Qu'est-ce que l'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence ?   

Les entreprises, les ONG, les ministères, etc. ont toujours eu besoin d'une signalisation dans leurs bureaux. La signalisation numérique est une nécessité car elle fournit des informations essentielles au personnel et aux visiteurs. Elle permet également de garder une trace des réservations de salles et de bureaux.

L'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence est un écran numérique alimenté par l'électricité qui est utilisé pour communiquer et transmettre des informations importantes aux visiteurs, aux employés ou aux participants d'une réunion dans un cadre officiel comme les salles de conférence et les salles exécutives.

Ce matériel de signalisation est utilisé par les entreprises et les organisations pour communiquer des informations importantes telles que les politiques et procédures obligatoires, les limites de capacité des salles de réunion, les mesures de sécurité, les directives à l'intention des employés, le plan des locaux et les détails de l'événement.

L'affichage numérique pour les salles de réunion et de conférence se décline en affichage externe (à l'extérieur de la salle de conférence) et en affichage interne (à l'intérieur de la salle de conférence). Un exemple d'affichage numérique interne pour les salles de réunion et de conférence est le dispositif de planification des salles de réunion, qui est destiné à optimiser les réunions.

Les panneaux numériques externes pour les réunions sont généralement montés sur les murs à l'extérieur de la salle de conférence. Cette signalisation externe fournit généralement un aperçu de l'état d'une salle.

Types d'affichage dynamique de salle 

Il existe différents types d'affichage numérique pour salles de réunion. Dans cette section, nous examinerons les meilleurs types et les plus importants que vous devez connaître.

• E-paper Room Sign 

Les panneaux d'affichage en papier électronique (ou papier électrique) sont les solutions les plus rentables et les plus respectueuses de l'environnement, surtout s'ils sont achetés auprès des meilleurs fournisseurs. Fournisseur d'écrans e-paper. Ils sont sans fil, alimentés par des piles et légers, ne pesant que quelques grammes, et peuvent être montés à l'endroit de votre choix. Ils ne nécessitent pas de câblage et ne sont donc pas limités en termes d'utilisation.

Le panneau de salle en papier électronique est flexible, facile à personnaliser et à mettre à jour. Il permet aux utilisateurs de supprimer ou d'ajouter rapidement les informations nécessaires qui seront affichées sur le panneau. Il affiche les horaires actuels et d'autres informations nécessaires concernant une salle de réunion.

• Panneaux de la salle des pas perdus 

L'un des systèmes de signalisation numérique les plus efficaces est le Touch Room Signs. Il s'agit d'un affichage numérique interactif à écran tactile doté de nombreuses fonctions faciles à utiliser. Il affiche l'horaire des salles de réunion via votre application de calendrier, aide à créer et à programmer des messages et des alertes de masse qui sont ensuite partagés avec d'autres participants à la réunion via un écran tactile. Système de gestion de contenu (CMS).

C'est un outil très facile à utiliser signalisation numérique avec des boutons interactifs et une interface qui affiche de nombreux éléments tels que des cartes d'orientation, l'ordre du jour des réunions, la biographie des intervenants et des informations complémentaires sur l'horaire.

• Carte de table de conférence numérique 

Une carte de table de conférence numérique est un outil de signalisation numérique pour salle de réunion qui permet aux participants à une réunion de partager et de consulter facilement des informations. L'appareil est généralement intégré à une table de conférence et comporte un écran d'affichage qui peut être connecté à un ordinateur.

Les participants peuvent utiliser la carte de table pour accéder aux documents et aux présentations. Il est ainsi plus facile de collaborer et de faciliter les discussions lors des réunions. Les cartes de conférence numériques contribuent à améliorer l'efficacité des réunions grâce à la facilité d'accès et de partage des informations qu'elles offrent aux participants.

