Top 10 probleme de gestionare a stocurilor și modul de rezolvare a acestora

Introducere

Gestionarea corectă a stocurilor este crucială pentru o întreprindere, deoarece afectează profitul acesteia, gradul de satisfacție al clienților și succesul lanțului de aprovizionare. Potrivit Wasp Barcode Technologies, 43% din întreprinderile mici și mijlocii fie nu urmăresc inventarul, fie utilizează metode manuale, ceea ce duce la stocuri și aprovizionări inexacte și la probleme de supradimensionare și subdimensionare.

Dacă o întreprindere mică nu își urmărește cu exactitate inventarul, poate ajunge să cheltuiască mai mult, iar cu un profit atât de mic, nu își poate permite să piardă nicio vânzare. Lipsa datelor în timp real, sistemele învechite, previziunile inexacte și lipsa raportării conduc la probleme legate de fluxul de numerar și de modul în care funcționează depozitul.

Subliniem cele mai importante 10 probleme în gestionarea stocurilor și oferim soluții detaliate pentru fiecare dintre acestea. Prin abordarea acestor probleme, companiile se pot asigura că stocul lor este corect, pot scăpa de articolele vechi și inutile și pot îmbunătăți modul în care gestionează și procesează comenzile.

Stocarea excesivă și impactul acesteia asupra fluxului de numerar

Excesul de stocuri este încă una dintre cele mai mari probleme când vine vorba de gestionarea stocurilor în multe tipuri diferite de întreprinderi. Aceasta se întâmplă de obicei atunci când o întreprindere cumpără mai multe produse decât are nevoie pentru a le vinde clienților. Acest lucru se întâmplă adesea pentru că întreprinderile fac presupuneri greșite cu privire la cantitatea de produse de care vor avea nevoie, își fac griji cu privire la epuizarea stocurilor sau încă folosesc metode de modă veche pentru a ține evidența stocurilor lor. În timp ce păstrarea unui stoc suplimentar poate fi utilă în anumite situații, păstrarea unui stoc prea mare pentru o perioadă prea lungă de timp poate ajunge să coste o mulțime de bani.

Impactul cel mai imediat al suprastocărilor este că acestea pot îngreuna gestionarea fluxului de numerar al unei întreprinderi. Capitalul rămâne blocat în bunuri nevândute, ceea ce înseamnă că nu mai rămân suficienți bani pentru lucruri precum publicitatea, plata angajaților sau crearea de noi produse. În plus, păstrarea unui stoc prea mare înseamnă că trebuie să plătiți mai mult pentru depozitare, să utilizați mai mult spațiu în depozit, să plătiți taxe de asigurare mai mari și să aveți nevoie de mai mulți lucrători pentru a gestiona toate acestea. În cazurile în care produsele nu durează mult sau s-ar putea să nu se mai vândă, întreprinderile pot pierde bani deoarece trebuie să scape de ele la un preț mai mic sau pur și simplu să le arunce.

Pentru a rezolva această problemă, companiile ar trebui să utilizeze modele de prognoză care să analizeze vânzările anterioare, ceea ce clienții doresc de obicei și orice schimbări care au loc în diferite perioade ale anului. Utilizarea unui software de gestionare a stocurilor care urmărește stocurile în timp real, utilizează etichete RFID și conectează comenzile vă poate ajuta să vedeți mai clar ce aveți și să reduceți șansele de a cumpăra prea mult. Gestionarea eficientă a stocurilor înseamnă să păstrați cantitatea corectă de stocuri, să reduceți costurile și să vă asigurați că ceea ce aveți corespunde cu ceea ce doresc clienții.

Lipsa de stocuri și oportunități de vânzare ratate

Una dintre problemele frecvente cauzate de greșelile făcute în procesele de control al stocurilor este lipsa stocurilor. O astfel de greșeală are potențialul de a cauza unei întreprinderi o lipsă de venituri și o scădere a satisfacției clienților. În plus, o lipsă de stocuri nu afectează doar vânzările imediate, ci are potențialul de a înrăutăți loialitatea și încrederea pe termen lung pe care un client le-a construit față de întreprindere. Pentru întreprinderile mici, întreruperile repetate ale stocurilor pot duce la percepția întreprinderii ca fiind nesigură, determinând clienții să se orienteze către o altă întreprindere.

