лицето на системата за цифрова реклама, а монтажният хардуер е тялото, тогава няма да сгрешим, ако кажем, че мултимедийният плейър е мозъкът зад системата за цифрова реклама. 

Медийният плейър е малко устройство, което се използва за показване на съдържание чрез свързване към цифров екран (например LCD екран). Медийните плейъри съхраняват съдържание и след това го предоставят на системата за цифрова реклама, за да бъде показано на екрана. Това устройство може директно да извлича съдържанието, което е било съхранено на вградения му твърд диск, или от облака, докато някои медийни плейъри могат да правят и двете.

Когато са свързани към интернет, медийните плейъри могат да извличат съдържание от облака, след като получат достъп до него, а в случаите, когато интернет връзката е временно прекъсната, те могат да продължат да предоставят съдържание, получено от локалното хранилище. Свързването на медийните плейъри към интернет дава на потребителите и възможност да правят настройки на системата за цифрова реклама чрез уеб портал.

Мултимедийните плейъри за цифрови табла са ненатрапчиви, а повечето от тези устройства са толкова преносими, че могат да се поберат в дланта на ръката ви. Това ги прави лесни за настаняване и преместване от едно място на друго.

Как работят цифровите табла в залата за срещи 

Основните функции на цифровото обозначаване на заседателните зали не се изчерпват само с показването на свободните места и пространства, а включват и гарантирането, че няма да възникне объркване относно дните и часовете, в които залите са резервирани за среща или корпоративно събитие.

Системата за цифрово обозначаване на заседателни зали използва сензорен екран в съчетание с усъвършенствана информационна платформа и софтуер за планиране на заседателни зали, който след това се позиционира на видно място в офиса, където ще бъде най-полезен. Цифровите указателни табла за заседателни зали се използват за посрещане на нови участници в работното пространство. Освен това тя помага на посетителите и персонала да се запознаят с терена на помещението.

На първо място, в зоната на рецепцията цифровите табла посрещат посетителите в офиса и ги запознават с оформлението на офиса. Тя предоставя на посетителите интерактивна карта, която гарантира, че те ще могат да се ориентират лесно и без нуждата от човешки указания. Цифровата указателна табела ще ги информира за текущите събития в заседателната зала, а също така ще обявява времето за предстоящите събития.

Цифровите табла за заседателни зали придават на най-видимите и важни места в офиса високотехнологична аура с помощта на три основни компонента, които са:

• Електронният дисплей се монтира на най-видимото място.
• Комуникационният модул използва безжична комуникация, за да управлява дисплейния модул.
• Комуникационната мрежа, която управлява цялата информация в офиса.

Защо трябва да използвате цифрови табла за конферентна зала

Цифровите табла за конферентни зали служат за няколко основни цели на корпоративните организации, които използват своите конферентни зали.

Въпреки че основната цел на цифровите табла е да показват дневния и седмичния график на конферентната зала, те се използват и за посрещане на гости и посетители, както и за опростяване на логистичните проблеми, които възникват в резултат на синхронизирането на графиците за срещи.

В тази връзка ще разгледаме накратко някои от причините, поради които трябва да използвате цифрови табла за конферентна зала:

• Спестяване на време 

Представете си сценарий, в който трябва да използвате конферентна зала за импровизирана среща и всички зали са затворени, така че трябва ръчно да отваряте всяка зала една след друга, за да видите коя е свободна. В случаите, когато срещнете заета стая, ще трябва да се извините, че сте прекъснали, преди да преминете към проверка на следващата стая, като това може да продължи безкрайно, а в някои ситуации дори без успех. 

Когато обаче компанията ви разполага с интегрирана система за дигитални реклами, намирането на налични зали за срещи, които най-добре отговарят на нуждите ви, ще бъде много по-лесно и безпроблемно. Цветовото кодиране на цифровите информационни табла също прави този процес още много по-лесен, по-бърз и с по-голяма видимост.

Ако дадена компания използва цифрови табла за своите конферентни зали, тя успешно ще намали вероятността от сблъсък на срещи в едно и също пространство.

• Предоставя информация в реално време

Едно от важните предимства на дигиталните табла за конферентни зали е способността им да правят незабавни и автоматични промени в плановете в системата за резервиране на конферентни зали. За разлика от указателните табели, които изискват ръчно актуализиране на книгата за проверка на конферентни зали, цифровите указателни табели предоставят информация в реално време.

Когато конферентна зала се освободи и е свободна, това веднага се показва на цифровите табла, а промените се правят лесно, което позволява по-добро използване на пространството. 

• Подобрен опит на служителите

Цифровите табла в конферентните зали спомагат за подобряване на възможностите на служителите и цялостното им преживяване. Търсенето на свободна конферентна зала обикновено отнема много време и е уморително. Ако това продължи да се повтаря, моралът на служителите може да бъде силно подкопан.

