Le guide ultime de la gestion des UGS pour les détaillants

La complexité du commerce de détail a atteint un niveau record. Les détaillants ne contrôlent plus des stocks uniques et locaux. Au contraire, ils interagissent avec les magasins informatiques, les magasins physiques et le commerce social à travers une chaîne d'approvisionnement mondiale. La gestion des UGS se situe au confluent de cet écosystème de vente au détail et détermine si une entreprise de vente au détail fonctionne bien ou si elle s'effondre sous le poids des données.

Le contrôle des coûts commence par une gestion efficace des UGS. Chaque produit dans un entrepôt ou sur une étagère immobilise du capital. Au fur et à mesure que ces articles sont suivis par un commerce de détail, un surstockage se produit, entraînant une ponction sur la trésorerie, et un sous-stockage se produit, entraînant l'absence de nouvelles opportunités de vente et une perte de fidélité de la part des clients. L'un des éléments les plus difficiles de la gestion des UGS est la mise à jour cohérente et rapide des stocks. Les consommateurs d'aujourd'hui s'attendent à une visibilité en temps réel des UGS et à une tarification précise à tous les points d'interaction. La capacité à gérer les données relatives aux UGS à un niveau granulaire est plus qu'un avantage, c'est une question de survie. Dans le contexte de la distribution professionnelle, ce guide examinera les cadres techniques et stratégiques nécessaires pour survivre dans cet environnement et maîtriser la gestion des UGS.

Qu'est-ce que l'unité de gestion des stocks (UGS) ?

Une unité de gestion des stocks (UGS) est un code unique (généralement alphanumérique) pour un produit spécifique qu'une entreprise vend pour le suivi des stocks en interne. Un CUP est un code universel utilisé par les organisations externes, tandis qu'une UGS est l'un des identifiants uniques utilisés par les entreprises et les détaillants, créés pour leurs propres UGS. Il s'agit de l'information la plus détaillée sur le produit dans une opération de vente au détail.

Toutes les variantes d'un article spécifique nécessitent leurs propres UGS. Supposons qu'un vendeur propose un modèle de chemise en coton en trois tailles différentes (S, M et L) et en deux couleurs différentes (bleu et blanc). Ce modèle de chemise nécessite six UGS uniques. Ce niveau de granularité permet au vendeur de savoir quelles combinaisons spécifiques se vendent et lesquelles ne se vendent pas. Dans les systèmes d'inventaire d'une entreprise de vente au détail, l'UGS est la première clé logique pour les données de vente, la gestion des commandes et le stock de l'entrepôt. Sans ce niveau de spécificité, une entreprise ne peut pas agréger correctement les détails de ses produits, ce qui entraîne des défaillances multidimensionnelles dans ses informations financières et ses prévisions de stocks.

Qu'est-ce que la gestion de l'UGS ? Cartographie de l'écosystème

La gestion des UGS consiste à développer et à optimiser les codes et les données relatifs aux types de produits. Étant donné que tous les processus d'une entreprise sont interdépendants, cette explication prend tout son sens dans le cadre de la gestion globale de la chaîne d'approvisionnement.

Distinguer l'UGS du SCM, de l'inventaire et du WMS

Bien qu'ils soient souvent utilisés de manière interchangeable dans les conversations informelles, ces quatre concepts représentent des niveaux distincts d'une opération de vente au détail. Le tableau suivant clarifie leur relation dans le cadre d'une stratégie de gestion des stocks efficace :

Concept	Niveau	Focus sur la gestion	Rôle principal
Gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM)	Macro	Coordination mondiale	Le régulateur financier décide de la quantité à acheter et du moment du réapprovisionnement.
Gestion des stocks	Stratégique	Capital et chiffre d'affaires	Le commandant du site gère les mouvements et le stockage à l'intérieur des quatre murs.
Gestion des entrepôts (WMS)	Exécution	Espace et productivité	Le commandant du site gère les mouvements et le stockage à l'intérieur de quatre murs.
SKU Gestion	Fondation	Identité et granularité	Le socle de données. Il fournit l'identité unique utilisée par toutes les autres couches.

Comment les données relatives aux unités de stock stimulent les opérations de vente au détail

Les opérations internes de vente au détail ne peuvent être gérées sans un suivi précis des unités de stock. Les acheteurs au détail reçoivent des données sur la vélocité qui indiquent quels produits méritent des investissements plus importants. Ce sont également ces mêmes données qui indiquent les performances médiocres des produits devant faire l'objet d'une démarque. Ces mesures aident également le merchandising à déterminer l'emplacement des produits sur une étagère ou dans le magasin. Les stratégies de marketing dépendent du suivi au niveau de l'UGS pour les promotions basées sur des produits cibles ou des variantes de produits.

L'absence de cloisonnement administratif et opérationnel est l'objectif ultime de la gestion des données relatives aux UGS dans le commerce de détail. Cet objectif est mesuré à chaque point de vente impliquant un numéro d'UGS standard, lorsqu'une transaction de vente a lieu, les niveaux de stock à l'arrière-plan du système ERP sont automatiquement ajustés, et une demande de points de commande est générée si le stock dépasse un niveau prédéfini. Le flux de données augmente d'un ordre de grandeur, ce qui permet à l'entreprise d'évoluer.