Acest lucru poate fi cauzat de procese deficitare de control al stocurilor, de date inexacte sau de o reacție slabă la cererea clienților unei întreprinderi. Companiilor care depind în mare măsură de înregistrarea manuală a comenzilor le este deosebit de greu să reacționeze la schimbările în fluxul cererii, în special în sezoanele de vârf. Procesarea comenzilor, sistemele de control manual și sistemele de monitorizare cărora le lipsește controlul în timp real tind să fie leneșe atunci când vine vorba de nivelurile de stocare și de răspunsul la modelele de comandă.

Întreprinderile care adoptă sisteme automatizate de comenzi, împreună cu o gestionare precisă a stocurilor, ar avea mai puține cazuri de probleme de lipsă de stocuri. Procesele de comandă, împreună cu analiza precisă a comenzilor anterioare ale clienților și a tendințelor sezoniere, ar reduce considerabil termenele de livrare. Ajustarea nivelurilor de receptivitate a serviciilor ar îmbunătăți considerabil performanța operațională generală.

Date inexacte privind inventarul

Datele incorecte privind stocurile ies în evidență sub formă de discrepanțe în cadrul ciclului operațional al unei întreprinderi, fiind una dintre cele mai periculoase complicații de gestionare a stocurilor cu care trebuie să se confrunte întreprinderile. Discrepanțele dintre nivelurile stocurilor înregistrate și stocurile reale disponibile duc la perturbări operaționale, întârzieri în îndeplinirea comenzilor și, în cele mai multe cazuri, la dezamăgirea clienților. O afacere care se bazează pe programele de livrare și de disponibilitate a produselor are de suferit în ceea ce privește calitatea serviciilor și vânzările atunci când există cea mai mică inexactitate a datelor.

Aceste erori provin în general din gestionarea manuală a stocurilor. Utilizarea foilor de calcul și a jurnalelor fizice facilitează erorile umane în timpul numărării stocurilor, al facturării comenzilor și al introducerii datelor. Neefectuarea unei urmăriri exacte a mișcării stocurilor expune o întreprindere la riscul de a lua decizii eronate de cumpărare sau de producție, de a pune în pericol integritatea întregului lanț de aprovizionare și de a umfla marja de eroare a previziunilor cererii.

Angajarea unui sistem de urmărire a stocurilor care promite actualizarea simultană a datelor pe diverse platforme și urmărirea în timp real ușurează povara. Operațiunile zilnice de depozitare, inclusiv intrările și ieșirile din stoc, devin, de asemenea, mai ușoare odată cu introducerea scanării codurilor de bare și a etichetării RFID. Îmbunătățirea integrității datelor garantează o gestionare fiabilă a stocurilor, permițând previziuni de afaceri precise, gestionarea comenzilor și luarea de decizii operaționale generale.

Acumularea stocurilor moarte

În sistemele de inventariere, stocurile nevândute care rămân mult peste perioada de rotație prevăzută sunt denumite stocuri moarte. Pentru majoritatea întreprinderilor, acest lucru reprezintă o provocare pentru gestionarea stocurilor, în special pentru cele care nu dispun de date periscopice în timp real și de sisteme automatizate bazate pe analiză. Stocurile moarte reprezintă o povară pentru capitalul de lucru și cresc costul pe metru pătrat de depozitare, toate acestea fără niciun randament al investițiilor.

În majoritatea cazurilor, acest lucru se datorează unei previziuni inepte a cererii, unei supravegheri deficitare a stocurilor sau unei incapacități de a adapta stocurile la dinamica cererii clienților. Principalii factori care contribuie la această situație sunt o supraestimare a volumului de vânzări, achizițiile influențate de marketingul bazat pe tendințe fără date sau stocurile învechite păstrate în contabilitate în așteptarea unor vânzări care nu se vor materializa niciodată. În timp, aceste produse nu numai că își pierd relevanța pe piață, dar devin, de asemenea, din ce în ce mai dificil de vândut, afectând drastic fluxul de numerar și viteza stocurilor.

