Контрол на инвентара в магазина: Основни насоки за ефективност

Търговците на дребно, които искат да намалят разходите си и да задоволят нуждите на клиентите, трябва да оптимизират дейността си, като използват контрол на складовите наличности в магазина. В статията са представени основните начини, инструменти и най-добри практики, които дават основните насоки за постигане на ефективност при контрола на стоковите запаси в магазините.

Какво означава контрол на складовите наличности в магазина?

Процесът на управление и проследяване на поръчката, съхранението и използването на продукти и суровини в търговския обект. Това е така, защото се гарантира, че винаги има достатъчно запаси, за да не се налага да купувате продукти, които не са по рафтовете, като по този начин се намаляват разходите за държане, както и се свеждат до минимум липсите на запаси, като в същото време се гарантира навременното пристигане на нови запаси, наричани още запаси за безопасност.

Контрол на наличностите срещу управление на наличностите

Въпреки че понякога тези два термина могат да се използват като взаимозаменяеми, те всъщност се отнасят до различни подходи за управление на продукти.

Това разграничение може да се обобщи по следния начин:

Аспект	Контрол на инвентара	Управление на инвентара
Фокус	Поддържане на оптимални количества запаси	Целият процес на обработка на запасите
Обхват	Следене на движението на стоките, извършване на одити, гарантиране на сигурността.	Планиране, поръчване, съхранение и дистрибуция на продукти
Дейности	Уверете се, че в складовете има стока, намалете разходите и сведете до минимум загубите при кражби.	Прогнозиране на търсенето, закупуване, складиране, интегриране на продажбите
Цели	Удовлетворете търсенето на клиентите; намалете разходите и увеличете максимално оборота на запасите.	Съобразяване на процеса на инвентаризация с бизнес целите; подобряване на ефективността и удовлетворяване на клиентите.

В обобщение, контролът на складовите наличности в магазините представлява значителна част от управлението на складовите наличности в търговията на дребно, което включва поддържане на оптимални нива на складовите наличности при минимизирани разходи. Това става възможно, ако се разбере колко ценен е той, поради което се прави разлика между този термин "контрол на запасите" и друг, известен като "управление на запасите". Следователно създаването на ефективни системи за управление на запасите би подобрило ефективността за повишаване на ефикасността и контрола на качеството, което ще доведе до удовлетвореност сред търговците на дребно. Търговците на дребно могат ефективно да управляват своите резултати, като намалят загубите чрез правилно управление на своите запаси, така че да не разполагат с повече от необходимото във всеки един момент в своите магазини.

Често срещани грешки при контрола на инвентара в магазина

Ефективните операции и подобрената рентабилност се поддържат само ако няма място за често срещани грешки при контрола на складовите наличности в магазина, ето някои от тях:

Прекомерни запаси

Когато практиките за водене на отчетност не са точни, търговците на дребно могат да се презапасят, за да предотвратят изчерпване на количествата. Това обвързва парични средства, които биха могли да се използват другаде в компанията, увеличава разходите за съхранение и повишава риска от остарели запаси. Според Националната федерация на търговците на дребно (NRF) презапасяването може да отнеме 25-30% от общата стойност на стоките годишно; това подчертава защо ефективното съхранение и контрол на запасите е жизненоважно за управлението на много запаси.

Подкошове

Обратно, политическите решения, взети въз основа на ниски счетоводни оценки, могат да доведат до изчерпване на запасите, при което артикулите стават недостъпни, когато клиентите ги поискат. Това ще се отрази негативно на обема на продажбите и ще накърни удовлетвореността или доверието на клиентите. Всъщност същото проучване на NRF разкрива как изчерпването на наличностите намалява продажбите с 8%, като най-малко 43% души са готови да сменят доставчика, ако желаната от тях стока не е налична в конкурентна фирма.

