Управление на инвентара на магазини за търговия на дребно: Експертно ръководство

Какво представлява управлението на запасите на дребно?

В маркетинга на дребно управлението на запасите е науката и изкуството да се преместват определени стокови единици в определени количества на определени места в определено време, за да се постигнат целевите очаквания за продажбите. Основната му цел е да се определят правилните продукти в точни количества, които да бъдат доставени там, където и когато ще бъдат необходими. Навременното планиране и изпълнение са от основно значение за постигането на тази цел.

Настоящото ръководство има за цел да анализира основните компоненти на управлението на запасите на дребно като функция, ползите от ефективното управление на запасите на дребно, да подчертае най-добрите практики за контрол на запасите и да анализира ролята на технологиите в съвременното управление на запасите.

Основни процеси на управление на запасите на дребно

Управлението на запасите на дребно не е единичен процес, а поредица от процеси, които са взаимосвързани и участват в управлението на запасите. По-долу са описани стъпките, които трябва да обсъдим подробно:

• Прогнозиране на търсенето: Първата стъпка е и най-трудната: да се предвиди какви продукти ще искат да купуват клиентите в контекста на бъдещото търсене. Това се прави чрез анализ на исторически данни за продажбите, за да се открият модели и тенденции. Основно внимание се обръща и на сезонността, въздействието на маркетинговите усилия и дори на дейностите на конкурентите. Подходите за прогнозиране и усъвършенстваните системи, които включват статистически модели и дори алгоритми, могат да повишат точността на тези очаквания, позволявайки на предприятията да предвидят периоди с високи или ниски резултати.
• Закупуване: След като вече е налице прогноза, следващата стъпка е да се осигурят необходимите запаси. Това означава да изберете реномирани доставчици, които могат да предложат продукти с добро качество на разумни цени в рамките на определения период. Намирането на подходящото количество и време за поръчка може да се окаже баланс между изчерпването на запасите и презапасяването. Трябва да се обърне специално внимание на минималните количества за поръчка (MOQ) от доставчиците и на моделите за икономическо количество за поръчка (EOQ) за минимизиране на разходите за запаси.
• Приемане: Когато пратката бъде получена, е важно да имате добра система за получаване. Тя включва проверка на доставените стоки, за да се гарантира, че те съответстват на поръчката за покупка по отношение на количеството и качеството. Всички проблеми или загуби трябва да бъдат докладвани и разрешени с доставчика възможно най-скоро.
• Съхраняване: Правилното съхранение надхвърля подреждането на кутиите. От складирането, инвентаризацията, индексирането, етикетирането и рафтовете има много аспекти, които гарантират, че бързо развалящите се продукти са защитени от повреда или разваляне и достъпът до тях е максимален. Опростената система за организация, съчетана с ефективно оформление на склада, винаги е идеална.
• Продажба: Системата на мястото на продажба е мястото, където проследяването на данните за продажбите е много важно. Ефективното прогнозиране на търсенето, закупуването и изчисляването на продажбите се подобряват само с точни данни за продажбите. Системите за управление на наличностите имат интегрирани системи за точките на продажба, което подобрява автоматизацията и ефективността.
• Докладване: Последователната и полезна отчетност е водещият подход към добре управляваната инвентаризация. Някои примери за ключови отчети са отчети за нивото на запасите, отчети за продажбите, анализ на тенденциите в продажбите, отчети за оборота на запасите и отчети за ниските наличности. Разглеждането на тези отчети ви позволява да разберете тенденциите, да оцените ефективността и да определите логиката зад решенията, взети по отношение на покупките, ценообразуването и продажбите.
• Попълване: Този термин се отнася до всичко, което трябва да се направи, за да може бизнесът да разполага с продукти на склад по всяко време. Ефективните средства за попълване на запасите могат да бъдат всякакви - от ръчно пренареждане на базата на минимални прагове до автоматизирани системи, които задействат поръчки при определени нива на запасите. Наличието на добре установен процес на попълване на запасите е важно за избягване на изчерпването им и за поддържане на удовлетвореността на клиентите.