Pentru a reduce riscul acumulării de stocuri moarte, întreprinderile trebuie să utilizeze un sistem activ de gestionare a stocurilor care să urmărească fluxurile de articole și să semnaleze stocurile lente. Sunt esențiale auditurile periodice ale stocurilor, gestionarea corectă a datelor istorice, alinierea achizițiilor la vânzările în timp real și bunele practici. În plus, îmbunătățirea gestionării ciclului de viață al produselor prin utilizarea unor previziuni exacte, neconcordante cu viteza pieței și a vânzărilor, asigură niveluri optime ale stocurilor și reduce riscul de a avea stocuri învechite.

Amenajare ineficientă a depozitului și întârzieri în ridicarea produselor

Dispunerea ineficientă este o problemă de inventar adesea subestimată, care poate duce la întârzieri excesive în activitățile de preluare și executare a produselor. Eșecul de a optimiza un sistem de inventariere duce la creșterea ineficienței muncii în depozit, ceea ce crește cheltuielile operaționale, prelungește finalizarea comenzilor și agravează problemele legate de inventarul rătăcit și sistemele inconsecvente de control al stocurilor.

Majoritatea depozitelor nu iau în considerare optimizarea fluxului de lucru și capacitatea de extindere în configurația lor inițială. Depozitarea articolelor în funcție de data sosirii lor, în loc de categorizarea lor în vederea facilitării, duce la îngreunarea activității personalului și la un timp de deplasare excesiv. Aceste probleme tind să se agraveze în perioadele cu cerere mare sau în sezoanele de vârf, contribuind frecvent la întârzieri ale livrărilor și la clienți nemulțumiți.

Pentru a rezolva această problemă, companiile ar trebui să se concentreze pe strategii care utilizează datele pentru a orienta deciziile comerciale. Structurarea aranjamentului produselor în funcție de volumul de preluare, dimensiuni sau clasificarea produselor, în timp ce amplasarea produselor cu circulație rapidă în zone ușor accesibile, îmbunătățește fluxul operațional. Gestionarea spațiului de depozitare cu rafturi verticale și utilizarea sistemelor de gestionare a inventarului în timp real sporește eficiența în relocarea stocurilor, precum și în rutele de preluare, din perspectiva dispunerii strategice. De asemenea, sistemele mobile facilitează accesul rapid la stocurile și comenzile curente pentru personalul de pe etaj, furnizând informații critice chiar la nivelul depozitului, ceea ce îmbunătățește controlul eficient al stocurilor.

Lipsa vizibilității în timp real

Gestionarea stocurilor de afaceri reprezintă o provocare și mai mare în lumea de astăzi, deoarece companiile nu au vizibilitate în timp real asupra stocurilor lor. Informațiile neactualizate privind starea stocurilor conduc la decizii greșite în ceea ce privește aprovizionarea, îndeplinirea și producția. În cele mai multe cazuri, acest lucru duce la pierderea comenzilor clienților, la întârzierea îndeplinirii comenzilor și la un control ineficient al stocurilor, toate acestea având un impact negativ asupra eficienței operaționale și a satisfacției clienților.

Pentru companiile care operează în mai multe locații sau cele care au un volum mare de tranzacții, această problemă este și mai importantă. În absența unui sistem automatizat de actualizare a datelor statice privind stocurile, mișcările stocurilor și cererile situaționale devin mai greu de monitorizat. Lacunele în vizibilitatea lanțului de aprovizionare generează întârzieri și contribuie la potențialul nerestricționat de suprastocare sau substocare. Scăderea fluxului de numerar și diminuarea nivelului de servicii pot fi apoi afectate în mod negativ atunci când apare suprastocarea și, ulterior, se pot baza pe aceasta.

Pentru a aborda această problemă, companiile trebuie să adopte un sistem unificat de control al inventarului care să asigure urmărirea și sincronizarea la minut a inventarului în diferite echipe. Disponibilitatea software-ului de gestionare a inventarului bazat pe cloud cu etichete RFID, scanare de coduri de bare și acces mobil permite urmărirea precisă a inventarului în timp real de-a lungul lanțului de aprovizionare. Vizibilitatea sporită permite întreprinderilor să ia decizii prompte în timp real, ceea ce, la rândul său, contribuie la acuratețea urmăririi și gestionării stocurilor, îmbunătățește procesarea comenzilor și echilibrează nivelurile stocurilor în funcție de cerere.

