Czym jest kurczenie się zapasów? Kompletny przewodnik dla sprzedawców detalicznych

Wprowadzenie

Rozważ prowadzenie działalności detalicznej, w której półki są odpowiednio zaopatrzone, ale liczby w księdze nie są porównywalne z tym, co znajduje się w sklepie. Brakujące produkty jeden po drugim, często w sposób niewidoczny i nieodwracalny, okradają wyniki finansowe firmy. I to jest właśnie zjawisko, o którym mówimy, a mianowicie kurczenie się zapasów - ciche zagrożenie dla wielu sprzedawców detalicznych. Podczas gdy kradzieże i błędy administracyjne stanowią jeden koniec spektrum, oszustwa dostawców lub uszkodzenia produktów są drugim - skutkiem są utracone przychody i zakłócone operacje. A tematem dnia jest kurczenie się lub utrata zapasów. W tym przewodniku nie tylko odkryjemy tych ukrytych winowajców, ale także przedstawimy proste sposoby ich zwalczania, aby chronić swoją firmę i zyski oraz zapewnić inteligentniejszy i bezpieczniejszy biznes.

Czym jest kurczenie się zapasów?

Kurczenie się zapasów odnosi się do utraty ilości zapasów między zarejestrowanymi a rzeczywistymi poziomami zapasów. Jest to często ujawniane podczas fizycznych inwentaryzacji, gdy ilości w systemie zarządzania zapasami nie zgadzają się z fizyczną inwentaryzacją. W rzeczywistości kurczenie się zapasów to różnica między zapisami dotyczącymi zapasów a towarami, które znajdują się w magazynie.

Kurczenie się zapasów odnosi się do utraty ilości zapasów między zarejestrowanymi a rzeczywistymi poziomami zapasów. Jest to często ujawniane podczas fizycznych inwentaryzacji, gdy ilości w systemie zarządzania zapasami nie zgadzają się z fizyczną inwentaryzacją. W rzeczywistości kurczenie się zapasów to różnica między zapisami dotyczącymi zapasów a towarami, które znajdują się w magazynie.

Wskaźnik kurczenia się zapasów to ważny termin związany z kurczeniem się zapasów. Wskaźnik kurczenia się zapasów podkreśla wpływ kurczenia się jako metryki używanej do pomiaru procentu kurczenia się jako procentu całkowitej sprzedaży lub całkowitej wartości zapasów. Sprzedawcy detaliczni mogą monitorować i zarządzać kurczeniem się zapasów przynajmniej poprzez śledzenie wskaźnika kurczenia się zapasów.

Proces obliczania skurczu krok po kroku

Aby zrozumieć obliczenia kurczenia się zapasów, postępuj zgodnie z poniższą procedurą:

Krok	Opis	Dane/formuła	Wynik
Krok 1	Ocena wartości zapasów	Zarejestrowana inwentaryzacja: $50,000	–
Krok 2	Przeprowadzenie inwentaryzacji fizycznej	Rzeczywisty stan magazynowy: $47,000	–
Krok 3	Określenie wartości skurczu	$50,000 – $47,000	Wartość skurczu: $3,000
Krok 4	Konwersja skurczu na wartość procentową	($3,000 ÷ $50,000) × 100%	Współczynnik kurczliwości: 6%

Wzór na współczynnik skurczu jest obliczany jako

Dzięki tej formule można łatwo określić ilość kurczących się zapasów lub całkowitej sprzedaży i zrozumieć, z jaką skutecznością zarządza się zapasami.

Wzór na wskaźnik kurczenia się jest ważny, ponieważ daje nam metrykę do pomiaru stopnia kurczenia się w porównaniu do wielkości firmy. Jeśli wskaźnik kurczenia się zapasów jest wyższy niż normalnie, może to oznaczać, że problemy są większe, takie jak kradzież lub niewłaściwe wykorzystanie raportów z systemu zarządzania zapasami. Z drugiej strony, niski wskaźnik może oznaczać dobrą kontrolę zapasów, ale musi być monitorowany przez cały czas, aby upewnić się, że działa tak, jak powinien.

Znajomość i obliczenie wskaźnika kurczenia się pozwala sprzedawcom detalicznym określić, czy strata jest przypadkowa, czy powtarzająca się i jakie, jeśli w ogóle, strategie interwencyjne należy podjąć.

Przyczyny kurczenia się zapasów

Wielu sprzedawców detalicznych obawia się kurczenia zapasów, ponieważ może im to zaszkodzić. Jeśli chcesz poprawić swoje zyski i zarządzać zapasami, ważne jest, aby przeanalizować przyczyny kurczenia się zapasów.

