O que é a perda de estoque? Um guia completo para varejistas

Introdução

Imagine administrar um negócio de varejo em que suas prateleiras estejam devidamente abastecidas, mas os números em seu livro contábil não correspondam ao que há na loja. A falta de itens, um por um, corrói seus lucros gradualmente, muitas vezes de forma imperceptível e irreversível. E é desse fenômeno que estamos falando: a perda de estoque — a ameaça silenciosa de muitos varejistas. Enquanto roubos e erros administrativos constituem um extremo do espectro, fraudes de fornecedores ou danos aos produtos representam o outro — o resultado são receitas perdidas e operações prejudicadas. E o tema de hoje é a perda de estoque. Neste guia, não apenas revelaremos esses culpados ocultos, mas também apresentaremos maneiras simples de combatê-los para proteger seu negócio e seus lucros, garantindo uma gestão mais inteligente e segura em todos os aspectos.

O que é a perda de estoque?

A perda de estoque refere-se à diferença entre os níveis de estoque registrados e os reais. Isso geralmente é constatado durante os inventários físicos, quando as quantidades no sistema de gestão de estoque não correspondem à contagem física. Na verdade, a perda de estoque é a diferença entre seus registros de estoque e as mercadorias que você tem no chão de fábrica.

A perda de estoque refere-se à diferença entre os níveis de estoque registrados e os níveis reais. Isso geralmente é constatado durante os inventários físicos, quando as quantidades no sistema de gestão de estoque não correspondem à contagem física. Na verdade, a perda de estoque é a diferença entre seus registros de estoque e as mercadorias que você tem em seu armazém.

A taxa de perdas é um termo importante relacionado às perdas. A taxa de perdas de estoque destaca o impacto das perdas, servindo como uma métrica utilizada para medir a porcentagem de perdas em relação ao total de vendas ou ao valor total do estoque. Os varejistas podem monitorar e gerenciar suas perdas de estoque, pelo menos acompanhando a taxa de perdas.

Processo passo a passo para calcular o encolhimento

Para entender os cálculos de perdas de estoque, siga este procedimento dividido em etapas:

Etapa	Descrição	Dados/Fórmula	Resultado
Passo 1	Avaliar o estoque avaliado	Estoque registrado: $50.000	–
Etapa 2	Realizar a contagem do estoque físico	Estoque atual: $47.000	–
Etapa 3	Determinar o valor do encolhimento	$50,000 – $47,000	Valor de encolhimento: $3.000
Etapa 4	Converter a contração em porcentagem	($3.000 ÷ $50.000) × 100%	Taxa de encolhimento: 6%

A fórmula da taxa de encolhimento é calculada da seguinte forma:

Com essa fórmula, você pode quantificar facilmente o nível de perdas no estoque total ou nas vendas totais e avaliar com que eficiência você conduziu a gestão de estoque.

A fórmula da taxa de perdas é importante porque nos fornece um indicador para medir o grau de perdas em relação ao tamanho da empresa. Se sua taxa de perdas estiver acima do normal, isso pode indicar que os problemas são mais graves, como roubo ou uso indevido dos relatórios do seu sistema de gestão de estoque. Por outro lado, uma taxa baixa pode indicar um bom controle de estoque, mas é preciso monitorá-la constantemente para garantir que tudo esteja funcionando como deveria.

Conhecer e calcular a taxa de perdas permite que os varejistas determinem se a perda é pontual ou recorrente e quais estratégias de intervenção, se houver, devem ser adotadas.

Causas da perda de estoque

Muitos varejistas estão preocupados com a perda de estoque, pois isso pode prejudicá-los. Se você deseja aumentar seus lucros e gerenciar seu estoque, é importante analisar as causas dessa perda.

Roubo (furto em lojas e roubo por funcionários)

A taxa de perdas é um termo importante relacionado às perdas. A taxa de perdas de estoque é uma métrica utilizada para medir a porcentagem de perdas em relação ao total de vendas ou ao valor total do estoque. Os varejistas podem monitorar e gerenciar suas perdas de estoque, pelo menos acompanhando a taxa de perdas.

Certamente, a instalação de câmeras de vigilância, dispositivos de segurança e até mesmo um melhor layout das lojas ajudam a prevenir furtos. No entanto, ainda é difícil monitorar os furtos internos. Os funcionários têm acesso ao estoque e, sem supervisão, podem causar prejuízos significativos.

Erros administrativos e má gestão

A perda de estoque, incluindo a perda de mercadorias, também pode ser causada por erro humano. As verdadeiras razões para a discrepância entre os níveis de estoque reais e os registrados incluem o registro incorreto dos níveis de estoque, a falta de atualização das contagens de estoque e erros no inventário. De acordo com um estudo da Universidade da Flórida, a perda de estoque é de cerca de 10–15% como resultado de erros administrativos no setor de varejo.

Por exemplo, os vendedores podem deixar de atualizar os registros contábeis após uma venda, fazendo com que o varejista superestime o estoque disponível. Da mesma forma, a realização incorreta de contagens físicas de estoque ou o lançamento incorreto de informações de estoque no sistema de contabilidade de estoque resultará em quantidades incorretas de estoque. O que torna esses erros tão preocupantes é que eles podem passar despercebidos por muito tempo, levando a um acúmulo de perdas ocultas.

