Comment mettre en place un système de point de vente : Guide du détaillant, étape par étape

Dans le monde actuel du commerce de détail, il est crucial de mettre en place le bon système de point de vente pour que l'entreprise prospère. Pour toute entreprise active dans le secteur de la vente au détail, il est caractéristique de noter que la technologie de vente au détail omnicanale est un élément important. Un bon système de point de vente ne se contente pas de suivre les ventes, il se synchronise également avec d'autres processus commerciaux tels que l'inventaire, les relations avec les clients et les paiements. Cet article explique étape par étape comment choisir et mettre en œuvre un système de point de vente qui répondra aux besoins de votre entreprise.

Choisissez le bon point de vente pour vos besoins de vente au détail

Le choix du bon système de point de vente est sans doute la décision la plus importante que doit prendre un détaillant. La meilleure solution est celle qui s'adapte parfaitement aux besoins spécifiques de votre entreprise, et pas nécessairement la plus glamour ou la moins chère.

Évaluer les besoins de l'entreprise

Avant de sélectionner des fournisseurs spécifiques, il est nécessaire de procéder à une évaluation interne. Envisager :

• Type d'entreprise : Indiquez le type de commerce de détail que vous possédez, par exemple un magasin de vêtements, une épicerie, un magasin spécialisé, etc.
• Échelle de l'opération : Combien de sites physiques ? Combien de pistes de paiement par site ? Quel est le modèle de croissance prévu ?
• Transaction Volume: Combien de transactions exécutez-vous par jour, par semaine et par mois ? N'oubliez pas les volumes pendant les saisons de pointe.
• Taille et complexité du catalogue de produits : Combien d'UGS ? Votre activité comporte-t-elle de nombreuses variantes, des produits groupés ou des produits sérialisés ?
• Technologie existante : Quels autres systèmes (comptabilité, commerce électronique) doivent être intégrés ?

Comparer les types de systèmes POS

Évaluer les avantages et les inconvénients des différents les types de systèmes POS est extrêmement important :

Évaluer les caractéristiques principales

Outre les capacités transactionnelles de base, identifiez les caractéristiques les plus importantes pour un commerce de détail :

• Gestion des stocks : Suivi en temps réel, alertes en cas de rupture de stock, bons de commande autogénérés, inventaire des stocks et gestion des variantes.
• Gestion des relations avec la clientèle (CRM): Données sur les clients, comportement d'achat, programmes de fidélisation de la clientèle, compatibilité avec le marketing par courrier électronique.
• Rapports et analyses : Rapports sur les ventes par article, par catégorie, par employé, par heure, rotation des stocks, analyse de la marge bénéficiaire, tableaux de bord personnalisables et rapports sur les ventes.
• Gestion des employés : Fonctionnalités de pointeuse, suivi des performances de vente et autorisations basées sur des rôles prédéfinis.
• Intégration du commerce électronique : Possibilité de synchroniser les données d'inventaire et de vente avec votre magasin en ligne.

Tenir compte des coûts et du soutien

Ne vous contentez pas du prix affiché. Soyez attentif aux dépenses de base : coûts d'équipement, y compris le matériel ou les logiciels, frais de transaction, frais d'acquisition et de formation initiaux, et coûts des services d'assistance. L'assistance du fournisseur de l'entreprise est cruciale lors de l'installation du système, et si le fournisseur n'est pas sollicité pour dépanner lorsque le système est en panne, beaucoup de temps est perdu.

Priorité à l'évolutivité

Il faut choisir un système capable de s'adapter à l'augmentation de la taille de l'entreprise. La migration d'un système de point de vente est un processus perturbateur et coûteux. Assurez-vous que la solution choisie peut s'adapter à la croissance du nombre de transactions, à l'augmentation du nombre de magasins, à l'accroissement des stocks et aux exigences futures en matière de fonctionnalités, sans nécessiter une refonte complète.

Rassemblez et connectez votre matériel POS

L'étape suivante, après la sélection du système de point de vente, consiste à rassembler et à intégrer tous les équipements de point de vente nécessaires. Les composants matériels sont un aspect très important de toute entreprise, car ils déterminent l'efficacité de l'entreprise et la satisfaction des clients. Les besoins en équipement de base qui doivent être satisfaits pour la plupart des systèmes TPV comprennent un lecteur de codes-barres, une imprimante de reçus et un processeur de paiement. Pour garantir l'interopérabilité de ces composants avec votre logiciel de point de vente, veillez à choisir un logiciel compatible avec l'autre.

