Wie man ein POS-System auswählt: Der ultimative Leitfaden für Einzelhändler

Die Wahl des besten POS-Systems ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Einzelhändler treffen muss. Im heutigen Wettbewerbsumfeld ist ein POS-System nicht mehr nur eine Registrierkasse, an der Kreditkartentransaktionen verarbeitet werden. Es ist das Nervensystem Ihres gesamten Einzelhandelsgeschäfts - die Drehscheibe für Verkäufe, eine ausgefeilte Bestandskontrolle, Kundeninformationen und Mitarbeiterverwaltung. Eine intelligente Auswahl eines Systems eröffnet Ihnen tiefgreifende Effizienz und Kundenzufriedenheit, während ein schlechtes System die tägliche Quelle von Reibungen und ein Engpass für Verbesserungen sein kann.

Dieser Leitfaden soll den Auswahlprozess entmystifizieren. Wir gehen über eine oberflächliche Auflistung von Funktionen hinaus und geben Ihnen einen strategischen Rahmen, um Ihre zukünftigen Bedürfnisse, die richtige Technologie und den tatsächlichen Wert Ihrer Investition zu bewerten. Diese systematische Vorgehensweise wird Ihnen dabei helfen, ein POS-System auszuwählen, das nicht nur Ihren gegenwärtigen Anforderungen entspricht, sondern auch eine skalierbare Plattform für die Zukunft darstellt.

Beurteilen Sie zunächst Ihre einzigartigen Einzelhandelsbedürfnisse

Sie müssen einen umfassenden Plan Ihrer eigenen betrieblichen Realität entwickeln, bevor Sie einen Vergleich einzelner Funktionen oder Preisseiten in Betracht ziehen. Ein Kassensystem ist keine Universallösung; die Systeme eines Lebensmittelgeschäfts mit hohem Umsatz und eines Boutiquengeschäfts sind grundverschieden. Der wichtigste, aber am häufigsten vernachlässigte Teil des Prozesses ist eine gründliche Selbsteinschätzung.

Um Ihr individuelles Bedarfsprofil zu erstellen, berücksichtigen Sie die folgenden Dimensionen:

Ihre Einzelhandelskategorie

Die Art Ihres Unternehmens schreibt spezifische funktionale Anforderungen vor.

• Kleidung & Mode: Sie müssen über Funktionen verfügen, um Varianten wie Größe, Farbe und Stil zu handhaben. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Möglichkeit, komplizierte Rücksendungen und Umtauschvorgänge elegant zu verwalten.
• Lebensmittel & Lebensmittel: Suchen Sie nach Systemen, die den Verkauf von Artikeln nach Gewicht, integrierte Waagen und erweiterte Bestandsverwaltung für verderbliche Waren.
• Elektronik: Die Möglichkeit, Produkte mit Seriennummern zu verwalten, um sie zu verfolgen und eine Garantie zu gewähren, ist ein absolutes Must-have.
• Schönheit & Kosmetik: Ein einzigartiges Merkmal, das den Unterschied ausmachen kann, ist die Möglichkeit, Geschenksets mit Produkten zusammenzustellen und einen Termin für Dienstleistungen in den Geschäften zu vereinbaren.

Geschäftsumfang und Transaktionsvolumen

Die Robustheit des Systems und seine Skalierbarkeit hängen direkt von der Größe Ihres Betriebs ab.

• Tägliche Transaktionszahl: Haben Sie Zehn- oder Hunderttausende von Verkäufen pro Tag? Die Umgebungen mit hohem Umsatzvolumen erfordern eine schnelle Verarbeitung und Offline-Funktionalität, um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten, selbst wenn die Internetverbindung ausfällt.
• Hauptverkehrszeiten: Studieren Sie Ihre Spitzenzeiten. Ihr POS-System sollte auch unter Druck perfekt funktionieren, ohne zu verlangsamen und Kunden und Mitarbeiter zu verärgern.

Fußabdruck der Filiale (einzelne Filiale vs. mehrere Filialen)

Ihre physische Anwesenheit ist ausschlaggebend für Ihre Verwaltungsanforderungen.

