Как установить POS-систему: Пошаговое руководство для ритейлеров

В современном мире розничной торговли для процветания бизнеса крайне важно установить правильную розничную POS-систему. Для любого бизнеса, работающего в сфере розничной торговли, важно отметить, что технология омниканального ритейла является важным компонентом. Хорошая POS-система не только отслеживает продажи, но и синхронизируется с другими бизнес-процессами, такими как инвентаризация, работа с клиентами и платежи. В этой статье мы шаг за шагом расскажем, как выбрать и внедрить POS-систему, которая будет отвечать потребностям вашего бизнеса.

Выберите подходящий POS-терминал для вашей розничной торговли

Выбор правильной POS-системы - это, пожалуй, самое важное решение, которое приходится принимать ритейлеру. Лучшим решением будет то, которое идеально впишется в ваши конкретные бизнес-потребности, а не обязательно самое гламурное или самое дешевое.

Оцените ваши бизнес-требования

Прежде чем выбирать конкретных поставщиков, необходимо провести внутреннюю оценку. Рассмотрим:

• Тип бизнеса: Укажите тип вашего розничного бизнеса, например, магазин одежды, продуктовый магазин, нишевый магазин и т.д.
• Масштаб деятельности: Сколько физических точек? Сколько кассовых залов на одно место? Каков прогнозируемый темп роста?
• Транзакция Объем: Сколько транзакций вы совершаете ежедневно, еженедельно и ежемесячно? Не забывайте об объемах в пиковые сезоны.
• Размер и сложность каталога продукции: Сколько SKU? Много ли в вашем бизнесе вариантов, товаров в комплекте или серийно выпускаемых продуктов?
• Существующая технология: Какие еще системы (бухгалтерия, электронная коммерция) требуют интеграции?

Сравните типы POS-систем

Оценка преимуществ и недостатков различных категорий POS-систем чрезвычайно важна:

Оцените ключевые характеристики

Помимо основных транзакционных возможностей, определите функции, которые наиболее важны для розничного бизнеса:

• Управление запасами: Отслеживание в режиме реального времени, оповещения о низком уровне запасов, автогенерируемые заказы на поставку, подсчет запасов и управление вариантами.
• Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM): Данные о клиентах, покупательское поведение, программы лояльности, совместимость с e-mail маркетингом.
• Отчетность и аналитика: Отчеты о продажах по товарам, по категориям, по сотрудникам, по времени, оборачиваемость запасов, анализ прибыльности, настраиваемые панели, отчеты о продажах.
• Управление сотрудниками: Функции хронометража, отслеживание эффективности продаж и разрешение на основе заранее определенных ролей.
• Интеграция электронной коммерции: Возможность синхронизировать данные о запасах и продажах с вашим интернет-магазином.

Рассмотрим расходы и поддержку

Не ограничивайтесь ценой наклейки. Обратите внимание на основные расходы: стоимость оборудования, включая аппаратное или программное обеспечение, плату за каждую транзакцию, расходы на первоначальное приобретение и обучение, а также расходы на службу поддержки. Поддержка поставщика компании имеет решающее значение при установке системы, и если поставщик не будет привлечен для устранения неполадок, когда система не работает, будет потеряно много времени.

Приоритет - масштабируемость

Необходимо выбрать систему, которая может расширяться с увеличением масштабов бизнеса. Миграция POS-системы - это разрушительный и дорогостоящий процесс. Убедитесь, что выбранное решение сможет выдержать рост количества транзакций, увеличение числа магазинов, рост товарных запасов и будущие требования к функциям, не требуя при этом полной переделки.

Соберите и подключите ваше POS-оборудование

Следующий шаг после выбора POS-системы - сбор и интеграция всего необходимого POS-оборудования. Аппаратные компоненты - очень важный аспект любого бизнеса, поскольку от них зависит эффективность работы предприятия и удовлетворенность клиентов. Базовое оборудование, которое необходимо для большинства POS-систем, включает в себя сканер штрих-кодов, принтер чеков и платежный процессор. Чтобы обеспечить взаимодействие этих компонентов с программным обеспечением вашей точки продаж, убедитесь, что вы выбираете совместимое с ним оборудование.

