Ce este micșorarea stocurilor? Un ghid complet pentru comercianții cu amănuntul

Introducere

Gândiți-vă la o afacere cu amănuntul în care rafturile sunt aprovizionate corespunzător, dar cifrele din registrul contabil nu se compară cu ceea ce se află în magazin. Lipsa articolului după articol vă jefuiește linia de profit unul câte unul, adesea în mod invizibil și ireversibil. Și acesta este fenomenul despre care vorbim, și anume, micșorarea stocurilor - amenințarea tăcută a multor comercianți cu amănuntul. În timp ce furtul și erorile de administrare reprezintă un capăt al spectrului, frauda furnizorului sau deteriorarea produselor reprezintă celălalt - pierderile de venituri și operațiunile perturbate sunt rezultatul. Iar subiectul zilei este micșorarea sau pierderea stocurilor. În acest ghid, nu numai că vom descoperi acești vinovați ascunși, dar vă vom oferi și modalități simple de a-i combate pentru a vă proteja afacerea și profiturile și pentru a asigura o afacere mai inteligentă și mai sigură în ansamblu.

Ce este micșorarea stocului?

Micșorarea stocurilor se referă la pierderea cantității de stocuri dintre nivelurile înregistrate și cele reale. Acest lucru este adesea evidențiat în timpul numărătorii fizice a stocurilor, atunci când cantitățile din sistemul de gestionare a stocurilor nu corespund numărătorii fizice. În realitate, micșorarea stocurilor reprezintă diferența dintre înregistrările de inventar și bunurile pe care le aveți în depozit.

Micșorarea stocurilor se referă la pierderea cantității de stocuri dintre nivelurile înregistrate și cele reale. Acest lucru este adesea evidențiat în timpul numărătorii fizice a stocurilor, atunci când cantitățile din sistemul de gestionare a stocurilor nu corespund numărătorii fizice. În realitate, micșorarea stocurilor reprezintă diferența dintre înregistrările de inventar și bunurile pe care le aveți în depozit.

Rata micșorării este un termen important legat de micșorare. Rata pierderilor din stocuri evidențiază impactul pierderilor ca metrică utilizată pentru a măsura procentajul pierderilor ca procent din vânzările totale sau din valoarea totală a stocurilor. Comercianții cu amănuntul își pot monitoriza și gestiona micșorarea stocurilor cel puțin prin urmărirea ratei de micșorare.

Proces pas cu pas pentru calcularea micșorării

Pentru a înțelege calculul micșorării stocurilor, urmați această procedură etapizată:

Pas	Descriere	Date/Formulă	Rezultat
Pasul 1	Evaluarea inventarului evaluat	Inventar înregistrat: $50,000	–
Pasul 2	Efectuarea inventarierii fizice	Inventar real: $47,000	–
Pasul 3	Determinarea valorii contracției	$50,000 – $47,000	Valoarea contracției: $3,000
Pasul 4	Conversia micșorării în procentaj	($3,000 ÷ $50,000) × 100%	Rata de contracție: 6%

Formula ratei de contracție se calculează astfel:

Cu ajutorul acestei formule, puteți cuantifica cu ușurință cantitatea de resturi din inventarul general sau din vânzările totale și puteți înțelege cu ce eficiență ați gestionat atunci inventarul.

Formula ratei de scădere este importantă deoarece ne oferă un sistem de măsurare a gradului de scădere în raport cu dimensiunea afacerii. Dacă rata pierderilor este mai mare decât în mod normal, aceasta poate însemna că problemele sunt mai mari, cum ar fi furtul sau utilizarea necorespunzătoare a rapoartelor din sistemul de gestionare a stocurilor. Pe de altă parte, o rată scăzută poate însemna un control bun al stocurilor, dar acesta trebuie monitorizat în permanență pentru a se asigura că funcționează așa cum ar trebui.

Cunoașterea și calcularea ratei micșorării permit comercianților cu amănuntul să determine dacă pierderea este accidentală sau recurentă și, dacă este cazul, ce strategii de intervenție ar trebui adoptate.

Cauze ale scăderii stocului

Mulți comercianți cu amănuntul sunt preocupați de micșorarea stocurilor, deoarece aceasta le poate dăuna. Dacă doriți să vă îmbunătățiți profiturile și să vă gestionați stocurile, este important să analizați motivele micșorării stocurilor.

