Um guia estratégico para otimizar a separação de pedidos no armazém e eliminar erros ocultos

Sabe-se que a separação de pedidos em armazéns é, geralmente, considerada a operação mais cara no setor de logística e gestão da cadeia de suprimentos. De acordo com análises do setor realizadas por empresas como a F. Curtis Barry & Company, a separação de pedidos normalmente representa de 50% a 55% dos custos operacionais totais do armazém. Esse único processo geralmente determina a rentabilidade de um centro de distribuição e está diretamente relacionado aos indicadores de satisfação do cliente.

A precisão e a rapidez no atendimento de pedidos são questões complexas para qualquer operação. Embora o aspecto mais comum da otimização seja o tempo de deslocamento — ou seja, o movimento físico entre o local A e o local B —, esse não é o único componente da equação. A carga cognitiva (fadiga mental) e a integridade dos dados também precisam ser levadas em conta para que as operações de atendimento de pedidos sejam verdadeiramente eficientes.

Se os selecionadores de pedidos agirem rapidamente, mas escolherem o item errado devido ao cansaço mental causado pela leitura de milhares de números de série, o custo da logística de devolução é muito maior do que a velocidade da seleção. Quando o sistema orienta um selecionador a ir a um local onde as informações de estoque estão incorretas, a velocidade não faz diferença.

Este guia oferece uma análise aprofundada dos métodos típicos de separação de pedidos, a avaliação do ambiente tecnológico e a identificação dos chamados “fatores ocultos que prejudicam a eficiência”, que são ignorados pela maioria das auditorias operacionais. Seu objetivo é mudar o foco, passando de simplesmente trabalhar mais rápido para trabalhar de forma mais inteligente, garantindo a confiabilidade dos dados e reduzindo o erro humano.

Definindo os conceitos básicos da separação de pedidos no armazém

Em sua forma mais simples, a separação de pedidos em armazéns envolve a retirada de itens específicos do estoque de um armazém para atender aos pedidos dos clientes. Isso pode parecer simples, mas a magnitude e a complexidade dos negócios atuais tornam essa uma questão logística complexa. Trata-se do elo entre o armazenamento fixo e a distribuição em movimento.

O processo de separação de pedidos geralmente segue uma sequência estruturada dentro do processo de atendimento de pedidos:

1. Geração de pedidos: O Sistema de Gerenciamento de Pedidos ou Sistema de Gestão de Armazém (WMS) recebe um pedido e gera uma lista de separação.
2. Roteamento: O sistema identifica as rotas de separação mais eficientes no armazém.
3. Viagens: O selecionador se desloca até o local de armazenamento.
4. Pesquisa e identificação: O selecionador localiza a caixa específica e verifica o item (SKU) ou pedido específico.
5. Extração: O produto é literalmente retirado da prateleira (o que costuma ser chamado de “seção de peças”).
6. Verificação: A quantidade e o tipo do item são verificados para evitar erros no pedido.
7. Transporte: O produto é encaminhado para a seção de embalagem ou consolidação.

Para aprimorar esse processo, é preciso primeiro medi-lo. O que não se mede, não se pode otimizar. Portanto, para determinar sua eficiência na separação de pedidos, você deve utilizar os seguintes indicadores:

Métrico	Definição	Por que isso é importante
Taxa de separação	O número de linhas de pedido selecionadas por hora, por hora de trabalho.	Esse indicador mede a produtividade bruta e a produtividade da mão de obra. Ele auxilia no planejamento da força de trabalho e na gestão dos custos com mão de obra.
Precisão na separação de pedidos	A porcentagem de pedidos selecionados sem erros.	Esse é o principal indicador da qualidade do serviço. Os erros geram devoluções, que custam três vezes mais do que o frete de envio.
Tempo de ciclo	O tempo total desde a liberação do pedido até o envio do pedido.	Isso reflete a capacidade de resposta das operações do armazém à demanda dos clientes.
Índice de Pedidos Perfeitos	Uma métrica agregada que mede os pedidos entregues no prazo, completos, sem danos e devidamente documentados.	Essa é a avaliação abrangente da saúde e da confiabilidade da cadeia de suprimentos.

Estratégias padrão de separação para diferentes perfis de pedidos

Não existe uma estratégia de separação de pedidos que seja a melhor. A abordagem correta dependerá exclusivamente do seu perfil de pedidos, da quantidade de SKUs, do tamanho do armazém e do volume de pedidos. Utilizar uma estratégia inadequada para o seu perfil específico de dados resultará em gargalos e altos custos com mão de obra.