• Panneaux de porte numériques pour salles de conférence 

L'affichage numérique sur la porte des salles de conférence est un moyen moderne d'afficher des informations sur les réunions et les salles de conférence. Il s'agit d'une signalisation numérique installée à l'extérieur d'une salle de conférence. Il affiche des informations essentielles telles que la réunion qui se tient actuellement dans la salle, les participants à la réunion et le temps restant avant la fin de la réunion.

La signalisation numérique de la porte de la salle de conférence aide les participants à localiser rapidement et facilement la bonne salle de conférence. Ce dispositif peut également être intégré à un système de réservation de salles qui permet aux participants de connaître la disponibilité d'une salle de conférence particulière et de réserver immédiatement.

Équipement d'affichage numérique dans les salles de réunion

À première vue, un signalisation numérique des salles de réunion Les systèmes de signalisation des salles de réunion et de conférence peuvent ressembler à un écran ordinaire ou à une télévision grand public, mais ils sont en fait bien plus sophistiqués que cela. La signalisation des salles de réunion et de conférence se compose de plusieurs éléments. 

L'affichage numérique dans les salles de réunion et de conférence nécessite certains composants essentiels pour fonctionner correctement. Sans cet équipement, le système de signalisation numérique ne sera pas en mesure d'afficher efficacement des contenus visuels tels que des avis, des indicateurs, des données météorologiques, des photos et des vidéos.

• Étiquettes électroniques

Les étiquettes électroniques sont de petites étiquettes qui fonctionnent comme un indicateur, affichant des éléments d'information vitaux pour l'utilisateur. Ces dispositifs innovants s'éloignent du système d'étiquetage traditionnel à base d'encre et de papier. Les étiquettes électroniques constituent un élément essentiel de la signalisation numérique de salle, car elles permettent aux visiteurs et aux employés de consulter des informations actualisées sur les événements et les réunions en cours ou à venir. Cet équipement moderne est conçu pour une utilisation très pratique, car il contribue à simplifier le processus de travail et donc à créer de la transparence.

Grâce aux étiquettes électroniques, les séminaires, les salles de réunion et de conférence et, d'une manière générale, les locaux des entreprises peuvent être facilement mis à jour et gérés à tout moment. Les étiquettes électroniques confèrent aux espaces de travail un aspect moderne tout en maintenant les informations à jour. Son fonctionnement est individuel, automatique et immédiat, avec peu ou pas de délais. 

• Écran LCD

L'écran LCD (liquid-crystal display) est un dispositif optique modulé électroniquement qui fait office d'affichage principal. Il s'agit d'un composant principal de l'affichage numérique, dont le fonctionnement est similaire à celui des smartphones et des téléviseurs. L'écran LCD affiche les données et les informations qui doivent être diffusées. 

L'écran LCD est l'exigence la plus importante lorsqu'il s'agit de faire appel à une société d'affichage dynamique. L'affichage d'un système de signalisation numérique peut prendre autant de formes que possible. Il existe un large éventail de tailles d'écran et de technologies disponibles sur le marché de l'affichage dynamique. Fabricant d'écrans LCD et la taille à choisir dépend de l'information à afficher. 

En règle générale, les écrans d'affichage LCD ont une taille d'environ 10 pouces et peuvent atteindre 98 pouces. Les écrans peuvent être utilisés seuls ou combinés pour former un mur vidéo ou un écran d'affichage massif. L'écran LCD pour la signalisation des salles de réunion est conçu pour être orienté soit en mode paysage, soit en mode portrait. Selon la marque et le modèle d'écran, les écrans LCD peuvent également être interactifs, c'est-à-dire qu'ils peuvent être activés par la voix ou le toucher.

