Was ist PIM Produktinformationsmanagement? Ein detaillierter Leitfaden zur Data Journey

In der modernen Geschäftswelt ist die Verwaltung von Informationen ebenso wichtig wie die Verwaltung des physischen Bestands in einem Lager. Unternehmen arbeiten heute in einem komplexen Ökosystem, das digitale Marktplätze, mobile Apps, physische Einzelhandelsketten und geschäftige Vertriebszentren umfasst. Mit der zunehmenden Anzahl von Berührungspunkten - vom E-Commerce-Warenkorb bis zum Lagerplatz - steigt das Risiko von Datenasymmetrie und betrieblicher Ineffizienz exponentiell an.

Ein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) ist nicht nur eine Softwareanwendung, sondern hat sich zum strukturellen Rückgrat des modernen Handels entwickelt. Eine PIM-Lösung löst ein grundlegendes Koordinationsproblem: Sie stellt sicher, dass die Produktinformationen konsistent, genau und umfangreich sind, unabhängig davon, ob sie auf einem Amazon-Angebot, einem digitalen Regaletikett in einem Ladengeschäft oder einem Logistikzentrum angezeigt werden.

In diesem Leitfaden wird untersucht, was ein PIM ist, welche wirtschaftliche Notwendigkeit es hat und welche entscheidende Rolle es auf dem gesamten Weg der Daten spielt - von den technischen Spezifikationen bis zum digitalen Regal und zunehmend auch zum physischen elektronischen Regaletikett (ESL).

Was ist Produktinformationsmanagement?

Oberflächlich betrachtet umfasst das Produktinformationsmanagement (PIM) die Systeme, die zur Verwaltung der Produktdaten im Zusammenhang mit dem Markt und dem Verkauf des Produkts verwendet werden. Um die Bedeutung und den Wert von PIM zu verstehen, muss man die PIM-Plattform als die "Single Source of Truth" betrachten.

Ohne ein zentrales Repository neigen die Produktdaten dazu, unübersichtlich zu werden. Dies wird in der Regel als das "Silo"-Problem bezeichnet. Die technischen Daten befinden sich in einem System, die Vertriebsdaten in einem anderen, und die Marketingbeschreibungen bleiben in einer zufälligen Tabellenkalkulation oder E-Mail hängen.

PIM dient als zentraler Punkt. Es sammelt und verknüpft diese unterschiedlichen Daten an einem Ort. Es stellt sicher, dass die Produktdaten, die der Einkaufsleiter im Büro sieht, identisch sind mit denen, die der Kunde auf seinem Handy sieht. Es wandelt unordentliche Rohdaten in wertvolle, saubere Informationen um, die für den Verkauf bereit sind, und gewährleistet so die Datenqualität im gesamten Unternehmen.

Warum brauchen Unternehmen PIM?

Um den Wert von PIM-Tools zu erkennen, sollte man die Situation eines Unternehmens, das alte Techniken einsetzt, und eines Unternehmens mit einem zentralen Produktinformationsmanagement-System verstehen. Die Landschaft dieser beiden Situationen lässt sich am besten mit den Begriffen Klarheit und Chaos beschreiben. Die meisten Unternehmen ohne PIM verwenden ERP-Systeme, die für das Finanzwesen und nicht für das Marketing gedacht sind. Dies führt dazu, dass die Mitarbeiter sich wiederholende Aufgaben und manuelle Arbeiten mit Hilfe von Tabellenkalkulationen und E-Mails erledigen und ein fragiles Datensilo entsteht. Mit einem PIM-System wird das PIM von einem Workflow zu einem System, in dem Datenmanagement und Datenveröffentlichung getrennt sind.

Der Unterschied zwischen den Systemen ist offensichtlich, und der folgende Bericht zeigt die strukturellen Veränderungen, die mit der Verwendung von PIM einhergehen:

Operative Dimension	Der Zustand des Chaos (ohne PIM)	Der Zustand der Klarheit (mit PIM)
Datenverwaltung	Fragmentiert: Daten liegen in Silos - ERP für Finanzen, Excel für Marketing und lokale Laufwerke für Produktbilder.	Zentralisiert: Eine "Single Source of Truth", in der alle Daten an einem Ort konsolidiert und verwaltet werden.
Operative Genauigkeit	Hardware-Unterbrechung: Lageristen und Ladenpersonal verschwenden Zeit mit der Überprüfung von Produkten, weil die Regaletiketten nicht mit den ERP-Daten übereinstimmen.	IoT-Synchronisierung: Daten fließen sofort an ESLs in Lagern und Geschäften. Die Mitarbeiter vertrauen darauf, dass das Behälteretikett mit dem Systemdatensatz 100% übereinstimmt.
Integrität der Daten	Versionskonflikte: Es kann vorkommen, dass auf der Website ein neuer Preis angezeigt wird, während der gedruckte Katalog einen alten Preis enthält, was die Genauigkeit der Daten beeinträchtigt.	Universelle Synchronisierung: Eine einmal im PIM vorgenommene Aktualisierung wird sofort weitergegeben, so dass genaue Daten über verschiedene Quellen hinweg gewährleistet sind.
Markteinführungszeit	Verzögert: Die Einführung neuer Produkte erfordert wochenlanges Sammeln von Daten aus unterschiedlichen Quellen.	Beschleunigt: Neue Produkte können innerhalb von Stunden auf den Markt gebracht werden, was eine schnelle Reaktion auf Marktstrategien ermöglicht.
Kundenerfahrung	Fehler bei der Preisgestaltung: Ein Kunde sieht auf dem Regalaufkleber $10, aber an der Kasse wird ihm $12 berechnet, was zu Streitigkeiten führt.	Preisintegrität: PIM aktualisiert die Preise im Internet und auf elektronischen Regaletiketten gleichzeitig, wodurch Preisstreitigkeiten vermieden werden.

Wie PIM funktioniert: Der Rahmen für das Sammeln, Anreichern und Verteilen

Um zu verstehen, was ein PIM eigentlich tagtäglich tut, können wir seinen dreistufigen Prozess betrachten: Sammeln, Anreichern und Verteilen.

Onboarding von Daten: Aggregieren von ERP und Lieferanten

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Daten zu konsolidieren: Ein Unternehmen ist ein Perimeter für einen Datenfluss. Die Lieferkette speist das ERP, das grundlegende Artikelcodes (SKUs) und Preisinformationen enthält. Ihre Geschäftspartner senden Ihnen möglicherweise Daten in Form von Tabellenkalkulationen oder erlauben Ihnen, Daten von ihren eigenen Portalen herunterzuladen.

Der PIM-Prozess zur Erfassung von Produktdaten rationalisiert die eingehenden Dokumente. PIM-Systeme erfüllen die Anforderungen Ihres Unternehmens an den Datenabgleich und die Konsolidierung von Daten über mehrere Datensätze hinweg in einer einzigen Quelle der Wahrheit.

Um die Erwartungen zu erfüllen, hier ein Überblick darüber, welche Arten von Daten ein PIM tatsächlich verwaltet:

Daten-Kategorie	Was es beinhaltet	Primäre Quelle
Kernidentifikatoren	SKU, UPC/EAN, Produktname, Global Trade Item Numbers (GTIN)	ERP-System
Technische Daten	Abmessungen, Gewicht, Materialien, Inhaltsstoffe, Spannung	PLM / Tabellenkalkulationen für Lieferanten
Marketing-Daten	Lange Beschreibungen, SEO-Schlüsselwörter, mobiltaugliche Titel, Storytelling	Direkt in PIM erstellt
Digitale Vermögenswerte	Hochauflösende Bilder, Videos, 360-Grad-Ansichten, PDF-Handbücher	DAM / Kreativteam
Verkaufstaxonomie	Kategorien, Kollektionen (z. B. "Summer Sale"), Variationen (Farbe/Größe)	Direkt in PIM erstellt
Lokalisierte Daten	Mehrsprachige Übersetzungen, regionale Währungen, lokale Maßeinheiten	Übersetzungsdienste / PIM

Anreicherung: Hinzufügen von Emotionen und Specs zu Rohdaten

Rohdaten reichen nicht aus, um ein Produkt zu verkaufen. Ein SKU-Code und eine Liste von Abmessungen bringen einen Kunden nicht dazu, auf "Kaufen" zu klicken. Vor dem Verkauf müssen genaue Informationen hinzugefügt werden, und dieser Prozess wird als Anreicherung bezeichnet.

Die Marketingteams müssen die Informationen und ihren Wert erhöhen, indem sie detaillierte und ansprechende Produktbeschreibungen sowie Elemente, die der Kunde sucht, wie Handbücher, Bilder und Videos, einbeziehen. Dieser Prozess umfasst auch eine angemessene Lokalisierung, um eine genaue Übersetzung und Datengenauigkeit für das Zielland zu gewährleisten.