Например, принтеры чеков должны быть интегрированы с вашей POS-системой, чтобы клиенты получали свои чеки быстро. Если вы обрабатываете большое количество квитанций, вам, возможно, придется выбрать модели, которые быстро обрабатывают квитанции. Еще одно оборудование, которое используется в процессе оформления заказа и помогает управлять запасами, - это сканеры штрих-кодов. Эти сканеры помогают сканировать информацию о товаре в течение короткого периода времени и сводят к минимуму возможность совершения ошибок.

Если ваша компания занимается обработкой платежных или кредитных карт, то вам необходим платежный процессор. Варианты оплаты, которые вы предлагаете, в значительной степени влияют на удовлетворенность ваших клиентов, поэтому вы должны предлагать дебетовые карты, кредитные карты и мобильные платежные решения, такие как Google Pay и Apple Pay.

Установка и настройка программного обеспечения для кассовых аппаратов

Установка программного обеспечения POS - это следующий шаг после установки POS-оборудования. Программное обеспечение - это сердце системы торговой точки, поскольку оно отвечает за обработку продаж, управление инвентарем и связь с другими инструментами, помогающими управлять бизнесом. Процесс установки может отличаться в зависимости от поставщика POS, но в целом он включает в себя установку программного обеспечения на POS-оборудование и интеграцию новой POS-настройки, которая включает в себя создание профилей пользователей для ваших сотрудников.

При настройке программного обеспечения POS убедитесь, что вы учитываете параметры, которые контролируют систему управления запасами. Программное обеспечение должно быть способно обновлять информацию о состоянии запасов в режиме реального времени, чтобы вы не заказывали больше товаров, чем вам нужно, и чтобы у вас не закончились самые продаваемые товары. Также убедитесь, что ваша POS-система интегрирована с вашим магазином электронной коммерции, если вы работаете в омниканальном розничном магазине. Таким образом, вы сможете контролировать как онлайн-продажи, так и продажи в физическом магазине с единой платформы.

Некоторые POS-системы могут включать в себя видеоуроки или поддержку клиентов, чтобы пользователи могли завершить процесс настройки, следуя простым шагам. Не стесняйтесь обращаться к поставщику POS-системы, если у вас возникнут какие-либо проблемы с проведением транзакций. Однако важно понимать, что установка POS-системы - это долгосрочная инвестиция в развитие компании, и очень важно избежать ошибок на начальном этапе.

Добавляйте товары и эффективно управляйте запасами

Хорошо функционирующая POS-система облегчает управление запасами. После установки программного обеспечения необходимо ввести данные о товарах в систему и разработать эффективный механизм управления запасами. Многие POS-системы позволяют импортировать данные о товарах в пакетном режиме, что очень удобно. Можно легко сортировать товары по типу, бренду или отделу, что упрощает контроль за запасами.

Добавление продуктов: Методы и процесс

При вводе данных о товаре, помимо основной информации, такой как название, описание, цена и количество на складе, большинство POS-систем позволяют вводить дополнительную информацию, такую как изображения товара, его характеристики и штрих-коды. Благодаря функции массового импорта, когда вам нужно внести в систему большое количество товаров, вам не придется вводить каждый из них по отдельности, поскольку это будет сделано гораздо проще.

Существует три способа добавления товаров: ручной ввод данных, импорт из CSV-файла и интеграция с ERP-системой. Каждый из них подходит для определенных условий бизнеса, и выбор метода может значительно улучшить работу.

Эффективное управление запасами

Управление запасами важно для того, чтобы всегда иметь на складе необходимые товары для удовлетворения потребностей клиентов. Хорошая POS-система должна быть способна обновлять инвентарь при каждой транзакции, чтобы не допустить истощения запасов или заказа слишком большого количества определенного товара. Кроме того, убедитесь, что POS-система может взаимодействовать с другими бизнес-приложениями, например, с системами поставщиков, чтобы облегчить автоматическое оформление заказов. Это поможет вам уделять больше времени своему бизнесу, а не физическому подсчету запасов.

