Что такое усушка товарных запасов? Полное руководство для розничных торговцев

Введение

Подумайте о розничном бизнесе, где полки заполнены в достаточном количестве, но цифры в бухгалтерской книге не соответствуют тому, что находится в вашем магазине. Недостающие товары один за другим, часто незаметно и необратимо, уносят ваши доходы. Именно об этом явлении мы и говорим, а именно об усушке товарных запасов - молчаливой угрозе многих розничных компаний. В то время как кражи и административные ошибки составляют одну часть спектра, мошенничество поставщиков или порча товара - другую, результатом являются потерянные доходы и нарушение работы. А тема дня - усушка или потеря товарных запасов. В этом руководстве мы не только раскроем эти скрытые причины, но и дадим вам простые способы борьбы с ними, чтобы защитить ваш бизнес и прибыль, а также обеспечить более разумный и безопасный бизнес в целом.

Что такое усушка запасов?

Под усадкой запасов понимается потеря количества запасов между учетным и фактическим уровнями запасов. Это часто обнаруживается во время инвентаризации, когда количество товаров в системе управления запасами не совпадает с данными инвентаризации. На самом деле, усушка запасов - это разница между данными инвентаризации и товарами, которые есть на складе.

Под усадкой запасов понимается потеря количества запасов между учетным и фактическим уровнями запасов. Это часто обнаруживается во время инвентаризации, когда количество товаров в системе управления запасами не совпадает с данными инвентаризации. На самом деле, усушка запасов - это разница между данными инвентаризации и товарами, которые есть на складе.

Коэффициент усушки - это важный термин, связанный с усушкой. Коэффициент усушки запасов подчеркивает влияние усушки как метрики, используемой для измерения процента усушки в процентах от общего объема продаж или общей стоимости запасов. Ритейлеры могут контролировать и управлять усадкой своих запасов, по крайней мере, отслеживая уровень усадки.

Пошаговый процесс расчета усадки

Чтобы разобраться в расчетах усушки запасов, следуйте этой пошаговой инструкции:

Формула скорости усадки рассчитывается следующим образом:

С помощью этой формулы вы можете легко определить количество усадки в общем объеме запасов или в общем объеме продаж и понять, насколько эффективно вы управляли запасами.

Формула коэффициента усушки важна, потому что она дает нам метрику для измерения степени усушки по сравнению с размером бизнеса. Если коэффициент усушки выше нормы, это может означать, что проблемы более серьезные, например, кражи или злоупотребление отчетностью системы управления запасами. С другой стороны, низкий показатель может означать хороший контроль над запасами, но его нужно постоянно контролировать, чтобы убедиться, что он работает так, как нужно.

Знание и расчет коэффициента усушки позволяет ритейлерам определить, являются ли потери случайными или повторяющимися, и какие стратегии вмешательства следует предпринять, если таковые имеются.

Причины сокращения запасов

Многие розничные торговцы обеспокоены проблемой усушки запасов, поскольку она может нанести им ущерб. Если вы хотите повысить свою прибыль и управлять запасами, важно проанализировать причины усушки запасов.

Кражи (воровство в магазинах и кражи среди сотрудников)

Коэффициент усушки - важный термин, связанный с усушкой. Коэффициент усушки запасов - это метрика, используемая для измерения процента усушки в процентах от общего объема продаж или общей стоимости запасов. Ритейлеры могут контролировать и управлять усадкой своих запасов, по крайней мере, отслеживая коэффициент усадки.

Конечно, камеры видеонаблюдения, охранные устройства и даже улучшенная планировка магазинов помогают предотвратить воровство. Однако внутреннее воровство по-прежнему сложно контролировать. Запасы доступны сотрудникам, и без присмотра они могут причинить значительные убытки.

Административные ошибки и бесхозяйственность

Уменьшение запасов, включая потери, может быть вызвано и человеческой ошибкой. Реальные причины расхождения фактических и зарегистрированных уровней запасов включают в себя неправильную регистрацию уровней запасов, неспособность обновлять данные инвентаризации и ошибки при инвентаризации. По данным исследования Университета Флориды, в результате административных ошибок в розничной торговле усушка составляет около 10-15%.

Например, продавцы могут не обновить бухгалтерские записи после продажи, что приведет к завышенной оценке запасов на складе. Аналогичным образом, неправильное проведение инвентаризации или ввод информации о запасах в систему учета запасов приведет к созданию неправильных сумм запасов. Зловещими эти ошибки делает то, что они могут долгое время оставаться незамеченными и накапливаться в виде незаметных потерь.

