Qu'est-ce que la freinte de stock ? Un guide complet pour les détaillants

Introduction

Imaginez que vous exploitiez un commerce de détail dont les rayons sont correctement approvisionnés, mais dont les chiffres du grand livre ne correspondent pas à ce qu'il y a dans votre magasin. Les articles manquants grugent votre chiffre d'affaires un par un, souvent de manière invisible et irréversible. C'est de ce phénomène dont nous parlons, à savoir la freinte de stock - la menace silencieuse qui pèse sur de nombreux détaillants. Si le vol et les erreurs administratives constituent une extrémité du spectre, la fraude des fournisseurs ou la détérioration des produits en constituent l'autre - il en résulte une perte de revenus et une perturbation des opérations. Et le sujet du jour est la freinte ou la perte de stock. Dans ce guide, nous allons non seulement découvrir ces coupables cachés, mais aussi vous donner des moyens simples de les combattre afin de protéger votre entreprise et vos bénéfices, et de garantir une activité plus intelligente et plus sûre dans l'ensemble.

Qu'est-ce que la freinte de stock ?

La freinte de stock correspond à la perte de la quantité de stock entre le niveau enregistré et le niveau réel. Ce phénomène est souvent révélé lors des inventaires physiques, lorsque les quantités enregistrées dans le système de gestion des stocks ne correspondent pas à l'inventaire physique. En réalité, la freinte de stock est la différence entre vos registres d'inventaire et les marchandises que vous avez en stock.

La freinte de stock correspond à la perte de la quantité de stock entre le niveau enregistré et le niveau réel. Ce phénomène est souvent révélé lors des inventaires physiques, lorsque les quantités enregistrées dans le système de gestion des stocks ne correspondent pas à l'inventaire physique. En réalité, la freinte de stock est la différence entre vos registres d'inventaire et les marchandises que vous avez en stock.

Le taux de freinte est un terme important lié à la freinte. Le taux de démarque inconnue met en évidence l'impact de la démarque inconnue en tant qu'indicateur utilisé pour mesurer le pourcentage de la démarque inconnue par rapport aux ventes totales ou à la valeur totale de l'inventaire. Les détaillants peuvent surveiller et gérer leurs pertes de stock au moins en suivant le taux de perte de stock.

Processus de calcul de la rétraction, étape par étape

Pour comprendre les calculs de freinte de stock, suivez cette procédure par étapes :

Étape	Description	Données/Formule	Résultats
Étape 1	Évaluer la valeur des stocks	Inventaire enregistré : $50,000	–
Étape 2	Réalisation d'un inventaire physique	Inventaire réel : $47 000	–
Étape 3	Déterminer la valeur de rétrécissement	$50,000 – $47,000	Valeur de rétraction : $3,000
Étape 4	Convertir le rétrécissement en pourcentage	($3,000 ÷ $50,000) × 100%	Taux de rétrécissement : 6%

La formule du taux de rétrécissement est calculée comme suit :

Grâce à cette formule, vous pouvez facilement quantifier la quantité de pertes dans le stock global ou les ventes totales et comprendre avec quelle efficacité vous avez géré vos stocks.

La formule du taux de démarque inconnue est importante car elle permet de mesurer le degré de démarque inconnue par rapport à la taille de l'entreprise. Si votre taux de freinte est supérieur à la normale, cela peut signifier que les problèmes sont plus importants, comme le vol ou l'utilisation abusive des rapports de votre système de gestion des stocks. En revanche, un taux faible peut être le signe d'un bon contrôle des stocks, mais il doit être surveillé en permanence pour s'assurer qu'il fonctionne comme il se doit.

Connaître et calculer le taux de démarque inconnue permet aux détaillants de déterminer si la perte est accidentelle ou récurrente et, le cas échéant, quelles stratégies d'intervention doivent être mises en œuvre.

Causes de la freinte de stock

De nombreux détaillants sont préoccupés par la freinte de stock, car elle peut leur porter préjudice. Si vous souhaitez améliorer vos bénéfices et gérer vos stocks, il est important d'analyser les raisons de la freinte de stock.