Par exemple, les imprimantes de reçus doivent être intégrées à votre système de point de vente pour que les clients reçoivent rapidement leurs reçus. Si vous traitez un grand nombre de reçus, vous devrez peut-être opter pour des modèles rapides. Les lecteurs de codes-barres sont un autre matériel utilisé dans le processus d'encaissement et qui contribue à la gestion des stocks. Ces scanners permettent de numériser les détails des produits en peu de temps et de minimiser les risques d'erreur.

Si votre entreprise est impliquée dans le traitement de cartes de paiement ou de cartes de crédit, vous avez besoin d'un processeur de paiement. Les options de paiement que vous proposez influencent grandement la satisfaction de vos clients ; vous devez donc proposer des cartes de débit, des cartes de crédit et des solutions de paiement mobile telles que Google Pay et Apple Pay.

Installation et configuration du logiciel de caisse

L'installation du logiciel de point de vente est l'étape qui suit l'installation du matériel de point de vente. Le logiciel est le cœur du système de point de vente, car il est responsable du traitement des ventes, de la gestion des stocks et de la liaison avec d'autres outils d'aide à la gestion de l'entreprise. Le processus d'installation peut varier en fonction du fournisseur du point de vente, mais en général, il comprend l'installation du logiciel sur l'équipement du point de vente et l'intégration de la nouvelle configuration du point de vente, ce qui inclut la création de profils d'utilisateur pour vos employés.

Lors de la configuration de votre logiciel de point de vente, veillez à prendre en compte les paramètres qui contrôlent votre système de gestion des stocks. Le logiciel doit être capable de mettre à jour l'état des stocks en temps réel afin de garantir que vous ne commandez pas plus de stocks que nécessaire ou que vous n'êtes pas à court des produits les plus vendus. Veillez également à ce que votre système de point de vente soit intégré à votre boutique de commerce électronique si vous exploitez un magasin de détail omnicanal. De cette manière, vous pouvez contrôler les ventes en ligne et les ventes dans le magasin physique à partir d'une seule plateforme.

Certains systèmes POS peuvent inclure des tutoriels vidéo ou une assistance à la clientèle pour permettre aux utilisateurs d'achever le processus d'installation en suivant des étapes simples. N'hésitez pas à consulter votre fournisseur de point de vente si vous rencontrez des problèmes lors de vos transactions. Toutefois, il est essentiel de comprendre que l'installation d'un système POS est un investissement à long terme dans le développement de l'entreprise, et qu'il est essentiel d'éviter les erreurs lors de la phase initiale.

Ajouter des produits et gérer efficacement les stocks

Un système de point de vente qui fonctionne bien facilite la gestion des stocks. Après l'installation du logiciel, l'étape suivante consiste à saisir les produits dans le système et à mettre au point un bon mécanisme de contrôle des stocks. De nombreux systèmes de point de vente permettent d'importer les détails des produits par lots, ce qui est pratique. Il est facile de trier les produits par type, par marque ou par rayon, ce qui facilite le suivi des stocks.

Ajout de produits : Méthodes et processus

Lors de la saisie des détails d'un produit, outre les informations de base telles que le nom du produit, sa description, son prix et sa quantité en stock, la plupart des systèmes de point de vente vous permettent de saisir des informations supplémentaires telles que les images du produit, les spécifications du produit et les codes-barres. Grâce à la fonction d'importation en masse, vous n'avez pas besoin de saisir chaque produit individuellement lorsque vous devez en introduire un grand nombre dans le système, car cela se fait d'une manière beaucoup plus simple.

Il existe trois façons d'ajouter des produits : la saisie manuelle des données, l'importation à partir d'un fichier CSV et l'intégration avec un système ERP. Chacune d'entre elles est adaptée à certaines conditions commerciales, et le choix de la méthode peut considérablement améliorer le travail.

Gestion efficace des stocks

La gestion des stocks est importante pour avoir toujours les bons produits en stock afin de répondre aux besoins des clients. Un bon système de point de vente doit pouvoir mettre à jour l'inventaire à chaque transaction effectuée, afin d'éviter les ruptures de stock ou la commande d'une trop grande quantité d'un produit particulier. Veillez également à ce que le système de point de vente puisse s'interfacer avec d'autres applications commerciales, par exemple les systèmes des fournisseurs, afin de faciliter le réapprovisionnement automatisé. Vous pourrez ainsi consacrer plus de temps à votre activité plutôt qu'au comptage physique des stocks.

