Как да настроите POS система: Ръководство стъпка по стъпка за търговците на дребно

В настоящия свят на търговията на дребно е изключително важно да се създаде правилната POS система за търговия на дребно, за да може бизнесът да процъфтява. За всеки бизнес, който се занимава с търговия на дребно, е характерно да се отбележи, че технологията за многоканална търговия на дребно е важен компонент. Добрата POS система не само проследява продажбите, но и се синхронизира с други бизнес процеси, като например инвентаризация, връзки с клиенти и плащания. В тази статия ще бъде обяснено стъпка по стъпка как да изберете и внедрите POS система, която да отговаря на нуждите на вашия бизнес.

Изберете правилния POS за нуждите на търговията на дребно

Изборът на правилната POS система е може би най-важното решение, което трябва да вземе един търговец на дребно. Най-доброто решение е това, което напълно отговаря на специфичните нужди на вашия бизнес, а не непременно най-бляскавото или най-евтиното.

Оценка на бизнес изискванията

Преди да се изберат конкретните доставчици, е необходимо да се извърши вътрешна оценка. Разгледайте:

• Тип бизнес: Посочете вида на бизнеса си с търговия на дребно, например магазин за дрехи, магазин за хранителни стоки, магазин за ниши и т.н.
• Мащаб на операцията: Колко физически локации? Колко касови пътеки за всеки обект? Какъв е прогнозираният модел на растеж, който очаквате?
• Транзакция Обем: Колко транзакции извършвате ежедневно, седмично и месечно? Не забравяйте обемите по време на пиковите сезони.
• Размер и сложност на продуктовия каталог: Колко артикула? Бизнесът ви включва ли много варианти, пакетни продукти или серийни продукти?
• Съществуваща технология: Кои други системи (счетоводни, за електронна търговия) изискват интеграция?

Сравняване на видовете POS системи

Оценяване на предимствата и недостатъците на различни видове POS системи е изключително важно:

Оценка на ключовите функции

В допълнение към основните възможности за транзакции, определете функциите, които са най-важни за бизнеса с търговия на дребно:

• Управление на инвентара: Проследяване в реално време, предупреждения за ниски наличности, автоматично генерирани поръчки за покупка, преброяване на наличностите и управление на варианти.
• Управление на взаимоотношенията с клиентите (CRM): Данни за клиентите, поведение при покупка, програми за лоялност на клиентите, съвместимост с маркетинга по електронна поща.
• Отчитане и анализ: Отчети за продажбите по артикули, по категории, по служители, по време, оборот на материалните запаси, анализ на маржа на печалбата, персонализирани табла и отчети за продажбите.
• Управление на служителите: Функции на часовник за работно време, проследяване на резултатите от продажбите и разрешения въз основа на предварително определени роли.
• Интеграция на електронната търговия: Възможност за синхронизиране на данните за инвентара и продажбите с онлайн магазина ви.

Помислете за разходите и подкрепата

Погледнете отвъд цената на стикера. Обърнете внимание на основните разходи: разходи за оборудване, включително хардуер или софтуер, такси за транзакция, такси за първоначално придобиване и обучение и разходи за услуги по поддръжка. Поддръжката от страна на фирмения доставчик е от решаващо значение при инсталирането на системата и ако доставчикът не бъде привлечен за отстраняване на проблеми, когато системата не работи, се губи много време.

Дайте приоритет на мащабируемостта

Трябва да се избере система, която може да се разширява с увеличаването на размера на бизнеса. Миграцията на POS системата е разрушителен и скъп процес. Уверете се, че избраното решение може да се приспособи към нарастването на броя на транзакциите, разширяването на броя на магазините, увеличаването на инвентара и бъдещите изисквания за функции, без да се налага пълно препроектиране.

Събиране и свързване на POS хардуера

Следващата стъпка след избора на POS система е да се събере и интегрира цялото необходимо POS оборудване. Компонентите на хардуера са много важен аспект на всеки бизнес, тъй като те определят ефективността на бизнеса и удовлетвореността на клиентите. Основните нужди от оборудване, които трябва да бъдат задоволени за повечето POS системи, включват баркод скенер, принтер за касови бележки и процесор за плащания. За да сте сигурни, че тези компоненти си взаимодействат с вашия софтуер за точки на продажба, уверете се, че сте избрали такъв, който е съвместим с другия.

