Cum să alegeți un sistem POS: Ghidul final al comerciantului cu amănuntul

Alegerea celui mai bun sistem POS este una dintre cele mai importante decizii pe care le va lua un comerciant cu amănuntul. În mediul concurențial actual, un POS nu mai este o casă de marcat, unde sunt procesate tranzacțiile cu carduri de credit. Este sistemul nervos al întregii afaceri cu amănuntul - centrul vânzărilor, al controlului sofisticat al stocurilor, al informațiilor despre clienți și al gestionării angajaților. O selecție inteligentă a unui sistem va deschide calea unor eficiențe profunde și a satisfacției clienților, iar unul prost poate fi sursa zilnică de fricțiune și un blocaj în calea îmbunătățirii.

Acest ghid își propune să demistifice procesul de selecție. Vom merge dincolo de listele de caracteristici la nivel de suprafață pentru a vă oferi un cadru strategic de evaluare a nevoilor dumneavoastră viitoare, a tehnologiei potrivite și a valorii reale a investiției dumneavoastră. Acest mod sistematic de a proceda vă va ajuta să alegeți un sistem POS care nu numai că se va potrivi nevoilor dumneavoastră actuale, dar va deveni și o platformă scalabilă în viitor.

În primul rând, evaluați nevoile dvs. unice de vânzare cu amănuntul

Trebuie să dezvoltați o schiță cuprinzătoare a propriei realități operaționale înainte de a lua în considerare comparații cu o singură caracteristică sau cu pagina de prețuri. Un sistem POS nu este o soluție universală; sistemele unui magazin alimentar cu volum mare și ale unui magazin de tip boutique sunt esențial diferite. Cea mai importantă, dar și cea mai frecvent ignorată parte a procesului este o autoevaluare completă.

Pentru a vă crea propriul profil de nevoi personalizat, luați în considerare următoarele dimensiuni:

Categoria dvs. de vânzare cu amănuntul

The natura activității dumneavoastră dictează cerințe funcționale specifice.

• Îmbrăcăminte și modă: Va trebui să aveți funcționalitatea de a gestiona variante precum mărimea, culoarea și stilul. Un alt lucru esențial este posibilitatea de a gestiona elegant returnările și schimburile complicate.
• Băcănie și alimente: Căutați sisteme care acceptă articole vândute în funcție de greutate, cântare integrate și gestionarea avansată a inventarului pentru produsele perisabile.
• Electronică: Capacitatea de a gestiona produsele care au numere de serie pentru a le urmări și a oferi garanție este o caracteristică indispensabilă.
• Frumusețe și cosmetică: O caracteristică unică care poate face diferența este posibilitatea de a crea seturi cadou cu produse și de a programa programarea pentru servicii în magazin.

Scara afacerii și volumul tranzacțiilor

Robustețea sistemului și scalabilitatea acestuia depind în mod direct de dimensiunea activității dumneavoastră.

• Numărul zilnic de tranzacții: Aveți zeci sau sute de mii de vânzări pe zi? Mediile cu volume mari necesită procesare rapidă și funcționalitate offline pentru a garanta continuitatea activității chiar și atunci când conexiunea la internet nu funcționează.
• Ore de vârf: Studiați-vă orele de vârf. POS-ul dvs. ar trebui să fie capabil să funcționeze perfect sub presiune, fără a încetini și a deranja clienții și angajații.

Amprenta magazinului (un singur magazin vs. mai multe magazine)

Prezența dvs. fizică este cea care determină cerințele dvs. de gestionare.

• Magazin unic: O configurație simplă ar putea fi adecvată, dar trebuie să vă gândiți la viitor.
• Lanț/Franciză: În cazul mai multor locații, este esențial să existe o gestionare centralizată. Aveți nevoie de un sistem care să poată sincroniza în timp real stocurile, datele privind vânzările și datele privind clienții din toate magazinele. Capacitatea de a controla prețurile și promoțiile la un sediu central și de a le transmite tuturor locațiilor reprezintă un beneficiu operațional imens.

Canale de vânzări (cerințe omnichannel)

Consumatorul contemporan face achiziții în diverse puncte de contact.

