Топ-10 проблем управления запасами и способы их решения

Введение

Правильное управление запасами имеет решающее значение для бизнеса, поскольку от этого зависит его прибыль, удовлетворенность клиентов и успех цепочки поставок. По данным Wasp Barcode Technologies, 43% малых и средних предприятий либо не отслеживают запасы, либо используют ручные методы, что приводит к неточному учету запасов и поставок, а также к проблемам с затовариванием и недозагрузкой складов.

Если малый бизнес не отслеживает свои запасы точно, он может в итоге потратить больше, а при такой маленькой прибыли он не может позволить себе терять продажи. Отсутствие данных в реальном времени, устаревшие системы, неточное прогнозирование и отсутствие отчетности - все это приводит к проблемам с движением денежных средств и работой склада.

Мы выделяем 10 основных проблем управления запасами и предлагаем подробные решения для каждой из них. Решив эти проблемы, компании смогут обеспечить оптимальный уровень запасов, избавиться от старых и ненужных товаров, а также усовершенствовать методы управления и обработки заказов.

Избыточные запасы и их влияние на денежный поток

Избыточные запасы по-прежнему являются одной из самых больших проблем, когда речь идет об управлении запасами в различных видах бизнеса. Обычно это происходит, когда предприятие закупает больше продукции, чем ему необходимо для продажи клиентам. Это часто происходит потому, что компании неправильно определяют, сколько продукции им понадобится, беспокоятся о том, что запасы могут закончиться, или все еще используют старомодные способы отслеживания своих запасов. Хотя в некоторых ситуациях хранение дополнительных запасов может быть полезным, слишком долгое хранение запасов может в конечном итоге стоить больших денег.

Самое непосредственное влияние затоваривания заключается в том, что оно может затруднить управление денежными потоками. Капитал застревает в непроданных товарах, а значит, денег не хватает на рекламу, оплату труда сотрудников или разработку новых продуктов. Кроме того, слишком большие запасы означают, что вам придется платить больше за хранение, занимать больше места на складе, платить более высокие страховые взносы и привлекать больше работников для управления всем этим. В тех случаях, когда товар недолговечен или не продается, компания может потерять деньги, потому что ей придется избавиться от него по более низкой цене или просто выбросить.

Чтобы решить эту проблему, компаниям следует использовать модели прогнозирования, которые учитывают прошлые продажи, то, что обычно хотят покупатели, и любые изменения, происходящие в разное время года. Использование программного обеспечения для управления запасами, которое отслеживает запасы в режиме реального времени, использует метки RFID и связывает заказы, поможет вам лучше понять, что у вас есть, и снизить вероятность того, что вы купите слишком много. Эффективное управление запасами означает поддержание необходимого количества товара на складе, сокращение расходов и обеспечение соответствия имеющихся товаров запросам клиентов.

Недостаток запасов и упущенные возможности для продаж

Одной из распространенных проблем, возникающих из-за ошибок, допущенных в процессе управления запасами, является недоукомплектование запасов. Такая ошибка может привести к тому, что предприятие будет испытывать недостаток доходов и снижение удовлетворенности клиентов. Кроме того, отсутствие товара на складе не только влияет на немедленные продажи, но и может ухудшить долгосрочную лояльность и доверие клиентов к компании. В небольших компаниях повторяющиеся случаи отсутствия товара на складе могут привести к тому, что компания будет восприниматься как ненадежная, что заставит клиентов перейти в другую компанию.

Это может быть связано с неэффективными процессами управления запасами, неточными данными или слабой реакцией на спрос со стороны клиентов. Компаниям, которые в значительной степени зависят от ручной регистрации заказов, особенно сложно реагировать на изменения спроса, особенно в пиковые сезоны. Обработка заказов, системы ручного управления и системы мониторинга, не позволяющие контролировать ситуацию в режиме реального времени, - все это, как правило, не позволяет оперативно создавать запасы и реагировать на изменения в заказах.

Предприятия, внедряющие автоматизированные системы заказов и точно управляющие запасами, будут реже сталкиваться с проблемой нехватки товара. Процессы заказа, а также точный анализ прошлых заказов клиентов и сезонных тенденций значительно сократят время выполнения заказа. Регулирование уровня оперативности обслуживания значительно повысит общую эффективность работы.

