Débloquer l'efficacité : Meilleures pratiques en matière d'UGS pour les détaillants

Le cœur de tout commerce de détail est sa rentabilité. Pour ce faire, il est essentiel de disposer d'un système efficace de gestion des stocks des points de vente en magasin et des ventes en ligne - généralement surnommé SKU (pour "SKU" en anglais). La plupart des entreprises considèrent les UGS comme un simple enregistrement des produits vendus, mais en fait, une bonne ventilation des UGS sert d'architecte de données interne. Lorsqu'elle est bien conçue, les données de gestion des stocks circulent de manière transparente entre les achats, le stockage, les ventes et la gestion des informations sur les produits. Lorsqu'elle est mal conçue, elle constitue un point d'ancrage pour les frictions internes qui réduisent les marges tout en centralisant et en conservant les mauvaises données.

Pour permettre à une entreprise de vente au détail d'atteindre la plus grande évolutivité possible, elle doit revoir son mantra et considérer l'ensemble de son stock non pas comme de simples articles physiques stockés dans un entrepôt, mais plutôt comme des couches de données structurées. L'adoption des meilleures pratiques en matière d'UGS permet à ces données de produire de la valeur dans un cadre commercial moderne. Ce guide fournit une feuille de route bien conçue pour construire des systèmes d'inventaire évolutifs et élastiques afin d'être au cœur des capacités de la technologie moderne de la vente au détail - intégration de l'IOT et gestion automatisée des prix.

Qu'est-ce qu'une UGS et pourquoi est-elle importante ?

Une unité de gestion des stocks (UGS) est une UGS interne unique exprimée sous la forme d'un code alphanumérique permettant de tracer certains articles en stock. Les UGS neutralisent les codes universels des produits (CUP), qui sont externes et standardisés dans tous les secteurs. Dans le commerce de détail, un code ou un numéro d'UGS joue le rôle de langage universel, se traduisant dans tout l'écosystème à partir des ERP et des terminaux de point de vente, de sorte que chaque système de gestion des UGS puisse déterminer de quel article spécifique il s'agit, dans quel bac il se trouve, ou à quel endroit du système il est stocké, et comment il évolue dans le système.

L'importance du système SKU dépasse la simple identification. Il constitue le fondement d'une gestion efficace des stocks. Un système d'UGS bien conçu offre une visibilité immédiate des niveaux de stock, ce qui permet d'éviter les surstocks et les ruptures de stock. Il permet aux détaillants d'analyser les modèles de vente avec une précision granulaire sur les différents canaux de vente. Pour ceux qui cherchent à mettre en place un cadre d'inventaire solide, il est essentiel de comprendre les différences fondamentales entre les identifiants de base et les systèmes de gestion complets. Pour une exploration plus approfondie de ces concepts fondamentaux, consultez les guides complets sur les sujets suivants Gestion de l'UGS.

Éléments clés d'une structure efficace de l'UGS

La conception et l'élaboration d'un format d'UGS cohérent est un compromis entre une conception qui peut être facilement lue par les humains et une conception qui peut être facilement incorporée dans un système de gestion d'entrepôt. Une bonne conception dans des structures performantes n'est ni aléatoire ni arbitraire ; elle suit un format standard planifié, et ce plan est hiérarchisé, ce qui permet au système de contenir toutes les informations, tous les caractères et tous les messages nécessaires à l'efficacité opérationnelle.

Composants essentiels du codage et logique

Un format d'UGS efficace utilise une logique en cascade "descendante". Cela signifie que la création d'UGS doit se faire à partir d'une catégorie plus large vers un type d'article plus étroit. Cette logique permet de s'assurer que les articles similaires sont regroupés de manière logique. Dans une base de données, les entrées apparentées sont regroupées par une combinaison de lettres et de chiffres. Ce tableau présente le format idéal d'une bonne UGS :

SKU Segment	Objectif	Exemple d'application
Marque / Fabricant	Identifie la source ou le vendeur du produit.	NK (Nike), AD (Adidas)
Catégorie de produits	Réduit l'élément à des catégories claires.	FW (chaussures), AP (vêtements)
Sous-catégorie / Série	Permet d'affiner une ligne de produits spécifique.	RN (course à pied), BS (basket-ball)
Attributs uniques	Tient compte des variations de taille, de couleur ou de matériau.	BL10 (Bleu, Taille 10)

Grâce à cette logique en cascade, une UGS telle que NK-FW-RN-BL10 informe immédiatement le responsable de l'entrepôt qu'il s'agit d'une chaussure de course Nike, bleue, taille 10. Cette structure est intuitive pour le personnel et fournit un cadre logique pour les requêtes du système.

