Cum să configurați un sistem POS: Ghidul pas cu pas al unui comerciant cu amănuntul

În lumea actuală a comerțului cu amănuntul, este esențial să se stabilească sistemul POS de vânzare cu amănuntul potrivit pentru ca afacerea să prospere. Pentru orice afacere care se ocupă de industria de retail, este caracteristic să se observe că tehnologia de retail omnichannel este o componentă importantă. Un sistem POS bun nu numai că urmărește vânzările, dar se sincronizează și cu alte procese de afaceri, cum ar fi inventarul, relațiile cu clienții și plățile. Acest articol va explica pas cu pas cum să alegeți și să implementați un sistem POS care să răspundă nevoilor dvs. de afaceri.

Alegeți POS-ul potrivit pentru nevoile dvs. de retail

Alegerea sistemului POS potrivit este, fără îndoială, cea mai importantă decizie pe care trebuie să o ia un comerciant cu amănuntul. Cea mai bună soluție este cea care se potrivește perfect nevoilor specifice ale afacerii dvs. și nu neapărat cea mai strălucitoare sau cea mai ieftină.

Evaluați cerințele dvs. de afaceri

Înainte de a selecta anumiți furnizori, este necesar să efectuați o evaluare internă. Luați în considerare:

• Tip de afacere: Furnizați tipul de afacere cu amănuntul pe care îl aveți, de exemplu, magazin de îmbrăcăminte, magazin alimentar, magazin de nișă etc.
• Scară de funcționare: Câte locații fizice? Câte benzi de checkout pe locație? Care este modelul de creștere pe care îl preconizați?
• Tranzacție Volum: Câte tranzacții executați zilnic, săptămânal și lunar? Nu uitați de volumele din sezoanele de vârf.
• Dimensiunea și complexitatea catalogului de produse: Câte SKU-uri? Activitatea dvs. implică o mulțime de variante, produse grupate sau produse serializate?
• Tehnologie existentă: Ce alte sisteme (contabilitate, comerț electronic) necesită integrare?

Comparați tipurile de sisteme POS

Evaluarea avantajelor și dezavantajelor diferitelor tipuri de sisteme POS este extrem de importantă:

Evaluați caracteristicile cheie

În plus față de capacitățile tranzacționale de bază, identificați caracteristicile care sunt cele mai importante pentru o afacere cu amănuntul:

• Gestionarea stocurilor: Urmărire în timp real, alerte pentru stoc redus, comenzi de achiziție generate automat, numărătoarea stocurilor și gestionarea variantelor.
• Managementul relațiilor cu clienții (CRM): Detaliile clienților, comportamentul de cumpărare, programele de fidelizare a clienților, compatibilitatea e-mail marketing.
• Raportare și analiză: Rapoarte privind vânzările pe articole, pe categorii, pe angajați, în funcție de timp, rulajul stocurilor, analiza marjei de profit, tablouri de bord personalizabile și rapoarte de vânzări.
• Managementul angajaților: Funcții de pontaj, urmărirea performanței vânzărilor și permisiuni bazate pe roluri predefinite.
• Integrarea comerțului electronic: Abilitatea de a sincroniza datele de inventar și vânzări cu magazinul dvs. online.

Luați în considerare costurile și sprijinul

Priviți dincolo de prețul afișat pe etichetă. Fiți conștienți de cheltuielile de bază: costurile echipamentelor, inclusiv hardware sau software, taxele per tranzacție, taxele inițiale de achiziție și formare și costurile serviciilor de asistență. Asistența furnizorului companiei este crucială în momentul instalării sistemului, iar dacă furnizorul nu este chemat să rezolve problemele atunci când sistemul nu funcționează, se pierde mult timp.