Неточные данные инвентаризации

Некорректные данные о запасах, проявляющиеся в виде расхождений в операционном цикле предприятия, - одна из самых опасных сложностей в управлении запасами, с которой приходится иметь дело. Расхождения между зарегистрированными уровнями запасов и фактическими запасами на складе приводят к сбоям в работе, задержкам в выполнении заказов и, в большинстве случаев, к разочарованию клиентов. Бизнес, зависящий от графиков доставки и наличия товара, страдает от качества обслуживания и продаж при малейших неточностях в данных.

Эти ошибки обычно связаны с ручным управлением запасами. Использование электронных таблиц и физических журналов облегчает человеческий фактор при подсчете запасов, выставлении счетов за заказы и вводе данных. Невозможность точного отслеживания движения запасов подвергает компанию опасности принятия ошибочных решений о закупках или производстве, ставит под угрозу целостность всей цепочки поставок и увеличивает погрешность прогноза спроса.

Использование системы отслеживания запасов, которая обеспечивает одновременное обновление данных на различных платформах и отслеживание в режиме реального времени, облегчает это бремя. Ежедневные складские операции, включая прием и возврат запасов, также становятся проще с внедрением сканирования штрих-кодов и маркировки RFID. Улучшенная целостность данных гарантирует надежное управление запасами, что позволяет составлять точные бизнес-прогнозы, управлять заказами и принимать оперативные решения в целом.

Накопление мертвых запасов

В системах инвентаризации нераспроданные запасы, которые лежат на складе гораздо дольше ожидаемого срока оборота, называются мертвыми запасами. Для большинства предприятий это представляет собой проблему управления запасами, особенно для тех, кто не располагает перископическими данными в режиме реального времени и автоматизированными аналитическими системами. Мертвые запасы отвлекают оборотный капитал и увеличивают стоимость квадратного фута складских помещений, не принося никакой отдачи от инвестиций.

В большинстве случаев это происходит из-за неумелого прогнозирования спроса, плохого контроля за запасами или неспособности соразмерно масштабировать запасы в соответствии с динамикой покупательского спроса. Основными факторами, способствующими этому, являются завышенная оценка объема продаж, закупки, осуществляемые под влиянием маркетинговых тенденций без учета данных, или сохранение устаревших запасов на балансе в ожидании продаж, которые никогда не осуществятся. Со временем эти продукты не только теряют актуальность на рынке, но и становятся все более сложными для продажи, что резко сказывается на движении денежных средств и скорости перемещения запасов.

Чтобы снизить риск накопления мертвых запасов, компаниям необходимо использовать активную систему управления запасами, которая отслеживает движение товаров и отмечает медленно движущиеся товары. Важное значение имеют регулярные проверки запасов, правильное управление историческими данными, закупки, согласованные с продажами в режиме реального времени, и передовая практика. Кроме того, совершенствование управления жизненным циклом продукции с помощью точного прогнозирования, не связанного со скоростью рынка и продаж, обеспечивает оптимальные уровни запасов и снижает вероятность использования устаревших запасов.

Неэффективная планировка склада и задержки при комплектации товара

Неэффективная планировка - часто недооцениваемая проблема инвентаризации, которая может привести к чрезмерным задержкам при комплектации и выполнении заказов. Неспособность оптимизировать систему инвентаризации приводит к росту неэффективности работы склада, что увеличивает операционные расходы, удлиняет сроки выполнения заказов и усугубляет проблемы неправильно размещенных запасов и несогласованных систем управления запасами.

Большинство складов не учитывают оптимизацию рабочих процессов и возможность расширения при их первоначальном планировании. Хранение товаров по дате их прибытия, а не по категориям для удобства, приводит к затруднению работы персонала и увеличению времени на перемещение. Эти проблемы усугубляются в периоды высокого спроса или пиковые сезоны, что часто приводит к задержкам поставок и недовольству клиентов.

Чтобы решить эту проблему, компаниям следует сосредоточиться на стратегиях, использующих данные для принятия бизнес-решений. Структурирование расположения товаров по объему, размерам или классификации, а также размещение быстро движущихся товаров в легкодоступных местах улучшает операционный поток. Управление складским пространством с помощью вертикального полочного хранения и использование систем управления запасами в режиме реального времени повышает эффективность перемещения запасов, а также маршрутов комплектации с точки зрения стратегической планировки. Кроме того, системы с поддержкой мобильных устройств облегчают оперативный доступ к текущим запасам и заказам для персонала, предоставляя важную информацию прямо на складе, что повышает эффективность контроля над запасами.