• Brick-and-Mortar Numai: Vă veți concentra asupra performanței și eficienței în magazin.
• Brick-and-Mortar + Comerț electronic: Acesta este cel mai tipic caz al comercianților cu amănuntul în creștere. POS-ul dvs. ar trebui să devină parte a magazinului dvs. online (de exemplu, Shopify, WooCommerce). O astfel de integrare ar trebui să automatizeze niveluri superioare de gestionare a stocurilor pentru a evita vânzarea pe internet a produselor care nu mai sunt în stoc și să integreze vânzările pe toate canalele într-un singur raport unificat.

Prin înregistrarea atentă a nevoilor dumneavoastră în aceste patru domenii, stabiliți o sită puternică. Acum sunteți gata să intrați pe piață cu o listă de verificare clară, care vă va permite să respingeți rapid sistemele nepotrivite, oferindu-vă timp să vă concentrați asupra celor care sunt în concordanță cu activitatea dumneavoastră.

Decodarea funcțiilor obligatorii ale sistemului POS

Având un profil al nevoilor dumneavoastră, sunteți gata să începeți să evaluați principalele capacități ale unui sistem POS. Deși lista de caracteristici posibile ar putea părea infinită, acestea pot fi clasificate în câteva domenii-cheie care vă influențează în mod direct eficiența și rentabilitatea.

Procesare fără întreruperi a plăților

Acesta este rolul de bază. Un sistem contemporan trebuie să fie flexibil și sigur. Acesta trebuie să accepte toate plățile: carduri de credit (cu cip, glisate și tap-to-pay), carduri cu cip EMV, portofele mobile (Apple Pay, Google Pay) și alte metode digitale de plată fără nicio dificultate. Analizați critic comisioanele de procesare a cardurilor. Este vorba de o rată simplă, fixă și previzibilă sau de un model interchange-plus mai complicat? Asigurați-vă că furnizorul este în întregime conform PCI pentru a vă proteja afacerea și clienții împotriva încălcării securității datelor.

Gestionarea inteligentă a stocurilor

Urmărirea stocurilor este importantă pentru orice comerciant cu amănuntul. Gestionarea deficitară este direct proporțională cu pierderea de vânzări și cu risipa de capital. Centrul dvs. de control al inventarului ar trebui să fie un POS puternic, care oferă:

• Monitorizarea în timp real a tuturor locurilor și online.
• Memento-uri privind stocurile insuficiente care vă trimit un memento automat atunci când este timpul să vă reaprovizionați.
• Automatizarea creării comenzilor de achiziție pentru a facilita aprovizionarea.
• Suport pentru variante de produse, pachete și compozite.
• Instrumente de numărare a stocurilor și instrumente pentru identificarea diferențelor în inventar.

Rapoarte și analize acționabile

Una dintre cele mai mari resurse pe care le poate oferi un POS modern sunt datele. Datele brute sunt lipsite de sens; aveți nevoie de un sistem care convertește datele privind vânzările în date semnificative, care pot fi utilizate. Căutați un sistem care are un tablou de bord care poate fi personalizat pentru a vă permite să monitorizați:

• Tendințele vânzărilor zilnice, săptămânale sau sezoniere.
• Cei mai importanți vânzători (și nu atât de importanți).
• Performanța vânzărilor angajaților.
• Identificați informațiile despre clienți, cum ar fi modelele de cheltuieli și valoarea vieții.

Astfel de rapoarte vă permit să luați decizii în cunoștință de cauză pe baza datelor privind afacerea dumneavoastră, cum ar fi achizițiile, marketingul și personalul.

Managementul relațiilor cu clienții (CRM)

O afacere cu amănuntul sănătoasă se bazează pe clienți fideli. Un CRM unificat vă permite să creați și să dezvoltați relații cu clienții. La cel mai simplu nivel, acesta trebuie să vă permită să dezvoltați profiluri ale clienților care monitorizează achizițiile anterioare. Sistemele mai dezvoltate vă permit să dezvoltați programe de fidelizare a clienților, să oferiți reduceri specifice și să vă contactați clienții prin e-mail sau SMS, transformând cumpărătorii ocazionali în fideli ai mărcii.

