Controle de estoque na loja: diretrizes fundamentais para a eficiência

Os varejistas que desejam reduzir suas despesas e satisfazer os clientes devem otimizar suas operações por meio do controle de estoque nas lojas. As principais estratégias, ferramentas e melhores práticas são apresentadas neste artigo, que aponta as principais diretrizes para o controle de estoque nas lojas com vistas à eficácia.

O que significa controle de estoque da loja?

O processo de gerenciamento e acompanhamento dos pedidos, do armazenamento e do uso de produtos e matérias-primas em um estabelecimento de varejo. Isso porque garante que haja sempre estoque suficiente para evitar a necessidade de comprar produtos que não estejam nas prateleiras, reduzindo assim os custos de manutenção de estoque e minimizando a falta de estoque, ao mesmo tempo em que assegura a chegada oportuna de novos estoques, também chamados de estoque de segurança.

Controle de estoque x Gestão de estoque

Embora esses dois termos possam ser usados de forma intercambiável em algumas ocasiões, eles, na verdade, se referem a abordagens distintas de gestão de produtos.

Essa distinção pode ser resumida da seguinte maneira:

Aspecto	Controle de estoque	Gestão de estoque
Foco	Manter níveis ideais de estoque	Todo o processo relacionado ao gerenciamento de estoques
Âmbito	Acompanhar os movimentos de estoque, realizar auditorias e garantir que a segurança seja rigorosa	Planejamento, pedidos, armazenamento e distribuição de produtos
Atividades	Garantir que haja mercadorias nos armazéns, reduzir custos e minimizar as perdas decorrentes de furtos.	Previsão de demanda, compras, armazenamento e integração de vendas
Metas	Atender à demanda dos clientes; reduzir custos e maximizar a rotatividade de estoque.	Alinhar o processo de estoque aos objetivos da empresa; melhorar a eficiência e satisfazer os clientes.

Em resumo, o controle de estoque nas lojas constitui uma parte significativa da gestão de estoque no varejo, que envolve manter níveis ideais de estoque com despesas minimizadas. Isso se torna possível por meio da compreensão de sua importância, distinguindo, assim, o termo “controle de estoque” de outro conhecido como “gestão de estoque”. Consequentemente, o estabelecimento de sistemas eficazes para gerenciar estoques melhoraria o desempenho, proporcionando maior eficiência e controle de qualidade, levando à satisfação dos varejistas. Os varejistas podem gerenciar seus resultados financeiros de forma eficaz, reduzindo o desperdício por meio da gestão adequada de seus estoques, de modo que não tenham mais do que o necessário em um determinado momento em suas lojas.

Erros comuns no controle de estoque de lojas

Operações eficientes e maior lucratividade só são mantidas se não houver margem para erros comuns no controle de estoque da loja; eis alguns deles:

Excesso de estoque

Quando as práticas de controle de estoque não são precisas, os varejistas podem acumular estoque em excesso para evitar a falta de produtos. Isso imobiliza recursos que poderiam ser utilizados em outras áreas da empresa, aumenta os custos de armazenamento e eleva o risco de estoques obsoletos. De acordo com a Federação Nacional do Varejo (NRF), o excesso de estoque pode consumir de 25 a 30% do valor total das mercadorias anualmente, o que ressalta por que o armazenamento e o controle eficazes do estoque são vitais para a gestão de grandes volumes de mercadorias.

Subabastecimento

Em contrapartida, decisões estratégicas tomadas com base em estimativas contábeis baixas podem causar rupturas de estoque, fazendo com que os itens fiquem indisponíveis sempre que os clientes os solicitarem. Isso afetará negativamente os volumes de vendas e prejudicará a satisfação ou a confiança dos clientes. De fato, esse mesmo estudo da NRF também revela como as rupturas de estoque reduzem as vendas em 8%, com pelo menos 43% pessoas dispostas a mudar de fornecedor caso o item desejado esteja em falta em uma empresa concorrente.