Отсутствие видимости в реальном времени

В современном мире управление товарно-материальными запасами становится все более сложной задачей, поскольку компании не имеют возможности отслеживать состояние своих запасов в режиме реального времени. Устаревшая информация о состоянии запасов приводит к принятию неверных решений, касающихся закупок, выполнения заказов и производства. В большинстве случаев это приводит к пропуску заказов клиентов, задержке выполнения заказов и неэффективному контролю запасов, что негативно сказывается на операционной эффективности и удовлетворенности клиентов.

Для компаний, работающих на нескольких площадках или имеющих большой объем операций, эта проблема становится еще более актуальной. В отсутствие автоматизированной системы обновления статических данных о запасах отслеживать движение запасов и ситуативные потребности становится сложнее. Пробелы в системе отслеживания цепочки поставок приводят к задержкам и неограниченному потенциалу затоваривания или недозагрузки. При возникновении затоваривания и последующем за ним снижении уровня обслуживания это может негативно сказаться на движении денежных средств и снижении уровня обслуживания.

Чтобы решить эту проблему, компаниям необходимо внедрить единую систему управления запасами, обеспечивающую оперативное отслеживание и синхронизацию запасов в разных подразделениях. Наличие облачного программного обеспечения для управления запасами с RFID-метками, сканированием штрих-кодов и мобильным доступом позволяет точно отслеживать запасы в реальном времени по всей цепочке поставок. Повышение наглядности позволяет предприятиям принимать оперативные решения в режиме реального времени, что, в свою очередь, способствует точности отслеживания и управления запасами, улучшает обработку заказов и позволяет сбалансировать уровень запасов в зависимости от спроса.

Устаревшие или неактуальные системы инвентаризации

Многие организации, особенно малые, продолжают использовать устаревшие способы управления запасами, такие как электронные таблицы или старые настольные приложения. Как правило, они не обладают функциями и гибкостью, необходимыми для работы в современном быстром и многоканальном мире бизнеса. Как следствие, они вызывают множество проблем с управлением запасами, включая неточные данные, ограниченное понимание происходящего и неэффективные методы работы.

Большинство унаследованных систем не рассчитаны на работу с такими важными бизнес-системами, как электронная коммерция, бухгалтерский учет или доставка. В результате компании вынуждены полагаться на ручной труд, что может привести к ошибкам и затрудняет принятие решений в режиме реального времени. Кроме того, старые системы обычно не могут справиться с такими задачами, как отслеживание товарных запасов, составление правильных прогнозов или управление запасами в нескольких местах - все это важно для поддержания клиентов и бесперебойного функционирования бизнеса.

Современное программное обеспечение для управления запасами помогает решить эти проблемы, предоставляя людям доступ к нему из облака, поддерживая актуальность информации в режиме реального времени и облегчая такие задачи, как заказ и отслеживание, с помощью автоматизации. Использование сканеров штрих-кодов, RFID-меток, прогнозирование спроса и автоматические оповещения облегчают управление запасами и сокращают расходы. Использование интегрированной и масштабируемой системы управления запасами помогает бизнесу стать более точным, наглядным и поддерживает его рост и управление цепочками поставок в долгосрочной перспективе.

Человеческие ошибки при работе с запасами

Человеческие ошибки - распространенная и серьезная проблема в управлении запасами, особенно в тех местах, где инвентаризация ведется вручную. Ошибки могут произойти на любом этапе процесса, и даже одна ошибка может повлиять на точность учета запасов, задержать выполнение заказов и привести к ненужным потерям.

Эти ошибки обычно возникают в результате процессов, выполняемых вручную, таких как ввод данных или подсчет запасов, и, следовательно, могут привести к множеству несоответствий. Недостаточная подготовка, высокая текучесть кадров и сложный характер управления большим количеством единиц хранения (SKU) многократно увеличивают риск. Это не только приводит к небрежности в работе, но и ухудшает точность услуг, что приводит к многочисленным неполным заказам или задержкам поставок, что ухудшает удовлетворенность клиентов.

