O que é a perda de estoque no varejo? As 5 principais causas e soluções explicadas

Prefácio

Administrar uma loja de varejo não é tarefa fácil, seja um cantinho aconchegante repleto de livros ou uma grande loja de departamentos cheia de movimento. Ao acompanhar o estoque e as finanças da empresa, a palavra “perda de estoque” já é suficiente para causar alarme. Assim, o que é perda de estoque no varejo e quais são suas causas mais comuns? Se você está se perguntando do que se trata tudo isso, saiba que não está sozinho. A perda de estoque no varejo é um problema recorrente que corrói constantemente suas margens de lucro e causa estragos. Nesta postagem do blog, você aprenderá sobre:

• O conceito de encolhimento e o que ele significa
• Por que o encolhimento é importante para as empresas
• Métodos para calcular o encolhimento
• As principais causas do encolhimento
• Medidas e métodos para minimizar o encolhimento

O que é a perda de estoque no varejo?

A perda de estoque no varejo é definida como a perda de itens em estoque que não foram vendidos, o que leva a uma diferença negativa entre o que foi registrado e a quantidade de estoque que realmente está na posse do varejista. Esse grande problema prejudica os lucros gerados pelos funcionários de vendas do varejista e é geralmente atribuído a furtos em lojas, roubos por funcionários, erros administrativos, fraudes de fornecedores e erros humanos. Tais problemas podem acarretar custos substanciais e prejudicar a produtividade geral. O conceito de perda de estoque é fundamental para qualquer gerente de loja de varejo, pois é essencial para a realização de inventários e para a formulação de medidas preventivas contra perdas. Conhecer os fatores que levam à perda de estoque permitirá que os varejistas reduzam as perdas patrimoniais e garantam um fluxo de negócios mais tranquilo.

Por que a perda de mercadoria no varejo é importante?

Os varejistas precisam estar atentos às suas perdas, pois a perda de mercadoria é um problema que nenhuma empresa do setor de varejo gostaria de enfrentar. De acordo com os detalhes e números disponíveis publicados pela Federação Nacional do Varejo em seus relatórios anuais, cerca de 1,4% das vendas ou da receita do varejo é perdida devido à perda de estoque, o que resulta em bilhões de dólares em um ano. Isso não apenas reduzirá as margens de lucro da empresa, mas a perda de estoque também terá um impacto significativo nos resultados financeiros do varejista e prejudicará os fluxos de trabalho, criando ineficiências e, se não for gerenciada adequadamente, afetará os clientes.

Essas perdas limitam o potencial de melhoria, que pode se traduzir no desenvolvimento de um treinamento mais robusto para a equipe ou em melhores operações de atendimento ao cliente. Concentrar-se nas perdas não significa apenas focar na redução de custos, mas também é essencial para a vantagem competitiva da sua organização de varejo. Os varejistas podem reduzir a estrutura de custos e utilizar sua equipe como primeira linha de defesa e principal ferramenta de prevenção, integrando bons sistemas de controle de estoque e medidas de controle de perdas que aumentarão a eficiência com precisão e tornarão a experiência de compra dos clientes mais tranquila. Esses métodos, quando empregados de forma consistente, podem prevenir perdas a longo prazo e aprimorar a eficácia operacional de uma empresa, melhorando sua lucratividade por meio da economia de tempo e recursos.

Como calcular a perda no varejo: guia passo a passo

Calcular o encolhimento no varejo pode parecer complicado à primeira vista, mas fica mais fácil quando se inicia o processo formal. A seguir, são apresentadas as etapas e as fórmulas para realizá-lo de forma eficaz:

• Determinar o estoque registrado: Comece com o total do estoque registrado em seus registros antes de realizar uma contagem física.
• Realizar uma contagem de estoque físico: Faça uma verificação minuciosa para contabilizar o número real de itens presentes na sua loja.
• Calcular a perda de estoque: Perda de estoque = Contagem de estoque registrada − Contagem de estoque real

Este procedimento ajuda você a identificar a quantidade de estoque que está faltando.

• Calcular a taxa de encolhimento:

Taxa de perda = (Perda de estoque / Contagem de estoque registrada) × 100%

A taxa de perdas converte as perdas de estoque em porcentagens, o que oferece uma visão mais clara da gravidade dessas perdas.

Principais tipos de perdas no varejo e como identificá-las

Para evitar que surjam problemas de perdas de estoque, é importante, como primeiro passo, analisar as causas fundamentais e os tipos de perdas existentes. Cada tipo apresenta seus próprios desafios, que também precisam ser abordados de forma específica.