Urmărirea performanței angajaților

Un sistem POS fiabil vă permite să vă controlați bunul cel mai valoros: echipa dumneavoastră. Capacitățile esențiale sunt ceasul de intrare/ieșire securizat și permisiunea bazată pe roluri care vă permite să gestionați accesul la capacitățile sensibile (cum ar fi procesarea anulărilor sau a reducerilor). Rapoartele de vânzări la nivel de angajat vă pot ajuta, de asemenea, să determinați care sunt cei mai buni vânzători și ce puteți face pentru a pregăti restul echipei.

Dincolo de tranzacții: Construirea ecosistemului dvs. conectat

Un POS modern nu funcționează în vid. Este o platformă deschisă, un hub central, care se interconectează cu alte instrumente de afaceri cheie pentru a forma un mediu operațional fluid și extrem de eficient pentru întreprinderile mici. Importanța acestei conectivități este greu de supraestimat; ea automatizează procesele de lucru, evită duplicarea introducerii de informații și oferă o imagine completă a performanței tipului dvs. de afacere.

Cele mai tipice și necesare integrări sunt programele de contabilitate și sistemele de comerț electronic. Conectarea POS-ului cu QuickBooks sau Xero, pentru a da câteva exemple, automatizează procesul de transmitere a datelor zilnice privind vânzările direct în contul bancar și vă scutește de un număr nenumărat de ore de contabilitate manuală și de posibilitatea erorii umane. De asemenea, o conexiune perfectă cu magazinul dvs. online Shopify sau altul este cheia oricărei strategii omnichannel eficiente, asigurându-se că urmărirea stocurilor și a informațiilor despre clienți merg întotdeauna mână în mână.

Cu toate acestea, pentru comercianții cu amănuntul interesați să atingă următoarea etapă a eficienței în magazin, ecosistemul nu se limitează la software, ci la casieria în sine.

Următorul nivel de automatizare: Integrarea POS și ESL

Una este să vă gestionați inventarul în POS, dar cum vă asigurați că prețul pe care îl aveți pe rafturi este același preț pe care îl aveți în sistem în timp real și la prețul corect? Munca manuală a fost soluția la această întrebare în ultimele decenii: tipărirea etichetelor de hârtie, localizarea produselor aferente și îndepărtarea fizică a etichetelor vechi. Acesta este un proces consumator de timp, ineficient și predispus la erori, care dă constant bătăi de cap personalului și clienților.

Aici integrarea etichetelor electronice de raft (ESL) transformă afacerile cu amănuntul. Atunci când conectați POS-ul cu o rețea de etichete digitale pe rafturi, obțineți un proces de stabilire a prețurilor complet automatizat. Luați în considerare o vânzare fulger, o vânzare la nivelul întregului magazin sau pur și simplu o modificare regulată a prețurilor. Un sistem integrat înseamnă că modificați prețul o singură dată în POS și, în câteva secunde, toate etichetele asociate de pe rafturi din întregul magazin sunt actualizate automat și cu acuratețe totală.

Aceasta este abilitatea care deschide o valoare enormă:

• Elimină munca manuală: Aceasta economisește mii de ore de muncă care erau folosite pentru schimbarea manuală a etichetelor de hârtie.
• Asigură acuratețea prețurilor: Elimină erorile de stabilire a prețurilor la raft și la casierie pentru a spori încrederea și satisfacția clienților.
• Suportă tarifarea dinamică: Suportă stabilirea dinamică a prețurilor, cum ar fi orele fericite, ofertele zilnice sau compararea prețurilor cu cele ale concurenților, ceea ce pur și simplu nu se poate face cu procese manuale.

Pentru a accesa acest grad de automatizare, punctul dvs. de vânzare ar trebui să fie conectat la un furnizor ESL superior. Ca exemplu, Zhsunyco a utilizat protocoale deschise precum MQTT pentru a dezvolta un mediu de vânzare cu amănuntul receptiv și puternic. Colaborarea oferă o soluție completă printr-o singură sursă de experți, cuprinzând hardware puternic și software avansat, care poate fi licențiat o singură dată la o taxă nominală. Acest lucru nu transformă integrarea doar într-o simplă caracteristică, ci și într-o investiție majoră care vă va crește în mod direct eficiența operațională, productivitatea personalului și experiența generală a clienților. Contactați-ne astăzi și înțelegeți cum soluțiile ESL oferite de Zhsunyco pot fi conectate cu sistemul dvs. POS.