Pour accroître l'efficacité du système et minimiser le facteur humain, il est possible d'intégrer le système POS à l'ESL. L'ESL peut immédiatement mettre à jour les prix et les informations sur les produits, garantissant ainsi que les prix affichés dans les rayons sont identiques à ceux du système POS ou de la base de données centrale. L'ESL est plus efficace que les étiquettes en papier, car il permet de modifier les informations figurant sur l'étiquette sans qu'il soit nécessaire de les remplacer fréquemment, ce qui est courant dans les magasins de détail proposant de nombreux produits et des promotions fréquentes.

De cette manière, le système POS ne contrôle pas seulement l'inventaire, mais interagit également avec l'ESL. En cas de changement de produit ou de prix, les nouvelles informations sont transmises aux étiquettes des rayons. Cela signifie que les prix sur les étagères sont cohérents avec les données du système, ce qui n'est pas le cas avec les étiquettes papier qui peuvent prendre du temps à être mises à jour ou qui peuvent être mises à jour de manière incorrecte.

En outre, l'ESL prend également en charge la tarification dynamique. En effet, les détaillants peuvent facilement modifier le prix de leurs produits en fonction des forces du marché ou des promotions, et les clients seront toujours en mesure de voir les prix actuels. Les détaillants peuvent ainsi exercer un certain contrôle sur les prix tout en évitant de semer la confusion dans l'esprit des clients par le biais d'étiquettes trompeuses.

Premier partenaire numérique pour l'apprentissage de l'anglais langue seconde : ZhSunyco®

ZhSunyco®, premier fabricant mondial d'étiquettes électroniques de rayonnage (ESL), s'engage à stimuler l'innovation de l'IdO dans le commerce de détail grâce à une technologie d'affichage numérique innovante. En tant qu'expert en solutions ESL à guichet unique, nous fournissons des produits d'étiquettes multi-bandes de fréquences, multi-couleurs et multi-protocoles, couvrant un large éventail de scénarios tels que les supermarchés, les pharmacies, les entrepôts, etc, aidant les magasins à réaliser l'automatisation des prix et la gestion intelligente. S'appuyant sur notre propre plateforme de R&D, 12 ans d'accumulation de technologie et une capacité de production annuelle de 6 millions de pièces, les produits ZhSunyco® sont exportés dans plus de 180 pays et desservent plus de 35 000 magasins. Avec les avantages d'une consommation d'énergie ultra-faible, d'un affichage ultra-clair et d'un déploiement flexible, notre système ESL est un outil clé pour la transformation numérique des détaillants. Choisissez ZhSunyco® et entrez immédiatement dans une nouvelle ère de commerce de détail intelligent.

La tarification intelligente commence ici !

Mise en place d'un traitement sécurisé des paiements

N'oubliez pas de mettre en place une méthode d'encaissement sécurisée lorsque vous configurez votre système de point de vente pour accepter les principales cartes de crédit. C'est important pour protéger les données de paiement de vos clients, qui sont essentielles pour maintenir la fidélité et la satisfaction des clients. Le système de PDV que vous sélectionnez doit prendre en charge les paiements par cartes de crédit et de débit, les paiements mobiles via Google Pay et Apple Pay, ainsi que les espèces.

Pour mettre en place une méthode sécurisée de traitement des paiements, il faut d'abord faire appel à une société de traitement des paiements réputée. Ces sociétés offrent les services nécessaires à la sécurisation du traitement des cartes et des paiements numériques. Assurez-vous que la société de traitement des paiements que vous choisissez utilise des protocoles de cryptage sécurisés et qu'elle respecte la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS).

Le système devrait également inclure des options de paiement sans contact, qui ont gagné en popularité en raison de leur efficacité. Ces paiements réduisent l'interaction physique entre les clients et le personnel, ce qui améliore l'hygiène et l'expérience du client. Veillez également à ce que le logiciel permette le traitement de différentes devises et accepte les cartes de crédit internationales, en particulier si vous traitez avec des clients d'autres pays.

Lors de la mise en place du traitement des paiements, veillez à prêter attention à la manière dont les transactions sont saisies dans votre système de point de vente. Ces informations sont importantes pour les activités de l'entreprise car elles permettent de suivre les ventes, le comportement d'achat des clients et même de révéler la rentabilité de l'entreprise.