Мошенничество поставщиков и несоответствие отгрузок

Еще один важный фактор сокращения запасов, который не всегда находится в центре внимания, - мошенничество поставщиков. Пропажа без предупреждения может произойти из-за несоответствия между заказом и поставкой, а также между счетами-фактурами и полученным количеством товара. Воровство поставщиков может происходить из-за того, что они отгружают меньше товаров, чем требуется, или намеренно выставляют ритейлерам завышенные суммы за документы.

Исследования Института управления поставками показывают, что более 10% всех поставщиков в той или иной форме занимаются мошенничеством при отгрузке товарно-материальных ценностей, что повышает риск мошенничества. Такое мошенничество будет крайне сложно выявить без проведения регулярных аудиторских проверок или использования передовых систем контроля товарных запасов. Ритейлеры также должны активно заключать четкие соглашения с поставщиками и периодически проверять отчеты об отгрузках в качестве превентивной меры контроля.

Повреждение и порча продуктов

Еще один важный фактор сокращения запасов, который не всегда находится в центре внимания, - мошенничество поставщиков. Пропажа без предупреждения может произойти из-за несоответствия между заказом и поставкой, а также между счетами-фактурами и полученным количеством товара. Воровство поставщиков может происходить из-за того, что они отгружают меньше товаров, чем требуется, или намеренно выставляют ритейлерам завышенные суммы за документы.

Человеческие ошибки при подсчете запасов

Еще одна распространенная причина усушки - ошибки при подсчете запасов. В результате неправильного подсчета, пропуска товаров или ошибок в системе управления запасами могут быть получены ложные данные о запасах. По данным компании Inventory Solutions, 25 % расхождений в инвентаризации происходят из-за ошибок при ручном подсчете запасов.

Кроме того, ошибки при вводе данных и путаница в процессе инвентаризации могут привести к неточному учету. Эта проблема стоит перед ритейлерами, особенно во время крупных распродаж или пиковых сезонов, когда объемы операций с запасами возрастают.

Как выявить усадку товарных запасов

• Проведение инвентаризации

Исследования Института управления поставками показывают, что более 10% всех поставщиков в той или иной форме занимаются мошенничеством при отгрузке товарно-материальных ценностей. Это повышает риск мошенничества. Это мошенничество будет крайне сложно выявить без проведения регулярных аудиторских проверок или использования современных систем контроля запасов. Ритейлеры также должны заранее устанавливать четкие соглашения с поставщиками и периодически проверять отчеты об отгрузках в качестве превентивной меры контроля.

• Использование систем управления запасами для мониторинга

Эффективная система управления запасами, включающая в себя системы сканирования, управления сложностями и расширенного планирования, позволяет отслеживать запасы в режиме реального времени. Современная система IMS может быть интегрирована с системами торговых точек, что позволяет автоматически обновлять информацию об уровне запасов и быстро выявлять несоответствия. Ритейлеры используют эти системы, чтобы выявлять и реагировать на усушку до того, как она вырастет.

• Выявление "красных флажков" и аномалий в инвентарных записях

Третий способ определения усушки - поиск "красных флажков" или аномалий в инвентаризационных записях. Расследование может быть начато, если в балансе, бухгалтерских книгах или отчетах по инвентаризации наблюдаются необычные закономерности. Например, огромные скачки или внезапные скачки в показателях усушки или когда зарегистрированные уровни запасов отличаются от фактических. Эти признаки могут быть распознаны ритейлерами как можно раньше, чтобы копнуть глубже и определить реальную причину, приводящую к усушке товара в магазине.

Влияние усушки запасов на ваш бизнес

• Упущенная выгода и финансовые последствия

Уменьшение товарных запасов негативно сказывается на итоговой прибыли, повышая себестоимость проданных товаров (COGS) без увеличения объема продаж. Потеря товарных запасов вынуждает продавцов в розничной торговле снижать рентабельность своего предприятия. Неконтролируемая усушка может со временем фатально подорвать маржу прибыли предприятия и нанести ущерб его финансовому здоровью.

• Как усадка влияет на удовлетворенность клиентов и ценообразование

Уменьшение запасов по-разному влияет на удовлетворенность клиентов. Если запасы не соответствуют норме, клиенты могут столкнуться с проблемой отсутствия товара на складе или не получить выгодное предложение, когда товар есть в наличии. Кроме того, чтобы компенсировать потери от усушки, компании склонны повышать цены, тем самым снижая лояльность клиентов и продажи.

• Юридические и налоговые последствия усадки

Уменьшение запасов также связано с юридическими и налоговыми последствиями. Неучет усушки может привести к искажению бухгалтерской отчетности, о чем может быть сигнализировано в ходе налоговых проверок под угрозой штрафов. Крайне важно вести точный учет в соответствии с налоговым законодательством, чтобы избежать финансовых штрафов.

