Управление запасами продуктов питания: практические методы, системы и технологии

В одном и том же магазине могут сосуществовать и пустая полка, и переполненная подсобка. Эффективное управление запасами в продуктовом магазине позволяет увязать поступления товара, объемы продаж и остатки на складе, благодаря чему ваша команда сможет пополнять запасы нужных товаров, не закупая больше, чем удается реализовать.

В данном руководстве рассматриваются повседневный рабочий процесс, ротация свежих продуктов, расчеты по пополнению запасов, рабочие процедуры для небольших магазинов, а также системные функции, обеспечивающие эффективное взаимодействие всех этих элементов. Прогнозирование на основе искусственного интеллекта и «умные» полки могут помочь, но они опираются на достоверные данные и четкое распределение обязанностей, а не заменяют их.

Что такое управление запасами продуктов питания?

Управление запасами продуктов питания — это процесс учета, проверки и пополнения ассортимента товаров, имеющихся в наличии у розничного продавца продуктов питания для реализации, а также ингредиентов, используемых при приготовлении блюд в магазине. В рамках этого процесса отслеживаются количества, местонахождение и стоимость товаров, а также, при необходимости, партии и сроки годности.

В отличие от многих других категорий розничной торговли, в продуктовых магазинах на одном месте представлены как скоропортящиеся продукты и готовые блюда, так и товары длительного хранения, товары, продаваемые на развес, а также продукты, закупаемые ящиками, но продаваемые поштучно. Поэтому при управлении запасами в продуктовых магазинах необходимо соблюдать баланс между наличием товаров, сроками их хранения, складскими площадями и графиками поставок от поставщиков.

Как продуктовые магазины ведут учет запасов?

В магазинах объединяются данные о поступлениях, транзакции через POS-терминалы, корректировки запасов и инвентаризации. Начните с единообразного учета товаров: SKU или штрих-код, единицы закупки и продажи, поставщик, себестоимость, место хранения и любые необходимые поля, относящиеся к партии или дате. Ящик из 12 бутылок должен учитываться как 12 единиц продажи, а не как одна.

1. 01ПолучитьПроверьте количество, состояние и единицы измерения.
2. 02МагазинЗапишите расположение в подсобных помещениях и на полках.
3. 03Продать или зарезервироватьРегистрируйте продажи и онлайн-обязательства.
4. 04НастроитьРегистрируйте отходы, возвратную продукцию и использование в производстве.
5. 05СчетВыявить и устранить несоответствия.
6. 06ПополнитьПереместите запасы со склада или оформите заказ на закупку.

При получении: Сотрудник отдела приемки проверяет поставку на соответствие заказу, прежде чем занести принятые количества в учет. Недостачи, замены и бракованные товары следует фиксировать отдельно. Включайте в учет поставки поставщиков, поступающие непосредственно на полки, чтобы эти товары не обходили учет запасов.

Во время торгов: При правильной интеграции с системой POS продажи уменьшают учетные запасы. Персонал по-прежнему должен регистрировать потери, порчу, возвраты от поставщиков и другие операции, не связанные с продажами. При производстве хлебобулочных изделий или деликатесов также необходимо вести учет отбора ингредиентов и готовой продукции; в противном случае ингредиенты могут отображаться как имеющиеся в наличии после того, как они уже были использованы.

На момент рассмотрения: Руководитель отдела выясняет причины расхождений в количестве товара, сверяет пробелы на полках с запасами на складе и анализирует потребности в закупках. Перемещение ящика со склада на полку изменяет его местонахождение, но не влияет на общее количество товара в магазине.

Разграничить физические запасы и доступность товаров в интернет-магазине

Наличие товара на складе — это не то же самое, что количество товара, которое можно обещать к поставке. При оформлении онлайн-заказа можно зарезервировать единицы товара, которые физически остаются в магазине. Затем в процессе комплектации заказа, замены товаров, отмены заказов и их выполнения эти обязательства обновляются в соответствии с правилами системы.

Настройте рабочий процесс таким образом, чтобы один заказ не приводил к двукратному уменьшению физических запасов. Снимайте резервирование при отмене заказа и исключайте поврежденные или иным образом непригодные для продажи товары из доступных запасов. Одна только интеграция с POS-системой не гарантирует, что товар, отображаемый на сайте, действительно находится на полке.

Практические методы управления запасами в продуктовых магазинах

Следующие методы позволяют решать различные задачи: какую партию продать в первую очередь, когда размещать новый заказ, что учитывать и как реагировать на изменения спроса. Используйте их в комплексе, а не рассматривайте какой-либо один инструмент как исчерпывающее решение.

