Как да изберем POS система: Ръководство за търговците на дребно

Изборът на най-добрата POS система е едно от най-важните решения, които търговецът на дребно ще вземе. В настоящата конкурентна среда POS вече не е касов апарат, в който се обработват транзакции с кредитни карти. Той е нервната система на целия ви бизнес на дребно - центърът на продажбите, сложния контрол на наличностите, информацията за клиентите и управлението на служителите. Интелигентният избор на система ще открие дълбока ефективност и удовлетвореност на клиентите, а лошата може да бъде ежедневен източник на търкания и пречка за подобрение.

Това ръководство има за цел да разясни процеса на подбор. Ще отидем отвъд списъците с функции на повърхностно ниво, за да ви дадем стратегическа рамка за оценка на бъдещите ви нужди, подходящата технология и действителната стойност на инвестицията ви. Този систематичен начин на действие ще ви помогне да изберете POS система, която не само ще отговаря на настоящите ви нужди, но и ще се превърне в мащабируема платформа в бъдеще.

Първо, оценете уникалните си нужди за търговия на дребно

Трябва да разработите цялостен план на собствената си оперативна реалност, преди дори да помислите за сравнения на отделни функции или ценови страници. POS системата не е универсално решение; системите на магазин за хранителни стоки с голям обем и на бутиков магазин са съществено различни. Най-важната, но най-често пренебрегвана част от процеса е задълбочената самооценка.

За да създадете свой персонализиран профил на нуждите, вземете предвид следните размери:

Вашата категория за търговия на дребно

Сайтът естество на вашия бизнес диктува специфични функционални изисквания.

• Облекло и мода: Ще трябва да разполагате с функционалност за обработка на варианти като размер, цвят и стил. Друго изключително важно нещо е възможността за елегантно управление на сложни връщания и обмени.
• Хранителни стоки и храни: Търсете системи, които поддържат продукти, продавани по тегло, интегрирани везни и разширено управление на запасите за бързо развалящи се стоки.
• Електроника: Възможността за управление на продукти със серийни номера, които да се проследяват и да се предоставя гаранция, е задължителна функция.
• Красота и козметика: Уникална функция, която може да направи разликата, е възможността за създаване на подаръчни комплекти с продукти и насрочване на среща за услуги в магазина.

Мащаб на бизнеса и обем на транзакциите

Надеждността на системата и нейната мащабируемост са в пряка зависимост от размера на вашата дейност.

• Дневен брой транзакции: Имате ли десетки или стотици хиляди продажби на ден? Високообемните среди изискват бърза обработка и офлайн функционалност, за да се гарантира непрекъснатост на бизнеса дори при прекъсване на интернет връзката.
• Пикови часове: Проучете пиковите часове. Вашият касов апарат трябва да може да работи перфектно под напрежение, без да се забавя и да дразни клиентите и служителите.

Площ на магазина (един срещу няколко магазина)

Физическото ви присъствие определя изискванията за управление.

• Единичен магазин: Една проста конфигурация може да е достатъчна, но трябва да погледнете в бъдещето.
• Верига/франчайз: При няколко локации е изключително важно да има централизирано управление. Необходима ви е система, която ще може да синхронизира инвентара, данните за продажбите и данните за клиентите във всички магазини в реално време. Възможността за контрол на ценообразуването и промоциите в централния офис и прехвърлянето им към всички обекти е огромно оперативно предимство.

Канали за продажби (изисквания за многоканални канали)

Съвременният потребител прави покупки в различни точки на контакт.

• Само в магазини за тухли и монети: Фокусът ви ще бъде върху ефективността и ефикасността в магазина.
• Търговия на дребно + електронна търговия: Това е най-характерният случай на нарастващи търговци на дребно. Вашият POS трябва да стане част от онлайн магазина ви (например Shopify, WooCommerce). Такава интеграция би трябвало да автоматизира по-високи нива на управление на наличностите, за да се избегне продажбата на продукти с изчерпани наличности в интернет и да се интегрират продажбите по всички канали в един унифициран отчет.

Като записвате внимателно нуждите си в тези четири области, вие създавате здраво сито. Сега сте готови да излезете на пазара с ясен контролен списък, който ще ви позволи бързо да отхвърлите неподходящите системи, като ви даде време да се концентрирате върху тези, които са в съответствие с вашия бизнес.

Декодиране на задължителните функции на POS системата

След като сте определили профила на нуждите си, можете да започнете да оценявате основните възможности на POS системата. Въпреки че списъкът с възможни функции може да изглежда безкраен, те могат да бъдат категоризирани в няколко ключови области, които оказват пряко влияние върху вашата ефективност и рентабилност.