Prioritizarea scalabilității

Trebuie ales un sistem care se poate extinde odată cu creșterea dimensiunii afacerii. Migrarea sistemului POS este un proces perturbator și costisitor. Asigurați-vă că soluția aleasă poate face față creșterii numărului de tranzacții, extinderii numărului de magazine, creșterii inventarului și cerințelor viitoare privind funcțiile fără a necesita o reproiectare completă.

Adunați și conectați hardware-ul POS

Următorul pas după selectarea sistemului POS este colectarea și integrarea tuturor echipamentelor POS necesare. Componentele hardware sunt un aspect foarte important al oricărei afaceri, deoarece acestea determină eficiența afacerii și satisfacția clienților. Necesitățile de echipamente de bază care trebuie îndeplinite pentru majoritatea sistemelor POS includ un cititor de coduri de bare, o imprimantă de chitanțe și un procesor de plăți. Pentru a vă asigura că aceste componente interacționează cu software-ul Point of Sale, asigurați-vă că alegeți unul care este compatibil cu celălalt.

De exemplu, imprimantele de chitanțe ar trebui să fie integrate cu sistemul dvs. POS pentru a vă asigura că clienții primesc chitanțele cu promptitudine. Dacă procesați un număr mare de chitanțe, poate fi necesar să optați pentru modele care procesează rapid chitanțele. Un alt dispozitiv hardware utilizat în procesul de plată și care ajută la gestionarea inventarului este scanerul de coduri de bare. Aceste scanere ajută la scanarea detaliilor produsului într-o perioadă scurtă și minimizează posibilitatea de a face greșeli.

În cazul în care compania dvs. este implicată în procesarea cardurilor de plată sau de credit, atunci aveți nevoie de un procesator de plăți. Opțiunile de plată pe care le oferiți vor influența în mare măsură satisfacția clienților dvs.; prin urmare, ar trebui să oferiți carduri de debit, carduri de credit și soluții de plată mobile precum Google Pay și Apple Pay.

Instalarea și configurarea software-ului POS

Instalarea software-ului POS este următorul pas după instalarea hardware-ului POS. Software-ul este inima sistemului punctului de vânzare, deoarece este responsabil pentru procesarea vânzărilor, gestionarea inventarului și conectarea cu alte instrumente pentru a ajuta la gestionarea afacerii. Procesul de instalare poate diferi în funcție de furnizorul POS, dar, în general, implică instalarea software-ului pe echipamentul POS și integrarea noii configurații POS, care include crearea de profiluri de utilizator pentru angajații dvs.

În timp ce vă configurați software-ul POS, asigurați-vă că luați în considerare setările care controlează sistemul de gestionare a stocurilor. Software-ul ar trebui să fie capabil să actualizeze starea stocurilor în timp real pentru a vă asigura că nu comandați mai multe stocuri decât aveți nevoie sau că nu rămâneți fără cele mai vândute produse. De asemenea, asigurați-vă că sistemul dvs. POS este integrat cu magazinul dvs. de comerț electronic dacă operați un magazin de vânzare cu amănuntul omnichannel. În acest fel, puteți controla atât vânzările online, cât și vânzările din cadrul magazinului fizic de pe o singură platformă.

Unele dintre sistemele POS pot include tutoriale video sau asistență pentru clienți pentru a permite utilizatorilor să finalizeze procesul de configurare urmând pași simpli. Nu ezitați să vă consultați furnizorul POS dacă întâmpinați vreodată probleme cu tranzacția dumneavoastră. Cu toate acestea, este esențial să înțelegeți că instalarea unui sistem POS este o investiție pe termen lung în dezvoltarea companiei și este esențial să evitați greșelile în etapa inițială.

Adăugați produse și gestionați eficient inventarul

Un sistem POS bine funcțional facilitează gestionarea stocurilor. După instalarea software-ului, următorul proces este introducerea produselor în sistem și dezvoltarea unui mecanism bun de control al stocurilor. Multe sisteme POS vă permit să importați detaliile produselor într-un lot, ceea ce este convenabil. Este ușor să sortați produsele în funcție de tip, marcă sau departament, ceea ce face mai ușoară monitorizarea stocurilor.