Registros de estoque inadequados

Um registro incorreto do estoque pode causar sérios problemas. De acordo com um estudo realizado pela Associação de Líderes do Setor de Varejo (RILA), até 10% dos custos totais de estoque podem ser atribuídos a imprecisões no registro de estoque. Isso leva a níveis de estoque excessivos ou inadequados, o que tem implicações negativas nos resultados financeiros. É por isso que as auditorias devem ser contínuas, pois a precisão é sempre difícil de manter. São nessas situações que as etiquetas eletrônicas de prateleira (ESLs) demonstram sua importância — elas podem atualizar os estoques sempre que ocorrem mudanças, reduzindo assim os erros humanos e mantendo os dados constantemente atualizados. Elas minimizam discrepâncias e melhoram a eficiência na gestão de estoque ao exibir preços e informações precisas sobre os produtos.

Dependência de processos manuais

A negligência no uso da tecnologia constitui outro obstáculo que prejudica o controle eficaz do estoque. Consequentemente, a dependência de processos manuais aumenta os erros e as ineficiências. Os softwares modernos de gestão de estoques oferecem soluções automatizadas de rastreamento com maior precisão e eficiência, respectivamente, para análise e controle. Torna-se necessário que os varejistas recorram aos avanços tecnológicos se desejarem tornar sua gestão de estoque competitiva em relação a outros participantes do setor.

Esses erros demonstram por que é fundamental que os varejistas disponham de sistemas robustos de controle de estoque nas lojas, a fim de garantir maior precisão, eficiência e melhor gestão de seus estoques, entre outros aspectos. O conhecimento prévio dessas armadilhas permite que os varejistas tomem medidas proativas destinadas a evitá-las, melhorando assim a capacidade geral de lidar com os estoques.

Como configurar o sistema de controle de estoque da sua loja: um guia passo a passo

Se você deseja implementar um sistema abrangente de controle de estoque da loja com precisão, siga estas etapas:

• Escolha um software de gestão de estoque adequado: Adquira um software que seja compatível com o seu sistema de ponto de venda (POS) e permita o monitoramento em tempo real do seu estoque.
• Definir procedimentos de gestão de estoque: Estabeleça procedimentos claros para a contagem de estoques, o recebimento de novas mercadorias e o processamento de pedidos.
• Treine sua equipe: Certifique-se de que todos os funcionários compreendam como o sistema funciona e quais são suas funções na manutenção de registros precisos das contagens físicas ou dos estoques contínuos.
• Realizar auditorias regulares:Para garantir que os registros de estoque correspondam ao estoque real, realize contagens físicas de estoque periodicamente, por meio de auditorias regulares.
• Uso de Indicadores-chave de desempenho (KPIs): Isso é feito por meio de KPIs como a taxa de giro de estoque, os níveis de estoque e o tempo de entrega, a fim de destacar áreas que precisam de melhorias.

Por meio dessas etapas, os varejistas podem estabelecer um sistema eficaz de controle de estoque nas lojas, que melhora a precisão, a eficiência e a gestão geral do estoque.

Como posso escolher entre as diversas técnicas de controle de estoque (FIFO, LIFO)?

Para gerenciar adequadamente os estoques, é necessário selecionar métodos adequados para controlá-los. Exemplos dos métodos mais comuns são o FIFO (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair), o LIFO (Último a Entrar, Primeiro a Sair) e o Just-in-Time (JIT). Cada um deles tem suas próprias vantagens, dependendo do tipo de estoque e das necessidades da empresa.

Trata-se de um procedimento em que a venda pelo método FIFO (First-In-First-Out, ou “primeiro a entrar, primeiro a sair”) elimina os estoques mais antigos, dando lugar aos mais recentes. Isso minimiza o desperdício decorrente da deterioração em negócios que lidam com produtos perecíveis. O método também funciona bem em períodos de inflação, pois resulta em maior lucro líquido ao combinar custos mais baixos de itens mais antigos com as vendas atuais. No entanto, às vezes ele pode não refletir o valor de mercado atual do estoque, o que pode ser prejudicial para algumas empresas, principalmente quando elas estão tentando manter o controle do número exato de itens em seus estoques.

