¿Qué es la gestión de la información sobre productos PIM? Guía detallada del Data Journey

En el panorama comercial moderno, la gestión de la información es tan importante como la del inventario físico de un almacén. Hoy en día, las empresas operan en un complejo ecosistema que abarca mercados digitales, aplicaciones móviles, cadenas de tiendas físicas y bulliciosos centros de distribución. A medida que aumenta el número de puntos de contacto -desde el carrito de comercio electrónico hasta el contenedor del almacén-, el riesgo de asimetría de datos e ineficacia operativa aumenta exponencialmente.

Un sistema de gestión de información de productos (PIM) no es una mera aplicación de software, sino que se ha convertido en la columna vertebral del comercio moderno. Una solución PIM resuelve un problema de coordinación fundamental: garantizar que la información del producto sea coherente, precisa y rica, tanto si se muestra en un listado de Amazon como en una etiqueta digital de estantería en una tienda física o en un centro logístico.

Esta guía examinará qué es un PIM, su necesidad económica y su papel fundamental en todo el proceso de datos: desde las especificaciones técnicas hasta la estantería digital y, cada vez más, hasta la etiqueta electrónica de estantería (ESL).

¿Qué es la gestión de la información sobre productos?

A primera vista, la gestión de la información sobre el producto (PIM) se refiere a los sistemas utilizados para gestionar los datos relacionados con el mercado y la venta del producto. Para entender el significado y el valor de la PIM, hay que considerar la plataforma PIM como la "fuente única de la verdad".

En ausencia de un repositorio central, los datos de los productos tienden a desordenarse. Es lo que se conoce como el problema de los "silos". Los datos de ingeniería están en un sistema, los de ventas en otro y las descripciones de marketing en una hoja de cálculo o un correo electrónico cualquiera.

El PIM actúa como punto central. Reúne y conecta estos datos dispares en un único lugar. Garantiza que los detalles del producto que ve el responsable de compras en la oficina sean idénticos a los que ve el cliente en la foto de su teléfono móvil. Transforma los datos desordenados y sin procesar en información valiosa y limpia, lista para ser vendida, garantizando la calidad de los datos en toda la organización.

¿Por qué las empresas necesitan PIM?

Para conocer el valor de las herramientas PIM, hay que entender la situación de una empresa que utiliza técnicas antiguas y otra que dispone de un sistema central de gestión de la información sobre productos. El panorama de estas situaciones puede describirse mejor utilizando los términos Claridad y Caos. La mayoría de las empresas sin PIM utilizan sistemas ERP pensados para las finanzas, no con el marketing en mente. Esto obliga a los empleados a realizar tareas repetitivas y trabajo manual, utilizando hojas de cálculo y correos electrónicos, y crea un frágil silo de datos. Contar con un sistema PIM hace que éste pase de ser un flujo de trabajo a un sistema en el que la gestión y la publicación de datos están separadas.

La diferencia en los sistemas es evidente, y el siguiente informe muestra los cambios estructurales que conlleva el uso del PIM:

Dimensión operativa	El estado del caos (sin PIM)	El estado de la claridad (con PIM)
Gobernanza de datos	Fragmentados: Los datos viven en silos: ERP para finanzas, Excel para marketing y discos locales para imágenes de productos.	Centralizada: Una "fuente única de la verdad" donde todos los datos se consolidan y gobiernan en un solo lugar.
Precisión operativa	Desconexión de hardware: Los operarios de almacén y el personal de tienda pierden tiempo verificando los productos porque las etiquetas de las estanterías no coinciden con los datos del ERP.	Sincronización IoT: Los datos fluyen instantáneamente a los ESL en almacenes y tiendas. El personal confía en que la etiqueta del contenedor coincide con el registro del sistema 100%.
Integridad de los datos	Conflictos de versiones: El sitio web puede mostrar un precio nuevo mientras que el catálogo impreso muestra uno antiguo, lo que afecta a la precisión de los datos.	Sincronización universal: Una actualización realizada una vez en el PIM se propaga al instante, lo que garantiza la exactitud de los datos en varias fuentes.
Tiempo de comercialización	Retrasos: El lanzamiento de nuevos productos lleva semanas de recopilación de datos de fuentes dispares.	Aceleración: Los nuevos productos pueden lanzarse en horas, lo que permite reaccionar con rapidez a las estrategias del mercado.
Experiencia del cliente	Errores de precio: Un cliente ve $10 en la etiqueta de la estantería, pero en la caja le cobran $12, lo que provoca disputas.	Integridad de precios: PIM actualiza los precios en la web y en las etiquetas electrónicas de los estantes simultáneamente, eliminando las disputas sobre precios.