Adăugarea produselor: Metode și procese

La introducerea detaliilor despre produse, în afară de informațiile de bază, cum ar fi numele produsului, descrierea, prețul și cantitatea din stoc, majoritatea sistemelor POS vă permit să introduceți mai multe informații, cum ar fi imagini ale produselor, specificații ale produselor și coduri de bare. Prin funcția de import în vrac, ori de câte ori trebuie să introduceți o mulțime de produse în sistem, nu trebuie să le introduceți pe fiecare în parte, deoarece acest lucru se va face într-un mod mult mai simplu.

Există trei modalități de a adăuga produse: introducerea manuală a datelor, importul dintr-un fișier CSV și integrarea cu un sistem ERP. Fiecare dintre acestea este adecvată pentru anumite condiții de afaceri, iar alegerea metodei poate îmbunătăți semnificativ activitatea.

Gestionarea eficientă a stocurilor

Gestionarea stocurilor este importantă pentru a avea întotdeauna în stoc produsele potrivite pentru a satisface nevoile clienților. Un sistem POS bun ar trebui să fie capabil să actualizeze inventarul cu fiecare tranzacție efectuată, astfel încât să nu rămâneți fără stoc sau să comandați prea mult dintr-un anumit produs. De asemenea, asigurați-vă că sistemul POS poate interfața cu alte aplicații de afaceri, de exemplu, sistemele furnizorilor, pentru a facilita reordonarea automată. Acest lucru vă va ajuta să petreceți mai mult timp cu afacerea dvs. decât cu numărarea fizică a stocurilor.

Pentru a crește eficiența sistemului și a minimiza factorul uman, este posibilă integrarea sistemului POS cu ESL. ESL poate actualiza imediat prețurile și informațiile despre produse, asigurându-se că prețurile de pe rafturi sunt aceleași cu cele din sistemul POS sau din baza de date centrală. ESL este mai eficient decât etichetele de hârtie, deoarece poate modifica informațiile de pe etichetă fără a fi necesară înlocuirea frecventă, ceea ce este frecvent în magazinele cu amănuntul cu multe produse și promoții frecvente.

În acest fel, sistemul POS nu numai că controlează inventarul, dar interacționează și cu ESL. În cazul unei modificări a produsului sau a prețului, noile informații sunt transmise etichetelor de raft. Acest lucru înseamnă că prețurile de pe rafturi sunt în concordanță cu datele sistemului, ceea ce nu este cazul etichetelor de hârtie, a căror actualizare poate dura sau poate fi incorectă.

În plus, ESL suportă, de asemenea, prețurile dinamice. Aceasta deoarece comercianții cu amănuntul pot modifica cu ușurință prețul produselor lor în funcție de forțele pieței sau de promoții, iar clienții vor putea vedea întotdeauna prețurile actuale. Acest lucru face posibil ca comercianții cu amănuntul să aibă un anumit grad de control al prețurilor, evitând în același timp crearea de confuzie pentru clienți prin etichete înșelătoare.

Principalul partener digital ESL: ZhSunyco®

ZhSunyco®, cel mai important producător de etichete electronice de raft (ESL) din lume, se angajează să conducă inovația IoT în retail cu o tehnologie inovatoare de afișare digitală. În calitate de expert unic în soluții ESL, oferim produse de etichetare cu bandă de frecvență multiplă, multicolore și multi-protocol, care acoperă o gamă largă de scenarii, cum ar fi supermarketuri, farmacii, depozite etc., ajutând magazinele să realizeze automatizarea prețurilor și gestionarea inteligentă. Bazându-se pe propria platformă de cercetare și dezvoltare, 12 ani de acumulare de tehnologie și 6 milioane de bucăți de capacitate de producție anuală, produsele ZhSunyco® sunt exportate în peste 180 de țări și deservesc peste 35 000 de magazine. Cu avantajele consumului ultra-redus de energie, afișajului ultra-clar și implementării flexibile, sistemul nostru ESL este un instrument cheie pentru transformarea digitală a retailerilor. Alegeți ZhSunyco® și începeți imediat o nouă eră a comerțului cu amănuntul inteligent.

