Zarządzanie zapasami w sklepach spożywczych: praktyczne metody, systemy i technologie

W tym samym sklepie może występować zarówno pusta półka, jak i przepełniony magazyn. Dobre zarządzanie zapasami w sklepie spożywczym pozwala połączyć informacje o dostawach, sprzedaży i dostępnych produktach, dzięki czemu Twój zespół może uzupełniać odpowiednie produkty, nie kupując więcej, niż jest w stanie sprzedać.

Niniejszy przewodnik obejmuje codzienny przebieg pracy, rotację świeżych produktów, obliczenia dotyczące uzupełniania zapasów, rutynowe czynności w małych sklepach oraz funkcje systemu, które zapewniają sprawne funkcjonowanie tego mechanizmu. Prognozowanie oparte na sztucznej inteligencji i inteligentne półki mogą być pomocne, ale opierają się one na rzetelnej dokumentacji i jasnym podziale obowiązków, a nie zastępują ich.

Czym jest zarządzanie zapasami w sklepie spożywczym?

Zarządzanie zapasami w sklepach spożywczych to proces polegający na rejestrowaniu, sprawdzaniu i uzupełnianiu produktów przeznaczonych do sprzedaży przez sprzedawcę detalicznego artykułów spożywczych, a także składników wykorzystywanych do przygotowywania posiłków na miejscu w sklepie. Obejmuje ono śledzenie ilości, lokalizacji i kosztów, a w stosownych przypadkach – partii i dat ważności.

W odróżnieniu od wielu innych kategorii handlu detalicznego, branża spożywcza łączy produkty o krótkim terminie przydatności do spożycia i gotowe posiłki z towarami o długim terminie przydatności, produktami sprzedawanymi na wagę oraz produktami kupowanymi w opakowaniach zbiorczych, ale sprzedawanymi pojedynczo. Zarządzanie zapasami w sklepach spożywczych musi zatem uwzględniać równowagę między dostępnością towarów a ich terminem przydatności do spożycia, przestrzenią magazynową oraz harmonogramami dostaw od dostawców.

W jaki sposób sklepy spożywcze zarządzają zapasami?

Sklepy łączą dokumentację przyjęć towaru, transakcje w punktach sprzedaży, korekty stanów magazynowych i inwentaryzacje. Należy zacząć od spójnej ewidencji produktów: numer SKU lub kod kreskowy, jednostki zakupowe i sprzedażowe, dostawca, koszt, miejsce przechowywania oraz wszelkie wymagane pola dotyczące partii lub daty. Skrzynka zawierająca 12 butelek musi stanowić 12 jednostek sprzedażowych, a nie jedną.

1. 01OtrzymajSprawdź ilość, stan i jednostki miary.
2. 02SklepNależy odnotować lokalizacje pomieszczeń zaplecza i półek.
3. 03Sprzedaj lub zarezerwujRejestruj sprzedaż i zobowiązania online.
4. 04DostosujRejestruj odpady, zwroty i zużycie w produkcji.
5. 05LiczbaZbadaj i usuń rozbieżności.
6. 06UzupełnijPrzenieś zapasy magazynowe lub złóż zamówienie.

Przy odbiorze: Pracownik działu przyjęć sprawdza dostawę pod kątem zgodności z zamówieniem przed zaksięgowaniem przyjętych ilości. Należy oddzielnie odnotowywać braki, zamienniki i towary odrzucone. Należy uwzględniać dostawy od dostawców realizowane bezpośrednio na półki, aby produkty te nie zostały pominięte w ewidencji zapasów.

W trakcie sesji giełdowej: Sprzedaż realizowana przez system POS, po prawidłowej integracji, powoduje zmniejszenie stanu magazynowego. Personel musi jednak nadal rejestrować straty, zepsucie towaru, zwroty od dostawców oraz inne operacje niezwiązane ze sprzedażą. W przypadku produkcji piekarniczej lub delikatesowej konieczne jest również prowadzenie ewidencji wydajów surowców oraz gotowych produktów; w przeciwnym razie surowce mogą figurować jako dostępne, mimo że zostały już zużyte.