Une caractéristique très intéressante des écrans LCD est que, contrairement aux téléviseurs résidentiels classiques, les écrans LCD de signalisation numérique peuvent rester en veille pendant 15 à 24 heures sans s'éteindre. Une autre différence entre les écrans LCD destinés à la signalisation numérique et les téléviseurs résidentiels classiques est leur niveau de luminosité. Les téléviseurs ordinaires ont une luminosité de 250 Niveaux de luminosité en nitsLes écrans LCD des systèmes de signalisation affichent une luminosité de 4 000 nits, ce qui contraste fortement avec les écrans LCD des systèmes de signalisation qui affichent 4 000 nits. Cela lui permet d'afficher un contenu très lumineux et coloré, même dans des conditions très ensoleillées et tout aussi lumineuses.

• Matériel de montage

Le matériel de montage, également connu sous le nom de matériel de support, est un autre élément clé de l'équipement nécessaire à la mise en place du système de signalisation numérique de la salle de réunion. Comme son nom l'indique, il s'agit d'équipements divers utilisés pour mettre en place les autres équipements essentiels. Il s'agit par exemple de câbles et de supports utilisés pour fixer un écran numérique à un mur ou à une table.

Le matériel de montage utilisé doit permettre de s'assurer que le système de signalisation numérique est attrayant pour les yeux et que le public peut y accéder facilement à partir de différents angles de la pièce.

• Lecteur multimédia 

Si l'écran LCD est le visage du système de signalisation numérique et le matériel de montage en est le corps, il n'est pas faux de dire que le lecteur multimédia est le cerveau du système de signalisation numérique. 

Un lecteur multimédia est un petit appareil utilisé pour afficher du contenu en le connectant à un écran numérique (par exemple, un écran LCD). Les lecteurs multimédias stockent des contenus et les transmettent ensuite au système de signalisation numérique pour qu'ils soient affichés à l'écran. Cet appareil est capable de récupérer directement les contenus stockés sur son disque dur embarqué ou dans le nuage, tandis que certains lecteurs multimédias peuvent faire les deux.

Lorsqu'ils sont connectés à l'internet, les lecteurs multimédias peuvent récupérer le contenu du nuage dès qu'ils y ont accès, et dans les cas où la connexion à l'internet est temporairement interrompue, ils peuvent continuer à fournir le contenu obtenu à partir du stockage local. La connexion des lecteurs multimédias à l'internet permet également aux utilisateurs d'effectuer des réglages sur le système de signalisation numérique par l'intermédiaire d'un portail web.

Les lecteurs multimédias d'affichage dynamique sont discrets et la majorité de ces articles sont tellement portables qu'ils peuvent tenir dans la paume de votre main. Ils sont donc faciles à transporter et à déplacer d'un endroit à l'autre.

Comment fonctionne l'affichage numérique dans les salles de réunion ? 

Les fonctions principales de la signalisation numérique des salles de réunion ne se limitent pas à l'affichage des places et des espaces disponibles, elles consistent également à s'assurer qu'il n'y a pas de confusion quant aux jours et aux heures où les salles ont été réservées pour une réunion ou un événement d'entreprise.

Le système de signalisation numérique des salles de réunion utilise un écran tactile, associé à une plateforme d'information avancée et à un logiciel de planification des salles, qui est ensuite placé à un point d'observation dans le bureau où il sera le plus utile. La signalisation numérique de la salle de réunion est utilisée pour accueillir les nouveaux arrivants dans l'espace de travail. En outre, elle aide les visiteurs et le personnel à se familiariser avec le terrain de la salle.

Tout d'abord, dans la zone d'accueil, l'affichage dynamique accueille les visiteurs et leur fait découvrir l'agencement du bureau. Il met à la disposition des visiteurs un plan interactif qui leur permet de se repérer facilement et sans avoir besoin d'indications humaines. L'affichage dynamique les informe des événements en cours dans la salle de réunion et annonce l'heure des événements à venir.

La signalisation numérique des salles de réunion confère aux zones les plus visibles et les plus importantes du bureau une aura de haute technologie à l'aide de trois composants principaux, qui sont :

• L'unité d'affichage électronique est installée dans la position la plus visible.
• L'unité de communication utilise la communication sans fil pour contrôler l'unité d'affichage.
• Le réseau de communication qui gère toutes les informations du bureau.

