Cómo configurar un TPV: Guía paso a paso para minoristas

En el mundo actual de los negocios minoristas, es crucial establecer el sistema POS minorista adecuado para que el negocio prospere. Para cualquier empresa que opere en el sector minorista, es característico tener en cuenta que la tecnología minorista omnicanal es un componente importante. Un buen sistema TPV no sólo realiza un seguimiento de las ventas, sino que también se sincroniza con otros procesos empresariales como el inventario, las relaciones con los clientes y los pagos. Este artículo explicará paso a paso cómo elegir e implantar un sistema TPV que satisfaga las necesidades de su negocio.

Elija el TPV adecuado para sus necesidades comerciales

Elegir el TPV adecuado es posiblemente la decisión más importante que debe tomar un minorista. La mejor solución es la que se adapta perfectamente a las necesidades específicas de su negocio y no necesariamente la más glamurosa o la más barata.

Evalúe los requisitos de su empresa

Antes de seleccionar a los proveedores específicos, es necesario realizar una evaluación interna. Considérelo:

• Tipo de negocio: Indique el tipo de comercio minorista que tiene, por ejemplo, tienda de ropa, tienda de comestibles, tienda especializada, etc.
• Escala de operación: ¿Cuántas ubicaciones físicas? ¿Cuántas líneas de caja por establecimiento? ¿Cuál es el patrón de crecimiento previsto?
• Transacción Volumen: ¿Cuántas transacciones realiza al día, a la semana y al mes? No olvide los volúmenes durante las temporadas altas.
• Tamaño y complejidad del catálogo de productos: ¿Cuántas SKU? ¿Su empresa tiene muchas variantes, productos agrupados o productos en serie?
• Tecnología existente: ¿Qué otros sistemas (contabilidad, comercio electrónico) requieren integración?

Comparar tipos de TPV

Evaluar las ventajas y desventajas de las distintas categorías de TPV es extremadamente importante:

Evalúe las características clave

Además de las funciones transaccionales básicas, identifique las características más importantes para un negocio minorista:

• Gestión de inventarios: Seguimiento en tiempo real, alertas por falta de existencias, pedidos de compra autogenerados, recuento de existencias y gestión de variantes.
• Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Datos del cliente, comportamiento de compra, programas de fidelización de clientes, compatibilidad con el marketing por correo electrónico.
• Informes y análisis: Informes de ventas por artículo, por categoría, por empleado, por tiempo, rotación de inventario, análisis del margen de beneficios, cuadros de mando personalizables, informes de ventas.
• Gestión de empleados: Funciones de reloj de fichar, seguimiento del rendimiento de las ventas y permisos basados en funciones predefinidas.
• Integración del comercio electrónico: Posibilidad de sincronizar los datos de inventario y ventas con su tienda en línea.

Considerar los costes y el apoyo

Mire más allá del precio de etiqueta. Tenga en cuenta los gastos básicos: costes de equipamiento, incluido hardware o software, tasas por transacción, gastos iniciales de adquisición y formación, y costes de los servicios de asistencia. El apoyo del proveedor de la empresa es crucial a la hora de instalar el sistema, y si no se recurre a él para solucionar problemas cuando el sistema no funciona, se pierde mucho tiempo.

Prioridad a la escalabilidad

Hay que elegir un sistema que pueda ampliarse con el aumento del tamaño de la empresa. La migración del sistema de TPV es un proceso perturbador y costoso. Asegúrese de que la solución elegida puede adaptarse al crecimiento del número de transacciones, la ampliación del número de tiendas, el crecimiento del inventario y los futuros requisitos de funciones sin requerir un rediseño completo.