Безпроблемна обработка на плащанията

Това е основната роля. Една съвременна система трябва да бъде гъвкава и сигурна. Тя трябва да приема без затруднения всички видове плащания: кредитни карти (с чип, с плъзгане и с докосване), карти с чип EMV, мобилни портфейли (Apple Pay, Google Pay) и други цифрови методи за плащане. Прегледайте критично таксите за обработка на картите. Дали става въпрос за проста фиксирана, предвидима ставка или за по-сложен модел "обмен плюс"? Уверете се, че доставчикът е напълно съвместим с PCI, за да предпази бизнеса ви и клиентите ви от нарушаване на сигурността на данните.

Интелигентно управление на наличностите

Проследяването на инвентара е важно за всеки търговец на дребно. Лошото управление е пряко пропорционално на загубата на продажби и разхищението на капитал. Вашият център за управление на запасите трябва да бъде мощен POS, който осигурява:

• Наблюдение в реално време на всички места и онлайн.
• Напомняния за ниски наличности, които ви изпращат автоматично напомняне, когато е време за попълване на наличностите.
• Автоматизиране на създаването на поръчки за покупка с цел улесняване на попълването.
• Поддръжка на варианти на продукти, пакети и композитни продукти.
• Инструменти за преброяване на запасите и инструменти за установяване на разликите в инвентара.

Практични отчети и анализи

Един от най-големите ресурси, които съвременният POS може да предложи, са данните. Суровите данни са безсмислени; необходима ви е система, която превръща данните за продажбите в смислени и приложими данни. Потърсете система, която разполага с табло за управление, което може да бъде персонализирано, за да ви позволи да наблюдавате:

• Ежедневни, седмични или сезонни тенденции в продажбите.
• Най-горещи (и не толкова горещи) продавачи.
• Резултати от продажбите на служителите.
• Идентифициране на информация за клиентите, като модели на харчене и стойност на целия живот.

Такива отчети ви позволяват да вземате информирани решения въз основа на данни за вашия бизнес, като например покупки, маркетинг и персонал.

Управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM)

Здравият бизнес на дребно се основава на постоянни клиенти. Единният CRM ви позволява да създавате и развивате взаимоотношения с клиентите. На най-простото ниво той трябва да ви позволи да разработите клиентски профили, които да следят миналите покупки. По-нататъшно развитите системи ви позволяват да разработвате програми за лоялност на клиентите, да предлагате специфични отстъпки и да се свързвате с клиентите си чрез електронна поща или SMS, превръщайки случайните купувачи в лоялни към марката.

Проследяване на представянето на служителите

Надеждната POS система ви позволява да контролирате най-ценния си актив - вашия екип. Ключови възможности са сигурното влизане/излизане по часовник и разрешенията, базирани на роли, които ви позволяват да управлявате достъпа до чувствителни възможности (като обработка на анулирани поръчки или отстъпки). Отчетите за продажбите на ниво служители могат също така да ви помогнат да определите кои са най-добрите ви търговци и какво можете да направите, за да обучите останалата част от екипа си.

Отвъд транзакциите: Изграждане на вашата свързана екосистема

Съвременният POS не работи във вакуум. Той е отворена платформа, централен хъб, който се свързва с други ключови бизнес инструменти, за да формира гладка и изключително ефективна оперативна среда за малкия бизнес. Значението на тази свързаност е трудно да бъде надценено; тя автоматизира работните процеси, избягва дублирането на въвеждането на информация и дава цялостна картина на ефективността на вашия вид бизнес.

Най-типичните и необходими интеграции са със счетоводен софтуер и системи за електронна търговия. Свързването на вашия POS с QuickBooks или Xero, за да дадем няколко примера, автоматизира процеса на ежедневните данни за продажбите директно в банковата ви сметка и ви спестява безброй часове ръчно водене на счетоводство и възможност за човешка грешка. По подобен начин безпроблемната връзка с вашия Shopify или друг онлайн магазин е ключът към всяка ефективна многоканална стратегия, като гарантира, че проследяването на наличностите и информацията за клиентите винаги вървят ръка за ръка.

И все пак за търговците на дребно, които се интересуват от достигането на следващия етап на ефективност в магазина, екосистемата не се ограничава до софтуера, а до самата каса.

Следващото ниво на автоматизация: Интеграция на POS и ESL

Едно е да управлявате наличностите си в POS, но как да се уверите, че цената, която имате по рафтовете, е същата като тази в системата ви в реално време и на правилната цена? През последните десетилетия решението на този въпрос беше ръчен труд: отпечатване на хартиени етикети, намиране на свързаните продукти и физическо премахване на старите етикети. Това е процес, който губи време, неефективен е и е склонен към грешки, а това е постоянно главоболие за персонала и клиентите.