Основни ползи от ефективното управление на запасите

Ползите от инвестирането в ефективно управление на складовите наличности са многобройни и засягат целия бизнес в областта на търговията на дребно:

• Подобрена удовлетвореност на клиентите:

Помислете за клиента, който влиза в магазина с надеждата да купи един конкретен артикул, но той е изчерпан. Такива сценарии са не само много досадни, но и могат да доведат до неосъществени покупки и още по-лошо - до ядосан купувач, който е по-малко склонен да се върне. Така че доброто управление на запасите осигурява удовлетвореност на клиентите, което означава намаляване на техния брой, а това увеличава лоялността им.

• Увеличаване на продажбите:

Ако нямате никаква стока на рафта, няма как да продадете каквото и да било. Правилното управление на складовите наличности ще сведе до минимум изчерпването на количествата, както и ще се възползвате напълно от всяка възможност за продажба, която ви се открие. Уверете се, че има достатъчно търсене от страна на клиентите, като същевременно максимизирате всички потенциални приходи, като разполагате с правилния вид продукти от инвентара в точното време.

• Намалени оперативни разходи:

Липсата на ефективно управление на наличностите може да доведе до разходи, които надвишават бюджета. Свръхзапасите водят и до загуба на капитал, който може да се използва в други продуктивни области на бизнеса. Те са свързани и с разходи като разходи за съхранение, застраховка и разходи за продадени стоки, ако продуктите трябва да се продават на по-ниска цена, ако не се продават толкова бързо, колкото трябва. От друга страна, недостигът на запаси води до загуба на продажби и до скъпоструващо презапасяване с продукти, за да се отговори на търсенето на клиентите. Оптималното управление на запасите позволява да се избегнат тези разходи и по този начин да се повиши рентабилността на дружеството.

• Оптимизиран паричен поток:

Наличието на твърде много запаси от продукти се отразява на паричния поток. Лошото управление на складовите наличности може да доведе до изчерпване на печалбите на предприятието и до липса на капитал в условията на рецесия. Намирането на идеалното ниво на запасите подобрява паричните задължения за бизнеса и други области, които изискват инвестиции.

• Повишена оперативна ефективност:

Цялостната ви ефективност може да се подобри значително чрез премахване на непродуктивните и отнемащи време процеси в системата за инвентаризация. Точната информираност за наличните стоки, тяхното местоположение и необходимото им количество повишава скоростта и ефективността на попълването на запасите, изпълнението на поръчките и инвентарните одити. В резултат на това персоналът ви може да се концентрира върху задачи, свързани с клиентите, което подобрява обслужването им.

• По-добро вземане на решения:

Данните за инвентаризацията са критичен елемент в управлението на всеки бизнес на дребно, тъй като те са основа за вземане на решения. По отношение на покупките и ценообразуването, маркетинга и промоцията, наличието на ясна представа за инвентара ви помага да вземате правилни решения, които ще ви помогнат да увеличите рентабилността и растежа си.

Топ 7 най-добри практики за контрол на инвентара в търговията на дребно

След като обсъдихме ползите от правилното управление на запасите на дребно, нека сега се съсредоточим върху техниките и процесите за управление на запасите на дребно, които ще ви позволят да се възползвате от тези предимства, като същевременно защитите маржовете на печалбата и анализирате моделите на продажбите. В следващата част ще намерите някои от най-простите и ефективни методи, които помагат за подобряване на управлението на запасите и оптимизиране на контрола на бизнеса с търговия на дребно.