Например принтерите за касови бележки трябва да бъдат интегрирани с вашата POS система, за да се гарантира, че клиентите получават касовите си бележки незабавно. Ако обработвате голям брой разписки, може да се наложи да изберете модели, които обработват разписките бързо. Друг хардуер, който се използва в процеса на плащане и помага за управлението на инвентара, са баркод скенерите. Тези скенери помагат да се сканират данните за продукта за кратък период от време и свеждат до минимум възможността за допускане на грешки.

Ако компанията ви се занимава с обработка на платежни или кредитни карти, тогава ви е необходим обработващ плащания. Възможностите за плащане, които предлагате, ще окажат голямо влияние върху удовлетвореността на клиентите ви; затова трябва да предлагате дебитни и кредитни карти, както и решения за мобилни плащания като Google Pay и Apple Pay.

Инсталиране и конфигуриране на POS софтуер

Инсталирането на POS софтуер е следващата стъпка след инсталирането на POS хардуер. Софтуерът е сърцето на системата за продажба, тъй като той отговаря за обработката на продажбите, управлението на инвентара и свързването с други инструменти за подпомагане на управлението на бизнеса. Процесът на инсталиране може да се различава в зависимост от доставчика на POS, но като цяло той включва инсталиране на софтуера на POS оборудването и интегриране на новата POS настройка, което включва създаване на потребителски профили за вашите служители.

При конфигурирането на POS софтуера вземете предвид настройките, които контролират системата за управление на запасите. Софтуерът трябва да може да актуализира състоянието на складовите наличности в реално време, за да гарантира, че няма да поръчате повече стока, отколкото ви е необходима, или че няма да свършат най-продаваните продукти. Също така се уверете, че вашата POS система е интегрирана с вашия магазин за електронна търговия, ако управлявате многоканален магазин за търговия на дребно. По този начин можете да контролирате както онлайн продажбите, така и продажбите във физическия магазин от една платформа.

Някои от POS системите могат да включват аспекти на видео уроци или поддръжка на клиенти, за да могат потребителите да завършат процеса на настройка, като следват прости стъпки. Не се колебайте да се консултирате с доставчика на POS системи, ако някога срещнете проблеми с транзакцията си. От решаващо значение е обаче да се разбере, че инсталирането на POS система е дългосрочна инвестиция в развитието на компанията и е важно да се избягват грешки на първоначалния етап.

Ефективно добавяне на продукти и управление на инвентара

Добре функциониращата POS система улеснява управлението на инвентара. След инсталирането на софтуера следващият процес е да се въведат продуктите в системата и да се разработи добър механизъм за контрол на наличностите. Много POS системи ви позволяват да въвеждате данни за продуктите в пакет, което е удобно. Лесно е да се сортират продуктите по вид, марка или отдел, което улеснява контрола на наличностите.

Добавяне на продукти: Методи и процес

При въвеждането на данни за продукта, освен основната информация, като име на продукта, описание, цена и налично количество, повечето POS системи дават възможност за въвеждане на повече информация, като например изображения на продукта, спецификации на продукта и баркодове. Чрез функцията за групово импортиране, когато трябва да въведете много продукти в системата, не е необходимо да въвеждате всеки един поотделно, тъй като това ще бъде направено по много по-опростен начин.

Съществуват три начина за добавяне на продукти: ръчно въвеждане на данни, импортиране от CSV файл и интегриране с ERP система. Всеки от тях е подходящ за определени бизнес условия, а изборът на метод може значително да подобри работата.

Ефективно управление на наличностите

Управлението на складовите наличности е важно, за да може винаги да разполагате с подходящите продукти на склад, които да отговарят на нуждите на клиентите. Добрата POS система трябва да може да актуализира инвентара при всяка извършена транзакция, така че да не се стигне до изчерпване на наличностите или до поръчване на твърде много от даден продукт. Също така се уверете, че POS системата може да се свързва с други бизнес приложения, например със системите на доставчиците, за да се улесни автоматичното пренареждане. Това ще ви помогне да прекарвате повече време в бизнеса си, вместо да броите физически наличностите.

