Управление на запасите в хранителните магазини: практични методи, системи и технологии

В един и същ магазин може да има и празен рафт, и препълнена задна стая. Доброто управление на запасите в хранителния магазин свързва доставките, продажбите и наличните стоки, така че екипът ви да може да попълва запасите с подходящите продукти, без да купува повече, отколкото може да продаде.

Настоящото ръководство обхваща ежедневния работен процес, ротацията на пресни продукти, изчисленията за попълване на запасите, рутинните дейности в малките магазини и системните функции, които осигуряват ефективното функциониране на тази връзка. Прогнозите, базирани на изкуствен интелект, и интелигентните рафтове могат да бъдат от полза, но те се основават на надеждни данни и ясно разпределени отговорности, а не ги заменят.

Какво представлява управлението на запасите в хранителните магазини?

Управлението на запасите в хранителните магазини е процесът на регистриране, проверка и попълване на продуктите, които търговецът на дребно предлага за продажба, както и на съставките, използвани в храните, приготвяни в магазина. То проследява количествата, местоположението и разходите, а когато е уместно — и партидите и сроковете на годност.

За разлика от много други категории в търговията на дребно, хранителните стоки съчетават продукти с кратък срок на годност и готови ястия с продукти с дълъг срок на годност, стоки, които се продават на тегло, и продукти, които се закупуват на каси, но се продават поотделно. Поради това управлението на запасите в хранителните магазини трябва да балансира наличността с срока на годност, складовото пространство и графиците за доставка на доставчиците.

Как хранителните магазини следят запасите си?

Магазините обединяват документи за получаване, транзакции на POS терминалите, корекции на запасите и физически проверки. Започнете с последователна единица отчетност на продуктите: SKU или баркод, единици за закупуване и продажба, доставчик, себестойност, място на съхранение и всички необходими полета за партида или дата. Една касета от 12 бутилки трябва да се превърне в 12 единици за продажба, а не в една.

1. 01ПолучаванеПроверете количеството, състоянието и единиците.
2. 02МагазинЗапишете местоположението на задните помещения и рафтовете.
3. 03Продай или запазиРегистрирайте продажбите и онлайн ангажиментите.
4. 04НастройкаРегистрирайте отпадъците, върнатите стоки и използването за производствени нужди.
5. 05БройПроучете и отстранете несъответствията.
6. 06ПопълванеПрехвърлете запасите или подайте заявка за покупка.

При получаване: Служителят, отговарящ за приемането, сравнява доставката с поръчката, преди да отрази приетите количества в отчетите. Недостигът, заместванията и отхвърлените стоки се отчитат отделно. Включвайте и доставките от доставчици, които се поставят директно на рафтовете, за да не се пропускат тези продукти при инвентаризацията.

По време на търговията: При правилна интеграция продажбите през POS системата намаляват отчетените наличности. Персоналът все пак трябва да отчита счупени стоки, развалени продукти, върнати стоки от доставчици и други движения, които не са свързани с продажби. При производството на хлебни изделия или деликатеси също е необходимо да се водят записи за получаването на съставките и за готовите продукти; в противен случай съставките могат да се показват като налични, след като вече са били използвани.

Към момента на прегледа: Ръководителят на отдела разследва разликите в броя на артикулите, сравнява празнините по рафтовете със запасите в склада и преценява нуждите от закупуване. Преместването на кашон от склада към рафта променя неговото местоположение, но не и общото количество в магазина.

Разграничаване на физическите наличности от наличностите онлайн

Наличните количества не са същите като количествата, които могат да бъдат обещани. При онлайн поръчка могат да бъдат запазени артикули, които физически се намират в магазина. След това операциите по събиране на поръчката, замяната на артикули, анулирането и изпълнението актуализират тези ангажименти съгласно правилата на системата.

Настройте работния процес така, че една поръчка да не намалява физическите наличности два пъти. Отменяйте резервациите при анулиране на поръчка и изключвайте повредените или по друга причина непродаваеми стоки от наличните количества. Самата интеграция с POS системата не гарантира, че даден артикул, показан онлайн, действително се намира на рафта.

Практически методи за управление на запасите в хранителните магазини

Следващите методи се отнасят до различни решения: коя партида да се продаде първа, кога да се направи поръчка за нова доставка, какво да се отчита и как да се реагира на променящото се търсене. Използвайте ги заедно, вместо да разглеждате някой от инструментите като цялостно решение.