Cómo funciona PIM: El marco de recopilación, enriquecimiento y distribución

Para entender qué hace realmente un PIM en el día a día, podemos fijarnos en su proceso de tres pasos: Recopilar, Enriquecer y Distribuir.

Incorporación de datos: Agregación desde ERP y proveedores

El primer paso es consolidar los datos: una empresa es el perímetro de un flujo de datos. La cadena de suministro alimenta el ERP, que contiene códigos de artículos básicos (SKU) e información sobre precios. Sus socios comerciales pueden enviarle datos en hojas de cálculo o permitirle descargarlos de sus portales exclusivos.

El proceso de incorporación de datos de productos PIM agiliza la entrada de documentos. Los sistemas PIM mantienen los requisitos de su empresa para cotejar datos y consolidar datos de varios registros en una única fuente de verdad.

Con el fin de gestionar las expectativas, he aquí un resumen de los tipos de datos que gestiona realmente un PIM:

Categoría de datos	Qué incluye	Fuente primaria
Identificadores básicos	SKU, UPC/EAN, nombre del producto, números globales de artículos comerciales (GTIN)	Sistema ERP
Especificaciones técnicas	Dimensiones, peso, materiales, ingredientes, tensión	PLM / Hojas de cálculo de proveedores
Datos de marketing	Descripciones largas, palabras clave SEO, títulos aptos para móviles, storytelling	Creado directamente en PIM
Activos digitales	Imágenes de alta resolución, vídeos, vistas de 360 grados, manuales en PDF	DAM / Equipo creativo
Taxonomía de ventas	Categorías, Colecciones (por ejemplo, "Rebajas de verano"), Variaciones (Color/Talla)	Creado directamente en PIM
Datos localizados	Traducciones multilingües, monedas regionales, unidades de medida locales	Servicios de traducción / PIM

Enriquecimiento: Añadir emoción y especificaciones a los datos brutos

Los datos en bruto no bastan para vender un producto. Un código SKU y una lista de dimensiones no harán que un cliente haga clic en "comprar". Hay que añadir información precisa antes de vender, y este proceso se llama enriquecimiento.

Los equipos de marketing deben aumentar la información y su valor incluyendo descripciones detalladas y atractivas de los productos, así como elementos que busque el cliente, como manuales, imágenes y vídeos. Este proceso también abarca la localización adecuada para garantizar una traducción exacta y la precisión de los datos para el país de destino.

Sindicación omnicanal: Envío de datos a todos los puntos de contacto

El último proceso es la distribución de los datos. A menudo se denomina "sindicación". El sistema PIM toma los datos de producto completados y enriquecidos y los envía a los canales de venta.

A menudo se considera que los canales de venta son solo Amazon o Shopify, y ese punto de vista puede ser muy limitante. Los catálogos impresos, los portales mayoristas e incluso las tiendas físicas también son canales de distribución de datos valiosos. Una estrategia PIM sólida reconoce que los datos deben fluir por todas partes: a los canales de marketing, a las plataformas de comercio electrónico y, de manera crucial, a las redes IoT. En la cadena de suministro moderna, PIM sindica los datos directamente a los dispositivos portátiles de los almacenes y a los bordes digitales de las estanterías, garantizando que el mundo físico esté tan informado como el digital.

Arquitectura PIM: Integración de ERP, TPV y estanterías offline

Para entender correctamente qué es la gestión de la información sobre productos PIM dentro de la pila tecnológica completa, es necesario situarla dentro de la pila tecnológica completa. PIM no es un silo. Es el conector entre la rigidez del back-office y la agilidad del front-office.

El ecosistema Tech Stack: ERP, PDM y MDM

La interacción entre PIM y el resto de la sopa de letras de sistemas suele confundir a la gente. Es necesario delimitar claramente las responsabilidades en materia de gestión de datos:

• PDM (Gestión de Datos de Producto): Es el ámbito de la ingeniería y el diseño. PDM contiene archivos CAD, planos técnicos/de producción y datos de la lista de materiales. Se centra en la fabricación del producto.
• ERP (Planificación de recursos empresariales): Es el ámbito de las finanzas y la gestión de inventarios. El ERP contiene datos para las transacciones y es lo que mantiene el inventario, los costes de fijación de precios y el libro mayor de proveedores. Se centra en el movimiento del producto.
• MDM (Gestión de datos maestros): Es el ámbito de la gobernanza empresarial. MDM se ocupa de todas las entidades críticas de datos empresariales, es decir, clientes, empleados, activos y productos. MDM se ocupa de la parte comercial de la entidad del producto desde la perspectiva empresarial.
• SGA (Sistema de gestión de almacenes): Mientras que el SGA controla el ubicación y cantidad de existencias en un almacén, a menudo carece de datos visuales. La conexión de PIM a su SGA (y los ESL asociados en las estanterías del almacén) permite a los preparadores de pedidos acceder a imágenes de los productos e instrucciones de manipulación, lo que reduce considerablemente los errores de picking.