Omnichannel-Syndikation: Daten an jeden Kontaktpunkt weiterleiten

Der letzte Prozess ist die Verteilung der Daten. Dies wird oft als "Syndizierung" bezeichnet. Das PIM-System übernimmt die vervollständigten und angereicherten Produktdaten und gibt sie dann an die Vertriebskanäle weiter.

Als Vertriebskanäle werden oft nur Amazon oder Shopify angesehen, und diese Sichtweise kann sehr einschränkend sein. Gedruckte Kataloge, Großhandelsportale und sogar physische Einzelhandelsgeschäfte sind ebenfalls wertvolle Vertriebskanäle für Daten. Eine robuste PIM-Strategie erkennt an, dass Daten überall hinfließen müssen: zu Marketingkanälen, E-Commerce-Plattformen und vor allem zu IoT-Netzwerken. In der modernen Lieferkette synchronisiert PIM die Daten direkt mit den Handhelds im Lager und den digitalen Regalrändern, um sicherzustellen, dass die physische Welt genauso gut informiert ist wie die digitale.

PIM-Architektur: Integration von ERP, POS und Offline-Regalen

Um richtig zu verstehen, was PIM-Produktinformationsmanagement innerhalb des gesamten Technologie-Stacks ist, muss es innerhalb des gesamten Technologie-Stacks positioniert werden. PIM ist kein Silo. Es ist das Bindeglied zwischen der Starrheit des Back-Office und der Agilität des Front-Office.

Das Tech Stack Ökosystem: ERP, PDM und MDM

Das Zusammenspiel zwischen PIM und der anderen Buchstabensuppe von Systemen verwirrt die Menschen oft. Es bedarf einer klaren Abgrenzung der Zuständigkeiten für die Datenverwaltung:

• PDM (Produktdatenmanagement): Dies ist der Bereich der Konstruktion und des Designs. PDM enthält CAD-Dateien, technische/produktionsbezogene Blaupausen und Stücklistendaten. Im Mittelpunkt steht die Herstellung des Produkts.
• ERP (Unternehmensressourcenplanung): Dies ist der Bereich der Finanz- und Bestandsverwaltung. Das ERP-System enthält Daten für Transaktionen und verwaltet den Lagerbestand, die Preiskalkulation und das Lieferantenbuch. Es dreht sich um die Bewegung des Produkts.
• MDM (Verwaltung von Stammdaten): Dies ist die Domäne der Unternehmensführung. MDM befasst sich mit allen kritischen Geschäftsdateneinheiten, d. h. Kunden, Mitarbeitern, Vermögenswerten und Produkten. MDM befasst sich mit der kommerziellen Seite der Produkteinheit aus der Unternehmensperspektive.
• WMS (Lagerverwaltungssystem): Während das WMS die Standort und Menge der Bestände in einem Lager fehlt es oft an visuellen Daten. Durch die Verbindung von PIM mit Ihrem WMS (und den damit verbundenen ESLs auf den Regalen im Lager) erhalten die Kommissionierer Zugang zu Produktbildern und Handhabungsanweisungen, was die Fehlerquote bei der Kommissionierung erheblich reduziert.

In voll ausgereiften Architekturen ist die Integration linear: Von PDM kommt der technische Datenfluss, von ERP der transaktionale Datenfluss. PIM steht in der Mitte und erstellt und vervollständigt marktfähige Profile aus der Integration der Eingangsdaten.

Überbrückung der Kluft: Synchronisierung von digitalen und physischen Regalen

In einer ausgereiften Unified-Commerce-Architektur fungiert das PIM-System als zentraler Content-Router. Ein weit verbreiteter Irrglaube ist jedoch, dass PIM nur digitale Endpunkte wie Websites oder Apps speist. Bei Einzelhändlern mit physischer Präsenz - egal ob es sich um Geschäfte mit Kundenkontakt oder Backend-Vertriebszentren handelt - muss das PIM-System auch die Hardware-Infrastruktur steuern.

Um eine echte betriebliche Synchronisierung zu erreichen, muss der PIM-Datenstrom an zwei unterschiedliche physische Umgebungen geleitet werden, was eine spezielle Hardware-Integration erfordert:

• Das betriebliche Backend: Lager- und Logistikmanagement
  • Die Herausforderung: Hohe SKU-Zahlen führen zu Kommissionierfehlern und Fehlbeständen, wenn man sich auf statische Papierbehälteretiketten verlässt.
  • Die Hardware-Lösung: Integration von PIM mit Elektronische Regaletiketten in Industriequalität (ESL) auf Lagerregalen.
  • Die Wert: Wenn PIM-Daten direkt in die ESLs des Lagers fließen, sehen die Kommissionierer in Echtzeit Informationen, die mit den ERP/PIM-Datensätzen übereinstimmen (z. B. aktualisierte SKU-Codes, genaue Lagerplatzpositionen oder Warnungen bei niedrigem Bestand). Diese Hardware-Integration verwandelt das Lager von einem passiven Lagerraum in ein dynamisches, datengesteuertes Fulfillment-Center, das die Fehlerquote in der Lieferkette erheblich reduziert.