Stabilirea mai inteligentă a prețurilor începe aici!

Configurați procesarea securizată a plăților

Nu uitați să configurați o metodă sigură de colectare a plăților atunci când vă configurați sistemul POS pentru a accepta principalele carduri de credit. Acest lucru este important pentru a proteja detaliile de plată ale clienților dvs., care sunt esențiale pentru menținerea loialității și satisfacției clienților. Sistemul POS pe care îl selectați trebuie să accepte plata prin carduri de credit și debit, plăți mobile prin Google Pay și Apple Pay, precum și numerar.

Pentru a stabili o metodă sigură de procesare a plăților, angajați mai întâi un procesator de plăți de renume. Aceste companii oferă serviciile necesare pentru gestionarea sigură a procesării plăților cu cardul și digitale. Asigurați-vă că procesatorul de plăți pe care îl alegeți utilizează protocoale de criptare securizate și respectă standardul PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard).

Sistemul ar trebui să includă, de asemenea, opțiuni de plată fără contact, care au câștigat popularitate datorită eficienței lor. Astfel de plăți reduc la minimum interacțiunea fizică dintre clienți și personal, îmbunătățind astfel igiena și experiența clienților. De asemenea, asigurați-vă că software-ul permite procesarea diferitelor valute și acceptă carduri de credit internaționale, mai ales dacă aveți de-a face cu clienți din alte țări.

În timp ce configurați procesarea plăților, asigurați-vă că acordați atenție modului în care tranzacțiile sunt înregistrate în sistemul POS. Aceste informații sunt importante pentru operațiunile de afaceri, deoarece ajută la monitorizarea vânzărilor, a comportamentului de cumpărare al clienților și chiar dezvăluie profitabilitatea afacerii.

Integrați POS-ul cu principalele instrumente de afaceri

Sistemul dvs. POS modern ar trebui să realizeze mai mult decât simpla procesare a vânzărilor. Acesta ar trebui să interacționeze cu alte instrumente și aplicații pentru a facilita operațiunile dvs. de afaceri. De exemplu, integrarea cu instrumentele CRM permite angajamentul față de clienți prin urmărirea informațiilor acestora, a bunurilor achiziționate și chiar analizarea datelor. Acest lucru face posibil ca întreprinderile să promoveze și să dezvolte programe de fidelizare destinate anumitor clienți.

Dacă operați o afacere multicanal (aveți atât magazine fizice, cât și online), POS-ul dvs. trebuie să funcționeze perfect cu platforma dvs. de comerț electronic. Acest lucru permite actualizarea în timp real a inventarului pentru a reflecta nivelul stocurilor imediat după efectuarea unei vânzări, chiar dacă vânzarea a fost făcută într-o altă locație sau online. În plus, acest lucru permite unei întreprinderi să urmărească sistematic vânzările în diferite regiuni. Integrarea cu platformele de achiziții online, cum ar fi Shopify, WooCommerce și Magento, îmbunătățește coerența operațională și îmbunătățește experiența clienților, asigurându-se că aceștia primesc același serviciu (sau sunt serviți) indiferent de interfața de afaceri pe care o utilizează.

Pe lângă integrarea comerțului electronic și a CRM, gândiți-vă la conectarea sistemului dvs. POS cu instrumente pentru gestionarea stocurilor, salarizare sau analiză de afaceri. Având mai multe capete vă oferă o viziune largă asupra eficienței afacerii dvs. de la cifrele de vânzări la productivitatea personalului, permițându-vă să luați decizii care susțin creșterea. Combinat cu aceste instrumente, un sistem POS plasat strategic, susținut de o planificare strategică, ajută la conducerea unei afaceri agile, bazate pe date.