Sisteme de inventariere învechite sau depășite

Multe organizații, în special întreprinderile mici, continuă să utilizeze metode învechite de gestionare a stocurilor, cum ar fi foile de calcul sau aplicațiile desktop vechi. De obicei, acestea nu au caracteristicile sau flexibilitatea necesare pentru a face față lumii de afaceri rapide și multicanal de astăzi. În consecință, acestea cauzează multe probleme legate de gestionarea stocurilor, inclusiv date inexacte, o înțelegere limitată a ceea ce se întâmplă și moduri ineficiente de lucru.

Majoritatea sistemelor tradiționale nu sunt concepute pentru a funcționa cu sisteme de afaceri importante, cum ar fi comerțul electronic, contabilitatea sau expedierea. Prin urmare, companiile trebuie să depindă de munca manuală, care poate duce la erori și face dificilă luarea deciziilor în timp real. În plus, sistemele vechi de obicei nu pot gestiona lucruri precum urmărirea stocurilor, realizarea de previziuni bune sau gestionarea stocurilor în mai multe locuri, care sunt toate importante pentru a ține pasul cu clienții și pentru a derula o afacere fără probleme.

Software-ul modern de gestionare a stocurilor ajută la rezolvarea acestor probleme, permițând oamenilor să le acceseze din cloud, menținând informațiile actualizate în timp real și facilitând sarcini precum comanda și urmărirea prin automatizare. Utilizarea cititoarelor de coduri de bare, a etichetelor RFID, a previziunii cererii și a alertelor automate facilitează gestionarea stocurilor și reduce costurile. Utilizarea unui sistem integrat și scalabil de gestionare a stocurilor ajută afacerea să devină mai precisă, mai vizibilă și sprijină creșterea acesteia și gestionarea lanțului de aprovizionare pe termen lung.

Eroarea umană în manipularea stocurilor

Greșelile umane sunt o problemă comună și semnificativă în gestionarea stocurilor, în special în locurile în care acestea sunt gestionate manual. Erorile pot apărea în orice moment al procesului, iar chiar și o singură greșeală poate afecta acuratețea stocurilor, întârzia comenzile și duce la pierderi inutile de inventar.

Aceste greșeli apar, de obicei, în urma unor procese manuale, cum ar fi introducerea datelor sau numărarea inventarului și, prin urmare, devin susceptibile la o multitudine de discrepanțe. Formarea inadecvată, ratele ridicate de rotație a personalului și natura complexă a controlului unui număr mare de unități de păstrare a stocurilor (SKU) multiplică riscul. Acest lucru nu numai că duce la neglijență operațională, dar înrăutățește acuratețea serviciilor, rezultând în numeroase comenzi incomplete sau livrări întârziate, ceea ce deteriorează satisfacția clienților.

Pentru a echilibra riscurile, companiile trebuie să implementeze sisteme de control al stocurilor cu automatizare, cum ar fi scanarea codurilor de bare și RFID, precum și actualizarea datelor în timp real. Automatizarea ușurează munca manuală și crește precizia. În egală măsură, ar trebui să existe proceduri standard de operare scrise clare și să se organizeze cursuri de formare de rutină pentru a consolida cele mai bune practici. Adăugarea unor controale interne, cum ar fi numărarea ciclică și verificarea celor mai scumpe și mai rapid vândute produse, îmbunătățește controlul general al stocurilor și reduce la minimum erorile umane.

Prognoza slabă a cererii

Previziunea ineficientă a cererii continuă să fie una dintre principalele provocări ale gestionării stocurilor pentru organizațiile din toate sectoarele. Previziunile inadecvate perturbă echilibrul, lipsind fie stocurile excesive, ceea ce duce la costuri ridicate de depozitare, fie stocurile insuficiente, ceea ce duce la pierderi de vânzări și la nemulțumirea clienților. Aceste rezultate sunt exacerbate pe piețele volatile, unde cererea consumatorilor și nivelul stocurilor sunt în continuă schimbare.

O cauză principală a previziunilor inexacte este dependența de datele istorice statice și de prejudecățile personale, care nu iau în considerare elemente precum fluctuațiile sezoniere, vânzările active, termenele de execuție sau perturbările globale ale lanțului de aprovizionare. Acest lucru se aplică adesea întreprinderilor mai mici care nu dispun de sisteme sofisticate de previziune și continuă să utilizeze metode manuale învechite. În absența unor previziuni exacte, întreprinderile sunt predispuse la volatilitatea cererii, la programarea ineficientă a producției, la ineficiența lanțului de aprovizionare și la alocarea greșită a resurselor în general.

