Bestandsmanagement im Lebensmittelhandel: Praktische Methoden, Systeme und Technologien

Ein leeres Regal und ein überfülltes Lager können im selben Geschäft nebeneinander existieren. Eine gute Bestandsverwaltung im Lebensmittelhandel stimmt die eingehenden Lieferungen, den Absatz und die verfügbaren Bestände aufeinander ab, sodass Ihr Team die richtigen Produkte nachfüllen kann, ohne mehr einzukaufen, als verkauft werden kann.

Dieser Leitfaden behandelt den täglichen Arbeitsablauf, den Warenumschlag bei Frischwaren, Berechnungen zum Nachschub, Routinen in kleinen Filialen sowie Systemfunktionen, die diese Vernetzung ermöglichen. KI-basierte Prognosen und intelligente Regale können dabei helfen, bauen jedoch auf zuverlässigen Aufzeichnungen und klaren Zuständigkeiten auf, anstatt diese zu ersetzen.

Was versteht man unter Bestandsmanagement im Lebensmittelhandel?

Die Bestandsverwaltung im Lebensmittelhandel ist der Prozess der Erfassung, Überprüfung und Nachbestellung der Produkte, die ein Lebensmitteleinzelhändler zum Verkauf vorrätig hält, sowie der Zutaten, die für die im Laden zubereiteten Speisen verwendet werden. Dabei werden Mengen, Standorte und Kosten sowie gegebenenfalls Chargennummern und Verfallsdaten erfasst.

Im Gegensatz zu vielen anderen Einzelhandelskategorien umfassen Lebensmittel sowohl leicht verderbliche Produkte und Fertiggerichte als auch haltbare Waren, abgewogene Artikel und Produkte, die kartonweise eingekauft, aber einzeln verkauft werden. Bei der Bestandsverwaltung im Lebensmittelhandel muss daher ein Gleichgewicht zwischen Verfügbarkeit, Haltbarkeit, Lagerplatz und Lieferterminen der Lieferanten gefunden werden.

Wie verwalten Lebensmittelgeschäfte ihren Lagerbestand?

Filialen führen Wareneingangsbelege, Kassentransaktionen, Bestandsanpassungen und physische Bestandsaufnahmen zusammen. Beginnen Sie mit einem einheitlichen Produktdatensatz: Artikelnummer oder Barcode, Einkaufs- und Verkaufseinheiten, Lieferant, Anschaffungskosten, Lagerort sowie alle erforderlichen Chargen- oder Datumsfelder. Eine Kiste mit 12 Flaschen muss als 12 Verkaufseinheiten erfasst werden, nicht als eine.

1. 01EmpfangenÜberprüfen Sie Menge, Zustand und Einheiten.
2. 02Laden SieNotieren Sie die Standorte der Lagerräume und Regale.
3. 03Verkaufen oder reservierenErfassen Sie Verkäufe und Online-Bestellungen.
4. 04AnpassenProtokollieren Sie Ausschuss, Retouren und den Verbrauch in der Produktion.
5. 05AnzahlUntersuchen und beheben Sie Unstimmigkeiten.
6. 06AuffüllenLagerbestände verlagern oder eine Bestellung aufgeben.

Bei Erhalt: Der Mitarbeiter im Wareneingang gleicht die Lieferung mit der Bestellung ab, bevor er die angenommenen Mengen verbucht. Fehlmengen, Ersatzlieferungen und zurückgewiesene Waren sind separat zu erfassen. Auch Lieferungen von Lieferanten, die direkt ins Regal geliefert werden, sind zu erfassen, damit diese Produkte nicht in der Bestandsbuchhaltung übersehen werden.

Während des Handels: Bei korrekter Integration verringern die POS-Verkäufe den erfassten Lagerbestand. Das Personal muss weiterhin Bruch, Verderb, Lieferantenrücksendungen und andere nicht verkaufsbezogene Bestandsbewegungen erfassen. Bei der Produktion in der Bäckerei oder Feinkostabteilung sind zudem Aufzeichnungen über die Entnahme von Zutaten und die Fertigprodukte erforderlich; andernfalls könnten Zutaten als verfügbar angezeigt werden, obwohl sie bereits verbraucht wurden.