Как предотвратить и свести к минимуму сокращение товарных запасов

Для ритейлеров усушка товарных запасов всегда была проблемой, но существуют проверенные и верные методы ее решения. Инвестиции в технологии, повышение безопасности и модернизация процедур инвентаризации помогают ритейлерам сократить расходы, связанные с усушкой и другими расходами, связанными с инвентаризацией.

Инвестируйте в технологии

Технология - один из лучших способов сократить усушку запасов. Процесс управления запасами с помощью программного обеспечения в режиме реального времени снижает человеческий фактор и позволяет получить фактический уровень запасов. Системы интегрированы с данными торговых точек, поэтому запасы обновляются мгновенно и не возникает расхождений между зарегистрированными и фактическими запасами.

Кроме того, электронные полочные этикетки (ESL) очень эффективны в управлении запасами. ESL автоматически показывают текущий уровень запасов, поэтому нет необходимости проверять их вручную. Они интегрируются с системами инвентаризации, помогая постоянно точно подсчитывать и обновлять запасы. Вы можете связаться с Жсуныко® для получения дополнительной помощи по внедрению ESL, если это необходимо.

Для предотвращения краж также используются технологии безопасности, такие как камеры наблюдения и RFID-метки. Эти инструменты предотвращают кражи в магазинах и немедленно предупреждают о том, что товары берутся без надлежащего сканирования.

Усиление мер безопасности

Как внутренних, так и внешних краж можно избежать при эффективном использовании систем и мер безопасности. Камеры наблюдения должны быть установлены на входах, выходах, а также в магазинах, поскольку эти зоны подвержены подозрительным действиям, таким как кражи в магазинах. Для предотвращения несанкционированного доступа к товарам можно использовать и другие меры, такие как RFID-метки безопасности и сигнализации.

Системы контроля доступа должны ограничивать доступ сотрудников к важным местам инвентаризации, чтобы снизить вероятность внутренних краж. Кроме того, наем сотрудников службы безопасности и размещение систем обнаружения краж в зонах кассовых аппаратов может свести к минимуму потери.

Внедрение лучших практик управления запасами

Достижение оптимальных остатков на складе - задача, которую ритейлеры могут решить с помощью лучших отраслевых практик: подсчета циклов, регулярных инвентаризаций и отслеживания уровня запасов. Опасность полномасштабного подсчета запасов можно уменьшить с помощью периодических проверок в течение года. Это поможет выявить несоответствия на ранней стадии и, следовательно, снизить риск незамеченной усушки.

Обновление данных о запасах в режиме реального времени наряду с данными о продажах и возвратах позволяет обеспечить точность данных о запасах и товарных запасах. Автоматизированные системы, подключенные к системам данных точек продаж, более надежны в управлении данными о запасах, поскольку сводят к минимуму взаимодействие и ошибки человека.

Подотчетность и обучение сотрудников

Воровство сотрудников и административные ошибки играют огромную роль в сокращении запасов. Для управления потерями необходимо разработать меры, регулярно проводить обучение сотрудников и определить ответственность за процесс инвентаризации.

Обучение сотрудников строгому соблюдению процессов обеспечивает точное проведение инвентаризации и улучшает контроль. Кроме того, напоминание о необходимости сообщать о расхождениях и несоблюдении мер по контролю за запасами помогает сократить количество ошибок и внутренних хищений.

Управление поставщиками и поставщиками

Также распространена усушка из-за ошибок поставщиков. Ритейлеры должны поддерживать хорошие рабочие отношения с поставщиками и регулярно проверять отгрузки каждого из них. Выполнение заказов и проверка счетов поставщиков могут уменьшить усушку, связанную с поставщиками.

Разместить заказ и получить счет-фактуру, не видя фактического наличия товара на складе, - залог беды. Обеспечение с помощью RFID-меток видимости запасов в цепочке поставок позволяет избежать этих проблем. Предвидение поступления запасов по сравнению с размещенным заказом снижает вероятность потерь или расхождений.

Последняя мысль

Прибыльность и операционная эффективность розничной торговли могут пострадать в результате усушки товарных запасов. Если ритейлеры понимают причины этих потерь и используют превентивные методы, такие как подробный учет, регулярные проверки запасов и повышенная безопасность, они смогут свести потери к минимуму. Отслеживание чрезмерной усушки и использование новейших технологий гарантируют более эффективное управление запасами и повышение прибыли, а также удовлетворение запросов покупателей.