Pourquoi utiliser l'affichage dynamique pour une salle de conférence ?

L'affichage dynamique pour les salles de conférence remplit plusieurs fonctions essentielles pour les entreprises qui utilisent leurs salles de conférence.

Si l'objectif premier de l'affichage dynamique est d'afficher le programme de la journée et de la semaine à venir de la salle de conférence, il est également utilisé pour accueillir les invités et les organismes de visite, ainsi que pour simplifier les problèmes de logistique liés à la synchronisation des horaires des réunions.

Ceci étant dit, nous allons examiner brièvement quelques-unes des raisons pour lesquelles vous devriez utiliser l'affichage dynamique pour les salles de conférence :

• Gain de temps 

Imaginez un scénario dans lequel vous devez utiliser une salle de conférence pour une réunion impromptue et où toutes les salles de réunion sont fermées, de sorte que vous devez ouvrir manuellement chaque salle l'une après l'autre pour voir laquelle est disponible. Si la salle est occupée, vous devez vous excuser de l'avoir interrompue avant de passer à la salle suivante, ce qui peut durer très longtemps et, dans certains cas, même sans succès. 

Cependant, lorsque votre entreprise dispose d'un système de signalisation numérique intégré, la localisation des salles de réunion disponibles qui répondent le mieux à vos besoins sera beaucoup plus facile et sans effort. L'affichage numérique avec code couleur rend le processus encore plus facile, plus rapide et plus visible.

Si une entreprise utilise l'affichage dynamique pour ses salles de conférence, elle réussira à réduire les risques de réunions contradictoires dans le même espace.

• Fournit des informations en temps réel

L'un des principaux avantages de l'affichage numérique pour les salles de conférence est sa capacité à modifier instantanément et automatiquement les plans dans le système de réservation des salles de conférence. Contrairement à l'affichage qui nécessite une mise à jour manuelle du registre des salles de conférence, l'affichage numérique fournit des informations en temps réel.

Chaque fois qu'une salle de conférence se libère et devient disponible, l'affichage numérique le signale immédiatement et les changements sont rapidement effectués, ce qui permet une meilleure utilisation de l'espace. 

• Amélioration de l'expérience des employés

L'affichage numérique dans les salles de conférence contribue à améliorer la capacité des employés et l'expérience globale. La recherche d'une salle de conférence disponible est généralement longue et fatigante. Si cette situation se répète, le moral des employés risque d'être fortement entamé.

Les enseignes numériques apportent une solution durable à ce problème. Ils peuvent contribuer à réduire, voire à éliminer totalement, la confusion et la frustration liées au travail manuel et aux nombreuses erreurs qui en découlent.

Si une salle de conférence est actuellement indisponible, la signalétique l'indiquera et informera les participants dès qu'elle sera disponible. Un employé peut ainsi réserver ces salles pour ses clients en toute simplicité, car il lui suffit d'appuyer sur quelques touches pour obtenir les informations relatives à la réunion.

La signalisation numérique permet aux visiteurs, aux employés et aux participants aux réunions de se déplacer plus facilement dans l'enceinte du bureau.

• Messagerie personnalisable

L'une des raisons pour lesquelles vous devriez utiliser l'affichage numérique dans les salles de réunion est qu'il est très personnalisable et facile à mettre à jour, même pour les occasions les plus récentes. La fonction de personnalisation de l'affichage numérique permet d'afficher les messages de son choix. Cela permet de marquer les célébrations, les fêtes d'anniversaire, les annonces de l'entreprise et les informations sur les rappels de santé publique ou les urgences.

Cas d'utilisation de la signalisation dans les salles de réunion et de conférence 

L'affichage numérique dans les salles de réunion et de conférence devient rapidement un moyen populaire d'améliorer l'expérience globale dans les organisations. De nombreuses entreprises et organismes passent de l'ère manuelle à l'ère numérique.