Изпълнение на ABC анализ

Различните артикули в един магазин за търговия на дребно имат различно значение, разходи и продажна стойност и следователно допринасят в различна степен за успеха на търговеца на дребно. ABC анализът на запасите е една от най-полезните и широко използвани техники за управление на запасите, тъй като се фокусира върху класификацията, използвайки най-съществените показатели: продажна стойност и продажбено количество. Тук артикулите "А" са най-скъпите с най-висока стойност, най-често продаваните и се нуждаят от целенасочено управление и контрол. Артикулите "Б" са с разумна стойност или скорост на продажбите, но се нуждаят от стандартни практики за управление. Артикулите "С" са с най-ниска стойност, продават се най-бавно и се нуждаят от най-малко строг контрол. Когато търговците на дребно използват тази система за класификация, те могат да получат максимална печалба, тъй като най-ценните артикули са приоритизирани.

Възприемете принципа "първи влязъл, първи излязъл" (FIFO)

Принципът "първи влязъл, първи излязъл" (FIFO) е важна практика, особено за компании, които работят с бързо развалящи се стоки или стоки с ограничен срок на годност. FIFO означава, че първите артикули, които са били поставени на склад, трябва да бъдат първите, които ще бъдат продадени. Тази практика помага да се намали вероятността от разваляне, разхищение и остаряване на продуктите, които не са желателни за клиентите. FIFO означава, че първите получени стоки трябва да бъдат първите продадени, което означава, че датите на получаване на стоките трябва да се следят внимателно и ротацията на запасите трябва да се извършва систематично, за да се избегне оставянето на по-старите запаси за дълго време и по този начин те да станат непродаваеми.

Установяване на оптимални нива на запасите за безопасност

Наличието на точни инвентарни записи е от решаващо значение за ефективното управление на контрола на запасите. Редовната инвентаризация включва физическо преброяване на стоково-материалните запаси, което се съгласува с данните в записите. Това помага да се установят пропуските и да се гарантират точни данни по време на целия процес. Инвентаризацията може да се извърши чрез периодични пълни инвентаризации, при които се преброява общият брой единици за определен период от време, или чрез циклично преброяване, при което редовно се преброява определена подгрупа от инвентаризацията. Бързото идентифициране и коригиране на тези несъответствия подпомага надеждността на инвентарните записи и дава възможност за по-добро вземане на решения относно покупките, попълването и общия контрол на запасите.

Извършване на редовни инвентаризации

Поддържането на точни записи за инвентаризацията е важно за управлението на даден артикул и за наличието на запаси от него. Инвентаризацията е, когато отбелязвате с какви наличности разполагате и какво е записано в данните. Редовното инвентаризиране чрез физическо преброяване на стоково-материалните запаси под формата на циклично преброяване или периодично пълно преброяване на стоково-материалните запаси помага да се установят разликите и да се подобри точността. Цикличното преброяване ви позволява да преброите част от инвентара през определени периоди, докато периодичните преброявания ви помагат да преброите целия инвентар за определено време. Възможността за своевременно разпознаване на разликите ще запази доверието в данните за инвентара, което е от съществено значение за вземането на решения за покупки, попълване и управление на запасите.

Внедряване на надеждна система за проследяване на инвентара

В съвременния свят, в който технологиите се развиват бързо, използването на електронни таблици в Excel за управление на инвентара не е ефективно и ефикасно. Наличието на ефикасно проследяване на наличностите, независимо дали е самостоятелно решение или модул на POS софтуера, предлага незабавен достъп до състоянието на наличностите и запасите и тяхното движение. Такива системи могат да включват опции като автоматично уведомяване за ниски наличности, изчерпателни отчети и съвместимост с други бизнес процеси. Ефективната система за проследяване на наличностите позволява на търговците на дребно да вземат по-добри решения, да контролират наличностите си и да управляват ефективно потока на контрол на наличностите.

