Как выбрать POS-систему: Полное руководство для ритейлеров

Выбор лучшей POS-системы - одно из самых важных решений, которое принимает ритейлер. В нынешней конкурентной среде POS - это уже не просто кассовый аппарат, на котором обрабатываются операции с кредитными картами. Это нервная система всего вашего розничного бизнеса - центр продаж, сложного контроля запасов, информации о клиентах и управления сотрудниками. Грамотный выбор системы позволит повысить эффективность и удовлетворенность клиентов, а плохая система может стать ежедневным источником трений и узким местом на пути к совершенствованию.

Это руководство призвано упростить процесс выбора. Мы не ограничимся поверхностным перечислением функций, а дадим вам стратегическую основу для оценки ваших будущих потребностей, правильной технологии и реальной стоимости ваших инвестиций. Такой систематический подход поможет вам выбрать POS-систему, которая не только будет соответствовать вашим текущим потребностям, но и станет масштабируемой платформой в будущем.

Сначала оцените свои уникальные потребности в розничной торговле

Прежде чем приступать к сравнению отдельных функций или ценовых страниц, вам необходимо составить полный план своей операционной реальности. POS-система - это не универсальное решение; системы продуктового магазина с большой проходимостью и магазина-бутика существенно отличаются. Самая важная, но часто игнорируемая часть процесса - это тщательная самооценка.

Чтобы создать свой собственный профиль потребностей, учитывайте следующие размеры:

Ваша торговая категория

Сайт характер вашего бизнеса диктует конкретные функциональные требования.

• Одежда и мода: Вам понадобится функциональность для обработки таких вариантов, как размер, цвет и стиль. Еще одна важная вещь - возможность изящно управлять сложными возвратами и обменами.
• Бакалея и продукты питания: Ищите системы, поддерживающие продажу товаров по весу, встроенные весы и расширенное управление запасами для скоропортящихся товаров.
• Электроника: Возможность управлять продуктами с серийными номерами, которые необходимо отслеживать и предоставлять на них гарантию, является обязательной функцией.
• Красота и косметика: Уникальная функция, которая может изменить ситуацию, - это возможность создания подарочных наборов с товарами и запись на обслуживание в магазине.

Масштаб бизнеса и объем транзакций

Надежность системы и ее масштабируемость напрямую зависят от размера вашего предприятия.

• Ежедневное количество транзакций: У вас десятки или сотни тысяч продаж в день? Для работы с большими объемами требуется быстрая обработка данных и автономная функциональность, гарантирующая непрерывность бизнеса даже при сбоях в интернет-соединении.
• Пиковые часы: Изучите время пиковых нагрузок. Ваш кассовый аппарат должен отлично работать под нагрузкой, не замедляя работу и не раздражая клиентов и сотрудников.

Площадь магазина (один или несколько магазинов)

Ваше физическое присутствие определяет ваши требования к управлению.

• Одиночный магазин: Простая конфигурация может быть достаточной, но нужно смотреть в будущее.
• Сеть/франшиза: При наличии нескольких магазинов очень важно обеспечить централизованное управление. Вам нужна система, которая сможет синхронизировать данные о товарных запасах, продажах и клиентах во всех магазинах в режиме реального времени. Возможность контролировать ценообразование и рекламные акции в центральном головном офисе и передавать их во все магазины - это огромное операционное преимущество.

Каналы продаж (требования к Omnichannel)

Современный потребитель совершает покупки в различных точках контакта.

• Только в кирпичном и морском магазине: Ваше внимание будет сосредоточено на производительности и эффективности работы магазина.
• Кирпичный магазин + электронная коммерция: Это наиболее типичный случай для растущих розничных компаний. Ваш POS должен стать частью вашего интернет-магазина (например, Shopify, WooCommerce). Такая интеграция должна автоматизировать более высокий уровень управления запасами, чтобы избежать продажи товаров, отсутствующих на складе, через интернет и интегрировать продажи по всем каналам в один единый отчет.

Тщательно записывая свои потребности в этих четырех областях, вы создаете прочное сито. Теперь вы готовы выйти на рынок с четким контрольным списком, который позволит вам быстро отказаться от неподходящих систем и даст вам время сосредоточиться на тех, которые соответствуют вашему бизнесу.

Расшифровка основных функций POS-системы

Получив представление о своих потребностях, вы готовы приступить к оценке основных возможностей POS-системы. Хотя список возможных функций может показаться бесконечным, их можно разделить на несколько ключевых областей, которые напрямую влияют на эффективность и прибыльность вашей работы.