• Einzelne Filiale: Eine einfache Konfiguration mag ausreichend sein, aber Sie müssen an die Zukunft denken.
• Kette/Franchise: Bei mehreren Standorten ist eine zentralisierte Verwaltung von entscheidender Bedeutung. Sie benötigen ein System, das in der Lage ist, Lagerbestände, Verkaufsdaten und Kundendaten in allen Filialen in Echtzeit zu synchronisieren. Die Möglichkeit, Preise und Werbeaktionen von einer zentralen Zentrale aus zu steuern und an alle Standorte weiterzuleiten, ist ein großer betrieblicher Vorteil.

Vertriebskanäle (Omnichannel-Anforderungen)

Der moderne Verbraucher tätigt seine Einkäufe an verschiedenen Kontaktpunkten.

• Nur für den stationären Handel: Ihr Schwerpunkt liegt auf der Leistung und Effizienz der Filialen.
• Ladengeschäft + E-Commerce: Dies ist der typischste Fall für wachsende Einzelhändler. Ihr POS sollte Teil Ihres Online-Shops werden (z. B. Shopify, WooCommerce). Eine solche Integration sollte ein höheres Maß an Bestandsmanagement automatisieren, um zu vermeiden, dass Produkte, die nicht vorrätig sind, über das Internet verkauft werden, und die Verkäufe über alle Kanäle in einen einheitlichen Bericht integrieren.

Indem Sie Ihre Bedürfnisse in diesen vier Bereichen sorgfältig aufzeichnen, schaffen Sie ein starkes Sieb. Sie sind nun bereit, mit einer klaren Checkliste auf den Markt zu gehen, die es Ihnen ermöglicht, ungeeignete Systeme schnell abzulehnen, so dass Sie Zeit haben, sich auf die Systeme zu konzentrieren, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt sind.

Entschlüsselung der wichtigsten POS-Systemfunktionen

Nachdem Sie ein Profil Ihrer Bedürfnisse erstellt haben, können Sie mit der Bewertung der wichtigsten Funktionen eines POS-Systems beginnen. Obwohl die Liste der möglichen Funktionen unendlich zu sein scheint, lassen sie sich in einige wenige Schlüsselbereiche einteilen, die Ihre Effizienz und Rentabilität direkt beeinflussen.

Nahtlose Zahlungsabwicklung

Dies ist die grundlegende Aufgabe. Ein zeitgemäßes System sollte flexibel und sicher sein. Es muss alle Zahlungen akzeptieren: Kreditkarten (Chip, Swipe und Tap-to-Pay), EMV-Chipkarten, mobile Geldbörsen (Apple Pay, Google Pay) und andere digitale Zahlungsmethoden ohne Schwierigkeiten. Prüfen Sie die Kartenverarbeitungsgebühren kritisch. Handelt es sich um einen einfachen, vorhersehbaren Pauschaltarif oder um ein komplizierteres Interchange-Plus-Modell? Stellen Sie sicher, dass der Anbieter vollständig PCI-konform ist, um Ihr Unternehmen und Ihre Kunden vor Datenschutzverletzungen zu schützen.

Intelligente Bestandsverwaltung

Die Verfolgung der Bestände ist für jeden Einzelhändler wichtig. Eine schlechte Verwaltung ist direkt proportional zu Umsatzverlusten und Kapitalverschwendung. Ihr Bestandskontrollzentrum sollte ein leistungsstarkes POS sein, das Folgendes bietet:

• Überwachung in Echtzeit von allen Orten und online.
• Erinnerungen an niedrige Lagerbestände, die Sie automatisch daran erinnern, wenn es Zeit ist, die Bestände aufzufüllen.
• Automatisierung der Bestellungserstellung, um den Nachschub zu erleichtern.
• Unterstützung von Produktvarianten, Bündeln und Verbundstoffen.
• Instrumente zur Bestandszählung und zur Ermittlung von Inventurdifferenzen.