Comment mettre en place un système de codification des UGS évolutif ?

Le manque d'organisation dès le départ entraîne une perte d'efficacité dans une entreprise en pleine croissance. Pour développer un système de gestion des UGS qui résiste à l'épreuve du temps, les détaillants doivent intégrer des normes de convention de dénomination technique, ainsi qu'un système logique plus structuré.

• Conventions d'appellation normalisées

Une UGS professionnelle doit être réalisée selon une approche descendante, en commençant par la catégorie la plus importante et en descendant jusqu'aux détails les plus spécifiques. Par exemple, [Catégorie]-[Marque]-[Modèle]-[Couleur]-[Taille] : [Category]-[Brand]-[Model]-[Color]-[Size].

• Structure logique : Une paire de chaussures Nike Air Max noires de taille 10 peut être codée SHO-NK-AM-BLK-10.
• Éviter le hasard : Il convient d'éviter les numéros séquentiels dénués de sens. Par exemple, un UGS de 100234 ne permettrait pas à un magasinier d'identifier le produit sans l'aide d'un ordinateur. Une UGS permettant l'identification individuelle des produits permet une identification et un dépannage plus rapides.

• Contraintes de caractère et clarté

Un UGS équilibré doit comporter entre 8 et 12 caractères. Tout ce qui dépasse ce nombre augmente la probabilité d'erreurs de saisie, et tout ce qui est trop court n'est pas assez détaillé pour être efficace.

• Éviter les personnages confus : Utilisez la lettre "O" (qui ressemble à zéro) ou les lettres "I" et "L" (qui peuvent ressembler au chiffre un) avec parcimonie.
• Éliminer les caractères spéciaux : N'utilisez pas de caractères spéciaux tels que @, #, * ou des espaces, car ils posent des problèmes lors de l'exportation des données du logiciel et de la lecture des codes-barres. Utilisez des traits d'union pour séparer les mots.

Stratégies avancées de gestion de l'UGS pour une efficacité élevée

Une fois qu'un système de codification a été mis en place, l'accent peut être mis sur l'optimisation. Une gestion très efficace des UGS comprend la curation active du portefeuille de produits afin d'obtenir une marge bénéficiaire maximale par mètre carré.

Rationalisation des UGS pour éliminer les stocks peu performants

Rationalisation des UGS désigne le processus analytique d'examen et de rationalisation des gammes de produits en stock afin de déterminer si une variante spécifique d'un produit doit continuer à être stockée. Les grands distributeurs, en particulier, souffrent de ce que l'on appelle la "prolifération des UGS", c'est-à-dire que le nombre d'UGS augmente à un point tel qu'il devient ingérable et que la rentabilité s'en trouve diluée.

Grâce à ces données, les détaillants sont en mesure de déterminer ce que l'on appelle les "UGS zombies", c'est-à-dire les articles qui occupent un espace coûteux dans un magasin et dont la contribution à la marge brute est négative en raison d'une faible vitesse de vente. La rationalisation de ces articles implique le retrait permanent ou la liquidation de ces stocks, afin d'augmenter l'espace disponible pour les articles à marge plus élevée et à rotation plus rapide. Ce processus protège également le bilan de l'entreprise en garantissant que chaque UGS en rayon est rentable.

Analyse ABC pour la hiérarchisation stratégique des stocks

Toutes les UGS ne sont pas égales en termes de valeur ou de fréquence des ventes. L'analyse ABC classe les stocks en fonction de leur importance par rapport aux besoins de l'entreprise, en suivant généralement la règle des 80/20 :

• Catégorie A : Les articles qui représentent environ 80% du chiffre d'affaires représentent 20% du stock. Il est essentiel que ces UGS soient bien gérées et qu'elles figurent en tête de la liste des priorités de réapprovisionnement. Ils doivent être comptés fréquemment.
• Catégorie B : Les 30% de stock qui, en moyenne, rapportent 15% de revenus doivent être examinés et nécessitent un contrôle modéré de l'inventaire.
• Catégorie C : Cette classe de stock représente 50% du stock total mais ne génère que 5% de recettes. Ils devraient être commandés, si nécessaire, avec moins d'efforts et à une fréquence moindre.

Intégration des systèmes d'UGS aux systèmes ERP, PIM et POS

Pour les grandes entreprises, chaque aspect du système UGS doit être intégré aux autres éléments du système. Dans le cas contraire, l'entreprise ne pourra pas travailler et fonctionner comme une unité et perdra un système électronique "source unique de vérité" dans l'entreprise.