Motivo #1: Furto em loja

O furto em lojas ainda representa uma porcentagem lamentável das perdas no varejo. A Pesquisa Nacional de Segurança no Varejo de 2020, realizada pela Federação Nacional do Varejo, revelou que o aumento dos furtos em lojas tem sido responsável por quase 36,5% das perdas no varejo. Esse tipo de furto, também conhecido como furto externo, pode variar desde indivíduos oportunistas até quadrilhas organizadas de crime no varejo. A instalação de câmeras nas instalações e a designação de vários funcionários para monitorar as imagens de segurança podem ajudar a controlar possíveis ladrões.

Motivo #2: Roubo por funcionário

O furto por funcionários, ou furto interno, em outras palavras, é uma das principais causas de perdas de estoque. Os participantes da mesma pesquisa afirmam que a fraude por parte dos funcionários é responsável por aproximadamente 33% das perdas de estoque. Ações desse tipo incluem o roubo de mercadorias da loja, o desvio de dinheiro do caixa e até mesmo a manipulação de registros de transações. No entanto, como será visto adiante, isso é evitado por meio de medidas como controles internos rigorosos para prevenir perdas significativas decorrentes de furtos, auditorias frequentes e a promoção da integridade e da responsabilidade em toda a organização.

Causa #3: Erros administrativos

De acordo com as estimativas, os erros administrativos representam 20% das perdas. Esses erros decorrem de fatores como contagem incorreta do estoque, inserção incorreta de dados ou simplesmente erros na documentação envolvida. Até certo ponto, esses problemas podem ser reduzidos por meio da implantação de excelentes sistemas de estoque e do treinamento contínuo dos funcionários para um melhor manejo dos estoques e a consequente redução de discrepâncias durante o inventário.

Causa #4: Fraude por parte do fornecedor

A fraude por parte dos fornecedores, embora menos comum, ainda pode afetar significativamente os níveis de estoque. Embora as porcentagens específicas variem, considera-se geralmente que a fraude por parte dos fornecedores contribui para uma parcela considerável das perdas de estoque. Isso envolve fornecedores que entregam menos itens do que o faturado ou que se envolvem em práticas enganosas. Estabelecer contratos claros, realizar auditorias regulares e manter uma comunicação eficaz com os fornecedores pode ajudar os varejistas a minimizar esses riscos.

Causa #5: Perda operacional

As perdas operacionais decorrentes de anomalias na cadeia de suprimentos — como má gestão de estoque ou práticas inadequadas de remessa — são perdas causadas pela própria empresa e, em geral, representam uma porcentagem menor do total de perdas por quebra de estoque, mas merecem destaque. É possível reduzir essas perdas por meio de treinamento sobre os princípios da gestão de estoque e da aplicação de ferramentas tecnológicas para esse fim. Além disso, é necessário avaliar e aprimorar as operações do sistema de gestão da cadeia de suprimentos para minimizar as perdas operacionais.

Como evitar perdas no varejo: as 6 principais estratégias e ferramentas

Se você decidir abordar a questão das perdas no varejo, não basta apenas conhecer as causas por trás delas, mas também aplicar ferramentas e táticas relevantes. Para analisar as questões relacionadas às perdas, podem ser propostas as seis medidas específicas a seguir, cada uma delas abordando o problema sob um ângulo diferente.

Otimizar o layout da loja para reduzir as oportunidades de furto

O objetivo de reduzir furtos e prevenir perdas torna o planejamento adequado do layout da loja de grande importância. Layouts bem projetados ajudam os varejistas a reduzir as chances de furtos em lojas. O layout também deve servir para evitar a criação de pontos cegos, garantindo que todas as áreas estejam fora do campo de visão dos funcionários da loja ou de áreas de cobertura, como espelhos e câmeras de segurança. Esses recursos funcionam como ferramentas preventivas, dificultando qualquer tentativa de possíveis ladrões de agir sem serem notados.

Para evitar esse tipo de furto, as áreas de exposição de itens de maior valor devem ser posicionadas de forma que os funcionários possam vê-las facilmente. Quando a linha de visão é direta, esses itens não podem ser levados sem serem percebidos. Além disso, corredores organizados e espaçosos facilitam que os funcionários monitorem a loja de maneira mais eficaz, identificando a ocorrência de atividades suspeitas.