Reúna y conecte su hardware de TPV

El siguiente paso después de seleccionar el sistema de TPV es reunir e integrar todo el equipo de TPV necesario. Los componentes de hardware son un aspecto muy importante de cualquier empresa, ya que determinan la eficiencia del negocio y la satisfacción de los clientes. Las necesidades básicas de equipamiento que deben satisfacer la mayoría de los sistemas de TPV incluyen un escáner de código de barras, una impresora de recibos y un procesador de pagos. Para garantizar la interoperabilidad de estos componentes con su software de punto de venta, asegúrese de elegir uno que sea compatible con el otro.

Por ejemplo, las impresoras de recibos deben estar integradas con su sistema de punto de venta para garantizar que los clientes reciban sus recibos rápidamente. Si procesa un gran número de recibos, puede que necesite modelos que sean rápidos en el procesamiento de recibos. Otro hardware que se utiliza en el proceso de caja y ayuda a gestionar el inventario son los escáneres de códigos de barras. Estos escáneres ayudan a escanear los detalles del producto en poco tiempo y minimizan la posibilidad de cometer errores.

En caso de que su empresa se dedique al procesamiento de tarjetas de pago o de crédito, entonces necesita un procesador de pagos. Las opciones de pago que ofrezca influirán en gran medida en la satisfacción de sus clientes, por lo tanto, debe ofrecer tarjetas de débito, tarjetas de crédito y soluciones de pago móvil como Google Pay y Apple Pay.

Instalar y configurar el software de TPV

La instalación del software del TPV es el paso siguiente a la instalación del hardware del TPV. El software es el corazón del sistema de punto de venta, ya que se encarga de procesar las ventas, gestionar el inventario y enlazar con otras herramientas para ayudar en la gestión del negocio. El proceso de instalación puede variar en función del proveedor del TPV, pero en general implica la instalación del software en el equipo del TPV y la integración de la nueva configuración del TPV, que incluye la creación de perfiles de usuario para sus empleados.

Cuando configure su software TPV, asegúrese de que tiene en cuenta los ajustes que controlan su sistema de gestión de inventario. El software debe ser capaz de actualizar el estado de las existencias en tiempo real para garantizar que no pides más existencias de las que necesitas ni te quedas sin los productos más vendidos. Asegúrese también de que su sistema TPV está integrado con su tienda de comercio electrónico si gestiona una tienda minorista omnicanal. De esta forma, podrá controlar tanto las ventas online como las ventas dentro de la tienda física desde una única plataforma.

Algunos de los sistemas TPV pueden incluir aspectos de tutoriales en vídeo o asistencia al cliente para que los usuarios puedan completar el proceso de configuración siguiendo unos sencillos pasos. No dude en consultar a su proveedor de TPV si alguna vez experimenta algún problema con su transacción. Sin embargo, es crucial comprender que la instalación de un TPV es una inversión a largo plazo en el desarrollo de la empresa, y es esencial evitar errores en la fase inicial.

Añadir productos y gestionar el inventario de forma eficiente

Un sistema de punto de venta que funcione bien facilita la gestión del inventario. Tras la instalación del software, el siguiente proceso es introducir los productos en el sistema y desarrollar un buen mecanismo de control de existencias. Muchos sistemas de TPV permiten importar los detalles de los productos por lotes, lo que resulta muy cómodo. Es fácil clasificar los productos por tipo, marca o departamento, lo que facilita el control del inventario.

Adición de productos: Métodos y procesos

Al introducir los detalles del producto, aparte de la información básica como el nombre del producto, la descripción, el precio y la cantidad en stock, la mayoría de los sistemas de TPV le permiten introducir más información como imágenes del producto, especificaciones del producto y códigos de barras. Gracias a la función de importación masiva, siempre que necesite introducir muchos productos en el sistema, no tendrá que introducir cada uno por separado, ya que se hará de una forma mucho más sencilla.

Hay tres formas de añadir productos: introducción manual de datos, importación desde un archivo CSV e integración con un sistema ERP. Cada una de ellas es adecuada para determinadas condiciones empresariales, y la elección del método puede mejorar significativamente el trabajo.