Zum Zeitpunkt der Überprüfung: Der Abteilungsleiter untersucht Bestandsabweichungen, gleicht Lücken in den Regalen mit dem Lagerbestand ab und prüft den Beschaffungsbedarf. Das Umräumen einer Kiste vom Lager in das Regal ändert lediglich ihren Standort, nicht jedoch die Gesamtmenge im Geschäft.

Trennung des physischen Lagerbestands von der Online-Verfügbarkeit

Der Lagerbestand ist nicht gleichbedeutend mit dem zur Zusage verfügbaren Bestand. Bei einer Online-Bestellung können Artikel reserviert werden, die sich physisch noch im Geschäft befinden. Durch Kommissionierung, Ersatzlieferungen, Stornierungen und Auftragsabwicklung werden diese Zusagen dann gemäß den Systemregeln aktualisiert.

Konfigurieren Sie den Arbeitsablauf so, dass ein Auftrag den physischen Lagerbestand nicht zweimal verringert. Geben Sie Reservierungen frei, wenn ein Auftrag storniert wird, und schließen Sie beschädigte oder anderweitig unverkäufliche Waren aus dem verfügbaren Lagerbestand aus. Die POS-Integration allein garantiert nicht, dass ein online angezeigter Artikel tatsächlich im Regal vorrätig ist.

Praktische Methoden zur Bestandsverwaltung im Lebensmittelhandel

Die folgenden Methoden befassen sich mit verschiedenen Entscheidungen: Welche Charge soll zuerst verkauft werden, wann soll nachbestellt werden, was soll erfasst werden und wie soll auf eine sich ändernde Nachfrage reagiert werden? Setzen Sie sie gemeinsam ein, anstatt ein einzelnes Instrument als Komplettlösung zu betrachten.

1. Verwenden Sie das FEFO-Prinzip für datumsempfindliche Produkte

Bei FIFO (First-in, First-out) werden die Bestände nach ihrem Eingangsdatum abgefertigt. Bei FEFO (First-expired, First-out) wird der Bestandsbestand mit dem frühesten Verfallsdatum vorrangig abgefertigt. Angenommen, eine gestern eingegangene Joghurtlieferung ist in 10 Tagen abgelaufen, während eine ältere Lieferung erst in 14 Tagen abläuft. Bei FEFO wird die neuere Charge mit dem früheren Verfallsdatum zuerst abgefertigt.

Erfassen Sie die relevanten Daten beim Wareneingang, sorgen Sie dafür, dass die Chargen identifizierbar bleiben, und überprüfen Sie sowohl die Regale als auch den Lagerraum bei der Umlagerung. Wenn Chargen- und Verfallsdaten in einem Barcode kodiert sind, müssen der Scanner und die Wareneingangssoftware das Auslesen und Speichern dieser Daten unterstützen; eine gewöhnliche Produktkennung liefert diese Informationen allein nicht. GS1-Leitfaden für Einzelhandelssysteme erläutert den zugrunde liegenden Datenfluss.

Legen Sie Preisnachlass- und Ausverkaufsregeln nach Kategorie, verbleibender Haltbarkeitsdauer und Ihren Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit fest. Es gibt keinen allgemeingültigen optimalen Zeitraum für Preisnachlässe, der für jedes Frischprodukt gilt. Durch Umlagerung und Preisnachlässe werden abgelaufene oder unsichere Lebensmittel nicht wieder verkaufsfähig.

2. Nachbestellpunkte festlegen, ohne sie mit dem Sicherheitsbestand zu verwechseln

Ein Nachbestellpunkt ist ein Auslöser für den Einkauf. Der Sicherheitsbestand ist der Puffer innerhalb dieses Auslösers, der Unsicherheiten bei der Nachfrage oder der Lieferung abfedert. Die Bestandsdokumentation von Oracle beschreibt den Nachbestellpunkt als den prognostizierten Bedarf während der Nachschubvorlaufzeit zuzüglich des Sicherheitsbestands.