W momencie przeglądu: Kierownik działu bada rozbieżności w stanach magazynowych, porównuje braki na półkach z zapasami w magazynie oraz analizuje potrzeby zakupowe. Przeniesienie kartonu z magazynu na półkę zmienia jego lokalizację, ale nie wpływa na całkowitą ilość towaru w sklepie.

Rozróżnienie między stanem magazynowym a dostępnością w sklepie internetowym

Zapasy w magazynie to nie to samo, co zapasy, które można zagwarantować. Zamówienie internetowe pozwala zarezerwować sztuki, które fizycznie znajdują się w sklepie. Kompletacja, zamiany, anulacje i realizacja zamówień powodują następnie aktualizację tych zobowiązań zgodnie z zasadami systemu.

Należy skonfigurować proces tak, aby jedno zamówienie nie powodowało dwukrotnego pomniejszenia stanu magazynowego. W przypadku anulowania zamówienia należy zwolnić rezerwacje oraz wykluczyć z dostępnego stanu magazynowego towary uszkodzone lub w inny sposób nienadające się do sprzedaży. Sama integracja z systemem POS nie gwarantuje, że produkt wyświetlany w sklepie internetowym faktycznie znajduje się na półce.

Praktyczne metody zarządzania zapasami w sklepach spożywczych

Poniższe metody dotyczą różnych decyzji: którą partię sprzedać w pierwszej kolejności, kiedy złożyć kolejne zamówienie, co uwzględnić w kalkulacjach oraz jak reagować na zmieniający się popyt. Należy stosować je łącznie, a nie traktować żadnego z tych narzędzi jako kompletnego rozwiązania.

1. Stosuj metodę FEFO w przypadku produktów o ograniczonym terminie przydatności

Metoda FIFO (ang. first-in, first-out) polega na rotacji zapasów według daty dostawy. Metoda FEFO (ang. first-expired, first-out) nadaje pierwszeństwo produktom o najwcześniejszej dacie ważności. Załóżmy, że jogurty dostarczone wczoraj tracą ważność za 10 dni, podczas gdy starsza partia traci ważność za 14 dni. Zgodnie z metodą FEFO najpierw sprzedaje się nowszą partię o wcześniejszej dacie ważności.

Należy odnotować odpowiednie daty przy odbiorze, zapewnić identyfikowalność partii oraz sprawdzać zarówno półki, jak i zaplecze podczas rotacji zapasów. Gdy informacje o partii i terminie przydatności do spożycia są zakodowane w kodzie kreskowym, skaner i oprogramowanie do obsługi przyjęć muszą obsługiwać ich odczyt i zapisywanie; zwykły identyfikator produktu sam w sobie nie zawiera tych informacji. Wytyczne GS1 dotyczące systemów handlu detalicznego wyjaśnia przebieg przepływu danych.

Ustal zasady obniżania cen i wycofywania produktów z asortymentu w zależności od kategorii, pozostałego okresu przydatności do spożycia oraz własnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa żywności. Nie ma jednego, uniwersalnego okresu, w którym najlepiej stosować obniżki cen dla wszystkich produktów świeżych. Rotacja zapasów i obniżki cen nie sprawiają, że przeterminowana lub niebezpieczna żywność nadaje się do sprzedaży.

2. Ustalaj progi uzupełnienia zapasów, nie myląc ich z zapasem bezpieczeństwa

Punkt ponownego zamówienia stanowi sygnał do złożenia zamówienia. Zapasy bezpieczeństwa to rezerwa w ramach tego sygnału, przeznaczona na pokrycie niepewności związanej z popytem lub dostawą. Dokumentacja dotycząca zapasów firmy Oracle określa punkt ponownego zamówienia jako prognozowany popyt w okresie realizacji zamówienia powtórnego powiększony o zapas bezpieczeństwa.