• Das Frontend im Einzelhandel: In-Store-Erlebnis
  • Die Herausforderung: Online-Preise ändern sich dynamisch, während die Preise in den Geschäften statisch bleiben, was beim Kunden Misstrauen hervorruft. Außerdem fehlen in den physischen Regalen traditionell die umfangreichen Produktattribute (Bewertungen, technische Daten), die online zu finden sind.
  • Die Hardware-Lösung: Der Point of Sale (POS) und die Verbraucherschnittstelle Elektronische Regaletiketten (ESL).
  • Die Wert: Durch die Verbindung des PIM mit ESLs wird der Regalrand zu einer dynamischen digitalen Anzeige. Das PIM ermöglicht es dem Einzelhändler, Preisaktualisierungen, Herkunftsangaben und Nährwertangaben sofort in das Regal zu bringen. Darüber hinaus überbrücken vom PIM generierte QR-Codes, die auf dem ESL angezeigt werden, die Lücke und ermöglichen es den Käufern, die im PIM gespeicherten Produktdaten zu scannen und darauf zuzugreifen. In dieser Architektur ist die ESL die physische Manifestation Ihrer PIM-Datenbank.

Ausführen der Integration

Um diese Architektur erfolgreich zu implementieren, ist die Wahl der Hardware-Infrastruktur entscheidend. ESL-Lösungen wie ZhSunyco sind ein Beispiel für die Zuverlässigkeit, die für diese Integration erforderlich ist. ZhSunyco verwandelt die Regalkante in einen stabilen digitalen Vermögenswert, indem es offene APIs und MQTT-Protokolle anbietet, die eine nahtlose Konnektivität mit vorgeschalteten PIM- und POS-Systemen ermöglichen. Unterstützt durch eine robuste Lieferkette mit einer jährlichen Kapazität von 7,2 Millionen Einheiten und einer Fehlerquote von unter 0,0018%, bieten sie die industrielle Skalierbarkeit, die für globale Einsätze erforderlich ist. Mit hochgradig anpassbaren Display-Optionen und einem kosteneffizienten "Pay-once"-Softwaremodell stellt ZhSunyco sicher, dass die physische Erweiterung Ihres PIM-Systems sowohl technisch solide als auch wirtschaftlich nachhaltig ist.

Wer braucht ein PIM-System am meisten?

Nicht jedes Unternehmen ist für die Infrastruktur eines PIM-Systems ausgelegt. Kleine Unternehmen mit einer begrenzten Produktauswahl und einem einzigen Vertriebskanal können in der Regel nur mit Tabellenkalkulationen oder dem Backend ihres E-Commerce-Systems arbeiten. Es gibt jedoch für jedes Unternehmen eine bestimmte "Komplexitätsschwelle", ab der manuelle Prozesse von einem wirtschaftlichen Vorteil zu einer betrieblichen Belastung werden.

Um zu beurteilen, ob dieser Punkt in Ihrem Unternehmen erreicht ist, werden einige operative Aspekte untersucht. Mehr als zwei in den Spalten "Kritischer Bedarf für PIM" bedeutet, dass die Investition in PIM wahrscheinlich gerechtfertigt ist.

Bewertung Dimension	Verwaltbar mit Tabellenkalkulationen/ERP	Kritischer Bedarf an PIM
Produktvolumen (SKUs)	Verwaltung von weniger als 1.000 SKUs mit einfachen Variationen.	Verwaltung von Tausenden oder Millionen von SKUs, oft mit komplexen Variationen (Größe, Farbe, Material).
Vertriebskanäle	Verkauf über 1-2 Kanäle (z. B. Ihre eigene Website und ein physisches Geschäft mit statischen Papierschildern).	Verkauf über mehrere Kanäle (Amazon, Shopify, Händler, mobile App) und physische Läden mit elektronischen Regaletiketten (ESL), die eine Echtzeitsynchronisierung erfordern.
Komplexität der Daten	Für Produkte sind nur grundlegende Daten erforderlich (Preis, Name, ID).	Globales Verkaufen erfordert die Verwaltung mehrerer Sprachen, Währungen und regionsspezifischer Maße.
Geografische Reichweite	Verkaufen in einem einzigen Land mit einer Sprache.	Globales Verkaufen, das die Verwaltung mehrerer Sprachen, Währungen und regionalspezifischer Messungen erfordert.
Häufigkeit der Aktualisierung	Die Produktdaten ändern sich saisonal oder selten.	Die Produktdaten ändern sich häufig (Blitzverkäufe, tägliches Bestandsmanagement, dynamische Preisaktualisierungen, die auf digitale Etiketten übertragen werden).
Markteinführungszeit	Die Einführung eines neuen Produkts erfordert wochenlange manuelle Dateneingabe.	Die Markteinführung eines neuen Produkts muss innerhalb weniger Stunden erfolgen und erfordert eine sofortige automatische Verteilung an alle Kanäle.