Furtul (furtul din magazine și furtul angajaților)

Rata pierderilor este un termen important legat de pierderi. Rata de scădere a stocurilor este o măsură utilizată pentru a măsura procentul de scădere ca procent din vânzările totale sau din valoarea totală a stocurilor. Comercianții cu amănuntul își pot monitoriza și gestiona micșorarea stocurilor cel puțin prin urmărirea ratei de micșorare.

Desigur, implementarea camerelor de supraveghere, a dispozitivelor de securitate și chiar o mai bună amenajare a magazinelor contribuie la prevenirea furturilor din magazine. Cu toate acestea, furtul intern este încă greu de monitorizat. Angajații au acces la stocuri și, fără supraveghere, pot cauza pierderi semnificative.

Erori administrative și management defectuos

Scăderea stocurilor, inclusiv pierderea de stocuri, poate fi cauzată și de erori umane. Motivele reale ale discrepanței dintre nivelurile reale și cele înregistrate ale stocurilor includ înregistrarea unor niveluri incorecte ale stocurilor, neactualizarea numărătorii stocurilor și greșeli în inventariere. Conform studiului realizat de Universitatea din Florida, micșorarea stocurilor este de aproximativ 10-15% ca urmare a erorilor administrative în industria comerțului cu amănuntul.

De exemplu, este posibil ca vânzătorii să nu actualizeze înregistrările contabile după o vânzare, ceea ce face ca retailerul să supraestimeze stocurile disponibile. În mod similar, efectuarea incorectă a numărătorii fizice a stocurilor sau introducerea informațiilor privind stocurile în sistemul de contabilitate a stocurilor va crea valori incorecte ale stocurilor. Ceea ce face ca aceste erori să fie atât de amenințătoare este faptul că ele pot rămâne nesancționate pentru o perioadă lungă de timp și se va produce o acumulare de pierderi tăcute.

Frauda furnizorilor și discrepanțele de expediere

Un alt factor important al diminuării stocurilor care nu este întotdeauna în centrul atenției este frauda furnizorului. Pierderile care dispar fără nicio notificare pot apărea din cauza unei neconcordanțe între comandă și ceea ce este livrat și între facturi și cantitățile primite. Furtul de la furnizori poate apărea din cauza furnizorilor care livrează mai puține articole decât li s-a cerut sau care percep în mod deliberat retailerilor sume excesive pentru documente.

Cercetările Institutului pentru Managementul Aprovizionării sugerează că mai mult de 10% din toți furnizorii se angajează într-o formă sau alta de fraudă la expedierea stocurilor, ceea ce crește riscul de fraudă. Această fraudă va fi extrem de dificil de descoperit fără efectuarea de audituri periodice sau utilizarea unor sisteme avansate de control al stocurilor. De asemenea, comercianții cu amănuntul trebuie să stabilească în mod proactiv acorduri clare cu furnizorii, revizuind periodic înregistrările de expediere ca măsură de control preventiv.

Deteriorarea și deteriorarea produselor

Un alt factor important al diminuării stocurilor care nu este întotdeauna în centrul atenției este frauda furnizorului. Pierderile care dispar fără nicio notificare pot apărea din cauza unei neconcordanțe între comandă și ceea ce este livrat și între facturi și cantitățile primite. Furtul de la furnizori poate apărea din cauza furnizorilor care expediază mai puține articole decât li s-a cerut sau care în mod deliberat cer comercianților cu amănuntul sume excesive pentru documente.

Erori umane în numărarea stocurilor

O altă cauză frecventă a micșorării este reprezentată de erorile din timpul numărării stocurilor. Pot exista înregistrări false ale stocurilor din cauza numărătorii greșite, a articolelor omise sau a erorilor dintr-un sistem de gestionare a stocurilor. Inventory Solutions a raportat că 25 % din discrepanțele de inventar provin din numărarea manuală a stocurilor cu erori.

În plus, erorile în introducerea datelor și confuzia în procesul de înregistrare a inventarului ar putea duce la niveluri de înregistrare inexacte. Această problemă afectează comercianții cu amănuntul, în special în timpul vânzărilor mari sau în sezoanele de vârf, când crește volumul tranzacțiilor de inventar.