Бесперебойная обработка платежей

Это основная роль. Современная система должна быть гибкой и безопасной. Она должна без проблем принимать все платежи: кредитные карты (чиповые, свип- и tap-to-pay), карты с чипом EMV, мобильные кошельки (Apple Pay, Google Pay) и другие цифровые способы оплаты. Внимательно изучите комиссию за обработку карт. Это простая фиксированная, предсказуемая ставка или более сложная модель interchange-plus? Убедитесь, что провайдер полностью соответствует требованиям PCI, чтобы обезопасить ваш бизнес и ваших клиентов от утечки данных.

Интеллектуальное управление запасами

Отслеживание товарных запасов важно для любого розничного продавца. Плохое управление прямо пропорционально потере продаж и растрате капитала. Ваш центр управления запасами должен быть мощным POS, который обеспечивает:

• Мониторинг в реальном времени всех мест и в режиме онлайн.
• Напоминания о низком уровне запасов, которые отправляют вам автоматическое напоминание о том, что пора пополнить запасы.
• Автоматизация создания заказов на поставку для облегчения пополнения запасов.
• Поддержка вариантов продуктов, комплектов и композитов.
• Инструменты для подсчета запасов и инструменты для выявления различий в запасах.

Действенная отчетность и аналитика

Один из самых больших ресурсов, который может предложить современный POS, - это данные. Сырые данные бессмысленны; вам нужна система, которая преобразует данные о продажах в значимые, пригодные к действию данные. Ищите систему с приборной панелью, которую можно настраивать, чтобы отслеживать ситуацию:

• Ежедневные, еженедельные или сезонные тенденции продаж.
• Самые горячие (и не очень) продавцы.
• Эффективность продаж сотрудников.
• Определите информацию о клиентах, например, структуру расходов и пожизненную ценность.

Такие отчеты позволяют принимать взвешенные решения на основе данных о вашем бизнесе, таких как закупки, маркетинг и подбор персонала.

Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM)

Здоровый розничный бизнес держится на постоянных клиентах. Единая CRM позволяет создавать и развивать отношения с клиентами. На самом простом уровне она должна позволять создавать профили клиентов, отслеживая их прошлые покупки. Более развитые системы позволяют разрабатывать программы лояльности, предлагать специальные скидки, связываться с клиентами по электронной почте или SMS, превращая случайных покупателей в лояльных бренду.

Отслеживание эффективности работы сотрудников

Надежная POS-система позволяет контролировать самый ценный актив - вашу команду. Важнейшими возможностями являются безопасный вход/выход по часам и ролевые права, позволяющие управлять доступом к важным функциям (таким как обработка отказов или скидок). Отчеты о продажах на уровне сотрудников также помогут вам определить, кто является вашим лучшим продавцом и что вы можете сделать для обучения остальных членов вашей команды.

За пределами транзакций: Создание вашей подключенной экосистемы

Современный POS не работает в вакууме. Это открытая платформа, центральный узел, который взаимодействует с другими ключевыми бизнес-инструментами, формируя бесперебойную и чрезвычайно эффективную операционную среду для малого бизнеса. Важность такого взаимодействия трудно переоценить: оно автоматизирует рабочие процессы, позволяет избежать дублирования ввода информации и дает полную картину эффективности вашего бизнеса.

Наиболее типичными и необходимыми интеграциями являются бухгалтерское программное обеспечение и системы электронной коммерции. Связывание вашего POS с QuickBooks или Xero, если привести несколько примеров, автоматизирует процесс ежедневного поступления данных о продажах непосредственно на ваш банковский счет и избавит вас от несчетного количества часов ручной бухгалтерии и возможности человеческой ошибки. Аналогичным образом, бесшовная связь с вашим Shopify или другим интернет-магазином является ключом к любой эффективной омниканальной стратегии, гарантируя, что отслеживание товарных запасов и информации о клиентах всегда будет идти рука об руку.

Однако для ритейлеров, заинтересованных в достижении следующего этапа эффективности в магазине, экосистема не ограничивается программным обеспечением, а включает в себя саму кассу.

Следующий уровень автоматизации: Интеграция POS и ESL

Одно дело - управлять товарными запасами в POS, но как убедиться, что цена на полках соответствует цене в системе в режиме реального времени и по правильной цене? На протяжении последних десятилетий этот вопрос решался вручную: печать бумажных этикеток, поиск соответствующих товаров и физическое удаление старых бирок. Этот процесс отнимает много времени, неэффективен и чреват ошибками, что является постоянной головной болью для персонала и покупателей.