1. Применять метод FEFO для товаров с ограниченным сроком годности

Метод FIFO (first-in, first-out, «первым поступил — первым вышел») предполагает ротацию запасов по дате поступления. Метод FEFO (first-expired, first-out, «первым истек срок годности — первым вышел») отдаёт приоритет товарам с самой ранней датой истечения срока годности. Допустим, что срок годности йогурта, поступившего вчера, истекает через 10 дней, а срок годности более старой партии — через 14 дней. При использовании метода FEFO в первую очередь реализуется более свежая партия с более ранней датой истечения срока годности.

Фиксируйте соответствующие даты при приёме товара, обеспечивайте идентифицируемость партий и проверяйте как торговый зал, так и складские помещения во время ротации товара. Если информация о партии и сроке годности закодирована в штрих-коде, сканер и программное обеспечение для приёма товара должны поддерживать её считывание и сохранение; обычный идентификатор товара сам по себе не содержит этой информации. Руководство GS1 по розничным системам объясняет сопутствующий поток данных.

Установите правила снижения цен и вывода товаров из продажи в зависимости от категории, оставшегося срока годности и ваших требований к безопасности пищевых продуктов. Универсального оптимального периода для предоставления скидок, подходящего для всех свежих продуктов, не существует. Ротация запасов и снижение цен не делают просроченные или небезопасные продукты пригодными для продажи.

2. Установите точки повторного заказа, не путая их с страховым запасом

Точка повторного заказа — это сигнал к совершению закупки. Страховой запас — это буфер в рамках этого сигнала, предназначенный для компенсации неопределённости в спросе или поставках. Документация Oracle по запасам определяет точку повторного заказа как прогнозируемый спрос, умноженный на время выполнения заказа, плюс страховой запас.

На практике перед размещением заказа проверяйте имеющиеся в наличии запасы, поступающие заказы и невыполненные обязательства, не вычитая один и тот же спрос дважды. Определяйте количество заказа с учетом целевого уровня запасов, упаковок, минимального количества заказа, а также ограничений по площади и сроку хранения. Устанавливайте страховой запас исходя из колебаний спроса и сроков доставки, а также требуемого уровня обслуживания, а не на основе универсального множителя.

Частые мелкие поставки могут подходить для некоторых категорий свежих товаров, но закупки по принципу «точно в срок» зависят от надежности поставщика. Повторный заказ после каждой продажи не является обязательным правилом и не исключает необходимости создания запаса безопасности.

3. Определение приоритетности товаров с помощью анализа ABC и оценки рисков

Анализ по методу ABC помогает сосредоточить внимание на товарах, оказывающих наибольшее влияние на бизнес. Выберите и зафиксируйте критерий ранжирования, например годовой объем продаж: годовое количество проданных единиц, умноженное на стоимость единицы товара. Не следует полагать, что для всех магазинов подходит один и тот же фиксированный процентный распределительный ключ или что высокая цена за единицу всегда означает высокий приоритет.

Учитывайте скоропортящийся характер товара, риск убытков от убыли и ожидания покупателей. Даже недорогой товар повседневного спроса может требовать частых проверок наличия, даже если его рейтинг по ценности невысок. Пересматривайте классификации при проведении рекламных акций, в связи с сезонными колебаниями или при изменении ассортимента.

4. Провести циклическую инвентаризацию и выяснить причину

Проводите подсчет выбранных товаров в течение недели, а не полагайтесь исключительно на полную инвентаризацию. Уделяйте больше внимания быстрореализуемым товарам, товарам с высоким риском и повторяющимся расхождениям. Составляйте график с учетом собственного объема операций и истории ошибок, а не исходя из предположения, что одна и та же периодичность подходит для всех SKU.

Включите товары на полках и в подсобном помещении в одну единицу учета, учтите движения товара во время инвентаризации и сравните результаты с точным моментальным снимком состояния системы. Проведите повторную инвентаризацию в случае существенных расхождений перед внесением санкционированной корректировки. Укажите причину: ошибка при приемке, переупаковка в ящики, неучтенные отходы, неправильное размещение товара или иная установленная причина.

Наличие артикула, по которому в последнее время не было продаж, несмотря на положительный баланс в системе, является поводом для проверки, но не доказательством отсутствия товара на складе. Прежде чем разрешить автоматическую корректировку баланса, которая приведет к заказу дополнительных партий товара, необходимо проверить полочки, место хранения и учетные данные.

5. Прогнозируйте спрос, а затем анализируйте отклонения

Начните с анализа продаж по артикулам, магазинам и дням. Учитывайте влияние рекламных акций, дней доставки, праздничных дней и соответствующих местных условий. Фиксируйте случаи отсутствия товара на полках: отсутствие продаж на пустой полке не означает отсутствия спроса. В случае товаров с коротким сроком годности сравнивайте ожидаемый объем продаж со сроком, в течение которого товар остается пригодным к продаже.