Formați-vă personalul pentru operațiuni fără probleme

Indiferent de eficiența sistemului dvs. POS, acesta va fi la fel de bun ca și implementarea sa dacă personalul dvs. nu este instruit să îl utilizeze. Formarea personalului este esențială pentru a asigura satisfacția clienților și buna coordonare a operațiunilor afacerii. Alocați timpul necesar pentru a vă instrui angajații cu privire la utilizarea software-ului POS, procesarea tranzacțiilor cu clienții și gestionarea stocurilor, pentru a menționa doar câteva. Funcțiile de bază, cum ar fi procesarea vânzărilor, a retururilor, gestionarea conturilor utilizatorilor, și funcțiile avansate, cum ar fi generarea de rapoarte și analiza datelor de afaceri, ar putea fi predate în cadrul sesiunilor de formare.

De asemenea, asigurați-vă că echipa are cunoștințe adecvate privind metodele de plată. Unii clienți pot dori să plătească prin metode fără contact, cu un card de debit sau prin intermediul unui card de credit tradițional. Personalul dvs. trebuie să fie în măsură să ghideze clientul fără probleme prin procesul de plată cu încredere.

Antrenează-ți angajații să ofere servicii excelente clienților, pe lângă alte sarcini. Un membru al personalului care rezolvă rapid problemele legate de sistemul POS îmbunătățește considerabil experiența clienților și reduce întârzierile în timpul orelor de vârf. Puteți lua în considerare furnizarea de tutoriale video sau oferirea de documente pas cu pas care să explice problemele cu care se poate confrunta personalul, pentru a face formarea mai ușoară.

Testați temeinic și lansați sistemul dvs.

Înainte de punerea în funcțiune a noului sistem POS, totul trebuie testat meticulos pentru a se asigura că toate aspectele sunt pregătite să funcționeze. Verificați tranzacțiile de testare pentru a vă asigura că fiecare componentă hardware a sistemului POS funcționează, cum ar fi imprimantele de chitanțe, scanerele de coduri de bare și setările software, cum ar fi urmărirea inventarului. Asigurați-vă că procesarea plăților funcționează perfect cu carduri de credit, carduri de debit și opțiuni de plată mobile.

În afară de testarea funcționalității cheie a sistemului POS, ar trebui efectuate și teste de rezistență de bază pentru a simula mai bine scenarii de utilizare realiste. Încercați să procesați mai multe tranzacții în același timp. O altă simulare ar putea fi obținerea tuturor clienților din magazin în același timp, care poate fi utilizată pentru a testa dacă sistemul are probleme de performanță cu funcții avansate, cum ar fi gestionarea integrată a stocurilor și instrumentele de relații cu clienții.

După ce sunteți sigur că sistemul POS funcționează bine și a trecut prin toate testele, puteți stabili o dată pentru un eveniment de lansare. Asigurați-vă că personalul dvs. este pregătit pentru schimbare și monitorizați primele zile în care utilizează activ sistemul POS. Dacă totul este configurat corect cu POS-ul și dacă personalul beneficiază de suficientă formare, operațiunile și experiența în materie de servicii pentru clienți în cadrul afacerii cu amănuntul se vor îmbunătăți semnificativ.

Probleme comune și depanare simplă

În ciuda celei mai bune planificări și testări, pot apărea unele probleme în timpul instalării sistemului sau la prima utilizare a sistemului. Problemele și soluțiile lor vor fi descrise aici:

Conectivitate hardware sau disfuncționalități

• Probleme care variază de la imprimantele de chitanțe care nu pot imprima, scanere care nu citesc codurile de bare sau terminale de plată care nu se pot conecta.
• Soluție: Asigurați-vă că toate conexiunile (cabluri de alimentare și de date) sunt conectate corect și că toate dispozitivele sunt pornite. Asigurați-vă că sunt instalate driverele corecte (dacă este necesar) și că modelele hardware sunt acceptate de furnizorul POS. De asemenea, este recomandabil să încercați să reporniți anumite dispozitive și software-ul POS.