Именно здесь интеграция электронных полочных этикеток (ESL) преобразует розничный бизнес. Когда вы соединяете POS с сетью цифровых этикеток на полках, вы получаете полностью автоматизированный процесс ценообразования. Можно устроить флэш-распродажу, распродажу в масштабах всего магазина или просто регулярно менять цены. Интегрированная система означает, что вы один раз меняете цену в POS, и в течение нескольких секунд все связанные с ней этикетки на полках во всем магазине обновляются автоматически и с полной точностью.

Именно эта способность открывает огромную ценность:

• Устраняет ручной труд: Это экономит тысячи человеко-часов, которые тратились на ручную замену бумажных этикеток.
• Обеспечивает точность цен: Он устраняет ошибки ценообразования на полке и в кассе, повышая доверие покупателей и их удовлетворенность.
• Поддержка динамического ценообразования: Он поддерживает динамическое ценообразование, например, счастливые часы, ежедневные сделки или сравнение цен с конкурентами, что просто невозможно сделать с помощью ручных процессов.

Чтобы получить доступ к такой степени автоматизации, ваша торговая точка должна быть связана с превосходным поставщиком ESL. Например, компания Zhsunyco использует открытые протоколы, такие как MQTT, для создания быстро реагирующей и мощной среды розничной торговли. Сотрудничество предлагает комплексное решение от одного экспертного источника, включающее мощное оборудование и передовое программное обеспечение, которое можно лицензировать один раз за символическую плату. Таким образом, интеграция превращается не только в простую функцию, но и в крупную инвестицию, которая напрямую повысит эффективность работы, производительность персонала и общий уровень обслуживания клиентов. Свяжитесь с нами сегодня и узнайте, как решения ESL, предлагаемые Zhsunyco, могут быть связаны с вашей POS-системой.

Выбор аппаратного и программного обеспечения для декодирования

Оборудование и программное обеспечение вашей POS-системы - это инструменты, с которыми ваш персонал имеет дело каждый день. Правильное решение вызывает доверие, а неправильное - постоянные технические проблемы. Чтобы получить более подробную информацию об этих параметрах, обратитесь к нашему исчерпывающему руководству по Типы pos-систем для розничной торговли. На этом этапе мы должны рассмотреть основные моменты.

Самый важный выбор - это программное обеспечение, отвечающее конкретным потребностям. Современная тенденция в отрасли - облачное программное обеспечение, когда вы вносите ежемесячную плату и получаете доступ к системе через Интернет. Это позволит вам вести бизнес там, где вам удобно, обновления происходят автоматически, а о надежной защите данных заботится провайдер. Другой вариант, локальная система, обойдется вам дороже, поскольку требует локального сервера в вашем магазине и ручного обслуживания. Это менее гибкое и устаревшее решение, которым пользуется большинство ритейлеров в современном мире.

Что касается оборудования, то вам следует выбрать то, что подойдет вашему магазину по стилю и требованиям. Вы можете выбрать элегантный терминал на базе iPad с современным внешним видом и гибкими возможностями мобильной кассы или прочный классический терминал "все в одном", предназначенный для работы в условиях большой загруженности. Для завершения установки вам понадобятся следующие необходимые периферийные устройства: стабильный сканер штрих-кодов, быстрый принтер чеков, надежный денежный ящик и новый кардридер, поддерживающий все виды платежей.

Истинная стоимость: Расчет окупаемости инвестиций в POS

Типичная ошибка здесь - выбор POS-системы только из-за ежемесячной платы, без учета ее общих финансовых последствий. Самое разумное - выйти за рамки себестоимости и сосредоточиться на рентабельности инвестиций (ROI).

Хотя важно знать все возможные затраты, включая программное и аппаратное обеспечение, обработку платежей и другие скрытые расходы, самый стратегический вопрос заключается не в том, сколько это будет стоить. А в том, какую ценность это принесет?

Инвестиции в мощную POS-систему окупятся за счет:

• Экономия труда: Автоматизация таких функций, как управление запасами или обновление цен, с помощью ESL экономит бесчисленное количество часов работы персонала.
• Максимизация продаж: Аналитика данных для максимизации ассортимента товаров и рекламных акций.
• Повышенная лояльность: Развитие повторного бизнеса с помощью комбинированных программ CRM и лояльности.

С этой точки зрения, система с сильными функциями повышения эффективности может быть более выгодной долгосрочной инвестицией, даже если ее первоначальная стоимость выше.

Чтобы получить подробную информацию обо всех затратах, включая аппаратные и скрытые расходы, ознакомьтесь с нашим полным описанием в разделе Стоимость POS-системы: Руководство для ритейлеров.