Verwertbare Berichte und Analysen

Eine der größten Ressourcen, die ein modernes POS-System bieten kann, sind Daten. Rohdaten sind bedeutungslos; Sie benötigen ein System, das Verkaufsdaten in aussagekräftige, umsetzbare Daten umwandelt. Suchen Sie nach einem System, das über ein Dashboard verfügt, das Sie individuell anpassen können, um es zu überwachen:

• Tägliche, wöchentliche oder saisonale Verkaufstrends.
• Die heißesten (und nicht so heißen) Verkäufer.
• Verkaufsleistung der Mitarbeiter.
• Identifizieren Sie Kundeninformationen wie Kaufverhalten und Lebenszeitwert.

Mit solchen Berichten können Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Daten über Ihr Unternehmen treffen, z. B. in den Bereichen Einkauf, Marketing und Personalwesen.

Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Ein gesundes Einzelhandelsgeschäft lebt von Stammkunden. Mit einem einheitlichen CRM können Sie Kundenbeziehungen aufbauen und entwickeln. Auf der einfachsten Ebene muss es Sie in die Lage versetzen, Kundenprofile zu erstellen, die frühere Käufe überwachen. Weiter entwickelte Systeme ermöglichen es Ihnen, Kundenbindungsprogramme zu entwickeln, spezielle Rabatte anzubieten und Ihre Kunden per E-Mail oder SMS zu kontaktieren, um aus Gelegenheitskäufern Markentreue zu machen.

Verfolgung der Mitarbeiterleistung

Mit einem zuverlässigen POS-System können Sie Ihr wertvollstes Gut kontrollieren: Ihr Team. Zu den wichtigsten Funktionen gehören sicheres Ein- und Auschecken und rollenbasierte Berechtigungen, mit denen Sie den Zugriff auf sensible Funktionen (wie die Verarbeitung von Stornierungen oder Rabatten) verwalten können. Verkaufsberichte auf Mitarbeiterebene können Ihnen auch dabei helfen, Ihre besten Verkäufer zu ermitteln und herauszufinden, was Sie tun können, um den Rest Ihres Teams zu fördern.

Jenseits von Transaktionen: Aufbau Ihres vernetzten Ökosystems

Ein modernes POS-System funktioniert nicht in einem Vakuum. Es ist eine offene Plattform, ein zentraler Knotenpunkt, der mit anderen wichtigen Geschäftsinstrumenten verbunden ist, um eine reibungslose und äußerst effiziente Betriebsumgebung für kleine Unternehmen zu schaffen. Die Bedeutung dieser Konnektivität ist kaum zu überschätzen; sie automatisiert die Arbeitsabläufe, vermeidet die doppelte Eingabe von Informationen und vermittelt ein umfassendes Bild der Leistung Ihres Unternehmens.

Die typischsten und notwendigsten Integrationen sind Buchhaltungssoftware und E-Commerce-Systeme. Die Verknüpfung Ihres POS mit QuickBooks oder Xero, um nur einige Beispiele zu nennen, automatisiert den Prozess der täglichen Verkaufsdaten direkt auf Ihr Bankkonto und erspart Ihnen unzählige Stunden manueller Buchführung und die Möglichkeit menschlicher Fehler. Ebenso ist eine nahtlose Verbindung mit Ihrem Shopify- oder einem anderen Online-Shop der Schlüssel zu einer effektiven Omnichannel-Strategie, die sicherstellt, dass die Nachverfolgung von Bestands- und Kundeninformationen immer Hand in Hand geht.

Für Einzelhändler, die die nächste Stufe der Effizienz in ihren Geschäften erreichen wollen, beschränkt sich das Ökosystem jedoch nicht auf die Software, sondern auf den Kassenbereich selbst.

Die nächste Stufe der Automatisierung: POS- und ESL-Integration

Es ist eine Sache, den Warenbestand am POS zu verwalten, aber wie stellen Sie sicher, dass der Preis, den Sie in Ihren Regalen haben, auch der gleiche ist, den Sie in Ihrem System in Echtzeit und zum richtigen Preis haben? In den letzten Jahrzehnten war manuelle Arbeit die Lösung für diese Frage: Papieretiketten ausdrucken, die entsprechenden Produkte ausfindig machen und die alten Etiketten physisch entfernen. Dies ist ein zeitraubender, ineffizienter und fehleranfälliger Prozess, der Mitarbeitern und Kunden ständig Kopfschmerzen bereitet.