• Separação de pedidos discretos (pedido único): Um único selecionador separa todos os itens de um pedido específico e, em seguida, passa para o próximo. Esse processo costuma ser chamado de separação discreta de pedidos ou separação de pedido único.
  • Prós: Taxa de erro mínima; fácil de aplicar; requer treinamento mínimo; o melhor em acompanhamento de responsabilidades.
  • Contras: Maior tempo de deslocamento por unidade selecionada; eficiência muito baixa para armazéns de grande porte.
  • Caso de uso: Pequenos armazéns com poucos SKUs, produtos pesados ou volumosos, ou um número reduzido de pedidos.

• Separação em lote: Um selecionador retira os SKUs de vários pedidos semelhantes simultaneamente, em uma única viagem.
  • Prós: Isso economiza muito tempo em termos de deslocamento, pois será possível receber muitos clientes no mesmo local.
  • Contras: É preciso fazer a separação após a coleta para distribuir os itens em pedidos individuais; isso impõe uma carga cognitiva maior ao selecionador.
  • Caso de uso: Grandes volumes de pedidos com poucas linhas por pedido (por exemplo, comércio eletrônico), em que a concentração de SKUs é elevada.

• Separação por zona: O armazém é dividido em diferentes zonas. Os selecionadores são designados a uma área e só selecionam itens nessa área. O contêiner do pedido é transferido entre as zonas (Pick and Pass) para a próxima zona.
  • Prós: Reduz o congestionamento nos corredores; permite que os selecionadores se tornem especialistas em sua seção específica do estoque; é escalável.
  • Contras: Uma única zona lenta fará com que toda a linha fique mais lenta; será necessária uma lógica sofisticada do WMS para distribuir a carga de trabalho entre as zonas.
  • Caso de uso: Grandes centros de distribuição com uma ampla variedade de SKUs e alto volume.

• Seleção por onda: Os pedidos são agrupados e despachados em lotes, dependendo de certos fatores, como o horário de partida da transportadora, as rotas de remessa ou a prioridade. Isso permite uma melhor coordenação das operações de atendimento de pedidos.
  • Prós: A atividade de separação de pedidos é sincronizada com os cronogramas de envio; a mão de obra pode ser utilizada com grande eficiência durante os períodos de pico.
  • Contras: Isso pode causar rigidez; quando uma remessa não é concluída a tempo, ela atrasa o caminhão ou veículo de transporte em questão.
  • Caso de uso: Instalações de alto rendimento com prazos rigorosos para envio.

• Seleção de agrupamentos: É semelhante à separação em lote, com a diferença de que o separador classifica os itens em recipientes separados para cada pedido, diretamente no carrinho, durante a separação.
  • Prós: Elimina a necessidade de um processo separado de classificação na etapa posterior; reduz o manuseio duplicado nos centros de distribuição.
  • Contras: A capacidade do carrinho limita o número de pedidos; o selecionador deve ser capaz de lidar com vários pedidos em andamento.
  • Caso de uso: Atendimento de pedidos de comércio eletrônico em que os pedidos são pequenos o suficiente para caberem em um carrinho com várias caixas.

• Separação de paletes: Receber paletes inteiras de produtos, em vez de caixas ou itens avulsos.
  • Prós: Movimentação extremamente rápida de grandes volumes.
  • Contras: É necessário usar empilhadeiras ou porta-paletes; são necessárias medidas de segurança específicas.
  • Caso de uso: Distribuição B2B, reabastecimento de áreas de separação ou pedidos em grandes quantidades.

• Estratégias híbridas: Integrar diversas abordagens na mesma unidade para atender a necessidades específicas.
  • Prós: Isso reflete o fato de que um depósito pode ter vários canais (por exemplo, atacado e venda direta ao consumidor) operando simultaneamente.
  • Contras: A gestão de armazéns é complexa; requer um WMS robusto.
  • Caso de uso: A maioria dos centros de distribuição omnicanal atuais. A título de exemplo, os bens de consumo de alta rotatividade podem ser selecionados por meio da seleção por zona, enquanto itens de grandes dimensões podem ser selecionados por meio da seleção discreta.

Como escolher a tecnologia certa para a separação de pedidos

A estratégia é potencializada pela tecnologia. A tecnologia oferece os meios para implementar a estratégia processual correta, uma vez que ela seja definida. O tipo de tecnologia utilizada determina o grau de precisão e a velocidade da transmissão de dados.