Цифровите табели осигуряват трайно решение на този проблем. Тя може да помогне за намаляване или пълно премахване на объркването и разочарованието, които идват от необходимостта да се работи ръчно и да се допускат много грешки.

Ако дадена конферентна зала в момента не е налична, дисплеят на указателната табела ще покаже, че това е така, и ще уведоми хората в момента, в който тя стане налична. Това прави наистина безпроблемно за служителя да резервира такива стаи за своите клиенти, тъй като сега информацията за срещата е достъпна за тях само с няколко докосвания.

Цифровите табла улесняват навигацията на посетителите на офиса, служителите и участниците в срещи.

• Персонализиране на съобщенията

Една от причините, поради които трябва да използвате цифрови табели за заседателни зали, е, че те са много адаптивни и лесно се актуализират дори за най-новите случаи. Функцията за персонализиране на цифровите указателни табели им позволява да показват всякакви съобщения по избор. Това е полезно за отбелязване на празненства, рождени дни, фирмени съобщения и информация за напомняния за общественото здраве или извънредни ситуации.

Случаи на употреба на указателни табели за заседателни и конферентни зали 

Цифровите табла в заседателните и конферентните зали бързо се превръщат в популярен начин за подобряване на цялостното преживяване в организациите, като много компании и корпоративни органи се връщат от ерата на ръчното управление и преминават към цифровата ера.

Съществуват повече от няколко потенциални случая на използване на цифрови табла в заседателни и конферентни зали. По-долу са дадени няколко примера:

• Показване на предстоящи срещи и събития

Един от основните случаи на използване на цифрови табла в заседателни и конферентни зали е показването на графика на срещите за деня и предстоящите събития. По този начин участниците могат да планират деня си, така че да са сигурни, че няма да пропуснат важна сесия.

Цифровите табла могат да се използват за показване на текущите и предстоящите графици, тяхното местоположение, както и всякакви допълнителни подробности, които си струва да се знаят. Пример за някои от тези допълнителни детайли включва важна информация като името на лектора или темата на дискусията. Това може да помогне на посетителите и служителите да не изостават от маршрута и да оползотворят максимално времето си на събитието.

• За предоставяне на актуализации в реално време

Друг случай на употреба (вероятно един от най-популярните случаи на употреба) на цифрови табла в заседателни и конферентни зали е предоставянето на актуализации и известия в реално време. Това може да бъде особено полезно в случай на промени в графика, отмяна на срещи или друга важна информация.

Като показват тази информация на цифрови табла, организаторите на събития могат лесно да информират участниците и да избегнат объркване или забавяне. Това може да помогне за гладкото протичане на събитието и за положителното преживяване на участниците.

• Показване на промоционални оферти

Цифровите табла в залите за срещи и конференции могат да се използват и за показване на рекламни материали, като например специални оферти, информация за продукти, лога на спонсори или друго маркетингово съдържание. Тази рекламна кампания е много ценен метод за стимулиране на ангажираността и предизвикване на общ интерес към специалните предложения на промоцията.

Чрез показване на рекламна информация на цифрови табла организаторите на събитието могат да достигнат до голяма аудитория и да направят трайно впечатление на участниците.

• Може да се използва за споделяне на мултимедийно съдържание

Цифровите табла в заседателните и конферентните зали могат да се използват и за споделяне на мултимедийно съдържание, като например видеоклипове, презентации или други визуални материали. Това може да подобри цялостното преживяване на служителите и посетителите и да направи срещата по-интерактивна и ангажираща. Например главният говорител в залата може да използва цифрови табла за показване на презентация, като същевременно дава коментари и се ангажира с участниците. Това ще спомогне за създаването на по-завладяващо и динамично преживяване в заседателната зала.

• Осигуряване на упътвания и ориентиране

Друг важен случай на използване на цифрови табла в заседателни и конферентни зали е предоставянето на указания и карти. Това може да бъде особено полезно за големи събития или места, където участниците може да се нуждаят от помощ, за да се ориентират. Цифровите информационни табла могат да показват карти и индикатори или указатели, които показват на участниците къде да отидат и как да се ориентират в мястото на събитието. Това може да спести време и да намали разочарованието на посетителите, които не са запознати с терена. Освен това помага да се гарантира, че хората ще имат положително преживяване на събитието.

• Показване на емисии от социални медии

Цифровите табла в залите за срещи и конференции могат да се използват и за показване на каналите на социалните медии, като например хаштагове в Twitter или тагове в Instagram. Чрез показване на каналите на социалните медии на цифровите табла домакините на конференции могат да създадат чувство за общност сред аудиторията и да предизвикат оживление около събитието. 

