Mejores prácticas de gestión de la información sobre productos para minoristas

Como minorista en el mundo actual, los datos de productos van más allá de ser un simple registro: se han convertido en un activo valioso. El seguimiento, la gestión y la difusión de la información de sus productos con su competidor más rápido dicta su velocidad y agilidad en el mercado. La gestión eficaz de la información es crucial para el crecimiento, y los minoristas entienden que los sistemas PIM ya no son sólo sistemas de almacenamiento de datos. La gestión de la información sobre productos se ha convertido en el sistema nervioso del comercio minorista para el comercio digital y las ventas omnicanal. Trabajar simplemente con un proveedor para adquirir un software PIM no resolverá los problemas estructurales, sino que debe adherirse a las mejores prácticas de gestión de la información de productos para ver resultados reales.

Debe darse cuenta de que el éxito con un proveedor tiene mucho menos que ver con la tecnología que adquiere y mucho más con la estrategia de gestión de datos, la verificación y la gobernanza de datos que aplica. La siguiente sección pretende proporcionar directrices para el ciclo de implantación de la gestión del ciclo de vida del producto (PLM), empezando por su definición estratégica y terminando con las complejidades de la gestión de productos propias de un entorno minorista físico.

Definir los objetivos estratégicos de la PIM

Antes de gastar un solo dólar en una posible solución PIM, debe realizarse una sólida autoevaluación interna de la organización. La implantación de PIM debe servir como única fuente de verdad en respuesta a un conjunto de deficiencias operativas o necesidades empresariales. De lo contrario, existe el riesgo de que los objetivos empresariales se desvíen, lo que llevaría a una ampliación del alcance y a la fatiga de la implantación.

Para seguir las mejores prácticas de gestión de la información sobre productos es necesario plantear estas preguntas a las partes interesadas:

• Eficiencia operativa: ¿Los silos operativos y de datos, manuales y basados en hojas de cálculo, ralentizan considerablemente el desarrollo de sus productos y aceleran la velocidad de comercialización?
• Experiencia del cliente: La incoherencia de los datos entre los canales de venta, combinada con la falta de descripciones de los productos (y a veces con incoherencias completas), ¿disminuye la satisfacción del cliente y aumenta los costes de adquisición, lo que repercute en la experiencia general del usuario?
• Expansión: ¿Una arquitectura de datos deficiente impide la distribución oportuna y precisa de información sobre productos a nuevos canales y mercados?
• Escalabilidad: ¿Puede su personal operativo actual soportar la duplicación del número de SKU sin un aumento proporcional (lineal) de la plantilla y los gastos administrativos?

Si su organización ha respondido afirmativamente a la mayoría de las cuestiones anteriores, el objetivo de la implantación de PIM está claro: reducir los costes marginales de la gestión de datos de productos y, al mismo tiempo, aumentar la productividad general de la gestión de datos en toda la organización.

Consideraciones clave para la selección del PIM

Aunque hay muchos sistemas PIM disponibles en el mercado, las diferencias entre unos y otros son bastante grandes. Para limitar las opciones de herramientas PIM disponibles, considere la alineación de la arquitectura del proveedor con sus procesos empresariales.

• Conectividad: Este sistema debe ofrecer una integración sin fisuras a través de una arquitectura API-first. Si un sistema es cerrado o difícil de conectar, se convierte en un lastre. En su lugar, debe haber un módulo que sea compatible con su sistema.
• Facilidad de uso: ¿Quién va a utilizar el sistema al final del día? Si el módulo tiene una interfaz poco atractiva o difícil, corre el riesgo de que sus empleados de los grupos empresariales no técnicos (como marketing o merchandising) se nieguen a implantar el sistema.
• Escalabilidad: La arquitectura debe ser capaz de soportar y sostener grandes cargas de usuarios y enormes volúmenes de contenido de productos y diversos formatos de datos con los que puedan interactuar los clientes potenciales. El sistema debe ser capaz de procesar cualquier SKU dada en el mismo plazo de tiempo que cuando procesó la primera SKU.

Lea nuestro completo Selección de PIM para minoristas Guía para una inmersión profunda en la selección de PIM.

