Топ 10 на проблемите с управлението на запасите и как да ги решим

Въведение

Правилното управление на складовите наличности е от решаващо значение за бизнеса, тъй като влияе върху печалбата му, удовлетвореността на клиентите и успеха на веригата за доставки. Според Wasp Barcode Technologies 43% от малките и средните предприятия или не проследяват наличностите, или използват ръчни методи, което води както до неточни наличности и доставки, така и до проблеми с презапасяването и недозапасяването.

Ако малкият бизнес не проследява точно инвентара си, може да се окаже, че харчи повече, а при толкова малка печалба не може да си позволи загуба на продажби. Липсата на данни в реално време, остарелите системи, неточното прогнозиране и липсата на отчетност водят до проблеми с паричните потоци и начина на функциониране на склада.

Отбелязваме 10-те най-важни проблема при управлението на запасите и предоставяме подробни решения за всеки от тях. Като се справят с тези проблеми, компаниите могат да гарантират, че наличностите им са точно толкова, колкото трябва, да се отърват от стари и ненужни артикули и да подобрят начина на управление и обработка на поръчките.

Прекомерни запаси и влиянието им върху паричния поток

Прекомерните запаси все още са един от най-големите проблеми при управлението на складовите наличности в много различни видове предприятия. Обикновено това се случва, когато предприятието купува повече продукти, отколкото трябва да продаде на клиентите. Често това се случва, защото компаниите правят грешни предположения за това колко продукти ще им трябват, притесняват се от изчерпване на наличностите или все още използват старомодни начини за проследяване на запасите си. Въпреки че поддържането на допълнителни запаси може да бъде полезно в някои ситуации, поддържането на твърде много запаси за твърде дълго време може да струва много пари.

Най-непосредственото въздействие на свръхзапасите е, че те могат да затруднят управлението на паричните потоци на предприятието. Капиталът се натрупва в непродадените стоки, което означава, че не остават достатъчно пари за неща като реклама, заплащане на служителите или измисляне на нови продукти. Освен това поддържането на твърде много стока означава, че трябва да плащате повече за съхранение, да използвате повече място в склада, да плащате по-високи застрахователни такси и да имате нужда от повече работници, за да управлявате всичко това. В случаите, когато продуктите не издържат дълго или може да не се продават повече, предприятията могат да загубят пари, защото трябва да се отърват от тях на по-ниска цена или просто да ги изхвърлят.

За да се справят с този проблем, компаниите трябва да използват модели за прогнозиране, които разглеждат минали продажби, какво обикновено искат клиентите и каквито и да било промени, които се случват през различните периоди на годината. Използването на софтуер за управление на наличностите, който проследява наличностите в реално време, използва RFID етикети и свързва поръчките, може да ви помогне да видите по-ясно с какво разполагате и да намалите вероятността да купите твърде много. Ефективното управление на складовите наличности означава да поддържате точното количество наличности, да намалите разходите и да сте сигурни, че това, което имате, отговаря на желанията на клиентите.

Недостатъчни запаси и пропуснати възможности за продажби

Един от най-често срещаните проблеми, който се дължи на грешки, допуснати в процесите на контрол на запасите, е недостигът на запаси. Подобна грешка може да доведе до липса на приходи и намаляване на удовлетвореността на клиентите. Освен това недостигът на запаси не само влияе на непосредствените продажби, но има потенциала да влоши дългосрочната лоялност и доверието, което клиентът е изградил към бизнеса. За малките компании повтарящите се случаи на изчерпване на количествата могат да доведат до възприемане на компанията като ненадеждна, което ще накара клиентите да се насочат към друга компания.

Това може да се дължи на лоши процеси за контрол на запасите, неточни данни или слаба реакция на търсенето от страна на клиентите в предприятието. За компаниите, които зависят в голяма степен от ръчното регистриране на поръчките, е особено трудно да реагират на промените в потока на търсенето, особено по време на пиковите сезони. Обработката на поръчките, системите за ръчен контрол и системите за наблюдение, при които липсва контрол в реално време - всички те са склонни да бъдат бавни, когато става въпрос за нива на запасите и реакция на моделите на поръчките.

Предприятията, които използват автоматизирани системи за поръчки и прецизно управление на складовите наличности, ще имат по-малко случаи на недостиг на запаси. Процесите на поръчване, заедно с прецизния анализ на предишни поръчки на клиенти, сезонните тенденции, биха намалили значително времето за изпълнение на поръчките. Регулирането на нивата на отзивчивост на услугите би подобрило значително цялостното оперативно представяне.

