Envanterde Çekme Nedir? Perakendeciler için Eksiksiz Bir Kılavuz

Giriş

Raflarınızın yeterince stoklu olduğu, ancak defterinizdeki rakamların mağazanızdakilerle karşılaştırılamadığı bir perakende işletmesi işlettiğinizi düşünün. Eksik Kalem Kalem, kâr hanenizi teker teker, çoğu zaman görünmez bir şekilde ve geri döndürülemez biçimde soyar. İşte bahsettiğimiz olgu, yani birçok perakendecinin sessiz tehdidi olan envanter daralmasıdır. Hırsızlık ve yönetim hataları spektrumun bir ucunu oluştururken, tedarikçi sahtekarlığı veya ürün hasarı diğer ucunu oluşturuyor - kaybedilen gelir ve kesintiye uğrayan operasyonlar bunun sonucu. Ve günün konusu envanter daralması veya kaybıdır. Bu kılavuzda, yalnızca bu gizli suçluları ortaya çıkarmakla kalmayacak, aynı zamanda işletmenizi ve kârınızı korumak ve her yönden daha akıllı ve daha güvenli bir işletme sağlamak için bunlarla mücadele etmenin basit yollarını da vereceğiz.

Envanterdeki Daralma Nedir?

Envanterdeki daralma, kayıtlı ve fiili stok seviyeleri arasındaki envanter miktarının kaybını ifade eder. Bu genellikle envanter yönetim sistemindeki miktarlar fiziksel sayımla eşleşmediğinde fiziksel envanter sayımları sırasında ortaya çıkar. Gerçekte, envanter büzülmesi, envanter kayıtlarınız ile katınızda bulunan mallar arasındaki farktır.

Envanterdeki daralma, kayıtlı ve fiili stok seviyeleri arasındaki envanter miktarının kaybını ifade eder. Bu genellikle envanter yönetim sistemindeki miktarlar fiziksel sayımla eşleşmediğinde fiziksel envanter sayımları sırasında ortaya çıkar. Gerçekte, envanter büzülmesi, envanter kayıtlarınız ile katınızda bulunan mallar arasındaki farktır.

Küçülme oranı, küçülme ile ilgili önemli bir terimdir. Envanter büzülme oranı, toplam satışların veya toplam envanter değerinin yüzdesi olarak büzülme yüzdesini ölçmek için kullanılan bir metrik olarak büzülmenin etkisini vurgular. Perakendeciler, en azından küçülme oranını izleyerek envanter küçülmelerini izleyebilir ve yönetebilirler.

Büzülmeyi Hesaplamak için Adım Adım Süreç

Envanter büzülme hesaplamalarını anlamak için bu adım etiketli prosedürü izleyin:

Adım	Açıklama	Veri/Formül	Sonuç
Adım 1	Değerli Envanteri Değerlendirin	Kayıtlı Envanter: $50,000	–
Adım 2	Fiziksel Envanter Sayımı Yapın	Gerçek Envanter: $47,000	–
Adım 3	Çekme Değerini Belirleme	$50,000 – $47,000	Küçülme Değeri: $3,000
Adım 4	Büzülmeyi Yüzdeye Dönüştürme	($3,000 ÷ $50,000) × 100%	Çekme Oranı: 6%

Büzülme oranı formülü şu şekilde hesaplanır:

Bu formülle, genel envanterdeki veya toplam satışlardaki daralma miktarını kolayca ölçebilir ve envanter yönetimini hangi verimlilikle yaptığınızı anlayabilirsiniz.

Küçülme oranı formülü önemlidir çünkü bize işletmenin büyüklüğüne kıyasla küçülme derecesini ölçmek için bir metrik verir. Küçülme oranınız normalden yüksekse, hırsızlık veya envanter yönetim sisteminizden gelen raporların kötüye kullanılması gibi sorunların daha büyük olduğu anlamına gelebilir. Öte yandan, düşük bir oran iyi bir envanter kontrolü anlamına gelebilir, ancak olması gerektiği gibi çalıştığından emin olmak için her zaman izlenmesi gerekir.

Çekme oranının bilinmesi ve hesaplanması, perakendecilerin kaybın tesadüfi mi yoksa tekrarlayan mı olduğunu ve varsa hangi müdahale stratejilerinin uygulanması gerektiğini belirlemelerine olanak tanır.

Envanter Daralmasının Nedenleri

Birçok perakendeci, kendilerine zarar verebileceği için envanter daralması konusunda endişelidir. Kârınızı artırmak ve stoklarınızı yönetmek istiyorsanız, envanter daralmasının nedenlerini analiz etmek önemlidir.