Pentru a rezolva această problemă, întreprinderile ar trebui să adopte sisteme de gestionare a stocurilor (inclusiv software) care să includă previziuni ale cererii. Astfel de sisteme utilizează nivelurile stocurilor în timp real, istoricul comenzilor clienților și alți factori pentru a produce previziuni mai bune. Analizele predictive automatizate, care încorporează datele privind vânzările împreună cu tendințele pieței în modelele de prognoză, sporesc precizia planificării viitoare. Previziunile integrate cu monitorizarea stocurilor și prelucrarea comenzilor îmbunătățesc agilitatea generală a afacerii, permițând companiilor să gestioneze mai bine stocurile, să reducă excesul de stocuri învechite și să îmbunătățească gestionarea generală a stocurilor.

Costuri ridicate de menținere a stocurilor

Gestionarea stocurilor devine dificilă pentru întreprinderi atunci când costurile de păstrare a stocurilor sunt ridicate. Pe lângă plata pentru depozitare, întreprinderile trebuie să acopere, de asemenea, utilitățile, forța de muncă, asigurările, pierderea de valoare a bunurilor lor și riscul ca articolele să devină depășite. Dacă nivelul stocurilor este mai mare decât necesarul clienților, costurile se acumulează și încep să reducă profitul realizat.

Previziunile inexacte, gestionarea manuală a stocurilor și gestionarea târzie a comenzilor sunt câteva dintre principalele motive pentru care cresc costurile de depozitare. Atunci când există prea multe materii prime sau produse finite în depozit, înseamnă că societatea cheltuiește bani pe capital neutilizat și pe taxe de depozitare mai mari. Aceasta este o problemă majoră pentru întreprinderile mici care au adesea mai puține lichidități și mai puțin spațiu în depozitele lor. Dacă inventarul nu este bine urmărit, acest lucru poate afecta atât finanțele, cât și operațiunile generale ale companiei.

Pentru a reduce aceste costuri, companiile ar trebui să utilizeze un software de gestionare a stocurilor care urmărește stocurile în mod automat, actualizează nivelurile stocurilor în timp real și trimite alerte atunci când stocurile se epuizează. Urmarea celor mai bune practici, cum ar fi inventarul JIT, previziunile exacte și auditurile periodice ale stocurilor, poate ajuta la prevenirea acumulării unor stocuri prea mari. Pentru a rezolva problema costurilor ridicate de depozitare, este important să corelați stocurile cu vânzările reale și cu nevoile clienților, astfel încât datele privind stocurile să orienteze operațiunile mai inteligente și mai eficiente.

Revoluționarea gestionării stocurilor cu etichetele electronice de raft (ESL)

Etichetele electronice de raft (Electronic Shelf Labels - ESL) sunt utilizate în prezent pentru a rezolva probleme de lungă durată în gestionarea stocurilor. ESL-urile permit comercianților cu amănuntul să își urmărească inventarul în timp real și să îl actualizeze instantaneu atât în magazine, cât și în depozite. Acest lucru ajută companiile să evite greșelile cauzate de munca manuală, în special atunci când au un număr mare de SKU-uri.

Unul dintre cele mai bune lucruri despre ESL-uri este că pot fi utilizate cu software-ul de gestionare a stocurilor. Odată conectate, ESL-urile vor afișa nivelurile corecte ale stocurilor, prețurile și informațiile despre produse utilizând date în timp real privind stocurile. Ca urmare, inventarul este gestionat mai bine, comenzile sunt gestionate mai ușor, iar compania răspunde mai rapid la ceea ce doresc clienții. În perioadele aglomerate sau când există vânzări, ESL-urile se asigură că informațiile despre produse și prețurile sunt corecte peste tot, astfel încât clienții să nu se confrunte cu întârzieri sau să devină nemulțumiți.