Überprüfen Sie in der Praxis vor der Bestellung den verfügbaren Lagerbestand, eingehende Bestellungen und offene Verpflichtungen, ohne denselben Bedarf doppelt abzuziehen. Legen Sie die Bestellmenge unter Berücksichtigung Ihres angestrebten Lagerbestands, der Verpackungseinheiten, der Mindestbestellmenge sowie der Platz- und Haltbarkeitsbeschränkungen fest. Legen Sie den Sicherheitsbestand anhand der Bedarfs- und Lieferschwankungen sowie des von Ihnen benötigten Servicelevels fest – nicht anhand eines pauschalen Multiplikators.

Häufige kleine Lieferungen können für bestimmte Frischwaren sinnvoll sein, doch der Just-in-Time-Einkauf hängt von der Zuverlässigkeit der Lieferanten ab. Es ist keine Regel, nach jedem Verkauf eine Nachbestellung aufzugeben, und dadurch entfällt nicht die Notwendigkeit eines Pufferbestands.

3. Produkte anhand der ABC-Analyse und Risikoprüfungen priorisieren

Die ABC-Analyse hilft dabei, den Fokus auf die Produkte zu richten, die den größten Einfluss auf das Geschäft haben. Wählen Sie eine Bewertungsgrundlage aus und dokumentieren Sie diese, beispielsweise den jährlichen Umsatzwert: jährliche Verkaufszahlen multipliziert mit den Stückkosten. Gehen Sie nicht davon aus, dass für jede Filiale dieselbe feste prozentuale Aufteilung gilt oder dass ein hoher Stückpreis immer eine hohe Priorität bedeutet.

Berücksichtigen Sie Verderblichkeit, Schwundrisiko und die Erwartungen der Kunden. Auch ein kostengünstiges Grundnahrungsmittel kann regelmäßige Verfügbarkeitsprüfungen rechtfertigen, selbst wenn sein Wertranking bescheiden ist. Überprüfen Sie die Klassifizierungen, wenn sich Werbeaktionen, saisonale Schwankungen oder das Sortiment ändern.

4. Regelmäßige Bestandsaufnahme und Ermittlung der Ursache

Zählen Sie ausgewählte Produkte über die Woche verteilt, anstatt sich ausschließlich auf eine vollständige Bestandsaufnahme zu verlassen. Widmen Sie sich besonders den Artikeln mit hoher Umschlagshäufigkeit, risikoreichen Waren und wiederkehrenden Abweichungen. Richten Sie den Zeitplan nach Ihrem eigenen Transaktionsvolumen und Ihrer Fehlerhistorie aus, anstatt davon auszugehen, dass eine einzige Häufigkeit für jede SKU geeignet ist.

Zählen Sie das Regal und den Lagerraum als eine Verkaufseinheit, erfassen Sie Bestandsbewegungen während der Zählung und vergleichen Sie die Ergebnisse mit einer aktuellen Systemübersicht. Zählen Sie materielle Differenzen vor einer genehmigten Anpassung erneut nach. Halten Sie den Grund fest: Fehler beim Wareneingang, Umstellung auf Kartonverpackung, nicht erfasster Ausschuss, falsch gelagerter Bestand oder eine andere untersuchte Ursache.

Eine Artikelnummer, bei der trotz eines positiven Bestandssaldos in letzter Zeit keine Verkäufe verzeichnet wurden, ist ein Hinweis, der eine Überprüfung erfordert, jedoch kein Beweis dafür, dass Lagerbestände fehlen. Überprüfen Sie das Regal, den Lagerort und die Bestandsdaten, bevor Sie zulassen, dass eine automatische Bestandskorrektur weitere Einkäufe auslöst.

5. Nachfrage prognostizieren, anschließend Ausnahmen prüfen

Beginnen Sie mit der Analyse der Umsätze nach Artikelnummer, Filiale und Tag. Berücksichtigen Sie dabei Sonderaktionen, Liefertage, Feiertage und relevante lokale Gegebenheiten. Erfassen Sie Bestandslücken: Ein Umsatz von null bei einem leeren Regal ist kein Hinweis auf eine Nachfrage von null. Vergleichen Sie bei Produkten mit kurzer Haltbarkeit die erwarteten Umsätze mit der Zeit, in der der Bestand noch verkaufsfähig ist.