Normes de présentation et clarté visuelle

Les normes techniques sont le domaine où les systèmes d'inventaire échouent le plus souvent. Les meilleures pratiques en matière d'UGS de haute qualité imposent d'éviter certains caractères et formats spéciaux pour préserver l'intégrité du système :

• Caractères spéciaux et espaces : L'utilisation de symboles tels que %, * ou @ dans une UGS peut entraîner une corruption des données lors de l'importation ou de l'exportation entre les logiciels de gestion des stocks et les systèmes de point de vente, car ils peuvent servir de déclencheurs de commande dans les bases de données SQL ou de délimiteurs dans les fichiers CSV.
• Zéros initiaux : Un certain nombre de tableurs tels que Microsoft Excel ont, par défaut, une colonne formatée en "Général". Lorsqu'un UGS comporte un zéro en tête (01234, par exemple), le programme supprime ce zéro car il n'est pas nécessaire. Cela rendra l'UGS méconnaissable pour nos systèmes. Pour plus de sécurité, tous les UGS doivent être précédés d'une lettre.

Les environnements de vente au détail à grande vitesse, tels que les centres de traitement des commandes, sont soumis à des exigences visuelles extrêmes. Pour réduire les erreurs humaines, les détaillants doivent :

• Éliminer l'ambiguïté : Dans certaines polices, certains caractères sont trop proches pour être confortables. Évitez d'utiliser le O majuscule (qui peut être confondu avec le zéro 0), le I majuscule (qui peut être confondu avec le chiffre 1 ou le l minuscule) et le S majuscule (qui peut ressembler au chiffre 5).
• Optimisation de la longueur : Un UGS utilisable comporte presque toujours entre 8 et 12 caractères. Tout code inférieur à 8 est trop vague dans ce qu'il pourrait décrire, tandis que les codes qui dépassent 12 caractères sont de plus en plus difficiles à mémoriser ou à saisir manuellement par le personnel pendant les périodes de comptage, ce qui accroît le risque d'erreurs de frappe.

Meilleures pratiques pour la création et l'attribution d'UGS

Quant aux UGS, leur attribution est un processus de gouvernance qui nécessite un processus unifié spécifique, dont le format doit être cohérent, quelle que soit la personne qui saisit l'information.

• Identifier les dimensions immuables : Avant d'attribuer des codes, réfléchissez à certaines caractéristiques variables du produit qui ne changeront probablement jamais. Dans le cas d'une pièce de quincaillerie industrielle, il peut s'agir du matériau (par exemple, l'acier inoxydable) ou de la fonction (par exemple, le mécanisme de verrouillage). Ces éléments constitueront la base des UGS. Les données variables telles que le prix ne doivent jamais être incluses dans l'UGS, car elles sont dynamiques.
• Gérer la variante Cohérence: Si un produit est disponible en cinq couleurs différentes, les cinq UGS doivent suivre le même ordre d'importance pour les attributs. Si, pour l'un des articles, l'ordre des attributs est COLOR-SIZE et pour l'autre, SIZE-COLOR, cela entraînera une fragmentation de la base de données dorsale, ce qui rendra impossible la production de rapports agrégés fiables concernant les performances inter-catégorielles des couleurs.
• Taille de l'entreprise : Dans le cas des détaillants à magasin unique, vous pouvez vous permettre des UGS un peu plus simples et plus descriptives (comme SHOE-NIKE-10). Toutefois, pour les détaillants multicanaux/à la chaîne, il sera nécessaire d'avoir des codes plus sophistiqués et segmentés, capables de prendre en compte des milliers de variations et de s'intégrer aux opérations automatisées de la chaîne d'approvisionnement.
• Préparer l'avenir pour la croissance : Éviter le risque de "se coder dans un coin" en utilisant des identifiants qui permettent de créer de nouveaux produits. Si une catégorie donnée comporte actuellement neuf sous-catégories, utilisez un identifiant à deux chiffres (01 à 09) au lieu d'un seul. Si un système logique doit être adapté pour accueillir une dixième sous-catégorie, cela signifie qu'une sous-catégorie supplémentaire est ajoutée, et c'est un bon problème à résoudre.
• Mettre en œuvre les périodes de retrait et de refroidissement de l'UGS : Une UGS est censée représenter le cycle de vie individuel d'un produit, depuis son lancement jusqu'à sa cessation d'activité. Lorsque vous retirez un article, vous ne devez pas supprimer l'UGS ; la meilleure pratique consiste à "geler" une UGS retirée pendant deux ou trois exercices fiscaux. Réutiliser un code trop tôt est une pratique qui pourrait entraîner une "contamination des données", les données de vente historiques d'un ancien produit pouvant être fusionnées avec celles d'un nouveau produit au cours d'une certaine période. Exploiter les UGS pour une meilleure pratique. Un système d'UGS bien conçu est plus qu'un moyen efficace d'utiliser un système de classement ; c'est un outil d'excellence opérationnelle.