Kradzież (kradzież sklepowa i kradzież pracownicza)

Wskaźnik kurczenia się zapasów to ważny termin związany z kurczeniem się zapasów. Wskaźnik kurczenia się zapasów jest miarą używaną do pomiaru procentu kurczenia się jako procentu całkowitej sprzedaży lub całkowitej wartości zapasów. Sprzedawcy detaliczni mogą monitorować i zarządzać kurczeniem się zapasów przynajmniej poprzez śledzenie wskaźnika kurczenia się zapasów.

Z pewnością wdrożenie kamer monitorujących, gadżetów bezpieczeństwa, a nawet lepszych układów sklepów pomaga zapobiegać kradzieżom sklepowym. Kradzieże wewnętrzne są jednak nadal trudne do monitorowania. Pracownicy mają dostęp do zapasów i bez nadzoru mogą spowodować znaczne straty.

Błędy administracyjne i niewłaściwe zarządzanie

Kurczenie się zapasów, w tym utrata zapasów, może być również spowodowane błędem ludzkim. Prawdziwe powody rozbieżności w rzeczywistych i zarejestrowanych poziomach zapasów obejmują rejestrowanie nieprawidłowych poziomów zapasów, brak aktualizacji liczników zapasów i błędy w inwentaryzacji. Według badania przeprowadzonego przez Uniwersytet Florydy, straty w wyniku błędów administracyjnych w branży detalicznej wynoszą około 10-15%.

Na przykład, sprzedawcy mogą nie zaktualizować zapisów księgowych po sprzedaży, powodując, że detalista przeszacuje stan zapasów w magazynie. Podobnie, nieprawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji fizycznej lub wprowadzenie informacji o zapasach do systemu księgowego spowoduje powstanie nieprawidłowych stanów magazynowych. To, co sprawia, że błędy te są tak groźne, to fakt, że mogą one pozostać niezauważone przez długi czas i dojdzie do kumulacji cichych strat.

Oszustwa dostawców i rozbieżności w dostawach

Innym ważnym czynnikiem powodującym kurczenie się zapasów, który nie zawsze znajduje się w centrum uwagi, są oszustwa dostawców. Straty, które znikają bez uprzedzenia, mogą wynikać z rozbieżności między zamówieniem a tym, co zostało dostarczone, oraz między fakturami a otrzymanymi ilościami. Kradzież dostawcy może mieć miejsce, gdy sprzedawcy wysyłają mniej produktów niż zamówiono lub celowo pobierają od sprzedawców detalicznych zawyżone kwoty za dokumenty.

Badania przeprowadzone przez Institute for Supply Management sugerują, że ponad 10% wszystkich dostawców angażuje się w jakąś formę oszustwa związanego z wysyłką zapasów, co zwiększa ryzyko oszustwa. Oszustwa te będą niezwykle trudne do wykrycia bez przeprowadzania regularnych audytów lub korzystania z zaawansowanych systemów kontroli zapasów. Sprzedawcy detaliczni muszą również proaktywnie ustanawiać jasne umowy z dostawcami, okresowo przeglądając dokumentację wysyłkową jako środek kontroli zapobiegawczej.

Uszkodzenia i psucie się produktów

Innym ważnym czynnikiem powodującym kurczenie się zapasów, który nie zawsze znajduje się w centrum uwagi, są oszustwa dostawców. Straty, które znikają bez uprzedzenia, mogą wynikać z rozbieżności między zamówieniem a tym, co zostało dostarczone, oraz między fakturami a otrzymanymi ilościami. Kradzieże dostawców mogą mieć miejsce, gdy sprzedawcy wysyłają mniej produktów niż zamówiono lub celowo pobierają od sprzedawców detalicznych zawyżone kwoty za dokumenty.

Błędy ludzkie w liczeniu zapasów

Inną częstą przyczyną kurczenia się zapasów są błędy podczas ich liczenia. Mogą wystąpić fałszywe zapisy dotyczące zapasów z powodu błędnych zliczeń, pominiętych pozycji lub błędów w systemie zarządzania zapasami. Inventory Solutions donosi, że 25% rozbieżności w zapasach wynika z ręcznego liczenia zapasów z błędami.

Ponadto błędy we wprowadzaniu danych i pomyłki w procesie odprawy zapasów mogą skutkować niedokładnymi poziomami rejestracji. Problem ten nęka sprzedawców detalicznych, zwłaszcza podczas dużych wyprzedaży lub szczytowych sezonów, kiedy liczba transakcji magazynowych wzrasta.

Jak zidentyfikować kurczenie się zapasów?