Неадекватни записи за инвентаризация

Неправилното отчитане на материалните запаси може да доведе до сериозни проблеми. Според проучване, проведено от Асоциацията на лидерите в търговията на дребно (RILA), до 10% от общите разходи за материални запаси могат да бъдат приписани на неточности в инвентарния регистър.Това води до прекомерни или недостатъчни нива на запасите, които имат отрицателно въздействие върху крайните резултати.Ето защо одитите трябва да бъдат непрекъснати, защото точността винаги е трудна за поддържане. Това са ситуации, в които електронните етикети на рафтовете (ESL) доказват своята важност - те могат да актуализират инвентаризационните описи при всяка промяна, като по този начин намаляват човешките грешки и я правят непрекъснато актуализирана. Те свеждат до минимум несъответствията и подобряват ефективността при управлението на инвентара, като показват точни цени и информация за продуктите.

Разчитане на ръчни процеси

Пренебрегването на използването на технологиите е друг капан, който нарушава ефективния контрол на запасите. В резултат на това разчитането на ръчни процеси увеличава грешките и неефективността. Съвременният софтуер за управление на запасите предоставя автоматизирани решения за проследяване с по-голяма точност и ефективност, съответно за анализ и контрол.Необходимо е търговците на дребно да разчитат на технологичния напредък, ако искат да направят управлението на запасите си конкурентноспособно спрямо другите участници в отрасъла.

Тези грешки показват защо е от решаващо значение търговците на дребно да разполагат с надеждни системи за контрол на складовите наличности в магазините, така че да се гарантира по-добра точност, ефективност, по-добро управление на запасите и др.Предварителното познаване на тези капани позволява на търговците на дребно да предприемат проактивни мерки, насочени към предотвратяването им, като по този начин подобряват цялостния капацитет или способност за справяне с наличностите.

Създаване на система за контрол на наличностите в магазина: Стъпка по стъпка

Ако искате да създадете цялостна система за точен контрол на складовите наличности в магазина, ето няколко стъпки, които трябва да следвате:

• Изберете подходящ софтуер за управление на инвентара: Вземете софтуер, който работи добре с вашата система за продажба (POS) и позволява наблюдение на наличностите в реално време.
• Определяне на процедурите за управление на запасите: Създайте ясни процедури за преброяване на запасите, зареждане с нови стоки и обработка на поръчките.
• Обучете персонала си: Уверете се, че всички служители разбират как работи системата и каква е тяхната роля при воденето на точни записи за физическите преброявания или вечните инвентаризации.
• Извършване на редовни одити:За да се уверите, че записите на инвентаризацията съответстват на действителните наличности, извършвайте периодично физическа инвентаризация чрез редовни одити.
• Използване на Ключови показатели за ефективност (Ключови показатели за ефективност): Това се прави с помощта на ключови показатели за ефективност като коефициент на обращаемост на запасите, нива на запасите и време за изпълнение, за да се откроят областите, в които има нужда от подобрение.

Чрез тези стъпки търговците на дребно могат да създадат ефективна система за контрол на инвентара в магазина, която подобрява прецизността, ефективността и цялостното управление на инвентара.

Как да избирам между различните техники за контрол на запасите (FIFO, LIFO)?

Правилното управление на материалните запаси изисква да се изберат подходящи методи за техния контрол. Примери за най-разпространените са FIFO (First-In, First-Out), LIFO (Last-In, First-Out) и Just-in-Time (JIT). Всеки от тях има своите предимства в зависимост от вида на запасите и нуждите на компанията.

Това е процедура, при която при продажбата по метода FIFO или "първи влязъл - първи излязъл" се премахват най-старите запаси, за да бъдат последвани от нови. Тя свежда до минимум загубите по отношение на развалянето в бизнеса, който се занимава с бързо развалящи се продукти. Методът работи добре и по време на инфлация, тъй като води до по-високи нетни приходи чрез съпоставяне на по-старите по-ниски разходи с текущите продажби. Въпреки това понякога той може да не отразява текущата пазарна стойност на стоково-материалните запаси, което може да е лошо за някои предприятия, главно когато се опитват да следят точния брой на артикулите в своите магазини.