Gestión eficaz del inventario

La gestión de existencias es importante para tener siempre los productos adecuados en stock para satisfacer las necesidades de los clientes. Un buen sistema de TPV debe ser capaz de actualizar el inventario con cada transacción realizada, para que no se quede sin existencias o pida demasiado de un producto concreto. Asegúrese también de que el sistema de punto de venta puede interactuar con otras aplicaciones empresariales, por ejemplo, los sistemas de proveedores, para facilitar la reordenación automática de pedidos. Esto le ayudará a dedicar más tiempo a su negocio en lugar de contar las existencias físicamente.

Para aumentar la eficacia del sistema y minimizar el factor humano, es posible integrar el sistema de TPV con ESL. El ESL puede actualizar inmediatamente los precios y la información de los productos, garantizando que los precios de los estantes coincidan con los del sistema de TPV o la base de datos central. ESL es más eficaz que las etiquetas de papel porque puede cambiar la información de la etiqueta sin necesidad de sustituirla con frecuencia, lo que es habitual en tiendas minoristas con muchos productos y promociones frecuentes.

De este modo, el sistema POS no sólo controla el inventario, sino que también interactúa con ESL. En caso de cambio de producto o de precio, la nueva información se transmite a las etiquetas de las estanterías. Esto significa que los precios de las estanterías son coherentes con los datos del sistema, lo que no ocurre con las etiquetas de papel, que pueden tardar en actualizarse o actualizarse incorrectamente.

Además, ESL también admite precios dinámicos. Esto se debe a que los minoristas pueden cambiar fácilmente el precio de sus productos en función de las fuerzas del mercado o las promociones, y los clientes siempre podrán ver los precios actuales. Esto permite a los minoristas tener cierto grado de control sobre los precios y, al mismo tiempo, evita crear confusión entre los clientes con etiquetas engañosas.

Socio líder de ESL digital: ZhSunyco

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Configurar el procesamiento seguro de pagos

Recuerde configurar un método de cobro seguro cuando configure su sistema TPV para aceptar las principales tarjetas de crédito. Esto es importante para proteger los datos de pago de sus clientes, que son esenciales para mantener su fidelidad y satisfacción. El sistema TPV que elijas debe admitir el pago mediante tarjetas de crédito y débito, pagos móviles a través de Google Pay y Apple Pay, así como en efectivo.

Para establecer un método seguro de procesamiento de pagos, lo primero es contratar a un procesador de pagos de confianza. Estas empresas ofrecen los servicios necesarios para la gestión segura del procesamiento de pagos digitales y con tarjeta. Asegúrate de que el procesador de pagos que elijas utiliza protocolos de encriptación seguros y cumple la norma de seguridad de datos del sector de las tarjetas de pago (PCI DSS).

El sistema también debe incluir opciones de pago sin contacto, que han ganado popularidad por su eficacia. Estos pagos minimizan la interacción física entre clientes y personal, lo que mejora la higiene y la experiencia del cliente. Asegúrese también de que el software permite procesar varias divisas y acepta tarjetas de crédito internacionales, sobre todo si trata con clientes de otros países.

Al configurar el procesamiento de pagos, asegúrese de prestar atención a cómo se capturan las transacciones en su sistema TPV. Esa información es importante para las operaciones comerciales porque ayuda a controlar las ventas, el comportamiento de compra de los clientes e incluso revela la rentabilidad del negocio.

Integrar TPV con herramientas empresariales clave

Un TPV moderno no debe limitarse a procesar las ventas. Debe interactuar con otras herramientas y aplicaciones para facilitar las operaciones de su empresa. Por ejemplo, la integración con herramientas CRM permite interactuar con los clientes mediante el seguimiento de su información, los productos adquiridos e incluso el análisis de datos. Esto hace posible que las empresas promuevan y desarrollen programas de fidelización dirigidos a clientes específicos.