Intégrer les points de vente aux principaux outils commerciaux

Votre système de point de vente moderne ne doit pas se contenter de traiter les ventes. Il doit s'interfacer avec d'autres outils et applications pour faciliter les opérations de votre entreprise. Par exemple, l'intégration avec des outils de gestion de la relation client (CRM) permet de s'engager auprès des clients en suivant leurs informations, les marchandises achetées et même en analysant les données. Les entreprises peuvent ainsi promouvoir et développer des programmes de fidélisation destinés à des clients spécifiques.

Si vous exploitez une entreprise multicanal (vous avez des magasins physiques et en ligne), votre point de vente doit fonctionner de manière transparente avec votre plateforme de commerce électronique. Cela permet des mises à jour en temps réel des stocks afin de refléter les niveaux de stocks immédiatement après une vente, même si la vente a été effectuée dans un autre lieu ou en ligne. En outre, cela permet à une entreprise de suivre systématiquement les ventes dans différentes régions. L'intégration avec des plateformes d'achat en ligne telles que Shopify, WooCommerce et Magento améliore la cohérence opérationnelle et l'expérience client en garantissant que les clients reçoivent le même service (ou sont servis) quelle que soit l'interface commerciale qu'ils utilisent.

Outre l'intégration du commerce électronique et de la gestion de la relation client, pensez à relier votre système de point de vente à des outils de gestion des stocks, de paie ou d'analyse commerciale. Le fait d'avoir plusieurs extrémités vous donne une vue d'ensemble de l'efficacité de votre entreprise, depuis les chiffres de vente jusqu'à la productivité du personnel, ce qui vous permet de prendre des décisions qui favorisent la croissance. Combiné à ces outils, un système de point de vente placé stratégiquement, soutenu par une planification stratégique, aide à gérer une entreprise agile et axée sur les données.

Former votre personnel pour des opérations sans heurts

Quelle que soit l'efficacité de votre système de point de vente, il ne vaut que ce que vaut sa mise en œuvre si votre personnel n'est pas formé à son utilisation. La formation du personnel est essentielle pour assurer la satisfaction des clients et la coordination harmonieuse des opérations de l'entreprise. Prévoyez le temps nécessaire pour former vos employés à l'utilisation du logiciel de point de vente, au traitement des transactions avec les clients et à la gestion des stocks, pour n'en citer que quelques-uns. Les fonctions de base, telles que le traitement des ventes, des retours et la gestion des comptes utilisateurs, et les fonctions avancées, telles que la génération de rapports et l'analyse des données commerciales, peuvent être enseignées au cours de sessions de formation.

Veillez également à ce que l'équipe dispose de connaissances suffisantes en matière de méthodes de paiement. Certains clients peuvent vouloir payer par des méthodes sans contact, par carte de débit ou par carte de crédit traditionnelle. Votre personnel doit être en mesure d'accompagner le client tout au long du processus de paiement, en toute confiance.

Formez vos employés à fournir un service clientèle de premier ordre en plus de leurs autres tâches. Le fait qu'un membre du personnel soit en mesure de résoudre rapidement les problèmes liés au système de point de vente améliore considérablement l'expérience des clients et réduit les retards aux heures de pointe. Vous pouvez envisager de fournir des tutoriels vidéo ou des documents expliquant étape par étape les problèmes auxquels le personnel peut être confronté afin de faciliter la formation.

Testez minutieusement et lancez votre système

Avant de mettre en service le nouveau système de PDV, tout doit être testé méticuleusement pour s'assurer que tous les aspects sont prêts à fonctionner. Vérifiez les transactions de test pour vous assurer que chaque élément du matériel du système de PDV fonctionne, comme les imprimantes de reçus et les lecteurs de codes à barres, ainsi que les paramètres du logiciel, comme le suivi des stocks. Assurez-vous que le traitement des paiements fonctionne parfaitement avec les cartes de crédit, les cartes de débit et les options de paiement mobile.

Outre les tests de fonctionnalités clés du système de point de vente, des tests de stress de base doivent également être effectués pour mieux simuler des scénarios d'utilisation réalistes. Essayez de traiter plusieurs transactions à la fois. Une autre simulation pourrait consister à faire entrer tous les clients dans le magasin en même temps, ce qui permettrait de vérifier si le système présente des problèmes de performance avec des fonctions avancées telles que la gestion intégrée des stocks et les outils de relation avec les clients.

Une fois que vous avez la certitude que le système de point de vente fonctionne correctement après avoir subi tous les tests, vous pouvez fixer une date pour la mise en service. Veillez à ce que votre personnel soit préparé au changement et surveillez ses premiers jours d'utilisation active du système de point de vente. Si tout est configuré correctement avec le TPV et que le personnel est suffisamment formé, les opérations et le service à la clientèle s'amélioreront considérablement dans l'ensemble de l'entreprise de vente au détail.