Прогнозирование с помощью ИИ позволяет обрабатывать больший объем исходных данных и выявлять отклонения в широком ассортименте товаров. Его эффективность зависит от данных, категории товаров и рабочего процесса. Сравните полученные рекомендации с вашим текущим подходом и одновременно оцените уровень потерь и доступность товаров; снижение потерь, достигнутое за счет простого занижения запасов, не является успешным результатом.

Управление запасами в небольших продуктовых магазинах

Управление запасами в небольших продуктовых магазинах следует начинать с ведения систематической ежедневной отчетности, а не с обязательного внедрения технологий. Магазин с одним филиалом может начать с базовых функций учета запасов в POS-системе и, при необходимости, использовать контролируемую электронную таблицу. Необходимо назначить одного ответственного за сверку данных, чтобы избежать появления противоречивых версий остатков запасов.

1. Неделя 1 — Определение исходного состояния. Упорядочьте идентификаторы товаров и пересчитайте количество с упаковок в штуки. Определите одну несложную приоритетную категорию, обозначьте места её размещения на полках и в подсобных помещениях, а затем постепенно расширяйте ассортимент, переходя от одной категории к другой.
2. 2-я неделя — Запечатлейте каждое движение. Используйте контрольный список при приеме товара и простой журнал учета брака, возвратов и корректировок. Добавьте краткий обзор дат и пробелов на полках при открытии или закрытии магазина.
3. 3-я неделя — Установите правила покупок. Регистрируйте сроки поставки от поставщиков и сроки доставки. Устанавливайте начальные пороговые значения для повторного заказа приоритетных товаров и перед повторной закупкой проверяйте наличие товара, уже заказанного ранее.
4. 4-я неделя — Анализ и доработка. Сравните различия в подсчётах, потери и случаи отсутствия товара на складе. Устраните наиболее частые причины, а затем определите, какие ручные операции оправдывают использование программного или аппаратного обеспечения.

Это рекомендуемый порядок действий на начальном этапе, а не жесткий срок реализации. Адаптируйте его с учетом кадрового состава, объема ассортимента и качества имеющихся данных.

Приведенные значения носят исключительно иллюстративный характер. Следует соблюдать единообразие единиц измерения, отдельно фиксировать обязательства и использовать отдельные строки партии, если даты различаются. Только по пороговому значению повторного заказа невозможно определить, требуется ли размещать новый заказ и какое количество необходимо закупить.

Как выбрать систему учета запасов для продуктового магазина

Система учета запасов в продуктовом магазине должна обеспечивать поддержку всех этапов работы — от получения товара до его продажи, а не просто отображать общий объем запасов. Прежде чем сравнивать поставщиков, составьте список операций, с регистрацией которых у вашего персонала возникают трудности, и попросите каждого поставщика продемонстрировать их на примере типичных товаров.

Для управления запасами в супермаркетах, расположенных в разных местах, добавьте права доступа на уровне магазина, отслеживание перемещений и локальные правила формирования спроса. Общий показатель по всей сети может скрыть дефицит в одном филиале и избыток запасов в другом.

Сравните общую текущую рабочую нагрузку и затраты: настройка, миграция, обучение, подписки, интеграции и поддержка. Названия беспроводных протоколов не являются доказательством совместимости. Уточните фактический программный интерфейс, поддерживаемые поля данных, поведение при обновлениях и ответственность за устранение сбоев.

Ключевые показатели эффективности (KPI) по товарным запасам в продуктовых магазинах: оценка наличия товаров, потерь и точности

Используйте единые временные периоды, единицы измерения и методы оценки. Сравнивайте отделы с аналогичными сроками хранения и условиями работы; средний показатель по всему магазину может скрыть проблему, связанную со свежими продуктами. Начните с небольшого набора показателей, которые позволяют принять конкретные меры.

Эти определения устанавливают внутренние правила измерения, а не универсальные контрольные показатели. Следует обеспечивать единообразие допусков при подсчете и графиков проверок. Необходимо отделять известные потери от необъяснимых убытков и не сравнивать показатели, рассчитанные на основе затрат, напрямую с показателями, рассчитанными на основе выручки от продаж.

Для конкретной партии вы также можете отслеживать показатель реализации, рассчитанный как количество проданных единиц, деленное на количество единиц в этой партии. Если же вы используете показатель, рассчитанный за определенный период, уточните, включает ли его знаменатель начальные запасы и поступления. Всегда анализируйте высокий показатель реализации в совокупности с показателями доступности и потерь.