W praktyce przed złożeniem zamówienia należy sprawdzić dostępne zapasy, nadchodzące zamówienia oraz niezrealizowane zobowiązania, nie odejmując tego samego zapotrzebowania dwukrotnie. Ilość zamówienia należy dobrać, uwzględniając docelowy poziom zapasów, opakowania zbiorcze, minimalną ilość zamówienia oraz ograniczenia związane z przestrzenią magazynową i okresem przydatności do spożycia. Zapasy bezpieczeństwa należy ustalać na podstawie zmienności popytu i dostaw oraz wymaganego poziomu obsługi, a nie na podstawie uniwersalnego mnożnika.

Częste dostawy niewielkich ilości mogą sprawdzać się w przypadku niektórych kategorii produktów świeżych, jednak zakupy typu „just-in-time” zależą od niezawodności dostawców. Nie jest regułą, że po każdej sprzedaży należy składać kolejne zamówienie, a podejście to nie eliminuje potrzeby utrzymywania zapasów buforowych.

3. Ustalenie priorytetów produktów za pomocą analizy ABC i oceny ryzyka

Analiza ABC pozwala skupić uwagę na produktach o największym wpływie na wyniki firmy. Należy wybrać i udokumentować kryterium rankingu, na przykład roczną wartość sprzedaży: roczną liczbę sprzedanych sztuk pomnożoną przez cenę jednostkową. Nie należy zakładać, że ten sam stały podział procentowy pasuje do każdego sklepu ani że wysoka cena jednostkowa zawsze oznacza wysoki priorytet.

Należy uwzględnić łatwo psujący się charakter produktu, ryzyko spadku sprzedaży oraz oczekiwania klientów. Nawet niedrogi produkt podstawowy może wymagać częstych kontroli dostępności, nawet jeśli jego pozycja w rankingu wartości jest skromna. Należy weryfikować klasyfikacje w przypadku zmian promocji, sezonowości lub asortymentu.

4. Przeprowadź inwentaryzację cykliczną i ustal przyczynę

Przez cały tydzień należy przeprowadzać liczenie wybranych produktów, zamiast polegać wyłącznie na pełnej inwentaryzacji. Należy poświęcić więcej uwagi produktom, które szybko się sprzedają, towarom wysokiego ryzyka oraz powtarzającym się rozbieżnościom. Harmonogram należy ustalać w oparciu o własną liczbę transakcji i historię błędów, zamiast zakładać, że jedna częstotliwość jest odpowiednia dla każdego kodu SKU.

Należy policzyć zapasy na półkach i w magazynie zapasowym w ramach tej samej jednostki sprzedażowej, uwzględnić zmiany stanu podczas inwentaryzacji i porównać wyniki z aktualnym stanem systemu. Przed dokonaniem autoryzowanej korekty należy ponownie sprawdzić istotne rozbieżności. Należy odnotować przyczynę: błąd przy przyjęciu towaru, zamianę opakowań, niezarejestrowane straty, błędne rozmieszczenie zapasów lub inną zweryfikowaną przyczynę.

Pozycja asortymentowa (SKU), która nie odnotowała ostatnio sprzedaży pomimo dodatniego salda w systemie, stanowi sygnał do zbadania sytuacji, a nie dowód na brak towaru na magazynie. Przed zezwoleniem na automatyczną korektę salda, która spowoduje kolejne zakupy, należy sprawdzić stan półki, lokalizację oraz zapisy.

5. Prognozowanie popytu, a następnie analiza odstępstw

Zacznij od analizy sprzedaży według numerów SKU, sklepów i dni. Uwzględnij promocje, terminy dostaw, dni świąteczne oraz istotne uwarunkowania lokalne. Rejestruj przypadki braku towaru na półkach: brak sprzedaży na pustej półce nie oznacza braku popytu. W przypadku produktów o krótkim okresie przydatności do spożycia porównaj przewidywaną sprzedaż z okresem, przez jaki towar nadaje się do sprzedaży.

