Jak wybrać system POS: Kompletny przewodnik dla sprzedawców detalicznych

Wybór najlepszego systemu POS jest jedną z najważniejszych decyzji podejmowanych przez sprzedawcę detalicznego. W obecnym konkurencyjnym środowisku POS nie jest już kasą, w której przetwarzane są transakcje kartami kredytowymi. Jest to system nerwowy całego biznesu detalicznego - centrum sprzedaży, zaawansowanej kontroli zapasów, informacji o klientach i zarządzania pracownikami. Inteligentny wybór systemu otworzy drogę do większej wydajności i zadowolenia klientów, a zły może być codziennym źródłem tarć i wąskim gardłem na drodze do poprawy.

Niniejszy przewodnik ma na celu zdemistyfikowanie procesu wyboru. Wykraczamy poza listy funkcji na poziomie powierzchni, aby zapewnić strategiczne ramy do oceny przyszłych potrzeb, odpowiedniej technologii i rzeczywistej wartości inwestycji. Ten systematyczny sposób pomoże ci wybrać system POS, który nie tylko będzie pasował do twoich obecnych potrzeb, ale także stanie się skalowalną platformą w przyszłości.

Najpierw oceń swoje unikalne potrzeby w zakresie sprzedaży detalicznej

Musisz opracować kompleksowy plan własnej rzeczywistości operacyjnej, zanim nawet rozważysz porównanie pojedynczych funkcji lub cen. System POS nie jest rozwiązaniem uniwersalnym; systemy wysokonakładowego sklepu spożywczego i sklepu butikowego są zasadniczo różne. Najważniejszą, ale najczęściej ignorowaną częścią procesu jest dokładna samoocena.

Aby utworzyć własny, spersonalizowany profil potrzeb, należy wziąć pod uwagę następujące wymiary:

Kategoria sprzedaży detalicznej

The charakter działalności dyktuje określone wymagania funkcjonalne.

• Odzież i moda: Konieczna jest funkcjonalność umożliwiająca obsługę wariantów, takich jak rozmiar, kolor i styl. Kolejną istotną rzeczą jest możliwość zarządzania skomplikowanymi zwrotami i wymianami.
• Artykuły spożywcze i żywność: Poszukiwane są systemy obsługujące produkty sprzedawane na wagę, zintegrowane wagi oraz Zaawansowane zarządzanie zapasami dla łatwo psujących się towarów.
• Elektronika: Możliwość zarządzania produktami, które mają numery seryjne do śledzenia i udzielania gwarancji, jest niezbędną funkcją.
• Uroda i kosmetyki: Unikalną cechą, która może zrobić różnicę, jest możliwość tworzenia zestawów upominkowych z produktami i planowania spotkań w celu skorzystania z usług w sklepie.

Skala działalności i wolumen transakcji

Solidność systemu i jego skalowalność są bezpośrednio zależne od wielkości operacji.

• Dzienna liczba transakcji: Czy masz dziesiątki lub setki tysięcy sprzedaży dziennie? Środowiska o dużym wolumenie wymagają szybkiego przetwarzania i funkcjonalności offline, aby zagwarantować ciągłość działalności nawet w przypadku awarii połączenia internetowego.
• Godziny szczytu: Przeanalizuj godziny szczytu. Twój POS powinien być w stanie pracować idealnie pod presją, bez spowalniania i irytowania klientów i pracowników.

Powierzchnia sklepu (pojedynczy vs. wiele sklepów)

Fizyczna obecność określa wymagania dotyczące zarządzania.

• Pojedynczy sklep: Prosta konfiguracja może być wystarczająca, ale trzeba patrzeć w przyszłość.
• Sieć/Franczyza: W przypadku kilku lokalizacji kluczowe znaczenie ma scentralizowane zarządzanie. Potrzebny jest system, który będzie w stanie synchronizować stany magazynowe, dane sprzedażowe i dane klientów we wszystkich sklepach w czasie rzeczywistym. Możliwość kontrolowania cen i promocji w centralnej centrali i przesyłania ich do wszystkich lokalizacji to ogromna korzyść operacyjna.

Kanały sprzedaży (wymagania omnichannel)

Współczesny konsument dokonuje zakupów w różnych punktach styku.

