Como configurar um sistema de PDV: um guia passo a passo para varejistas

No atual cenário do varejo, é fundamental implementar o sistema de PDV adequado para que a empresa prospere. Para qualquer empresa que atue no setor de varejo, é importante observar que a tecnologia de varejo omnicanal é um componente essencial. Um bom sistema de PDV não apenas monitora as vendas, mas também se sincroniza com outros processos empresariais, como estoque, relacionamento com o cliente e pagamentos. Este artigo explicará, passo a passo, como escolher e implementar um sistema de PDV que atenda às necessidades da sua empresa.

Escolha o PDV certo para as suas necessidades no varejo

Como escolher o sistema de PDV certo É, sem dúvida, a decisão mais importante que um varejista precisa tomar. A melhor solução é aquela que se adapta perfeitamente às suas necessidades específicas de negócio, e não necessariamente a mais atraente ou a mais barata.

Avalie as necessidades da sua empresa

Antes de selecionar os fornecedores específicos, é necessário realizar uma avaliação interna. Considere o seguinte:

• Tipo de empresa: Indique o tipo de negócio de varejo que você possui, por exemplo, loja de roupas, supermercado, loja especializada, etc.
• Escala de operação: Quantas lojas físicas? Quantas filas de caixa por loja? Qual é o padrão de crescimento previsto que vocês esperam?
• Transação Volume: Quantas transações você realiza diariamente, semanalmente e mensalmente? Não se esqueça dos volumes durante as épocas de pico.
• Tamanho e complexidade do catálogo de produtos: Quantos SKUs? Sua empresa lida com muitas variantes, pacotes de produtos ou produtos serializados?
• Tecnologia existente: Que outros sistemas (contabilidade, comércio eletrônico) precisam ser integrados?

Compare os tipos de sistemas de PDV

Avaliando as vantagens e desvantagens de várias tipos de sistemas de PDV é extremamente importante:

Avaliar os principais recursos

Além dos recursos básicos de transações, identifique os recursos mais importantes para um negócio de varejo:

• Gestão de estoque: Rastreamento em tempo real, alertas de estoque baixo, ordens de compra geradas automaticamente, inventários e gerenciamento de variantes.
• Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM): Dados dos clientes, comportamento de compra, programas de fidelidade, compatibilidade com marketing por e-mail.
• Relatórios e análises: Relatórios de vendas por item, por categoria, por funcionário, por período, giro de estoque, análise de margem de lucro, painéis personalizáveis e relatórios de vendas.
• Gestão de funcionários: Recursos de ponto, acompanhamento do desempenho de vendas e permissões baseadas em funções predefinidas.
• Integração com o comércio eletrônico: Capacidade de sincronizar dados de estoque e vendas com sua loja online.

Leve em consideração os custos e o suporte

Não se limite ao preço de tabela. Esteja ciente de despesas básicas: custos com equipamentos, incluindo hardware ou software, taxas por transação, despesas iniciais de aquisição e treinamento, e custos com serviços de suporte. O suporte do fornecedor é fundamental na instalação do sistema e, se ele não for chamado para resolver problemas quando o sistema estiver fora do ar, perde-se muito tempo.

Priorizar a escalabilidade

É preciso escolher um sistema capaz de se expandir à medida que a empresa cresce. A migração de um sistema de PDV é um processo disruptivo e oneroso. Certifique-se de que a solução escolhida seja capaz de acomodar o aumento no número de transações, a expansão do número de lojas, o crescimento do estoque e futuras necessidades de funcionalidades, sem exigir uma reformulação completa.

Reúna e conecte seu hardware de PDV

O próximo passo após a escolha do sistema de PDV é reunir e integrar todos os equipamentos de PDV necessários. Os componentes de hardware são um aspecto muito importante de qualquer negócio, pois determinam a eficiência da empresa e a satisfação dos clientes. As necessidades básicas de equipamento que devem ser atendidas pela maioria dos sistemas de PDV incluem um leitor de código de barras, uma impressora de recibos e um processador de pagamentos. Para garantir que esses componentes funcionem em conjunto com o seu software de PDV, certifique-se de escolher um que seja compatível com os demais.