KI-Prognosen können dabei helfen, mehr Daten zu verarbeiten und Ausnahmen in einem umfangreichen Sortiment zu erkennen. Ihr Nutzen hängt von den Daten, der Kategorie und dem Arbeitsablauf ab. Vergleichen Sie die Empfehlungen mit Ihrem bisherigen Ansatz und messen Sie Verschwendung und Verfügbarkeit gemeinsam; eine geringere Verschwendung, die lediglich durch eine zu geringe Lagerhaltung erreicht wird, ist kein erfolgreiches Ergebnis.

Bestandsmanagement für kleine Lebensmittelgeschäfte

Die Bestandsverwaltung für kleine Lebensmittelgeschäfte sollte mit einer konsequenten täglichen Bestandserfassung beginnen und nicht mit der obligatorischen Einführung neuer Technologien. Ein Geschäft mit nur einem Standort kann mit grundlegenden POS-Bestandsfunktionen und, falls erforderlich, einer kontrollierten Tabellenkalkulation starten. Bestimmen Sie eine verantwortliche Person, die die Bestandsdaten abgleichen soll, um unterschiedliche Versionen des Lagerbestands zu vermeiden.

1. Woche 1 – Festlegung der Ausgangsbasis. Bereinigen Sie die Produktkennungen und wandeln Sie die Angaben von Kartons in Einzelstücke um. Wählen Sie eine überschaubare Prioritätskategorie aus, legen Sie deren Standorte im Verkaufsregal und im Lager fest und erweitern Sie das Sortiment Kategorie für Kategorie.
2. Woche 2 – Halte jede Bewegung fest. Verwenden Sie eine Wareneingangs-Checkliste und ein einfaches Protokoll für Ausschuss, Retouren und Korrekturen. Fügen Sie eine kurze Überprüfung der Daten und Regal-Lücken zu Beginn oder am Ende hinzu.
3. Woche 3 – Festlegung von Einkaufsregeln. Erfassen Sie die Lieferzeiten der Lieferanten und die Liefertermine. Legen Sie erste Nachbestellpunkte für vorrangige Artikel fest und prüfen Sie den bereits bestellten Bestand, bevor Sie erneut einkaufen.
4. Woche 4 – Überprüfen und verfeinern. Vergleichen Sie Bestandsabweichungen, Ausschuss und Bestandslücken. Beheben Sie die häufigsten Ursachen und entscheiden Sie anschließend, bei welchen manuellen Aufgaben der Einsatz von Software oder Hardware sinnvoll ist.

Dies ist ein Vorschlag für eine Einführungsreihenfolge, kein fester Umsetzungstermin. Passen Sie diesen Vorschlag an die Personalausstattung, den Umfang des Sortiments und die Qualität der vorhandenen Datensätze an.

Dies sind lediglich Beispielwerte. Achten Sie auf einheitliche Einheiten, erfassen Sie Verpflichtungen separat und verwenden Sie separate Chargenzeilen, wenn sich die Datumsangaben unterscheiden. Ein Nachbestellpunkt allein reicht nicht aus, um zu bestimmen, ob eine weitere Bestellung erforderlich ist oder wie viel bestellt werden soll.

So wählen Sie ein Bestandsverwaltungssystem für Lebensmittelgeschäfte aus

Ein Bestandsverwaltungssystem für Lebensmittelgeschäfte sollte die Arbeitsabläufe von der Anlieferung bis zum Verkauf unterstützen und nicht nur den Gesamtbestand anzeigen. Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie eine Liste der Vorgänge erstellen, bei deren Erfassung Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, und jeden Anbieter bitten, diese anhand repräsentativer Produkte zu demonstrieren.

Für die Bestandsverwaltung in Supermärkten mit mehreren Standorten sollten Sie Berechtigungen auf Filialebene, die Nachverfolgung von Umlagerungen und lokale Bedarfsregeln einrichten. Eine kettenweite Gesamtsumme kann einen Bestandsengpass in einer Filiale und einen Bestandsüberschuss in einer anderen verschleiern.

