Какво представлява свиването на инвентара? Пълно ръководство за търговци на дребно

Въведение

Помислете за бизнес на дребно, в който рафтовете са достатъчно заредени, но цифрите в счетоводната книга не съответстват на това, което е в магазина ви. Липсата на артикул по артикул ограбва печалбата ви един по един, често невидимо и необратимо. И това е феноменът, за който говорим, а именно намаляването на наличностите - тихата заплаха за много търговци на дребно. Докато кражбите и административните грешки съставляват единия край на спектъра, измамата на доставчика или повредата на продукта е другият - загубените приходи и нарушените операции са резултатът. А темата на деня е свиването или загубата на материални запаси. В това ръководство не само ще разкрием тези скрити виновници, но и ще ви дадем прости начини за борба с тях, за да защитите бизнеса и печалбите си и да осигурите по-интелигентен и безопасен бизнес като цяло.

Какво представлява свиването на инвентара?

Свиването на материалните запаси се отнася до загубата на количеството материални запаси между регистрираните и действителните нива на запасите. Това често се разкрива по време на физическите преброявания на запасите, когато количествата в системата за управление на запасите не съответстват на физическото преброяване. В действителност свиването на запасите е разликата между записите на запасите и стоките, които имате на пода.

Свиването на материалните запаси се отнася до загубата на количеството материални запаси между регистрираните и действителните нива на запасите. Това често се разкрива по време на физическите преброявания на запасите, когато количествата в системата за управление на запасите не съответстват на физическото преброяване. В действителност свиването на запасите е разликата между записите на запасите и стоките, които имате на пода.

Степента на свиване е важен термин, свързан със свиването. Коефициентът на свиване на стоково-материалните запаси подчертава въздействието на свиването като метрика, използвана за измерване на процента на свиване като процент от общите продажби или общата стойност на стоково-материалните запаси. Търговците на дребно могат да наблюдават и управляват свиването на стоково-материалните си запаси най-малко чрез проследяване на процента на свиване.

Стъпка по стъпка за изчисляване на свиването

За да разберете как се изчислява свиването на запасите, следвайте тази процедура с маркирани стъпки:

Стъпка	Описание	Данни/формула	Резултат
Стъпка 1	Оценка на оценения инвентар	Регистриран инвентар: $50,000	–
Стъпка 2	Провеждане на физическа инвентаризация	Действителен инвентар: $47,000	–
Стъпка 3	Определяне на стойността на свиване	$50,000 – $47,000	Стойност на свиване: $3,000
Стъпка 4	Превръщане на Свиване в Процент	($3,000 ÷ $50,000) × 100%	Степен на свиване: 6%

Формулата за степента на свиване се изчислява по следния начин:

С помощта на тази формула можете лесно да определите количествено размера на намалението на общия запас или на общите продажби и да разберете с каква ефективност сте извършили управлението на запасите.

Формулата за степента на свиване е важна, тъй като тя ни дава възможност да измерим степента на свиване в сравнение с размера на бизнеса. Ако процентът на свиване е по-висок от нормалното, това може да означава, че проблемите са по-големи, например кражба или злоупотреба с отчетите от системата за управление на запасите. От друга страна, ниският процент може да означава добър контрол на запасите, но той трябва да се наблюдава постоянно, за да се гарантира, че работи както трябва.

Познаването и изчисляването на процента на свиване позволява на търговците на дребно да определят дали загубата е случайна или повтаряща се и какви стратегии за намеса трябва да се предприемат, ако има такива.

Причини за свиване на запасите

Много търговци на дребно са загрижени за намаляването на запасите, защото то може да им навреди. Ако искате да подобрите печалбите си и да управлявате запасите си, е важно да анализирате причините за свиването на запасите.

Кражба (кражба от магазин и кражба от служител)

Степента на свиване е важен термин, свързан със свиването. Степента на свиване на запасите е показател, използван за измерване на процента на свиване като процент от общите продажби или общата стойност на запасите. Търговците на дребно могат да наблюдават и управляват свиването на стоково-материалните си запаси поне чрез проследяване на процента на свиване.

Разбира се, въвеждането на камери за наблюдение, приспособления за сигурност и дори по-доброто оформление на магазините помагат за предотвратяване на кражбите. Вътрешните кражби обаче все още са трудни за наблюдение. Запасите са достъпни за служителите и без надзор те могат да причинят значителни загуби.

Административни грешки и лошо управление

Намаляването на наличностите, включително загубите на наличности, може да бъде причинено и от човешка грешка. Истинските причини за несъответствието между действителните и регистрираните нива на запасите включват регистриране на неправилни нива на запасите, неактуализиране на инвентаризационните описи и грешки при инвентаризацията. Според проучване на Университета на Флорида свиването е около 10-15% в резултат на административни грешки в търговията на дребно.