Cum să identificați micșorarea stocului

• Efectuarea numărătorii inventarului fizic

Cercetările Institutului pentru Managementul Aprovizionării sugerează că mai mult de 10% din toți furnizorii se angajează într-o formă sau alta de fraudă la expedierea stocurilor. , crescând riscul de fraudă. Această fraudă va fi extrem de dificil de descoperit fără efectuarea de audituri periodice sau utilizarea unor sisteme avansate de control al stocurilor. De asemenea, comercianții cu amănuntul trebuie să stabilească în mod proactiv acorduri clare cu furnizorii, revizuind periodic înregistrările de expediere ca măsură de control preventiv.

• Utilizarea sistemelor de gestionare a inventarului pentru monitorizare

Un sistem eficient de gestionare a stocurilor, care include scanarea, gestionarea complexității și sisteme avansate de planificare, permite urmărirea stocurilor în timp real. IMS avansat poate fi integrat cu sistemele punctelor de vânzare, astfel încât nivelurile stocurilor să fie actualizate automat și discrepanțele să poată fi identificate rapid. Comercianții cu amănuntul utilizează aceste sisteme pentru a detecta și a reacționa la scăderile de stoc înainte ca acestea să crească.

• Depistarea semnalelor de alarmă și a anomaliilor în registrele de inventariere

O a treia modalitate de a determina scăderile constă în căutarea semnalelor de alarmă sau a anomaliilor în registrele de inventar. O anchetă poate fi lansată atunci când există modele neobișnuite în bilanț, în registrele contabile sau în rapoartele de inventar. De exemplu, vârfuri uriașe sau vârfuri bruște ale ratelor de micșorare sau atunci când nivelurile stocurilor înregistrate diferă de nivelurile reale. Aceste semne pot fi recunoscute cât mai devreme posibil de către comercianții cu amănuntul pentru a săpa mai adânc în vederea determinării cauzei reale care duce la micșorarea stocului din magazin.

Impactul micșorării stocurilor asupra afacerii dumneavoastră

• Pierderea de profituri și consecințe financiare

Scăderea stocurilor afectează în mod pozitiv rezultatul final prin creșterea costului bunurilor vândute (COGS) fără a fi asociată cu creșterea vânzărilor. Această pierdere de stocuri forțează comercianții cu amănuntul din mediile de vânzare cu amănuntul să reducă rentabilitatea întreprinderii lor. Contracțiile necontrolate pot submina în mod fatal marjele de profit ale unei întreprinderi, în timp, și pot afecta sănătatea financiară a întreprinderii.

• Cum afectează contracțiile satisfacția clienților și stabilirea prețurilor

Satisfacția clienților este afectată de micșorarea stocurilor în diferite moduri. Dacă inventarul este greșit, clienții se pot confrunta cu lipsuri de stoc sau nu pot pune mâna pe o ofertă bună, atunci când lucrurile sunt în stoc. De asemenea, pentru a compensa pierderea cauzată de micșorare, întreprinderile sunt înclinate să crească prețurile, împiedicând astfel loialitatea clienților și vânzările.

• Implicațiile juridice și fiscale ale micșorării

Implicațiile juridice și fiscale sunt, de asemenea, asociate cu micșorarea stocurilor. Eșecul de a contabiliza micșorarea stocurilor poate duce la denaturarea înregistrărilor contabile, articol care poate fi semnalat în timpul auditurilor fiscale sub sancțiunea unor amenzi. Este esențial să aveți înregistrări exacte pentru a vă menține în sincron cu reglementările fiscale pentru a evita sancțiunile financiare.

Cum să preveniți și să reduceți la minimum micșorarea stocului

Pentru comercianții cu amănuntul, micșorarea stocurilor a fost întotdeauna o problemă, însă există metode testate și adevărate de atenuare a acesteia. Investițiile în tehnologie, sporirea securității și actualizarea procedurilor de inventariere îi ajută pe comercianții cu amănuntul să reducă costurile asociate cu micșorarea și alte cheltuieli legate de inventar.

Investiți în tehnologie

Tehnologia este una dintre cele mai bune modalități de a reduce micșorarea stocurilor. Procesul de gestionare a stocurilor prin software în timp real reduce eroarea umană și oferă un nivel real al stocurilor. Sistemele sunt integrate cu datele de la punctele de vânzare, astfel încât stocurile sunt actualizate instantaneu și nu există discrepanțe între stocurile înregistrate și cele reale.