Outra área que suscita grande preocupação é a melhoria da iluminação da loja. Uma boa iluminação melhora a visibilidade e aprimora a experiência de compra, o que, por sua vez, beneficia os clientes. Um layout de loja bem projetado protege contra perdas e apresenta todo o processo de compra da melhor maneira possível, incluindo a limitação estratégica das medidas de segurança que possam incomodar os clientes, a fim de tornar a experiência de compra mais agradável e confortável.

Crie políticas rigorosas de devolução e reembolso

Os varejistas devem controlar a fraude nas devoluções, uma das principais causas de perdas de estoque, a fim de reduzir essas perdas de forma geral. Isso se refere a situações em que os clientes tentam devolver itens roubados ou falsificados, o que pode prejudicar a lucratividade do varejista. Portanto, a elaboração de uma política rigorosa de devoluções e reembolsos ajuda a evitar tais perdas, ao mesmo tempo em que aumenta a lucratividade geral.

As políticas eficazes devem ser abrangentes e incluir, entre outros: a definição de prazos para a devolução de produtos, a apresentação de comprovante de compra e as condições aceitáveis em que os produtos devolvidos devem se encontrar. Essas políticas coíbem atividades fraudulentas, garantindo que as devoluções sejam válidas. Os varejistas podem limitar sua exposição à fraude por meio da aplicação de medidas de verificação e, assim, controlar suas políticas de devolução.

Além disso, quando as políticas de devolução são bem comunicadas, também se constrói a confiança do cliente. Se a política de devolução for clara e intuitiva, o processo de devolução se torna mais fácil e ajuda a proteger a empresa contra perdas de estoque.

Monitoramento em tempo real e análise de dados para prevenção de perdas

Como medida para combater as perdas no varejo, muitos varejistas estão adotando tecnologias como sistemas de ponto de venda (POS) e etiquetas RFID. Essas tecnologias permitem um controle ativo do estoque, o que torna mais fácil e rápido identificar discrepâncias. Com uma gestão de estoques sólida, confiável e oportuna, os varejistas podem resolver rapidamente controvérsias e evitar perdas decorrentes de erros ou furtos.

Além disso, simplesmente conhecer os dados não é suficiente, pois a análise de dados pode ser uma grande aliada no combate às perdas de estoque. O monitoramento dessas atividades é facilitado por ferramentas específicas, que utilizam a análise de dados para identificar padrões no estoque e acionar alertas automáticos em caso de padrões anormais que possam indicar furtos em lojas e outros tipos de roubo interno. Com a detecção precoce, os varejistas podem tomar as medidas adequadas para evitar possíveis perdas e aprimorar as medidas gerais de controle de estoque.

É importante observar que o aumento da visibilidade em toda a loja também tem um efeito dissuasivo. Quando funcionários e clientes sabem que auditorias regulares de estoque e inventários são realizados com frequência, as chances de furto diminuem consideravelmente. Esse nível de transparência não apenas reduz as chances de perdas de estoque, mas também fortalece o clima de segurança na loja, incentivando o respeito e a responsabilidade.

Precisão do estoque com etiquetas eletrônicas (ESLs) e sistemas de gestão

As etiquetas eletrônicas de prateleira (ESLs) melhoraram significativamente as operações do varejo, proporcionando atualizações imediatas dos preços diretamente na prateleira, minimizando erros de precificação e garantindo a precisão da gestão. Isso não apenas mantém os preços atualizados, mas também alivia a carga de trabalho da equipe, permitindo que ela se concentre no atendimento ao cliente, em vez de se dedicar a alterações manuais de preços.

A compatibilidade entre os ESLs e os sistemas avançados de rastreamento de estoque garante que o estoque seja bem monitorado. É importante ter atualizações em tempo real do estoque para que os funcionários tenham certeza de que estão trabalhando com o estoque correto e para que os clientes saibam da disponibilidade dos produtos sem demora. Essa integração ajuda a minimizar a intervenção humana e a melhorar a gestão geral das lojas.

A contagem cíclica e as verificações físicas de estoque são algumas das melhores práticas que devem ser adotadas na gestão de estoque. Esses métodos garantem que quaisquer discrepâncias nos registros sejam detectadas precocemente e, assim, reduzem as perdas que possam ser causadas por erros administrativos. Essa diligência ajuda a melhorar o processo de tomada de decisão na cadeia de suprimentos e a otimizar o desempenho financeiro geral dos varejistas.

Implantar procedimentos eficazes de gestão e auditoria de fornecedores

A gestão eficiente das relações com fornecedores é fundamental para minimizar as perdas de estoque, especialmente nos casos em que há inconsistências entre os registros de faturamento e de entrega. Para evitar isso, é necessário realizar auditorias regulares nas instalações e adotar procedimentos de avaliação adequados. A verificação frequente dos recibos em relação aos itens entregues e faturados ajuda a evitar complicações desnecessárias, oferecendo uma solução para possíveis problemas antes que eles venham à tona.