Vol (vol à l'étalage et vol par les employés)

Le taux de freinte est un terme important lié à la freinte. Le taux de démarque inconnue est un indicateur utilisé pour mesurer le pourcentage de démarque inconnue par rapport aux ventes totales ou à la valeur totale des stocks. Les détaillants peuvent contrôler et gérer leurs pertes de stock au moins en suivant le taux de démarque inconnue.

Certes, la mise en place de caméras de surveillance, de gadgets de sécurité et même l'amélioration de l'agencement des magasins contribuent à prévenir le vol à l'étalage. Le vol interne reste cependant difficile à contrôler. Le stock est accessible aux employés et, sans surveillance, ils peuvent causer des pertes importantes.

Erreurs administratives et mauvaise gestion

Les pertes d'inventaire, y compris les pertes de stock, peuvent également être dues à des erreurs humaines. Les véritables raisons de l'écart entre les niveaux de stocks réels et enregistrés sont notamment l'enregistrement de niveaux de stocks incorrects, l'absence de mise à jour des comptages de stocks et les erreurs d'inventaire. Selon une étude de l'Université de Floride, les erreurs administratives dans le secteur du commerce de détail sont à l'origine d'environ 10-15% de freinte de stock.

Par exemple, les vendeurs peuvent omettre de mettre à jour les registres comptables après une vente, ce qui conduit le détaillant à surestimer le stock disponible. De même, le fait d'avoir mal effectué les inventaires physiques ou d'avoir mal saisi les données d'inventaire dans le système de comptabilité des stocks créera des montants de stock erronés. Ce qui rend ces erreurs si inquiétantes, c'est qu'elles peuvent rester longtemps sans être corrigées et entraîner une accumulation de pertes silencieuses.

Fraude au niveau des fournisseurs et divergences d'expédition

Un autre facteur important de la diminution des stocks, qui n'est pas toujours mis en évidence, est la fraude du fournisseur. Les pertes qui disparaissent sans préavis peuvent être dues à une inadéquation entre la commande et la livraison, ou entre les factures et les quantités reçues. Le vol des fournisseurs peut être dû au fait qu'ils expédient moins d'articles que demandé ou qu'ils facturent délibérément aux détaillants des montants excessifs pour les documents.

Les recherches de l'Institute for Supply Management suggèrent que plus de 10% de tous les fournisseurs se livrent à une forme ou une autre de fraude à l'expédition de stocks, ce qui augmente le risque de fraude. Cette fraude sera extrêmement difficile à découvrir si l'on ne procède pas à des audits réguliers ou si l'on n'utilise pas des systèmes avancés de contrôle des stocks. Les détaillants doivent également établir de manière proactive des accords clairs avec les fournisseurs tout en examinant périodiquement les registres d'expédition en tant que mesure de contrôle préventive.

Dommages et détérioration des produits

Un autre facteur important de la diminution des stocks, qui n'est pas toujours mis en évidence, est la fraude du fournisseur. Les pertes qui disparaissent sans préavis peuvent être dues à une inadéquation entre la commande et la livraison, et entre les factures et les quantités reçues. Le vol des fournisseurs peut être dû au fait qu'ils expédient moins d'articles que demandé ou qu'ils facturent délibérément aux détaillants des montants excessifs pour les documents.

Erreurs humaines dans le comptage des stocks

Une autre cause fréquente de freinte est l'erreur de comptage des stocks. Des erreurs de comptage, des articles oubliés ou des erreurs dans un système de gestion des stocks peuvent fausser les enregistrements des stocks. Selon Inventory Solutions, 25 % des écarts d'inventaire sont dus à des comptages manuels erronés.

En outre, des erreurs dans la saisie des données et une certaine confusion dans le processus d'enregistrement des stocks peuvent entraîner des niveaux d'enregistrement inexacts. Les détaillants sont confrontés à ce problème, en particulier lors des grandes ventes ou des saisons de pointe, lorsque les volumes de transactions d'inventaire augmentent.