1. Използвайте метода FEFO за продукти с кратък срок на годност

Методът FIFO (first-in, first-out) подрежда запасите според датата на постъпване. Методът FEFO (first-expired, first-out) дава приоритет на най-ранната дата на годност. Да предположим, че доставка на кисело мляко, получена вчера, изтича след 10 дни, докато по-стара доставка изтича след 14 дни. При метода FEFO по-новата партида с по-ранна дата на годност се поставя на първо място.

Записвайте съответните дати при приемането, осигурявайте идентифицируемостта на партидите и проверявайте както рафтовете, така и складовото помещение по време на ротацията. Когато информацията за партидата и срока на годност е кодирана в баркод, скенерът и софтуерът за приемане трябва да поддържат нейното четене и съхранение; обикновеният идентификатор на продукта сам по себе си не предоставя тази информация. Насоки на GS1 за системи за търговия на дребно обяснява съответния поток от данни.

Задайте правила за намаляване на цените и изтегляне от продажба според категорията, оставащия срок на годност и вашите изисквания за безопасност на храните. Няма универсален оптимален период за отстъпки, валиден за всеки пресен продукт. Ротацията и намаляването на цените не правят храните с изтекъл срок на годност или небезопасните храни подходящи за продажба.

2. Задайте точки за повторна поръчка, без да ги бъркате със запаса за сигурност

Точката за повторна поръчка е сигнал за закупуване. Резервният запас е буферът в рамките на този сигнал, предназначен да компенсира несигурността в търсенето или доставката. Документация за запасите на Oracle описва точката за повторна поръчка като прогнозираното търсене, умножено по времето за доставка при попълване на запасите, плюс резервния запас.

На практика, преди да направите поръчка, проверете наличните количества за употреба, постъпващите поръчки и неизпълнените ангажименти, без да изваждате едно и също търсене два пъти. Изберете количеството за поръчка, като вземете предвид целевото ниво на запасите, опаковките, минималното количество за поръчка, както и ограниченията, свързани с пространството и срока на годност. Определете резервния запас въз основа на колебанията в търсенето и доставките и необходимото ниво на обслужване, а не чрез универсален мултипликатор.

Честите малки доставки могат да са подходящи за някои категории свежи продукти, но закупуването „точно навреме“ зависи от надеждността на доставчика. Не е задължително да се прави поръчка след всяка продажба, а това не премахва необходимостта от резервен запас.

3. Определяне на приоритетите на продуктите чрез ABC-анализ и оценка на риска

ABC-анализът помага да се насочи вниманието към продуктите с най-голямо влияние върху бизнеса. Изберете и документирайте критерий за класиране, като например годишната стойност на потреблението: годишният брой продадени единици, умножен по единичната цена. Не приемайте, че едно и също фиксирано процентно разпределение е подходящо за всеки магазин, нито че високата единична цена винаги означава висок приоритет.

Вземете предвид бързоразваляемостта, риска от загуби и очакванията на купувачите. Един евтин стоков артикул може да заслужава чести проверки за наличност, дори ако неговата стойностна класификация е ниска. Преразгледайте класификациите при промоции, сезонни колебания или промени в асортимента.

4. Извършване на циклична инвентаризация и разследване на причината

Преброявайте избрани продукти през цялата седмица, вместо да разчитате единствено на пълна инвентаризация. Обръщайте повече внимание на бързо продаващите се стоки, стоките с висок риск и повтарящите се несъответствия. Съставете графика според собствения си обем на транзакциите и историята на грешките, вместо да приемате, че една и съща честота е подходяща за всеки SKU.

Включете стоките на рафтовете и в склада в една и съща единица продажба, отчетете движението на стоките по време на преброяването и сравнете резултатите с ясна моментална снимка на състоянието на системата. Пребройте отново съществените разлики, преди да бъде извършена одобрена корекция. Запишете причината: грешка при приемането, преобразуване на кашони, незаписани отпадъци, неправилно разположени запаси или друга установена причина.

SKU, за който няма скорошни продажби, въпреки че системният баланс е положителен, представлява сигнал за проверка, а не доказателство, че липсва стока. Проверете рафта, местоположението и отчетите, преди да позволите автоматичната корекция на баланса да задейства допълнителни покупки.

5. Прогнозирайте търсенето, след което прегледайте изключенията

Започнете с продажбите по SKU, магазин и ден. Отчетете промоциите, дните за доставка, празниците и съответните местни условия. Отбелязвайте случаите на изчерпване на запасите: липсата на продажби на празен рафт не е доказателство за липса на търсене. При продукти с кратък срок на годност сравнете очакваните продажби с периода, през който стоката остава годна за продажба.