Conexiune de rețea instabilă sau lentă

• Imposibilitatea de a sincroniza datele din cloud, scăderea ratei de finalizare a tranzacțiilor sau chiar căderea sistemului.
• Soluție: Asigurați-vă că verificați puterea semnalului WiFi și cablul Ethernet al magazinului, confirmați că serviciul de internet al magazinului funcționează optim și verificați dacă firewall-ul obstrucționează traficul POS esențial înainte de a reporni routerul.

Erori de instalare sau configurare a software-ului

• În cazul în care software-ul nu este instalat corect, nu poate rula, există probleme de conectare sau setările nu sunt salvate corect.
• Soluție: Citiți instrucțiunile de instalare ale furnizorului de software și verificați dacă dispozitivul dvs. este compatibil cu sistemul. Trebuie să încercați să rulați instalarea sau software-ul ca administrator. Pentru problemele de configurare, asigurați-vă că detaliile furnizate sunt corecte.

Probleme de import al datelor despre produse/inventar

• Probleme precum date lipsă, formatare incorectă, eșecul procesului de import sau informații incorecte după importul dintr-un fișier, de exemplu, un CSV.
• Soluție: Verificați cu atenție formatul fișierului de import pentru a vă asigura că toate coloanele corespund câmpurilor specificate mai sus. Dintre toate defectele care pot apărea, aceasta implică verificarea erorilor privind înregistrările efectuate asupra datelor (cum ar fi virgulele plasate greșit, tipul incorect de date). Este recomandabil să încercați să importați un lot mai mic la un moment dat pentru a determina cauza problemei.

Eșecuri în procesarea plăților

• Tranzacțiile de plată sau de achiziție nu sunt efectuate pentru anumite tipuri de carduri sau mijloace de plată.
• Soluție: Verificați dacă terminalul de plată este conectat și pornit corect. Asigurați-vă că conexiunea la rețea este bună, deoarece procesarea plăților este foarte sensibilă la conexiunile la rețea. Verificați contul dvs. de comerciant la furnizorul de servicii de plată și asigurați-vă că metodele de plată sunt acceptate. Verificați setările de plată din cadrul sistemului dvs. POS.

Dacă măsurile de depanare de bază menționate mai sus nu funcționează, atunci este recomandabil să solicitați asistență de la furnizorul sistemului POS sau de la furnizorul de hardware. Aceștia sunt dotați cu cunoștințele și echipamentele necesare pentru a vă ajuta să rezolvați problema.

Concluzie: Construirea fundației dvs. pentru comerțul cu amănuntul

Instalarea unui sistem de punct de vânzare este un proces complex care necesită multă atenție la detalii în fiecare etapă. Pentru proprietarii de afaceri. De la selectarea produselor, conectarea lor la hardware și software, gestionarea stocurilor, care poate fi susținută de ESL, și securitatea plăților, fiecare etapă se bazează pe cea anterioară. Acesta este puternic atunci când este integrat cu alte instrumente, iar eficiența sa este sporită prin formarea personalului. Testarea minuțioasă creează baza pentru buna funcționare a produsului în primele etape ale aplicării sale.

Această călătorie este axată pe excelența operațiunilor, pe crearea unui pilon operațional puternic. Un POS Square solid are capabilitățile care pot simplifica procesele, furniza informații notabile, îmbunătăți experiențele clienților, precum și susține creșterea. Abordați această configurație cu atenție - beneficiile pe termen lung ale faptului că merită când vine vorba de economisirea timpului și de gestionare sunt inestimabile. Atunci când este realizat corect, sistemul dvs. POS este un aliat valoros în afacerea dvs. de retail.