¿Qué son las mermas en el comercio minorista? Explicación de las 5 principales causas y soluciones

Prefacio

Dirigir una tienda no es tarea fácil, tanto si se trata de un rincón acogedor lleno de libros como de unos grandes almacenes repletos de actividad. La palabra "pérdida desconocida" es suficiente para alarmarse mientras se controla el stock y las finanzas de la empresa. Así pues, ¿qué es la pérdida desconocida en el comercio minorista y cuáles son sus causas habituales? Si se pregunta de qué se trata, no es el único. La pérdida desconocida en el comercio minorista es un problema constante que merma los márgenes y causa estragos. En esta entrada del blog, aprenderá sobre:

• El concepto de contracción y su significado
• Por qué las mermas son importantes para las empresas
• Métodos para calcular la contracción
• Las principales razones de la contracción
• Medidas y métodos para minimizar las mermas

¿Qué son las mermas en el comercio minorista?

La merma en el comercio minorista se define como la pérdida de existencias de inventario que no se han vendido, lo que da lugar a una diferencia negativa entre lo declarado y la cantidad de inventario que está realmente en posesión del minorista. Este gran problema perjudica los beneficios obtenidos por los vendedores de un minorista y suele atribuirse a hurtos, robos por parte de los empleados, errores administrativos, fraudes de proveedores y errores humanos. Estos problemas pueden acarrear costes considerables y obstaculizar la productividad general. El principio de la pérdida desconocida es crucial para cualquier gestor de un comercio minorista, ya que es fundamental para hacer inventario y formular medidas preventivas contra las pérdidas. Conocer los factores que provocan la pérdida desconocida permitirá a los minoristas reducir las pérdidas de activos y mejorar la fluidez del negocio.

¿Por qué son importantes las mermas en el comercio minorista?

Los minoristas deben prestar atención a sus pérdidas, ya que la pérdida desconocida es un problema que ninguna empresa del sector minorista desearía tener. Según los datos disponibles y las cifras publicadas por la Federación Nacional de Minoristas en sus informes anuales recuperados, alrededor de 1,4% de las ventas minoristas o ingresos se pierden debido a la pérdida desconocida en el comercio minorista, lo que supone miles de millones de dólares en un año. No sólo disminuirá los márgenes de beneficio del negocio, sino que la pérdida desconocida también tendrá un impacto significativo en la cuenta de resultados del minorista y obstaculizará los flujos de trabajo creando ineficiencias y, si no se gestiona adecuadamente, afectará a los clientes.

Estas pérdidas restringen el potencial de mejora, que puede consistir en desarrollar una formación más sólida del personal o en mejorar las operaciones de atención al cliente. Concentrarse en la pérdida desconocida no es sólo centrarse en la reducción de costes, también es esencial para la ventaja competitiva de su organización minorista. Los minoristas pueden reducir la estructura de costes y utilizar a su personal como primera línea de defensa y principal herramienta de prevención integrando buenos sistemas de control de inventario y medidas de control de pérdidas que aumentarán la eficacia con precisión y harán que las compras de los clientes sean fluidas. Estos métodos, cuando se emplean de forma coherente, pueden evitar la pérdida desconocida a largo plazo y aumentar la eficacia operativa de un negocio mejorando su rentabilidad gracias al ahorro de tiempo y recursos.

Cálculo de las mermas en el comercio minorista: Guía paso a paso

El cálculo de las mermas en el comercio minorista puede parecer complicado al principio, pero resulta más fácil cuando se empieza por el proceso formal. A continuación se ilustran los pasos y fórmulas para llevarlo a cabo con eficacia:

• Determinar el inventario registrado: Comience con el recuento total del inventario documentado en sus registros antes de realizar un recuento físico.
• Realizar un recuento del inventario físico: Realice un control exhaustivo para medir el número real de artículos presentes en su tienda.
• Calcular la pérdida de inventario: Pérdida de Inventario=Cuento de Inventario Registrado-Cuento de Inventario Real

Este procedimiento le ayuda a identificar la cantidad de inventario que falta.