Vergleichen Sie den gesamten laufenden Arbeitsaufwand und die Kosten: Einrichtung, Migration, Schulung, Abonnements, Integrationen und Support. Die Bezeichnungen der Funkprotokolle sind kein Beweis für Kompatibilität. Vergewissern Sie sich über die tatsächliche Software-Schnittstelle, die unterstützten Datenfelder, das Update-Verhalten und die Zuständigkeit für die Behebung von Störungen.

KPIs für den Lebensmittelbestand: Messung von Verfügbarkeit, Verschwendung und Genauigkeit

Verwenden Sie einheitliche Zeiträume, Einheiten und Bewertungsmethoden. Vergleichen Sie Abteilungen mit ähnlichen Haltbarkeitszeiten und Betriebsbedingungen; ein filialweiter Durchschnitt kann ein Problem im Bereich der Frischwaren verschleiern. Beginnen Sie mit einer kleinen Auswahl an Kennzahlen, die zu konkreten Maßnahmen führen.

Diese Definitionen legen eine interne Messkonvention fest, keine allgemeingültigen Referenzwerte. Achten Sie darauf, dass die Zähltoleranzen und Prüfintervalle einheitlich sind. Unterscheiden Sie zwischen bekanntem Ausschuss und ungeklärtem Schwund und vergleichen Sie keine kostenbasierte Kennzahl direkt mit einer auf dem Umsatz basierenden Kennzahl.

Für eine bestimmte Charge können Sie die Abverkaufsquote auch als Verhältnis der verkauften Stückzahlen zu den Stückzahlen in dieser Charge betrachten. Wenn Sie stattdessen eine periodenbasierte Kennzahl verwenden, geben Sie an, ob der Nenner den Anfangsbestand und die Zugänge enthält. Betrachten Sie eine höhere Abverkaufsquote stets im Zusammenhang mit der Verfügbarkeit und dem Ausschuss.

Wie ESLs und andere Technologien den Geschäftsbetrieb unterstützen

Technologie ist am nützlichsten, wenn sie auf eine bestimmte Aufgabe ausgerichtet ist. Das Scannen von Barcodes erfasst Transaktionen; Bestandsverwaltungssoftware verwaltet Bestände und Einkaufsregeln; Regalgeräte zeigen Informationen an oder erfassen – sofern sie dafür ausgerüstet sind – Beobachtungen. Diese Funktionen ergänzen sich gegenseitig und sind nicht austauschbar.

Elektronische Regaletiketten: Darstellung und Umsetzung am Regal

Elektronische Regaletiketten Ersetzen Sie Papierpreisschilder durch zentral verwaltete Displays. Je nach Modell und Integration können diese genehmigte Preise, Sonderangebote und Informationen für das Personal anzeigen. Mit LEDs ausgestattete Etiketten können den Mitarbeitern dabei helfen, Produkte für die Kommissionierung, das Nachfüllen oder die Bestandsaufnahme zu finden.

Die Aktualisierungsbestätigung eines Etiketts bestätigt die Kommunikation mit dem Gerät oder den Aktualisierungsstatus, nicht jedoch, wie viele Produkte physisch vorhanden sind. Bestandszahlen oder Hinweise auf das Verfallsdatum müssen aus unterstützten vorgelagerten Daten stammen. Ein Regaletikett kann zudem nicht eigenständig jede Charge unterscheiden, die sich im selben Regal befindet.

Computer Vision und RFID: Weitere Überlegungen, keine automatische Gewissheit

Mithilfe von Computer Vision lassen sich sichtbare Lücken in den Regalen oder falsch platzierte Produkte im Erfassungsbereich der Kamera erkennen. RFID kann die Identifizierung und Nachverfolgung von mit Tags versehenen Artikeln unterstützen, sofern die Tags, Lesegeräte und das System entsprechend konfiguriert sind. Bei keiner der beiden Technologien sollte davon ausgegangen werden, dass sie in jeder Filialumgebung vollständige Bestandstransparenz bietet.