Por exemplo, as impressoras de recibos devem estar integradas ao seu sistema de PDV para garantir que os clientes recebam seus recibos imediatamente. Se você estiver processando um grande número de recibos, talvez seja necessário optar por modelos que sejam rápidos no processamento dos mesmos. Outro equipamento utilizado no processo de checkout e que auxilia no gerenciamento do estoque são os leitores de código de barras. Esses leitores ajudam a digitalizar os detalhes do produto em pouco tempo e minimizam a possibilidade de erros.

Caso sua empresa atue no processamento de cartões de pagamento ou cartões de crédito, você precisará de um provedor de serviços de pagamento. As opções de pagamento que você oferece influenciarão significativamente a satisfação dos seus clientes; portanto, você deve oferecer cartões de débito, cartões de crédito e soluções de pagamento móvel, como o Google Pay e o Apple Pay.

Instalar e configurar o software de PDV

A instalação do software do PDV é a próxima etapa após a instalação do hardware do PDV. O software é o coração do sistema de ponto de venda, pois é responsável por processar as vendas, gerenciar o estoque e se conectar a outras ferramentas para auxiliar na gestão do negócio. O processo de instalação pode variar dependendo do fornecedor do PDV, mas, em geral, envolve a instalação do software no equipamento do PDV e a integração da nova configuração do PDV, o que inclui a criação de perfis de usuário para seus funcionários.

Ao configurar seu software de PDV, certifique-se de levar em consideração as configurações que controlam seu sistema de gestão de estoque. O software deve ser capaz de atualizar o status do estoque em tempo real para garantir que você não encomende mais estoque do que o necessário nem fique sem os produtos mais vendidos. Além disso, certifique-se de que seu sistema de PDV esteja integrado à sua loja virtual, caso você opere uma loja de varejo omnicanal. Dessa forma, você poderá controlar tanto as vendas online quanto as vendas na loja física a partir de uma única plataforma.

Alguns sistemas de PDV podem incluir tutoriais em vídeo ou suporte ao cliente para permitir que os usuários concluam o processo de configuração seguindo etapas simples. Não hesite em consultar o seu fornecedor de PDV caso tenha algum problema com sua transação. No entanto, é fundamental compreender que a instalação de um sistema de PDV é um investimento de longo prazo no desenvolvimento da empresa, e é essencial evitar erros na fase inicial.

Adicione produtos e gerencie o estoque com eficiência

Um sistema de PDV que funcione bem facilita a gestão de estoque. Após a instalação do software, a próxima etapa é inserir os produtos no sistema e desenvolver um bom mecanismo de controle de estoque. Muitos sistemas de PDV permitem importar os detalhes dos produtos em lote, o que é prático. É fácil classificar os produtos por tipo, marca ou departamento, o que facilita o monitoramento do estoque.

Adicionamento de produtos: métodos e processo

Ao inserir os detalhes dos produtos, além das informações básicas, como nome, descrição, preço e quantidade em estoque, a maioria dos sistemas de PDV permite que você insira mais informações, como imagens, especificações e códigos de barras. Graças ao recurso de importação em massa, sempre que precisar inserir muitos produtos no sistema, você não precisará inserir cada um individualmente, pois isso será feito de maneira muito mais simples.

Existem três maneiras de adicionar produtos: inserção manual de dados, importação a partir de um arquivo CSV e integração com um sistema ERP. Cada uma delas é adequada para determinadas condições de negócios, e a escolha do método pode melhorar significativamente o trabalho.

Gestão eficiente de estoque

A gestão de estoque é importante para garantir que os produtos certos estejam sempre disponíveis, a fim de atender às necessidades dos clientes. Um bom sistema de PDV deve ser capaz de atualizar o estoque a cada transação realizada, para que você não fique sem estoque nem encomende uma quantidade excessiva de um determinado produto. Além disso, certifique-se de que o sistema de PDV possa se integrar a outros aplicativos empresariais, como, por exemplo, sistemas de fornecedores, para facilitar a reposição automatizada de pedidos. Isso ajudará você a dedicar mais tempo ao seu negócio, em vez de ficar contando o estoque manualmente.