Как системы ESL и другие технологии способствуют работе магазинов

Технологии наиболее эффективны, когда они привязаны к конкретной задаче. Сканирование штрих-кодов позволяет фиксировать транзакции; программное обеспечение для управления запасами ведёт учет и регулирует правила закупок; устройства на полках отображают информацию или, если они оснащены соответствующими функциями, собирают данные о поведении покупателей. Эти функции дополняют друг друга, а не являются взаимозаменяемыми.

Электронные ценники: отображение и реализация на полке

Электронные этикетки для полок заменить бумажные ценники на дисплеи с централизованным управлением. В зависимости от модели и способа интеграции на них могут отображаться утвержденные цены, рекламные акции и информация для персонала. Этикетки со светодиодной подсветкой могут помочь сотрудникам находить товары для комплектования заказов, пополнения запасов или проведения инвентаризации.

Подтверждение обновления на этикетке свидетельствует о наличии связи с устройством или о статусе обновления, но не о том, сколько товаров физически находится на складе. Данные о количестве товара на складе или уведомления о сроке годности должны поступать из поддерживаемых источников данных. Кроме того, одна этикетка на полке не может самостоятельно различать все партии, размещенные на одной полке.

Компьютерное зрение и RFID: дополнительные замечания, а не автоматическая уверенность

Система компьютерного зрения может выявлять видимые пробелы на полках или неправильно размещенные товары в зоне обзора камеры. Технология RFID позволяет идентифицировать и отслеживать товары, снабженные метками, при условии правильной настройки меток, считывателей и системы. Не следует полагать, что любая из этих технологий обеспечивает полную прозрачность запасов в условиях любого магазина.

Проанализируйте охваченные участки, пропущенные или неоднозначные показания, требования к маркировке, а также механизм отражения результатов наблюдений в учетных записях запасов. Информация о сроке годности по-прежнему должна иметь надежную привязку к соответствующему артикулу или партии. Проведите пилотный проект по определенной категории и введите обязательную проверку исключений, прежде чем включить автоматическую корректировку запасов.

Начните с того узкого места, которое можно измерить: затраты на изменение цен, время комплектования заказов, пробелы на полках или трудозатраты на инвентаризацию. Сравните результаты пилотного проекта с задокументированными исходными показателями, включая затраты на обучение, внедрение и техническое обслуживание. Сохраняйте эффективные ручные механизмы контроля там, где они остаются соразмерными; не существует обязательного набора оборудования или универсального срока окупаемости.

Часто задаваемые вопросы

Может ли небольшой продуктовый магазин управлять запасами с помощью электронной таблицы?

Да, при умеренном ассортименте и объеме операций — при условии, что кто-то следит за синхронизацией данных о чеках, продажах, отходах и инвентаризации. Стоит рассмотреть возможность использования специализированного программного обеспечения, если ручное обновление данных отстает, несколько человек вносят противоречивые изменения в записи или если онлайн-заказы и наличие нескольких торговых точек затрудняют сверку данных.

Как часто продуктовые магазины должны проводить инвентаризацию?

Используйте историю рисков и несоответствий для составления графика циклических инвентаризаций. Частые проверки могут быть целесообразны для быстрореализуемых товаров, товаров с коротким сроком годности или товаров с высоким уровнем потерь, тогда как стабильные товарные позиции могут требовать меньшего внимания. Проверки даты и состояния товара проводятся отдельно от подсчета количества и должны осуществляться в соответствии с соответствующими процедурами для данной категории товаров.

В продуктовых магазинах применяется метод FIFO или FEFO?

Оба метода могут быть полезны. Метод FIFO отдаёт приоритет порядку поступления; метод FEFO — порядку истечения срока годности. В случае партий, для которых важна дата, метод FEFO позволяет избежать предположения, что самая старая партия всегда истекает первой. Ни один из этих методов не заменяет проверку состояния продукции или соответствующие меры контроля безопасности пищевых продуктов.

Осуществляют ли электронные ценники автоматический учет запасов?

Не самостоятельно. Системы ESL отображают информацию, поступающую от подключенных систем, и могут выполнять такие задачи, как поиск товара. Для физических величин по-прежнему требуются записи о транзакциях, подсчёты или отдельно развёрнутые датчики, а несоответствия необходимо выяснять до внесения исправлений в записи.

Ссылки

• Oracle: как устроено управление запасами в продуктовом магазине — общая информация о приеме товаров, пополнении запасов и онлайн-обработке заказов.
• Руководство пользователя Oracle Inventory: Планирование запасов и пополнение запасов — точки повторного заказа, спрос с учётом сроков поставки и страховой запас.
• GS1: Руководство по использованию двухмерных штрихкодов для хост-систем и бэкэнд-систем торговых точек розничной торговли — поддержка данных о партиях и сроках годности в розничных системах.
• Walmart: как полки стали «умнее», а наша работа — проще — обновления цен и задачи в магазине с использованием световой индикации.