Comment identifier la freinte de stock

• Réalisation des inventaires physiques

Les recherches de l'Institute for Supply Management suggèrent que plus de 10% de tous les fournisseurs se livrent à une forme ou une autre de fraude en matière d'expédition de stocks. Le risque de fraude s'en trouve accru. Cette fraude sera extrêmement difficile à découvrir si l'on ne procède pas à des audits réguliers ou si l'on n'utilise pas des systèmes avancés de contrôle des stocks. Les détaillants doivent également établir de manière proactive des accords clairs avec les fournisseurs tout en examinant périodiquement les registres d'expédition en tant que mesure de contrôle préventive.

• Utilisation des systèmes de gestion des stocks pour le suivi

Un système de gestion des stocks efficace, qui comprend des systèmes de scannage, de gestion de la complexité et de planification avancée, permet de suivre les stocks en temps réel. L'IMS avancé peut être intégré aux systèmes de point de vente, de sorte que les niveaux de stock sont automatiquement mis à jour et que les écarts peuvent être rapidement repérés. Les détaillants utilisent ces systèmes pour repérer la démarque inconnue et y réagir avant qu'elle ne s'aggrave.

• Repérer les signaux d'alerte et les anomalies dans les relevés d'inventaire

Une troisième façon de déterminer la freinte consiste à rechercher des signaux d'alarme ou des anomalies dans les registres d'inventaire. Une enquête peut être lancée lorsque le bilan, les livres comptables ou les rapports d'inventaire présentent des schémas inhabituels. Par exemple, des pics importants ou soudains dans les taux de freinte ou lorsque les niveaux de stock enregistrés diffèrent des niveaux réels. Les détaillants peuvent reconnaître ces signes le plus tôt possible afin de déterminer la cause réelle de la démarque inconnue.

L'impact de la freinte de stock sur votre entreprise

• Perte de bénéfices et conséquences financières

La freinte de stock affecte positivement votre résultat net en augmentant le coût des marchandises vendues (COGS) sans être associée à une augmentation des ventes. Cette perte de stock oblige les détaillants à réduire la rentabilité de leur entreprise. Une démarque inconnue peut, au fil du temps, saper les marges bénéficiaires d'une entreprise et nuire à sa santé financière.

• Comment la freinte affecte la satisfaction des clients et la fixation des prix

La satisfaction des clients est affectée de différentes manières par la démarque inconnue. En cas d'erreur d'inventaire, les clients peuvent être confrontés à des ruptures de stock ou ne pas pouvoir faire de bonnes affaires lorsque les produits sont en stock. En outre, pour compenser les pertes dues à la démarque inconnue, les entreprises sont enclines à augmenter les prix, ce qui nuit à la fidélisation de la clientèle et aux ventes.

• Implications juridiques et fiscales de la rétraction

Des implications juridiques et fiscales sont également associées à la freinte de stock. L'absence de prise en compte de la freinte peut donner lieu à des déclarations comptables erronées, dont un article peut être signalé lors d'un contrôle fiscal sous peine d'amendes. Il est essentiel d'avoir des registres précis pour rester en phase avec les réglementations fiscales afin d'éviter les pénalités financières.

Comment prévenir et minimiser la freinte de stock ?

Pour les détaillants, la démarque inconnue a toujours été un problème, mais il existe des méthodes éprouvées pour l'atténuer. En investissant dans la technologie, en renforçant la sécurité et en améliorant les procédures d'inventaire, les détaillants peuvent réduire les coûts liés à la démarque inconnue et les autres dépenses liées à l'inventaire.

Investir dans la technologie

La technologie est l'un des meilleurs moyens de réduire les pertes de stock. Le processus de gestion des stocks par le biais d'un logiciel en temps réel réduit l'erreur humaine et donne un niveau de stock réel. Les systèmes sont intégrés aux données des points de vente, de sorte que le stock est mis à jour instantanément et qu'il n'y a pas d'écart entre le stock enregistré et le stock réel.