Para aumentar a eficiência do sistema e minimizar o fator humano, é possível integrar o sistema de PDV com o ESL. O ESL permite atualizar imediatamente os preços e as informações dos produtos, garantindo que os preços nas prateleiras sejam os mesmos que os do sistema de ponto de venda (POS) ou do banco de dados central. O ESL é mais eficaz do que as etiquetas de papel, pois permite alterar as informações na etiqueta sem a necessidade de substituições frequentes, o que é comum em lojas de varejo com muitos produtos e promoções frequentes.

Dessa forma, o sistema de PDV não apenas controla o estoque, mas também interage com o ESL. No caso de uma alteração no produto ou no preço, as novas informações são transmitidas às etiquetas nas prateleiras. Isso significa que os preços nas prateleiras estão alinhados com os dados do sistema, o que não ocorre com as etiquetas de papel, que podem demorar para serem atualizadas ou podem ser atualizadas incorretamente.

Além disso, o ESL também oferece suporte à fixação dinâmica de preços. Isso porque os varejistas podem alterar facilmente o preço de seus produtos de acordo com as forças do mercado ou com promoções, e os clientes sempre poderão ver os preços atuais. Isso permite que os varejistas tenham certo grau de controle sobre os preços e, ao mesmo tempo, evitem causar confusão aos clientes com etiquetas enganosas.

Parceiro líder em ESL digital: ZhSunyco®

A ZhSunyco®, fabricante líder mundial de etiquetas eletrônicas de prateleira (ESL), está comprometida em impulsionar a inovação em IoT no varejo por meio de tecnologia inovadora de exibição digital. Como especialistas em soluções completas de ESL, oferecemos produtos de etiquetas com múltiplas bandas de frequência, cores e protocolos, abrangendo uma ampla gama de cenários, como supermercados, farmácias, armazéns etc., ajudando as lojas a alcançar a automação de preços e a gestão inteligente. Com base em nossa própria plataforma de P&D, 12 anos de experiência tecnológica e capacidade de produção anual de 6 milhões de unidades, os produtos da ZhSunyco® são exportados para mais de 180 países e atendem a mais de 35.000 lojas. Com as vantagens de consumo de energia ultrabaixo, exibição ultraclara e implantação flexível, nosso sistema ESL é uma ferramenta essencial para a transformação digital dos varejistas. Escolha a ZhSunyco® e inicie imediatamente uma nova era do varejo inteligente.

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Configurar o processamento seguro de pagamentos

Lembre-se de definir um método seguro de cobrança ao configurar seu sistema de PDV para aceitar os principais cartões de crédito. Isso é importante para proteger os dados de pagamento dos seus clientes, o que é essencial para manter a fidelidade e a satisfação deles. O sistema de PDV que você escolher deve aceitar pagamentos com cartões de crédito e débito, pagamentos por celular via Google Pay e Apple Pay, além de dinheiro.

Para configurar um método seguro de processamento de pagamentos, primeiro contrate uma operadora de pagamentos de confiança. Essas empresas oferecem os serviços necessários para o processamento seguro de pagamentos com cartão e digitais. Certifique-se de que a operadora de pagamentos escolhida utilize protocolos de criptografia seguros e esteja em conformidade com a Norma de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS).

O sistema também deve incluir opções de pagamento sem contato, que ganharam popularidade por sua eficiência. Esses pagamentos minimizam a interação física entre clientes e funcionários, melhorando assim a higiene e a experiência do cliente. Além disso, certifique-se de que o software permita o processamento de diversas moedas e aceite cartões de crédito internacionais, especialmente se você atende clientes de outros países.

Ao configurar o processamento de pagamentos, preste atenção à forma como as transações são registradas no seu sistema de PDV. Essas informações são importantes para as operações da empresa, pois ajudam a monitorar as vendas e o comportamento de compra dos clientes, além de revelarem a lucratividade do negócio.

Integrar o PDV às principais ferramentas de negócios

Seu sistema moderno de PDV deve fazer mais do que apenas processar vendas. Ele deve se integrar a outras ferramentas e aplicativos para facilitar as operações da sua empresa. Por exemplo, a integração com ferramentas de CRM permite interagir com os clientes por meio do acompanhamento de suas informações, dos produtos adquiridos e até mesmo da análise de dados. Isso possibilita que as empresas promovam e desenvolvam programas de fidelidade direcionados a clientes específicos.