• Calcular el índice de contracción:

Índice de merma=(Pérdida de inventario/Cuento de inventario registrado)×100%

El índice de mermas convierte las pérdidas de inventario en porcentajes, lo que proporciona una imagen más clara de la gravedad de las mermas.

Principales tipos de mermas en el comercio minorista y cómo identificarlas

Para evitar que surjan problemas de mermas en el inventario, es importante echar un vistazo a las causas fundamentales como primer paso y a los tipos de mermas que existen. Cada tipo presenta sus propios retos, que también deben abordarse de forma diferenciada.

Causa #1: Hurto en tiendas

Los hurtos en tiendas siguen representando un porcentaje lamentable de la pérdida desconocida en el comercio minorista. La Encuesta Nacional de Seguridad en el Comercio Minorista 2020 de la Federación Nacional de Minoristas reveló que el aumento de los hurtos en las tiendas ha podido representar casi el 36,5% de la pérdida desconocida en el comercio minorista. Este tipo de hurto, también conocido como hurto externo, puede ir desde individuos oportunistas hasta redes organizadas de delincuencia minorista. Colocar cámaras alrededor del local y que varios empleados vigilen las grabaciones de seguridad puede ayudar a controlar a los posibles ladrones.

Causa #2: Robo de empleados

El robo por parte de los empleados, o robo interno en otros términos, es una de las principales causas de las mermas. Los participantes en la misma encuesta afirman que el fraude de los empleados representa aproximadamente el 33% de las pérdidas de inventario. Las acciones de la sociedad de esta naturaleza incluyen el robo de productos de la tienda, la sustracción de efectivo del cajero e incluso la manipulación de los registros de transacciones. Pero esto se esquiva mediante, como se verá más adelante, medidas como estrictos controles internos para evitar pérdidas significativas por robo, auditorías frecuentes y el fomento de la integridad y la responsabilidad en toda la organización.

Causa #3: Errores Administrativos

Según las estimaciones, los errores administrativos representan 20% de las mermas. Estos errores proceden de cosas como el recuento incorrecto del inventario, la introducción de datos de forma errónea o, simplemente, errores en la documentación implicada. En cierta medida, estos problemas pueden reducirse disponiendo de excelentes sistemas de inventario y formando continuamente a los empleados para una mejor gestión de los inventarios y una eventual reducción de las discrepancias durante el recuento de existencias.

Causa #4: Fraude de proveedores

El fraude de proveedores, aunque menos común, puede afectar significativamente a los niveles de inventario. Aunque los porcentajes específicos varían, en general se considera que el fraude de proveedores contribuye a una parte notable de las mermas. Esto implica que los proveedores suministran menos artículos de los facturados o incurren en prácticas engañosas. Establecer contratos claros, realizar auditorías periódicas y mantener una comunicación eficaz con los proveedores puede ayudar a los minoristas a minimizar estos riesgos.

Causa #5: Pérdida operativa

Las pérdidas operativas debidas a anomalías dentro de la cadena de suministro, como la mala gestión del inventario o las malas prácticas de envío, son pérdidas causadas por la empresa en el centro y suelen representar un porcentaje menor de la pérdida total por pérdida desconocida, pero merece la pena señalarlas. La mejora de estas pérdidas puede lograrse mediante la formación sobre los principios de la gestión de inventarios y la aplicación de herramientas tecnológicas de gestión de inventarios. Además, hay que evaluar y perfeccionar las operaciones del sistema de gestión de la cadena de suministro para minimizar las pérdidas operativas.

Cómo evitar las mermas en el comercio minorista: Las 6 mejores estrategias y herramientas

Si se decide abordar el problema de la pérdida desconocida en el comercio minorista, no basta con conocer sus causas, sino que hay que aplicar las herramientas y tácticas pertinentes. Para abordar los problemas de la pérdida desconocida, se pueden proponer las seis medidas circunscritas siguientes, cada una de las cuales muestra un enfoque diferente del problema.

Optimizar la distribución de la tienda para reducir las posibilidades de robo

El objetivo de reducir los hurtos y prevenir la pérdida desconocida hace que el diseño adecuado de la distribución de la tienda sea de gran importancia. Un diseño adecuado ayuda a los minoristas a reducir las posibilidades de hurto. La distribución debe servir también para evitar la creación de puntos ciegos, asegurando que todas las zonas queden fuera del alcance de los empleados del comercio o de las zonas recortadas, como espejos y cámaras de seguridad. Estas características sirven como herramientas preventivas que socavan cualquier intento de los posibles ladrones de pasar desapercibidos.