Чтобы сбалансировать риски, компаниям необходимо внедрять системы инвентарного контроля с автоматизацией, например сканированием штрих-кодов и RFID, а также обновлением данных в режиме реального времени. Автоматизация облегчает бремя ручного труда и повышает точность. Кроме того, необходимо четко прописать стандартные операционные процедуры и проводить регулярное обучение для закрепления передового опыта. Добавление таких средств внутреннего контроля, как подсчет циклов и проверка наиболее дорогих и быстро продаваемых товаров, улучшает общий контроль над запасами и сводит к минимуму человеческие ошибки.

Плохое прогнозирование спроса

Неэффективное прогнозирование спроса остается одной из ключевых проблем управления запасами для организаций всех отраслей. Неадекватные прогнозы нарушают равновесие, приводя либо к избытку запасов, что ведет к высоким затратам на хранение, либо к недостатку запасов, что ведет к потере продаж и недовольству клиентов. Эти результаты усугубляются на нестабильных рынках, где потребительский спрос и уровень запасов находятся в постоянном движении.

Одной из основных причин неточных прогнозов является опора на статичные исторические данные и личная предвзятость, не позволяющая учесть такие элементы, как сезонные колебания, активные продажи, время выполнения заказа или всеобъемлющие нарушения в цепочке поставок. Это часто относится к небольшим компаниям, которые не имеют сложных систем прогнозирования и продолжают использовать устаревшие ручные методы. В отсутствие точного прогнозирования компании подвержены волатильности спроса, неэффективному планированию производства, неэффективности цепочки поставок и общему нерациональному распределению ресурсов.

Чтобы решить эту проблему, предприятиям следует внедрять системы управления запасами (в том числе программное обеспечение) со встроенной функцией прогнозирования спроса. Такие системы используют уровень запасов в реальном времени, историю заказов клиентов и другие факторы для составления более точных прогнозов. Автоматизированная предиктивная аналитика, включающая в модели прогнозирования данные о продажах и рыночных тенденциях, повышает точность будущего планирования. Прогнозирование, интегрированное с мониторингом запасов и обработкой заказов, повышает общую гибкость бизнеса, позволяя компаниям лучше управлять складскими запасами, сокращать избыточные устаревшие запасы и улучшать общее управление запасами.

Высокие затраты на хранение запасов

Управление запасами становится сложной задачей для предприятий, когда затраты на их хранение высоки. Помимо оплаты хранения, компаниям приходится оплачивать коммунальные услуги, рабочую силу, страхование, потерю стоимости товаров и риск того, что товары устареют. Если уровень запасов превышает потребности клиентов, расходы растут и начинают снижать получаемую прибыль.

Неточное прогнозирование, ручное управление запасами и несвоевременная обработка заказов - вот некоторые из основных причин роста затрат на хранение. Когда на складе находится слишком много сырья или готовой продукции, это означает, что компания тратит деньги на неиспользуемый капитал и более высокую плату за хранение. Это серьезная проблема для малых предприятий, у которых зачастую меньше наличности и меньше места на складах. Если инвентаризация не отслеживается должным образом, это может повлиять как на финансы компании, так и на ее деятельность в целом.

Чтобы сократить эти расходы, компаниям следует использовать программное обеспечение для управления запасами, которое автоматически отслеживает запасы, обновляет их в режиме реального времени и отправляет предупреждения, когда запасы устаревают. Следование лучшим практикам, таким как JIT инвентаризация, точное прогнозирование и регулярный аудит запасов, поможет предотвратить накопление слишком больших запасов. Для решения проблемы высоких затрат на хранение важно соотнести хранение с фактическими продажами и потребностями клиентов, чтобы данные о запасах служили основой для более разумных и эффективных операций.

Революционное управление запасами с помощью электронных полочных этикеток (ESL)

Электронные полочные этикетки (ESL) сегодня используются для решения давних проблем управления запасами. ESL позволяют ритейлерам отслеживать свои запасы в режиме реального времени и мгновенно обновлять их как в магазинах, так и на складах. Это помогает компаниям избежать ошибок, связанных с ручным трудом, особенно при большом количестве SKU.

Одна из лучших особенностей ESL заключается в том, что их можно использовать с программным обеспечением для управления запасами. После подключения ESL будут показывать правильные уровни запасов, цены и информацию о товарах, используя данные о запасах в режиме реального времени. В результате управление запасами становится более эффективным, заказы обрабатываются более гладко, а компания быстрее реагирует на запросы клиентов. В периоды загруженности или распродаж ESL следит за тем, чтобы информация о товарах и ценах везде была правильной, поэтому клиенты не сталкиваются с задержками и не остаются недовольными.