• Tylko w sklepach stacjonarnych: Skupisz się na wydajności i efektywności w sklepie.
• Sklep stacjonarny + handel elektroniczny: Jest to najbardziej typowy przypadek dla rozwijających się sprzedawców detalicznych. Twój POS powinien stać się częścią Twojego sklepu internetowego (np. Shopify, WooCommerce). Taka integracja powinna zautomatyzować wyższe poziomy zarządzania zapasami, aby uniknąć sprzedaży produktów niedostępnych w Internecie i zintegrować sprzedaż we wszystkich kanałach w jednym ujednoliconym raporcie.

Starannie rejestrując swoje potrzeby w tych czterech obszarach, tworzysz solidne sito. Jesteś teraz gotowy do wejścia na rynek z przejrzystą listą kontrolną, która pozwoli Ci szybko odrzucić nieodpowiednie systemy, dając Ci czas na skoncentrowanie się na tych, które są dostosowane do Twojej firmy.

Dekodowanie niezbędnych funkcji systemu POS

Mając profil swoich potrzeb, jesteś gotowy, aby rozpocząć ocenę głównych możliwości systemu POS. Chociaż lista możliwych funkcji może wydawać się nieskończona, można je podzielić na kilka kluczowych obszarów, które bezpośrednio wpływają na wydajność i rentowność.

Bezproblemowe przetwarzanie płatności

To jest podstawowa rola. Współczesny system powinien być elastyczny i bezpieczny. Musi akceptować wszystkie płatności: karty kredytowe (chipowe, swipe i tap-to-pay), karty chipowe EMV, portfele mobilne (Apple Pay, Google Pay) i inne cyfrowe metody płatności bez żadnych trudności. Krytycznie przeanalizuj opłaty za przetwarzanie kart. Czy jest to prosta, płaska i przewidywalna stawka, czy też bardziej skomplikowany model interchange-plus? Upewnij się, że dostawca jest w pełni zgodny z PCI, aby chronić Twoją firmę i klientów przed naruszeniami danych.

Inteligentne zarządzanie zapasami

Śledzenie zapasów jest ważne dla każdego sprzedawcy detalicznego. Złe zarządzanie jest wprost proporcjonalne do utraty sprzedaży i marnotrawstwa kapitału. Twoim centrum kontroli zapasów powinien być potężny POS, który zapewnia:

• Monitorowanie w czasie rzeczywistym wszystkich miejsc i online.
• Przypomnienia o niskim stanie zapasów, które wysyłają automatyczne przypomnienie, gdy nadejdzie czas na uzupełnienie zapasów.
• Automatyzacja tworzenia zamówień zakupu w celu ułatwienia uzupełniania zapasów.
• Obsługa wariantów produktów, pakietów i kompozytów.
• Narzędzia do liczenia zapasów i narzędzia do identyfikacji różnic w zapasach.

Przydatne raporty i analizy

Jednym z największych zasobów, jakie może zaoferować nowoczesny POS, są dane. Surowe dane są bez znaczenia; potrzebny jest system, który przekształca dane sprzedaży w znaczące, przydatne dane. Poszukaj systemu, który ma pulpit nawigacyjny, który można dostosować, aby umożliwić monitorowanie:

• Dzienne, tygodniowe lub sezonowe trendy sprzedaży.
• Najgorętsi (i nie tak gorący) sprzedawcy.
• Wyniki sprzedaży pracowników.
• Zidentyfikuj informacje o klientach, takie jak wzorce wydatków i wartość życiowa.

Takie raporty umożliwiają podejmowanie świadomych decyzji w oparciu o dane dotyczące firmy, takie jak zakupy, marketing i personel.

Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)

Zdrowy biznes detaliczny opiera się na stałych klientach. Zunifikowany system CRM umożliwia tworzenie i rozwijanie relacji z klientami. Na najprostszym poziomie musi on umożliwiać tworzenie profili klientów, które monitorują wcześniejsze zakupy. Bardziej zaawansowane systemy pozwalają na tworzenie programów lojalnościowych, oferowanie określonych rabatów i kontaktowanie się z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS, przekształcając okazjonalnych nabywców w lojalnych wobec marki klientów.

Śledzenie wydajności pracowników

Niezawodny system POS umożliwia kontrolowanie najcenniejszego zasobu: zespołu. Kluczowe funkcje to bezpieczne logowanie/wylogowanie i uprawnienia oparte na rolach, które umożliwiają zarządzanie dostępem do wrażliwych funkcji (takich jak przetwarzanie unieważnień lub rabatów). Raporty sprzedaży na poziomie pracowników mogą również pomóc w określeniu, kim są najlepsi sprzedawcy i co można zrobić, aby trenować resztę zespołu.