LIFO означава "Последен влязъл - първи излязъл", което означава, че всеки нов придобит инвентар ще бъде продаден първи. Този метод може да бъде полезен в отрасли с нарастващи цени, тъй като съпоставя скорошните по-високи разходи с приходите, като по този начин намалява облагаемия доход. Въпреки това LIFO не е подходящ за стоки, които лесно се развалят, и не е разрешен от Международните стандарти за финансово отчитане, поради което не може да се използва от мултинационални компании за целите на отчитането. Освен че води до остаряване поради невъзможност да се продадат остарелите запаси, понякога този метод оставя в наличност остарели запаси.

"Точно навреме" (JIT) е техника, целяща минимизиране на количествата запаси, така че да се получава само толкова стока, колкото е необходима за производството или продажбата. Този подход намалява разходите за складиране и свежда до минимум възможността за задържане на мъртви наличности. JIT изисква точна оценка на търсенето и надеждна верига за доставки, за да има налични запаси в точното време. Доколкото подобрява значително паричните потоци, JIT може да бъде опасен в случай на прекъсване на веригата за доставки или неочаквано променящи се модели на потребителско търсене. Друга техника за контрол на запасите, която предприятията могат да използват, е икономическото количество на поръчката (EOQ). Тази формула взема предвид общите разходи за производство и потребителското търсене, за да определи идеалното количество за поръчка за дадена компания. Чрез използването на EOQ предприятията могат да сведат до минимум своите запаси, като същевременно удовлетворяват търсенето и освобождават парични средства при необходимост.

Изборът на подходящ метод за контрол на запасите, като FIFO, LIFO и JIT, зависи от индивидуалните изисквания на бизнеса, ситуацията и вида на управляваните запаси. С правилното управление на запасите, включващо техники като FIFO, LIFO и JIT, можете да посрещнете, както и да предвидите търсенето, което ви предпазва от излишък на стоки, които не се продават, или от изчерпване на популярни продукти. Това е особено важно за малките предприятия, тъй като ефективното управление на запасите може да помогне за увеличаване на печалбите и да предотврати разхищението на ресурси.

Съвети за намаляване на свиването и загубите при инвентара на дребно

За да остане печеливша и да работи ефективно, намаляването на свиването и загубите в запасите за търговия на дребно е наложително в рамките на всяка организация, занимаваща се с търговия на дребно.Ето някои ключови стратегии:

Прилагане на строги мерки за сигурност

Системи за наблюдение - Инсталирането на камери за наблюдение в целия магазин може да помогне за предотвратяване на кражбите, тъй като виновните лица могат лесно да бъдат забелязани от камерите. Видимата система от камери действа възпиращо както за служителите, така и за клиентите, които обмислят кражба.Етикети за сигурност и аларми-Използването на етикети за сигурност върху стоките с висока стойност и алармени системи на изходите гарантира, че кражбите от магазините са възпрепятствани.Тези етикети ще предупреждават служителите, когато крадецът се опитва да открадне, като по този начин намаляват кражбите.

Провеждане на редовни одити на инвентара

Чести физически преброявания - планирайте редовни физически инвентаризации, за да сравнявате регистрираните физически запаси с действителните запаси. Ранното установяване на несъответствията помага за ефективното решаване на проблемите. Циклично преброяване-Установете циклично преброяване, при което определени части от инвентара се преброяват по ротационни графици. Такъв метод поддържа точни инвентаризационни записи, без да е задължително да се извършва пълно преброяване на запасите, което може да бъде разрушително. Това включва проследяване на броя на продуктите на склад, включително готовите изделия, вид инвентар, за да се осигурят точни нива на инвентара и да се избегнат свиване и загуби. Важно е също така редовно да се актуализират финансовите отчети, за да се отрази точно стойността на материалните запаси и да се установят всички несъответствия в плана за управление на материалните запаси.

Ефективно обучение на служителите

Процедури за обработка - обучете персонала на правилни техники за обработка и съхранение, които свеждат до минимум увреждането на стоките.Собственото обучение намалява рисковете от увреждане на продуктите по време на складирането и продажбите.Предотвратяване на кражби - поддържайте уменията на персонала, които помагат за идентифициране и предотвратяване на всяка форма на кражба сред клиентите, както и сред членовете на персонала.Знаещите работници могат да забележат подозрително поведение, като по този начин предотвратяват възникването на загуби.