Прогнозирането с изкуствен интелект може да помогне за обработката на по-голям обем данни и за отбелязването на изключения в рамките на широк асортимент. Неговата полза зависи от данните, категорията и работния процес. Сравнете препоръките с настоящия ви подход и измервайте едновременно загубите и наличността; намаляването на загубите, постигнато просто чрез поддържане на по-малки запаси, не е успешен резултат.

Управление на запасите в малките хранителни магазини

Управлението на запасите в малките хранителни магазини трябва да започне с редовно водене на ежедневни отчети, а не с задължително внедряване на технологии. Магазин с един обект може да започне с основни функции за управление на запасите чрез POS система и, при необходимост, с добре организирана електронна таблица. Назначете един отговорник, който да съгласува отчетите и да предотвратява появата на противоречащи си версии на наличностите.

1. 1-ва седмица — Определяне на изходната точка. Опорядочете идентификаторите на продуктите и преобразуването на количествата от кашони в единици. Изберете една категория с управляем приоритет, определете местата ѝ на рафтовете и в склада и разширявайте дейността категория по категория.
2. 2-ра седмица — Заснемете всяко движение. Използвайте контролен списък за приемане и прост регистър за отпадъци, връщания и корекции. Добавете кратък преглед в началото или в края на работния ден, в който да проверите датите и празнините по рафтовете.
3. 3-та седмица — Определете правила за покупки. Записвайте сроковете за доставка от доставчиците и дните за доставка. Определете начални прагове за повторна поръчка за приоритетните артикули и проверявайте наличностите, които вече са поръчани, преди да направите нова поръчка.
4. 4-та седмица — Преглед и усъвършенстване. Сравнете разликите в броя, загубите и случаите на изчерпване на запасите. Отстранете най-честите причини, след което преценете кои ръчни задачи оправдават използването на софтуерна или хардуерна поддръжка.

Това е препоръчителна последователност от стъпки, а не краен срок за внедряване. Адаптирайте я в зависимост от броя на персонала, обхвата на асортимента и качеството на наличните записи.

Това са само примерни стойности. Поддържайте единни единици мярка, отчитайте ангажиментите поотделно и използвайте отделни редове за партидите, когато датите се различават. Сама по себе си точката за повторна поръчка не може да определи дали е необходима още една поръчка или какво количество да се закупи.

Как да изберем система за управление на запасите в магазин за хранителни стоки

Системата за управление на запасите в хранителен магазин трябва да подпомага работата от доставката до продажбата, а не просто да показва общия обем на запасите. Преди да сравните доставчиците, избройте транзакциите, с които персоналът ви има затруднения при регистрирането, и помолете всеки доставчик да ги демонстрира с типични продукти.

За управление на запасите в супермаркети с множество обекти добавете права за достъп на ниво магазин, проследяване на прехвърлянията и правила за местното търсене. Общата сума за цялата верига може да скрие недостиг в един клон и излишък в друг.

Сравнете общия текущ обем на работата и разходите: настройка, миграция, обучение, абонаменти, интеграции и поддръжка. Наименованията на безжичните протоколи не гарантират съвместимост. Проверете действителния софтуерен интерфейс, поддържаните полета с данни, поведението при актуализации и отговорността за отстраняване на неизправности.

Ключови показатели за ефективност (KPI) на запасите в хранителните магазини: измерване на наличността, загубите и точността

Използвайте еднакви периоди, единици и методи за оценка. Сравнявайте отдели с подобен срок на годност и условия на работа; средната стойност за целия магазин може да прикрие проблем с пресни храни. Започнете с малък набор от показатели, които водят до конкретни действия.

Тези определения установяват вътрешна система за измерване, а не универсални целеви показатели. Поддържайте последователност в допустимите отклонения при преброяването и графиците за проверка. Разграничавайте известните загуби от необяснимите загуби и не сравнявайте пряко съотношението, изчислено въз основа на разходите, със съотношението, изчислено въз основа на приходите от продажби.

За дадена партида можете също така да следите степента на изчерпване като разделите продадените бройки на броя на бройките в тази партида. Ако вместо това използвате показател, базиран на определен период, посочете дали в знаменателя му са включени началните запаси и постъпленията. Винаги анализирайте по-високата степен на изчерпване в съчетание с наличността и загубите.

Как ESL и други технологии подпомагат дейността на магазините

Технологията е най-полезна, когато е насочена към конкретна задача. Сканирането на баркодове регистрира транзакциите; софтуерът за управление на запасите управлява записите и правилата за закупуване; устройствата на рафтовете показват информация или, когато разполагат с необходимите функции, събират данни. Тези роли се допълват, а не са взаимозаменяеми.