LIFO significa “Last-In-First-Out” (último a entrar, primeiro a sair), o que implica que qualquer novo estoque adquirido será vendido primeiro. Esse método pode ser útil em setores com preços em alta, uma vez que contrapõe os custos mais elevados recentes às receitas, reduzindo assim o lucro tributável. O LIFO, porém, não é adequado para mercadorias que se deterioram facilmente e é rejeitado pelas Normas Internacionais de Relatórios Financeiros; portanto, não pode ser utilizado por empresas multinacionais para fins de prestação de contas. Além de levar à obsolescência devido à incapacidade de escoar estoques ultrapassados, esse método às vezes deixa estoques desatualizados em estoque.

O Just-in-Time (JIT) é uma técnica que visa minimizar as quantidades em estoque, de modo que seja recebida apenas a quantidade de mercadoria necessária para a produção ou venda. Essa abordagem reduz as despesas com armazenamento e minimiza a possibilidade de acumular estoque ocioso. O JIT exige uma estimativa precisa da demanda e uma cadeia de suprimentos confiável para que os estoques estejam disponíveis no momento certo. Embora melhore significativamente o fluxo de caixa, o JIT pode ser arriscado em caso de interrupções na cadeia de suprimentos ou de mudanças inesperadas nos padrões de demanda dos consumidores. Outra técnica de controle de estoque que as empresas podem utilizar é a quantidade econômica de pedido (EOQ). Essa fórmula leva em consideração os custos totais de produção e a demanda dos consumidores para determinar a quantidade ideal de pedido para uma empresa. Ao utilizar a EOQ, as empresas podem minimizar seus estoques sem deixar de atender à demanda e, ao mesmo tempo, liberar caixa quando necessário.

A escolha de um método adequado de controle de estoque, como FIFO, LIFO e JIT, depende das necessidades específicas da empresa, da situação e do tipo de estoque que está sendo gerenciado. Com uma gestão adequada de estoque, incluindo técnicas como FIFO, LIFO e JIT, é possível atender e prever a demanda, evitando o acúmulo de mercadorias que não vendem ou a falta de produtos populares. Isso é especialmente importante para pequenas empresas, pois uma gestão eficiente de estoque pode ajudar a maximizar os lucros e evitar o desperdício de recursos.

Dicas para reduzir o encolhimento e as perdas no estoque do varejo

Para manter a lucratividade e operar com eficiência, é fundamental que as organizações que atuam no setor de varejo reduzam as perdas e os desvios nos estoques. Aqui estão algumas estratégias-chave:

Implementar medidas de segurança rigorosas

Sistemas de vigilância — A instalação de câmeras de vigilância por toda a loja pode ajudar a prevenir furtos, já que os infratores podem ser facilmente identificados pelas câmeras. Um sistema de câmeras visível funciona como um fator dissuasivo tanto para funcionários quanto para clientes que estejam pensando em cometer furtos. Etiquetas de segurança e alarmes — O uso de etiquetas de segurança em produtos de alto valor e de sistemas de alarme nas saídas garante que o furto em lojas seja desencorajado. Essas etiquetas alertam os funcionários quando um ladrão tenta roubar, reduzindo assim o número de furtos.

Realizar auditorias regulares de estoque

Contagens físicas frequentes — Planeje sessões regulares de contagem física para comparar os estoques registrados com os estoques reais. A identificação precoce de discrepâncias ajuda a resolver problemas de maneira eficiente. Contagem cíclica — Implemente a contagem cíclica, na qual determinadas parcelas do estoque são contadas em turnos rotativos. Esse método mantém os registros de estoque precisos sem a necessidade de realizar contagens completas, que podem causar interrupções. Isso inclui o acompanhamento do número de produtos em estoque, incluindo produtos acabados, um tipo de estoque, para garantir níveis precisos de estoque e evitar perdas e quebras. Também é importante atualizar regularmente os registros financeiros para refletir com precisão o valor do estoque e identificar quaisquer discrepâncias no plano de gestão de estoque.

