ما هو الانكماش في المخزون؟ دليل كامل لتجار التجزئة

مقدمة

فكّر في تشغيل شركة بيع بالتجزئة حيث تكون أرفف متجرك ممتلئة بشكل كافٍ ولكن الأرقام الموجودة في دفتر الأستاذ الخاص بك لا تقارن بما هو موجود في متجرك. إن فقدان صنف تلو الآخر يسلب صنفًا تلو الآخر من صنفك صنفًا تلو الآخر، وغالبًا ما يكون ذلك بشكل خفي وغير قابل للإصلاح. وهذه هي الظاهرة التي نتحدث عنها، أي انكماش المخزون - التهديد الصامت للعديد من تجار التجزئة. في حين أن السرقة والأخطاء الإدارية تشكل أحد طرفي الطيف، فإن الاحتيال من جانب الموردين أو تلف المنتجات هو الطرف الآخر - والنتيجة هي خسارة الإيرادات وتعطل العمليات. وموضوع اليوم هو انكماش أو خسارة المخزون. في هذا الدليل، لن نكتفي بالكشف عن تلك الأخطاء الخفية فحسب، بل سنقدم لك أيضًا طرقًا بسيطة لمكافحتها لحماية أعمالك وأرباحك وضمان أعمال أكثر ذكاءً وأمانًا في جميع الأحوال.

ما هو الانكماش في المخزون؟

يشير الانكماش في المخزون إلى فقدان كمية المخزون بين مستويات المخزون المسجلة والمستويات الفعلية للمخزون. وغالبًا ما يتم الكشف عن ذلك أثناء عمليات الجرد المادي للمخزون عندما لا تتطابق الكميات الموجودة في نظام إدارة المخزون مع الجرد الفعلي. وفي الحقيقة، فإن انكماش المخزون هو الفرق بين سجلات المخزون لديك والبضائع الموجودة في المخزون الفعلي.

يشير الانكماش في المخزون إلى فقدان كمية المخزون بين مستويات المخزون المسجلة والمستويات الفعلية للمخزون. وغالبًا ما يتم الكشف عن ذلك أثناء عمليات الجرد المادي للمخزون عندما لا تتطابق الكميات الموجودة في نظام إدارة المخزون مع الجرد الفعلي. وفي الحقيقة، فإن انكماش المخزون هو الفرق بين سجلات المخزون لديك والبضائع الموجودة في المخزون الفعلي.

معدل الانكماش هو مصطلح مهم يتعلق بالانكماش. يسلط معدل انكماش المخزون الضوء على تأثير الانكماش كمقياس يستخدم لقياس النسبة المئوية للانكماش كنسبة مئوية من إجمالي المبيعات أو القيمة الإجمالية للمخزون. يمكن لتجار التجزئة مراقبة وإدارة انكماش مخزونهم على الأقل من خلال تتبع معدل الانكماش.

عملية خطوة بخطوة لحساب الانكماش

لفهم حسابات انكماش المخزون، اتبع هذا الإجراء المتدرج في الخطوات:

الخطوة	الوصف	البيانات/الصيغة	النتيجة
الخطوة 1	تقييم المخزون القيمي	المخزون المسجل: $50,000	–
الخطوة 2	إجراء جرد مادي للمخزون	المخزون الفعلي $47,000	–
الخطوة 3	تحديد قيمة الانكماش	$50,000 – $47,000	قيمة الانكماش: $3,000
الخطوة 4	تحويل الانكماش إلى نسبة مئوية	(1 ت ص 4 ت 3,000 ÷ 1 ت ص 4 ت 50,000) × 1001 ت ص 3 ت	معدل الانكماش: 6%

تُحسب معادلة معدل الانكماش على النحو التالي:

باستخدام هذه الصيغة، يمكنك بسهولة تحديد مقدار الانكماش في المخزون الكلي أو إجمالي المبيعات وفهم الكفاءة التي قمت بها ثم إدارة المخزون.