En outre, les étiquettes électroniques de rayonnage (ESL) sont très efficaces pour la gestion des stocks. Les ESL indiquent automatiquement les niveaux de stock actuels, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de vérifier les chiffres manuellement. Elles s'intègrent aux systèmes d'inventaire pour que les inventaires soient toujours précis et mis à jour. Vous pouvez contacter Zhsunyco® pour obtenir une aide supplémentaire dans la mise en œuvre de l'anglais langue seconde, si nécessaire.

La prévention des vols repose également sur les technologies de sécurité telles que les caméras de surveillance et les étiquettes RFID. Ces outils empêchent le vol à l'étalage et alertent immédiatement si des articles sont pris sans avoir été correctement scannés.

Renforcer les mesures de sécurité

Les vols internes et externes peuvent être évités grâce à l'utilisation efficace de systèmes et de mesures de sécurité. Des caméras de surveillance devraient être placées aux entrées, aux sorties et dans les magasins, car ces zones sont sujettes à des activités suspectes telles que le vol à l'étalage. D'autres mesures telles que les étiquettes de sécurité RFID et les alarmes peuvent également être utilisées pour empêcher l'accès non autorisé aux marchandises.

Les systèmes de contrôle d'accès doivent limiter l'accès des employés aux endroits sensibles de l'inventaire afin de réduire les risques de vol interne. En outre, l'embauche de personnel de sécurité et la mise en place de systèmes de détection des vols dans les zones de caisse peuvent minimiser les pertes.

Mettre en œuvre les meilleures pratiques en matière de gestion des stocks

L'optimisation des stocks est une étape que les détaillants peuvent franchir grâce aux meilleures pratiques du secteur, à savoir les inventaires cycliques, les audits d'inventaire réguliers et le suivi des niveaux de stock. Les dangers d'un comptage complet des stocks peuvent être atténués par des vérifications périodiques tout au long de l'année. Cela permettra de détecter rapidement les écarts et, par conséquent, de réduire le risque de démarque inconnue.

La mise à jour en temps réel des stocks, des ventes et des retours permet de garantir l'exactitude des données relatives aux stocks et à l'inventaire. Les systèmes automatisés qui sont connectés aux systèmes de données des points de vente sont plus fiables dans la gestion des données de stock car ils minimisent l'interaction humaine et les erreurs.

Responsabilisation et formation des employés

Les vols commis par les employés et les erreurs administratives jouent un rôle important dans les pertes. Les pertes doivent être gérées en établissant des mesures, en formant les employés à intervalles réguliers et en définissant les responsabilités en matière de processus d'inventaire.

La formation des employés au respect strict des processus garantit la précision des inventaires et améliore le contrôle. En outre, le fait de rappeler la nécessité de signaler les écarts et le non-respect des mesures de contrôle des stocks contribue à réduire les erreurs et les vols internes.

Gestion des vendeurs et des fournisseurs

La démarque inconnue due aux erreurs des fournisseurs est également très répandue. Les détaillants doivent entretenir de bonnes relations de travail avec les fournisseurs et contrôler régulièrement les livraisons de chacun d'entre eux. L'exécution des commandes et la vérification des factures des fournisseurs peuvent réduire la démarque inconnue liée aux fournisseurs.

Passer une commande et recevoir une facture sans voir le stock réel, c'est courir au désastre. La visibilité du stock dans la chaîne d'approvisionnement grâce aux étiquettes RFID permet d'éviter ces problèmes. L'anticipation du stock reçu par rapport à la commande passée permet d'atténuer les pertes ou les divergences potentielles.

Dernière réflexion

La rentabilité et l'efficacité opérationnelle d'un détaillant peuvent être affectées par les pertes de stock. Si les détaillants comprennent les raisons de ces pertes et utilisent des méthodes préventives telles que la tenue de registres détaillés, des contrôles réguliers des stocks et une sécurité accrue, ils minimiseront les pertes. La surveillance de la démarque inconnue et l'utilisation de nouvelles technologies garantiront une meilleure gestion des stocks et de meilleures marges bénéficiaires, tout en continuant à répondre aux demandes des clients.