Hier verändert die Integration von Electronic Shelf Label (ESL) das Einzelhandelsgeschäft. Wenn Sie Ihr POS-System mit einem Netzwerk digitaler Etiketten an Ihren Regalen verbinden, erhalten Sie einen vollständig automatisierten Preisgestaltungsprozess. Denken Sie an einen Blitzverkauf, einen ladenweiten Verkauf oder einfach nur an eine regelmäßige Preisänderung. Ein integriertes System bedeutet, dass Sie den Preis an Ihrem POS einmal ändern, und in Sekundenschnelle werden alle zugehörigen Regaletiketten in Ihrem gesamten Geschäft automatisch und mit absoluter Genauigkeit aktualisiert.

Dies ist die Fähigkeit, die einen enormen Wert eröffnet:

• Entfernt manuelle Arbeit: Es spart Tausende von Arbeitsstunden, die für den manuellen Austausch von Papieretiketten aufgewendet wurden.
• Gewährleistet Preisgenauigkeit: Dadurch werden Fehler bei der Preisauszeichnung am Regal und an der Kasse vermieden, was das Vertrauen der Kunden und die Kundenzufriedenheit erhöht.
• Unterstützt dynamische Preisgestaltung: Es unterstützt dynamische Preisgestaltung wie Happy Hours, Tagesangebote oder Preisanpassung an die Konkurrenz, was mit manuellen Verfahren einfach nicht möglich ist.

Um diesen Automatisierungsgrad zu erreichen, sollte Ihre Verkaufsstelle mit einem hervorragenden ESL-Anbieter verbunden sein. Zhsunyco zum Beispiel nutzt offene Protokolle wie MQTT, um eine reaktionsschnelle und leistungsfähige Einzelhandelsumgebung zu entwickeln. Die Zusammenarbeit bietet eine Komplettlösung aus einer Hand, bestehend aus leistungsstarker Hardware und fortschrittlicher Software, die einmalig gegen eine geringe Gebühr lizenziert werden kann. Damit wird die Integration nicht nur zu einem bloßen Feature, sondern auch zu einer bedeutenden Investition, die Ihre betriebliche Effizienz, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter und das allgemeine Kundenerlebnis direkt steigern wird. Lassen Sie es uns noch heute wissen und erfahren Sie, wie die von Zhsunyco angebotenen ESL-Lösungen mit Ihrem POS-System verbunden werden können.

Dekodierhardware und Software-Auswahl

Die Hard- und Software Ihres Kassensystems sind die Instrumente, mit denen Ihre Mitarbeiter jeden Tag umgehen. Die richtige Entscheidung ist vertrauenswürdig, die falsche eine, die ständig technische Probleme verursacht. Um mehr über diese Optionen zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden über die Arten von POS-Systemen für den Einzelhandel. An dieser Stelle sollten wir die Grundlagen durchgehen.

Die wichtigste Wahl, die Sie treffen, ist eine Software, die Ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht. Der aktuelle Trend in der Branche ist Cloud-basierte Software, bei der Sie eine monatliche Gebühr zahlen und über das Internet Zugriff auf Ihr System haben. So können Sie Ihr Unternehmen dort betreiben, wo Sie wollen, und die Aktualisierungen erfolgen automatisch, und der Anbieter sorgt für eine hohe Datensicherheit. Die andere Variante, ein vor Ort installiertes System, wird Sie viel kosten, da es einen lokalen Server in Ihrem Geschäft und manuelle Wartung erfordert, was eine weniger flexible und veraltete Lösung ist, die die meisten Einzelhändler in der modernen Welt verwenden.

Bei der Hardware sollten Sie auswählen, was in Bezug auf Stil und Anforderungen zu Ihrem Geschäft passt. Sie können sich für ein elegantes iPad-basiertes Terminal mit modernem Aussehen und flexibler mobiler Kasse oder für ein robustes, klassisches All-in-One-Terminal entscheiden, das für den Einsatz in Umgebungen mit hohem Kassenaufkommen konzipiert ist. Um Ihre Einrichtung zu vervollständigen, benötigen Sie die folgenden wesentlichen Peripheriegeräte: einen stabilen Barcode-Scanner, einen schnellen Belegdrucker, eine sichere Kassenschublade und ein neues Kartenlesegerät, das alle Zahlungsarten unterstützt.