• Оптимизиране на използването на помещенията

Ако определена заседателна зала е резервирана и предполагаемите потребители не се регистрират навреме, цифровите табла помагат на персонала да идентифицира такива зали навреме, да прекрати резервацията и да я предостави за други предстоящи сесии. Цифровите табла в заседателните зали помагат да се подобри използването на пространството и да се гарантира, че неизползваните пространства автоматично се отписват от резервациите и се освобождават за други. 

• Провеждане на интерактивни сесии

Друг потенциален случай на използване на цифрови табла в заседателни и конферентни зали е предлагането на интерактивни функции, като например сесии с въпроси и отговори или проучвания. Това дава на участниците в срещата ценна възможност да предоставят обратна връзка, както и да споделят мислите си по повдигнатите въпроси. Домакините и организаторите могат да използват цифровите табла, за да съберат информация от конферентната зала и да я използват за подобряване на други срещи в бъдеще. Това може да помогне да се гарантира, че събитието отговаря на нуждите на аудиторията и предоставя стойност на участниците.

• Комуникация с отдалечени колеги и клиенти

Цифровите табла в заседателната зала подпомагат вътрешната комуникация. Намираме се в ерата на глобализацията и сме свидетели на голям брой онлайн комуникации с колеги и клиенти, които дори не са в една и съща държава с нас. Системите за цифрово обозначаване могат да предоставят на организациите платформа за предаване на живо на техните срещи в множество уеб приложения и софтуерни приложения като Zoom, Slack, Google meet, Skype и др.

• Индикатори за аварийно предупреждение

В много случаи заседателните и конферентните зали обикновено са затворени пространства. Това може да доведе до плътно притискане на обитателите и в случай на внезапно произшествие, като например избухване на пожар, заразно заболяване или опасен токсин в помещението, може да се окаже доста трудно за служителите по безопасността да извършат безпроблемна евакуация. Понякога може да мине време, преди хората, които се намират зад заключените врати на заседателната зала, да разберат, че навън има извънредна ситуация.

Добре интегрираната система за цифрова сигнализация в заседателните зали може да се използва за предупреждение на обитателите на стаята, както и за предоставяне на необходимите съвети за безопасност и евакуация. 

Как да изберем най-доброто решение за табели за заседателни и конферентни зали

Изборът на най-доброто решение за обозначаване на заседателни и конферентни зали е изключително важен. Системата за дигитални табла ще донесе много промени в една организация и качеството ѝ ще определи дали развитието ще бъде положително или отрицателно. За да се гарантира положително развитие, е необходимо да се изберат само най-добрите решения.

По-долу са изброени няколко фактора, които трябва да вземете предвид при избора на решение за обозначаване на заседателни и конферентни зали:

• Съвместимост: При избора на подходящо решение за обозначаване на заседателни и конферентни зали се уверете, че то е съвместимо със съществуващия хардуер, ако има такъв, и може лесно да се интегрира със системата за резервиране на зали. Видът на LCD екрана, който използвате или възнамерявате да използвате, трябва да бъде взет под внимание, за да се гарантира, че е съвместим с решението за обозначаване. 
• Лесно използване: Служителите не трябва да намират решението за обозначаване за трудно за работа или за научаване на използването му. То трябва да има прост и удобен интерфейс за резервиране и отмяна на срещи. Най-добрите цифрови табла за заседателни зали са лесни за внедряване и управление.
• Персонализиране: Каква е ползата от решение за цифрови табла, което не може да бъде персонализирано, за да осигури персонализирана полезност? Изберете само решение, което дава възможност за персонализиране както на външния вид, така и на оформлението. Това трябва да се направи, за да се осигури подходящо представяне на вашата марка.
• Видимост: Основната цел на решенията за обозначаване на заседателни и конферентни зали е да бъдат видени. Всичко останало не отговаря на целта. Цифровите указателни табели трябва да се виждат от всяко място в конферентната зала. 
• Надеждност: Изберете надеждно решение, подкрепено от реномирана компания с успешен опит.

Изберете Zhsunyco като доставчик на цифрови табла в заседателната зала

Искате ли да превърнете изцяло или частично традиционния си бизнес в ценен цифров актив и търсите експертни познания за това? Zhunyco е реномирана компания от световна класа доставчик на етикети за електронни рафтове може да предостави всички решения за дигитално обозначаване на заседателни и конферентни зали, вариращи от електронни етикети на рафтове, LCD екрани до модерни табели за врати, карти за конферентни маси и др.

Работа в световен мащаб производител на електронни етикети за рафтове, Zhsunyco е оборудвала над 18 000 търговски обекта в 180 държави с най-съвременни интелигентни технологии. Ние сме експерти в трансформирането на вашето работно пространство в по-автоматизиран и управляван от данни център както за служителите, така и за посетителите.