Se você opera um negócio multicanal (possui lojas físicas e online), seu PDV deve funcionar de forma integrada com sua plataforma de comércio eletrônico. Isso permite atualizações em tempo real do estoque, de modo que os níveis de estoque sejam refletidos imediatamente após a realização de uma venda, mesmo que ela tenha ocorrido em um local diferente ou online. Além disso, isso permite que a empresa acompanhe as vendas de forma sistemática em diferentes regiões. A integração com plataformas de compras online, como Shopify, WooCommerce e Magento, melhora a consistência operacional e aprimora a experiência do cliente, garantindo que os clientes recebam o mesmo atendimento (ou sejam atendidos) independentemente da interface de negócios que utilizem.

Além das integrações com comércio eletrônico e CRM, considere conectar seu sistema de PDV a ferramentas de gestão de estoque, folha de pagamento ou análise de negócios. Contar com múltiplas fontes de informação oferece uma visão abrangente da eficiência da sua empresa, desde os números de vendas até a produtividade da equipe, permitindo que você tome decisões que promovam o crescimento. Combinado com essas ferramentas, um sistema de PDV estrategicamente implantado, apoiado por um planejamento estratégico, ajuda a administrar um negócio ágil e orientado por dados.

Treine sua equipe para garantir o bom andamento das operações

Independentemente da eficácia do seu sistema de PDV, ele só terá o nível de desempenho esperado se sua equipe estiver devidamente treinada para utilizá-lo. O treinamento da equipe é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a coordenação harmoniosa das operações da empresa. Reserve tempo suficiente para treinar seus funcionários no uso do software de PDV, no processamento de transações com os clientes e na gestão de estoque, para citar apenas alguns exemplos. Funções básicas, como processamento de vendas, devoluções e gerenciamento de contas de usuários, além de funções avançadas, como geração de relatórios e análise de dados comerciais, podem ser ensinadas em sessões de treinamento.

Além disso, certifique-se de que a equipe tenha conhecimento adequado sobre as formas de pagamento. Alguns clientes podem preferir pagar por meio de métodos sem contato, cartão de débito ou cartão de crédito tradicional. Sua equipe deve estar preparada para orientar o cliente com facilidade e confiança durante todo o processo de finalização da compra.

Treine seus funcionários para prestar um atendimento ao cliente de primeira qualidade, além de desempenharem suas demais funções. Contar com um funcionário capaz de resolver rapidamente problemas no sistema de PDV melhora significativamente a experiência dos clientes e reduz atrasos nos horários de pico. Você pode considerar disponibilizar tutoriais em vídeo ou oferecer guias passo a passo explicando os problemas que a equipe pode enfrentar, a fim de facilitar o treinamento.

Teste minuciosamente e coloque seu sistema em operação

Antes de colocar o novo sistema de PDV em operação, tudo deve ser testado meticulosamente para garantir que todos os aspectos estejam prontos para uso. Verifique as transações de teste para garantir que todos os componentes de hardware do sistema de PDV estejam funcionando, como impressoras de recibos, leitores de código de barras e as configurações de software, como o controle de estoque. Certifique-se de que o processamento de pagamentos funcione perfeitamente com cartões de crédito, cartões de débito e opções de pagamento móvel.

Além dos testes de funcionalidade essenciais no sistema de PDV, também devem ser realizados testes de estresse de referência para simular melhor cenários de uso realistas. Tente processar várias transações ao mesmo tempo. Outra simulação poderia ser reunir todos os clientes na loja ao mesmo tempo, o que pode ser usado para testar se o sistema apresenta algum problema de desempenho com funções avançadas, como gerenciamento integrado de estoque e ferramentas de relacionamento com o cliente.

Assim que tiver certeza de que o sistema de PDV está funcionando bem e passou por todos os testes, você pode definir uma data para o evento de entrada em operação. Certifique-se de que sua equipe esteja preparada para a transição e acompanhe os primeiros dias de uso ativo do sistema de PDV. Se tudo estiver configurado corretamente no PDV e houver treinamento suficiente para a equipe, as operações e a experiência de atendimento ao cliente em todo o negócio de varejo melhorarão significativamente.