Например продавачите могат да не актуализират счетоводните записи след продажба, което кара търговеца на дребно да надценява наличните материални запаси. По подобен начин неправилно извършените физически преброявания на стоково-материалните запаси или въвеждането на информация за стоково-материалните запаси в системата за счетоводно отчитане на стоково-материалните запаси ще доведат до неправилни стойности на стоково-материалните запаси. Това, което прави тези грешки толкова зловещи, е, че те могат да останат незасегнати дълго време и да се стигне до натрупване на тихи загуби.

Измами с доставчиците и несъответствия при доставката

Друг важен фактор за намаляване на наличностите, който невинаги е в центъра на вниманието, са измамите на доставчиците. Загубите, които липсват без никакво предупреждение, могат да се дължат на несъответствие между поръчката и доставеното, както и между фактурите и получените количества. Кражба от страна на доставчика може да възникне поради това, че доставчиците доставят по-малко артикули от поисканите или умишлено начисляват на търговците на дребно прекомерни суми за документите.

Изследване на Института за управление на доставките показва, че повече от 10% от всички доставчици участват в някаква форма на измама при доставката на стоково-материални ценности, което повишава риска от измама. Тази измама ще бъде изключително трудна за разкриване без провеждане на редовни одити или използване на усъвършенствани системи за контрол на запасите. Търговците на дребно също така трябва проактивно да установяват ясни споразумения с доставчиците, като същевременно периодично преглеждат записите за доставка като мярка за превантивен контрол.

Повреда и разваляне на продукта

Друг важен фактор за намаляване на наличностите, който невинаги е в центъра на вниманието, са измамите на доставчиците. Загубите, които изчезват без никакво предупреждение, могат да се дължат на несъответствие между поръчката и доставеното, както и между фактурите и получените количества. Кражба от страна на доставчика може да възникне поради това, че доставчиците доставят по-малко артикули от поисканите или умишлено начисляват на търговците на дребно прекомерни суми за документите.

Човешки грешки при преброяването на запасите

Друга често срещана причина за свиване са грешките при броенето на запасите. Възможно е да има неверни данни за наличностите поради неправилно преброяване, пропуснати артикули или грешки в системата за управление на наличностите. От Inventory Solutions съобщават, че 25 % от инвентарните несъответствия идват от ръчно преброяване на запасите с грешки.

Освен това грешките при въвеждането на данни и объркването в процеса на проверка на наличностите могат да доведат до неточни нива на записване. Този проблем измъчва търговците на дребно, особено по време на големи продажби или пикови сезони, когато обемът на транзакциите с материални запаси нараства.

Как да разпознаем свиването на запасите

• Извършване на преброяване на физическите запаси

Изследване на Института за управление на доставките показва, че повече от 10% от всички доставчици участват в някаква форма на измама при доставката на стоково-материални ценности. , което повишава риска от измами. Тази измама ще бъде изключително трудна за разкриване без провеждане на редовни одити или използване на усъвършенствани системи за контрол на запасите. Търговците на дребно също така трябва проактивно да установяват ясни споразумения с доставчиците, като същевременно периодично преглеждат записите за доставките като мярка за превантивен контрол.

• Използване на системи за управление на запасите за мониторинг

Ефективната система за управление на инвентара, която включва сканиране, управление на сложността и усъвършенствани системи за планиране, позволява инвентарът да се проследява в реално време. Усъвършенстваната система за управление на запасите може да бъде интегрирана със системите за продажба, така че нивата на запасите да се актуализират автоматично и несъответствията да се забелязват бързо. Търговците на дребно използват тези системи, за да откриват и реагират на свиването на запасите, преди то да се е разраснало.

• Откриване на червени знамена и аномалии в инвентарните записи

Трети начин за определяне на свиването е да се търсят червени знамена или аномалии в инвентарните записи. Разследване може да започне, когато има необичайни модели в баланса, счетоводните книги или отчетите за инвентаризация. Например огромни скокове или внезапни скокове в процентите на свиване или когато регистрираните нива на запасите се различават от действителните нива. Тези признаци могат да бъдат разпознати възможно най-рано от търговците на дребно, за да се задълбочат и да се определи действителната причина, водеща до свиване в магазина.

Въздействието на свиването на запасите върху бизнеса ви

• Загуба на печалба и финансови последици

Свиването на запасите се отразява положително на крайния резултат, като повишава разходите за продадени стоки (COGS), без да е свързано с по-високи продажби. Тази загуба на стоково-материални запаси принуждава търговците на дребно в условията на търговия на дребно да намалят рентабилността на своето предприятие. Неконтролираното свиване на запасите може фатално да подкопае маржовете на печалба на предприятието, с течение на времето, и да навреди на финансовото му състояние.

• Как свиването влияе върху удовлетвореността на клиентите и ценообразуването

Удовлетвореността на клиентите се влияе от свиването по различни начини. Ако инвентаризацията е неправилна, клиентите могат да се сблъскат с липса на стоки или да не могат да сключат изгодна сделка, когато нещата са в наличност. Освен това, за да компенсират загубите от свиването, предприятията са склонни да повишат цените, като по този начин възпрепятстват лоялността на клиентите и продажбите.