Оптимизиране на степента на обращаемост на инвентара

Ключовият показател за ефективност (KPI), който отразява скоростта, с която търговецът на дребно продава и попълва запасите си, се нарича коефициент на обращаемост на запасите. Обикновено по-високият процент на обращаемост е положителен знак, което означава, че е налице по-добро управление на запасите, тъй като продуктите се продават и магазинът не е презапасен. От друга страна, когато продуктите не се продават и търсенето е проблем, коефициентът на обращаемост ще бъде нисък. Търговецът на дребно трябва често да работи върху изчисляването на своя процент на обращаемост, да разбере кои продукти се движат бавно и да предоставя целенасочени промоции, отстъпки от цените или дори да променя плановете за покупки, за да подобри този процент и да увеличи производителността и ефективността на запасите.

Създаване на силни взаимоотношения с доставчиците

В контекста на веригата за доставки на дребно доставчиците играят много важна роля в целия процес. Управлението на материалните запаси, включително на излишните материални запаси, може да бъде значително подобрено чрез развиване на добри работни взаимоотношения с тях. Това от своя страна означава, че подобрената комуникация ще подобри ценовите споразумения, ще доведе до по-добра точност на доставките, по-бърза реакция при извънредни ситуации и оценяване на евентуалните рискове във веригата на доставки. Благодарение на приятелските взаимоотношения с доставчиците търговецът на дребно може да има по-добри инвентарни потоци, което спомага за контролиране на запасите и подобряване на други аспекти на бизнеса.

Използване на технологиите за управление на инвентара в магазините за търговия на дребно

Тъй като светът на търговията на дребно продължава да се развива с бързи темпове, технологиите се превърнаха в неразделна част от ефективното управление на запасите. Днес има няколко технологии, които могат да помогнат на търговците на дребно да работят ефективно, да повишат прецизността и да извличат полезна информация. По-долу са изброени някои технологии, които днес са от съществено значение за управлението на инвентара в търговията на дребно:

Софтуер за управление на инвентара

Софтуерът за управление на инвентара на дребно събира цялата необходима информация, свързана с инвентара, и предоставя платформа, от която може да се проследява и управлява целият инвентар. Тези системи дават на търговците на дребно по-гладка представа за нивата на запасите, като им позволяват да следят инвентара от момента на постъпване на стоките до момента на продажбата им. Инструментите с надеждни възможности за управление на поръчките, функции за отчитане на наличностите и интеграция с други жизненоважни бизнес системи дават възможност за изглаждане на ежедневните операции. Тази централизация опростява управлението на складовите наличности, както и насърчава ефективното отчитане, което подобрява ефикасността на веригата за доставки.

Системи за продажба (POS)

Съвременните системи за продажба (POS) надхвърлят традиционния касов апарат. Те са се превърнали в мощни инструменти с интегрирани функции за управление на инвентара. Вашата POS система се свързва с инвентара ви и автоматично коригира нивата на запасите след всяка продажба, за да покаже актуализираните нива на запасите в реално време. Освен това много системи следят данните на клиентите, като предоставят на търговците на дребно тенденции в покупките и друга полезна информация. Това помага на търговците на дребно да вземат по-интелигентни решения, когато става въпрос за асортимент на продуктите, промоции и управление на запасите.

Баркод скенери и RFID етикети

Баркод скенерите и RFID етикетите са два от най-важните инструменти, които се използват в търсенето на ефективно и точно управление на инвентара. Баркод скенерите са бърз и ефективен начин за въвеждане на данни, който дава възможност на персонала бързо да регистрира движението на запасите и продажбите. Технологията RFID отива още една стъпка напред по отношение на ефективността, като предоставя възможност за проследяване на инвентарните единици по веригата на доставки. Представете си, че без усилие получавате цяла пратка стоки само чрез сканиране на един етикет или получавате информация в реално време за местоположението на всеки артикул в магазина си. Тези технологии намаляват ръчното въвеждане на данни, времето и предлагат немислима досега точност при инвентаризацията.

