Kontrola zapasów w sklepie: Kluczowe wytyczne dotyczące wydajności

Sprzedawcy detaliczni, którzy chcą zmniejszyć swoje wydatki i zadowolić klientów, powinni usprawnić swoje operacje, korzystając z kontroli zapasów w sklepie. Główne sposoby, narzędzia i najlepsze praktyki zostały przedstawione w artykule, który podaje główne kierunki kontroli zapasów w sklepie w kierunku skuteczności.

Co oznacza kontrola zapasów w sklepie?

Proces zarządzania i śledzenia zamówień, przechowywania i wykorzystania produktów i surowców w placówce handlu detalicznego. Zapewnia to, że zawsze jest wystarczająca ilość zapasów, aby nie kupować produktów, których nie ma na półkach, zmniejszając w ten sposób koszty utrzymania, a także minimalizując zapasy, zapewniając jednocześnie terminowe dostarczanie nowych zapasów, zwanych również zapasami bezpieczeństwa.

Kontrola zapasów a zarządzanie zapasami

Chociaż te dwa terminy mogą być czasami używane zamiennie, w rzeczywistości odnoszą się do różnych podejść do zarządzania produktami.

Rozróżnienie to można podsumować w następujący sposób:

Aspekt	Kontrola zapasów	Zarządzanie zapasami
Koncentracja	Utrzymywanie optymalnej ilości zapasów	Cały proces związany z obsługą zapasów
Zakres	Śledzenie ruchów magazynowych, przeprowadzanie audytów, dbanie o bezpieczeństwo.	Planowanie, zamawianie, przechowywanie i dystrybucja produktów
Działania	Upewnij się, że w magazynach znajduje się towar, obniż koszty, a także zminimalizuj straty wynikające z kradzieży.	Prognozowanie popytu, zakupy, magazynowanie, integracja sprzedaży
Cele	Zaspokajanie popytu klientów, redukcja kosztów i maksymalizacja rotacji zapasów.	Dostosowanie procesu inwentaryzacji do celów biznesowych; poprawa wydajności i zadowolenie klientów.

Podsumowując, kontrola zapasów w sklepie stanowi istotną część zarządzania zapasami w handlu detalicznym, która wiąże się z utrzymywaniem optymalnych poziomów zapasów przy zminimalizowanych wydatkach. Staje się to możliwe dzięki zrozumieniu, jak cenne jest rozróżnienie tego terminu "kontrola zapasów" od innego znanego jako "zarządzanie zapasami". W konsekwencji ustanowienie skutecznych systemów zarządzania zapasami poprawiłoby zatem wydajność w celu zwiększenia wydajności i kontroli jakości, prowadząc do zadowolenia sprzedawców detalicznych. Sprzedawcy detaliczni mogą skutecznie zarządzać swoimi wynikami finansowymi, ograniczając marnotrawstwo poprzez właściwe zarządzanie zapasami, tak aby nie mieli więcej niż potrzebują w danym momencie w swoich sklepach.

Najczęstsze błędy w kontroli zapasów w sklepie

Wydajne operacje i lepsza rentowność są możliwe tylko wtedy, gdy nie ma miejsca na typowe błędy w kontroli zapasów w sklepie, oto niektóre z nich:

Nadmierne zapasy

Gdy praktyki prowadzenia dokumentacji nie są dokładne, sprzedawcy detaliczni mogą nadmiernie gromadzić zapasy, aby zapobiec ich wyczerpaniu. Wiąże to gotówkę, która mogłaby zostać wykorzystana w innym miejscu w firmie, zwiększa koszty magazynowania i podnosi ryzyko przestarzałych zapasów. Według National Retail Federation (NRF), nadmierne zapasy mogą pochłaniać 25-30% całkowitej wartości towarów rocznie; podkreślając, dlaczego skuteczne przechowywanie i kontrola zapasów ma kluczowe znaczenie dla zarządzania dużą ilością zapasów.