Tras definir los objetivos estratégicos del PIM y seleccionar las herramientas adecuadas, el PIM debe seguir un enfoque centrado en la ejecución. A continuación se indica la secuencia del plan desde la definición hasta la ejecución.

Fase	Acciones clave	Producto principal
Fase 1	Estrategia y definición	Alcance del proyecto, definición del MVP y diagrama de flujo de datos
Fase 2	Arquitectura y modelado	Modelo de datos, taxonomía y jerarquía física
Fase 3	Gobernanza de datos	Normas de datos, conjunto de datos depurados y funciones de administración
Fase 4	Integración	Conectores de entrada/salida y asociación DAM
Fase 5	Validación	Informes de rendimiento de latencia y aprobación de UAT
Fase 6	Puesta en marcha y adopción	Calendario de implantación por fases y traspaso operativo

Examinemos exactamente cómo ejecutar estas fases para garantizar el éxito operativo.

Una hoja de ruta estratégica para la implantación de la PIM

La integración de un sistema equivale a una revisión completa de la arquitectura de la información. Para tener éxito, debes adoptar las mejores prácticas de gestión de la información de producto durante la implantación.

Fase 1: Definición de la estrategia y el alcance

Si va a aplicar una estrategia de migración de datos, no intente migrar todos los datos de todos los productos de una sola vez. Esto aumentaría la complejidad y podría retrasar enormemente la obtención de beneficios tangibles. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente una estrategia de Producto Mínimo Viable (PMV).

Se puede identificar un subconjunto del catálogo de productos de alto valor y rápida evolución, o seleccionar una categoría sujeta a la volatilidad de los datos. Esto permitirá a la organización validar los procesos y demostrar el retorno de la inversión antes de la ampliación. Al mismo tiempo, debe construirse una representación detallada del flujo de datos omnicanal, garantizando el acceso a los datos desde el ERP hasta el punto de venta o el sitio de comercio electrónico, para determinar dónde pueden ser necesarias las integraciones y dónde pueden existir cuellos de botella.

Fase 2: Arquitectura y modelado de datos

Esta fase es para la planificación. Ayuda a entender PIM como algo más que una base de datos, sino más bien como un motor relacional para llevar su comprensión de PIM al siguiente nivel. El objetivo es identificar los atributos de los productos (los campos de datos exactos necesarios), las familias (conjuntos de atributos pertenecientes a determinados tipos de productos) y la lógica de las variantes (las relaciones entre los productos, por ejemplo, las variaciones de tamaño o color).

Para un minorista, es una ventaja ampliar el modelo de datos para incluir la realidad física de la logística más allá de los atributos de marketing. El modelo debe contener jerarquías en los niveles de artículo, paquete interior, caja y palé. Conseguir esta base ahora ahorra complicaciones posteriores a la hora de planificar la logística y asignar el espacio en las estanterías.

Fase 3: Gobernanza y preparación de datos

La migración de datos es una transformación, no una transferencia. Trasladar datos "sucios" a un sistema sólo crea una versión más cara del mismo problema. Por tanto, la calidad de los datos, junto con una validación eficaz de los mismos, es fundamental.

• Normalización: Establezca normas estrictas para la introducción de datos (por ejemplo, abreviaturas de unidades, mayúsculas, formato de imágenes).
• Limpieza: Herramientas como Excel u OpenRefine para normalizar los datos heredados son útiles para purgar las redundancias y errores presentes.
• Administración: La gobernanza requiere responsabilidad. Debe asignarse a personas concretas -propietarios de datos- la responsabilidad de ámbitos de datos específicos. Los permisos de acceso deben ajustarse para garantizar la seguridad de los datos; sólo el personal autorizado puede modificar los campos críticos (por ejemplo, sólo Logística puede editar el peso; sólo Marketing puede editar las descripciones).

Fase 4: Integración y configuración

El objetivo principal aquí es configurar conectores de entrada para extraer registros esenciales de gestión de datos maestros de sus sistemas ERP o PLM y conectores de salida para entregar datos enriquecidos a varios canales de venta. En esta fase, la arquitectura entra en el terreno de lo técnico y se convierte en realidad.