Il existe plus d'une poignée de cas d'utilisation possibles de l'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence. En voici quelques exemples :

• Affichage des réunions et événements à venir

L'un des principaux cas d'utilisation de l'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence est l'affichage du programme des réunions de la journée et des événements à venir. Les participants peuvent ainsi planifier leur journée de manière à ne pas manquer une session importante.

L'affichage dynamique peut être utilisé pour afficher les horaires actuels et à venir, leur emplacement ainsi que tout détail supplémentaire qu'il est utile de connaître. Ces détails supplémentaires comprennent par exemple des informations vitales telles que le nom de l'orateur ou le thème de la discussion. Cela peut aider les visiteurs et les employés à rester sur la bonne voie et à tirer le meilleur parti de leur présence à l'événement.

• Pour des mises à jour en temps réel

Un autre cas d'utilisation (probablement l'un des plus populaires) de l'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence consiste à fournir des mises à jour et des notifications en temps réel. Cela peut être particulièrement utile en cas de changement de programme, d'annulation ou d'autres informations importantes.

En affichant ces informations sur l'affichage dynamique, les organisateurs d'événements peuvent facilement tenir les participants informés et éviter toute confusion ou tout retard. Cela permet d'assurer le bon déroulement de l'événement et de faire en sorte que les participants vivent une expérience positive.

• Affichage d'offres promotionnelles

L'affichage numérique dans les salles de réunion et de conférence peut également être utilisé pour présenter du matériel promotionnel, tel que des offres spéciales, des informations sur les produits, des logos de sponsors ou d'autres contenus marketing. Cette campagne promotionnelle est une méthode très utile pour stimuler l'engagement et susciter l'intérêt général pour les offres spéciales de la promo.

En affichant des informations promotionnelles sur l'affichage numérique, les organisateurs de l'événement peuvent atteindre un large public et faire une impression durable sur les participants.

• Peut être utilisé pour partager des contenus multimédias

L'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence peut également être utilisé pour partager des contenus multimédias, tels que des vidéos, des présentations ou d'autres aides visuelles. Cela peut améliorer l'expérience globale des employés et des visiteurs et rendre la réunion plus interactive et engageante. Par exemple, l'orateur principal de la salle peut utiliser l'affichage dynamique pour afficher une présentation, tout en la commentant et en dialoguant avec les participants. Cela contribuera à créer une expérience plus immersive et dynamique dans la salle de réunion.

• Fournir des directions et des indications

Un autre cas d'utilisation important de l'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence est la fourniture d'indications et de plans. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour les grands événements ou sites, où les participants peuvent avoir besoin d'aide pour s'orienter. L'affichage dynamique peut afficher des cartes et des indicateurs ou des pointeurs qui indiquent aux participants où aller et comment naviguer dans le lieu de l'événement. Cela permet de gagner du temps et de réduire la frustration des visiteurs qui ne connaissent pas bien le terrain. Cela permet également de s'assurer que les participants ont une expérience positive de l'événement.

• Pour afficher les flux de médias sociaux

L'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence peut également être utilisé pour afficher des flux de médias sociaux, tels que des hashtags Twitter ou des tags Instagram. En affichant les flux des médias sociaux sur l'affichage dynamique, les organisateurs de la conférence sont en mesure de créer un sentiment de communauté parmi le public et de susciter un engouement autour de l'événement. 

• Optimiser l'utilisation des salles

Si une salle de réunion particulière a été réservée et que les utilisateurs supposés ne se présentent pas à l'heure, l'affichage dynamique aide le personnel à identifier ces salles à temps, à mettre fin à la réservation et à la rendre disponible pour d'autres sessions en attente. L'affichage dynamique dans les salles de réunion permet d'améliorer l'utilisation de l'espace et de s'assurer que les espaces inutilisés sont automatiquement libérés pour d'autres. 