За да се повиши ефективността на системата и да се сведе до минимум човешкият фактор, е възможно POS системата да се интегрира с ESL. ESL може незабавно да актуализира цените и информацията за продуктите, като гарантира, че цените по рафтовете са същите като тези в POS системата или централната база данни. ESL е по-ефективен от хартиените етикети, тъй като може да променя информацията върху етикета, без да е необходима честа подмяна, което е често срещано в магазините за търговия на дребно с много продукти и чести промоции.

По този начин POS системата не само контролира инвентара, но и взаимодейства с ESL. В случай на промяна на продукта или цената новата информация се предава на етикетите на рафта. Това означава, че цените по рафтовете съответстват на данните от системата, което не е така при хартиените етикети, чието актуализиране може да отнеме време или да бъде неправилно актуализирано.

Освен това ESL поддържа и динамично ценообразуване. Това е така, защото търговците на дребно могат лесно да променят цените на своите продукти в зависимост от пазарните сили или промоциите, а клиентите винаги ще могат да видят текущите цени. Това дава възможност на търговците на дребно да контролират в известна степен цените, като в същото време се избягва създаването на объркване у клиентите чрез подвеждащи етикети.

Водещ дигитален партньор за ESL: ZhSunyco®

ZhSunyco®, водещият световен производител на електронни етикети за рафтове (ESL), се ангажира да стимулира иновациите в областта на IoT на дребно с иновативна технология за цифрови дисплеи. Като експерт в областта на решенията за ESL на едно гише, ние предлагаме продукти за етикети с многочестотна лента, много цветове и много протоколи, които покриват широк спектър от сценарии, като супермаркети, аптеки, складове и т.н., като помагат на магазините да постигнат автоматизация на цените и интелигентно управление. Разчитайки на собствена платформа за научноизследователска и развойна дейност, 12 години натрупване на технологии и 6 милиона броя годишен производствен капацитет, продуктите ZhSunyco® се изнасят в над 180 държави и обслужват над 35 000 магазина. С предимствата на свръхниска консумация на енергия, свръхясен дисплей и гъвкаво внедряване, нашата система ESL е ключов инструмент за цифровата трансформация на търговците на дребно. Изберете ZhSunyco® и незабавно започнете новата ера на интелигентната търговия на дребно.

По-интелигентното ценообразуване започва тук!

Създаване на сигурна обработка на плащанията

Не забравяйте да настроите сигурен метод за събиране на плащания, когато конфигурирате POS системата си за приемане на големи кредитни карти. Това е важно, за да защитите данните за плащанията на клиентите си, които са от съществено значение за поддържане на тяхната лоялност и удовлетвореност. POS системата, която сте избрали, трябва да поддържа плащане чрез кредитни и дебитни карти, мобилни плащания чрез Google Pay и Apple Pay, както и в брой.

За да създадете сигурен метод за обработка на плащанията, първо ангажирайте реномиран процесор за обработка на плащания. Тези компании предлагат необходимите услуги за сигурна обработка на картови и цифрови плащания. Уверете се, че избраният от вас обработващ плащанията използва сигурни протоколи за криптиране и отговаря на изискванията на Стандарта за сигурност на данните на индустрията за платежни карти (PCI DSS).

Системата трябва да включва и възможности за безконтактно плащане, които придобиха популярност заради своята ефективност. Такива плащания свеждат до минимум физическото взаимодействие между клиентите и персонала, като по този начин повишават хигиената и качеството на обслужване на клиентите. Също така се уверете, че софтуерът позволява обработката на различни валути и приема международни кредитни карти, особено ако работите с клиенти от други държави.

Когато настройвате обработката на плащанията, обърнете внимание на начина, по който транзакциите се регистрират в POS системата ви. Тази информация е важна за бизнес операциите, тъй като подпомага наблюдението на продажбите, покупателното поведение на клиентите и дори разкрива рентабилността на бизнеса.

Интегриране на POS с ключови бизнес инструменти

Модерната ви POS система трябва да постига повече от това да обработва продажбите. Тя трябва да се свързва с други инструменти и приложения, за да улесни бизнес операциите ви. Например интеграцията с инструменти за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM) дава възможност за взаимодействие с клиентите чрез проследяване на тяхната информация, закупените стоки и дори анализ на данните. Това дава възможност на фирмите да популяризират и разработват програми за лоялност, насочени към конкретни клиенти.