Електронни етикети за рафтове (ESL)

За търговците на дребно, които искат да подобрят инвентаризацията и работата на магазините си, електронните етикети за рафтове са революционен инструмент. Конвенционалните хартиени етикети отнемат много време и ресурси, тъй като трябва да се сменят всеки път, когато има промяна в цената или промоция. Електронните етикети, от друга страна, показват цената на продукта и информацията за него по електронен път, която може да се актуализира незабавно и точно от централен източник. Това не само спестява време на служителите, но и помага да се избегне вероятността от грешно ценообразуване, което е много важно при поддържането на една и съща цена на продукта във всички канали. В допълнение, по-развитите системи за ЕСЛ могат да показват наличността на стоката по рафта в реално време, което е от полза както за служителите, така и за клиентите. Това позволява на служителите лесно да забележат, че даден артикул не е наличен, и по този начин да намалят случаите на загубени продажби и недоволство на клиентите. В резултат на това ЕСЛ са съществена част от съвременния подход към управлението на запасите, тъй като могат автоматично да актуализират цените и, ако е необходимо, да показват наличността на определени продукти.

Zhsunyco®: Вашият мощен партньор за интелигентно управление на складовите наличности в търговията на дребно

Усъвършенствайте контрола на наличностите си с Zhsunyco®, световен лидер в иновациите в областта на IoT на дребно. Повече от десетилетие на научноизследователска и развойна дейност, съчетана с производствен капацитет от над 6 милиона ESL единици годишно, Zhsunyco® дава възможност на търговците на дребно по целия свят да революционизират процедурите си за управление на инвентара. Клиентите на над 35 хил. супермаркета се възползват от нашите цялостни ESL решения, които могат да извършват автоматизация на цените в реално време и най-важното - имат видимост на наличностите на рафта, което е идеално за ефективно управление на запасите.

Нашите сървъри за електронна търговия на дребно Zhsunyco® са мощно софтуерно решение, което може да се инсталира на различни операционни системи и има мобилна версия. Този софтуер е съвместим с нашите ESL и осигурява единна платформа за контрол на цените, подробностите за продуктите и актуализациите на инвентара. С информацията за наличностите в реално време на ръба на рафта, Zhsunyco® помага за попълване на запасите преди изчерпване на наличностите, избягване на изчерпването им, премахване на разликите и подобряване на процента на обращаемост на наличностите. Партнирайте си с Zhsunyco®, за да използвате нашата доказана сила и интелигентна технология за по-интелигентен и ефективен подход към управлението на инвентара на дребно.

Оптимизиране на оборота на материалните запаси на дребно

Както вече беше обсъдено, оборотът на материалните запаси е ключов показател, когато става въпрос за измерване на това колко добре управлявате материалните си запаси. Следват някои стратегии за по-нататъшното му усъвършенстване:

• Точно прогнозиране на търсенето: Точното прогнозиране на търсенето е един от най-съществените аспекти на ефективното управление на запасите, тъй като чрез него се избягва презапасяването или недозапасяването, което води до добър процент на обращаемост на запасите. При изготвянето на прогнозите използвайте исторически данни, пазарни тенденции и вашите промоционални планове.
• Ефективни промоционални дейности: Промоционалните дейности са много полезни за повишаване на осведомеността за определени продукти и могат да се използват за продажба на бавнооборотни стоки. Помислете за сезонни отстъпки, пакетни предложения и награди за лоялност.
• Стратегически ценови политики: Определянето на правилната цена на вашите продукти, за да се гарантира, че те са достъпни за пазара, и същевременно да се гарантира, че получавате добри печалби, е много важно за увеличаване на оборота. Важно е редовно да се преразглежда ценовата стратегия и да се правят необходимите промени в зависимост от пазарните сили и конкурентите.
• Оптимизиране на честотата и количеството на покупките: Вместо да правите рядко големи поръчки, помислете за по-малки и по-чести поръчки, които да съответстват в по-голяма степен на обема на продажбите ви. Това помага да се намали капиталът, свързан с инвентара, и да се подобри степента на оборота.
• Управление на остарели и бавнооборотни запаси: Предприемете действия по отношение на бавнооборотни или остарели запаси възможно най-скоро. Помислете за намаления, пакетни продажби или дори даряване на артикули, за да увеличите пространството и скоростта на оборота.