Una de las principales prioridades es la gestión de activos digitales. Es primordial que las imágenes de resolución, los vídeos y los activos digitales se acoplen automáticamente a sus SKU correspondientes. Es improductivo y propenso a errores hacer coincidir los documentos manualmente, por lo que una configuración que propague una única carga a todas las variantes y canales relevantes al instante ahorrará mucho trabajo a su equipo.

Fase 5: Validación y pruebas

Verificar el sistema, no sólo desde el punto de vista del funcionamiento, es primordial. El sistema también debe cumplir los requisitos de la empresa bajo carga.

• Pruebas de aceptación del usuario (UAT): Los miembros de los equipos de marketing y operaciones deben autenticar que el flujo de trabajo facilita sus operaciones cotidianas.
• Pruebas de extremo a extremo: Esto requiere una medición empírica. El equipo debe realizar una prueba con cronómetro. Cambie un precio o edite un atributo en el ERP y tome nota del tiempo que tarda el cambio en propagarse al comercio electrónico y al punto de venta físico. Esto revelará una latencia que es perjudicial desde el punto de vista operativo.

Fase 6: Puesta en marcha y adopción

Las implantaciones escalonadas suelen ser menos arriesgadas que dar el salto a toda la empresa de una sola vez. Abrir el sistema a una marca, una región o un canal al principio permite a su equipo contener y resolver los nuevos problemas a medida que surgen, evitando pérdidas en todo el flujo de ingresos de la empresa.

La gestión de datos viene a continuación y consiste en supervisar el flujo de datos para asegurarse de que se cumplen las normas de gobernanza definidas en la fase 3. Para evitar que la integridad de los datos se degrade hasta el punto de la llamada "entropía de los datos", la pérdida gradual de la integridad de los datos, es necesario un control más estricto de las métricas de calidad de los datos.

Superar los retos del comercio minorista tradicional

Los canales digitales se benefician de un espacio ilimitado en las estanterías, mientras que las operaciones minoristas físicas siempre se enfrentan a un espacio limitado, así como a restricciones de hardware. Si una estrategia PIM no tiene en cuenta la tienda física, entonces no se ha adaptado adecuadamente a su organización para mejorar la experiencia de compra. Surgirán puntos de fricción en la unión entre los datos digitales y los físicos, y tendrá que adoptar una estrategia para superarlos.

Dominio de los planogramas y los datos de envasado

En su empresa, ¿tiene cada persona acceso a un software de merchandising visual para diseñar la estantería de cada individuo (máquina y producto)? Si su empresa no dispone de los datos correctos y completos sobre las dimensiones de los envases en los datos maestros (PIM), lo que está haciendo resulta inútil desde el punto de vista de los datos. Si el planograma está automatizado, resulta inútil si el PIM no dispone de los datos correctos y completos de las dimensiones del envase (no del producto que contiene). Si se cuenta con el sistema PIM adecuado, los Planogramas se "Enviarán por aire", y usted acabará con "existencias" que no existen físicamente para el lugar asignado, al tiempo que le permite agilizar los flujos de trabajo para una mayor eficiencia.

En el modelo de datos, las dimensiones físicas deben ser el "Golden Record". Debe haber mediciones, integradas después en el flujo de trabajo PIM. Por lo general, se trata de un sistema de dimensionamiento (por ejemplo, Cubiscan) que captura datos milimétricos de longitud, anchura, altura y peso para los niveles de artículo, caja y paleta del sistema y, a continuación, los datos se integran en el PIM para garantizar que el software de planificación del espacio posterior funciona con datos precisos.

Gestión de la localización y los datos contextuales

Un PIM centralizado no permite separar los datos de descripción del producto, por lo que describe el mismo artículo de manera uniforme dentro del sistema para lograr una única "verdad". Sin embargo, las preferencias de los consumidores varían según la región. Un abrigo de invierno en Alaska debe comercializarse de forma que destaque el aislamiento y la supervivencia, mientras que en Florida hay que centrarse en los viajes y el estilo. Una única descripción proporcionada a un usuario cuyo contexto es diferente conduce a una pérdida de conversión en ese mercado.