Wie Sie den richtigen PIM für Ihr Unternehmen auswählen

Um zu beurteilen, ob dieser Punkt in Ihrem Unternehmen erreicht ist, werden einige operative Aspekte untersucht. Mehr als zwei in den Spalten "Kritischer Bedarf für PIM" bedeutet, dass die Investition in PIM wahrscheinlich gerechtfertigt ist.

• API-erste Architektur

Dies ist der wichtigste Aspekt, wenn Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher machen wollen. Headless oder API PIM trennt die Datenverwaltung im Backoffice von der Darstellung im Frontoffice. Dadurch können Daten an andere Systeme gesendet werden, sei es eine Website oder ein anderer Endpunkt, wie eine mobile Anwendung, ein Sprachassistent oder ein ESL-Netzwerk im Geschäft. Wenn Ihr Unternehmen über ein geschlossenes System ohne robuste APIs verfügt, können Sie sicher sein, dass es zu einem Engpass wird.

• Benutzerfreundlichkeit für Vermarkter

Nicht die IT-Abteilung, sondern die Marketingteams sind die Hauptnutzer des PIM-Systems. Daher muss das System es den Nutzern ermöglichen, schnell und einfach Kategorien und die damit verbundenen Attribute und Beziehungen festzulegen und zu ändern, ohne dass ein Code erforderlich ist. Dieses hohe Maß an Benutzerfreundlichkeit wird dazu beitragen, die internen Kosten der Systemeinführung zu minimieren.

• Flexibilität bei der Datenmodellierung

Das Produktangebot ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Ein Bekleidungshändler benötigt vielleicht die Attribute "Stoff" und "Größe", während ein Elektronikhändler vielleicht "Spannung" und "Kompatibilität" benötigt. Das PIM muss über eine anpassungsfähige Datenmodellierungs-Engine verfügen, die es dem Unternehmen ermöglicht, benutzerdefinierte Entitäten und Beziehungen ohne Eingreifen des Anbieters zu bestimmen.

• DAM-Funktionen

Produktinformationen beruhen in hohem Maße auf visuellen Inhalten. Ein leistungsfähiges PIM sollte über Digital Asset Management (DAM)-Funktionen zum Speichern und Verknüpfen von Bildern und Videos verfügen oder sich nahtlos in führende DAM-Angebote integrieren lassen.

Zukünftige Trends: PIM, KI und der endlose Korridor

In der unmittelbaren Zukunft des Handels wird sich PIM von einem statischen Speicher zu einem aktiven intelligenten Motor entwickeln.

Künstliche Intelligenz hat damit begonnen, die mühsameren Aspekte der Anreicherung in Angriff zu nehmen. Die in PIM-Workflows integrierte generative KI kann Produktbeschreibungen synthetisieren, Inhalte in verschiedene Sprachen übersetzen und Bilder durch visuelle Erkennung automatisch kennzeichnen. Die Grenzkosten für die Erstellung von Inhalten liegen daher nahe bei Null.

PIM ist die Grundlage für das Konzept des "endlosen Ganges" im physischen Einzelhandel. Wenn PIM-Daten mit Kiosken und mobilen POS-Systemen verbunden sind, können Einzelhändler nicht vorrätige Waren verkaufen. Das Geschäft wird zum Ausstellungsraum, während das PIM das Katalogisierungssystem für die gesamte Lieferkette ist. Die Beziehung zwischen Online- und Offline-Daten verschwindet in diesem Ökosystem, so dass ein einziger Datenstrom fließen kann. Letztlich ist PIM nicht mehr nur eine IT-Installation im Back-Office, sondern die strategische Infrastruktur, die erforderlich ist, um ein kohärentes Markenerlebnis über alle Kanäle hinweg zu bieten, von der Suchleiste bis zum Regalrand.