Често срещани предизвикателства и как да ги преодолеем

Дори при най-добро планиране търговците на дребно със сигурност ще се сблъскат с някои проблеми при управлението на запасите си. Някои от предизвикателствата, които могат да възникнат, и вероятните решения включват следното:

Общо предизвикателство	Как да го преодолеем
Запаси	Засилване на прогнозирането, създаване на запаси за безопасност, използване на автоматизирано попълване.
Прекомерни запаси	Подобряване на точността на прогнозите, по-строги покупки, редовен преглед на наличностите, използване на промоции.
Неточни данни за инвентара	Извършване на редовни инвентаризации (пълно или циклично преброяване), прилагане на надеждно проследяване (баркод/RFID), осигуряване на точно записване.
Променливо търсене	Използвайте гъвкаво прогнозиране, наблюдавайте тенденциите, обмислете по-високи запаси за нестабилни стоки.
Прекъсвания на веригата за доставки	Разнообразяване на доставчиците, изграждане на стабилни взаимоотношения, разработване на планове за непредвидени ситуации.

Бъдещето на управлението на складовите наличности в търговията на дребно

Заради новите технологии и постоянно променящите се изисквания на потребителите светът на управлението на запасите в търговията на дребно се разширява и променя с бързи темпове. Ето един поглед към бъдещето:

• Изкуствен интелект (AI) и машинно обучение (ML): Инструментите с изкуствен интелект са способни повече от всякога да анализират и прогнозират търсенето, да препоръчват продукти и да оптимизират наличностите. Те могат да анализират огромни количества данни и в резултат на това ИИ става все по-умел в персонализирането на услугите.
• Интернет на нещата (IoT): Контролът на запасите на дребно ще се подобри благодарение на сензорите и устройствата, включени в запасите и в сферата на търговията на дребно. Информация като количеството на наличните артикули, мястото, където се намират, и състоянието на средата вече ще бъде видима и разпознаваема.
• Анализ на големи данни: Благодарение на възможността за събиране, анализиране и тълкуване на огромни масиви от данни търговците на дребно ще разбират по-добре тенденциите на клиентите и пазара, което ще им позволи да вземат по-информирани решения по отношение на инвентара си.
• Управление на наличностите в много канали: Тъй като клиентите пазаруват все повече чрез онлайн, офлайн и мобилни канали за продажба, възможността за управление на наличностите във всички тези канали ще стане още по-важна за осигуряване на потребителско преживяване и удовлетвореност.
• По-интелигентни и автоматизирани системи: Проектирането и използването на автоматизирани и интелигентни системи за управление на запасите ще продължи да се развива. Такива системи ще изискват по-малко човешка намеса и ще позволят на мениджърите по запасите да се съсредоточат върху по-стратегически дейности. Те също така ще бъдат по-самооптимизиращи се, адаптивни и отзивчиви, което ще осигури по-добър контрол на съвременните вериги за доставки от страна на търговците на дребно.

Заключение

Ефективният контрол на складовите наличности в магазините за търговия на дребно вече не е опция; той е интегрирана част от факторите за успех на бизнеса в днешната конкурентна бизнес среда. Търговец на дребно, който разбира основните процеси, възприема най-добрите практики, включително мерки за контрол на качеството, и използва технологиите, може да увеличи удовлетвореността на клиентите и продажбите, като същевременно подобри оперативната ефективност. Справянето с типичните проблеми с проактивни мерки и запазването на информираността за бъдещото развитие със сигурност ще гарантира устойчив растеж и успех в търговията на дребно. Възприемете тези технологии и насоки, за да подобрите управлението на запасите си и да го превърнете от възможно главоболие в значителен източник на конкурентно предимство.