Използване на технологии за управление на инвентара

Софтуер за управление на инвентара - инвестирайте в проследяване в реално време, анализи и т.н., осигурени от софтуера за управление на инвентара. Този вид софтуер ви информира за необичайни движения на инвентара, като по този начин осигурява бърза реакция при потенциални проблеми.RFID и IoT устройства-Използвайте RFID тагове заедно с IoT устройства за наблюдение на инвентара, докато той се движи. Тези технологии осигуряват данни в реално време, така че да се проследяват артикулите по веригата на доставки в самия магазин, като в крайна сметка се намаляват свиването и загубите и се подобрява крайният резултат.

Чрез прилагането на тези подходи търговците на дребно могат значително да намалят свиването и загубите, което води до по-добра точност на инвентаризацията и по-голяма рентабилност. Въпреки че не се ограничават само до защита на активите, ефективните мерки за контрол на запасите повишават цялостната ефективност на фирмата за търговия на дребно и удовлетвореността на клиентите.

Проучвания на случаи: Успешни внедрявания на системи за управление на складовите наличности в магазините

Анализът на успешни примери за системи за контрол на запасите в магазините може да предложи безценна информация, както и мотивация за тези търговци на дребно, които биха искали да подобрят начините си за управление на запасите. По-долу са представени някои забележителни примери:

1. Walmart: Гигант в търговията на дребно

Усъвършенствана система за управление на наличностите: Това е усъвършенствана система за управление на инвентара, използвана от Walmart, която се синхронизира с касовите системи в точките на продажба (POS), както и със софтуера за управление на веригата за доставки. Освен това тази система позволява проследяване на наличностите в реално време, автоматизиране на поръчките и подробен анализ на данните, наред с други неща. Резултатът е намаляване на разходите за съхранение с 20% и увеличаване на нивото на движение на запасите, регистрирани в магазините на Walmart, със 15%. В тази компания бяха отбелязани и значителни подобрения в нивата на удовлетвореност на клиентите, тъй като постоянното проследяване е най-добрият начин да се избегнат липси на стоки, когато клиентите ви изчерпят наличностите на даден продукт, чрез използването на POS система в реално време.

2. Bliss Clothing: малък бутиков магазин

Система за инвентаризация "точно навреме" (JIT): За да се сведат до минимум разходите, свързани със съхранението, и рискът, свързан със съхранението на остарели стоки, Bliss Clothing прилага системата за инвентаризация "точно навреме" (JIT). Системата JIT изисква точно прогнозиране на търсенето от страна на доставчиците въз основа на поддържаните между тях тесни връзки. По този начин Bliss Clothing реализира подобрена оперативна ефективност и увеличени парични потоци, което му позволява да разшири допълнително продуктовата си гама, като същевременно подобри опита на клиентите.

3. E.Leclerc: Електронни етикети за рафтове

Прилагане на електронни етикети за рафтове (ESL): Някои френски супермаркети на E.Leclerc са инсталирали електронни етикети на рафтовете (ESL). Цифровите етикети актуализират промените в цените веднага след настъпването им, като по този начин предоставят реални цени на всички купувачи, които купуват директно от тези рафтове без никакво забавяне. Това нововъведение спестява средства, изразходвани за ръчна смяна на етикетите, както и грешки в ценообразуването, допускани от служителите. ESL също така позволи на E.Leclerc да поддържа актуална информация за наличностите, като по този начин създаде по-добро цялостно преживяване при пазаруване за клиентите.

4. Kroger: верига супермаркети

Интегриране на IoT и RFID технологиите: Системата за управление на инвентара в Kroger, най-голямата верига супермаркети в САЩ, е усъвършенствана чрез интегриране на устройствата на интернет на нещата (IoT) и технологията RFID. Тези технологии позволяват на ръководството да вижда в реално време промените в нивата на инвентара, както и в потоците. В този случай използването на IoT заедно с RFID доведе до намаляване на складовите наличности и подобряване на коефициента на обращаемост на запасите, а оттам и до повишаване на удовлетвореността на клиентите чрез наличностите.