Неточни данни за инвентара

Неправилните данни за наличностите, които се проявяват под формата на несъответствия в оперативния цикъл на предприятието, са едно от най-опасните усложнения при управлението на наличностите, с които предприятията трябва да се справят. Несъответствията между регистрираните нива на запасите и действителните наличности водят до оперативни смущения, забавяне на изпълнението на поръчките и в повечето случаи до разочарование на клиентите. Бизнесът, който разчита на графиците за доставка и наличност на продуктите, страда от качеството на услугите и продажбите, когато съществуват и най-малките неточности в данните.

Тези грешки обикновено се дължат на ръчно управление на запасите. Използването на електронни таблици и физически дневници улеснява човешката грешка по време на преброяването на запасите, фактурирането на поръчки и въвеждането на данни. Неуспешното проследяване на движението на материалните запаси излага фирмата на опасността от вземане на погрешни решения за покупка или производство, застрашава целостта на цялата верига за доставки и увеличава маржа на грешката при прогнозиране на търсенето.

Използването на система за проследяване на инвентара, която обещава едновременно актуализиране на данните в различни платформи и проследяване в реално време, облекчава тежестта. Ежедневните складови операции, включително приемането и връщането на стока, също стават по-лесни с въвеждането на баркод сканиране и RFID маркиране. Подобрената цялостност на данните гарантира надеждно управление на запасите, което дава възможност за точни бизнес прогнози, управление на поръчките и цялостно вземане на оперативни решения.

Натрупване на мъртви запаси

В системите за инвентаризация непродадените запаси, които остават далеч след очаквания период на обръщане, се наричат мъртви запаси. За повечето предприятия това представлява предизвикателство при управлението на запасите, особено за тези, които не разполагат с перископични данни в реално време и автоматизирани системи, базирани на анализи. Мъртвите складови наличности оскъпяват оборотния капитал и увеличават разходите за квадратен метър складово пространство, и то без никаква възвръщаемост на инвестициите.

В повечето случаи това се дължи на неумело прогнозиране на търсенето, лош надзор на наличностите или невъзможност да се увеличат запасите пропорционално на динамиката на търсенето от страна на клиентите. Основните фактори, които допринасят за това, са надценяване на обема на продажбите, покупки, повлияни от маркетингови тенденции без данни, или задържане на остарели запаси в счетоводните книги в очакване на продажби, които никога няма да се реализират. С течение на времето тези продукти не само губят пазарна значимост, но и стават все по-трудни за продажба, което драстично засяга паричния поток и скоростта на инвентаризация.

За да се намали рискът от натрупване на мъртви наличности, предприятията трябва да използват активна система за управление на запасите, която проследява потоците от артикули и маркира бавно движещите се артикули. От съществено значение са редовните одити на запасите, правилно управляваните исторически данни, доставките, съобразени с продажбите в реално време, и най-добрите практики. Освен това подобряването на управлението на жизнения цикъл на продуктите с помощта на точно прогнозиране, несъобразено с пазара и скоростта на продажбите, осигурява оптимални нива на запасите и смекчава воденето на остарели запаси.

Неефективно оформление на склада и забавяне на комплектоването на продуктите

Неефективното оформление е често подценяван проблем с инвентара, който може да доведе до прекомерни забавяния в дейностите по комплектоване и изпълнение на продуктите. Неуспехът да се оптимизира системата за инвентаризация води до увеличаване на неефективността на работата в склада, което повишава оперативните разходи, удължава изпълнението на поръчките и задълбочава проблемите с неправилно разположените запаси и непоследователните системи за контрол на запасите.

По-голямата част от складовете не вземат предвид оптимизацията на работния процес и възможността за разширяване при първоначалното си оформление. Съхраняването на артикули според датата на пристигането им вместо категоризиране за улеснение води до затрудняване на персонала с прекомерно време за пътуване. Тези проблеми обикновено се задълбочават по време на периоди на голямо търсене или пикови сезони, като често допринасят за забавени доставки и недоволни клиенти.

За да решат този проблем, компаниите трябва да се съсредоточат върху стратегии, които използват данни за вземане на бизнес решения. Структурирането на подреждането на продуктите чрез подбор на обема, размерите или класифицирането на продуктите, като същевременно се разполагат бързооборотни продукти в леснодостъпни зони, подобрява оперативния поток. Управлението на складовото пространство с вертикално складиране на рафтове и използването на системи за управление на наличностите в реално време повишава ефективността на преместването на запасите, както и на маршрутите за комплектуване от гледна точка на стратегическото оформление. Освен това системите с мобилни устройства улесняват бързия достъп на персонала до текущите наличности и поръчки, като предоставят важна информация директно на пода в склада, което подобрява ефективния контрол на наличностите.