El sistema PIM necesita implementar atributos contextuales o de alcance para mejorar las tasas de conversión en los mercados locales. Esta función ofrece la opción de mantener una descripción base global al tiempo que permite anulaciones basadas en la ubicación. Los grupos de tiendas pueden heredar 90% de la información de la sede central, pero pueden modificar unilateralmente los 10% restantes, los precios y la copia de marketing para adaptarlos al clima, la cultura y los competidores locales.

Gestión de las limitaciones de los TPV heredados

El sistema PIM funciona en la nube y es capaz de modificar atributos y activos en tiempo real, mientras que la infraestructura de las tiendas físicas funciona en el mundo real a la velocidad del papel. El reto, una y otra vez, no está en un terminal, sino en todo el ecosistema de la tienda, que experimenta un retraso sistémico. Desde los terminales de punto de venta heredados, incapaces de mostrar imágenes de los productos, hasta la señalización estática e impresa que captura los precios y queda obsoleta en el instante en que se cambia un precio, esta brecha de hardware crea "fricción de datos". Es esta brecha la que crea una experiencia de cliente deficiente en la que el lineal digital ofrece información precisa y puntual sobre la exactitud de los datos, mientras que el lineal físico está desfasado.

Es esencial tener en cuenta algo más que las actualizaciones de software y realizar una evaluación estratégica de la conectividad de hardware de la tienda. Sugerimos pasar a una infraestructura preparada para IoT. A la hora de elegir nuevos dispositivos para la tienda, considere una mayor flexibilidad y conectividad entre sistemas (por ejemplo, mediante protocolos MQTT y API) frente al hardware propietario de los sistemas cerrados de la tienda. Si el hardware actual sigue siendo incapaz de manejar datos PIM -como rich media y precios dinámicos-, podría ser conveniente superponer restricciones heredadas para abarcar una pantalla digital más moderna. Esto permitiría la transmisión directa de datos PIM al borde de la estantería sin necesidad de alterar por completo el back-end del sistema de punto de venta.

En este contexto, elegir el socio de hardware adecuado es tan crítico como la selección de software. Necesita una infraestructura robusta, escalable y segura. Aquí es donde Zhsunyco se convierte en un socio vital para cerrar su brecha digital-física. Más que un simple proveedor de hardware, Zhsunyco es un aliado de confianza en la revolución del IoT en el comercio minorista.

Con más de 12 años de experiencia en I+D y una capacidad de fabricación masiva de 7,2 millones de unidades anuales, Zhsunyco proporciona la estabilidad de la cadena de suministro de solidez industrial que requieren los minoristas globales. Más allá de un hardware robusto, garantizamos una conectividad sin esfuerzo a través de interfaces API adaptables y optimizadas para diversos entornos, incluidos .NET 6.0, Windows, Linux y Docker. Esta flexibilidad simplifica la integración del sistema y la sincronización de datos, reduciendo drásticamente los costes de desarrollo al tiempo que le permite escalar la funcionalidad a medida que evolucionan sus necesidades. Al integrar la solución personalizable y preparada para IA de Zhsunyco con su PIM, transformará los pasillos estáticos en activos digitales dinámicos, garantizando que su tienda física sea finalmente tan ágil como su estrategia digital.

Conclusión: PIM como columna vertebral omnicanal

La integración de un sistema de gestión de la información sobre productos es más que una mera implantación informática; es un reajuste de la gestión de la cadena de suministro en todo el sector minorista. Las asimetrías de información y las fricciones operativas se reducen cuando los minoristas asumen el control de los datos, implantan normas y reglas de gobierno y gestionan la realidad física de un mostrador en una tienda minorista, garantizando la coherencia de los datos.

Un sistema PIM estratégicamente diseñado actúa como base de la empresa omnicanal. Garantiza que la información y los detalles del producto -la divisa del comerciante contemporáneo- lleguen de forma eficiente a todos los puntos finales, ya sean pantallas móviles, listados de mercado o etiquetas digitales de estanterías en pasillos físicos. Las mejores prácticas en la aplicación en serie de estos principios convierten los datos de un registro estático en uno dinámico que fomenta la conversión junto con la eficiencia operativa.