Именно тук интегрирането на електронния етикет на рафта (ESL) променя бизнеса на дребно. Когато свържете POS терминала си с мрежата от цифрови етикети на рафтовете, получавате напълно автоматизиран процес на ценообразуване. Помислете за светкавична продажба, разпродажба в целия магазин или просто за редовна промяна на цените. Интегрираната система означава, че променяте цената в POS веднъж и за няколко секунди всички свързани етикети на рафтовете в целия магазин се актуализират автоматично и с пълна точност.

Това е способността, която отваря огромна стойност:

• Премахва ръчната работа: Това спестява хиляди човекочасове, използвани за ръчна смяна на хартиени етикети.
• Осигуряване на точност на цените: Той елиминира грешките при ценообразуването на рафта и на касата, за да повиши доверието и удовлетвореността на клиентите.
• Поддържа динамично ценообразуване: Тя поддържа динамично ценообразуване, като например щастливи часове, дневни оферти или съвпадение с цените на конкурентите, което просто не може да се направи с ръчни процеси.

За да получите достъп до тази степен на автоматизация, вашето място за продажба трябва да бъде свързано с превъзходен доставчик на ESL. Като пример, Zhsunyco използва отворени протоколи като MQTT, за да разработи отзивчива и мощна среда за търговия на дребно. Сътрудничеството предлага цялостно решение чрез един експертен източник, включващо мощен хардуер и усъвършенстван софтуер, който може да бъде лицензиран еднократно срещу символична такса. Това не само превръща интеграцията в обикновена функция, но и в сериозна инвестиция, която пряко ще повиши оперативната ви ефективност, производителността на персонала и цялостното преживяване на клиентите. Уведомете ни още днес и разберете как решенията ESL, предлагани от Zhsunyco, могат да бъдат свързани с вашата POS система.

Избор на декодиращ хардуер и софтуер

Хардуерът и софтуерът на вашата POS система са инструментите, с които служителите ви работят всеки ден. Правилното решение е надеждно, а неправилното е такова, което предизвиква постоянни технически проблеми. За да получите повече подробности за тези възможности, обърнете се към нашето окончателно ръководство за видове POS системи за търговия на дребно. В този момент трябва да разгледаме основните положения.

Най-важният избор, който правите, е софтуер, който отговаря на конкретните нужди. Настоящата тенденция в бранша е софтуерът, базиран на облак, при който плащате месечна такса и имате достъп до системата си чрез интернет. Това ще ви позволи да управлявате бизнеса си, където пожелаете, а актуализациите са автоматични, а за силната сигурност на данните се грижи доставчикът. Другият, локалната система, ще ви струва много скъпо, защото се нуждае от локален сървър в магазина ви и ръчна поддръжка, което е по-малко гъвкаво и остаряло решение, което повечето търговци на дребно в съвременния свят използват.

При хардуера трябва да изберете това, което би подхождало на вашия магазин от гледна точка на стил и изисквания. Можете да изберете елегантен терминал, базиран на iPad, с модерен външен вид и гъвкавост на мобилното касово обслужване, или здрав, класически терминал "всичко в едно", предназначен за работа в условия на голям обем. За да можете да завършите настройката си, ще са ви необходими следните основни периферни устройства: стабилен баркод скенер, принтер за бързи разписки, сигурно чекмедже за пари и нов четец за карти, който поддържа всички видове плащания.

Истинската цена: Изчисляване на възвръщаемостта на инвестициите в POS

Типичната грешка в този случай е да се избере POS система само заради месечната такса, без да се вземат предвид цялостните й финансови последици. Най-разумното нещо, което трябва да се направи, е да се отиде отвъд себестойността и да се съсредоточите върху възвръщаемостта на инвестициите (ROI).

Въпреки че е важно да се знаят всички възможни разходи, включително за софтуер и хардуер, обработка на плащанията и други скрити разходи, най-стратегическият въпрос не е колко ще струва това. А каква стойност ще произведе това?

Инвестицията в мощна POS система ще се изплати чрез:

• Спестяване на труд: Автоматизирането на такива функции като управление на наличностите или актуализиране на цените с помощта на ESL спестява безброй часове на персонала.
• Максимално увеличаване на продажбите: Анализ на данни за максимално оптимизиране на продуктовия микс и промоциите.
• Повишена лоялност: Разработване на повторен бизнес с комбинирани програми за CRM и лоялност.

В тази светлина една система със силно изразени характеристики за повишаване на ефективността може да се окаже по-изгодна дългосрочна инвестиция, въпреки че първоначалните ѝ разходи са по-големи.