Exploiter les UGS pour atteindre les meilleures pratiques

Un projet bien pensé système de gestion des stocks est plus qu'une manière efficace d'utiliser un système de classement ; c'est un outil qui permet d'améliorer la précision des stocks et la satisfaction des clients.

Rationalisation des opérations d'entreposage et d'inventaire

Lorsqu'il s'agit d'opérations d'entreposage, la conception des UGS influe considérablement sur la rentabilité de l'entreprise. Les responsables d'entrepôt étiquettent et trient les UGS avec une seule initiale alphabétique en catégories et assignent des zones d'entrepôt en tant que "zones logiques de prélèvement". Par exemple, si les UGS de tous les produits commençant par le préfixe ELE (Électronique) vont tous dans la même allée, la préparation des commandes est plus efficace et la distance à parcourir pour préparer les commandes est optimisée afin de compléter les commandes en un minimum de temps.

En outre, des UGS précises permettent toujours un comptage cyclique. Au lieu d'effectuer un inventaire annuel complet, qui prend beaucoup de temps et entraîne l'arrêt des opérations, les détaillants peuvent procéder à un comptage des SK en fonction de la catégorie et d'autres paramètres dans le cadre de comptages roulants par zone. Ce processus permet d'identifier et de corriger les stocks fantômes en temps réel, ce qui maintient un niveau élevé de précision des stocks pour le système de gestion de l'information.

Analyse des ventes et des performances

L'obtention d'une décision fondée sur des données dépend également de la segmentation du niveau des stocks. Un système d'UGS propre et adéquat permet d'effectuer deux types d'analyses cruciales.

• Analyse ABC : Les détaillants peuvent stratifier et segmenter leurs stocks en trois catégories en fonction de leur valeur et de leur taux de rotation.
  • Articles A : Les 20% d'UGS les plus performantes, qui contribuent à 80% du revenu brut annuel sur la performance de la place de marché. Il s'agit d'une catégorie de marchandises de premier plan qui exige toujours un contrôle rigoureux des stocks et des réapprovisionnements réguliers à la date de péremption.
  • B-Items : Les performances de milieu de gamme, qui constituent la deuxième catégorie, visent également à assurer un suivi régulier des stocks.
  • C-Items : La "longue traîne" des stocks qui a une rotation lente et nécessite une allocation coûteuse de l'espace en rayon. L'absence d'UGS uniques pour chaque variante signifie qu'il est impossible de savoir si une certaine taille ou une certaine couleur est un article A ou un article C, ce qui entraîne une mauvaise répartition du capital.
• Contrôle des ventes : Grâce aux UGS, les responsables sont en mesure de suivre et de contrôler le taux de vente de certaines variations sur une période donnée. Les détaillants sont en mesure de détecter les signes avant-coureurs d'une stagnation en observant la vitesse à laquelle une certaine UGS passe du statut de "nouvel arrivant" à celui de "produit stable". Ils ont ainsi la possibilité de concevoir des stratégies de prix ciblées, telles que des démarques, pour des UGS spécifiques dont les performances sont insuffisantes, au lieu de procéder à des réductions de prix généralisées sur l'ensemble d'une catégorie, ce qui constitue généralement une tactique d'érosion des marges.