Чтобы повысить эффективность системы и свести к минимуму влияние человеческого фактора, можно интегрировать POS-систему с ESL. ESL может мгновенно обновлять цены и информацию о товаре, гарантируя, что цены на полках совпадают с ценами в POS-системе или центральной базе данных. ESL более эффективна, чем бумажные этикетки, поскольку позволяет менять информацию на этикетке без необходимости частой замены, что характерно для розничных магазинов с большим количеством товаров и частыми рекламными акциями.

Таким образом, POS-система не только контролирует инвентарь, но и взаимодействует с ESL. В случае изменения товара или цены новая информация передается на этикетки полок. Это означает, что цены на полках соответствуют данным системы, чего нельзя сказать о бумажных этикетках, обновление которых может занять много времени или может быть ошибочным.

Кроме того, ESL поддерживает динамическое ценообразование. Это связано с тем, что ритейлеры могут легко менять цены на свои товары в зависимости от рыночной конъюнктуры или рекламных акций, а покупатели всегда смогут видеть текущие цены. Таким образом, ритейлеры могут в определенной степени контролировать цены и в то же время избегать путаницы среди покупателей за счет наличия вводящих в заблуждение этикеток.

Ведущий цифровой ESL-партнер: ZhSunyco®

Компания ZhSunyco®, ведущий мировой производитель электронных полочных этикеток (ESL), стремится внедрять инновации в сфере розничной торговли IoT с помощью инновационных технологий цифровых дисплеев. Являясь универсальным экспертом в области решений ESL, мы предлагаем продукты с многочастотным диапазоном, многоцветные и многопротокольные этикетки, охватывающие широкий спектр сценариев, таких как супермаркеты, аптеки, склады и т. д., помогая магазинам достичь автоматизации цен и интеллектуального управления. Опираясь на собственную научно-исследовательскую платформу, 12 лет накопления технологий и 6 миллионов единиц продукции в год, продукция ZhSunyco® экспортируется в 180+ стран и обслуживает более 35 000 магазинов. Благодаря таким преимуществам, как сверхнизкое энергопотребление, сверхчеткий дисплей и гибкость развертывания, наша система ESL является ключевым инструментом для цифровой трансформации розничной торговли. Выбирайте ZhSunyco® и начните новую эру умного ритейла немедленно.

Разумное ценообразование начинается здесь!

Настройте безопасную обработку платежей

Не забудьте настроить безопасный метод приема платежей, когда будете настраивать POS-систему на прием основных кредитных карт. Это важно для защиты платежных данных ваших клиентов, которые необходимы для поддержания их лояльности и удовлетворенности. Выбранная вами POS-система должна поддерживать оплату кредитными и дебетовыми картами, мобильными платежами через Google Pay и Apple Pay, а также наличными.

Чтобы организовать безопасный способ обработки платежей, сначала привлеките авторитетного платежного процессора. Эти компании предлагают необходимые услуги для безопасной обработки карт и цифровых платежей. Убедитесь, что выбранный вами платежный процессор использует безопасные протоколы шифрования и соответствует стандарту безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS).

Система также должна включать варианты бесконтактных платежей, которые завоевали популярность благодаря своей эффективности. Такие платежи сводят к минимуму физическое взаимодействие между клиентами и персоналом, тем самым повышая уровень гигиены и улучшая качество обслуживания клиентов. Кроме того, убедитесь, что программное обеспечение позволяет обрабатывать различные валюты и принимает международные кредитные карты, особенно если вы работаете с клиентами из других стран.

Настраивая обработку платежей, обратите внимание на то, как транзакции фиксируются в вашей POS-системе. Эта информация важна для ведения бизнеса, поскольку помогает отслеживать продажи, покупательское поведение клиентов и даже выявлять прибыльность бизнеса.