Problèmes courants et dépannage simple

Malgré la meilleure planification et les meilleurs tests, certains problèmes peuvent survenir lors de l'installation du système ou lors de sa première utilisation. Ces problèmes et leurs solutions sont décrits ici :

Connectivité ou dysfonctionnements du matériel

• Les problèmes vont de l'impossibilité d'imprimer les reçus aux scanners qui ne lisent pas les codes-barres, en passant par l'impossibilité de se connecter aux terminaux de paiement.
• Solution : Assurez-vous que toutes les connexions (câbles d'alimentation et de données) sont correctement branchées et que tous les appareils sont allumés. Assurez-vous que les bons pilotes sont installés (si nécessaire) et que vos modèles de matériel sont pris en charge par votre fournisseur de points de vente. Il est également conseillé d'essayer de redémarrer certains appareils et le logiciel de caisse.

Connexion réseau instable ou lente

• Impossibilité de synchroniser les données du nuage, diminution du taux d'exécution des transactions, voire arrêt du système.
• Solution : Avant de redémarrer le routeur, vérifiez la puissance du signal WiFi et du câble Ethernet du magasin, confirmez que le service Internet du magasin fonctionne de manière optimale et vérifiez si le pare-feu n'obstrue pas le trafic essentiel du point de vente.

Erreurs d'installation ou de configuration du logiciel

• Lorsque le logiciel n'est pas installé correctement, qu'il ne peut pas fonctionner, qu'il y a des problèmes de connexion ou que les paramètres ne sont pas sauvegardés correctement.
• Solution : Lisez les instructions d'installation du fournisseur du logiciel et vérifiez si votre appareil est compatible avec le système. Essayez d'exécuter l'installation ou le logiciel en tant qu'administrateur. Pour les problèmes de configuration, assurez-vous que les détails fournis sont corrects.

Problèmes d'importation de données sur les produits et les stocks

• Problèmes tels que des données manquantes, un formatage incorrect, un échec du processus d'importation ou des informations incorrectes après l'importation à partir d'un fichier, par exemple un fichier CSV.
• Solution : Vérifiez soigneusement le format du fichier d'importation afin de vous assurer que toutes les colonnes correspondent aux champs spécifiés ci-dessus. De tous les défauts qui peuvent survenir, celui-ci implique de vérifier les erreurs concernant les entrées effectuées sur les données (telles que des virgules mal placées, un type de données incorrect). Il est conseillé d'essayer d'importer un petit lot à la fois afin de déterminer la cause du problème.

Défauts de traitement des paiements

• Les transactions de paiement ou d'achat ne s'effectuent pas pour certains types de cartes ou de moyens de paiement.
• Solution : Vérifiez que le terminal de paiement est connecté et allumé correctement. Assurez-vous que votre connexion réseau est bonne, car le traitement des paiements est très sensible aux connexions réseau. Vérifiez votre compte marchand auprès de votre prestataire de services de paiement et assurez-vous que les méthodes de paiement sont acceptées. Vérifiez les paramètres de paiement dans votre système POS.

Si les mesures de dépannage de base susmentionnées ne fonctionnent pas, il est conseillé de demander l'aide du vendeur du système POS ou du fournisseur de matériel. Ils disposent des connaissances et de l'équipement nécessaires pour vous aider à résoudre le problème.

Conclusion : Construire les bases de votre commerce de détail

L'installation d'un système de point de vente est un processus complexe qui exige une grande attention aux détails à chaque étape. Pour les propriétaires d'entreprise. Depuis la sélection des produits, leur connexion au matériel et au logiciel, la gestion des stocks, qui peut être prise en charge par ESL, et la sécurité des paiements, chaque étape s'appuie sur la précédente. Il est puissant lorsqu'il est intégré à d'autres outils, et son efficacité est renforcée par la formation du personnel. Des tests approfondis jettent les bases du bon fonctionnement du produit dès les premières étapes de son application.

Ce voyage est axé sur l'excellence des opérations, sur la création d'un pilier opérationnel solide. Un point de vente Square solide possède les capacités nécessaires pour simplifier les processus, fournir des informations importantes, améliorer l'expérience des clients et soutenir la croissance. Abordez cette configuration avec soin - les avantages à long terme qu'elle apporte en termes de gain de temps et de gestion sont inestimables. Lorsqu'il est bien fait, votre système de point de vente est un allié précieux pour votre commerce de détail.