Ако управлявате многоканален бизнес (имате физически и онлайн магазини), вашият POS трябва да работи безпроблемно с платформата ви за електронна търговия. Това позволява актуализиране на инвентара в реално време, за да се отразят нивата на наличностите веднага след извършване на продажбата, дори ако продажбата е извършена на друго място или онлайн. Освен това това дава възможност на бизнеса да проследява систематично продажбите в различните региони. Интеграцията с платформи за онлайн покупки като Shopify, WooCommerce и Magento подобрява оперативната последователност и подобрява преживяването на клиентите, като гарантира, че клиентите получават една и съща услуга (или са обслужени), независимо от бизнес интерфейса, който използват.

Освен интеграциите с електронна търговия и CRM, помислете за свързване на вашата POS система с инструменти за управление на инвентара, заплати или бизнес анализи. Наличието на множество крайни точки ви дава широк поглед върху ефективността на вашия бизнес - от данните за продажбите до производителността на персонала, което ви позволява да вземате решения, подпомагащи растежа. В комбинация с тези инструменти стратегически разположената POS система, подкрепена от стратегическо планиране, помага за управлението на гъвкав бизнес, основан на данни.

Обучение на персонала за безпроблемна работа

Независимо от ефективността на вашата POS система, тя ще бъде толкова добра, колкото е добро нейното внедряване, ако персоналът ви не е обучен да я използва. Обучението на персонала е от ключово значение за осигуряване на удовлетвореността на клиентите и безпроблемното координиране на дейността на предприятието. Отделете подходящо време за обучение на служителите си за използването на POS софтуера, обработката на транзакции с клиенти и управлението на инвентара, за да споменем само някои от тях. Основните функции, като обработка на продажби, връщане на стоки, управление на потребителски акаунти, както и разширените функции, като генериране на отчети и анализ на бизнес данни, могат да бъдат преподавани в рамките на обученията.

Освен това се уверете, че екипът има достатъчно познания за методите на плащане. Някои клиенти може да искат да плащат чрез безконтактни методи, дебитна карта или традиционна кредитна карта. Персоналът ви трябва да е в състояние безпроблемно и уверено да преведе клиента през процеса на плащане на касата.

Обучете служителите си да предоставят първокласно обслужване на клиенти наред с другите си задължения. Наличието на служител, който бързо отстранява проблеми с POS системата, значително подобрява преживяването на клиентите и намалява закъсненията в пиковите часове. Може да помислите за предоставяне на видеоуроци или за предлагане на документи, в които стъпка по стъпка се обясняват проблемите, с които може да се сблъска персоналът, за да улесните обучението.

Тествайте внимателно и стартирайте системата си

Преди да започнете работа с новата POS система, всичко трябва да бъде щателно тествано, за да се гарантира, че всички аспекти са готови за работа. Проверете тестовите транзакции, за да се уверите, че всяка част от хардуера на POS системата работи, като принтерите за касови бележки, баркод скенерите, и настройките на софтуера, като например проследяване на инвентара. Уверете се, че обработката на плащанията работи безпроблемно с кредитни и дебитни карти, както и с опции за мобилни плащания.

Освен тестването на основните функционалности на POS системата, трябва да се извърши и базово стрес тестване, за да се симулират по-добре реалистични сценарии на използване. Опитайте да обработите няколко транзакции едновременно. Друга симулация може да бъде получаване на всички клиенти в магазина едновременно, което може да се използва за проверка дали системата има някакви предизвикателства по отношение на производителността с разширени функции като интегрирано управление на запасите и инструменти за връзка с клиентите.

След като сте сигурни, че POS системата функционира добре и е преминала всички тестове, можете да определите дата за пускане в експлоатация. Уверете се, че персоналът ви е подготвен за преминаването към новата система и следете първите дни от работата му, докато активно използва POS системата. Ако всичко е настроено правилно с POS и има достатъчно обучение за персонала, операциите и опитът с обслужването на клиентите в целия бизнес на дребно ще се подобрят значително.