Липса на видимост в реално време

Управлението на стоковите запаси на фирмите представлява по-голямо предизвикателство в съвременния свят, тъй като фирмите нямат видимост на стоковите си запаси в реално време. Неактуалната информация за състоянието на стоковите запаси води до неправилни решения относно снабдяването, изпълнението и производството. В повечето случаи това води до пропуснати поръчки на клиенти, забавено изпълнение на поръчките и неефективен контрол на запасите, като всички тези фактори оказват отрицателно въздействие върху оперативната ефективност и удовлетвореността на клиентите.

За компаниите, работещи в няколко обекта или с голям обем на транзакциите, този проблем е още по-важен. При липсата на автоматизирана система за актуализиране на статичните данни за запасите, движението на запасите и ситуационните изисквания стават по-трудни за наблюдение. Пропуските във видимостта на веригата за доставки създават забавяния и допринасят за неограничения потенциал за презапасяване или недозапасяване. При възникване на презапасяване и последващо разчитане на него може да се стигне до намаляване на паричните потоци и намаляване на нивата на обслужване.

За да се справят с този проблем, компаниите трябва да въведат единна система за контрол на инвентара, която да осигурява актуално проследяване и синхронизиране на инвентара в различните екипи. Наличието на облачен софтуер за управление на инвентара с RFID етикети, баркод сканиране и мобилен достъп позволява точно проследяване на инвентара в реално време по цялата верига на доставки. Повишената видимост позволява на фирмите да вземат бързи решения в реално време, което от своя страна подпомага точността при проследяването и управлението на запасите, подобрява обработката на поръчките и балансира нивата на запасите според търсенето.

Остарели или неактуални системи за инвентаризация

Много организации, и особено малките предприятия, продължават да използват остарели начини за управление на инвентара си, като например електронни таблици или стари настолни приложения. Обикновено те не разполагат с необходимите функции или гъвкавост, за да се справят с днешния бърз и многоканален бизнес свят. Вследствие на това те предизвикват много проблеми при управлението на запасите, включително неточни данни, ограничено разбиране на случващото се и неефективни начини на работа.

Повечето наследени системи не са проектирани да работят с важни бизнес системи, като например електронна търговия, счетоводство или доставка. В резултат на това компаниите трябва да разчитат на ръчна работа, което може да доведе до грешки и да затрудни вземането на решения в реално време. Освен това старите системи обикновено не могат да се справят с неща като проследяване на инвентара, правене на добри прогнози или управление на наличностите на повече от едно място, които са важни за поддържане на връзка с клиентите и за гладкото функциониране на бизнеса.

Съвременният софтуер за управление на запаси помага за справяне с тези проблеми, като позволява на хората да имат достъп до него от облака, актуализира информацията в реално време и улеснява задачи като поръчване и проследяване с помощта на автоматизация. Използването на баркод скенери, RFID етикети, прогнозиране на търсенето и автоматизирани сигнали улеснява управлението на запасите и намалява разходите. Използването на интегрирана и мащабируема система за управление на наличностите помага на бизнеса да стане по-точен, видим и подпомага растежа му и управлението на веригата за доставки в дългосрочен план.

Човешка грешка при работа с инвентар

Човешките грешки са често срещан и значителен проблем при управлението на инвентара, особено там, където инвентарът се управлява ръчно. Грешките могат да се случат на всеки етап от процеса и дори една грешка може да повлияе на точността на наличностите, да забави поръчките и да доведе до ненужна загуба на инвентар.

Тези грешки обикновено се дължат на процеси, извършвани на ръка, като въвеждане на данни или преброяване на стоково-материални запаси, и поради това са податливи на множество несъответствия. Недостатъчното обучение, високият процент на текучество и сложният характер на контрола на голям брой складови единици (SKU) увеличават риска. Това не само води до оперативна некадърност, но и влошава точността на услугите, което води до множество непълни поръчки или забавени доставки, което влошава удовлетвореността на клиентите.