• Organiser des sessions interactives

Un autre cas d'utilisation possible de l'affichage dynamique dans les salles de réunion et de conférence consiste à proposer des fonctions interactives, telles que des sessions de questions-réponses ou des enquêtes. Les participants à la réunion ont ainsi l'occasion de faire part de leurs commentaires et de leurs réflexions sur les questions soulevées. Les hôtes et les organisateurs peuvent utiliser l'affichage dynamique pour recueillir des informations sur la salle de conférence et les utiliser pour améliorer d'autres réunions à l'avenir. Cela permet de s'assurer que l'événement répond aux besoins du public et qu'il apporte une valeur ajoutée aux participants.

• Communiquer avec des collègues et des clients éloignés

La signalisation numérique des salles de réunion facilite la communication interne. Nous sommes à l'ère de la mondialisation et nous avons assisté à un grand nombre de communications en ligne avec des collègues et des clients qui ne se trouvent même pas dans le même pays que nous. Les systèmes de signalisation numérique peuvent donner aux organisations la possibilité de diffuser en direct leurs réunions sur de multiples applications web et logicielles telles que Zoom, Slack, Google meet, Skype, etc.

• Indicateurs d'alerte d'urgence

Dans de nombreux cas, les salles de réunion et de conférence sont des espaces fermés. En cas d'incident soudain, tel qu'un incendie, un cas de maladie contagieuse ou une alerte à la toxine dangereuse dans les locaux, les responsables de la sécurité pourraient avoir du mal à mener à bien une opération d'évacuation sans heurts. Parfois, il peut s'écouler un certain temps avant que les personnes qui se trouvent derrière les portes verrouillées d'une salle de réunion ne réalisent qu'il y a une urgence à l'extérieur.

Un système de signalisation numérique bien intégré dans les salles de réunion peut être utilisé pour alerter les occupants de la salle et fournir les conseils de sécurité et d'évacuation nécessaires. 

Comment choisir la meilleure solution de signalisation pour les salles de réunion et de conférence ?

Le choix de la meilleure solution de signalisation pour les salles de réunion et de conférence est extrêmement important. Le système de signalisation numérique apportera de nombreux changements à une organisation et la qualité de ce système déterminera si le développement sera positif ou négatif. Pour garantir une évolution positive, il est nécessaire de choisir uniquement les meilleures solutions.

Voici quelques facteurs à prendre en compte lors du choix d'une solution de signalisation pour les salles de réunion et de conférence :

• Compatibilité : Lorsque vous choisissez la bonne solution de signalisation pour les salles de réunion et de conférence, assurez-vous qu'elle est compatible avec votre matériel existant, le cas échéant, et qu'elle peut facilement s'intégrer à votre système de réservation de salles. Le type d'écran LCD que vous utilisez ou avez l'intention d'utiliser doit être pris en considération pour s'assurer qu'il est compatible avec la solution de signalétique. 
• Facilité d'utilisation : Les employés ne doivent pas trouver la solution de signalisation difficile à utiliser ou à apprendre à utiliser. L'interface doit être simple et claire pour la réservation et l'annulation des réunions. La meilleure solution de signalisation numérique pour salle de réunion est facile à mettre en œuvre et à gérer.
• Personnalisation : Quelle est l'utilité d'une solution de signalisation numérique qui ne peut pas être personnalisée pour offrir une utilité sur mesure ? Choisissez uniquement une solution qui permet de personnaliser à la fois l'apparence et la mise en page. Cela doit être fait pour donner une représentation correcte de votre marque.
• Visibilité : L'objectif principal d'une solution de signalisation pour salles de réunion et de conférence est d'être vu. Toute autre solution est vouée à l'échec. L'affichage dynamique doit être visible de toutes les places assises de la salle de conférence. 
• Fiabilité : Choisissez une solution fiable, soutenue par une entreprise de renom ayant fait ses preuves.

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