Problemas comuns e soluções simples

Apesar de todo o cuidado no planejamento e nos testes, podem surgir alguns problemas durante a instalação do sistema ou na primeira vez em que ele for utilizado. Os problemas e suas soluções serão descritos a seguir:

Conectividade ou falhas de hardware

• Problemas que vão desde impressoras de recibos que não conseguem imprimir, scanners que não leem códigos de barras ou terminais de pagamento que não conseguem se conectar.
• Solução: Verifique se todas as conexões (cabos de alimentação e de dados) estão corretamente conectadas e se todos os dispositivos estão ligados. Verifique se os drivers corretos estão instalados (se necessário) e se os modelos dos seus equipamentos são compatíveis com o fornecedor do seu PDV. Também é recomendável tentar reiniciar determinados dispositivos e o software do PDV.

Conexão de rede instável ou lenta

• A impossibilidade de sincronizar os dados na nuvem pode reduzir a taxa de conclusão das transações ou até mesmo causar a falha do sistema.
• Solução: Certifique-se de verificar a intensidade do sinal Wi-Fi da loja e o cabo Ethernet, confirme se o serviço de internet da loja está funcionando de maneira ideal e verifique se o firewall está bloqueando o tráfego essencial do PDV antes de reiniciar o roteador.

Erros de instalação ou configuração de software

• Quando o software não está instalado corretamente, ele não funciona, podem ocorrer problemas de login ou as configurações não são salvas corretamente.
• Solução: Leia as instruções de instalação do fornecedor do software e verifique se o seu dispositivo é compatível com o sistema. Você deve tentar executar a instalação ou o software como administrador. Em caso de problemas de configuração, certifique-se de que os dados fornecidos estejam corretos.

Problemas na importação de dados de produtos/estoque

• Problemas como dados ausentes, formatação incorreta, falha no processo de importação ou informações incorretas após a importação de um arquivo, por exemplo, um CSV.
• Solução: Verifique cuidadosamente o formato do arquivo de importação para garantir que todas as colunas correspondam aos campos especificados acima. De todas as falhas que podem ocorrer, essa envolve a verificação de erros relacionados aos dados inseridos (como vírgulas mal colocadas ou tipo de dado incorreto). É recomendável tentar importar um lote menor de cada vez, a fim de identificar a causa do problema.

Falhas no processamento de pagamentos

• As transações de pagamento ou compra não estão sendo processadas para determinados tipos de cartões ou meios de pagamento.
• Solução: Verifique se o terminal de pagamento está conectado e ligado corretamente. Certifique-se de que a conexão de rede esteja boa, pois o processamento de pagamentos é muito sensível à qualidade da conexão de rede. Verifique sua conta de comerciante junto ao seu provedor de serviços de pagamento e certifique-se de que os métodos de pagamento sejam aceitos. Verifique as configurações de pagamento no seu sistema de PDV.

Se as medidas básicas de solução de problemas mencionadas acima não funcionarem, é recomendável procurar ajuda junto ao fornecedor do sistema de PDV ou ao fornecedor do hardware. Eles dispõem do conhecimento e dos equipamentos necessários para ajudá-lo a resolver o problema.

Conclusão: Construindo sua base no varejo

A instalação de um sistema de ponto de venda é um processo complexo que exige muita atenção aos detalhes em cada etapa. Para os empresários. Desde a seleção dos produtos, sua integração com o hardware e o software, a gestão de estoque — que pode contar com o apoio do ESL — e a segurança dos pagamentos, cada etapa se baseia na anterior. O sistema se torna poderoso quando integrado a outras ferramentas, e sua eficácia é potencializada pelo treinamento da equipe. Testes minuciosos criam a base para o funcionamento adequado do produto nas fases iniciais de sua implantação.

Essa jornada tem como foco a excelência operacional e a criação de um pilar operacional robusto. Um sistema de PDV da Square bem estruturado possui recursos capazes de simplificar processos, fornecer informações relevantes, melhorar a experiência do cliente e, ainda, apoiar o crescimento. Aborde essa implementação com cuidado — os benefícios de longo prazo, em termos de economia de tempo e gestão, são inestimáveis. Quando bem implementado, seu sistema de PDV é um aliado valioso para o seu negócio de varejo.