إن معادلة معدل الانكماش مهمة لأنها تعطينا مقياساً لقياس درجة الانكماش مقارنةً بحجم العمل. إذا كان معدل الانكماش أعلى من المعدل الطبيعي، فقد يعني ذلك أن المشاكل أكبر، مثل السرقة أو سوء استخدام التقارير الواردة من نظام إدارة المخزون. من ناحية أخرى، قد يعني انخفاض المعدل أن معدل الانكماش قد يعني تحكمًا جيدًا في المخزون، ولكن يجب مراقبته طوال الوقت لضمان عمله كما ينبغي.

تسمح معرفة معدل الانكماش وحسابه لتجار التجزئة بتحديد ما إذا كانت الخسارة عرضية أو متكررة، وأي استراتيجيات التدخل التي ينبغي اتخاذها، إن وجدت.

أسباب انكماش المخزون

يشعر العديد من تجار التجزئة بالقلق بشأن انكماش المخزون لأنه يمكن أن يضر بهم. إذا كنت ترغب في تحسين أرباحك وإدارة مخزونك، فمن المهم تحليل أسباب انكماش المخزون.

السرقة (سرقة المتاجر وسرقة الموظفين)

معدل الانكماش هو مصطلح مهم يتعلق بالانكماش. معدل انكماش المخزون هو مقياس يُستخدم لقياس النسبة المئوية للانكماش كنسبة مئوية من إجمالي المبيعات أو القيمة الإجمالية للمخزون. يمكن لتجار التجزئة مراقبة وإدارة انكماش مخزونهم على الأقل من خلال تتبع معدل الانكماش.

بالتأكيد، يساعد تطبيق كاميرات المراقبة وأدوات الأمن وحتى تخطيط المتاجر بشكل أفضل في منع سرقة المتاجر. ومع ذلك، لا يزال من الصعب مراقبة السرقة الداخلية. فالمخزون في متناول الموظفين، وبدون إشراف، يمكن أن يتسببوا في خسائر كبيرة.

الأخطاء الإدارية وسوء الإدارة

كما يمكن أن يكون سبب انكماش المخزون، بما في ذلك فقدان المخزون، هو الخطأ البشري. تشمل الأسباب الحقيقية للتباين في مستويات المخزون الفعلية والمسجلة تسجيل مستويات مخزون غير صحيحة، وعدم تحديث جرد المخزون، والأخطاء في جرد المخزون. تبلغ نسبة الانكماش حوالي 10-151 تيرابايت إلى 3 تيرابايت نتيجة للأخطاء الإدارية في صناعة البيع بالتجزئة وفقًا لدراسة جامعة فلوريدا.

على سبيل المثال، قد يفشل مندوبو المبيعات في تحديث السجلات المحاسبية بعد عملية البيع، مما يتسبب في مبالغة بائع التجزئة في تقدير المخزون المتوفر. وبالمثل، فإن إجراء عمليات جرد مادي للمخزون بشكل غير صحيح أو إدخال معلومات المخزون في نظام محاسبة المخزون سيؤدي إلى إنشاء مبالغ غير صحيحة للمخزون. ما يجعل هذه الأخطاء مشؤومة للغاية هو أنها يمكن أن تستمر لفترة طويلة دون أن يتم التغاضي عنها وسيحدث تراكم للخسائر الصامتة.

احتيال الموردين وتناقضات الشحن

من العوامل المهمة الأخرى لانكماش المخزون التي لا يتم تسليط الضوء عليها دائمًا هو احتيال البائعين. فالخسائر التي تختفي دون أي إشعار يمكن أن تحدث بسبب عدم تطابق في الطلب مقابل ما يتم تسليمه والفواتير مقابل الكميات المستلمة. يمكن أن تحدث سرقة الموردين بسبب قيام البائعين بشحن أصناف أقل مما طُلب منهم أو تعمدهم فرض مبالغ زائدة على تجار التجزئة مقابل المستندات.