Opțiuni de decodare hardware și software

Hardware-ul și software-ul sistemului dvs. POS sunt instrumentele cu care personalul dvs. se confruntă în fiecare zi. Decizia corectă este demnă de încredere, iar cea incorectă este cea care cauzează probleme tehnice constante. Pentru a obține mai multe detalii despre aceste opțiuni, consultați ghidul nostru definitiv privind tipuri de sisteme pos pentru comerțul cu amănuntul. În acest moment, ar trebui să trecem în revistă elementele de bază.

Cea mai importantă alegere pe care o faceți este un software care să răspundă nevoilor specifice. Tendința actuală în industrie este software-ul bazat pe cloud, în care plătiți o taxă lunară și aveți acces la sistemul dvs. prin internet. Acest lucru vă va permite să vă desfășurați activitatea acolo unde doriți, iar actualizările sunt automate, iar furnizorul se ocupă de securitatea puternică a datelor. Cealaltă, un sistem on-premise, vă va costa mult deoarece are nevoie de un server local la magazinul dvs. și de întreținere manuală, ceea ce reprezintă o soluție mai puțin flexibilă și învechită pe care o folosesc majoritatea comercianților cu amănuntul din lumea modernă.

În cazul hardware-ului, ar trebui să selectați ceea ce s-ar potrivi magazinului dvs. în ceea ce privește stilul și cerințele. Puteți alege un terminal elegant bazat pe iPad, cu un aspect modern și flexibilitatea caselor de marcat mobile, sau un terminal clasic robust, all-in-one, conceput pentru a funcționa în medii cu volum mare. Veți avea nevoie de următoarele periferice esențiale pentru a vă putea completa configurația: un scaner de coduri de bare stabil, o imprimantă rapidă de chitanțe, un sertar de numerar sigur și un cititor de carduri nou care acceptă toate tipurile de plată.

Costul real: Calcularea ROI POS

Eroarea tipică în acest caz este de a selecta un sistem POS doar din cauza taxei lunare, fără a lua în considerare implicațiile financiare generale ale acestuia. Cel mai inteligent lucru de făcut este să mergeți dincolo de prețul de cost și să vă concentrați asupra randamentului investiției (ROI).

Deși este important să cunoașteți toate costurile posibile, inclusiv software și hardware, procesarea plăților și alte costuri ascunse, cea mai strategică întrebare nu este cât va costa acest lucru. Ci ce valoare va produce acest lucru?

Investiția într-un sistem POS puternic se va amortiza prin:

• Economisirea forței de muncă: Automatizarea unor funcții precum gestionarea stocurilor sau actualizarea prețurilor cu ajutorul ESL economisește nenumărate ore de lucru ale personalului.
• Maximizarea vânzărilor: Analiză de date pentru a vă maximiza mixul de produse și promoțiile.
• Loialitate crescută: Dezvoltarea de afaceri repetate cu programe combinate CRM și de loialitate.

În această lumină, un sistem cu caracteristici puternice de creștere a eficienței poate fi o investiție mai profitabilă pe termen lung, chiar dacă costul său inițial este mai mare.

Pentru a obține o defalcare a tuturor costurilor implicate, inclusiv hardware și costuri ascunse, consultați defalcarea noastră completă în Costul sistemului POS: Ghidul esențial pentru comercianții cu amănuntul.

Evaluarea suportului furnizorului și a ușurinței de utilizare

Sistemul POS cu cele mai multe funcții nu va fi de niciun folos dacă angajații dvs. îl consideră dificil de utilizat sau dacă nu aveți un serviciu clienți de calitate la care să apelați atunci când aveți o problemă. Atunci când vine vorba de decizia dumneavoastră privind POS-ul, capacitățile tehnice sunt la fel de importante ca elementul uman. Acordați atenție la două lucruri importante: senzația de utilizare a sistemului și modul în care furnizorul vă sprijină.