Die wahren Kosten: Berechnen Sie Ihren POS-ROI

Der typische Fehler besteht darin, ein POS-System nur aufgrund der monatlichen Gebühr auszuwählen, ohne die finanziellen Auswirkungen zu berücksichtigen. Am intelligentesten ist es, über den Selbstkostenpreis hinauszugehen und sich auf den Return on Investment (ROI) zu konzentrieren.

Obwohl es wichtig ist, alle möglichen Kosten zu kennen, einschließlich der Software und Hardware, der Zahlungsabwicklung und anderer versteckter Kosten, ist die strategisch wichtigste Frage nicht, was dies kosten wird. Sondern welcher Wert wird damit geschaffen?

Die Investition in ein leistungsfähiges POS-System macht sich bezahlt durch:

• Arbeitsersparnis: Die Automatisierung von Funktionen wie Bestandsverwaltung oder Preisaktualisierung mit Hilfe von ESL spart unzählige Personalstunden.
• Maximierung des Umsatzes: Datenanalyse zur Optimierung Ihres Produktmixes und Ihrer Werbeaktionen.
• Erhöhte Loyalität: Entwicklung von Folgegeschäften mit kombinierten CRM- und Kundenbindungsprogrammen.

So gesehen kann ein System mit starken effizienzsteigernden Merkmalen langfristig eine rentablere Investition sein, auch wenn die Anschaffungskosten höher sind.

Eine Aufschlüsselung aller anfallenden Kosten, einschließlich Hardware und versteckter Kosten, finden Sie in unserer vollständigen Aufschlüsselung im POS-Systemkosten: Der wesentliche Leitfaden für Einzelhändler.

Bewertung des Supports und der Benutzerfreundlichkeit des Anbieters

Das funktionsreichste Kassensystem nützt Ihnen nichts, wenn Ihre Mitarbeiter Schwierigkeiten bei der Bedienung haben oder wenn Sie keinen guten Kundendienst haben, den Sie bei Problemen anrufen können. Wenn Sie sich für ein Kassensystem entscheiden, sind die technischen Möglichkeiten ebenso wichtig wie der menschliche Faktor. Achten Sie auf zwei wichtige Dinge: das Gefühl, das das System bei der Benutzung vermittelt, und die Art und Weise, wie der Anbieter Sie unterstützt.

Intuitives Design und Benutzerfreundlichkeit haben Vorrang

Eine leicht zu erlernende Benutzeroberfläche (UI) und Benutzererfahrung (UX) erspart viel Einarbeitungszeit und kostspielige Fehler. Bei Ihrer Analyse sollten Sie den gesamten Arbeitsprozess bewerten. Der Checkout muss schnell und rationell sein, damit die Mitarbeiter schnell Rabatte anwenden und nach Kunden suchen können. Die Backend-Verwaltung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung; neue Produkte sollten leicht hinzugefügt werden können, Berichte sollten erstellt werden können, und der Lagerbestand sollte kein Problem bei der täglichen Verwaltung darstellen. Ein komplexes System verursacht unsichtbare Kosten in Form einer längeren Einarbeitungszeit. Vergessen Sie daher nicht, einen Anbieter nach dem Zeitrahmen zu fragen, der für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters erforderlich ist.

Prüfen Sie die Qualität des Kundensupports

Wenn Ihr Unternehmen nicht läuft, läuft auch Ihr System nicht. Ein hochwertiger Kundendienst ist keine Option, sondern unerlässlich. Überlegen Sie zunächst, wie sie erreichbar sind und welche Möglichkeiten sie haben. Da der Einzelhandel nicht um 17 Uhr endet, ist ein 24/7-Support per Telefon, E-Mail und Live-Chat der goldene Standard, wobei der Telefonsupport im Falle eines dringenden Problems das A und O ist. Prüfen Sie dann den Ruf des Unternehmens. Sie sollten nicht nur auf die Versprechen des Anbieters vertrauen. Suchen Sie nach unabhängigen Bewertungen von Dritten auf einer Website wie Capterra oder G2. Solche unzensierten Kundenerfahrungen vermitteln eine genaue Vorstellung davon, wie zuverlässig und schnell ein Anbieter ist, wenn es darauf ankommt.