تشير الأبحاث التي أجراها معهد إدارة التوريدات إلى أن أكثر من 101 تيرابايت و3 تيرابايت من جميع الموردين يشاركون في شكل من أشكال الاحتيال في شحن المخزون، مما يزيد من مخاطر الاحتيال. سيكون من الصعب للغاية الكشف عن هذا الاحتيال دون إجراء عمليات تدقيق منتظمة أو استخدام أنظمة متقدمة لمراقبة المخزون. كما يتعين على تجار التجزئة أيضًا وضع اتفاقيات واضحة مع الموردين بشكل استباقي مع مراجعة سجلات الشحن بشكل دوري كإجراء رقابي وقائي.

تلف المنتج وتلفه

من العوامل المهمة الأخرى لانكماش المخزون التي لا يتم تسليط الضوء عليها دائمًا هو احتيال البائعين. فالخسائر التي تختفي دون أي إشعار يمكن أن تحدث بسبب عدم تطابق في الطلب مقابل ما يتم تسليمه، والفواتير مقابل الكميات المستلمة. يمكن أن تحدث سرقة الموردين بسبب قيام البائعين بشحن أصناف أقل مما طُلب منهم أو تعمدهم فرض مبالغ زائدة على تجار التجزئة مقابل المستندات.

الأخطاء البشرية في عد المخزون

سبب شائع آخر للانكماش هو الأخطاء أثناء جرد المخزون. يمكن أن تكون هناك سجلات خاطئة للمخزون بسبب العد الخاطئ، أو تخطي الأصناف، أو أخطاء في نظام إدارة المخزون. ذكرت شركة Inventory Solutions أن 25 في المائة من التناقضات في المخزون تأتي من عمليات جرد المخزون اليدوية التي بها أخطاء.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تؤدي الأخطاء في إدخال البيانات والارتباك في عملية تسجيل المخزون إلى مستويات تسجيل غير دقيقة. وتؤرق هذه المشكلة تجار التجزئة، لا سيما أثناء المبيعات الكبيرة أو مواسم الذروة عندما يرتفع حجم معاملات المخزون.

كيفية التعرف على انكماش المخزون

• إجراء عمليات الجرد المادي للمخزون

تشير الأبحاث التي أجراها معهد إدارة التوريد إلى أن أكثر من 10% من جميع الموردين يشاركون في شكل من أشكال الاحتيال في شحن المخزون. مما يزيد من مخاطر الاحتيال. سيكون من الصعب للغاية الكشف عن هذا الاحتيال دون إجراء عمليات تدقيق منتظمة أو استخدام أنظمة متقدمة لمراقبة المخزون. كما يتعين على تجار التجزئة أيضًا وضع اتفاقيات واضحة مع الموردين بشكل استباقي مع مراجعة سجلات الشحن بشكل دوري كإجراء رقابي وقائي.

• استخدام أنظمة إدارة المخزون للمراقبة

يسمح نظام إدارة المخزون الفعال الذي يتضمن المسح الضوئي وإدارة التعقيد وأنظمة التخطيط المتقدمة بتتبع المخزون في الوقت الفعلي. كما يمكن دمج نظام إدارة المخزون المتطور مع أنظمة نقاط البيع بحيث يتم تحديث مستويات المخزون تلقائيًا ويمكن رصد التباينات بسرعة. يستخدم تجار التجزئة هذه الأنظمة لاكتشاف التقلص والاستجابة له قبل أن ينمو.

• اكتشاف العلامات الحمراء والحالات الشاذة في سجلات الجرد

تتمثل الطريقة الثالثة لتحديد الانكماش في البحث عن علامات حمراء أو حالات شاذة في سجلات المخزون. يمكن بدء التحقيق عند وجود أنماط غير عادية في الميزانية العمومية أو دفاتر المحاسبة أو تقارير المخزون. على سبيل المثال، الارتفاعات الهائلة أو الارتفاعات المفاجئة في معدلات الانكماش أو عندما تختلف مستويات المخزون المسجلة عن المستويات الفعلية. يمكن التعرف على هذه العلامات في أقرب وقت ممكن من قبل تجار التجزئة للتعمق أكثر لتحديد السبب الفعلي الذي يؤدي إلى انكماش المخزون.