Si opera un negocio multicanal (tiene tiendas físicas y en línea), su TPV debe funcionar a la perfección con su plataforma de comercio electrónico. Esto permite actualizaciones en tiempo real del inventario para reflejar los niveles de existencias inmediatamente después de que se realice una venta, incluso si la venta se realizó en una ubicación diferente o en línea. Además, esto permite a una empresa realizar un seguimiento sistemático de las ventas en diferentes regiones. La integración con plataformas de compra en línea como Shopify, WooCommerce y Magento mejora la coherencia operativa y mejora la experiencia del cliente al garantizar que los clientes reciben el mismo servicio (o son atendidos) independientemente de la interfaz empresarial que utilicen.

Además de las integraciones de comercio electrónico y CRM, piense en vincular su sistema de punto de venta con herramientas de gestión de inventario, nóminas o análisis empresarial. Disponer de múltiples extremos le ofrece una amplia visión de la eficiencia de su negocio, desde las cifras de ventas hasta la productividad del personal, lo que le permite tomar decisiones que favorezcan el crecimiento. Combinado con estas herramientas, un sistema de TPV estratégicamente situado, apoyado por una planificación estratégica, ayuda a gestionar un negocio ágil y basado en datos.

Forme a su personal para un funcionamiento fluido

Independientemente de la eficacia de su sistema de TPV, sólo será tan bueno como su implantación si su personal no está formado para utilizarlo. La formación del personal es fundamental para garantizar la satisfacción del cliente y la buena coordinación de las operaciones del negocio. Dedique el tiempo adecuado a formar a sus empleados en el uso del software de TPV, el procesamiento de transacciones con los clientes y la gestión de inventarios, por mencionar sólo algunos. Las funciones básicas, como el procesamiento de ventas, devoluciones y gestión de cuentas de usuario, y las avanzadas, como la generación de informes y el análisis de datos empresariales, podrían enseñarse en sesiones de formación.

Asegúrese también de que el equipo tiene conocimientos adecuados sobre métodos de pago. Algunos clientes pueden querer pagar sin contacto, con tarjeta de débito o con una tarjeta de crédito tradicional. Su personal tiene que estar en condiciones de guiar al cliente a través del proceso de pago con confianza.

Forme a sus empleados para que ofrezcan un servicio de atención al cliente de primera categoría junto con otras tareas. Contar con un miembro del personal que resuelva rápidamente los problemas con el sistema de punto de venta mejora enormemente la experiencia de los clientes y mitiga los retrasos en las horas punta. Puede considerar la posibilidad de proporcionar tutoriales en vídeo u ofrecer documentos que expliquen paso a paso los problemas a los que puede enfrentarse el personal para facilitar la formación.

Pruebe a fondo y ponga en marcha su sistema

Antes de poner en marcha el nuevo sistema de punto de venta, todo debe probarse meticulosamente para asegurarse de que todos los aspectos están listos para funcionar. Compruebe las transacciones de prueba para asegurarse de que cada pieza del hardware del sistema de punto de venta funciona, como las impresoras de recibos, los escáneres de códigos de barras y la configuración del software, como el seguimiento del inventario. Asegúrese de que el procesamiento de pagos funciona a la perfección con tarjetas de crédito, tarjetas de débito y opciones de pago por móvil.

Aparte de las pruebas de funcionalidad clave en el sistema de TPV, también deben realizarse pruebas de estrés de referencia para simular mejor escenarios de uso realistas. Intente procesar varias transacciones a la vez. Otra simulación podría ser tener a todos los clientes en la tienda al mismo tiempo, lo que puede servir para comprobar si el sistema tiene algún problema de rendimiento con funciones avanzadas como la gestión integrada de inventario y las herramientas de relación con los clientes.

Una vez que esté seguro de que el TPV funciona correctamente y ha superado todas las pruebas, puede fijar una fecha para la puesta en marcha. Asegúrese de que su personal está preparado para el cambio y supervise sus primeros días de uso activo del sistema de TPV. Si todo está correctamente configurado con el TPV y hay suficiente formación para el personal, las operaciones y la experiencia de servicio al cliente en todo el negocio minorista mejorarán significativamente.