За да балансират рисковете, компаниите трябва да внедрят системи за контрол на наличностите с автоматизация като сканиране на баркодове и RFID, както и актуализиране на данните в реално време. Автоматизацията намалява тежестта на ръчната работа и повишава точността. Също така трябва да има ясни писмени стандартни оперативни процедури и да се провежда рутинно обучение за утвърждаване на най-добрите практики. Добавянето на вътрешен контрол като преброяване на циклите и проверка на най-скъпите и най-бързо продаваните стоки подобрява цялостния контрол на запасите и свежда до минимум човешките грешки.

Лошо прогнозиране на търсенето

Неефективното прогнозиране на търсенето продължава да бъде едно от основните предизвикателства при управлението на запасите за организациите във всички сектори. Неадекватните прогнози нарушават равновесието, като липсват или прекомерни запаси, които водят до високи разходи за съхранение, или лоши запаси, които водят до загубени продажби и недоволни клиенти. Тези резултати се изострят при нестабилни пазари, където потребителското търсене и нивата на запасите са в постоянно движение.

Една от основните причини за неточните прогнози се дължи на разчитането на статични исторически данни и на лични пристрастия, като не се отчитат елементи като сезонни колебания, активни продажби, време за изпълнение на поръчките или всеобхватни смущения във веригата на доставки. Това често се отнася за по-малките компании, които не разполагат с усъвършенствани системи за прогнозиране и продължават да използват остарели ръчни методи. При липса на точно прогнозиране предприятията са склонни към нестабилност на търсенето, неефективно планиране на производството, неефективност на веригата за доставки и цялостно неправилно разпределение на ресурсите.

За да се справят с този проблем, предприятията трябва да използват системи за управление на запасите (включително софтуер), които са снабдени с вградено прогнозиране на търсенето. Такива системи използват нивата на наличностите в реално време, историята на клиентските поръчки и други фактори, за да изготвят по-добри прогнози. Автоматизираните прогнозни анализи, които включват данни за продажбите заедно с пазарните тенденции в моделите за прогнозиране, повишават точността на бъдещото планиране. Прогнозирането, което е интегрирано с наблюдението на запасите и обработката на поръчките, подобрява цялостната гъвкавост на бизнеса, като позволява на компаниите да управляват по-добре складовите наличности, да намалят излишните остарели запаси и да подобрят цялостното управление на запасите.

Високи разходи за поддържане на запаси

Управлението на материалните запаси става трудно за предприятията, когато разходите за поддържане на материалните запаси са високи. Освен че трябва да плащат за складиране, фирмите трябва да покриват и разходи за комунални услуги, труд, застраховка, загуба на стойност на стоките и риск от остаряване на артикулите. Ако нивата на запасите са по-високи от тези, от които клиентите се нуждаят, разходите се натрупват и започват да намаляват реализираната печалба.

Неточното прогнозиране, ръчното управление на запасите и закъснялата обработка на поръчките са някои от основните причини за увеличаване на разходите за държане. Когато в склада има твърде много суровини или готова продукция, това означава, че компанията харчи пари за неизползван капитал и по-високи такси за съхранение. Това е сериозен проблем за малките предприятия, които често разполагат с по-малко парични средства и по-малко пространство в складовете си. Ако складовите наличности не се проследяват добре, това може да се отрази както на финансите на компанията, така и на цялостната ѝ дейност.

За да се намалят тези разходи, компаниите трябва да използват софтуер за управление на запасите, който автоматично проследява наличностите, актуализира нивата на запасите в реално време и изпраща сигнали при изчерпване на наличностите. Следването на най-добрите практики, като например JIT инвентаризация, точно прогнозиране и редовни одити на инвентаризацията, може да помогне за предотвратяване на натрупването на твърде много запаси. За да се решат проблемите с високите разходи за държане, е важно складовите наличности да се съпоставят с реалните продажби и нуждите на клиентите, така че данните за складовите наличности да направляват по-интелигентни и по-ефективни операции.

Революция в управлението на инвентара с електронни етикети на рафтовете (ESL)

Електронните етикети на рафтовете (ESL) вече се използват за решаване на дългогодишни проблеми при управлението на инвентара. ESL позволяват на търговците на дребно да проследяват инвентара си в реално време и да го актуализират незабавно както в магазините, така и в складовете. Това помага на компаниите да избягват грешки, причинени от ръчна работа, особено когато разполагат с голям брой артикули.