تأثير انكماش المخزون على عملك التجاري

• خسارة الأرباح والعواقب المالية

يؤثر انكماش المخزون بشكل إيجابي على صافي أرباحك من خلال رفع تكلفة البضائع المباعة (COGS) دون أن يرتبط ذلك بارتفاع المبيعات. يجبر هذا المخزون المفقود تجار التجزئة في بيئات البيع بالتجزئة على تقليل ربحية مؤسستهم. يمكن أن يؤدي الانكماش غير المضبوط إلى تقويض هوامش أرباح الشركة بشكل قاتل، مع مرور الوقت، والإضرار بالصحة المالية للشركة.

• كيفية تأثير الانكماش على رضا العملاء والتسعير

يتأثر رضا العملاء بالانكماش بطرق مختلفة. إذا كان المخزون خاطئًا، يمكن أن يواجه العملاء نفاذ المخزون أو عدم قدرتهم على الحصول على صفقة جيدة، عندما تكون الأشياء في المخزون. وأيضًا، لتعويض خسارة الانكماش، تميل الشركات إلى رفع الأسعار، وبالتالي إعاقة ولاء العملاء والمبيعات.

• الآثار القانونية والضريبية المترتبة على الانكماش

ترتبط الآثار القانونية والضريبية أيضًا بانكماش المخزون. يمكن أن يؤدي عدم احتساب الانكماش إلى عدم دقة السجلات المحاسبية، وهو أمر يمكن الإشارة إليه أثناء عمليات التدقيق الضريبي تحت طائلة الغرامات. من الضروري أن يكون لديك سجلات دقيقة للحفاظ على التزامن مع اللوائح الضريبية لتجنب الغرامات المالية.

كيفية منع وتقليل انكماش المخزون وتقليله إلى الحد الأدنى

بالنسبة لبائعي التجزئة، لطالما كان انكماش المخزون مشكلة بالنسبة لتجار التجزئة، ولكن هناك طرق مجربة وحقيقية للتخفيف من حدتها. يساعد الاستثمار في التكنولوجيا، وزيادة الأمن، وتحديث إجراءات المخزون تجار التجزئة على خفض التكاليف المرتبطة بانكماش المخزون والنفقات الأخرى المتعلقة بالمخزون.

استثمر في التكنولوجيا

التكنولوجيا هي إحدى أفضل الطرق لتقليل انكماش المخزون. تقلل عملية إدارة المخزون من خلال البرامج في الوقت الفعلي من الأخطاء البشرية وتعطي مستوى المخزون الفعلي. تتكامل الأنظمة مع بيانات نقاط البيع بحيث يتم تحديث المخزون بشكل فوري ولا توجد اختلافات بين المخزون المسجل والمخزون الفعلي.

وعلاوة على ذلك، فإن ملصقات الأرفف الإلكترونية (ESL) فعالة جدًا في إدارة المخزون. تُظهر ملصقات الرفوف الإلكترونية (ESL) تلقائيًا مستويات المخزون الحالية بحيث لا تكون هناك حاجة للتحقق من الأرقام اليدوية. كما أنها تتكامل مع أنظمة المخزون للمساعدة في دقة وتحديث جرد المخزون باستمرار. يمكنك الاتصال بـ زسونيكو® للحصول على مزيد من المساعدة في تنفيذ اللغة الإنجليزية كلغة ثانية إذا لزم الأمر.

يعتمد منع السرقة أيضًا على تكنولوجيا الأمن مثل كاميرات المراقبة وعلامات RFID. هذه الأدوات تمنع السرقة من المتاجر وتنبه على الفور إذا تم أخذ الأغراض دون مسح ضوئي مناسب.