Електронни етикети за рафтове: представяне и реализация на рафта

Електронни етикети за рафтове заменете хартиените етикети с цени с дисплеи, управлявани централизирано. В зависимост от модела и интеграцията, те могат да показват одобрени цени, промоции и информация, предназначена за персонала. Етикетите, оборудвани със светодиоди, могат да помогнат на служителите да намират продукти за събиране, попълване на запасите или преброяване.

Потвърждението за актуализация на етикета потвърждава комуникацията с устройството или състоянието на актуализацията, а не колко продукта физически се намират на място. Данните за наличностите или предупрежденията за изтичане на срока на годност трябва да произхождат от поддържани източници на данни. Освен това един етикет на рафта не може самостоятелно да разграничи всяка партида, която се намира на същия рафт.

Компютърно зрение и RFID: допълнителни наблюдения, а не автоматична сигурност

Компютърното зрение може да сигнализира за видими празнини по рафтовете или неправилно разположени продукти в обхвата на камерата. Технологията RFID може да подпомага идентифицирането и проследяването на артикули с етикети, при условие че етикетите, четците и системата са конфигурирани по подходящ начин. Не трябва да се приема, че нито една от двете технологии осигурява пълна прозрачност на запасите във всяка търговска среда.

Оценете обхванатите места, пропуснатите или неясните отчети, изискванията за маркиране и начина, по който наблюденията се отразяват в инвентарните записи. Информацията за срока на годност все още се нуждае от надеждна връзка със съответния артикул или партида. Проведете пилотен проект за определена категория и изисквайте изключения, подлежащи на преглед, преди да активирате автоматичните корекции на запасите.

Започнете с измеримото затруднение: промяна в цените, времето за събиране на поръчки, празнини по рафтовете или усилията за преброяване. Сравнете пилотния проект с документирана базова линия, включваща разходите за обучение, интеграция и поддръжка. Запазете успешните ръчни контролни механизми, когато те остават пропорционални; няма задължителен хардуерен пакет или универсален период на възвръщаемост.

Често задавани въпроси

Може ли малък магазин за хранителни стоки да управлява запасите си с помощта на електронна таблица?

Да, при управляем асортимент и обем на транзакциите, стига някой да поддържа синхронизирани данните за разписките, продажбите, отпадъците и инвентаризациите. Помислете за специализиран софтуер, когато ръчните актуализации изостават, няколко души редактират противоречащи си записи или онлайн поръчките и множество локации затрудняват съгласуването на данните.

Колко често трябва да се извършва инвентаризация в магазините за хранителни стоки?

Използвайте данните за риска и несъответствията в миналото, за да изготвите график за периодични инвентаризации. Честите проверки могат да са подходящи за бързопродавани продукти, продукти с кратък срок на годност или продукти с високи загуби, докато стабилните продуктови линии може да изискват по-малко внимание. Проверките на датата и състоянието са отделни от преброяването на количествата и трябва да се извършват съгласно съответните процедури за категорията.

В супермаркетите се използва ли принципът FIFO или FEFO?

И двете методики могат да бъдат полезни. FIFO дава приоритет на реда на постъпване; FEFO дава приоритет на реда на изтичане на срока на годност. При партидите, за които датата е от съществено значение, FEFO избягва да се приема, че най-старата доставка винаги изтича първа. Нито една от двете методики не замества проверките на състоянието или приложимите мерки за безопасност на храните.

Електронните етикети за рафтове проследяват ли автоматично запасите?

Не самостоятелно. ESL-устройствата показват информация, предоставена от свързани системи, и могат да подпомагат задачи като намиране на продукт. Физическите количества все още изискват транзакционни записи, преброявания или отделно внедрени сензорни технологии, като несъответствията се разследват, преди записите да бъдат коригирани.

Препратки

• Oracle: Как се управляват запасите в хранителния магазин — основна информация за приемането, попълването на запасите и онлайн изпълнението на поръчките.
• Ръководство за потребителя на Oracle Inventory: Планиране на запасите и попълване на запасите — точки за поръчка, търсене за периода на доставка и резервен запас.
• GS1: Наръчник за двуизмерни баркодове за POS-хост системи и бекенд системи в търговията на дребно — поддръжка на данни за партидите и сроковете на годност във всички системи за търговия на дребно.
• „Уолмарт“: Как рафтовете станаха по-умни, а работата ни – по-лесна — актуализации на цените и задачи в магазина, ръководени от светлинни индикатори.