• Правни и данъчни последици от свиването

Правните и данъчните последици също са свързани с намаляването на запасите. Неотчитането на свиването на запасите може да доведе до неправилно водене на счетоводната отчетност, за което може да се сигнализира по време на данъчни проверки под заплахата от глоби. Изключително важно е да се води точна отчетност, която да се синхронизира с данъчните разпоредби, за да се избегнат финансови санкции.

Как да предотвратите и сведете до минимум свиването на наличностите

За търговците на дребно намаляването на наличностите винаги е било проблем, но има изпитани и верни методи за намаляването му. Инвестирането в технологии, повишаването на сигурността и усъвършенстването на процедурите за инвентаризация помагат на търговците на дребно да намалят разходите, свързани със свиването и други разходи, свързани с инвентаризацията.

Инвестирайте в технологии

Технологията е един от най-добрите начини за намаляване на намалението на запасите. Процесът на управление на запасите чрез софтуер в реално време намалява човешките грешки и дава реално ниво на запасите. Системите са интегрирани с данните от точките на продажба, така че наличностите се актуализират незабавно и няма разминавания между регистрираните и действителните наличности.

Освен това електронните етикети за рафтове (ESL) са много ефективни при управлението на инвентара. ESL автоматично показват текущите нива на складовите наличности, така че не е необходимо да проверявате ръчните си номера. Те се интегрират със системите за инвентаризация, за да помогнат на броя на запасите да бъде постоянно точен и актуализиран. Можете да се свържете с Zhsunyco® за допълнително съдействие при прилагането на ESL, ако е необходимо.

Предотвратяването на кражби се основава и на технологии за сигурност, като например камери за наблюдение и RFID етикети. Тези инструменти предотвратяват кражбите в магазините и незабавно предупреждават, ако стоките са взети без подходящо сканиране.

Подобряване на мерките за сигурност

Вътрешните и външните кражби могат да бъдат избегнати с ефективното използване на системи и мерки за сигурност. На входовете, изходите и магазините трябва да се поставят камери за наблюдение, тъй като тези зони са склонни към подозрителни действия като кражби от магазини. Могат да се използват и други мерки като RFID етикети за сигурност и аларми, за да се предотврати неразрешен достъп до стоки.

Системите за контрол на достъпа трябва да ограничават достъпа на служителите до чувствителните места на инвентара, за да се намали вероятността от вътрешни кражби. Освен това наемането на служители по сигурността и поставянето на системи за откриване на кражби в зоните на касите може да сведе до минимум загубите.

Прилагане на най-добри практики за управление на запасите

Постигането на оптимален баланс на запасите е крайъгълен камък, който търговците на дребно могат да постигнат чрез най-добрите практики в бранша, а именно преброяване на циклите, редовни инвентарни одити и проследяване на нивото на запасите. Опасностите, свързани с цялостното преброяване на запасите, могат да бъдат намалени чрез периодични проверки през годината. Това ще спомогне за ранното откриване на несъответствия и съответно ще се намали рискът от незабелязано свиване на запасите.

Актуализирането на складовите записи в реално време заедно с продажбите и връщането на стоки води до осигуряване на точност на данните за складовите наличности и инвентара. Автоматизираните системи, които са свързани със системите за данни в точките на продажба, са по-надеждни при управлението на данните за запасите, тъй като свеждат до минимум човешкото взаимодействие и грешките.

Отчетност и обучение на служителите

Кражбите от служителите и административните неуредици играят огромна роля за свиването на обема. Загубите трябва да се управляват чрез установяване на мерки, редовно обучение на служителите и определяне на отговорностите за процесите на инвентаризация.

Обучението на служителите за стриктно спазване на процесите гарантира, че инвентаризациите се извършват точно, и подобрява контрола. Освен това повтарянето на необходимостта от докладване на несъответствия и неспазване на мерките за контрол на запасите помага за ограничаване на грешките и вътрешните кражби.

Управление на продавачи и доставчици

Свиването, дължащо се на грешки на доставчика, също е широко разпространено. Търговците на дребно трябва да поддържат добри работни отношения с доставчиците и да извършват редовни проверки на пратките на всеки доставчик. Изпълнението на поръчките и проверката на фактурите на доставчиците могат да намалят свързаните с доставчиците свивания.

Подаването на поръчка и получаването на фактура, без да се вижда реалната наличност, е рецепта за катастрофа. Осигуряването на видимост на складовите наличности във веригата за доставки с RFID етикети предотвратява тези проблеми. Предвиждането на получените запаси в сравнение с направената поръчка намалява потенциалните загуби или несъответствия.

Заключителна мисъл

Рентабилността и оперативната ефективност на търговеца на дребно могат да пострадат в резултат на намаляване на наличностите. Ако търговците на дребно разберат причините за тези загуби и използват превантивни методи като подробно водене на документация, редовни проверки на наличностите и повишена сигурност, те ще сведат загубите до минимум. Следенето на прекомерното свиване на запасите и използването на по-нови технологии ще гарантира по-добро управление на запасите и маржове на печалба, като същевременно ще продължи да отговаря на изискванията на клиентите.