Treinar os funcionários de forma eficaz

Procedimentos de manuseio — Treinar os funcionários da escola sobre as técnicas corretas de manuseio e armazenamento que minimizam os danos às mercadorias. O treinamento específico reduz os riscos de danos aos produtos durante os procedimentos de estocagem e venda. Prevenção de furtos — Manter as habilidades dos funcionários que ajudam a identificar e prevenir qualquer forma de furto, tanto entre os clientes quanto entre os próprios funcionários. Funcionários bem informados podem perceber comportamentos suspeitos, evitando assim que ocorram perdas.

Utilizar a tecnologia para a gestão de estoque

Software de gestão de estoque — Invista no rastreamento em tempo real, em análises e outros recursos oferecidos por softwares de gestão de estoque. Esse tipo de software alerta sobre movimentações incomuns no estoque, garantindo assim uma resposta rápida em caso de possíveis problemas. Dispositivos RFID e IoT — Utilize etiquetas RFID em conjunto com dispositivos IoT para monitorar os estoques enquanto eles se deslocam. Essas tecnologias fornecem dados em tempo real para rastrear itens ao longo da cadeia de suprimentos dentro da própria loja, reduzindo, em última instância, as perdas e melhorando os resultados financeiros.

Ao adotar essas abordagens, os varejistas podem reduzir significativamente as perdas e os desvios de estoque, o que resulta em maior precisão no controle de estoque e aumento da lucratividade. Embora não se limitem apenas à proteção dos ativos, medidas eficazes de controle de estoque aumentam a eficiência geral da empresa de varejo e a satisfação do cliente.

Estudos de caso: Implementações bem-sucedidas de controle de estoque em lojas

A análise de casos de sucesso de sistemas de controle de estoque em lojas pode oferecer insights inestimáveis, bem como motivação para os varejistas que desejam aprimorar suas formas de gerenciar estoques. A seguir, apresentamos alguns estudos de caso notáveis:

1. Walmart: Um gigante do varejo

Sistema Avançado de Gestão de Estoque: Trata-se de um sistema avançado de gestão de estoque utilizado pelo Walmart, que se sincroniza com seus sistemas de caixa de ponto de venda (POS), bem como com seu software de gestão da cadeia de suprimentos. Além disso, esse sistema permite o rastreamento em tempo real do estoque, a automação de pedidos e a análise detalhada de dados, entre outras coisas. O resultado foi uma redução de 20% nos custos de armazenamento e um aumento de 15% no nível de movimentação de estoque registrado nas lojas do Walmart. Melhorias significativas nos níveis de satisfação dos clientes também foram observadas nessa empresa, pois o acompanhamento contínuo é a melhor maneira de evitar a falta de estoque quando os clientes esgotam o estoque de um determinado produto, por meio do uso de um sistema de PDV em tempo real.

2. Bliss Clothing: Pequena loja boutique

Sistema de estoque Just-in-Time (JIT): Para minimizar os custos decorrentes do armazenamento e os riscos associados à manutenção de mercadorias obsoletas, a Bliss Clothing adotou o sistema de estoque Just-in-Time (JIT). O sistema JIT exige uma previsão precisa da demanda por parte dos fornecedores, com base nas relações estreitas mantidas entre eles. Dessa forma, a Bliss Clothing obteve maior eficiência operacional e melhorou seu fluxo de caixa, o que lhe permitiu ampliar ainda mais sua linha de produtos e, ao mesmo tempo, aprimorar a experiência dos clientes.

3. E.Leclerc: Etiquetas eletrônicas de prateleira

Aplicação de etiquetas eletrônicas de prateleira (ESL): Algumas filiais da rede de supermercados francesa E.Leclerc instalaram etiquetas eletrônicas de prateleira (ESLs). As etiquetas digitais atualizam as alterações de preço assim que elas ocorrem, apresentando os preços reais a todos os clientes que compram diretamente dessas prateleiras, sem qualquer atraso. Essa inovação reduziu os gastos com a troca manual de etiquetas e minimizou os erros de precificação cometidos pelos funcionários. As ESLs também permitiram que a E.Leclerc mantivesse as informações de estoque atualizadas, proporcionando assim uma melhor experiência geral de compra para os clientes.