Bewerten Sie die erfassten Standorte, fehlende oder mehrdeutige Messwerte, Kennzeichnungsanforderungen und den Weg der Beobachtungen in die Bestandsdaten. Informationen zum Verfallsdatum benötigen weiterhin eine zuverlässige Verknüpfung mit dem jeweiligen Artikel oder der jeweiligen Charge. Führen Sie ein Pilotprojekt für eine definierte Kategorie durch und verlangen Sie überprüfbare Ausnahmen, bevor Sie automatische Bestandsanpassungen aktivieren.

Beginnen Sie mit dem Engpass, den Sie messen können: Preisänderungen, Arbeitsaufwand, Kommissionierzeit, Regallücken oder Zählaufwand. Vergleichen Sie das Pilotprojekt mit einer dokumentierten Ausgangsbasis, einschließlich Schulungs-, Integrations- und Wartungskosten. Behalten Sie erfolgreiche manuelle Kontrollmaßnahmen bei, solange sie verhältnismäßig bleiben; es gibt kein vorgeschriebenes Hardware-Paket und keine allgemeingültige Amortisationszeit.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein kleiner Lebensmittelladen seinen Lagerbestand mit einer Tabellenkalkulation verwalten?

Ja, bei einem überschaubaren Sortiment und Transaktionsvolumen – vorausgesetzt, dass Belege, Umsätze, Abfälle und Bestandszahlen stets synchronisiert werden. Ziehen Sie den Einsatz einer speziellen Software in Betracht, wenn manuelle Aktualisierungen in Verzug geraten, mehrere Personen widersprüchliche Datensätze bearbeiten oder Online-Bestellungen und mehrere Standorte den Abgleich erschweren.

Wie oft sollten Lebensmittelgeschäfte eine Bestandsaufnahme durchführen?

Legen Sie anhand der Risiko- und Abweichungshistorie einen Zeitplan für Stichprobeninventuren fest. Häufige Kontrollen können für sich schnell verkaufende, kurzlebige oder verlustreiche Produkte sinnvoll sein, während stabile Sortimente möglicherweise weniger Aufmerksamkeit erfordern. Datums- und Zustandsprüfungen sind von Mengenzählungen zu unterscheiden und sollten gemäß den für die jeweilige Kategorie geltenden Verfahren durchgeführt werden.

Verwenden Lebensmittelgeschäfte das FIFO- oder das FEFO-Prinzip?

Beide Verfahren können sinnvoll sein. Bei FIFO wird die Reihenfolge des Eingangs berücksichtigt, bei FEFO die Reihenfolge des Verfalls. Bei datumsempfindlichen Chargen verhindert FEFO, dass fälschlicherweise davon ausgegangen wird, dass die älteste Lieferung immer zuerst abläuft. Keines der beiden Verfahren ersetzt die Überprüfung des Zustands oder die geltenden Kontrollen zur Lebensmittelsicherheit.

Erfassen elektronische Regaletiketten den Lagerbestand automatisch?

Nicht von sich aus. ESLs zeigen Informationen an, die von angeschlossenen Systemen bereitgestellt werden, und können Aufgaben wie das Auffinden eines Produkts unterstützen. Für physische Mengen sind weiterhin Transaktionsdatensätze, Zählungen oder separat eingesetzte Sensortechnik erforderlich, wobei Abweichungen untersucht werden müssen, bevor die Datensätze korrigiert werden.

Referenzen

• Oracle: Bestandsverwaltung im Lebensmittelhandel – eine Erklärung — Hintergrundinformationen zu Wareneingang, Nachschub und Online-Auftragsabwicklung.
• Oracle Inventory – Benutzerhandbuch: Bestandsplanung und Nachschub — Nachbestellpunkte, Bedarfsplanung unter Berücksichtigung der Vorlaufzeit und Sicherheitsbestand.
• GS1: Leitfaden zu 2D-Barcodes für POS-Host- und Backend-Systeme im Einzelhandel — Unterstützung von Chargen- und Verfallsdaten in allen Einzelhandelssystemen.
• Walmart: Wie die Regale intelligenter wurden und unsere Arbeit einfacher wurde — Preisaktualisierungen und lichtgesteuerte Aufgaben im Laden.