Prognozowanie oparte na sztucznej inteligencji może pomóc w przetwarzaniu większej ilości danych wejściowych i wykrywaniu odstępstw w szerokim asortymencie. Jego wartość zależy od danych, kategorii i przebiegu pracy. Należy porównać zalecenia z dotychczasowym podejściem oraz wspólnie zmierzyć poziom marnotrawstwa i dostępność; zmniejszenie marnotrawstwa osiągnięte wyłącznie poprzez niedostateczne zaopatrzenie nie jest wynikiem pozytywnym.

Zarządzanie zapasami w małych sklepach spożywczych

Zarządzanie zapasami w małych sklepach spożywczych powinno zaczynać się od konsekwentnego prowadzenia codziennej ewidencji, a nie od obowiązkowego wdrażania nowych technologii. Sklep z jednym punktem sprzedaży może zacząć od podstawowych funkcji zarządzania zapasami w systemie kasowym oraz, w razie potrzeby, od uporządkowanego arkusza kalkulacyjnego. Należy wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za uzgadnianie danych i unikać rozbieżności w stanach magazynowych.

1. Tydzień 1 — Ustalenie punktu odniesienia. Uporządkuj identyfikatory produktów i przelicz jednostki z opakowań na sztuki. Wybierz kategorię o rozsądnym zakresie, określ jej lokalizacje na półkach i w magazynie, a następnie rozszerzaj zakres kategorii po kolei.
2. Tydzień 2 — Uchwyć każdy ruch. Należy korzystać z listy kontrolnej odbioru oraz prostego rejestru odpadów, zwrotów i korekt. Należy dodać krótkie podsumowanie na początku lub na końcu dnia, obejmujące daty i luki na półkach.
3. Tydzień 3 — Ustal zasady zakupów. Rejestruj terminy realizacji dostaw od dostawców oraz terminy dostaw. Ustal początkowe progi uzupełnienia zapasów dla pozycji priorytetowych i przed złożeniem kolejnego zamówienia sprawdź, czy dany towar nie jest już w drodze.
4. Tydzień 4 — Podsumowanie i dopracowanie. Porównaj różnice w stanach magazynowych, straty i braki towaru. Usuń najczęstsze przyczyny, a następnie zdecyduj, które czynności wykonywane ręcznie uzasadniają zastosowanie oprogramowania lub sprzętu.

Jest to sugerowana kolejność działań, a nie sztywny termin wdrożenia. Należy ją dostosować do zasobów kadrowych, wielkości asortymentu oraz jakości istniejących danych.

To tylko przykładowe wartości. Należy zachować spójność jednostek miary, oddzielnie rejestrować zobowiązania oraz stosować osobne wiersze partii, gdy daty się różnią. Sam próg uzupełnienia zapasów nie pozwala ustalić, czy konieczne jest złożenie kolejnego zamówienia ani ile należy kupić.

Jak wybrać system do zarządzania zapasami w sklepie spożywczym

System zarządzania zapasami w sklepie spożywczym powinien wspierać procesy od momentu dostawy aż po sprzedaż, a nie tylko wyświetlać łączną ilość towaru na stanie. Przed porównaniem dostawców sporządź listę transakcji, z których rejestrowaniem pracownicy mają trudności, i poproś każdego dostawcę o zademonstrowanie ich na przykładzie typowych produktów.

Aby zarządzać zapasami w supermarketach w wielu lokalizacjach, należy wprowadzić uprawnienia na poziomie poszczególnych sklepów, śledzenie transferów oraz lokalne zasady dotyczące popytu. Łączna wartość dla całej sieci może maskować niedobór w jednym oddziale i nadwyżkę zapasów w innym.