Treffen Sie Ihre endgültige Entscheidung mit Zuversicht

Sie haben Ihre Anforderungen bewertet, die Funktionen gecrackt, die Preise erfasst und die Anbieter verglichen. Jetzt müssen Sie Ihre endgültige Auswahl treffen. Diese letzte Phase der Due-Diligence-Prüfung stellt sicher, dass das System, für das Sie sich auf dem Papier entschieden haben, in der Praxis genauso gut funktioniert.

Nutzen Sie diese letzte Checkliste, um Ihre Entscheidung ohne Zweifel zu treffen:

Schritt	Aktionspunkt	Zweck
Live-Demo anfordern	Vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche Demonstration mit den 2-3 besten Anbietern. Bringen Sie eine Liste mit spezifischen Fragen und Geschäftsszenarien mit.	Um aus erster Hand zu erfahren, wie das System Ihre häufigsten oder komplexesten Aufgaben erledigt.
Nutzen Sie kostenlose Testversionen	Nutzen Sie das Angebot einer kostenlosen Testversion voll aus. Richten Sie eine kleine Gruppe von Produkten ein und lassen Sie sie von Ihren Mitarbeitern in einer unkritischen Umgebung testen.	Bewertung der Benutzerfreundlichkeit des Systems in der Praxis und der Benutzererfahrung.
Kundenrezensionen prüfen	Suchen Sie nach aktuellen, unvoreingenommenen Bewertungen auf unabhängigen Websites wie Capterra oder G2.	Um die Zuverlässigkeit des Systems, die Reaktionsfähigkeit des Kundensupports und alle unerwarteten Probleme oder Gebühren zu verstehen.
Prüfen Sie den Vertrag im Detail	Lesen Sie das Service Level Agreement (SLA) und den Vertrag vor der Unterzeichnung sorgfältig durch.	Die Stornierungsbedingungen, das Eigentum an den Daten, die Gebühren für die Zahlungsabwicklung und die Bestimmungen für Preiserhöhungen klar zu verstehen.

Wenn Sie bei Ihren Überlegungen systematisch und gründlich vorgehen, können Sie bei Ihrer Entscheidung nicht mehr nur auf Vermutungen zurückgreifen. Sie kaufen nicht einfach eine Technologie, sondern Sie wählen einen Geschäftspartner aus. Dieser methodische Prozess stellt sicher, dass der von Ihnen gewählte Partner in den kommenden Jahren eine Schlüsselrolle bei Ihrer Entwicklung und Ihrem Erfolg spielen wird.

Schlussfolgerung

Der Prozess der Auswahl des richtigen POS-Systems ist kein Kaufprozess. Wie wir gesehen haben, geht die richtige Wahl weit über verschiedene Funktionen und Kosten hinaus. Sie beginnt mit einer fundierten Kenntnis Ihrer Einzelhandelsanforderungen, setzt sich fort mit einer gut durchdachten Analyse der grundlegenden Funktionen und wachstumsfördernden Integrationen und endet mit einer ungeschminkten Analyse der tatsächlichen Amortisation Ihrer Investition.

Denken Sie daran, dass es nicht nur darum geht, ein System zu finden, das Transaktionen verarbeitet. Es geht darum, ein vertrauenswürdiges neues Kassensystem zu wählen - einen Partner, der Ihre Abläufe effizienter macht, Ihre Mitarbeiter leistungsfähiger, wichtige Dateneinblicke ermöglicht und mit Ihnen wächst. Mit dieser Art von strategischem Ansatz kaufen Sie kein Werkzeug, sondern Sie investieren in ein starkes Fundament für Ihren zukünftigen Erfolg.