Niepełne obsadzenie

W przeciwieństwie do tego, decyzje polityczne podejmowane na podstawie niskich szacunków księgowych mogą powodować braki w zapasach, w wyniku których produkty stają się niedostępne, gdy klienci o nie proszą. Wpłynie to negatywnie na wielkość sprzedaży i zaszkodzi zadowoleniu lub zaufaniu klientów. W rzeczywistości to samo badanie NRF ujawniło również, że braki magazynowe obniżają sprzedaż o 8%, przy czym co najmniej 43% osób jest skłonnych zmienić dostawcę, jeśli ich pożądany produkt jest niedostępny w magazynie konkurencyjnej firmy.

Nieodpowiednia ewidencja zapasów

Nieprawidłowa ewidencja zapasów może powodować poważne problemy. Według badania przeprowadzonego przez The Retail Industry Leaders Association (RILA), nawet 10% całkowitych kosztów inwentaryzacji można przypisać niedokładnościom w ewidencji zapasów. Prowadzi to do nadmiernych lub nieodpowiednich poziomów zapasów, które mają negatywny wpływ na wyniki finansowe, dlatego też audyty muszą być ciągłe, ponieważ dokładność jest zawsze trudna do utrzymania. Są to sytuacje, w których elektroniczne etykiety półkowe (ESL) udowadniają swoje znaczenie - mogą aktualizować stany magazynowe za każdym razem, gdy zachodzą zmiany, zmniejszając w ten sposób liczbę błędów ludzkich i zapewniając ich ciągłą aktualizację. Minimalizują rozbieżności i poprawiają wydajność zarządzania zapasami, wyświetlając dokładne ceny i informacje o produktach.

Poleganie na procesach ręcznych

Zaniedbanie wykorzystania technologii to kolejna pułapka, która zakłóca skuteczną kontrolę zapasów. W rezultacie poleganie na ręcznych procesach zwiększa liczbę błędów i nieefektywności. Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania zapasami zapewnia zautomatyzowane rozwiązania do śledzenia z większą dokładnością i wydajnością, odpowiednio do analizy i kontroli. Konieczne staje się, aby sprzedawcy detaliczni polegali na postępie technologicznym, jeśli chcą, aby ich zarządzanie zapasami było konkurencyjne w stosunku do innych graczy w branży.

Błędy te pokazują, dlaczego dla sprzedawców detalicznych kluczowe jest posiadanie solidnych systemów kontroli zapasów w sklepach, aby zapewnić między innymi większą dokładność, wydajność i lepsze zarządzanie zapasami. Wcześniejsza wiedza na temat tych pułapek umożliwia sprzedawcom detalicznym podejmowanie proaktywnych działań mających na celu zapobieganie im, poprawiając w ten sposób ogólną zdolność lub zdolność radzenia sobie z zapasami.

Konfiguracja systemu kontroli zapasów w sklepie: Przewodnik krok po kroku

Jeśli chcesz dokładnie skonfigurować kompleksowy system kontroli zapasów w sklepie, oto kilka kroków, które powinieneś wykonać:

• Wybierz odpowiednie oprogramowanie do zarządzania zapasami: Uzyskaj oprogramowanie, które dobrze współpracuje z systemem POS i umożliwia monitorowanie zapasów w czasie rzeczywistym.
• Definiowanie procedur zarządzania zapasami: Ustanowienie jasnych procedur liczenia zapasów, magazynowania nowych towarów i przetwarzania zamówień.
• Szkolenie pracowników: Upewnij się, że wszyscy pracownicy rozumieją, jak działa system i jakie są ich role w prowadzeniu dokładnych zapisów fizycznych zliczeń lub inwentaryzacji wieczystej.
• Wdrażanie regularnych audytów:Aby upewnić się, że ewidencja stanów magazynowych jest zgodna z rzeczywistymi stanami magazynowymi, należy okresowo przeprowadzać spis inwentarza z natury, wykonując regularne audyty.
• Wykorzystanie Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI): Odbywa się to za pomocą wskaźników KPI, takich jak wskaźnik rotacji zapasów, poziomy zapasów i czas realizacji, aby podkreślić obszary wymagające poprawy.