Fraudes por parte de fornecedores e discrepâncias no envio

Outro fator importante na perda de estoque que nem sempre recebe destaque é a fraude por parte dos fornecedores. Podem ocorrer perdas que passam despercebidas devido a discrepâncias entre o pedido e o que é entregue, bem como entre as faturas e as quantidades recebidas. O roubo por parte dos fornecedores pode ocorrer quando estes enviam menos itens do que o solicitado ou cobram deliberadamente valores excessivos dos varejistas nos documentos.

Uma pesquisa do Institute for Supply Management sugere que mais de 10% de todos os fornecedores se envolvem em algum tipo de fraude relacionada ao envio de estoque, o que aumenta o risco de fraude. Essa fraude será extremamente difícil de ser detectada sem a realização de auditorias regulares ou o uso de sistemas avançados de controle de estoque. Os varejistas também precisam estabelecer, de forma proativa, acordos claros com os fornecedores e revisar periodicamente os registros de remessa como medida de controle preventivo.

Danos e deterioração do produto

Outro fator importante para a perda de estoque que nem sempre recebe destaque é a fraude por parte dos fornecedores. Podem ocorrer perdas que passam despercebidas devido a discrepâncias entre o pedido e o que é entregue, bem como entre as faturas e as quantidades recebidas. O roubo por parte dos fornecedores pode ocorrer quando estes enviam menos itens do que o solicitado ou cobram deliberadamente valores excessivos dos varejistas nos documentos.

Erros humanos na contagem de estoque

Outra causa comum de perdas é a ocorrência de erros durante a contagem de estoque. Podem ocorrer registros incorretos do estoque devido a erros de contagem, itens não contabilizados ou falhas no sistema de gestão de estoque. A Inventory Solutions informou que 25% das discrepâncias de estoque decorrem de contagens manuais com erros.

Além disso, erros na entrada de dados e confusão no processo de registro de entrada de estoque podem resultar em registros imprecisos dos níveis de estoque. Esse problema afeta os varejistas, especialmente durante grandes promoções ou épocas de pico, quando o volume de transações de estoque aumenta.

Como identificar a perda de estoque

• Realização de contagens de estoque físico

Uma pesquisa do Institute for Supply Management sugere que mais de 10% de todos os fornecedores se envolvem em algum tipo de fraude relacionada ao envio de estoque, o que aumenta o risco de fraude. Essa fraude será extremamente difícil de ser detectada sem a realização de auditorias regulares ou a utilização de sistemas avançados de controle de estoque. Os varejistas também precisam estabelecer, de forma proativa, acordos claros com os fornecedores e revisar periodicamente os registros de remessa como medida de controle preventiva.

• Utilização de sistemas de gestão de estoque para monitoramento

Um sistema eficaz de gestão de estoque, que inclui digitalização, gestão da complexidade e sistemas avançados de planejamento, permite o acompanhamento do estoque em tempo real. O sistema avançado de gestão de estoque (IMS) pode ser integrado a sistemas de ponto de venda, de modo que os níveis de estoque sejam atualizados automaticamente e as discrepâncias possam ser identificadas rapidamente. Os varejistas utilizam esses sistemas para identificar e reagir às perdas de estoque antes que elas aumentem.

• Identificando sinais de alerta e anomalias nos registros de estoque

Uma terceira maneira de determinar a perda de estoque é procurar sinais de alerta ou anomalias nos registros de estoque. Uma investigação pode ser iniciada quando houver padrões incomuns no balanço patrimonial, nos livros contábeis ou nos relatórios de estoque. Por exemplo, picos significativos ou repentinos nas taxas de perda de estoque, ou quando os níveis de estoque registrados diferem dos níveis reais. Esses sinais podem ser reconhecidos o mais cedo possível pelos varejistas para que se aprofundem na análise e determinem a causa real que leva à perda de estoque na loja.

O impacto da perda de estoque nos seus negócios

• Lucros cessantes e consequências financeiras

A perda de estoque afeta positivamente o resultado líquido, aumentando o custo dos produtos vendidos (COGS) sem estar associada a um aumento nas vendas. Essa perda de estoque obriga os varejistas a reduzir a rentabilidade de seus negócios. Se não for controlada, a perda de estoque pode, com o tempo, comprometer gravemente as margens de lucro de uma empresa e prejudicar sua saúde financeira.

• Como o encolhimento afeta a satisfação do cliente e a definição de preços

A satisfação do cliente é afetada pelas perdas de estoque de diversas maneiras. Se o estoque estiver incorreto, os clientes podem se deparar com falta de produtos ou não conseguir aproveitar uma boa oferta, mesmo quando os itens estão em estoque. Além disso, para compensar as perdas de estoque, as empresas tendem a aumentar os preços, prejudicando assim a fidelidade dos clientes e as vendas.