Porównaj całkowite bieżące obciążenie pracą i koszty: konfigurację, migrację, szkolenia, subskrypcje, integracje oraz wsparcie techniczne. Nazwy protokołów bezprzewodowych nie gwarantują kompatybilności. Sprawdź rzeczywisty interfejs oprogramowania, obsługiwane pola danych, sposób działania aktualizacji oraz odpowiedzialność za usuwanie awarii.

Wskaźniki KPI dotyczące zapasów w sklepach spożywczych: pomiar dostępności, marnotrawstwa i dokładności

Należy stosować spójne okresy, jednostki miary i metody wyceny. Należy porównywać działy o podobnym okresie przydatności do spożycia i warunkach pracy; średnia dla całego sklepu może maskować problem związany z produktami świeżymi. Należy zacząć od niewielkiego zestawu wskaźników, które prowadzą do konkretnych działań.

Definicje te określają wewnętrzną konwencję pomiarową, a nie uniwersalne wartości docelowe. Należy zachować spójność tolerancji liczbowych oraz harmonogramów kontroli. Należy oddzielić znane straty od niewyjaśnionych ubytków i nie porównywać wskaźnika opartego na kosztach bezpośrednio ze wskaźnikiem opartym na przychodach ze sprzedaży.

W przypadku konkretnej partii można również monitorować wskaźnik sprzedaży jako stosunek liczby sprzedanych sztuk do liczby sztuk w tej partii. Jeśli zamiast tego stosuje się miarę opartą na okresie, należy określić, czy jej mianownik uwzględnia stan zapasów początkowych i wpływy. Wyższy wskaźnik sprzedaży należy zawsze analizować w połączeniu z dostępnością i stratami.

W jaki sposób systemy ESL i inne technologie wspomagają działalność sklepów

Technologia jest najbardziej przydatna, gdy służy do realizacji konkretnego zadania. Skanowanie kodów kreskowych służy do rejestrowania transakcji; oprogramowanie do zarządzania zapasami służy do prowadzenia ewidencji i zarządzania zasadami zakupów; urządzenia na półkach wyświetlają informacje lub – jeśli są do tego przystosowane – gromadzą dane obserwacyjne. Role te wzajemnie się uzupełniają, a nie są zamienne.

Elektroniczne etykiety półkowe: prezentacja i realizacja na półce

Elektroniczne etykiety na półki zastąpić papierowe metki cenowe wyświetlaczami zarządzanymi centralnie. W zależności od modelu i sposobu integracji mogą one wyświetlać zatwierdzone ceny, promocje oraz informacje przeznaczone dla personelu. Etykiety wyposażone w diody LED mogą pomóc pracownikom w lokalizowaniu produktów podczas kompletacji zamówień, uzupełniania zapasów lub inwentaryzacji.

Potwierdzenie aktualizacji etykiety potwierdza komunikację z urządzeniem lub stan aktualizacji, a nie fizyczną liczbę produktów. Dane dotyczące stanów magazynowych lub przypomnienia o terminach ważności muszą pochodzić z obsługiwanych danych źródłowych. Pojedyncza etykieta półkowa nie jest również w stanie samodzielnie rozróżnić wszystkich partii znajdujących się na tej samej półce.

Wizja komputerowa i RFID: dodatkowe spostrzeżenia, a nie automatyczna pewność

Technologia wizji komputerowej może wykrywać widoczne luki na półkach lub nieprawidłowo rozmieszczone produkty w zakresie widzenia kamery. Technologia RFID umożliwia identyfikację i śledzenie produktów opatrzonych tagami, o ile tagi, czytniki i system są odpowiednio skonfigurowane. Nie należy jednak zakładać, że żadna z tych technologii zapewnia pełną widoczność stanów magazynowych w każdym środowisku sklepowym.

Należy ocenić objęte kontrolą lokalizacje, pominięte lub niejednoznaczne odczyty, wymagania dotyczące oznakowania oraz sposób, w jaki obserwacje są uwzględniane w ewidencji zapasów. Informacje o terminie ważności nadal wymagają wiarygodnego powiązania z odpowiednim artykułem lub partią. Należy przeprowadzić pilotażowy program w określonej kategorii i wprowadzić wymóg weryfikacji wyjątków przed włączeniem automatycznych korekt stanów magazynowych.