En arquitecturas totalmente maduras, la integración es lineal: desde PDM, hay flujo de datos técnicos; desde ERP, hay flujo de datos transaccionales. PIM está en medio, creando y completando perfiles comercializables a partir de la integración de los datos de entrada.

Acortar distancias: sincronizar las estanterías digitales y físicas

En una arquitectura de comercio unificado plenamente madura, el sistema PIM actúa como un enrutador de contenido central. Sin embargo, un error común es pensar que el PIM solo alimenta puntos finales digitales como sitios web o aplicaciones. Para los minoristas con presencia física, ya sean tiendas de cara al cliente o centros de distribución, el PIM también debe controlar la infraestructura de hardware.

Para lograr una verdadera sincronización operativa, el flujo de datos PIM debe dirigirse a dos entornos físicos distintos, lo que requiere una integración de hardware específica:

• El backend operativo: Gestión de almacenes y logística
  • El reto: Los recuentos elevados de SKU provocan errores de picking y una mala gestión del inventario cuando se confía en etiquetas estáticas de papel para las ubicaciones.
  • La solución de hardware: Integración de PIM con Etiquetas electrónicas para estanterías (ESL) de calidad industrial en estanterías de almacén.
  • En Valor: Cuando los datos PIM fluyen directamente a los ESL del almacén, los preparadores de pedidos ven en tiempo real la información que coincide con los registros ERP/PIM (por ejemplo, códigos SKU actualizados, ubicaciones precisas de las ubicaciones o alertas de "existencias bajas"). Esta integración de hardware transforma el almacén de un espacio de almacenamiento pasivo en un centro de cumplimiento dinámico y basado en datos, reduciendo significativamente las tasas de error en la cadena de suministro.

• El Frontend minorista: Experiencia en la tienda
  • El reto: Los precios en línea cambian dinámicamente, mientras que los de las tiendas permanecen estáticos, lo que provoca la desconfianza del cliente. Además, las estanterías físicas carecen tradicionalmente de los ricos atributos del producto (reseñas, especificaciones) que se encuentran en línea.
  • La solución de hardware: El punto de venta y la atención al consumidor Etiquetas electrónicas para estanterías (ESL).
  • En Valor: Al conectar el PIM a los ESL, el borde del lineal se convierte en una pantalla digital dinámica. El PIM permite al minorista enviar instantáneamente al lineal actualizaciones de precios, detalles de origen y grados nutricionales. Además, los códigos QR generados por el PIM y mostrados en el ESL salvan las distancias, permitiendo a los compradores escanear y acceder a los datos detallados del producto alojados en el PIM. En esta arquitectura, el ESL es la manifestación física de su base de datos PIM.

Ejecución de la integración

Para implantar con éxito esta arquitectura, la elección de la infraestructura de hardware es fundamental. Soluciones ESL como ZhSunyco ejemplifican la fiabilidad necesaria para esta integración. ZhSunyco transforma el borde de la estantería en un activo digital estable ofreciendo API abiertas y protocolos MQTT que permiten una conectividad perfecta con los sistemas PIM y POS anteriores. Respaldados por una sólida cadena de suministro con una capacidad anual de 7,2 millones de unidades y una tasa de defectos inferior a 0,0018%, proporcionan la escalabilidad industrial necesaria para despliegues globales. Con opciones de visualización altamente personalizables y un rentable modelo de software de "pago único", ZhSunyco garantiza que la extensión física de su sistema PIM sea técnicamente sólida y económicamente sostenible.

¿Quién necesita más un sistema PIM?

No todas las empresas están preparadas para la infraestructura de un sistema PIM. Las pequeñas empresas con una reducida selección de productos y un único canal de ventas pueden funcionar normalmente con hojas de cálculo o con el back-end de su sistema de comercio electrónico. Sin embargo, existe un "umbral de complejidad" particular para cada empresa, en el que los procesos manuales dejan de ser una ventaja económica para convertirse en una carga operativa.

Para evaluar si se ha llegado a este punto en su empresa, se examinan algunos aspectos operativos. Más de dos en las columnas "Necesidad crítica de PIM" significa que el retorno de la inversión en PIM estaría probablemente justificado.