ESL-urile ajută atât întreprinderile mici, cât și cele mari să depășească problemele comune legate de gestionarea inventarului. Ele ajută la reducerea timpului și a efortului necesare pentru schimbarea manuală a etichetelor și îmbunătățesc procesul de verificare a stocurilor. ESL-urile contribuie la îmbunătățirea vizibilității și preciziei datelor la un moment dat, ceea ce contribuie la îmbunătățirea previziunilor, la reducerea riscurilor de a avea un stoc prea mare și la reducerea costurilor lanțului de aprovizionare. Ca parte a unui sistem mai amplu de gestionare a stocurilor, ESL-urile ajută la rezolvarea problemelor simple și dificile legate de inventar.

Zhsunyco®: Îmbunătățirea gestionării stocurilor cu soluții profesionale ESL

Fondată în 2016, Zhsunyco® este un distribuitor proeminent și un furnizor de soluții de etichete electronice de raft (ESL) pentru industriile de retail, depozitare și logistică. Zhsunyco® automatizează vizibilitatea stocurilor în timp real, reducerea costurilor operaționale și eliminarea erorilor de etichetare manuală cu ajutorul tehnologiilor fără fir, cum ar fi 2,4GHz, 433MHz, BLE și NFC.

ESL-urile Zhsunyco® se integrează pe deplin cu sistemele moderne de gestionare a stocurilor, cum ar fi actualizările automate ale stocurilor, notificările privind stocurile scăzute și actualizările în timp real ale informațiilor despre produse în mai multe locații din diferite fusuri orare. Aceste caracteristici rezolvă problemele critice ale afacerii: discrepanțele de inventar, fluxul de date exacte în timp real, forța de muncă costisitoare și controlul deficitar al stocurilor. Sprijinul Zhsunyco® pentru tranziția afacerilor către sisteme inteligente de inventariere continuă cu peste 35.000 de clienți cu amănuntul în peste 180 de țări.

Doriți să îmbunătățiți eficiența operațională și precizia înregistrărilor de inventar? Contactați-ne pentru strategii ESL personalizate și consultări gratuite.

Concluzie: Alegerea strategiei potrivite pentru viitorul inventarului dvs.

Diferitele probleme de gestionare a stocurilor, cum ar fi excesul de stocuri, lipsa de stocuri și previziunile inexacte ale cererii, pot avea un impact negativ asupra rentabilității, perturbând în același timp întregul lanț de aprovizionare. La baza acestor probleme se află utilizarea de instrumente învechite, tehnici manuale și absența analizei în timp real. Companiile trebuie să adopte soluții mai bune, împreună cu un software adecvat de gestionare a stocurilor, sisteme de inventariere în timp real și previziuni fiabile ale cererii pentru a rezolva aceste provocări. Indiferent dacă sunteți un comerciant cu amănuntul la scară sau un producător de bunuri care gestionează materii prime, luarea de măsuri în prealabil vă protejează fluxul de numerar și garantează un acces mai bun la produse.

• 📋Tabel recapitulativ: Top 10 probleme de gestionare a stocurilor și modul de rezolvare a acestora

Problema gestionării stocurilor	Soluție sugerată
1. Stocarea excesivă	Îmbunătățirea urmăririi, monitorizarea cererii, precum și implementarea previziunilor.
2. Substocking	Stabilirea de niveluri de stoc pentru stocul de siguranță prin analiză predictivă.
3. Date inexacte privind inventarul	Verificați în mod regulat prin audituri, precum și prin sisteme automate.
4. Acumularea stocurilor moarte	Analizați mișcările produselor pe baza unor intervale regulate, precum și aplicarea strategiilor FIFO/JIT.
5. Amenajarea ineficientă a depozitului	Aplicarea sistemelor digitale de picking în timpul reproiectării layout-ului depozitului.
6. Lipsa vizibilității în timp real	Aplicați sisteme bazate pe cloud alături de urmărirea datelor în timp real.
7. Sisteme de inventariere învechite	Investiți în sisteme scalabile adecvate și instalați un software de urmărire pentru a asigura automat/manual fluxurile de inventariere.
8. Eroarea umană în manipularea stocurilor	Aplicați codul de bare de cotare/RFID ca identificatori pentru procesul operațional standard.
9. Prognoza slabă a cererii	Analizați vânzările utilizând instrumente de previziune a cererii bazate pe inteligență artificială.
10. Costuri ridicate de menținere a stocurilor	Utilizați stocurile excedentare ca nivelare a punctelor de declanșare, optimizând în același timp punctul de reordonare.