Więcej niż transakcje: Budowanie połączonego ekosystemu

Nowoczesny POS nie działa w próżni. Jest to otwarta platforma, centralny hub, który łączy się z innymi kluczowymi narzędziami biznesowymi, tworząc płynne i niezwykle wydajne środowisko operacyjne dla małych firm. Znaczenie tej łączności jest trudne do przecenienia; automatyzuje procesy pracy, pozwala uniknąć powielania wprowadzanych informacji i daje kompleksowy obraz wydajności danego rodzaju działalności.

Najbardziej typowymi i niezbędnymi integracjami są oprogramowanie księgowe i systemy e-commerce. Połączenie POS z QuickBooks lub Xero, aby podać kilka przykładów, automatyzuje proces codziennego przesyłania danych o sprzedaży bezpośrednio na konto bankowe i oszczędza niezliczoną liczbę godzin ręcznego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz możliwość popełnienia błędu przez człowieka. Podobnie, płynne połączenie z Shopify lub innym sklepem internetowym jest kluczem do każdej skutecznej strategii omnichannel, zapewniając, że śledzenie zapasów i informacji o klientach zawsze idzie w parze.

Jednak dla sprzedawców detalicznych zainteresowanych osiągnięciem kolejnego etapu wydajności w sklepie, ekosystem nie ogranicza się do oprogramowania, ale do samego stanowiska kasowego.

Następny poziom automatyzacji: Integracja POS i ESL

Zarządzanie zapasami w POS to jedno, ale jak upewnić się, że cena na półkach jest taka sama jak w systemie w czasie rzeczywistym i we właściwej cenie? Przez ostatnie dziesięciolecia rozwiązaniem tej kwestii była praca ręczna: drukowanie papierowych etykiet, lokalizowanie powiązanych produktów i fizyczne usuwanie starych etykiet. Jest to czasochłonny, nieefektywny i podatny na błędy proces, który jest ciągłym bólem głowy dla pracowników i klientów.

W tym miejscu integracja elektronicznych etykiet półkowych (ESL) przekształca biznes detaliczny. Gdy połączysz swój POS z siecią cyfrowych etykiet na półkach, uzyskasz w pełni zautomatyzowany proces ustalania cen. Rozważ przeprowadzenie błyskawicznej wyprzedaży, wyprzedaży obejmującej cały sklep lub po prostu regularnej zmiany cen. Zintegrowany system oznacza, że wystarczy raz zmienić cenę w POS, a w ciągu kilku sekund wszystkie powiązane etykiety na półkach w całym sklepie zostaną zaktualizowane automatycznie i z pełną dokładnością.

Jest to zdolność, która otwiera ogromną wartość:

• Usuwa pracę ręczną: Oszczędza to tysiące roboczogodzin, które były wykorzystywane do ręcznej zmiany etykiet papierowych.
• Zapewnia dokładność cen: Eliminuje błędy cenowe przy półce i przy kasie, zwiększając zaufanie i zadowolenie klientów.
• Obsługuje dynamiczne ustalanie cen: Obsługuje dynamiczne ceny, takie jak szczęśliwe godziny, codzienne okazje lub dopasowanie cen do konkurencji, czego po prostu nie można zrobić za pomocą procesów ręcznych.

Aby uzyskać dostęp do tego stopnia automatyzacji, punkt sprzedaży powinien być połączony z doskonałym dostawcą ESL. Przykładowo, Zhsunyco wykorzystuje otwarte protokoły, takie jak MQTT, w celu stworzenia responsywnego i wydajnego środowiska sprzedaży detalicznej. Współpraca oferuje pełne rozwiązanie za pośrednictwem jednego źródła eksperckiego, obejmującego potężny sprzęt i zaawansowane oprogramowanie, które można licencjonować jednorazowo za symboliczną opłatą. To nie tylko zmienia integrację w zwykłą funkcję, ale także w poważną inwestycję, która bezpośrednio zwiększy wydajność operacyjną, produktywność personelu i ogólne wrażenia klientów. Skontaktuj się z nami już dziś i dowiedz się, w jaki sposób rozwiązania ESL oferowane przez Zhsunyco mogą zostać połączone z Twoim systemem POS.