• ERP (Enterprise Resource Planning) : Ce système gère les informations financières et d'achat liées à une UGS.
• PIM (gestion de l'information sur les produits): Ce système contient toutes les informations spécifiques qui comprennent des éléments, des documents et des images. Ces éléments fournissent et décrivent chaque UGS pour le marketing. Ils sont intégrés pour être utilisés avec tous les types de médias - imprimés et numériques.
• POS (Point de vente): Ce système est mis à jour en temps réel lorsqu'un client achète un produit et réduit ainsi le stock d'une UGS.

L'intégration garantit que les modifications apportées au processus d'exécution et à l'exécution des commandes sont répercutées sur tous les canaux de vente.

Synchronisation des données numériques avec l'ESL pour une meilleure précision physique

Les étiquettes électroniques de rayonnage (ESL) sont le terminal du système de gestion des UGS et garantissent que les enregistrements numériques correspondent à la réalité de la surface de vente. Les ESL sont intégrées au système central et peuvent mettre à jour automatiquement les prix, les informations promotionnelles, la disponibilité des stocks et les changements en temps réel. Cette intégration permet d'éviter la "dérive des données", une situation dans laquelle le système n'est plus synchronisé avec ce qui se trouve en rayon, ce qui entraîne des erreurs coûteuses à la caisse, des pertes de ventes et la frustration des clients.

Les ESL améliorent également le fonctionnement des entrepôts. Dans les entrepôts, ces dispositifs numériques offrent aux membres de l'équipe des informations dynamiques en temps réel sur l'emplacement d'un article et la quantité de stock disponible, ce qui facilite une préparation plus efficace des commandes et une plus grande précision des comptages de cycles. En remplaçant les étiquettes en papier par des affichages automatisés, les détaillants s'assurent que l'état physique d'une unité de stock est en phase avec son équivalent numérique tout au long de la chaîne d'approvisionnement, de la réception à la caisse.

Automatisation de la gestion des stocks grâce aux solutions Zhsunyco® ESL

Zhsunyco® fournit un service complet de Une solution unique pour l'apprentissage de l'anglais langue seconde et l'IdO qui accélère l'automatisation de la gestion des stocks. Avec plus de 12 ans d'expérience en R&D, Zhsunyco® permet aux détaillants de synchroniser les données numériques des UGS avec les rayons physiques en utilisant des stations de base ouvertes avec MQTT pour intégration transparente des points de vente et de l'IdO. Leur matériel prend en charge divers protocoles, notamment 2,4 GHz, NFC et BLE, ce qui garantit une transmission stable des données dans les entrepôts et les magasins. En payant une fois pour toutes le logiciel - disponible sur site pour la sécurité 100% - les détaillants peuvent mettre en œuvre des mises à jour de prix et d'inventaire en temps réel. Ce système élimine les erreurs manuelles, transformant les magasins physiques en actifs numériques agiles et favorisant des opérations intelligentes basées sur les données.

Mesurer le succès : Mesures clés de la gestion de l'UGS

Pour évaluer l'efficacité d'une stratégie de gestion des UGS, les détaillants doivent suivre les stocks à l'aide d'indicateurs clés de performance (ICP) spécifiques. Le tableau suivant résume les indicateurs les plus importants :

Métrique	Définition	Objectif stratégique
SKU Vélocité	Volume des ventes d'une UGS sur une période donnée.	Identifier les éléments à forte demande pour la catégorie A.
Rotation des stocks	Fréquence de vente et de remplacement du stock moyen.	Augmenter le chiffre d'affaires pour améliorer la trésorerie et l'efficacité.
Taux de rupture de stock	Pourcentage de temps pendant lequel une UGS n'est pas disponible à l'achat.	Maintenir les ruptures de stock de la catégorie A aussi près que possible de 0%.
Coût comptable	Coût total de l'entreposage d'une UGS (stockage, main-d'œuvre, assurance).	Réduire les coûts en éliminant les UGS "zombies" à rotation lente.
Taux de rétrécissement	Perte de stock due au vol, à la détérioration ou à des erreurs d'enregistrement.	Veiller à ce que le stock physique corresponde aux enregistrements numériques des UGS.

L'avenir du contrôle des UGS : L'efficacité par l'automatisation

La direction de l'automatisation du commerce de détail est l'objectif du processus d'automatisation du commerce de détail dans son ensemble. D'une manière générale, l'autogestion manuelle des UGS a toujours été lente et sujette à un nombre excessif d'échecs. L'avenir de la gestion des UGS réside dans le concept de "rayon vivant". Le rayon vivant est un environnement où l'autogestion des UGS peut être instantanément mise à jour par un système intelligent qui prévoit la demande et affiche instantanément les données à l'aide d'étiquettes de rayon électroniques.

La procédure prédictive remplacera la tâche réactive de la gestion des UGS, et les systématisations seront capables de vendre et de prédire les articles qu'une entreprise vendra, d'ajuster les marges d'automatisation des prix et d'informer les robots de l'entrepôt du réapprovisionnement sans l'aide d'êtres humains au travail. Comprendre aujourd'hui les principes fondamentaux de l'architecture des UGS est le premier pas vers l'automatisation de l'économie de détail de demain.

Questions fréquemment posées