Para evitar este tipo de robos, las zonas de exposición de los artículos de mayor valor deben estar situadas de forma que el personal pueda verlos. Cuando un mirador está recto, estos artículos no pueden ser sustraídos sin ser advertidos. Además, los pasillos organizados y espaciosos facilitan que el personal de la tienda pueda vigilarla para detectar con mayor eficacia los casos de actividad sospechosa.

Otro aspecto de gran interés es mejorar la iluminación de la tienda. Una buena iluminación mejora la visibilidad y mejora la experiencia de compra, lo que a su vez beneficia a los compradores. Una distribución de la tienda bien diseñada protege contra la pérdida de clientela y muestra todo el proceso de compra de la mejor manera posible, lo que incluye limitar estratégicamente la seguridad que molesta a los clientes para que la experiencia de compra sea más agradable y cómoda.

Crear políticas estrictas de devolución y reembolso

Los minoristas deben controlar el fraude en las devoluciones, una de las causas importantes de la pérdida desconocida, para reducir la pérdida desconocida global. Se trata de situaciones en las que los clientes intentan devolver artículos robados o falsificados, lo que podría ir en detrimento de la rentabilidad del minorista. Por tanto, diseñar una política estricta de devoluciones y reembolsos ayuda a evitar esas pérdidas y a aumentar la rentabilidad global.

Las políticas efectivas deben ser exhaustivas e incluir, entre otras cosas: la estipulación de los plazos en los que deben devolverse los artículos, la presentación de la prueba de compra y el estado aceptable de los artículos devueltos. Estas políticas frenan las actividades fraudulentas garantizando que las devoluciones sean válidas. Los minoristas pueden limitar su exposición al fraude aplicando actividades de verificación y controlando así sus políticas de devolución.

Además, cuando las políticas de devolución se comunican bien, también se genera confianza en el cliente. Si la política de devoluciones se explica por sí misma, el proceso de devolución resulta más sencillo y ayuda a proteger el negocio frente a las mermas.

Control en tiempo real y análisis de datos para prevenir la contracción

Para contrarrestar la pérdida desconocida, muchos minoristas están adoptando tecnologías como un sistema de punto de venta (TPV) y etiquetas RFID. Estas tecnologías permiten un control activo del inventario, lo que facilita y agiliza la detección de discrepancias. Con una gestión sólida, fiable y puntual de los inventarios, los minoristas pueden resolver rápidamente las discrepancias y evitar pérdidas por errores o robos.

Además, no basta con conocer los datos, ya que la analítica de datos puede ser un buen aliado para ayudar a controlar la pérdida desconocida. La supervisión de estas actividades es más fácil gracias a herramientas independientes, que emplean la analítica de datos para buscar patrones en el inventario y activar avisos automáticos sobre patrones anómalos que podrían indicar hurtos en tiendas y otros robos internos. Gracias a la detección precoz, los minoristas pueden tomar las medidas adecuadas para evitar posibles pérdidas y mejorar las medidas generales de control del inventario.

Cabe señalar que la mayor visibilidad en todo el establecimiento minorista también disuade. Cuando los empleados y los clientes saben que se realizan con frecuencia auditorías de inventario y recuentos de existencias, las posibilidades de robo disminuyen considerablemente. Este grado de transparencia no sólo disminuye las posibilidades de pérdida desconocida, sino que refuerza el clima de seguridad en la tienda, fomentando el respeto y la responsabilidad.

Exactitud de inventario con ESL y sistemas de gestión

Las etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) han mejorado drásticamente las operaciones minoristas al proporcionar actualizaciones inmediatas de los precios directamente en la estantería, minimizar los errores de fijación de precios y garantizar la precisión de la gestión. Esto no sólo mantiene los precios actualizados, sino que también alivia la carga de trabajo del personal, permitiéndole centrarse en el servicio al cliente en lugar de en los cambios manuales de precios.