Wybór sprzętu i oprogramowania do dekodowania

Sprzęt i oprogramowanie systemu POS to narzędzia, z którymi pracownicy mają do czynienia każdego dnia. Właściwa decyzja jest godna zaufania, a niewłaściwa powoduje ciągłe problemy techniczne. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych opcji, zapoznaj się z naszym ostatecznym przewodnikiem na temat Rodzaje systemów POS dla handlu detalicznego. W tym momencie powinniśmy omówić podstawy.

Najważniejszym wyborem jest oprogramowanie, które spełnia określone potrzeby. Obecnym trendem w branży jest oprogramowanie oparte na chmurze, w którym płacisz miesięczną opłatę i masz dostęp do swojego systemu przez Internet. Pozwala to na prowadzenie firmy tam, gdzie chcesz, a aktualizacje są automatyczne, a dostawca dba o silne bezpieczeństwo danych. Drugi z nich, system lokalny, będzie cię dużo kosztował, ponieważ wymaga lokalnego serwera w twoim sklepie i ręcznej konserwacji, co jest mniej elastycznym i przestarzałym rozwiązaniem, z którego korzysta większość sprzedawców detalicznych we współczesnym świecie.

W przypadku sprzętu, powinieneś wybrać to, co będzie pasować do Twojego sklepu pod względem stylu i wymagań. Możesz wybrać elegancki terminal oparty na iPadzie o nowoczesnym wyglądzie i elastyczności mobilnej kasy lub wytrzymały, klasyczny terminal typu "wszystko w jednym" zaprojektowany do pracy w miejscach o dużym natężeniu ruchu. Do ukończenia konfiguracji potrzebne będą następujące niezbędne urządzenia peryferyjne: stabilny skaner kodów kreskowych, szybka drukarka paragonów, bezpieczna szuflada kasowa i nowy czytnik kart obsługujący wszystkie rodzaje płatności.

Prawdziwy koszt: Obliczanie zwrotu z inwestycji w POS

Typowym błędem jest tutaj wybór systemu POS tylko ze względu na miesięczną opłatę bez uwzględnienia jego ogólnych implikacji finansowych. Najbardziej inteligentną rzeczą do zrobienia jest wyjście poza cenę i skoncentrowanie się na zwrocie z inwestycji (ROI).

Chociaż ważne jest, aby znać wszystkie możliwe koszty, w tym oprogramowanie i sprzęt, przetwarzanie płatności i inne ukryte koszty, najbardziej strategicznym pytaniem nie jest to, ile to będzie kosztować. Ale jaką wartość to przyniesie?

Inwestycja w wydajny system POS zwróci się z nawiązką:

• Oszczędność pracy: Automatyzacja takich funkcji jak zarządzanie zapasami czy aktualizacje cen z wykorzystaniem ESL pozwala zaoszczędzić niezliczone godziny pracy personelu.
• Maksymalizacja sprzedaży: Analiza danych w celu maksymalizacji asortymentu produktów i promocji.
• Zwiększona lojalność: Rozwijanie stałych klientów dzięki połączonym programom CRM i lojalnościowym.

W tym świetle system z silnymi funkcjami zwiększającymi wydajność może być bardziej opłacalną inwestycją długoterminową, nawet jeśli jego początkowy koszt jest wyższy.

Aby uzyskać zestawienie wszystkich związanych z tym kosztów, w tym kosztów sprzętu i kosztów ukrytych, zapoznaj się z naszym pełnym zestawieniem w sekcji Koszt systemu POS: Niezbędny przewodnik dla sprzedawców detalicznych.

Ocena wsparcia i łatwości użytkowania przez sprzedawcę

Posiadanie najbogatszego w funkcje systemu POS na nic się nie zda, jeśli pracownicy będą mieli trudności z jego obsługą lub jeśli nie będziesz mieć wysokiej jakości obsługi klienta, do której można zadzwonić w razie problemu. Jeśli chodzi o decyzję dotyczącą systemu POS, możliwości techniczne są równie ważne jak czynnik ludzki. Zwróć uwagę na dwie ważne rzeczy: sposób, w jaki system jest używany i sposób, w jaki sprzedawca Cię wspiera.