Интегрируйте POS с ключевыми бизнес-инструментами

Ваша современная POS-система должна не просто обрабатывать продажи. Она должна взаимодействовать с другими инструментами и приложениями, чтобы облегчить ваши бизнес-операции. Например, интеграция с CRM-инструментами позволяет взаимодействовать с клиентами, отслеживая их информацию, приобретенные товары и даже анализируя данные. Это позволяет компаниям продвигать и разрабатывать программы лояльности, ориентированные на конкретных клиентов.

Если вы ведете многоканальный бизнес (у вас есть как физические, так и интернет-магазины), ваш POS должен работать без проблем с вашей платформой электронной коммерции. Это позволяет обновлять данные о товарных запасах в режиме реального времени и отражать их уровень сразу после совершения продажи, даже если она была совершена в другом месте или в Интернете. Кроме того, это позволяет бизнесу систематически отслеживать продажи в разных регионах. Интеграция с платформами онлайн-покупок, такими как Shopify, WooCommerce и Magento, повышает согласованность работы и улучшает качество обслуживания клиентов, гарантируя, что клиенты получают одинаковые услуги (или обслуживаются) независимо от используемого ими бизнес-интерфейса.

Помимо интеграции с электронной коммерцией и CRM, подумайте о том, чтобы связать вашу POS-систему с инструментами для управления запасами, расчета заработной платы или бизнес-аналитики. Наличие нескольких точек позволяет получить широкое представление об эффективности вашего бизнеса, от показателей продаж до производительности персонала, что дает возможность принимать решения, способствующие росту. В сочетании с этими инструментами стратегически правильно расположенная POS-система, подкрепленная стратегическим планированием, помогает вести гибкий, управляемый данными бизнес.

Обучение персонала для бесперебойной работы

Независимо от эффективности вашей POS-системы, она будет хороша только в том случае, если ваш персонал не обучен ее использованию. Обучение персонала играет ключевую роль в обеспечении удовлетворенности клиентов и бесперебойной координации операций бизнеса. Выделите время на обучение сотрудников работе с POS-программой, обработке транзакций с клиентами, управлению запасами и т. д. Базовые функции, такие как обработка продаж, возвратов, управление учетными записями пользователей, и расширенные функции, такие как создание отчетов и анализ бизнес-данных, могут быть преподаны в ходе тренингов.

Кроме того, убедитесь, что команда обладает достаточными знаниями о способах оплаты. Некоторые покупатели могут захотеть оплатить покупку бесконтактным способом, дебетовой картой или традиционной кредитной картой. Ваш персонал должен быть в состоянии легко и уверенно провести клиента через процесс оформления заказа.

Обучите своих сотрудников не только выполнять другие обязанности, но и обеспечивать первоклассное обслуживание клиентов. Наличие сотрудника, который быстро устраняет неполадки в POS-системе, значительно улучшает впечатления клиентов и уменьшает задержки в часы пик. Чтобы облегчить обучение, вы можете предложить видеоуроки или пошаговые документы, объясняющие проблемы, с которыми может столкнуться персонал.

Тщательно протестируйте и запустите систему

Прежде чем начать работу с новой POS-системой, необходимо тщательно протестировать ее, чтобы убедиться, что все аспекты готовы к работе. Проверьте тестовые транзакции, чтобы убедиться, что все аппаратные средства POS-системы работают, например принтеры чеков, сканеры штрих-кодов, а также настройки программного обеспечения, такие как отслеживание товарных запасов. Убедитесь, что обработка платежей безупречно работает с кредитными и дебетовыми картами, а также с мобильными платежами.

Помимо тестирования основных функций POS-системы, необходимо также провести базовое нагрузочное тестирование, чтобы лучше смоделировать реалистичные сценарии использования. Попробуйте обработать несколько транзакций одновременно. Другая симуляция может заключаться в одновременном наборе всех клиентов в магазине, что может быть использовано для проверки того, есть ли у системы какие-либо проблемы с производительностью при использовании расширенных функций, таких как интегрированное управление запасами и инструменты для работы с клиентами.

Как только вы убедитесь, что POS-система хорошо функционирует и прошла все испытания, можно назначать дату запуска. Убедитесь, что ваш персонал подготовлен к переходу на новую систему, и проследите за тем, как он будет работать в первые дни активного использования POS-системы. Если POS-система настроена правильно, а персонал достаточно обучен, эффективность операций и обслуживания клиентов в розничном бизнесе значительно улучшится.