Това са примери, които показват колко е важно да се избере най-подходящата система за управление на запасите, която трябва да бъде съобразена с конкретните бизнес изисквания. Ефективният контрол върху складовите наличности може да доведе до значително подобряване на бизнес операциите, като например ефективност, намаляване на разходите и удовлетвореност на клиентите, чрез използване на усъвършенствани технологии, техники за инвентаризация "точно навреме" или електронни етикети на рафтовете. С ефективното внедряване на системи за управление на инвентара на дребно, като например софтуер за управление на търговията на дребно, фирмите са в състояние да постигнат още по-добри резултати от инвентара на своите магазини, включително способността да поддържат точен брой на инвентара и да предотвратяват изчерпването на запасите. Това им дава възможност да управляват множество складове на различни места и да преместват стоки между центровете за дистрибуция без никакви затруднения, което прави ефективното управление на инвентара основен инструмент за всеки успешен бизнес на дребно.

Бъдещи тенденции в контрола и управлението на складовите наличности в магазините

Има редица развиващи се тенденции и технологии, които ще определят бъдещето на контрола и управлението на складовите наличности в магазините. Една от тях е засиленото използване на изкуствен интелект (ИИ) и машинно обучение. Търговците на дребно, използващи тези техники, могат да правят точни прогнози за търсенето, да подобряват оптимизацията на запасите и да забелязват модели, които могат да доведат до по-добро управление на запасите. Също така системите с ИИ могат да изпълняват повтарящи се задачи, като например попълване на запаси или пренареждане, без човешка намеса, което прави добра идея за търговците на дребно да включат тези подходи в инвентаризацията на своите магазини. Това може да бъде особено полезно за търговците на дребно, които искат да повишат рентабилността и да станат по-ефективни в управлението на запасите, като използват прогнозиране на търсенето и исторически данни за продажбите.

Интернет на нещата (IoT) е друга тенденция, която доведе до революция в контрола на запасите. Устройствата на IoT, като например интелигентни рафтове и RFID етикети, предлагат видимост в реално време за нивата и движението на стоките. Те също така предупреждават търговеца на дребно за изчерпване на наличностите или за несъответствия между инвентарните записи и действителните наличности.Информацията в реално време, предоставяна от технологията IoT, помага на фирмите да поддържат точни инвентарни записи, което улеснява вземането на решения относно попълването на запасите, както и относно складовите помещения.

Блокчейн технологията играе важна роля в управлението на веригата за доставки и контрола на запасите. С блокчейн може да се осигури проследимост чрез прозрачната система за водене на записи, като по този начин се намаляват рисковете от измами, свързани с движението на стоки от доставчиците до магазините. Освен това тази технология гарантира, че качеството на продуктите се поддържа по цялата верига на доставките, като позволява на производителите да проследяват движението на готовите продукти от склада на доставчиците до търговските обекти. вместо да се извършва ръчно съгласуване на инвентаризациите, което води до административни грешки; тази технология улеснява това, защото всичко е автоматизирано.

В резултат на това предварителното познаване на тези предстоящи проблеми, заедно с включването на съвременни технологии в инвентара на магазините, помагат на търговците на дребно да останат конкурентоспособни, като същевременно повишават ефективността на работа по всяко време.

Ако желаете да актуализирате управлението на инвентара в магазина си с най-новите технологии, струва си да разгледате електронните етикети за рафтове (ESL) на Zhsunyco. Информацията за наличностите в нашите ESL се актуализира автоматично, което води до точни данни за наличностите и намалява грешките. Обадете се веднага на Zhsunyco, за да ви демонстрираме как нашите продукти могат да направят контрола на складовите наличности по-ефективен и в крайна сметка да увеличат маржовете на печалба за вашия магазин.