Оценка поддержки поставщиков и простоты использования

Самая многофункциональная POS-система не принесет пользы, если вашим сотрудникам будет сложно с ней работать или если у вас не будет качественной службы поддержки клиентов, куда можно позвонить при возникновении проблем. Когда речь идет о выборе POS-системы, технические возможности важны не меньше, чем человеческий фактор. Обратите внимание на две важные вещи: на то, как удобно пользоваться системой, и на то, как поставщик поддерживает вас.

Приоритет отдавайте интуитивному дизайну и удобству использования

Интерфейс (UI) и пользовательский опыт (UX), которые легко освоить, сэкономят много времени на обучение и дорогостоящие ошибки. При анализе необходимо оценить весь рабочий процесс. Касса должна быть быстрой и рациональной, чтобы сотрудники могли быстро применять скидки и искать клиентов. Внутреннее управление также имеет большое значение: новые товары должны легко добавляться, отчеты должны быть доступны, а инвентаризация не должна быть проблемой для ежедневного управления. Сложная система влечет за собой невидимые расходы в виде длительного обучения, поэтому никогда не забывайте уточнять у продавца сроки, необходимые для введения в должность нового сотрудника.

Проверьте качество поддержки клиентов

Когда ваш бизнес не работает, не работает и ваша система. Качественная поддержка клиентов - не вариант, она необходима. Прежде всего, обратите внимание на доступ и способы получения помощи. Розничная торговля не заканчивается в 17:00, поэтому золотым стандартом является круглосуточная поддержка по телефону, электронной почте и в чате, причем телефонная поддержка является обязательным условием в случае возникновения срочной проблемы. Затем проверьте их репутацию. Не стоит доверять только обещаниям продавца. Поищите независимые отзывы третьих лиц на таких сайтах, как Capterra или G2. Такие отзывы клиентов без цензуры дадут точное представление о том, насколько надежен и быстр поставщик, когда это имеет значение.

Примите окончательное решение с уверенностью

Вы оценили свои требования, изучили характеристики, узнали цены и сравнили продавцов. Теперь вам предстоит сделать окончательный выбор. Этот заключительный этап тщательной проверки гарантирует, что система, которую вы выбрали на бумаге, будет работать так же хорошо в реальном мире.

Используйте этот последний контрольный список, чтобы принять решение без сомнений:

Шаг	Пункт действий	Назначение
Запрос на демонстрацию в реальном времени	Запланируйте индивидуальную демонстрацию с 2-3 лучшими поставщиками. Приходите с перечнем конкретных вопросов и бизнес-сценариев.	Чтобы воочию увидеть, как система справляется с наиболее распространенными или сложными задачами.
Используйте бесплатные пробные версии	Воспользуйтесь всеми преимуществами, если вам предлагают бесплатную пробную версию. Установите небольшую группу продуктов и попросите своих сотрудников протестировать их в некритичной среде.	Оценить простоту использования системы в реальных условиях и удобство работы с ней.
Проверьте отзывы покупателей	Поищите свежие, беспристрастные отзывы на независимых сторонних сайтах, таких как Capterra или G2.	Чтобы понять надежность системы, скорость реагирования службы поддержки, а также любые непредвиденные проблемы или расходы.
Подробно изучите договор	Внимательно прочитайте соглашение об уровне обслуживания (SLA) и контракт перед подписанием.	Четкое понимание политики отмены, права собственности на данные, платы за обработку платежей и положений о повышении цен.

Когда вы систематически и тщательно подходите к выбору, вы исключаете элемент догадки при принятии решения. Вы не просто приобретаете технологию, а выбираете делового партнера. Этот методичный процесс гарантирует, что выбранный вами партнер будет играть ключевую роль в вашем развитии и успехе в ближайшие годы.

Заключение

Процесс выбора правильной pos-системы - это не просто процесс покупки. Как мы уже убедились, правильный выбор выходит за рамки различных функций и стоимости. Он начинается с глубокого знания ваших требований к розничной торговле, продолжается продуманным анализом фундаментальной функциональности и интеграций, способствующих росту, и заканчивается беспристрастным анализом фактической окупаемости ваших инвестиций.

Помните, что необходимо не только выбрать систему, которая обрабатывает транзакции. Необходимо выбрать надежную новую POS-систему - партнера, который сделает ваши операции эффективными, ваших сотрудников более сильными, откроет важные данные, а также будет расти вместе с вами. При таком стратегическом подходе вы не покупаете инструмент, а инвестируете в прочный фундамент вашего будущего успеха.