Zacznij od wąskiego gardła, które da się zmierzyć: zmiany kosztów pracy, czas kompletacji, puste miejsca na półkach lub nakład pracy związany z inwentaryzacją. Porównaj wyniki projektu pilotażowego z udokumentowanym stanem wyjściowym, uwzględniając koszty szkoleń, wdrożenia i utrzymania. Zachowaj sprawdzone ręczne mechanizmy kontroli tam, gdzie są one proporcjonalne do skali; nie ma obowiązkowego pakietu sprzętowego ani uniwersalnego okresu zwrotu inwestycji.

Często zadawane pytania

Czy mały sklep spożywczy może zarządzać zapasami za pomocą arkusza kalkulacyjnego?

Tak, w przypadku łatwego do opanowania asortymentu i wolumenu transakcji, pod warunkiem, że ktoś dba o synchronizację paragonów, sprzedaży, odpadów i stanów magazynowych. Warto rozważyć zastosowanie dedykowanego oprogramowania, gdy ręczne aktualizacje są opóźnione, kilka osób edytuje sprzeczne zapisy lub gdy zamówienia internetowe i wiele lokalizacji utrudniają uzgadnianie danych.

Jak często sklepy spożywcze powinny przeprowadzać inwentaryzację?

W celu ustalenia harmonogramu inwentaryzacji cyklicznej należy wykorzystać historię ryzyka i rozbieżności. Częste kontrole mogą być wskazane w przypadku produktów szybko sprzedających się, o krótkim terminie przydatności lub charakteryzujących się wysokimi stratami, natomiast linie produktów o stabilnej sprzedaży mogą wymagać mniejszego nadzoru. Kontrole daty i stanu są odrębne od liczenia ilości i powinny odbywać się zgodnie z odpowiednimi procedurami dla danej kategorii.

Czy sklepy spożywcze stosują metodę FIFO czy FEFO?

Obie metody mogą być przydatne. Metoda FIFO opiera się na kolejności dostaw, natomiast metoda FEFO – na kolejności upływu terminów przydatności. W przypadku partii produktów, dla których termin przydatności ma kluczowe znaczenie, metoda FEFO pozwala uniknąć założenia, że najstarsza dostawa zawsze traci ważność jako pierwsza. Żadna z tych metod nie zastępuje jednak kontroli stanu produktów ani odpowiednich środków kontroli bezpieczeństwa żywności.

Czy elektroniczne etykiety półkowe automatycznie śledzą stan zapasów?

Nie samodzielnie. Systemy ESL wyświetlają informacje dostarczane przez podłączone systemy i mogą wspierać takie zadania, jak lokalizowanie produktu. Wielkości fizyczne nadal wymagają zapisów transakcyjnych, liczeń lub oddzielnie wdrożonej technologii czujnikowej, a rozbieżności są badane przed skorygowaniem zapisów.

Referencje

• Oracle: Jak działa zarządzanie zapasami w sklepie spożywczym — podstawowe informacje na temat przyjmowania towarów, uzupełniania zapasów i realizacji zamówień internetowych.
• Podręcznik użytkownika Oracle Inventory: Planowanie zapasów i uzupełnianie zapasów — punkty ponownego zamówienia, zapotrzebowanie uwzględniające czas realizacji oraz zapas bezpieczeństwa.
• GS1: Podręcznik dotyczący kodów kreskowych 2D dla systemów kasowych i zaplecza w handlu detalicznym — obsługa danych dotyczących partii i terminów ważności we wszystkich systemach detalicznych.
• Walmart: Jak półki stały się „mądrzejsze”, a nasza praca – łatwiejsza — aktualizacje cen oraz zadania w sklepie oparte na sygnalizacji świetlnej.