Dimensión de evaluación	Gestionable con hojas de cálculo/ERP	Necesidad crítica de PIM
Volumen de productos (SKU)	Gestión de menos de 1.000 referencias con variaciones sencillas.	Gestión de miles o millones de SKU, a menudo con variaciones complejas (tamaño, color, material).
Canales de venta	Vender en 1-2 canales (por ejemplo, su propio sitio web y una tienda física con etiquetas de papel estáticas).	Venta en múltiples canales (Amazon, Shopify, distribuidores, aplicación móvil) y tiendas físicas con etiquetas electrónicas de estantería (ESL) que requieren sincronización en tiempo real.
Complejidad de los datos	Los productos sólo requieren datos básicos (Precio, Nombre, ID).	Vender en todo el mundo exige gestionar varios idiomas, monedas y medidas específicas de cada región.
Alcance geográfico	Vender en un solo país con un solo idioma.	Vender en todo el mundo exige gestionar varios idiomas, divisas y medidas específicas de cada región.
Frecuencia de actualización	Los datos de los productos cambian estacional o raramente.	Los datos de los productos cambian con frecuencia (ventas flash, gestión diaria del inventario, actualizaciones dinámicas de precios enviadas a las etiquetas digitales).
Tiempo de comercialización	Lanzar un nuevo producto lleva semanas de introducción manual de datos.	El lanzamiento de un nuevo producto debe producirse en cuestión de horas, lo que requiere una distribución automatizada a todos los canales al instante.

Cómo elegir el PIM adecuado para su empresa

Para evaluar si se ha llegado a este punto en su empresa, se examinan algunos aspectos operativos. Más de dos en las columnas "Necesidad crítica de PIM" significa que el retorno de la inversión en PIM estaría probablemente justificado.

• Arquitectura API-First

Este es el aspecto más crítico si desea que su organización esté preparada para el futuro. Headless o API PIM separa la gestión de datos de back office y la representación de front office. Como resultado, los datos pueden enviarse a otros sistemas, ya sea un sitio web o cualquier otro punto final en el futuro, como una aplicación móvil, un asistente de voz o una red ESL en la tienda. Si su organización tiene un sistema cerrado sin API sólidas, puede estar seguro de que será un cuello de botella.

• Facilidad de uso para los profesionales del marketing

Los equipos de marketing, y no los informáticos, son los principales usuarios del sistema PIM. Por tanto, el sistema debe permitir a los usuarios establecer y modificar rápida y fácilmente las categorías y los atributos y relaciones asociados, sin necesidad de codificar. Este alto nivel de usabilidad ayudará a minimizar los costes internos de la adopción del sistema.

• Flexibilidad en el modelado de datos

La oferta de productos difiere de una empresa a otra. Un minorista de ropa puede necesitar los atributos "tejido" y "talla", mientras que un minorista de electrónica puede necesitar "voltaje" y "compatibilidad". El PIM debe poseer un motor de modelado de datos adaptable que permita a la empresa determinar entidades y relaciones personalizadas sin intervención del proveedor.

• Funciones DAM

La información sobre los productos depende en gran medida de los activos visuales. Un PIM de alto rendimiento debe disponer de funciones de gestión de activos digitales (DAM) para guardar y vincular imágenes y vídeos o integrarse perfectamente con las mejores ofertas de DAM.

Tendencias futuras: PIM, IA y el pasillo sin fin

En el futuro inmediato del comercio, el PIM pasará de ser un repositorio estático a un motor inteligente activo.

La inteligencia artificial ha empezado a ocuparse de los aspectos más tediosos del enriquecimiento. La IA generativa integrada en los flujos de trabajo PIM puede sintetizar descripciones de productos, traducir contenidos a varios idiomas y autoetiquetar imágenes mediante reconocimiento visual. El coste marginal de la creación de contenidos es, por tanto, muy próximo a cero.

El PIM es fundamental para el concepto de "pasillo sin fin" en el comercio minorista físico. Cuando los datos del PIM se conectan a los quioscos de la tienda y a los sistemas móviles de punto de venta, los minoristas pueden vender las existencias agotadas. La tienda se convierte en una sala de exposición, mientras que el PIM es el sistema de catalogación de toda la cadena de suministro. La relación entre datos "online" y "offline" desaparece en este ecosistema, lo que permite que fluya un único flujo de datos. En última instancia, el PIM ya no es sólo la fontanería de TI de back-office; es la infraestructura estratégica necesaria para ofrecer una experiencia de marca coherente en todos los canales, desde la barra de búsqueda hasta el borde de la estantería.