Едно от най-хубавите неща за ESL е, че те могат да се използват със софтуер за управление на инвентара. След като бъдат свързани, ESL ще показват правилните нива на наличностите, цените и информацията за продуктите, като използват данни за наличностите в реално време. В резултат на това инвентарът се управлява по-добре, поръчките се обработват по-гладко, а компанията реагира по-бързо на това, което клиентите искат. По време на натоварени периоди или когато има продажби, ESL гарантират, че информацията за продуктите и цените са правилни навсякъде, така че клиентите не се сблъскват със закъснения или не стават недоволни.

ESL помагат на малките и големите предприятия да преодолеят често срещаните проблеми при управлението на запасите. Те помагат да се намалят времето и усилията, необходими за ръчна смяна на етикетите, и да се подобри процесът на проверка на наличностите. ESL спомагат за подобряване на видимостта и точността на данните във всеки един момент, което подпомага по-доброто прогнозиране, намалява рисковете от наличието на твърде много запаси и намалява разходите по веригата на доставки. Като част от по-голяма система за управление на наличностите, ESL помагат за решаването както на прости, така и на трудни проблеми с наличностите.

Zhsunyco®: Усъвършенстване на управлението на запасите с професионални решения на ESL

Основана през 2016 г., Zhsunyco® е виден дистрибутор и доставчик на решения за електронни етикети за рафтове (ESL) за търговията на дребно, складирането и логистиката. Zhsunyco® автоматизира видимостта на инвентара в реално време, намаляването на оперативните разходи и елиминирането на грешките при ръчно етикетиране с помощта на безжични технологии като 2,4GHz, 433MHz, BLE и NFC.

Zhsunyco® ESL се интегрират напълно със съвременни системи за управление на запасите, като например автоматични актуализации на наличностите, известия за ниски наличности и актуализации на информацията за продуктите в реално време на множество места в различни часови зони. Тези функции решават критични бизнес проблеми: несъответствие на наличностите, точен поток от данни в реално време, скъп труд и лош контрол на наличностите. Подкрепата на Zhsunyco® за преминаване на бизнеса към интелигентни системи за инвентаризация продължава с над 35 000 клиенти от сферата на търговията на дребно в повече от 180 държави.

Искате да подобрите оперативната ефективност и прецизността на инвентарните записи? Обърнете се към нас за индивидуални стратегии за ЕЗП и безплатни консултации.

Заключение: Избор на правилната стратегия за бъдещето на инвентара

Различни проблеми при управлението на запасите, като например презапасяване, недозапасяване и неточно прогнозиране на търсенето, могат да окажат отрицателно въздействие върху рентабилността и същевременно да нарушат цялата верига на доставки. В основата на тези проблеми стои използването на остарели инструменти, ръчни техники и липсата на анализ в реално време. За да се справят с тези предизвикателства, компаниите трябва да приемат по-добри решения заедно с подходящ софтуер за управление на запасите, системи за инвентаризация в реално време и надеждно прогнозиране на търсенето. Независимо дали сте мащабен търговец на дребно или производител на стоки, управляващ суровини, предварителното предприемане на мерки защитава паричния ви поток и гарантира по-добър достъп до продуктите.

• 📋Обобщена таблица: Топ 10 на проблемите с управлението на запасите и как да ги решим

Проблем с управлението на запасите	Предложено решение
1. Прекомерни запаси	Усъвършенстване на проследяването, мониторинг на търсенето, както и прилагане на прогнозиране.
2. Недостиг на запаси	Създаване на нива на запасите за безопасност с помощта на прогнозен анализ.
3. Неточни данни за инвентара	Редовно проверявайте чрез одити, както и чрез автоматизирани системи.
4. Натрупване на мъртви запаси	Анализирайте движението на продуктите на базата на редовни интервали, както и прилагането на стратегии FIFO/JIT.
5. Неефективно разположение на склада	Прилагане на цифрови системи за комисиониране при препроектиране на оформлението на склада.
6. Липса на видимост в реално време	Прилагайте системи, базирани на облак, заедно с проследяване на данни в реално време.
7. Остарели системи за инвентаризация	Инвестирайте в подходящи мащабируеми системи и инсталирайте софтуер за проследяване, за да автоматизирате/ръчно осигурите работните процеси по инвентаризация.
8. Човешка грешка при работа с инвентар	Прилагане на баркод за котиране/RFID като идентификатори в стандартния оперативен процес.
9. Лошо прогнозиране на търсенето	Анализирайте продажбите с помощта на инструменти за прогнозиране на търсенето, задвижвани от изкуствен интелект.
10. Високи разходи за поддържане на запасите	Използване на излишните запаси като изравнени по точки на задействане, като същевременно се оптимизира точката на пренареждане.