Scanners RF

Os leitores portáteis de radiofrequência (RF) já existem há décadas. Eles confirmam os itens ao ler os códigos de barras, o que garante que o selecionador esteja na posição correta e tenha o produto certo.

• Prós: Tecnologia madura; custo relativamente baixo em comparação com a automação; alta precisão; mobilidade flexível.
• Contras: Eles não permitem trabalhar com as mãos livres. Pegar o leitor, fazer a leitura e colocá-lo de volta no lugar (ou no coldre) leva alguns segundos a cada vez. Isso se traduz em milhares de segundos perdidos. Além disso, o processo de ler textos pequenos na tela causa fadiga cognitiva.

Sistemas tradicionais de “pick-to-light” com fio

Esses sistemas utilizam módulos de luz LED conectados diretamente às prateleiras do sistema de estantes. O WMS ilumina uma tela na posição específica do compartimento para indicar onde retirar o item e a quantidade a ser coletada. O selecionador pega o item e aperta um botão físico no módulo de luz para desligar a luz e confirmar a retirada.

• Prós: Extremamente rápido. A indicação visual elimina o tempo gasto na busca. É autônomo e praticamente não requer treinamento.
• Contras: Rigidez. Esses sistemas precisam ser conectados diretamente à estrutura das estantes. Você terá que reinstalar fisicamente a fiação caso precise reorganizar o layout do armazém ou aumentar o tamanho das caixas nas prateleiras. Essa falta de flexibilidade torna sua operação onerosa em ambientes dinâmicos.

Etiquetas eletrônicas de prateleira (ESL) como PTL sem fio

Essa tecnologia representa a próxima evolução da separação de pedidos orientada por luz, resolvendo os problemas de flexibilidade dos sistemas com fio. ESLs são displays digitais que funcionam com bateria e são fixados na borda da prateleira. Eles se comunicam sem fio com o WMS. A etiqueta específica pisca (Pick-to-Light) quando um selecionador entra em um corredor para orientá-lo. O selecionador pode ler os detalhes dos itens na tela e pressionar um botão na etiqueta para confirmar a retirada ou relatar uma falta.

• Prós: Sem cabos. Você pode reposicionar a etiqueta em qualquer parte da prateleira ou em outra estante imediatamente (basta descascar e colar). As telas ESL de tinta eletrônica são capazes de exibir texto, códigos de barras, códigos QR e imagens, ao contrário das luzes com fio, que exibem apenas números. Além disso, as ESLs também funcionam como etiqueta de preço, ferramenta de gestão de estoque e dispositivo de separação de pedidos, tudo ao mesmo tempo.
• Contras: Exige gerenciamento da bateria (embora as baterias modernas durem de 5 a 10 anos); depende da estabilidade da rede sem fio.

Embora os sistemas convencionais com fiação sejam rápidos, eles não acompanham o aumento exponencial da complexidade do armazém moderno. Os centros de distribuição de hoje não são mais instalações estáticas de armazenamento; são ambientes dinâmicos e de alto fluxo, onde os perfis de SKUs mudam rapidamente e os layouts sazonais exigem reconfiguração constante. A infraestrutura com fiação fixa nas estantes é agora um grande gargalo operacional nesse cenário volátil, tornando qualquer projeto de reorganização de posições um evento de manutenção oneroso. O setor precisa de uma solução tão ágil quanto o próprio estoque. Esse é o requisito essencial da tecnologia ESL sem fio: o sinal digital não está mais vinculado à infraestrutura física, e os gerentes do armazém podem ajustar imediatamente a localização da separação de pedidos às mudanças na demanda, sem as restrições do cabeamento fixo.

Soluções ESL da Zhsunyco: Zhsunyco transforma estantes comuns em um ambiente dinâmico e inteligente para a separação de pedidos. Nossos dispositivos ESL apresentam telas E-ink de alto contraste que permanecem legíveis sob diversas condições de iluminação no armazém, enquanto suas amplos ângulos de visão garantir que os selecionadores possam ver as instruções de diferentes ângulos. Ao contrário dos sistemas com fio rígidos, o Zhsunyco oferece comunicação estável por meio de Wi-Fi, Bluetooth ou protocolos proprietários, garantindo a conectividade em ambientes de grande escala com alta densidade de metais. Ao sincronizar em tempo real com o seu WMS, as etiquetas são atualizadas instantaneamente para exibir não apenas os preços, mas também dados essenciais para a separação de pedidos —Códigos SKU, números de lote, locais de armazenamento e códigos QR que podem ser escaneados.