• Implicações jurídicas e tributárias da perda de mercadoria

A perda de estoque também acarreta implicações legais e tributárias. A omissão em contabilizar essa perda pode resultar em distorções nos registros contábeis, o que pode ser constatado durante auditorias fiscais, podendo acarretar a aplicação de multas. É fundamental manter registros precisos e em conformidade com a legislação tributária para evitar penalidades financeiras.

Como prevenir e minimizar as perdas de estoque

Para os varejistas, a perda de estoque sempre foi um problema, mas existem métodos comprovados para mitigá-la. Investir em tecnologia, reforçar a segurança e aprimorar os procedimentos de gestão de estoque ajuda os varejistas a reduzir os custos associados à perda de estoque e outras despesas relacionadas ao estoque.

Invista em tecnologia

A tecnologia é uma das melhores formas de reduzir as perdas de estoque. O processo de gestão de estoque por meio de software em tempo real reduz o erro humano e fornece o nível real de estoque. Os sistemas estão integrados aos dados do ponto de venda, de modo que o estoque é atualizado instantaneamente e não há discrepâncias entre o estoque registrado e o estoque real.

Além disso, etiquetas eletrônicas de prateleira (ESL) são muito eficazes na gestão de estoque. As etiquetas ESL mostram automaticamente os níveis atuais de estoque, de modo que não há necessidade de verificar os números manualmente. Elas se integram aos sistemas de estoque para ajudar a garantir que os dados de estoque estejam sempre precisos e atualizados. Você pode entrar em contato com Zhsunyco® para obter mais assistência com a implementação do ESL, se necessário.

A prevenção de furtos também conta com tecnologias de segurança, como câmeras de vigilância e etiquetas RFID. Essas ferramentas evitam furtos em lojas e alertam imediatamente caso itens sejam retirados sem passarem pelo sistema de leitura.

Reforçar as medidas de segurança

Tanto os furtos internos quanto os externos podem ser evitados com o uso eficaz de sistemas e medidas de segurança. Câmeras de vigilância devem ser instaladas nas entradas, saídas e também nas lojas, uma vez que essas áreas são propensas a atividades suspeitas, como furtos em lojas. Outras medidas, como etiquetas de segurança RFID e alarmes, também podem ser utilizadas para impedir o acesso não autorizado às mercadorias.

Os sistemas de controle de acesso devem restringir o acesso dos funcionários a locais sensíveis do estoque, a fim de reduzir as chances de furto interno. Além disso, a contratação de pessoal de segurança e a instalação de sistemas de detecção de furto nas áreas de caixa podem minimizar as perdas.

Implementar as melhores práticas na gestão de estoque

Alcançar saldos de estoque ideais é uma meta que os varejistas podem atingir por meio das melhores práticas do setor, a saber: contagens cíclicas, auditorias regulares de estoque e acompanhamento dos níveis de estoque. Os riscos associados à contagem total do estoque podem ser mitigados por meio de verificações periódicas ao longo do ano. Isso ajudará na detecção precoce de discrepâncias e, consequentemente, reduzirá o risco de perdas não detectadas.

A atualização em tempo real dos registros de estoque, juntamente com as vendas e as devoluções, garante a precisão dos dados relativos ao estoque e ao inventário. Os sistemas automatizados conectados aos sistemas de dados dos pontos de venda são mais confiáveis na gestão de dados de estoque, pois minimizam a intervenção humana e os erros.

Responsabilização e treinamento dos funcionários

Roubos cometidos por funcionários e erros administrativos têm um papel fundamental nas perdas de estoque. Essas perdas devem ser gerenciadas por meio do estabelecimento de medidas, do treinamento regular dos funcionários e da definição clara das responsabilidades relacionadas aos processos de estoque.

Treinar os funcionários para que sigam rigorosamente os processos garante que os inventários sejam realizados com precisão e melhora o monitoramento. Além disso, reiterar a necessidade de comunicar discrepâncias e o descumprimento das medidas de controle de estoque ajuda a reduzir erros e furtos internos.

Gestão de fornecedores e prestadores de serviços

As perdas decorrentes de erros dos fornecedores também são muito comuns. Os varejistas devem manter boas relações de trabalho com os fornecedores e realizar verificações regulares nas remessas de cada um deles. O atendimento dos pedidos e a verificação das faturas dos fornecedores podem reduzir as perdas relacionadas a eles.

Fazer um pedido e receber uma fatura sem ter visibilidade do estoque real é uma receita para o desastre. Garantir, por meio de etiquetas RFID, a visibilidade do estoque na cadeia de suprimentos evita esses problemas. Comparar antecipadamente o estoque recebido com o pedido feito ajuda a mitigar possíveis perdas ou discrepâncias.

Reflexão final

A lucratividade e a eficácia operacional de um varejista podem ser prejudicadas em decorrência de perdas de estoque. Se os varejistas compreenderem as razões por trás dessas perdas e adotarem medidas preventivas, como manutenção de registros detalhados, verificações regulares de estoque e reforço da segurança, poderão minimizar essas perdas. Acompanhar as perdas excessivas e adotar tecnologias mais recentes garantirá uma melhor gestão de estoque e margens de lucro, ao mesmo tempo em que se continua a atender às demandas dos clientes.