• Przeprowadzanie inwentaryzacji fizycznej

Badania przeprowadzone przez Institute for Supply Management sugerują, że ponad 10% wszystkich dostawców angażuje się w jakąś formę oszustwa związanego z wysyłką zapasów. Zwiększa to ryzyko oszustwa. Oszustwa te będą niezwykle trudne do wykrycia bez przeprowadzania regularnych audytów lub korzystania z zaawansowanych systemów kontroli zapasów. Sprzedawcy detaliczni muszą również proaktywnie ustanawiać jasne umowy z dostawcami, okresowo przeglądając dokumentację wysyłkową jako środek kontroli zapobiegawczej.

• Wykorzystanie systemów zarządzania zapasami do monitorowania

Skuteczny system zarządzania zapasami, który obejmuje skanowanie, zarządzanie złożonością i zaawansowane systemy planowania, umożliwia śledzenie zapasów w czasie rzeczywistym. Zaawansowany system IMS może być zintegrowany z systemami punktów sprzedaży, dzięki czemu poziomy zapasów są automatycznie aktualizowane, a rozbieżności mogą być szybko wykryte. Sprzedawcy detaliczni wykorzystują te systemy do wykrywania i reagowania na kurczenie się zapasów przed ich wzrostem.

• Wykrywanie czerwonych flag i anomalii w ewidencji zapasów

Trzecim sposobem na określenie kurczenia się zapasów jest poszukiwanie czerwonych flag lub anomalii w ewidencji zapasów. Dochodzenie można wszcząć, gdy w bilansie, księgach rachunkowych lub raportach dotyczących zapasów występują nietypowe wzorce. Przykładem mogą być ogromne lub nagłe skoki wskaźników kurczenia się zapasów lub gdy zarejestrowane poziomy zapasów różnią się od rzeczywistych poziomów. Oznaki te mogą być rozpoznane przez sprzedawców detalicznych tak wcześnie, jak to możliwe, aby dokładniej określić rzeczywistą przyczynę prowadzącą do kurczenia się sklepów.

Wpływ kurczenia się zapasów na działalność firmy

• Utrata zysków i konsekwencje finansowe

Kurczenie się zapasów ma pozytywny wpływ na wyniki finansowe poprzez zwiększenie kosztów sprzedanych towarów (COGS) bez powiązania z wyższą sprzedażą. Utrata zapasów zmusza sprzedawców detalicznych do obniżenia rentowności ich przedsiębiorstwa. Niekontrolowane kurczenie się zapasów może z czasem śmiertelnie osłabić marże zysku firmy i zaszkodzić jej kondycji finansowej.

• Jak kurczenie się wpływa na zadowolenie klientów i ceny

Kurczenie się zapasów na różne sposoby wpływa na zadowolenie klientów. Jeśli zapasy są nieprawidłowe, klienci mogą napotkać braki magazynowe lub nie być w stanie uzyskać dobrej oferty, gdy rzeczy są w magazynie. Ponadto, aby zrekompensować straty wynikające z kurczenia się zapasów, firmy są skłonne podnosić ceny, utrudniając w ten sposób lojalność klientów i sprzedaż.

• Prawne i podatkowe implikacje skurczu

Z kurczeniem się zapasów wiążą się również konsekwencje prawne i podatkowe. Nieuwzględnienie kurczenia się zapasów może prowadzić do nieprawidłowości w dokumentacji księgowej, co może zostać zasygnalizowane podczas kontroli podatkowej pod groźbą kary grzywny. Prowadzenie dokładnej ewidencji w sposób zgodny z przepisami podatkowymi ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia kar finansowych.

Jak zapobiegać i minimalizować kurczenie się zapasów?

Dla sprzedawców detalicznych kurczenie się zapasów zawsze było problemem, ale istnieją wypróbowane i prawdziwe metody, aby go złagodzić. Inwestowanie w technologię, zwiększanie bezpieczeństwa i unowocześnianie procedur inwentaryzacyjnych pomaga sprzedawcom detalicznym obniżyć koszty związane z kurczeniem się zapasów i innymi wydatkami związanymi z zapasami.

Inwestuj w technologię

Technologia jest jednym z najlepszych sposobów na ograniczenie kurczenia się zapasów. Proces zarządzania zapasami za pomocą oprogramowania w czasie rzeczywistym redukuje błędy ludzkie i podaje rzeczywisty poziom zapasów. Systemy są zintegrowane z danymi z punktów sprzedaży, dzięki czemu stany magazynowe są natychmiast aktualizowane i nie ma rozbieżności między stanami zarejestrowanymi a rzeczywistymi.