Separação por comando de voz

O armazenamento orientado por voz envolve o uso de fones de ouvido e microfone para orientar o selecionador. O sistema é vocal, e o selecionador confirma as ações por voz.

• Prós: 100% sem uso das mãos e sem precisar olhar para a tela. Funciona especialmente bem em instalações de armazenamento refrigerado, onde se usa luvas e é difícil utilizar telas sensíveis ao toque ou teclados.
• Contras: A adoção dessa tecnologia pode ser cara. O reconhecimento de voz pode, às vezes, ser prejudicado pelo ruído de fundo em ambientes industriais.

Tecnologia	Velocidade	Flexibilidade	Precisão	Custo (inicial)	Mãos livres
Scanners RF	Moderado	Alto	Alto	Baixa/Média	Não
Sistema “Pick-to-Light” com fio	Muito alto	Baixo	Muito alto	Alto	Sim
PTL sem fio (ESL)	Alto	Muito alto	Muito alto	Meio	Sim
Separação por comando de voz	Alto	Alto	Alto	Alto	Sim

Fatores ocultos que prejudicam a eficiência e que a maioria dos gerentes ignora

As auditorias operacionais frequentemente revelam que a causa da ineficiência não reside na velocidade dos funcionários, mas sim nas falhas estruturais na gestão dos dados e na cognição humana. Esses são os “assassinos silenciosos” que estão corroendo as margens de lucro na separação de pedidos em armazéns.

Carga cognitiva e fadiga das microdecisões

A maioria dos modelos de produtividade parte do pressuposto de que o trabalhador humano é uma máquina que opera a um ritmo fixo. Na verdade, um selecionador toma milhares de microdecisões em um turno: isso é um 6 ou um 8? Essa é a caixa certa? Contei 4 ou 5?

Essa carga mental vai se acumulando à medida que o turno avança, causando fadiga decisória. O cérebro tende a recorrer a atalhos quando está cansado, e isso leva a erros. A eficiência não é apenas física (andar menos); é também cognitiva (pensar menos). Essa carga mental é minimizada por tecnologias que oferecem sinais visuais, como luzes ou telas digitais de alto contraste. Elas permitem que o trabalhador atue com base em reflexos visuais, e não no processamento mental, e as taxas de precisão são mantidas mesmo no final do turno.

O impacto da integridade dos dados mestres

A realidade digital do WMS deve corresponder à realidade física do armazém. Os dados mestre são informações não dinâmicas relativas aos produtos: dimensões (comprimento, largura, altura) e peso.

Quando os dados mestre indicam que um produto tem 10 cm de largura, mas o fornecedor o reembalou com 12 cm, a lógica de empacotamento do WMS não funcionará. O sistema pode instruir um selecionador a colocar 10 itens em uma caixa com capacidade para 8. O selecionador é então obrigado a interromper o processo, procurar uma nova caixa, reimprimir uma etiqueta e ignorar a orientação do sistema. Esse tratamento excepcional prejudica o fluxo. Todas as estratégias corretas de separação dependem da integridade desses dados subjacentes.

Velocidade de SKU e alocação dinâmica

Na maioria dos armazéns, os produtos são alocados (colocados) de acordo com o espaço disponível no momento da chegada. Isso resulta em um layout fixo, que não reflete a demanda.

Um produto de alta rotatividade (SKU de alta velocidade) pode estar no fim de um corredor, e os selecionadores podem ter que percorrer essa distância centenas de vezes por dia. Além disso, a rotatividade varia de acordo com a estação do ano. O protetor solar é um produto de alta rotatividade em junho e de baixa rotatividade em dezembro. Um armazém que não está em movimento é um armazém ineficiente.

A alocação dinâmica é um processo realizado periodicamente para analisar o histórico de pedidos e realocar itens semelhantes de alta rotatividade para a chamada “zona dourada” (na altura da cintura, próxima à doca de expedição). Isso é possível graças a tecnologias sem fio, como o ESL, por meio das quais códigos de localização e informações sobre os produtos podem ser trocados digitalmente, sem a necessidade de raspar etiquetas de papel.