Hırsızlık (Mağaza Hırsızlığı ve Çalışan Hırsızlığı)

Küçülme oranı, küçülme ile ilgili önemli bir terimdir. Envanter büzülme oranı, toplam satışların veya toplam envanter değerinin yüzdesi olarak büzülme yüzdesini ölçmek için kullanılan bir metriktir. Perakendeciler en azından fire oranını takip ederek envanter firelerini izleyebilir ve yönetebilirler.

Kuşkusuz, güvenlik kameraları, güvenlik araçları ve hatta daha iyi mağaza düzenlerinin uygulanması mağaza hırsızlığını önlemeye yardımcı olmaktadır. Ancak dahili hırsızlığı izlemek hala zordur. Stoklar çalışanlar tarafından erişilebilir durumdadır ve gözetim olmadan önemli kayıplara neden olabilirler.

İdari Hatalar ve Kötü Yönetim

Envanter kaybı da dahil olmak üzere envanter daralması insan hatasından da kaynaklanabilir. Gerçek ve kayıtlı envanter seviyelerindeki tutarsızlığın gerçek nedenleri arasında yanlış stok seviyelerinin kaydedilmesi, envanter sayımlarının güncellenmemesi ve stok sayımındaki hatalar yer alır. Florida Üniversitesi'nin araştırmasına göre perakende sektöründeki idari hataların sonucu olarak yaklaşık 10-15%'lik bir küçülme söz konusudur.

Örneğin, satış görevlileri bir satıştan sonra muhasebe kayıtlarını güncellemeyerek perakendecinin elindeki envanteri olduğundan fazla göstermesine neden olabilir. Benzer şekilde, fiziksel envanter sayımlarının yanlış yapılması veya envanter bilgilerinin stok muhasebesi sistemine yanlış girilmesi, yanlış stok miktarları yaratacaktır. Bu hataları bu kadar uğursuz yapan şey, uzun süre gözden kaçabilmeleri ve sessiz kayıpların birikmesidir.

Tedarikçi Dolandırıcılığı ve Sevkiyat Tutarsızlıkları

Her zaman göz önünde olmayan bir diğer önemli envanter daralması faktörü de satıcı dolandırıcılığıdır. Herhangi bir bildirimde bulunulmadan kaybolan kayıplar, sipariş ile teslim edilenler ve faturalar ile alınan miktarlar arasındaki uyumsuzluk nedeniyle meydana gelebilir. Tedarikçi hırsızlığı, satıcıların istenenden daha az ürün göndermesi veya perakendecilerden belgeler için kasıtlı olarak aşırı miktarlar talep etmesi nedeniyle meydana gelebilir.

Institute for Supply Management tarafından yapılan bir araştırma, tüm tedarikçilerin 10%'sinden fazlasının bir tür envanter sevkiyatı sahtekarlığı yaptığını ve bunun da dolandırıcılık riskini artırdığını göstermektedir. Düzenli denetimler yapılmadan veya gelişmiş envanter kontrol sistemleri kullanılmadan bu sahtekarlığın ortaya çıkarılması son derece zor olacaktır. Perakendeciler ayrıca proaktif olarak net tedarikçi anlaşmaları yapmalı ve önleyici bir kontrol tedbiri olarak sevkiyat kayıtlarını periyodik olarak gözden geçirmelidir.

Ürün Hasarı ve Bozulma

Her zaman göz önünde olmayan bir diğer önemli envanter daralması faktörü de satıcı dolandırıcılığıdır. Herhangi bir bildirimde bulunulmadan kaybolan kayıplar, sipariş ile teslim edilenler ve faturalar ile alınan miktarlar arasındaki uyumsuzluk nedeniyle meydana gelebilir. Tedarikçi hırsızlığı, satıcıların istenenden daha az ürün göndermesi veya perakendecilerden belgeler için kasıtlı olarak aşırı miktarlar talep etmesi nedeniyle meydana gelebilir.

Stok Sayımında İnsan Hataları

Küçülmenin bir diğer yaygın nedeni de stok sayımı sırasında yapılan hatalardır. Yanlış sayımlar, atlanan kalemler veya envanter yönetim sistemindeki hatalar nedeniyle yanlış envanter kayıtları olabilir. Inventory Solutions, envanter tutarsızlıklarının yüzde 25'inin hatalı manuel stok sayımlarından kaynaklandığını bildirmiştir.

Buna ek olarak, veri girişindeki hatalar ve envanter giriş sürecindeki karışıklık, yanlış kayıt seviyelerine neden olabilir. Bu sorun, özellikle envanter işlemlerinin hacminin arttığı büyük satışlar veya yoğun sezonlarda perakendecileri rahatsız eder.

Envanter Daralması Nasıl Belirlenir?