Co więcej, elektroniczne etykiety półkowe (ESL) są bardzo skuteczne w zarządzaniu zapasami. Etykiety ESL automatycznie pokazują aktualne stany magazynowe, dzięki czemu nie ma potrzeby ręcznego sprawdzania numerów. Integrują się one z systemami magazynowymi, pomagając w ciągłej dokładności i aktualizacji stanów magazynowych. Możesz skontaktować się z Zhsunyco® w celu uzyskania dalszej pomocy we wdrażaniu ESL w razie potrzeby.

Zapobieganie kradzieżom opiera się również na technologii bezpieczeństwa, takiej jak kamery monitorujące i znaczniki RFID. Narzędzia te zapobiegają kradzieżom sklepowym i natychmiast ostrzegają, jeśli przedmioty zostaną zabrane bez odpowiedniego skanowania.

Wzmocnienie środków bezpieczeństwa

Zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych kradzieży można uniknąć dzięki skutecznemu wykorzystaniu systemów i środków bezpieczeństwa. Kamery monitorujące powinny być umieszczone przy wejściach, wyjściach, a także w sklepach, ponieważ obszary te są podatne na podejrzane działania, takie jak kradzieże sklepowe. Inne środki, takie jak znaczniki bezpieczeństwa RFID i alarmy, mogą być również wykorzystywane w celu zapobiegania nieautoryzowanemu dostępowi do towarów.

Systemy kontroli dostępu muszą ograniczać dostęp pracowników do wrażliwych miejsc w magazynie, aby zmniejszyć ryzyko kradzieży wewnętrznej. Ponadto zatrudnianie pracowników ochrony i umieszczanie systemów wykrywania kradzieży w obszarach kasowych może zminimalizować straty.

Wdrażanie najlepszych praktyk w zarządzaniu zapasami

Osiągnięcie optymalnego poziomu zapasów jest kamieniem milowym, który sprzedawcy detaliczni mogą osiągnąć dzięki najlepszym praktykom branżowym, a mianowicie liczeniu cykli, regularnym audytom zapasów i śledzeniu poziomu zapasów. Niebezpieczeństwa związane z liczeniem zapasów na pełną skalę można złagodzić poprzez okresowe kontrole w ciągu roku. Pomoże to we wczesnym wykrywaniu rozbieżności, a w konsekwencji zmniejszy ryzyko niezauważonego kurczenia się zapasów.

Aktualizowanie ewidencji zapasów w czasie rzeczywistym wraz ze sprzedażą i zwrotami przekłada się na zapewnienie dokładności danych dotyczących zapasów i inwentaryzacji. Zautomatyzowane systemy, które są połączone z systemami danych punktów sprzedaży, są bardziej niezawodne w zarządzaniu danymi magazynowymi, ponieważ minimalizują ludzką interakcję i błędy.

Odpowiedzialność pracowników i szkolenia

Ogromną rolę w kurczeniu się zapasów odgrywają kradzieże dokonywane przez pracowników i błędy administracyjne. Stratami należy zarządzać poprzez ustanowienie środków, szkolenie pracowników w regularnych odstępach czasu i określenie obowiązków związanych z procesami inwentaryzacji.

Szkolenie pracowników w zakresie ścisłego przestrzegania procesów zapewnia dokładne przeprowadzanie inwentaryzacji i usprawnia monitorowanie. Ponadto powtarzanie konieczności zgłaszania rozbieżności i nieprzestrzegania środków kontroli zapasów pomaga w ograniczaniu błędów i wewnętrznych kradzieży.

Zarządzanie sprzedawcami i dostawcami

Powszechne są również straty spowodowane błędami dostawców. Sprzedawcy detaliczni muszą mieć dobre relacje robocze z dostawcami i przeprowadzać regularne kontrole przesyłek każdego z nich. Realizowanie zamówień i sprawdzanie faktur od dostawców może zmniejszyć straty związane z błędami dostawców.

Złożenie zamówienia i otrzymanie faktury bez wglądu w rzeczywisty stan zapasów to przepis na katastrofę. Zapewnienie widoczności zapasów w łańcuchu dostaw za pomocą tagów RFID pozwala uniknąć tych problemów. Przewidywanie otrzymanych zapasów w porównaniu do złożonego zamówienia zmniejsza potencjalne straty lub rozbieżności.

Myśl końcowa

Rentowność i efektywność operacyjna sprzedawców detalicznych może ucierpieć w wyniku kurczenia się zapasów. Jeśli sprzedawcy detaliczni zrozumieją przyczyny tych strat i zastosują metody zapobiegawcze, takie jak szczegółowe prowadzenie dokumentacji, regularne kontrole zapasów i zwiększone bezpieczeństwo, zminimalizują straty. Kontrolowanie nadmiernego kurczenia się zapasów i stosowanie nowszych technologii zagwarantuje lepsze zarządzanie zapasami i marże zysku przy jednoczesnym spełnianiu wymagań klientów.