Dzięki tym krokom sprzedawcy detaliczni mogą ustanowić skuteczny system kontroli zapasów w sklepie, który poprawi precyzję, wydajność i ogólne zarządzanie zapasami.

Jak wybrać spośród różnych technik kontroli zapasów (FIFO, LIFO)?

Właściwe zarządzanie zapasami wymaga wybrania odpowiednich metod ich kontroli. Przykładami najpopularniejszych z nich są FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out) i Just-in-Time (JIT). Każda z nich ma swoje zalety w zależności od rodzaju zapasów i potrzeb firmy.

Jest to procedura, w której sprzedaż FIFO (First-In-First-Out) eliminuje najstarsze zapasy, po których następują świeże. Minimalizuje to straty związane z psuciem się w biznesie zajmującym się produktami łatwo psującymi się. Metoda ta sprawdza się również w przypadku inflacji, ponieważ skutkuje wyższym dochodem netto poprzez dopasowanie starszych niższych kosztów do bieżącej sprzedaży. Niemniej jednak, czasami może nie odzwierciedlać aktualnej wartości rynkowej zapasów, co może być niekorzystne dla niektórych firm, głównie gdy próbują śledzić dokładną liczbę produktów w swoich sklepach.

LIFO oznacza Last-In-First-Out, co oznacza, że wszelkie nowe nabyte zapasy zostaną sprzedane jako pierwsze. Metoda ta może być przydatna w branżach o rosnących cenach, ponieważ dopasowuje wyższe koszty do przychodów, zmniejszając w ten sposób dochód podlegający opodatkowaniu. LIFO jest jednak nieodpowiednie dla towarów, które łatwo się psują i nie są akceptowane przez Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej, dlatego nie mogą być wykorzystywane przez międzynarodowe firmy do celów sprawozdawczych. Poza prowadzeniem do starzenia się zapasów z powodu braku sprzedaży przestarzałych zapasów, czasami metoda ta pozostawia przestarzałe zapasy pod ręką.

Just-in-Time (JIT) to technika mająca na celu zminimalizowanie ilości zapasów, tak aby otrzymywać tylko tyle towaru, ile jest potrzebne do produkcji lub sprzedaży. Takie podejście zmniejsza wydatki na magazynowanie i minimalizuje możliwość utrzymywania martwych zapasów. JIT wymaga dokładnego oszacowania popytu i niezawodnego łańcucha dostaw, aby zapasy były dostępne we właściwym czasie. Chociaż JIT znacznie poprawia przepływy pieniężne, może być niebezpieczne w przypadku przerw w łańcuchu dostaw lub nieoczekiwanie zmieniających się wzorców popytu konsumenckiego. Inną techniką kontroli zapasów, z której mogą korzystać firmy, jest ekonomiczna ilość zamówienia (EOQ). Formuła ta uwzględnia całkowite koszty produkcji i popyt konsumentów w celu określenia idealnej ilości zamówienia dla firmy. Korzystając z EOQ, firmy mogą zminimalizować swoje zapasy, jednocześnie zaspokajając popyt i uwalniając gotówkę w razie potrzeby.

Wybór odpowiedniej metody kontroli zapasów, takiej jak FIFO, LIFO i JIT, zależy od indywidualnych wymagań biznesowych, sytuacji i rodzaju zarządzanych zapasów. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zapasami, w tym technikom takim jak FIFO, LIFO i JIT, można zaspokoić i przewidzieć popyt, co zapobiega posiadaniu nadmiaru towarów, które się nie sprzedają lub zabraknie popularnych produktów. Jest to szczególnie ważne dla małych firm, ponieważ efektywne zarządzanie zapasami może pomóc zmaksymalizować zyski i zapobiec marnowaniu zasobów.