ESL помогают как малым, так и крупным предприятиям преодолеть общие проблемы, связанные с управлением запасами. Они помогают сократить время и усилия, необходимые для замены этикеток вручную, и улучшить процесс проверки запасов. ESL помогают улучшить видимость и точность данных в любой момент времени, что способствует более точному прогнозированию, снижает риски, связанные с избытком запасов, и сокращает расходы на цепочку поставок. Являясь частью более крупной системы управления запасами, ESL помогают решать как простые, так и сложные проблемы инвентаризации.

Zhsunyco®: Повышение эффективности управления запасами с помощью профессиональных решений ESL

Компания Zhsunyco®, основанная в 2016 году, является известным дистрибьютором и поставщиком решений в области электронных полочных этикеток (ESL) для розничной торговли, складского хозяйства и логистики. Zhsunyco® автоматизирует контроль за запасами в режиме реального времени, сокращает операционные расходы и устраняет ошибки ручной маркировки с помощью беспроводных технологий, таких как 2,4 ГГц, 433 МГц, BLE и NFC.

ЭСЛ Zhsunyco® полностью интегрируются с современными системами управления запасами, такими как автоматическое обновление запасов, уведомления о низком уровне запасов и обновление информации о продукции в режиме реального времени в нескольких местах, расположенных в разных часовых поясах. Эти функции решают важнейшие проблемы бизнеса: несоответствие запасов, точный поток данных в реальном времени, дорогостоящая рабочая сила и плохой контроль запасов. Компания Zhsunyco® поддерживает переход предприятий на "умные" системы инвентаризации, имея более 35 000 розничных клиентов в более чем 180 странах.

Хотите повысить эффективность работы и точность учета товарно-материальных ценностей? Обратитесь к нам, чтобы получить индивидуальные стратегии ESL и бесплатные консультации.

Заключение: Выбор правильной стратегии для будущего инвентаризации

Различные проблемы управления запасами, такие как затоваривание, недозакупки и неточное прогнозирование спроса, могут негативно сказаться на рентабельности и одновременно нарушить всю цепочку поставок. В основе этих проблем лежит использование устаревших инструментов, ручных методов и отсутствие анализа в режиме реального времени. Для решения этих проблем компаниям необходимо внедрять более совершенные решения, а также соответствующее программное обеспечение для управления запасами, системы инвентаризации в режиме реального времени и надежное прогнозирование спроса. Независимо от того, занимаетесь ли вы масштабной розничной торговлей или производите товары, управляя сырьем, принятие мер заранее защищает ваш денежный поток и гарантирует лучший доступ к товарам.

• 📋Сводная таблица: Топ-10 проблем управления запасами и способы их решения

Проблема управления запасами	Предлагаемое решение
1. Переполнение запасов	Улучшение отслеживания, мониторинг спроса, а также осуществление прогнозирования.
2. Подводные камни	Установление прогнозируемых аналитических уровней запасов для резервных запасов.
3. Неточные данные инвентаризации	Регулярно проводите проверки с помощью аудита и автоматизированных систем.
4. Накопление мертвых запасов	Анализ движения товаров на основе регулярных интервалов времени, а также применение стратегий FIFO/JIT.
5. Неэффективная планировка склада	Применяйте цифровые системы комплектации при перепланировке склада.
6. Отсутствие видимости в реальном времени	Применяйте облачные системы наряду с отслеживанием данных в режиме реального времени.
7. Устаревшие системы инвентаризации	Инвестируйте в надлежащие масштабируемые системы и установите программное обеспечение для отслеживания, чтобы автоматизировать/ручно обеспечивать рабочие процессы инвентаризации.
8. Человеческие ошибки при работе с запасами	Применяйте штрих-коды/RFID в качестве идентификаторов в стандартном операционном процессе.
9. Плохое прогнозирование спроса	Анализируйте продажи с помощью инструментов прогнозирования спроса на основе искусственного интеллекта.
10. Высокие затраты на хранение запасов	Используйте избыточные запасы для выравнивания по точкам срабатывания, оптимизируя при этом точку повторного заказа.