• Fiziksel Envanter Sayımlarının Yapılması

Institute for Supply Management tarafından yapılan bir araştırma, tüm tedarikçilerin 10%'sinden fazlasının bir tür envanter sevkiyatı sahtekarlığı yaptığını göstermektedir. Bu da dolandırıcılık riskini artırmaktadır. Düzenli denetimler yapılmadan veya gelişmiş envanter kontrol sistemleri kullanılmadan bu sahtekarlığın ortaya çıkarılması son derece zor olacaktır. Perakendeciler ayrıca proaktif olarak net tedarikçi anlaşmaları yapmalı ve önleyici bir kontrol tedbiri olarak sevkiyat kayıtlarını periyodik olarak gözden geçirmelidir.

• İzleme için Envanter Yönetim Sistemlerinin Kullanılması

Tarama, karmaşıklık yönetimi ve gelişmiş planlama sistemlerini içeren etkili bir envanter yönetim sistemi, envanterin gerçek zamanlı olarak izlenmesini sağlar. Gelişmiş IMS, stok seviyelerinin otomatik olarak güncellenmesi ve tutarsızlıkların hızla tespit edilebilmesi için satış noktası sistemleriyle entegre edilebilir. Perakendeciler bu sistemleri küçülmeyi büyümeden önce tespit etmek ve müdahale etmek için kullanır.

• Envanter Kayıtlarındaki Kırmızı Bayrakları ve Anormallikleri Tespit Etme

Küçülmeyi belirlemenin üçüncü bir yolu, envanter kayıtlarında kırmızı bayraklar veya anormallikler aramaktır. Bilanço, muhasebe defterleri veya envanter raporlarında olağandışı modeller olduğunda bir soruşturma başlatılabilir. Örneğin, büzülme oranlarında muazzam artışlar veya ani yükselişler ya da kaydedilen stok seviyeleri gerçek seviyelerden farklı olduğunda. Bu işaretler perakendeciler tarafından mümkün olduğunca erken fark edilerek mağaza küçülmesine yol açan asıl nedenin belirlenmesi için daha derine inilebilir.

Envanter Daralmasının İşletmeniz Üzerindeki Etkisi

• Kâr Kaybı ve Mali Sonuçlar

Envanter daralması, daha yüksek satışlarla ilişkilendirilmeksizin satılan malların maliyetini (COGS) yükselterek kar hanenizi olumlu yönde etkiler. Bu kayıp envanter, perakende ortamlarındaki perakendecileri işletmelerinin karlılığını azaltmaya zorlar. Kontrol edilmeyen büzülme, zaman içinde bir işletmenin kar marjlarını ölümcül bir şekilde zayıflatabilir ve işletmenin mali sağlığına zarar verebilir.

• Küçülme Müşteri Memnuniyetini ve Fiyatlandırmayı Nasıl Etkiler?

Müşteri memnuniyeti daralmadan farklı şekillerde etkilenir. Envanterin yanlış olması halinde, müşteriler stok tükenmeleriyle karşı karşıya kalabilir ya da stokta ürün varken iyi bir fırsat yakalayamayabilir. Ayrıca, işletmeler fire kaybını telafi etmek için fiyatları yükseltme eğilimine girerek müşteri sadakatini ve satışları engelleyebilir.

• Küçülmenin Yasal ve Vergisel Etkileri

Yasal ve vergisel sonuçlar da envanter küçülmesi ile ilişkilidir. Küçülmenin hesaba katılmaması, muhasebe kayıtlarının yanlış beyan edilmesine yol açabilir ve bu durum vergi denetimleri sırasında para cezası ile cezalandırılabilir. Mali cezalardan kaçınmak için vergi düzenlemeleriyle senkronize olacak şekilde doğru kayıtlara sahip olmak çok önemlidir.

Envanter Daralması Nasıl Önlenir ve En Aza İndirilir

Perakendeciler için envanter daralması her zaman bir sorun olmuştur, ancak bunu azaltmak için denenmiş ve doğru yöntemler vardır. Teknolojiye yatırım yapmak, güvenliği artırmak ve envanter prosedürlerini yükseltmek, perakendecilerin küçülme ve envanterle ilgili diğer masraflarla ilişkili maliyetleri azaltmasına yardımcı olur.

Teknolojiye Yatırım Yapın

Teknoloji, envanter daralmasını azaltmanın en iyi yollarından biridir. Yazılım aracılığıyla gerçek zamanlı envanter yönetimi süreci insan hatasını azaltır ve gerçek bir envanter seviyesi verir. Sistemler satış noktası verileriyle entegre edilir, böylece stok anında güncellenir ve kayıtlı ve gerçek stok arasında tutarsızlık olmaz.