La compatibilidad entre las ESL y los sistemas avanzados de seguimiento de inventarios garantiza un buen control de las existencias. Es importante disponer de actualizaciones del inventario en tiempo real para que los empleados se aseguren de tener las existencias correctas y para que los clientes conozcan la disponibilidad de los productos sin demora. Esta integración ayuda a minimizar la intervención humana y a mejorar la gestión general de los almacenes.

El recuento cíclico y el control físico de las existencias son algunas de las mejores prácticas que deben llevarse a cabo en la gestión de inventarios. Estos métodos garantizan la detección precoz de cualquier discrepancia en los registros y, por tanto, reducen las pérdidas que pueden ocasionar los errores administrativos. Esta diligencia ayuda a mejorar el proceso de toma de decisiones en la cadena de suministro y a mejorar el rendimiento financiero global de los minoristas.

Aplicar procedimientos eficaces de gestión y auditoría de proveedores

La gestión eficaz de las relaciones con los proveedores es un organismo fundamental para minimizar las pérdidas de inventario, especialmente en los casos en que existe una incoherencia entre los registros de facturación y los de entrega. Para evitarlo, hay que emplear auditorías periódicas de las instalaciones y procedimientos de evaluación adecuados. El cotejo frecuente de los recibos con los artículos entregados y facturados ayuda a evitar complicaciones innecesarias, al aportar una solución a los posibles problemas antes de que surjan.

Unos acuerdos contractuales sólidos con los proveedores sirven de base para la rendición de cuentas. Unos términos claramente definidos en cuanto a calidad, cantidad y plazos de entrega permiten un proceso racionalizado que ayuda a mitigar los riesgos. Mantener abiertas las líneas de comunicación permite a los minoristas abordar y resolver los problemas de forma proactiva, reduciendo la posibilidad de errores o fraudes.

Es necesario ampliar estas iniciativas examinando los detalles de otras encuestas, como la Encuesta Nacional de Seguridad en el Comercio Minorista. Estas herramientas pueden ayudar a los profesionales del comercio minorista a evaluar lo bien que han gestionado a los vendedores con comportamientos abusivos.

Implantar programas integrales de formación de empleados

La gestión eficaz de las relaciones con los proveedores es un organismo fundamental para minimizar las pérdidas de inventario, especialmente en los casos en que existe una incoherencia entre los registros de facturación y los de entrega. Para evitarlo, hay que realizar auditorías periódicas de las instalaciones y aplicar procedimientos de evaluación adecuados. El cotejo frecuente de los recibos con los artículos entregados y facturados ayuda a evitar complicaciones innecesarias, ya que ofrece una solución a los posibles problemas antes de que surjan.

Además, asegurarse de que los miembros del personal saben utilizar los sistemas de punto de venta les permite llevar registros, detectar problemas y realizar los ajustes adecuados a tiempo. Estos conocimientos técnicos se suman a su cooperación a partir de observaciones, formando así una sólida defensa contra las amenazas internas y externas.

Además, el refuerzo positivo, la auditoría y la responsabilidad, junto con el trabajo en equipo, crean medidas más eficaces. Hacer que los empleados formen parte del sistema de seguridad de la tienda animándoles a informar de cualquier riesgo de seguridad que observen contribuye a hacerles más responsables de la seguridad de la tienda. El programa también es eficaz porque la formación se actualiza en función de los comentarios del personal y de las nuevas amenazas, lo que hace que el planteamiento sea sólido y flexible frente a las pérdidas.

Comparaciones tecnológicas clave para la prevención de pérdidas en el comercio minorista

Reflexiones finales

Navegar por el complejo panorama de la pérdida desconocida en el comercio minorista puede ser difícil, pero está lejos de ser imposible. Tanto si se trata de entender qué es la pérdida desconocida en el comercio minorista como de aplicar medidas de seguridad para frenarla, ser proactivo puede reportar beneficios sustanciales a su negocio minorista. Aplicando estas ideas, sentará las bases para una actividad minorista más eficaz, segura y rentable. Recuerde que el primer punto de partida es la concienciación, basada en conocimientos y respaldada por herramientas y estrategias fiables.

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