Prioritizarea designului intuitiv și a utilizabilității

O interfață (UI) și o experiență a utilizatorului (UX) ușor de învățat vor economisi mult timp de formare și greșeli costisitoare. În analiza dumneavoastră, ar trebui să evaluați întregul proces de lucru. Checkout-ul trebuie să fie rapid și rațional, astfel încât angajații să poată aplica rapid reduceri și să caute clienți. Gestionarea back-end-ului este, de asemenea, esențială; noile produse ar trebui să fie adăugate cu ușurință, rapoartele pot fi rulate, iar inventarul nu ar trebui să fie o problemă de gestionat zilnic. Un sistem complex introduce o cheltuială invizibilă în termeni de durată prelungită a formării, așa că nu uitați niciodată să întrebați un furnizor cu privire la intervalul de timp necesar pentru integrarea unui nou angajat.

Scrutați calitatea asistenței pentru clienți

Atunci când afacerea dvs. este în pană, sistemul dvs. este în pană. Asistența de calitate pentru clienți nu este o opțiune; este esențială. În primul rând, luați în considerare accesul și căile de acces ale acestora. Comerțul cu amănuntul nu se termină la ora 17:00, așa că standardul de aur este asistența 24/7 prin telefon, e-mail și chat live, asistența telefonică fiind indispensabilă în cazul unei probleme urgente. Apoi verificați reputația acestora. Nu trebuie să aveți încredere doar în promisiunile furnizorului. Căutați recenzii terțe, independente, pe un site precum Capterra sau G2. Astfel de experiențe necenzurate ale clienților vor oferi o idee exactă despre cât de fiabil și rapid este un furnizor atunci când contează.

Luați decizia finală cu încredere

V-ați evaluat cerințele, ați analizat caracteristicile, ați înțeles prețurile și ați comparat furnizorii. Acum trebuie să faceți selecția finală. Această etapă finală de diligență se va asigura că sistemul pe care l-ați ales pe hârtie funcționează la fel de bine în lumea reală.

Folosiți această ultimă listă de verificare pentru a lua o decizie fără niciun dubiu:

Pas	Punct de acțiune	Scop
Solicitați o demonstrație live	Programați o demonstrație personalizată cu primii 2-3 furnizori. Vino pregătit cu o listă de întrebări specifice și scenarii de afaceri.	Pentru a vedea la fața locului modul în care sistemul gestionează cele mai comune sau complexe sarcini.
Utilizați testele gratuite	Profitați din plin de oferirea unui test gratuit. Configurați-o cu un grup mic de produse și puneți personalul să o testeze într-un mediu necritic.	Pentru a evalua ușurința de utilizare a sistemului în lumea reală și experiența utilizatorului.
Verificați recenziile clienților	Căutați recenzii recente și imparțiale pe site-uri terțe independente precum Capterra sau G2.	Pentru a înțelege fiabilitatea sistemului, capacitatea de reacție a asistenței pentru clienți și orice probleme sau taxe neașteptate.
Analizați contractul în detaliu	Citiți cu atenție acordul privind nivelul serviciilor (SLA) și contractul înainte de semnare.	Să înțeleagă în mod clar politicile de anulare, proprietatea asupra datelor, comisioanele de procesare a plăților și dispozițiile privind creșterea prețurilor.

Atunci când sunteți sistematici și minuțioși în analiza finală, eliminați elementul de presupunere din decizie. Nu cumpărați pur și simplu o tehnologie, ci selectați un partener de afaceri. Acest proces metodic vă va asigura că partenerul selectat va juca un rol-cheie în dezvoltarea și succesul dumneavoastră în anii următori.

Concluzie

Procesul de selectare a sistemului pos corect nu este un proces de cumpărare. După cum am văzut, alegerea corectă merge mult dincolo de diferite caracteristici și tarife. Începe cu o cunoaștere profundă a cerințelor dvs. de vânzare cu amănuntul, continuă cu o analiză bine gândită a funcționalității fundamentale și a integrărilor care facilitează creșterea și se încheie cu o analiză fără prejudecăți a rentabilității reale a investiției dvs.

Rețineți că nu este necesar doar să identificați un sistem care procesează tranzacții. Este vorba de a alege un nou sistem POS de încredere - un partener care vă va face operațiunile eficiente, angajații mai puternici și va deschide perspective importante asupra datelor, precum și care va crește odată cu dumneavoastră. Cu acest tip de abordare strategică, nu achiziționați un instrument, ci investiți într-o fundație puternică a succesului dumneavoastră viitor.