Problemas comunes y resolución sencilla de problemas

A pesar de la mejor planificación y las mejores pruebas, pueden surgir algunos problemas durante la instalación del sistema o la primera vez que se utiliza. A continuación se describen los problemas y sus soluciones:

Conectividad o mal funcionamiento del hardware

• Problemas que van desde impresoras de recibos que no pueden imprimir, escáneres que no leen códigos de barras o terminales de pago que no pueden conectarse.
• Solución: Asegúrese de que todas las conexiones (cables de alimentación y de datos) están correctamente conectadas y de que todos los dispositivos están encendidos. Asegúrese de que están instalados los controladores adecuados (si es necesario) y asegúrese de que los modelos de hardware son compatibles con su proveedor de TPV. También es aconsejable intentar reiniciar determinados dispositivos y el software del TPV.

Conexión de red inestable o lenta

• No se pueden sincronizar los datos de la nube, lo que disminuye el ritmo de realización de las transacciones o incluso provoca la caída del sistema.
• Solución: Asegúrese de comprobar la intensidad de la señal WiFi de la tienda y el cable Ethernet, confirme que el servicio de Internet de la tienda funciona de forma óptima y compruebe si el cortafuegos está obstruyendo el tráfico esencial del punto de venta antes de reiniciar el router.

Errores de instalación o configuración del software

• Cuando el software no se instala correctamente, no puede ejecutarse, hay problemas de inicio de sesión o los ajustes no se guardan correctamente.
• Solución: Lee las instrucciones de instalación del proveedor del software y comprueba si tu dispositivo es compatible con el sistema. Intente ejecutar la instalación o el software como administrador. En caso de problemas de configuración, asegúrate de que los datos facilitados son correctos.

Problemas de importación de datos de productos/inventario

• Problemas como datos que faltan, formato incorrecto, fallo del proceso de importación o información incorrecta tras importar desde un archivo, por ejemplo, un CSV.
• Solución: Compruebe cuidadosamente el formato del fichero de importación para asegurarse de que todas las columnas corresponden a los campos especificados anteriormente. De todos los fallos que pueden producirse, éste consiste en comprobar los errores relativos a las entradas realizadas en los datos (como comas mal colocadas, tipo de datos incorrecto). Es aconsejable intentar importar un lote más pequeño cada vez para determinar la causa del problema.

Fallos en el procesamiento de pagos

• Las operaciones de pago o compra no se realizan con determinados tipos de tarjetas o medios de pago.
• Solución: Compruebe que el terminal de pago está conectado y encendido correctamente. Asegúrese de que su conexión de red es buena, ya que el procesamiento de pagos es muy sensible a las conexiones de red. Compruebe su cuenta de comerciante con su proveedor de servicios de pago y asegúrese de que se aceptan los métodos de pago. Compruebe la configuración de pago en su sistema TPV.

Si las medidas básicas de solución de problemas mencionadas anteriormente no funcionan, entonces es aconsejable solicitar ayuda al vendedor del terminal punto de venta o al proveedor de hardware. Ellos cuentan con los conocimientos y el equipo necesarios para ayudarle a resolver el problema.

Conclusiones: Construir los cimientos de su comercio minorista

La instalación de un sistema de punto de venta es un proceso complejo que requiere mucha atención al detalle en cada etapa. Para los empresarios. Desde la selección de productos, su conexión con el hardware y el software, la gestión del inventario, que puede apoyarse en ESL, y la seguridad de los pagos, cada paso se basa en el anterior. Es potente cuando se integra con otras herramientas, y su eficacia aumenta con la formación del personal. Unas pruebas minuciosas sientan las bases del buen funcionamiento del producto en las primeras fases de su aplicación.

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