Wskazówki dotyczące ograniczania kurczenia się i strat w zapasach detalicznych

W celu utrzymania rentowności i wydajnego działania, zmniejszenie kurczenia się i strat w zapasach detalicznych jest niezbędne w każdej organizacji zajmującej się handlem detalicznym. Oto kilka kluczowych strategii:

Wdrożenie silnych środków bezpieczeństwa

Systemy monitoringu - zainstalowanie kamer monitoringu w całym sklepie może pomóc w zapobieganiu kradzieżom, ponieważ sprawcy mogą być łatwo zauważeni przez kamery. Widoczny system kamer działa odstraszająco zarówno dla pracowników, jak i klientów rozważających kradzież. Znaczniki bezpieczeństwa i alarmy - stosowanie znaczników bezpieczeństwa na towarach o wysokiej wartości i systemów alarmowych przy wyjściach zapewnia zniechęcenie do kradzieży w sklepie. Znaczniki te ostrzegają pracowników, gdy złodziej próbuje ukraść, a tym samym ograniczają kradzież.

Przeprowadzanie regularnych audytów zapasów

Częste inwentaryzacje fizyczne - planowanie regularnych inwentaryzacji fizycznych w celu porównania zarejestrowanych zapasów fizycznych z rzeczywistymi zapasami. Wczesna identyfikacja rozbieżności pomaga w skutecznym rozwiązywaniu problemów. Liczenie cykliczne - wprowadzenie liczenia cyklicznego, w którym poszczególne części zapasów są liczone zgodnie z harmonogramem rotacji. Taka metoda zapewnia dokładność ewidencji zapasów bez konieczności przeprowadzania pełnych inwentaryzacji, które mogą być uciążliwe. Obejmuje to śledzenie liczby produktów w magazynie, w tym wyrobów gotowych, rodzaju zapasów, w celu zapewnienia dokładnych poziomów zapasów i uniknięcia kurczenia się i strat. Ważne jest również regularne aktualizowanie dokumentacji finansowej w celu dokładnego odzwierciedlenia wartości zapasów i zidentyfikowania wszelkich rozbieżności w planie zarządzania zapasami.

Skuteczne szkolenie pracowników

Procedury obsługi - szkolenie personelu w zakresie prawidłowej obsługi i technik przechowywania, które minimalizują uszkodzenia towarów. Własne szkolenie zmniejsza ryzyko uszkodzenia produktu podczas procedur magazynowania i sprzedaży. Zapobieganie kradzieży - utrzymanie umiejętności personelu, które pomagają identyfikować i zapobiegać wszelkim formom kradzieży wśród klientów, a także członków personelu. Wiedzący pracownicy mogą zauważyć podejrzane zachowanie, zapobiegając w ten sposób stratom.

Wykorzystanie technologii do zarządzania zapasami

Oprogramowanie do zarządzania zapasami - zainwestuj w śledzenie w czasie rzeczywistym, analizy itp. zapewniane przez oprogramowanie do zarządzania zapasami. Ten rodzaj oprogramowania informuje o nietypowych ruchach zapasów, zapewniając w ten sposób szybki czas reakcji na potencjalne problemy. RFID i urządzenia IoT - Wykorzystaj tagi RFID wraz z urządzeniami IoT do monitorowania zapasów podczas ich przemieszczania się. Technologie te dostarczają danych w czasie rzeczywistym, aby śledzić produkty w łańcuchu dostaw w samym sklepie, ostatecznie zmniejszając kurczenie się i straty oraz poprawiając wyniki finansowe.

Przyjmując te podejścia, sprzedawcy detaliczni mogą znacznie zmniejszyć straty i straty, co skutkuje lepszą dokładnością zapasów i zwiększoną rentownością. Choć nie ogranicza się to wyłącznie do ochrony aktywów, skuteczne środki kontroli zapasów zwiększają ogólną wydajność firmy detalicznej i zadowolenie klientów.