За да получите разбивка на всички разходи, включително хардуер и скрити разходи, вижте нашата пълна разбивка в Разходи за POS система: Основното ръководство за търговци на дребно.

Оценка на поддръжката и лекотата на използване на доставчика

И най-богатата на функции POS система няма да е от полза, ако служителите ви се затрудняват да работят с нея или ако нямате качествено обслужване на клиентите, на което да се обадите при проблем. Когато става въпрос за решението ви за POS, техническите възможности са също толкова важни, колкото и човешкият фактор. Обърнете внимание на две важни неща: начинът, по който се усеща използването на системата, и начинът, по който доставчикът ви подкрепя.

Приоритет на интуитивния дизайн и ползваемостта

Лесен за усвояване интерфейс (UI) и потребителско изживяване (UX) ще спестят много време за обучение и скъпоструващи грешки. При анализа си трябва да оцените целия работен процес. Касата трябва да е бърза и рационална, за да могат служителите бързо да прилагат отстъпки и да търсят клиенти. Управлението на бек енда също е от съществено значение; трябва лесно да се добавят нови продукти, да могат да се пускат отчети, а управлението на инвентара не трябва да представлява проблем за ежедневното управление. Сложната система води до невидими разходи по отношение на продължителността на обучението, така че никога не забравяйте да попитате доставчика за срока, необходим за въвеждане на нов служител.

Проверявайте качеството на поддръжката на клиентите

Когато бизнесът ви не работи, системата ви не работи. Качествената поддръжка на клиенти не е опция, а е от съществено значение. Първо, помислете за техния достъп и пътища. Търговията на дребно не приключва в 17:00 ч., така че златният стандарт е 24-часова помощ по телефон, имейл и чат на живо, като телефонната поддръжка е задължителна в случай на спешен проблем. След това проверете репутацията им. Не трябва да се доверявате само на обещанията на продавача. Потърсете независими отзиви от трети страни в сайт като Capterra или G2. Такъв нецензуриран опит на клиентите ще ви даде точна представа за това колко надежден и бърз е даден доставчик, когато това е от значение.

Вземане на окончателно решение с увереност

Преценили сте изискванията си, проучили сте функциите, цените и сте сравнили доставчиците. Сега трябва да направите окончателния си избор. Този последен етап на надлежна проверка ще гарантира, че системата, която сте избрали на хартия, работи също толкова добре и в реалния свят.

Използвайте този последен контролен списък, за да вземете решение без никакви съмнения:

Стъпка	Точка за действие	Цел
Заявка за демонстрация на живо	Насрочете персонализирана демонстрация с най-добрите си 2-3 доставчици. Елате подготвени със списък с конкретни въпроси и бизнес сценарии.	За да видите отблизо как системата се справя с най-често срещаните или най-сложните ви задачи.
Използване на безплатни изпитания	Възползвайте се пълноценно, ако се предлага безплатна пробна версия. Настройте го с малка група продукти и помолете служителите си да го тестват в некритична среда.	Да се оцени лекотата на използване на системата в реалния свят и опитът на потребителите.
Проверете отзивите на клиентите	Потърсете скорошни, безпристрастни отзиви в сайтове на независими трети страни, като Capterra или G2.	Да разберете надеждността на системата, бързината на реакция на клиентската поддръжка и всички неочаквани проблеми или такси.
Подробен преглед на договора	Прочетете внимателно споразумението за ниво на обслужване (SLA) и договора, преди да го подпишете.	Да разберете ясно политиките за анулиране, собствеността върху данните, таксите за обработка на плащанията и разпоредбите за повишаване на цените.

Когато сте систематични и задълбочени в крайното си обмисляне, елиминирате елемента на догадките при вземането на решение. Вие не просто купувате технология, а избирате бизнес партньор. Този методичен процес ще гарантира, че избраният от вас партньор ще играе ключова роля във вашето развитие и успех през следващите години.

Заключение

Процесът на избор на подходяща POS система не е процес на покупка. Както видяхме, правилният избор далеч надхвърля различните функции и такси. Той започва със задълбочено познаване на вашите изисквания за търговия на дребно, продължава с добре обмислен анализ на основните функционалности и интеграциите, улесняващи растежа, и завършва с безпристрастен анализ на действителната възвръщаемост на инвестицията.

Имайте предвид, че не е необходимо само да идентифицирате система, която обработва транзакции. Необходимо е да се избере надеждна нова POS система - партньор, който ще направи операциите ви ефективни, служителите ви по-мощни и ще открие важни данни, както и ще расте заедно с вас. С този вид стратегически подход не купувате инструмент, а инвестирате в здрава основа на бъдещия си успех.