4. Kroger: Rede de supermercados

Integração das tecnologias IoT e RFID: O sistema de gestão de estoque da Kroger, a maior rede de supermercados dos Estados Unidos, foi aprimorado por meio da integração de dispositivos da Internet das Coisas (IoT) e da tecnologia RFID. Essas tecnologias permitem que a administração acompanhe em tempo real as variações nos níveis de estoque, bem como nos fluxos. Nesse caso, o uso conjunto da IoT e da RFID resultou na redução da falta de estoque e em melhorias nos índices de giro de estoque; consequentemente, aumentou a satisfação do cliente por meio da disponibilidade dos produtos.

Esses são exemplos que mostram como é fundamental escolher o sistema de gestão de estoque mais adequado, que deve estar alinhado às necessidades específicas da empresa. Um controle eficaz do estoque pode trazer melhorias significativas nas operações comerciais, como eficiência, redução de custos e satisfação dos clientes, seja por meio da utilização de tecnologia sofisticada, técnicas de estoque “just-in-time” ou etiquetas eletrônicas nas prateleiras. Com a implementação eficaz de sistemas de gestão de estoque para o varejo, como softwares de gestão de varejo, as empresas têm conseguido obter resultados ainda melhores com os estoques de suas lojas, incluindo a capacidade de manter contagens precisas e evitar a falta de estoque. Isso permite que elas gerenciem vários armazéns em diferentes locais e transfiram itens entre centros de distribuição sem complicações, tornando a gestão eficaz do estoque uma ferramenta essencial para qualquer negócio de varejo de sucesso.

Tendências futuras no controle e na gestão de estoque em lojas

Há uma série de tendências e tecnologias em desenvolvimento que moldarão o futuro do controle e da gestão de estoque nas lojas. Uma delas é o uso crescente da inteligência artificial (IA) e do aprendizado de máquina. Os varejistas que empregam essas técnicas podem fazer previsões precisas da demanda, melhorar a otimização do estoque e identificar padrões que possam levar a uma melhor gestão de estoque. Além disso, os sistemas de IA podem realizar tarefas repetitivas, como reabastecimento ou novos pedidos, sem intervenção humana, tornando-se uma boa ideia para os varejistas incorporarem essas abordagens à gestão de estoque de suas lojas. Isso pode ser especialmente útil para varejistas que desejam aumentar a lucratividade e tornar-se mais eficazes na gestão de estoques, utilizando previsões de demanda e dados históricos de vendas.

Internet das Coisas (IoT) é outra tendência que revolucionou o controle de estoque. Dispositivos de IoT, como prateleiras inteligentes e etiquetas RFID, oferecem visibilidade em tempo real dos níveis e movimentos de estoque. Eles também alertam o varejista quando o estoque está acabando ou quando há discrepâncias entre os registros de estoque e os itens efetivamente disponíveis. As informações em tempo real fornecidas pela tecnologia de IoT ajudam as empresas a manter registros precisos de estoque, facilitando assim a tomada de decisões relacionadas à reposição de estoque e às instalações de armazenamento.

A tecnologia blockchain desempenha um papel importante na gestão da cadeia de suprimentos e no controle de estoque. Com o blockchain, é possível garantir a rastreabilidade por meio de seu sistema transparente de manutenção de registros, reduzindo assim os riscos de fraude associados à movimentação de mercadorias dos fornecedores até as lojas. Além disso, essa tecnologia garante que a qualidade do produto seja mantida ao longo de toda a cadeia de suprimentos, permitindo que os fabricantes rastreiem o movimento dos produtos acabados desde o depósito dos fornecedores até os pontos de venda. Em vez de realizar a reconciliação manual de estoques, o que leva a erros administrativos, essa tecnologia facilita o processo, pois tudo é automatizado.

Como resultado, o conhecimento prévio sobre essas questões futuras, aliado à incorporação de tecnologias de ponta nos estoques das lojas, ajuda os varejistas a se manterem competitivos, ao mesmo tempo em que aumentam a eficiência no trabalho em todos os momentos.

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