Често срещани проблеми и просто отстраняване на неизправности

Въпреки най-доброто планиране и тестване, по време на инсталирането на системата или при първото ѝ използване може да възникнат някои проблеми. Проблемите и техните решения ще бъдат описани тук:

Свързване на хардуера или неизправности

• Проблемите варират от това, че принтерите за касови бележки не могат да печатат, скенерите не разчитат баркодове, а терминалите за плащане не могат да се свържат.
• Решение: Уверете се, че всички връзки (захранващи кабели и кабели за данни) са правилно свързани и всички устройства са включени. Уверете се, че са инсталирани правилните драйвери (ако е необходимо) и се уверете, че моделите на хардуера се поддържат от вашия доставчик на POS. Препоръчително е също така да опитате да рестартирате определени устройства и софтуера на POS.

Нестабилна или бавна мрежова връзка

• Невъзможност за синхронизиране на данните в облака, намаляване на скоростта на изпълнение на транзакциите или дори срив на системата.
• Решение: Преди да рестартирате маршрутизатора, проверете силата на WiFi сигнала и Ethernet кабела на магазина, потвърдете, че интернет услугата на магазина работи оптимално, и проверете дали защитната стена не възпрепятства важния POS трафик.

Грешки при инсталирането или конфигурирането на софтуера

• Когато софтуерът не е инсталиран правилно, не може да се стартира, има проблеми с влизането или настройките не са запазени правилно.
• Решение: Прочетете инструкциите за инсталиране на доставчика на софтуер и проверете дали устройството ви е съвместимо със системата. Трябва да се опитате да стартирате инсталацията или софтуера като администратор. При проблеми с конфигурацията се уверете, че предоставените данни са верни.

Проблеми с импортирането на данни за продукти/инвентар

• Проблеми като липсващи данни, неправилно форматиране, неуспех на процеса на импортиране или неправилна информация след импортиране от файл, например CSV.
• Решение: Проверете внимателно формата на файла за импортиране, за да се уверите, че всички колони съответстват на полетата, посочени по-горе. От всички недостатъци, които могат да се появят, този включва проверка за грешки, свързани с вписванията на данните (например неправилно поставени запетаи, неправилен тип данни). Препоръчително е да опитате да импортирате по-малка партида наведнъж, за да определите причината за проблема.

Неуспехи при обработката на плащанията

• Транзакциите за плащане или покупка не се осъществяват за определени видове карти или средства за плащане.
• Решение: Проверете дали платежният терминал е свързан и включен правилно. Уверете се, че мрежовата ви връзка е добра, тъй като обработката на плащанията е много чувствителна към мрежовите връзки. Проверете търговския си акаунт при доставчика на платежни услуги и се уверете, че методите за плащане се приемат. Проверете настройките за плащане във вашата POS система.

Ако горепосочените основни мерки за отстраняване на неизправности не помогнат, е препоръчително да потърсите помощ от доставчика на POS системата или от доставчика на хардуер. Те разполагат с необходимите знания и оборудване, за да ви съдействат при разрешаването на проблема.

Заключение: Изграждане на основата на търговията на дребно

Инсталирането на система за продажба е сложен процес, който изисква много внимание към детайлите на всеки етап. За собствениците на фирми. От избора на продукти, свързването им с хардуера и софтуера, управлението на складовите наличности, което може да се поддържа от ЕСЛ, и сигурността на плащанията, всяка стъпка се основава на предишната. Той е мощен, когато е интегриран с други инструменти, а ефективността му се повишава чрез обучение на персонала. Задълбоченото тестване създава основата за правилното функциониране на продукта в ранните етапи на неговото прилагане.

Това пътешествие е насочено към съвършенството на операциите, към създаването на силен оперативен стълб. Един солиден Square POS разполага с възможности, които могат да опростят процесите, да предоставят забележима информация, да подобрят преживяванията на клиентите, както и да подпомогнат растежа. Подхождайте внимателно към тази настройка - дългосрочните ползи от това, че тя си заслужава, когато става въпрос за спестяване на време и управление, са безценни. Когато е направена правилно, вашата POS система е ценен съюзник във вашия бизнес на дребно.