تعزيز التدابير الأمنية

يمكن تجنب كل من السرقات الداخلية والخارجية من خلال الاستخدام الفعال للأنظمة والتدابير الأمنية. يجب وضع كاميرات المراقبة عند المداخل والمخارج وكذلك المتاجر لأن هذه المناطق معرضة للأنشطة المشبوهة مثل سرقة المتاجر. يمكن أيضًا استخدام تدابير أخرى مثل العلامات الأمنية وأجهزة الإنذار بالترددات اللاسلكية لمنع الوصول غير المصرح به إلى البضائع.

يجب أن تحد أنظمة مراقبة الدخول من دخول الموظفين إلى أماكن المخزون الحساسة لتقليل فرص السرقة الداخلية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي تعيين موظفي الأمن ووضع أنظمة الكشف عن السرقة في مناطق الخروج إلى تقليل الخسارة.

تطبيق أفضل الممارسات في إدارة المخزون

إن تحقيق الأرصدة المثلى للمخزون هو إنجاز يمكن لتجار التجزئة تحقيقه من خلال أفضل الممارسات في هذا المجال وهي جرد المخزون والتدقيق المنتظم للمخزون وتتبع مستوى المخزون. يمكن التخفيف من مخاطر الجرد الشامل للمخزون من خلال الفحص الدوري على مدار العام. سيساعد ذلك في الكشف المبكر عن التناقضات وبالتالي سيتم تقليل مخاطر الانكماش غير الملاحظ.

يُترجم التحديث الآني لسجلات المخزون إلى جانب المبيعات والمرتجعات إلى ضمان دقة بيانات المخزون والمخزون. تُعد الأنظمة الآلية المتصلة بأنظمة بيانات نقاط البيع أكثر موثوقية في إدارة بيانات المخزون لأنها تقلل من التفاعل البشري والأخطاء.

مساءلة الموظفين وتدريبهم

تلعب السرقة من قبل الموظفين والحوادث الإدارية دورًا كبيرًا في الانكماش. ينبغي إدارة الخسائر من خلال وضع تدابير وتدريب الموظفين على فترات منتظمة وتحديد المسؤوليات تجاه عمليات الجرد.

إن تدريب الموظفين على الالتزام الصارم بالعمليات يضمن إجراء عمليات جرد المخزون بدقة وتحسين المراقبة. وبالإضافة إلى ذلك، فإن التأكيد على ضرورة الإبلاغ عن التباينات وعدم الالتزام بتدابير مراقبة المخزون يساعد في الحد من الأخطاء والسرقات الداخلية.

إدارة البائعين والموردين

كما ينتشر الانكماش بسبب أخطاء الموردين. يجب أن يكون لبائعي التجزئة علاقات عمل جيدة مع الموردين وإجراء فحوصات منتظمة لشحنات كل مورد. قد يقلل تنفيذ الطلبات والتحقق من فواتير الموردين من الانكماش المرتبط بالموردين.

إن تقديم طلب واستلام فاتورة مع عدم رؤية المخزون الفعلي هو وصفة لكارثة. يؤدي ضمان رؤية المخزون في سلسلة التوريد باستخدام علامات RFID إلى تجنب هذه المشاكل. إن توقع المخزون المستلم مقارنة بالطلب المقدم يخفف من الخسارة أو التناقضات المحتملة.

فكرة أخيرة

يمكن أن تتأثر ربحية بائع التجزئة وفعاليته التشغيلية نتيجة انكماش المخزون. إذا أدرك تجار التجزئة الأسباب الكامنة وراء هذه الخسائر واستخدموا أساليب وقائية مثل حفظ السجلات التفصيلية وفحص المخزون بانتظام وزيادة الأمان، فسوف يقللون من الخسائر. إن مراقبة الانكماش الزائد وتوظيف التقنيات الحديثة سيضمن إدارة أفضل للمخزون وهوامش ربح أفضل مع الاستمرار في تلبية طلبات العملاء.