Acordos contratuais sólidos com os fornecedores servem de base para a prestação de contas. Termos claramente definidos em relação à qualidade, quantidade e prazos de entrega permitem um processo simplificado que ajuda a mitigar riscos. Manter as linhas de comunicação abertas permite que os varejistas abordem e resolvam problemas de forma proativa, reduzindo a chance de erros ou fraudes.

É necessário ampliar essas iniciativas, analisando os detalhes de outras pesquisas, como a Pesquisa Nacional de Segurança no Varejo. Essas ferramentas podem ajudar os profissionais do setor de varejo a avaliar a eficácia com que têm lidado com fornecedores que apresentam comportamento abusivo.

Implementar programas abrangentes de treinamento de funcionários

A gestão eficiente das relações com fornecedores é fundamental para minimizar as perdas de estoque, especialmente nos casos em que há inconsistências entre os registros de faturamento e de entrega. Para evitar isso, é necessário realizar auditorias regulares nas instalações e adotar procedimentos de avaliação adequados. A verificação frequente dos recibos em relação aos itens entregues e faturados ajuda a evitar complicações desnecessárias, oferecendo uma solução para possíveis problemas antes que eles venham à tona.

Além disso, garantir que os funcionários saibam utilizar os sistemas de ponto de venda permite que eles mantenham registros, identifiquem problemas e façam os ajustes necessários em tempo hábil. Esse conhecimento técnico, aliado às observações que eles fazem, contribui para a cooperação entre eles, formando assim uma defesa sólida contra ameaças internas e externas.

Além disso, o reforço positivo, a auditoria e a prestação de contas, aliados ao trabalho em equipe, geram medidas mais eficazes. Envolver os funcionários no sistema de segurança da loja, incentivando-os a relatar quaisquer riscos de segurança que observem, contribui para torná-los mais responsáveis pela segurança do estabelecimento. O programa também é eficaz porque o treinamento é atualizado com base no feedback da equipe e nas novas ameaças, tornando a abordagem robusta e flexível contra perdas.

Principais comparações de tecnologias para a prevenção de perdas no varejo

Tecnologia	Função principal	Estimativa de custos	Frequência de atualização dos dados	Impacto na experiência do cliente
Sistemas de PDV	Acompanhamento em tempo real das vendas e do estoque	Moderado	Em tempo real	Moderado
RFID	Rastreamento por item	Alto	Em tempo real	Baixo
Etiquetas eletrônicas de prateleira (ESLs)	Atualizações em tempo real de preços e estoque	Moderado	Em tempo real	Alto
Análise de Dados	Analisa as tendências de estoque e vendas	Moderado a alto	Diariamente ou semanalmente	Moderado
Monitoramento	Monitora as atividades dos clientes e funcionários na loja	Baixo a moderado	Não se aplica	Moderado

Considerações finais

Navegar pelo complexo cenário das perdas no varejo pode ser difícil, mas está longe de ser impossível. Seja para entender o que são as perdas no varejo ou para implementar medidas de segurança para reduzi-las, adotar uma postura proativa pode gerar retornos substanciais para o seu negócio. Ao aplicar essas ideias, você estabelece as bases para uma operação de varejo mais eficiente, segura e lucrativa. Lembre-se: o primeiro passo é a conscientização, baseada em insights e apoiada por ferramentas e estratégias confiáveis.

Minimize as perdas no varejo com as soluções ESL da Zhsunyco®

O problema das perdas no varejo é algo que exige métodos eficazes e, portanto, Zhsunyco®’s Etiquetas eletrônicas de prateleira (ESLs) oferecer a solução mais adequada e eficaz para esse problema. Por meio do uso de nossos ESLs, as alterações de preço e os níveis de estoque são atualizados verdadeiramente em tempo real, reduzindo as interrupções no registro de dados e evitando erros. Com a ajuda de tecnologias simples, como NFC ou controle móvel, a Zhsunyco torna viável a gestão de estoques sem a necessidade de assistência constante de pessoal não especializado. Isso não apenas ajuda a reduzir as perdas, mas também garante que as operações otimizadas na loja se traduzam em operações mais precisas e lucrativas. Deixe a Zhsunyco® ajudá-lo a aprimorar sua loja – fale conosco hoje mesmo sobre nossas soluções criativas.