Lógica de reabastecimento e falta de estoque

O selecionador não pode selecionar algo que não existe. Outro fator típico que prejudica a eficiência é a chamada “seleção em vão”, em que o selecionador chega a um local e a caixa está vazia.

Isso ocorre quando a lógica de reabastecimento é reativa, em vez de proativa. Quando o sistema se limita a ativar uma tarefa de reabastecimento apenas quando a prateleira está vazia, há um intervalo de tempo durante o qual esse local fica inativo. A separação de pedidos requer uma estratégia de reabastecimento que seja iniciada antes que a área de separação fique vazia, dependendo da velocidade das ordens de saída. As tarefas de separação e reabastecimento são separadas para que os separadores nunca se deparem com uma prateleira vazia.

Melhores práticas para a eficiência na separação de pedidos

Os gerentes de armazém devem adotar as seguintes práticas recomendadas para combater as ineficiências mencionadas acima. Trata-se da disciplina nos processos e da capacitação da força de trabalho.

• Reduzir o tempo de viagem

O deslocamento pode ocupar até metade do total de horas de trabalho de um selecionador. Otimize os percursos de seleção usando seu WMS. Em vez de uma sequência numérica simples, utilize lógicas como o trajeto em forma de S (serpentina) ou a lógica do “maior espaço vazio” para evitar que os selecionadores percorram um corredor onde precisam pegar apenas um item na extremidade mais distante. Outra forma importante de minimizar o deslocamento é por meio da consolidação de pedidos em lotes.

• Política de “Toque Único”

Sempre que um item é colocado e retirado, há um custo de mão de obra sem agregação de valor. O objetivo é fazer a separação diretamente na caixa de remessa (Pick-to-Box). Isso elimina o processo da estação de embalagem secundária, na qual os itens são retirados de uma caixa de transporte, escaneados e colocados em uma caixa. Para isso, é necessário que os dados mestre estejam corretos, a fim de garantir que o sistema selecione o tamanho correto da caixa desde o início.

• Priorize a ergonomia

A fadiga causa erros e reduz a produtividade. Coloque os itens mais importantes na “Zona Dourada” – o espaço entre os ombros e os joelhos. Isso minimiza a necessidade de se curvar e esticar o braço. Além disso, adote a tecnologia “mãos livres”. Quando um funcionário precisa pegar um leitor de código de barras, fazer a leitura, guardá-lo, pegar o item e pegar o leitor novamente, ele está realizando movimentos diferentes e desnecessários. Sistemas de comando de voz ou sistemas visuais de separação de pedidos (como o ESL com confirmação por botão) permitem o uso das duas mãos para manusear o produto.

• Validar na fonte

Quanto maior a distância que o erro percorre ao longo da cadeia de suprimentos, maior é o custo desse erro. É oneroso detectar um erro na estação de embalagem; é catastrófico detectá-lo depois que o cliente já recebeu a encomenda. A validação deve ocorrer na área de separação. Isso pode ser feito por meio da leitura de código de barras ou, de forma mais eficaz, por sistemas de confirmação visual, nos quais o separador pressiona um botão na borda da prateleira para confirmar a separação. Isso proporciona um feedback instantâneo e permite a correção antes que o separador passe para a próxima tarefa.

Preparando as operações de separação de pedidos do seu depósito para o futuro

O ambiente de armazenagem está evoluindo para centros dinâmicos de movimentação, em contraste com o armazenamento tradicional, que é uma instalação estática de armazenamento. Para preparar suas operações para o futuro, é preciso encarar a separação de pedidos não como uma tarefa isolada, mas como um sistema que envolve estratégia, dados e tecnologia.

O uso de processos obsoletos e sistemas baseados em papel não é mais viável em um mundo marcado por prazos de entrega cada vez mais curtos e escassez de mão de obra. Para ter sucesso, é preciso adotar uma abordagem holística: é preciso garantir que seus dados mestres estejam organizados, que suas estratégias estejam alinhadas com seu perfil atual de pedidos e que sua tecnologia não imponha uma carga cognitiva aos seus funcionários.

Antes de investir em robótica cara ou automação complexa, comece pelo básico. Verifique a precisão dos seus dados mestres e analise seu fluxo de trabalho atual para identificar pontos de atrito causados por intervenção humana. Assim que seus dados estiverem em ordem, considere como tecnologias visuais, como Etiquetas eletrônicas de prateleira (ESL) pode fazer a ponte entre o seu WMS e sua equipe, resolvendo os erros causados pela fadiga humana e por informações desatualizadas.