Общие проблемы и простое устранение неполадок

Несмотря на все усилия по планированию и тестированию, во время установки системы или при ее первом использовании могут возникнуть некоторые проблемы. Здесь будут описаны проблемы и их решения:

Подключение или неисправности оборудования

• Проблемы могут быть самыми разными: принтеры чеков не могут печатать, сканеры не считывают штрих-коды или платежные терминалы не могут подключиться.
• Решение: Убедитесь, что все соединения (кабели питания и передачи данных) правильно подключены и все устройства включены. Убедитесь, что установлены правильные драйверы (если необходимо), и убедитесь, что модели оборудования поддерживаются поставщиком POS. Также рекомендуется попробовать перезапустить определенные устройства и программное обеспечение POS.

Нестабильное или медленное сетевое подключение

• Невозможность синхронизировать облачные данные, что снижает скорость выполнения транзакций или даже выводит систему из строя.
• Решение: Перед перезагрузкой маршрутизатора обязательно проверьте уровень сигнала WiFi в магазине и Ethernet-кабель, убедитесь, что интернет-сервис магазина работает оптимально, и проверьте, не препятствует ли брандмауэр важному POS-трафику.

Ошибки установки или конфигурирования программного обеспечения

• Если программа установлена неправильно, не запускается, возникают проблемы со входом в систему или неправильно сохраняются настройки.
• Решение: Ознакомьтесь с инструкциями по установке от поставщика программного обеспечения и проверьте, совместимо ли ваше устройство с системой. Попробуйте запустить установку или программное обеспечение от имени администратора. При возникновении проблем с конфигурацией убедитесь, что указанные данные верны.

Проблемы с импортом данных о товарах/инвентаре

• Такие проблемы, как отсутствие данных, неправильное форматирование, сбой процесса импорта или неверная информация после импорта из файла, например, CSV.
• Решение: Внимательно проверьте формат файла импорта, чтобы убедиться, что все столбцы соответствуют полям, указанным выше. Из всех возможных недостатков этот связан с проверкой ошибок, касающихся записей в данных (например, неправильно расставленные запятые, неверный тип данных). Рекомендуется попробовать импортировать небольшую партию за раз, чтобы определить причину проблемы.

Сбои в обработке платежей

• Операции оплаты или покупки не проходят для некоторых видов карт или платежных средств.
• Решение: Убедитесь, что платежный терминал правильно подключен и включен. Убедитесь, что подключение к сети хорошее, так как обработка платежей очень чувствительна к сетевым подключениям. Проверьте свой торговый счет у поставщика платежных услуг и убедитесь, что методы оплаты принимаются. Проверьте настройки платежей в POS-системе.

Если вышеупомянутые основные меры по устранению неполадок не помогают, то рекомендуется обратиться за помощью к поставщику POS-системы или оборудования. Они обладают необходимыми знаниями и оборудованием, чтобы помочь вам в решении проблемы.

Заключение: Создание фундамента для розничной торговли

Установка системы точек продаж - сложный процесс, требующий внимания к деталям на каждом этапе. Для владельцев бизнеса. Начиная с выбора продуктов, их подключения к оборудованию и программному обеспечению, управления запасами, которое может быть поддержано ESL, и безопасности платежей, каждый шаг основывается на предыдущем. Она становится мощной, когда интегрируется с другими инструментами, а ее эффективность повышается благодаря обучению персонала. Тщательное тестирование создает основу для правильного функционирования продукта на ранних этапах его применения.

Это путешествие направлено на совершенствование операций, на создание сильной операционной опоры. Надежная система Square POS обладает возможностями, которые позволяют упростить процессы, предоставлять важную информацию, улучшать качество обслуживания клиентов, а также поддерживать рост. Подойдите к установке с осторожностью - долгосрочные преимущества экономии времени и управления неоценимы. Если все сделано правильно, ваша POS-система - ценный союзник в вашем розничном бизнесе.