Améliorer l'expérience en magasin et la cohérence des prix

Dans le monde omni-canal d'aujourd'hui, l'UGS comble le fossé entre l'étagère physique et le magasin numérique.

• Orientation des variantes et ESL Lien : Un système avancé de cartographie des UGS permet de fusionner les étiquettes électroniques de rayonnage (ESL) et l'inventaire en magasin. Si un client se trouve devant un présentoir de 2,1 pouces lié à l'ESL pour un produit qui n'est plus en stock dans sa taille, il peut rapidement scanner un code QR pour accéder aux autres spécifications de 2,9 pouces en ligne.
• Tarification omnicanale Cohérence: La gestion centralisée des UGS garantit qu'une mise à jour des prix au siège est répercutée à l'échelle mondiale. Lorsque le mappage des UGS est solide, une étiquette de rayon électronique peut répondre en quelques secondes à un changement de prix, garantissant au client qu'il n'y aura jamais de différence entre le prix en rayon et le prix à la caisse.

Zhsunyco® est ici pour combler le fossé entre les données de l'UGS en amont et l'exécution de l'étagère en aval. En tant que partenaire matériel principal spécialisé dans les Systèmes d'étiquettes électroniques de rayonnage (ESL)Zhsunyco fournit une plateforme matérielle IoT unique qui comble le fossé entre les données des UGS et les affichages physiques. Ses systèmes prennent en charge plusieurs protocoles, notamment 2,4 GHz et BLE, ce qui garantit une transmission stable des données jusqu'au bord du rayon. En combinant du matériel de première qualité avec une intégration MQTT ouverte, Zhsunyco aide les détaillants à automatiser la gestion des prix tout en maintenant un taux de défaut inférieur à 0,0018%. Cette approche centrée sur le matériel garantit que la transformation numérique reste ancrée dans la fiabilité physique et l'excellence de fabrication évolutive.

Préparez l'avenir de votre entreprise avec des systèmes d'UGS évolutifs

Bien que la normalisation d'un système d'UGS soit une tâche énorme, elle en vaut la peine pour la clarté opérationnelle et la capacité d'évolution. Le passage d'une convention de dénomination chaotique à un cadre structuré doit se faire par étapes. Puisque vous savez comment créer des UGS claires, nous avons mis au point un système de gestion des UGS. Feuille de route pour la normalisation des UGS pour vous aider à la mettre en œuvre plus facilement dès aujourd'hui.

Étape	Action clé	Prestations attendues	Erreur courante à éviter
1. L'audit	Analyser les incohérences actuelles en matière de dénomination.	Identification des lacunes en matière de données.	Ignorer les "UGS fantômes" dans le système.
2. Définir la logique	Établir une hiérarchie marque-catégorie-variante.	Tri logique dans les bases de données.	Rendre la logique trop complexe pour le personnel.
3. Nettoyer les données	Supprimer les caractères spéciaux et les zéros initiaux.	Stabilité du système et sécurité des exportations.	Utiliser indifféremment "O" et "0".
4. Variantes de cartes	Aligner tous les attributs dans le même ordre.	Des rapports précis entre les groupes.	Séquencement incohérent des attributs.
5. Définir la politique	Établir des périodes de refroidissement pour les articles retirés du marché.	Prévention de la contamination des données.	Réutilisation des UGS au cours de la même année.

Pour la plupart des détaillants, la confusion des stocks est le principal goulot d'étranglement lorsqu'il s'agit de passer à l'échelle supérieure. La mise en place de ces meilleures pratiques permet à une entreprise de passer d'un simple suivi manuel à un commerce automatisé et axé sur les données. Un écart de stock important est une mauvaise raison pour découvrir les faiblesses de votre système. Commencez dès maintenant la normalisation pour vous assurer que votre système a la capacité de soutenir l'avenir de la croissance de l'IoT et de l'omnicanal dans le secteur de la vente au détail.