Studia przypadków: Udane wdrożenia kontroli zapasów w sklepach

Analiza udanych przykładów systemów kontroli zapasów w sklepach może zaoferować nieocenione spostrzeżenia, a także motywację dla tych sprzedawców detalicznych, którzy chcieliby ulepszyć swoje sposoby zarządzania zapasami. Poniżej przedstawiamy kilka godnych uwagi studiów przypadku:

1. Walmart: Gigant handlu detalicznego

Zaawansowany system zarządzania zapasami: Jest to zaawansowany system zarządzania zapasami używany przez Walmart, który synchronizuje się z systemami kasowymi w punktach sprzedaży (POS), a także z oprogramowaniem do zarządzania łańcuchem dostaw. Ponadto system ten umożliwia między innymi śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym, automatyzację zamówień i szczegółową analizę danych. Rezultatem była redukcja kosztów magazynowania o 20% i wzrost poziomu ruchu zapasów w sklepach Walmart o 15%. Znacząca poprawa poziomu zadowolenia klientów została również odnotowana w tej firmie, ponieważ ciągłe śledzenie jest najlepszym sposobem na uniknięcie braków magazynowych, gdy klienci wyczerpią zapasy danego produktu dzięki wykorzystaniu systemu POS w czasie rzeczywistym.

2. Bliss Clothing: Mały sklep butikowy

System inwentaryzacji just-in-time (JIT): Aby zminimalizować koszty związane z magazynowaniem i ryzyko związane z przechowywaniem przestarzałych towarów, firma Bliss Clothing przyjęła system zapasów just-in-time (JIT). System JIT wymaga dokładnego przewidywania popytu ze strony dostawców na podstawie bliskich relacji utrzymywanych między nimi. W ten sposób firma Bliss Clothing osiągnęła lepszą wydajność operacyjną i zwiększyła przepływy pieniężne, co pozwoliło jej na dalsze rozszerzanie asortymentu produktów przy jednoczesnej poprawie jakości obsługi klienta.

3. E.Leclerc: Elektroniczne etykiety na półki

Zastosowanie elektronicznych etykiet półkowych (ESL): Niektóre francuskie oddziały supermarketów należące do E.Leclerc zainstalowały elektroniczne etykiety półkowe (ESL). Cyfrowe etykiety cenowe aktualizują zmiany cen natychmiast po ich wystąpieniu, podając rzeczywiste ceny wszystkim kupującym, którzy kupują bezpośrednio z tych półek bez żadnych opóźnień. Ta innowacja pozwoliła zaoszczędzić pieniądze wydawane na ręczną zmianę etykiet oraz błędy w ustalaniu cen popełniane przez pracowników. Etykiety ESL umożliwiły również E.Leclerc aktualizowanie informacji o stanach magazynowych, zapewniając w ten sposób klientom lepsze ogólne wrażenia z zakupów.

4. Kroger: Sieć supermarketów

Integracja technologii IoT i RFID: System zarządzania zapasami w Kroger, największej sieci supermarketów w USA, został ulepszony poprzez integrację urządzeń Internetu Rzeczy (IoT) oraz technologii RFID. Technologie te pozwalają kierownictwu obserwować w czasie rzeczywistym zmiany w poziomach zapasów, a także przepływy. W tym przypadku IoT wraz z wykorzystaniem RFID zaowocowało zmniejszeniem zapasów i poprawą wskaźników rotacji zapasów, a tym samym zwiększeniem zadowolenia klientów dzięki dostępności.

Są to przykłady, które pokazują, jak ważny jest wybór najlepiej dopasowanego systemu zarządzania zapasami, który powinien być dostosowany do konkretnych wymagań biznesowych. Skuteczna kontrola nad stanami magazynowymi może przynieść znaczące usprawnienia w działalności biznesowej, takie jak wydajność, redukcja kosztów i zadowolenie klientów, dzięki wykorzystaniu zaawansowanej technologii, technik inwentaryzacji just-in-time lub elektronicznych etykiet półkowych. Dzięki skutecznemu wdrożeniu systemów zarządzania zapasami w handlu detalicznym, takich jak oprogramowanie do zarządzania handlem detalicznym, firmy były w stanie osiągnąć jeszcze lepsze wyniki w zakresie zapasów w swoich sklepach, w tym zdolność do dokładnego liczenia zapasów i zapobiegania brakom w zapasach. Umożliwia to zarządzanie wieloma magazynami w różnych lokalizacjach i przenoszenie produktów między centrami dystrybucji bez żadnych kłopotów, dzięki czemu skuteczne zarządzanie zapasami jest niezbędnym narzędziem dla każdego odnoszącego sukcesy biznesu detalicznego.