Priorytetem jest intuicyjny design i użyteczność

Interfejs (UI) i doświadczenie użytkownika (UX), które są łatwe do nauczenia, pozwolą zaoszczędzić dużo czasu na szkolenia i kosztowne błędy. W swojej analizie powinieneś ocenić cały proces pracy. Kasa musi być szybka i racjonalna, aby pracownicy mogli szybko stosować rabaty i wyszukiwać klientów. Istotne jest również zarządzanie zapleczem; nowe produkty powinny być łatwo dodawane, raporty mogą być uruchamiane, a inwentaryzacja nie powinna stanowić problemu w codziennym zarządzaniu. Złożony system wprowadza niewidoczne koszty w postaci wydłużonego czasu szkolenia, więc nigdy nie zapomnij zapytać dostawcy o ramy czasowe wymagane do wdrożenia nowego pracownika.

Sprawdź jakość obsługi klienta

Kiedy Twoja firma nie działa, Twój system nie działa. Wysokiej jakości obsługa klienta nie jest opcją; jest niezbędna. Po pierwsze, należy rozważyć ich dostęp i możliwości. Handel detaliczny nie kończy się o 17:00, więc złotym standardem jest całodobowa pomoc przez telefon, e-mail i czat na żywo, przy czym wsparcie telefoniczne jest niezbędne w przypadku pilnego problemu. Następnie sprawdź ich reputację. Nie powinieneś ufać tylko obietnicom dostawcy. Poszukaj niezależnych recenzji na stronach takich jak Capterra lub G2. Takie nieocenzurowane doświadczenia klientów zapewnią dokładny obraz tego, jak niezawodny i szybki jest dostawca, gdy ma to znaczenie.

Pewne podjęcie ostatecznej decyzji

Oceniłeś swoje wymagania, przeanalizowałeś funkcje, zapoznałeś się z cenami i porównałeś dostawców. Teraz musisz dokonać ostatecznego wyboru. Ten ostatni etap należytej staranności zapewni, że system wybrany na papierze będzie działał równie dobrze w świecie rzeczywistym.

Skorzystaj z tej ostatniej listy kontrolnej, aby podjąć decyzję bez żadnych wątpliwości:

Krok	Punkt działania	Cel
Poproś o prezentację na żywo	Zaplanuj spersonalizowaną prezentację z 2-3 najlepszymi dostawcami. Przyjdź przygotowany z listą konkretnych pytań i scenariuszy biznesowych.	Aby zobaczyć na własne oczy, jak system radzi sobie z najbardziej typowymi lub złożonymi zadaniami.
Skorzystaj z bezpłatnych wersji próbnych	Skorzystaj w pełni, jeśli oferowana jest bezpłatna wersja próbna. Skonfiguruj go z małą grupą produktów i poproś pracowników o przetestowanie go w środowisku niekrytycznym.	Aby ocenić rzeczywistą łatwość obsługi systemu i doświadczenie użytkownika.
Sprawdź opinie klientów	Poszukaj najnowszych, bezstronnych recenzji w niezależnych witrynach zewnętrznych, takich jak Capterra lub G2.	Aby zrozumieć niezawodność systemu, szybkość reakcji obsługi klienta oraz wszelkie nieoczekiwane problemy lub opłaty.
Szczegółowy przegląd umowy	Przed podpisaniem umowy należy uważnie przeczytać umowę o gwarantowanym poziomie świadczenia usług (SLA) i kontrakt.	Jasne zrozumienie zasad anulowania, własności danych, opłat za przetwarzanie płatności i postanowień dotyczących podwyżek cen.

Systematyczne i dokładne rozważanie ostatecznej decyzji eliminuje element zgadywania. Nie kupujesz po prostu technologii, ale wybierasz partnera biznesowego. Ten metodyczny proces zapewni, że wybrany partner będzie odgrywał kluczową rolę w rozwoju i sukcesie firmy w nadchodzących latach.

Wnioski

Proces wyboru odpowiedniego systemu POS nie jest procesem zakupu. Jak widzieliśmy, właściwy wybór wykracza daleko poza różne funkcje i opłaty. Zaczyna się od dogłębnej znajomości wymagań detalicznych, kontynuuje się przemyślaną analizą podstawowych funkcji i integracji ułatwiających rozwój, a kończy nieskazitelną analizą rzeczywistego zwrotu z inwestycji.

Należy pamiętać, że konieczne jest nie tylko zidentyfikowanie systemu przetwarzającego transakcje. Jest to wybór zaufanego nowego systemu POS - partnera, który sprawi, że Twoje operacje będą wydajne, Twoi pracownicy bardziej wydajni i otworzą ważne dane, a także będą się rozwijać wraz z Tobą. Dzięki takiemu strategicznemu podejściu nie kupujesz narzędzia, ale inwestujesz w silny fundament swojego przyszłego sukcesu.