Ayrıca, elektronik raf etiketleri (ESL) envanter yönetiminde çok etkilidir. ESL'ler mevcut stok seviyelerini otomatik olarak gösterir, böylece manuel sayılarınızı kontrol etmenize gerek kalmaz. Stok sayımlarının sürekli olarak doğru ve güncel olmasına yardımcı olmak için envanter sistemleriyle entegre olurlar. İletişim kurabilirsiniz Zhsunyco® Gerekirse ESL uygulaması ile ilgili daha fazla yardım için.

Hırsızlığın önlenmesi, güvenlik kameraları ve RFID etiketleri gibi güvenlik teknolojilerine de dayanır. Bu araçlar mağaza hırsızlığını önler ve ürünlerin uygun tarama yapılmadan alınması durumunda anında uyarı verir.

Güvenlik Önlemlerini Geliştirin

Güvenlik sistemlerinin ve önlemlerinin etkin kullanımı ile hem dahili hem de harici hırsızlıkların önüne geçilebilir. Girişlere, çıkışlara ve mağazalara güvenlik kameraları yerleştirilmelidir, çünkü bu alanlar hırsızlık gibi şüpheli faaliyetlere yatkındır. RFID güvenlik etiketleri ve alarmlar gibi diğer önlemler de mallara yetkisiz erişimi önlemek için kullanılabilir.

Erişim kontrol sistemleri, dahili hırsızlık olasılığını azaltmak için çalışanların hassas envanter yerlerine girişini sınırlamalıdır. Buna ek olarak, güvenlik personeli istihdam etmek ve ödeme alanlarına hırsızlık tespit sistemleri yerleştirmek kayıpları en aza indirebilir.

Envanter Yönetiminde En İyi Uygulamaları Uygulayın

Optimum stok dengelerine ulaşmak, perakendecilerin sektördeki en iyi uygulamalar olan döngü sayımları, düzenli envanter denetimleri ve stok seviyesi takibi yoluyla elde edebilecekleri bir kilometre taşıdır. Tam ölçekli envanter sayımının tehlikeleri, yıl boyunca periyodik kontrollerle azaltılabilir. Bu, tutarsızlıkların erken tespit edilmesine yardımcı olacak ve sonuç olarak fark edilmeyen büzülme riski azalacaktır.

Stok kayıtlarının satış ve iadelerle birlikte gerçek zamanlı olarak güncellenmesi, stok ve envanter verilerinin doğruluğunun sağlanması anlamına gelir. Satış noktası veri sistemlerine bağlı otomatik sistemler, insan etkileşimini ve hatalarını en aza indirdiği için stok veri yönetiminde daha güvenilirdir.

Çalışan Sorumluluğu ve Eğitimi

Çalışanlar tarafından yapılan hırsızlıklar ve idari aksaklıklar küçülmede büyük rol oynar. Kayıplar, önlemler oluşturarak, çalışanları düzenli aralıklarla eğiterek ve envanter süreçlerine yönelik sorumlulukları ana hatlarıyla belirleyerek yönetilmelidir.

Çalışanların süreçlere sıkı sıkıya bağlı kalmaları için eğitilmeleri, stok sayımlarının doğru bir şekilde yapılmasını sağlar ve izlemeyi iyileştirir. Buna ek olarak, tutarsızlıkların ve envanter kontrol önlemlerine uyulmadığının bildirilmesi ihtiyacının yinelenmesi, hataların ve dahili hırsızlığın azaltılmasına yardımcı olur.

Satıcı ve Tedarikçi Yönetimi

Tedarikçi hatalarından kaynaklanan daralmalar da yaygındır. Perakendeciler satıcılarla iyi ilişkiler içinde olmalı ve her bir satıcının sevkiyatını düzenli olarak kontrol etmelidir. Siparişlerin yerine getirilmesi ve tedarikçi faturalarının kontrol edilmesi tedarikçi kaynaklı fireleri azaltabilir.

Gerçek stoğu görmeden sipariş vermek ve fatura almak felakete davetiye çıkarmaktır. RFID etiketleri ile tedarik zincirindeki stokun görünürlüğünü sağlamak bu sorunları önler. Verilen siparişe kıyasla alınan stoğun tahmin edilmesi, olası kayıpları veya tutarsızlıkları azaltır.

Son Düşünce

Bir perakendecinin kârlılığı ve operasyonel etkinliği, envanterdeki daralmanın bir sonucu olarak zarar görebilir. Perakendeciler bu kayıpların arkasındaki nedenleri kavrar ve ayrıntılı kayıt tutma, düzenli envanter kontrolleri ve artırılmış güvenlik gibi önleyici yöntemler kullanırlarsa, kayıpları en aza indireceklerdir. Aşırı küçülmeyi takip etmek ve daha yeni teknolojileri kullanmak, müşterilerin taleplerini karşılamaya devam ederken daha iyi stok yönetimi ve kâr marjlarını garanti edecektir.