Przyszłe trendy w kontroli i zarządzaniu zapasami w sklepach

Istnieje wiele rozwijających się trendów i technologii, które będą kształtować przyszłość kontroli i zarządzania zapasami w sklepach. Jednym z nich jest zwiększone wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) i uczenia maszynowego. Sprzedawcy detaliczni stosujący te techniki mogą tworzyć dokładne prognozy popytu, poprawiać optymalizację zapasów i dostrzegać wzorce, które mogą prowadzić do lepszego zarządzania zapasami. Systemy sztucznej inteligencji mogą również wykonywać powtarzalne zadania, takie jak uzupełnianie zapasów lub ponowne zamawianie bez ingerencji człowieka, co sprawia, że dobrym pomysłem dla sprzedawców detalicznych jest włączenie tych podejść do inwentaryzacji sklepów. Może to być szczególnie pomocne dla sprzedawców detalicznych, którzy chcą zwiększyć rentowność i stać się bardziej efektywni w zarządzaniu zapasami poprzez wykorzystanie prognozowania popytu i historycznych danych o sprzedaży.

Internet rzeczy (IoT) to kolejny trend, który zrewolucjonizował kontrolę zapasów. Urządzenia IoT, takie jak inteligentne półki i tagi RFID, zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w poziomy i ruchy zapasów. Ostrzegają one również sprzedawcę detalicznego, gdy zapasy są na wyczerpaniu lub gdy występują niezgodności między zapisami inwentaryzacyjnymi a rzeczywistymi pozycjami pod ręką. Informacje w czasie rzeczywistym dostarczane przez technologię IoT pomagają firmom w utrzymywaniu dokładnych zapisów inwentaryzacyjnych, ułatwiając im podejmowanie decyzji dotyczących uzupełniania zapasów, a także magazynów.

Technologia blockchain odgrywa ważną rolę w zarządzaniu łańcuchem dostaw i kontroli zapasów. Dzięki technologii blockchain można zapewnić identyfikowalność poprzez przejrzysty system prowadzenia dokumentacji, zmniejszając w ten sposób ryzyko oszustw związanych z przepływem towarów od dostawców do sklepów. Ponadto technologia ta zapewnia utrzymanie jakości produktów w całym łańcuchu dostaw, umożliwiając producentom śledzenie przepływu gotowych produktów z magazynu dostawców do punktów sprzedaży detalicznej. Zamiast przeprowadzać ręczne uzgadnianie zapasów, co prowadzi do błędów administracyjnych, technologia ta ułatwia to, ponieważ wszystko jest zautomatyzowane.

W rezultacie, wiedza na temat tych nadchodzących kwestii wraz z włączeniem najnowszych technologii do inwentaryzacji sklepów pomaga sprzedawcom detalicznym zachować konkurencyjność przy jednoczesnym zwiększeniu wydajności pracy przez cały czas.

Jeśli chcesz zaktualizować zarządzanie zapasami w swoim sklepie za pomocą najnowszych technologii, warto rozważyć elektroniczne etykiety półkowe (ESL) firmy Zhsunyco. Informacje o stanie magazynowym naszych ESL są aktualizowane automatycznie, co prowadzi do dokładnej ewidencji zapasów i zmniejszenia liczby błędów. Zadzwoń do Zhsunyco natychmiast, abyśmy mogli zademonstrować, w jaki sposób nasze produkty mogą zwiększyć efektywność kontroli zapasów i ostatecznie zwiększyć marże zysku dla Twojego sklepu.