În plus, etichetele electronice de raft (ESL) sunt foarte eficiente în gestionarea stocurilor. ESL-urile afișează automat nivelurile curente ale stocurilor, astfel încât nu este nevoie să verificați manual numerele. Acestea se integrează cu sistemele de inventariere pentru a ajuta la o numărare corectă și actualizată a stocurilor în mod constant. Puteți contacta Zhsunyco® pentru asistență suplimentară cu privire la implementarea ESL, dacă este necesar.

Prevenirea furturilor se bazează, de asemenea, pe tehnologii de securitate precum camerele de supraveghere și etichetele RFID. Aceste instrumente previn furtul din magazine și alertează imediat dacă articolele sunt luate fără scanarea corespunzătoare.

Consolidarea măsurilor de securitate

Furturile interne și externe pot fi evitate prin utilizarea eficientă a sistemelor și măsurilor de securitate. Camerele de supraveghere ar trebui amplasate la intrări, la ieșiri, precum și în magazine, deoarece aceste zone sunt predispuse la activități suspecte precum furtul din magazine. Alte măsuri precum etichetele de securitate RFID și alarmele pot fi, de asemenea, utilizate pentru a preveni accesul neautorizat la bunuri.

Sistemele de control al accesului trebuie să limiteze accesul angajaților la locurile sensibile de inventariere pentru a reduce șansele de furt intern. În plus, angajarea de personal de securitate și amplasarea de sisteme de detectare a furturilor în zonele de control pot minimiza pierderile.

Implementarea celor mai bune practici în gestionarea stocurilor

Atingerea unui echilibru optim al stocurilor este o etapă pe care comercianții cu amănuntul o pot atinge prin intermediul celor mai bune practici din industrie, și anume numărătoarea ciclurilor, auditurile periodice ale stocurilor și urmărirea nivelului stocurilor. Pericolele unei numărători complete a stocurilor pot fi atenuate prin verificări periodice pe tot parcursul anului. Acest lucru va ajuta la detectarea timpurie a discrepanțelor și, în consecință, va fi redus riscul pierderilor neobservate.

Actualizarea în timp real a înregistrărilor privind stocurile împreună cu vânzările și retururile se traduce prin asigurarea acurateței datelor privind stocurile și inventarul. Sistemele automatizate care sunt conectate la sistemele de date ale punctelor de vânzare sunt mai fiabile în gestionarea datelor privind stocurile, deoarece reduc la minimum interacțiunea umană și greșelile.

Responsabilizarea și formarea angajaților

Furturile comise de angajați și accidentele administrative joacă un rol important în diminuarea valorii stocurilor. Pierderile trebuie gestionate prin stabilirea de măsuri, instruirea angajaților la intervale regulate și stabilirea responsabilităților în ceea ce privește procesele de inventariere.

Formarea angajaților pentru a respecta cu strictețe procesele asigură efectuarea cu exactitate a inventarierii și îmbunătățește monitorizarea. În plus, reiterarea necesității de a raporta discrepanțele și nerespectarea măsurilor de control al stocurilor contribuie la reducerea erorilor și a furturilor interne.

Gestionarea vânzătorilor și a furnizorilor

De asemenea, scăderile datorate erorilor furnizorilor sunt foarte frecvente. Comercianții cu amănuntul trebuie să aibă relații de lucru bune cu furnizorii și să efectueze verificări regulate ale livrărilor fiecărui furnizor. Executarea comenzilor și verificarea facturilor furnizorilor ar putea reduce pierderile cauzate de furnizori.

Plasarea unei comenzi și primirea unei facturi fără a vedea stocul real este o rețetă pentru dezastru. Asigurarea cu ajutorul etichetelor RFID a vizibilității stocurilor în lanțul de aprovizionare evită aceste probleme. Anticiparea stocului primit în comparație cu comanda plasată atenuează eventualele pierderi sau discrepanțe.

Gândul final

Rentabilitatea și eficiența operațională a unui comerciant cu amănuntul pot avea de suferit ca urmare a pierderilor din stoc. Dacă comercianții cu amănuntul înțeleg motivele care stau la baza acestor pierderi și utilizează metode preventive, cum ar fi ținerea unor evidențe detaliate, verificarea periodică a stocurilor și sporirea securității, vor reduce pierderile la minimum. Ținerea sub control a micșorării excesive și utilizarea tehnologiilor mai noi vor garanta o mai bună gestionare a stocurilor și a marjelor de profit, continuând în același timp să satisfacă cererile clienților.